MEJORAS A LA GESTION SOBRE CONTROLES RELA TIVOS A LA AUTORIZACION DE LIBROS EN LA CONTRALORfA GENERAL DE LA REPUBLICA

Transcripción

1 1-AIG MEJORAS A LA GESTION SOBRE CONTROLES RELA TIVOS A LA AUTORIZACION DE LIBROS EN LA CONTRALORfA GENERAL DE LA REPUBLICA Enero, 2013

2 AUDITORÍA INTERNA MEJORAS A LA GESTIÓN SOBRE CONTROLES RELATIVOS A LA AUTORIZACIÓN DE LIBROS EN LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Contenido 1 INTRODUCCIÓN ORIGEN DEL ESTUDIO OBJETIVO ALCANCE DEL ESTUDIO VALOR AGREGADO DE LA GESTIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA GENERALIDADES DEL ESTUDIO RESULTADOS INSTRUMENTOS, HERRAMIENTAS Y LINEAMIENTOS QUE DIRECCIONEN SANAS PRÁCTICAS EN EL MANEJO DE LOS LIBROS LEGALES LIBROS DE LA UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA LIBROS DE LA UNIDAD DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA 8 3 CONCLUSIÓN RECOMENDACIONES A LA DIVISIÓN DE GESTIÓN DE APOYO OBSERVACIONES DE LA ADMINISTRACIÓN... 13

3 AUDITORÍA INTERNA MEJORAS A LA GESTIÓN SOBRE CONTROLES RELATIVOS A LA AUTORIZACIÓN DE LIBROS EN LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA 1 INTRODUCCIÓN 1.1 ORIGEN DEL ESTUDIO La realización de esta rutina de auditoría tiene su origen en el Plan General de la Auditoría Interna OBJETIVO Verificar el cumplimiento de controles relativos al manejo y control de los riesgos fundamentales que se pretenden gestionar con la Autorización de Libros según lo señalado en el inciso e) del artículo 22 de la Ley General de Control Interno 1, lo cual, para efectos de este estudio y en lo que a la Administración corresponde, se traduce en el contenido de lo estipulado por la norma de las Normas de Control Interno para el Sector Público 2, a saber: Libros legales El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurar que se disponga de los libros contables, de actas y otros requeridos por el bloque de legalidad, según corresponda, y que se definan y apliquen actividades de control relativas a su apertura, mantenimiento, actualización, disponibilidad, cierre y custodia. 1.3 ALCANCE DEL ESTUDIO El período objeto de estudio comprendió desde 01 enero de 2011 hasta el 30 de abril 2012, ampliándose cuando se consideró necesario y se enfocó fundamentalmente en los controles formales existentes en las políticas, lineamientos, directrices, procedimientos y herramientas establecidas para cumplir con las responsabilidades relativas a la gestión correspondiente a la autorización de libros, el manejo y contenido de los mismos; controles que competen a las Unidades de Gestión Administrativa (UGA) y de Administración Financiera (UAF) de la División de Gestión de Apoyo; ello según las funciones que atañen al procedimiento de Gestión 1 2 Ley No del 31/07/2002. Publicada en La Gaceta 169 del 04/09/2002. N CO-DFOE. Emitidas con resolución R-CO del 26/01/2009, publicada en La Gaceta No. 26 del 06/02/

4 de Servicios, del proceso de Administración de Servicios, del Macroproceso Gestión de Recursos, contemplados por el MAGEFI. A manera de referencia, en lo aplicable sobre sanas prácticas se utilizó el Manual sobre normas técnicas que deben observar las unidades de auditoria interna públicas en la legalización de libros emitido por la Contraloría General de la República, publicado en el Alcance Nº 7 a La Gaceta Nº 24 del 2 de febrero de 1996, el cual fue derogado por la Resolución del Órgano Contralor No. R-DC publicada en La Gaceta No. 28 del 10 de febrero de 2010, con motivo de emitirse las Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público. También, se consideró en lo correspondiente, lo señalado en el Capítulo V del Código de Comercio. A efecto de verificar el cumplimiento de las responsabilidades que sobre el particular recaen en la UGA y en la UAF, se realizaron varias pruebas con respecto a los diferentes libros cuya apertura o cierre ha autorizado la Auditoría Interna, y sobre los procedimientos que se siguen para cumplir con la gestión que implica la dinámica para realizar en ellos los registros, mantenerlos actualizados y, adecuadamente custodiados, sea en condición de libros activos o ya cerrados, tomando en cuenta tanto las rutinas que diariamente se atienden como parte de esa gestión, como la formalidad con que esas rutinas se han instaurado, implementado y divulgado, entre otros. Los libros que de acuerdo con el registro que mantiene la Auditoría Interna, se han autorizado en la CGR, son los siguientes: a) En la Unidad de Gestión Administrativa - Actas de Adjudicación de Licitaciones - Actas de Apertura de Licitaciones b) En la Unidad de Administración Financiera - Mayor General - Inventarios y Balances - Diario General - Libro Auxiliar para la cuenta de Caja Única No de la CGR en la Tesorería Nacional - Registro de cheques Cta. Corriente Banco Nacional de Costa Rica - Registro de cheques Cta. Corriente Banco de Costa Rica 3

