INFORME Nº GTI. A : Víctor Andrés Pérez Alvarez Superintendente Adjunto de Administración General (a.i.)

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1 INFORME Nº GTI A : Víctor Andrés Pérez Alvarez Superintendente Adjunto de Administración General (a.i.) DE : Gerente de T ecnologías de Información ASUNT O : Informe T écnico Previo de Evaluación de Software REFERENCIA : Memorando N SACMIF FECHA : 15 de marzo de Antecedentes El presente informe ha sido elaborado en cumplimiento a lo dispuesto por el Reglamento de la Ley Nº 28612, Ley que norma el uso, adquisición y adecuación del software en la Administración Pública, y formará parte del requerimiento que será formulado por esta gerencia para la contratación de la suscripción de licencias del software MailChimp 2. Nombre del Área El área encargada de la evaluación técnica para la contratación de la suscripción de licencias del software MailChimp, es el Departamento de Desarrollo de Sistemas (DDS) de la Gerencia de T ecnologías de Información (GTI) de esta Superintendencia. El software indicado es utilizado por la Superintendencia Adjunta de Conducta de Mercado e Inclusión Financiera (SACMIF) para servicios de ing, el mismo que permite notificar de manera masiva a los usuarios, previo consentimiento y registro de inscripción en una base de datos a cargo de esta Superintendencia, a fin que puedan recibir información periódica sobre temas de su interés relacionados a los sistemas supervisados. 3. Nombre y Cargo del Responsable de la Evaluación El funcionario responsable de la evaluación es el Sr. Freddy Flores T acca, Analista de Desarrollo de Sistemas I (DDS) de la Gerencia de T ecnologías de Información (GTI). 4. Fecha La fecha del presente informe es el 15 de marzo de Justificación La Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones (SBS), para el cumplimiento de sus funciones de regulación y supervisión del Sistema Financiero, de Seguros y del Sistema Privado de Pensiones, así como para prevenir y detectar el Lavado de Activos y Financiamiento del T errorismo, utiliza el software MailChimp para los servicios de ing, el cual permite el envío masivo de correos electrónicos a un conjunto de contactos. Los Laureles Nº Lima 27 - Perú Telf. : (511) Fax: (511)

2 Actualmente, como parte de su infraestructura tecnológica, la Superintendencia cuenta con una (01) licencia del software MailChimp para hasta 80,000 suscriptores mensuales, la cual es utilizada por la Superintendencia Adjunta de Conducta de Mercado e Inclusión Financiera (SACMIF) para notificar de manera masiva a usuarios registrados que desean recibir información de la Superintendencia. Este software ofrece a la Superintendencia los beneficios siguientes: Uso sencillo e intuitivo, que permita al usuario poder utilizar fácilmente el servicio sin conocer la herramienta, en actividades de crear formularios, administrar listas, preparar campañas, asimismo, contar con ayudas completas y tutoriales descriptivos. Gestión de newsletter, que contenga plantillas prediseñadas, que puedan ser personalizadas, así como adaptables (puedan adaptarse en web, tablets o smartphones), asimismo que permita su pre visualización. Funcionalidades complementarias de mensajería, tales como establecer calendarios de envío, envíos simultáneos, envío de s de prueba, entregabilidad (anti SPAM), creación de test A/B. Gestión de resultados de la información en reportes: reportes gráficos y estadísticos, reportes de comparación entre campañas, reportes con social media, reportes de softbounces (rebotes), reportes de usuarios que abren los s, reportes de horas de apertura, reportes de fidelización por usuario, entre otros. Funcionalidades de segmentación, para filtrar los suscriptores en audiencias específicas basadas en datos compartidos, y establecer condiciones para filtrar suscriptores en base a la información disponible. Herramientas de auto respondedores para que los usuarios puedan dejar correos predeterminados que se envían de forma automática según la acción que se requiera, por ejemplo, para ofrecer contenidos gratuitos a los destinatarios, para formación con temas específicos, entre otros. Generador de consultas que permitan explotar la información relacionada a las campañas trabajadas. Importación/exportación