INFORME FINAL SOBRE LAS RUTINAS DE AUDITORfA PARA EL SISTEMA DE PAGOS DE LA CONTRALORfA GENERAL

Transcripción

1 Informe 1-AIG INFORME FINAL SOBRE LAS RUTINAS DE AUDITORfA PARA EL SISTEMA DE PAGOS DE LA CONTRALORfA GENERAL Febrero, 2013

2 AUDITORÍA INTERNA INFORME FINAL SOBRE LAS RUTINAS DE AUDITORÍA PARA EL SISTEMA DE PAGOS DE LA CONTRALORÍA GENERAL Contenido 1 INTRODUCCIÓN ORIGEN DEL ESTUDIO OBJETIVO DEL ESTUDIO ALCANCE DEL ESTUDIO VALOR AGREGADO DEL ESTUDIO RESULTADOS ARQUEO A LA CAJA Y SUBCAJAS CHICAS OMISIÓN DE PAGO DE ANUALIDADES DESACTUALIZACIÓN DE DATOS EN EL SISTEMA DE PAGO DE SALARIOS CONCLUSIÓN RECOMENDACIÓN A LA JEFATURA DE LA UNIDAD DE GESTIÓN DE POTENCIAL HUMANO OBSERVACIONES DE LA ADMINISTRACIÓN... 7 i

3 AUDITORÍA INTERNA INFORME FINAL SOBRE LAS RUTINAS DE AUDITORÍA PARA EL SISTEMA DE PAGOS DE LA CONTRALORÍA GENERAL 1 INTRODUCCIÓN 1.1 ORIGEN DEL ESTUDIO El estudio se realizó de acuerdo con el Plan General de Auditoría 2012 de esta Auditoría Interna y es un producto de su Proceso de Auditoría, relativo a las rutinas de auditoría para el Sistema de Pagos. 1.2 OBJETIVO DEL ESTUDIO Evaluar los principales riesgos y controles asociados con los sistemas y procesos de pagos del Órgano Contralor a efecto de garantizar de manera razonable que los mismos son hechos de manera pertinente y con apego al bloque de legalidad que le es aplicable. 1.3 ALCANCE DEL ESTUDIO Las rutina de evaluación se orientó a la fase final de las erogaciones realizadas por esta Contraloría General como pago de la adquisición de bienes y servicios y de salarios, ello implica una evaluación puntual, corta y abarcó el período comprendido entre enero y julio ambos, de 2012, en el caso de los pagos de salarios el alcance comprendió solo la evaluación de la base de datos del Sistema de Pagos de Salarios. Adicionalmente a éste informe, como producto de este estudio se generó el informe parcial I-AIG-06-12, del 25 de octubre de 2012, relacionado con el pago de anualidades. Lo relativo al proceso de contratación no fue abordado en esta evaluación. El estudio se efectuó de acuerdo con las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna, el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público y el Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público. 1.4 VALOR AGREGADO DEL ESTUDIO Con este estudio la Auditoría Interna propicia el fortalecimiento del control interno al identificar opciones de mejora en los controles de cálculo y ejecución de pagos, de igual forma determina si los procedimientos documentados para la ejecución de los pagos son suficientes, correctos y pertinentes. 1