5 El estudio se realizó, en lo aplicable, conforme a las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna, el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público y las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público y demás normativa pertinente. 1.4 VALOR AGREGADO DE LA GESTIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA Con este estudio la Auditoría Interna coadyuva a la CGR a que, efectivamente se esté cumpliendo a cabalidad con la legalidad respecto de la Autorización de Libros, lo apropiado de su manejo y contenido y por ende a fortalecer el Sistema de Control Interno Institucional, específicamente en los elementos de control que apoyan las responsabilidades de las jerarcas y los titulares subordinados, consideradas en la normativa y en el macro proceso, los procesos y procedimientos relacionados con las respectivas obligaciones que demanda lo concerniente a la autorización de libros 1.5 GENERALIDADES DEL ESTUDIO El artículo 22 de la Ley General de Control Interno al referirse a las competencias de la Auditoría Interna indica en su inciso e) el autorizar mediante razón de apertura, los libros de contabilidad y de actas que deban llevar los órganos sujetos a su competencia institucional y otros libros que, a criterio del auditor interno, sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno. Asimismo, las Normas de Control Interno para el Sector Público en su acápite 4.4 Exigencia y confiabilidad y oportunidad de la información, punto refiere específicamente a los Libros legales, estableciendo que el jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurar que se disponga de los libros contables, de actas y otros requeridos por el bloque de legalidad, según corresponda, y que se definan y apliquen actividades de control relativas a su apertura, mantenimiento, actualización, disponibilidad, cierre y custodia. Por otra parte, las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público 3, en cuanto a los servicios preventivos que realiza la Auditoría Interna, incluye el Servicio de autorización de libros, sobre el que instituye en el glosario a ese documento: Es una obligación asignada de manera específica a la auditoría interna, que consiste en el acto de otorgar la razón de apertura de los libros de contabilidad y de actas que deban llevarse en la institución respectiva. Así también, aquellos otros libros que a criterio de la auditoría interna deban cumplir con este requisito. 3 Resolución R-DC del 16/12/2009. Publicadas en La Gaceta No. 28 del 10/02/2010 4