de suscriptores de forma simple, en formatos específicos estándar (T XT, CSV, XML, etc.) y/o mediante forma automatizada. Importación/exportación de los datos de las campañas realizadas. Integración con Google Analytics. Integración con algunas de las redes sociales: Facebook, T witter, Google, entre otros. Desde su contratación en el año 2017, este software ha cumplido satisfactoriamente con las expectativas del área usuaria, con respecto a sus características de usabilidad y productividad. Asimismo, las diversas funcionalidades brindadas por este software han permitido cumplir con los requerimientos por los cuales fue solicitado. Adicionalmente, la SACMIF dispone de analistas entrenados y con alto nivel de experiencia en el empleo del software MailChimp, lo que permitirá reducir los costos y el tiempo a invertir por capacitación en el uso de alguna nueva herramienta. En este contexto, la Superintendencia Adjunta de Conducta de Mercado e Inclusión Financiera (SACMIF), a través del Memorando N SACMIF, ha manifestado la necesidad de seguir contando con el mencionado software, a fin de continuar desarrollando y manteniendo los servicios de ing que permitirá notificar de manera masiva a los usuarios, previo consentimiento y registro de inscripción en una base de datos administrada por esta Superintendencia. Los Laureles Nº Lima 27 - Perú Telf. : (511) Fax: (511) /6

3 6. Alternativas La plataforma G2 Crowd 1 ( provee información para la evaluación de tecnologías de software B2B o B2C, clasificando los productos dentro de un sistema de calificación, tal como se observa en la Figura N 01. En este caso, el informe G2 Crowd Grid for Marketing 2 considera, por ejemplo, que el software MailChimp se encuentra en el cuadrante de los líderes, toda vez que en este cuadrante se ubican las plataformas y proveedores que encabezan y lideran el desarrollo de soluciones innovadoras. Figura N 01: G2 Crowd Grid for Marketing Fuente: G2 Crowd, 2018 De esta manera, se considera que el software MailChimp posee características técnicas líderes que cubren la mayoría de necesidades sobre el resto de los productos mencionados, habiéndose verificado que cada uno de ellos cumple lo solicitado. Por lo expuesto, resulta evidente que si se tratara de utilizar otros softwares para este uso, se tendrían que adaptar y configurar los grupos de contactos, que usa el actual software, para uno nuevo, lo cual no sólo involucraría un significativo esfuerzo para las tareas de migración, sino que implicaría, también, riesgos en la continuidad operativa de los servicios institucionales anteriormente descritos. Además, se requeriría también la capacitación técnica en el uso de la nueva herramienta, tanto a nivel de usuario técnico, como de usuario final. Esta problemática no estaría presente si se mantuviera el software MailChimp en la Superintendencia, lo cual hace imprescindible la contratación de su suscripción, para minimizar los riesgos de continuidad y operatividad de los servicios de notificación masiva de la Superintendencia Adjunta de Conducta de Mercado e Inclusión Financiera (SACMIF). Por otro lado, es importante considerar que la suscripción de licencia incluye el servicio de soporte técnico y actualización para la atención de problemas o fallas en el software, a cargo del propio fabricante. De esta manera, se asegura la correcta funcionalidad y operatividad del software, al contar con un servicio de soporte técnico que permita canalizar consultas técnicas o reportar fallas directamente al fabricante, como se ha suscitado en situaciones anteriores y las cuales han sido 1 G2 Crow d, es una de las plataformas de revisión de software empresarial líder en el mundo, que recolecta en forma mensual opiniones de rev isiones de usuarios por casi compradores de software, para ayudar a tomar mejores decisiones de compra. 2 Publicado el 30 de enero de 2018 Los Laureles Nº Lima 27 - Perú Telf. : (511) Fax: (511) /6