4 2 RESULTADOS Durante la ejecución de las rutinas de evaluación de los pagos realizados por esta Contraloría General se determinaron algunos elementos que para efectos del presente informe serán tratados por separado. 2.1 ARQUEO A LA CAJA Y SUBCAJAS CHICAS La Unidad de Administración Financiera (UAF) custodia el Fondo Fijo de Caja Chica de esta Contraloría General, el cual asciende a la suma de ,00, ello en concordancia con lo señalado en los artículos 4 y 11 del Reglamento del Fondo Fijo de Caja Chica que regula esta actividad y define la estructura de dicho Fondo, este Fondo dispone de una Caja Chica Auxiliar por un monto de ,00 la cual se divide en dos Sub Cajas Chicas Auxiliares, una que funciona en la UAF que cuenta con y otra que funciona en la Unidad de Gestión Administrativa (UGA) por la misma suma. Los pagos efectuados por medio de la Sub Caja Chica ubicada en la UGA se realizan de dos maneras; una en efectivo por un monto máximo de erogaciones de y otra por medio de tarjeta de débito y un monto máximo de gasto de Sobre el particular esta Auditoría Interna procedió, entre otros, a hacer un arqueo de los fondos dedicados a las tarjetas de crédito, durante esa revisión inicialmente se determinó un aparente faltante de ,00 con respecto al estado de cuenta suministrado por la entidad bancaria, producto de ello el 27 de setiembre del año en curso, se remitió un memorando al Ing. Ronald Monge Salazar, Jefe de la Unidad de Gestión Administrativa, en tal documento se solicitó efectuar una investigación sobre el particular a fin de que se aclaren y justifiquen de así proceder las circunstancias para tal situación. Al efecto la UGA procedió a realizar la revisión de la cuenta indicada por esta Auditoría Interna determinando que la diferencia se debió a que el saldo suministrado a esta Unidad como el definitivo del banco no era el real puesto que existían transacciones en tránsito que no se reportaban; se debe acotar que para la consulta de los estados de cuenta del banco existen diferentes roles y el utilizado para suministrar la información no fue el correcto ya que no permite ver la totalidad de los movimientos, en consecuencia la investigación realizada por la UGA dejó ver que no existían faltantes entre los pagos realizados con tarjetas de crédito y los estados del banco. No obstante lo anterior esta Auditoría Interna considera pertinente señalar que los arqueos y la determinación de la correcta ejecución y balanceo de las cuentas originadas por pagos de tarjetas de crédito son resorte fundamental de la Jefatura de la UGA y por ello, debe mantener una actitud vigilante para efectuar los arqueos que corresponden y con los saldos correctos de la entidad bancaria, sumado a ello se debe indicar que antes de la fecha del arqueo efectuado por esta Auditoría no se había efectuado arqueo alguno sobre la cuenta de marras. Como acción adicional de la UGA y promovido por las pruebas de pagos efectuadas por esta Auditoría, concretamente arqueos al fondo de trabajo, según se indicara en nota DGA-UGA-1167 del 9/10/12, remitida por el Ing. Ronald Monge Salazar, Jefe de la UGA se procederán a realizar conciliaciones bancarias de los pagos realizados con tarjetas de crédito, con lo cual se contribuirá a mejorar la gestión del control interno atinente al tema objeto de este comentario. 2

5 2.2 OMISIÓN DE PAGO DE ANUALIDADES Durante las presentes rutinas de pagos, específicamente en el componente de pago de salarios denominado pago de anualidades se determinó que los controles incorporados en las rutinas establecidas para la adjudicación y pago de anualidades y las rutinas de revisión manuales, establecidas por la Administración no detectaron el conteo incorrecto de las anualidades de un funcionario y por ende, no estaba recibiendo el pago que por ese concepto le corresponde según los datos de su expediente de personal y la información que consigna el Sistema de Evaluación del Desempeño, que mantiene la Unidad de Gestión de Potencial Humano. Esta situación fue hecha del conocimiento de la División de Gestión de Apoyo el 25 de octubre del año en curso mediante el informe parcial I-AIG remitido el Lic. Manuel Martínez Sequeira, Gerente, quien comunicó el 30 de octubre a las Unidades de Gestión del Potencial Humano, Administración Financiera y Tecnologías de información la condición para que procedieran a realizar las acciones pertinentes orientadas a valorar y emitir un plan de acciones para corregir la condición del pago de anualidades para un funcionario determinado por esta Auditoría Interna. Cabe mencionar que según se informó, esa administración ha tomado las acciones correctivas pertinentes para realizar el pago de las anualidades pendientes y minimizar la posibilidad de que a futuro se repita una situación similar. 2.3 DESACTUALIZACIÓN DE DATOS EN EL SISTEMA DE PAGO DE SALARIOS Como parte de la ejecución de las rutinas selectivas de evaluación de pagos del rubro de prohibición no se determinaron inconsistencias respecto de los montos pagados. No obstante, se observó que en la Unidad de Administración del Potencial Humano se lleva un archivo Excel en el cual se mantiene la información relativa al grado académico de cada uno de los funcionarios, por su parte, también consta información sobre el grado académico en el Sistema de Integrado de Recursos Humanos, en ambos registros dicha información se encuentra desactualizada para muchos de los casos analizados. En relación con lo señalado es pertinente indicar que las Normas de control interno para el Sector Público de febrero 2009 en los numerales de interés apuntan lo siguiente: 5.6 Calidad de la información. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurar razonablemente que los sistemas de información contemplen los procesos requeridos para recopilar, procesar y generar información que responda a las necesidades de los distintos usuarios. Dichos procesos deben estar basados en un enfoque de efectividad y de mejoramiento continuo. Los atributos fundamentales de la calidad de la información están referidos a la confiabilidad, oportunidad y utilidad Confiabilidad. La información debe poseer las cualidades necesarias que la acrediten como confiable, de modo que se encuentre libre de errores, defectos, omisiones y modificaciones no autorizadas, y sea emitida por la instancia competente. (El subrayado no consta en el original) 3