6 Así las cosas, desde el punto de vista de las responsabilidades que corresponden al jerarca y titulares subordinados, de acuerdo con el enfoque integral de Sistema de Control Interno Institucional (SCII), la temática en comentario debe atenderse insertada en esa integralidad respecto de los diferentes componentes que involucra ese sistema. Por su parte, el acatamiento de los objetivos del Sistema de Control Interno se complementa con ese fin, en especial lo referente al objetivo de Exigir confiabilidad y oportunidad de la información., Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones. y, Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico., que se aplican sin lugar a dudas, a la gestión procedimental, lineamientos, herramientas, instructivos, relativos a la información que se consigna en los diferentes libros legales de la institución y al manejo y custodia de éstos. Como parte del Ambiente de Control, a nivel institucional la temática es de la competencia de la División de Gestión de Apoyo en la figura de la Unidad de Administración Financiera y la Unidad de Gestión Administrativa como responsables del manejo de los libros que según los registros de esta Auditoría Interna se han autorizado hasta la fecha, por ende responsables de la determinación de los procedimientos necesarios para su respectiva gestión, asunto fundamental y coherente con la Política de Buen Gobierno Corporativo No. 27 denominada Compromiso frente al control interno. Elementos que deben tener en cuenta los Titulares Subordinados para orientar su gestión. Sobre la Valoración del Riesgo, conforme al direccionamiento superior esos Titulares deben definir, implantar, verificar y perfeccionar mecanismos permanentes y participativos de valoración del riesgo que se integren a los institucionales, por tanto los controles que se instauren deberán satisfacer los elementos de control, previstos para este componente funcional: Sistema específico de valoración del riesgo institucional (SEVRI) y Vinculación con la planificación institucional. Todo esto también en atención de la Política de Buen Gobierno Corporativo No. 28 sobre Valoración de riesgos. Así, será parte de los asuntos por definir, cómo se involucra e integra en el SEVRI lo relativo a la materia objeto de este informe, para lo que les corresponde como Titulares Subordinados identificar, analizar, y tomar las medidas de control que mitiguen los riesgos, tanto de gestión como legales, impactando favorablemente sus procedimientos y herramientas, por ende, a nivel de procesos, macro procesos y objetivos institucionales. Todo con el fin de que el personal responsable conozca y gestione apropiadamente esos riesgos. En cuanto a las Actividades de control, de la misma forma que en los otros componentes funcionales del SCII, considerando como ya se indicó la integralidad del Sistema y la temática en comentario, compete a los respectivos Titulares Subordinados diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar las actividades de control referidas al diseño y uso de documentos y registros que coadyuven en la anotación adecuada de las transacciones y los hechos significativos que se realicen en la institución, a sabiendas de que tales documentos y registros, como lo establece la normativa, deberán ser administrados y mantenidos apropiadamente, máxime tratándose de libros legales que guardan el histórico de esas transacciones y hechos significativos. Serán competencia de estos Titulares los elementos de control relativos a Requisitos de las actividades de control, Protección y conservación del patrimonio, Exigencia de confiabilidad y oportunidad de la información, Garantía de eficiencia y eficacia de las operaciones, Cumplimiento del ordenamiento jurídico y técnico. 5

7 En relación con Sistemas de Información, en sintonía con las medidas de orden institucional los Titulares Subordinados responsables en la materia en comentario deben instaurar los controles complementarios referidos a los elementos de control sobre: Armonización de los sistemas de información con los objetivos, gestión documental, archivo institucional, calidad de la información, calidad de la comunicación, control de sistemas de información, y tecnologías de información, para disponer los elementos y condiciones necesarias para que de manera organizada, uniforme, consistente y oportuna se ejecuten como parte de este procedimiento las actividades de obtener, procesar, generar y comunicar, en forma eficaz, eficiente y económica, y con apego al bloque de legalidad, la información necesaria para la efectividad de la gestión pretendida. En lo concerniente a los elementos de control del componente Seguimiento del Sistema de Control Interno: Orientaciones para el seguimiento del SCI, actividades de seguimiento del SCI, Acciones para el fortalecimiento del SCI y Contratación de auditorías externas, en el ámbito de su competencia estos Titulares Subordinados deben tener en cuenta que dichas orientaciones serán congruentes y estarán integradas a las gestiones relacionadas con la operación, mantenimiento y perfeccionamiento del SCII, ser de conocimiento de todos los funcionarios, estar disponibles para su consulta y ser revisadas y actualizadas periódicamente. Para tales efectos, es fundamental establecer formalmente, mecanismos y canales de comunicación que permitan la detección oportuna de deficiencias y desviaciones de los controles y de la gestión, y que quienes las detecten informen con prontitud a la autoridad competente para emprender las acciones preventivas o correctivas que procedan, de acuerdo con la importancia y riesgos asociados. 6