4 resueltas. Adicionalmente, este servicio permite la actualización del software a las nuevas versiones liberadas, lo cual garantiza su funcionalidad al reducir la posibilidad de obsolescencia tecnológica, y preserva el valor económico de la inversión realizada. En tal sentido, la Superintendencia Adjunta de Conducta de Mercado e Inclusión Financiera (SACMIF), a través del Memorando N SACMIF, considera que se debe mantener el software MailChimp para el servicio de notificación masiva de usuarios, previo consentimiento y registro de inscripción en una base de datos que debe mantener esta Superintendencia, por lo cual se solicitará la contratación de la suscripción de licencias del software MailChimp y no se evaluarán alternativas para su remplazo, debido a la necesidad de asegurar la continuidad de las operaciones y los procesos de negocio del área usuaria, el nivel de conocimiento en el manejo del software por parte de sus analistas y personal técnico de esta gerencia, y el costo que implicaría migrar los servicios a otro software. 7. Análisis Comparativo Técnico Dado que la Superintendencia Adjunta de Conducta de Mercado e Inclusión Financiera (SACMIF), a través del Memorando N SACMIF, considera que se debe mantener el software MailChimp para el servicio de notificación masiva de usuarios, se solicitará la contratacion de la suscripción de licencias del software MailChimp en la Superintendencia. Por ello, no se realizará el análisis comparativo técnico basado en la Parte 3: Proceso de Evaluación de Software de la Guía de Evaluación de Software, aprobada por Resolución Ministerial N PCM, al no ser posible su aplicación puesto que no se evaluarán alternativas para el remplazo del citado software. Esta excepción está contemplada en el Reglamento de la Ley Nº 28612, Ley que Regula el Uso, Adquisición y Adecuación del Software en la Administración Pública, y será comunicada a la Secretaría de Gestión Digital (SEDGI) de la Presidencia del Consejo de Ministros (PCM), tal como está establecido en el mencionado Reglamento. La necesidad de que el servicio de soporte técnico y actualización del software MailChimp sea provisto por el mismo fabricante o por un distribuidor autorizado para tal fin, responde a que es indispensable asegurar los siguientes puntos: El soporte técnico es prestado por personal del fabricante o del distribuidor que, formalmente, está autorizado por el fabricante para revisar código fuente, librerías, modificar programas o resolver problemas, asumiendo la responsabilidad de los cambios realizados. De esta forma, no se pierde la garantía sobre el software. La condición de distribuidor autorizado asegura que el personal está en capacidad de resolver problemas recurriendo a las fuentes de información provistas por el fabricante, algo a lo que un distribuidor no autorizado no tendría acceso. La actualización de las versiones del software garantiza su vigencia tecnológica, además de permitir el acceso a mejoras en la funcionalidad del software, en beneficio de los usuarios. Un distribuidor autorizado comparte con el fabricante, por contrato, la responsabilidad sobre el desempeño del software y cualquier eventualidad que el mismo pueda originar. En ese sentido, todo incidente de orden técnico o funcional es atendido por el fabricante, a través de su distribuidor original, el cual provee las instrucciones o realiza los contactos con el fabricante. En ese sentido, contar con un servicio de soporte provisto por el fabricante del software, garantiza la correcta operatividad, funcionamiento, soporte técnico y actualización de versiones del software. Caso contrario, la inversión realizada podría estar en riesgo de pérdida ante la eventualidad de una falla o error, que no estaría cubierta por la garantía del fabricante al no contar la Superintendencia con un servicio que permita atender estos requerimientos. Los Laureles Nº Lima 27 - Perú Telf. : (511) Fax: (511) /6

5 Adicionalmente, este servicio no puede ser brindado por otra empresa, debido a que no se contaría con la autorización (por derechos de propiedad intelectual) para modificar el software, por lo cual la contratación de un servicio de soporte brindado por una empresa no autorizada resultaría contraproducente, desde el punto de vista operativo y económico. 