6 La condición del registro de la información relativa al grado académico de los funcionarios no permite ubicar de manera confiable una única fuente de información actualizada, que contenga de manera inequívoca la condición de los grados académicos de los servidores de la institución y de la cual se sirvan los funcionarios que interactúan con el Sistema de Pagos de Salarios (entre otros, Unidad de Administración Financiera, Unidad de Gestión de Potencial Humano y la Auditoría Interna) a efecto de los procesos de control que les corresponde, en cada caso. Ello, por cuanto este tipo de información no se muestra en ese sistema, el cual debería ser la fuente de primera mano para consultarla, ya que mediante este sistema se ejecuta la emisión del pago de salarios, incluido el pago de prohibición, elemento dependiente del grado académico para la definición del cálculo de los porcentajes de compensación relativa a la prohibición para el ejercicio liberal de las profesiones y el pago al mérito profesional. Es pertinente adicionar que si bien en el Órgano Contralor el esquema de pago de salario por pluses ya no se aplica a los funcionarios de nuevo ingreso, ello no es óbice para que la información se encuentre desactualizada pues la misma es de suma importancia para que contribuya al conocimiento del perfil académico de todos los funcionarios. 4

7 3 CONCLUSIÓN Las rutinas de pruebas a los pagos efectuados por esta Contraloría General permitieron determinar opciones de mejora que fueron atendidas por la administración de manera efectiva y expedita, cabe indicar que el control de los pagos realizados mediante tarjeta de crédito por la UGA debe ser un esfuerzo mantenido y realizado de manera diligente por parte de la Jefatura de esa Unidad mediante arqueos al fondo de la sub caja chica y conciliaciones. Se observó que el control y administración del fondo de trabajo por parte de la Unidad de Administración Financiera es razonable y no presentó diferencias en los montos autorizados con respecto a los documentos que respaldan los pagos tramitados. La diferencia en el pago de anualidades para un funcionario que no fue detectado en tiempo por los controles implementados por la Administración en el Sistema de Pago de Salarios y comunicado por esta Auditoría Interna, fue atendida con prioridad y según se informó, se tomaron medidas para que situaciones similares no se repitan. Por último, durante la ejecución de las pruebas se observaron datos que no se encuentran actualizados en el Sistema de Pagos de Salarios y que en su lugar se mantiene un archivo Excel para reunir la información sobre el grado académico de los funcionarios, el cual tampoco se encuentra actualizado. 5