8. Análisis Comparativo de Costo Beneficio Dado que la Superintendencia Adjunta de Conducta de Mercado e Inclusión Financiera (SACMIF), a través del Memorando N SACMIF, considera que se debe mantener el software MailChimp para el servicio de notificación masiva de usuarios, se solicitará la contratacion de la suscripción de licencias del software MailChimp en la Superintendencia. Por ello, no se realizará el análisis comparativo de costo beneficio, puesto que no se evaluarán alternativas para el remplazo del mencionado software. A partir de las cotizaciones solicitadas a la empresa G&S Sistemas S.A.C, representante autorizado para comercializar el software MailChimp, el costo de la suscripción de licencias del software Mailchimp, por un período de un (01) año, asciende a S/.28,287.48, incluyendo los impuestos de Ley. 9. Conclusiones Las conclusiones del presente informe son las siguientes: La Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones (SBS), para el cumplimiento de sus funciones de regulación y supervisión del Sistema Financiero, de Seguros y del Sistema Privado de Pensiones, así como para prevenir y detectar el Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo, utiliza el software MailChimp para los servicios de ing, el cual permite el envío masivo de correos electrónicos a un conjunto de contactos. Actualmente, como parte de su infraestructura tecnológica, la Superintendencia cuenta con una (01) licencia del software MailChimp para hasta 80,000 suscriptores mensuales, la cual es utilizada por la Superintendencia Adjunta de Conducta de Mercado e Inclusión Financiera (SACMIF) para notificar de manera masiva a usuarios registrados que desean recibir información de la Superintendencia. La Superintendencia Adjunta de Conducta de Mercado e Inclusión Financiera (SACMIF), a través del Memorando N SACMIF, considera que se debe mantener el software MailChimp como servicio de ing para notificar de manera masiva a los usuarios, previo consentimiento y registro de inscripción en una base de datos administrada por la Superintendencia, por lo que no se evaluarán alternativas para su remplazo. Esta excepción está contemplada en el Reglamento de la Ley Nº 28612, Ley que Regula el Uso, Adquisición y Adecuación del Software en la Administración Pública, y será comunicada a la Secretaría de Gestión Digital (SEDGI) de la Presidencia del Consejo de Ministros (PCM), tal como está establecido en el mencionado Reglamento. Si se tratara de utilizar otros softwares para este uso, se tendrían que adaptar y configurar los grupos de contactos, que usa el actual software, para uno nuevo, lo cual no sólo involucraría un significativo esfuerzo para las tareas de migración, sino que implicaría, también, riesgos en la continuidad operativa de los servicios institucionales anteriormente descritos. Además, se requeriría también la capacitación técnica en el uso de la nueva herramienta, tanto a nivel de usuario técnico, como de usuario final. Otro factor a tener en cuenta y que favorece a la alternativa de contratación de la suscripción Los Laureles Nº Lima 27 - Perú Telf. : (511) Fax: (511) /6

6 de licencias del software MailChimp, es el valor intangible relacionado al nivel de conocimientos (know how) que poseen los usuarios, lo cual no ha sido valorizado económicamente y que refuerza la alternativa mencionada. El servicio de soporte técnico y actualización garantiza la atención de problemas o fallas en el software, a cargo del propio fabricante. De esta manera, se asegura la correcta funcionalidad y operatividad del software, al contar con un servicio de soporte técnico y actualización que permita canalizar consultas técnicas o reportar fallas en el mismo, directamente al fabricante. T ambién, este servicio permite la actualización del software a las nuevas versiones liberadas, garantizando así su funcionalidad, al reducir la posibilidad de obsolescencia tecnológica, lo cual preserva el valor económico de la inversión realizada. Por lo expuesto, se requiere la contratación de la subscripción de licencias del software de MailChimp, por un período de un (01) año, el mismo permitirá a la SACMIF notificar de manera masiva a los usuarios, previo consentimiento y registro de inscripción en una base de datos administrada por la Superintendencia, a fin que puedan recibir información periódica sobre temas de su interés relacionados a los sistemas supervisados. 10. Firmas Igor Sakuma Carbonel Gerente de T ecnologías de Información Freddy Oswaldo Flores T acca Analista de Desarrollo de Software I Los Laureles Nº Lima 27 - Perú Telf. : (511) Fax: (511) /6