8 4 RECOMENDACIÓN A LA JEFATURA DE LA UNIDAD DE GESTIÓN DE POTENCIAL HUMANO En razón de que lo expuesto en los punto 2.1 y 2.2 ya fue tramitado con las autoridades respectivas, en relación con lo comentado en el punto 2.3 de este informe, en lo que atañe a las responsabilidades de esa Unidad de Gestión de Potencial Humano, de acuerdo con lo que establecen la Ley General de Control Interno No y las Normas de Control Interno para el Sector Público (N CO-DFOE), se solicita a esa Jefatura de la UGPH coordinar con la Jefatura de la Unidad de Tecnologías de Información, la elaboración e implementación de un Plan de Acciones, que contenga las actividades o acciones, con las correspondientes fechas definitivas y responsables de su implementación, para la siguiente recomendación: 4.1 Definir el Sistema automatizado oficial para reunir la información general de los funcionarios de la Institución incluido lo del grado académico, entre otra relevante para consulta y como fuente para los procesos institucionales, como por ejemplo el de remuneración, según se comentó en el punto 2.3 de este informe, de manera que esa información esté accesible en forma permanente para quienes realizan dichas consulta y procesos. Asimismo, efectuar las modificaciones requeridas en el Sistema automatizado oficial que se defina, a efecto de que se disponga de los campos necesarios para incorporar toda la información general de los funcionarios, incluida la relativa a su grado académico. Remitir a esta Auditoría Interna, a más tardar, en los próximos veinte días hábiles posteriores al recibo de este informe, copia electrónica del Plan de Acciones solicitado de acuerdo con el formato adjunto a este informe (en versión Excel y en PDF), el cual debe ser llenado por esa Administración y firmado por las jefaturas de la UGPH y de la UTI. Es de especial relevancia manifestar que esa Jefatura de UGPH, dispone de un plazo improrrogable de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del presente informe para ordenar la implantación de la recomendación, según lo establecen expresamente los artículos Nos. 42 del Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna y 36 de Ley General de Control Interno, el cual regula los mecanismos procedimentales a seguir para los informes de auditoría dirigidos a los titulares subordinados en caso de discrepancia. Además, que, el artículo No. 39 de dicha Ley establece las posibles responsabilidades en que se puede incurrir por el incumplimiento injustificado de los deberes asignados. Favor incorporar en el módulo de Gestor de Seguimientos de esta Auditoría Interna el citado Plan de Acciones y mantener actualizada la información que en este módulo se solicita sobre el grado de avance en su cumplimiento; ello en los cinco días hábiles posteriores al recibo de la asignación respectiva en su correo electrónico. 6

9 5 OBSERVACIONES DE LA ADMINISTRACIÓN De conformidad con los artículos 40 y 41 del Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna, el borrador del presente Informe No. I-AIG fue remitido 1 a la Licda. Lorena Sánchez Salas, Jefa, de Gestión de Potencial Humano, previo a la conferencia final, ello con la finalidad de propiciar una mayor comprensión y análisis de su contenido y brindarle un debido soporte a las observaciones escritas y a los comentarios a realizar en esa conferencia. La reunión se efectuó en la Sala de Reuniones de la Unidad de Gestión de Potencial Humano, el martes 05 de febrero de 2013, con la asistencia por parte de esta Auditoría Interna de la Master Mercedes Campos Alpízar y Oscar J. Moya Alpízar y de la Administración, M.Sc. Soledad Jiménez Cascante, Gerente a.i. de la División de Gestión de Apoyo; de la Unidad de Gestión del Potencial Humano: la Licda. Lorena Sánchez Salas, Jefe, el M.Sc. Ronald Carranza Vindas, Fiscalizador y la Bach. Karolina Chacón Monge, Fiscalizador Asistente; y de la Unidad de Tecnologías de Información, del Lic. Javier Brenes Arrieta, Fiscalizador; quienes manifestaron estar de acuerdo con la recomendación y realizaron algunos comentarios verbales sobre el comentario 2.3 de este informe, que fueron tomados en cuenta para lo correspondiente. 1 Mediante oficio No. AIG-010 del 29/01/