8 2 RESULTADOS En punto a los resultados obtenidos, se determinó que en términos generales las Unidades de Gestión Administrativa y de Administración Financiera, han cumplido razonablemente con la normativa y sanas prácticas respecto de la gestión relativa a la permanencia de todos los libros antes citados, toda vez que los mismos se conservan según las características que prevalecieron en el momento de su autorización por parte de esta Auditoría Interna. No obstante, se observaron algunas oportunidades de mejora como las que se citan a continuación: 2.1 INSTRUMENTOS, HERRAMIENTAS Y LINEAMIENTOS QUE DIRECCIONEN A la fecha del presente estudio, se comprobó que tanto en la Unidad de Gestión Administrativa, como en la Unidad de Administración Financiera, existe una serie de prácticas y procedimientos que se siguen en relación con la gestión de los libros legales que cada una maneja. No obstante, tales procedimientos y prácticas no se encuentran consignados en un documento formal. Desde la perspectiva de control interno y sanas prácticas en el descargo de las responsabilidades que compete a las unidades antes señaladas, valga resaltar la importancia de la generación y divulgación de lineamientos, instrucciones y, en especial, de las herramientas de trabajo que ha de utilizar el personal que le corresponde llevar a cabo las rutinas que demanda la atención de la temática en comentario, asegurándose de que se cuente con una apropiada guía en el descargo de esa gestión. Tales instrumentos de trabajo son de gran utilidad, entre otras situaciones que se presentan, cuando el personal responsable deba ser sustituido, renovado, o bien, evaluado en cuanto a la efectividad en su desempeño, por ello la importancia de que complementariamente, se encuentren a disposición en un medio de fácil acceso para ser consultado por los funcionarios responsables de las tareas por ejecutar, así como por los funcionarios responsables de vigilar el cumplimiento de los controles y requisitos relativos al manejo de tales libros. Todo ello, con el propósito de que se lleguen a instaurar apropiadamente los mecanismos de seguimiento y mejora de los controles en función de los riesgos y objetivos en esa materia. Entre otras, las Normas de control interno para el Sector Público, específicamente la 1.4 denominada Responsabilidad del jerarca y los titulares subordinados sobre el SCI, en su inciso c. incluye dentro de esas responsabilidades: La emisión de instrucciones a fin de que las políticas, normas y procedimientos para el cumplimiento del SCI, estén debidamente documentados, oficializados y actualizados, y sean divulgados y puestos a disposición para su consulta, lo cual también concuerda con las políticas institucionales relativas a la documentación de procedimientos del MAGEFI. Además, el cuerpo normativo antes citado en el acápite 4.2 Requisitos de las actividades de control, inciso f. relativo a la Divulgación, establece que las actividades de control deben ser de conocimiento general, y comunicarse a los funcionarios que deben aplicarlas en el desempeño de sus cargos, preferiblemente por escrito, en términos claros y específicos. 7

9 2.2 SANAS PRÁCTICAS EN EL MANEJO DE LOS LIBROS LEGALES En relación con el cumplimiento de sanas prácticas relativas a requisitos que deben tener estos libros, relativas a las anotaciones que se realizan en ellos, su custodia, utilización ordenada de los folios, entre otros, se determinaron algunas oportunidades de mejora que se indican a continuación: LIBROS DE LA UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA a) En cuanto al libro Auxiliar para la cuenta de Caja Única No de la CGR en la Tesorería Nacional, en los folios cuatro y cinco, los saldos se encuentran escritos a lápiz. b) El libro relativo a Registro de cheques Cta. Corriente Banco Nacional de Costa Rica, presenta anotaciones que van en detrimento de la nitidez que debe caracterizar a un libro legal, ya que se encontraron datos y montos corregidos ya sea repintados, con corrector o con borrones, en los folios 10, 12, 16, 42, 45, 48, 55, 56, 66, 72, 73, 80, 83, 84 y 90; además los saldos se encuentran escritos en lápiz. c) De igual forma que el caso anterior, en el libro sobre Registro de cheques Cta. Corriente Banco de Costa Rica se presentan anotaciones que van en contra de la nitidez que establecen los requisitos relativos a estos libros. Al respecto, los saldos se encuentran escritos con lápiz y en los folios 03, 07, 12, 13, 17, 19, 20, 22, 29, 33, 45, 46, 50, 58, 59, 61 y 69 se encuentran datos y montos corregidos, repintados, con corrector o con borrones LIBROS DE LA UNIDAD DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA a) En el caso del libro de Actas de Adjudicación de Licitaciones, se encuentra primero el folio 12 y después el 11, el folio 34 se encuentra primero que el folio 33 y la misma situación se presenta en los folios 111 y 112. b) En el libro de Actas de Apertura de Licitaciones, faltan los folios 28 y 151, se encuentra de primero el folio 18 y luego el 17, el folio 33 está antes del 32 y lo mismo sucede con los folios 122 y 121. c) En el caso de los libros ya cerrados de Actas de Adjudicación y Apertura de Licitaciones, cuya información antes de diciembre del 2006 se llevaba en un solo libro denominado Libro de actas de licitaciones, no fue posible para el equipo de auditoría realizar la comprobación de ciertos requisitos de custodia y de cierre, debido a que el mismo no fue 8

10 localizado por los funcionarios de la UGA. Al respecto, en información suministrada a esta Auditoría Interna mediante oficio No. DGA-UGA-1310 del 5 de noviembre de 2012 se indica lo que seguidamente se transcribe: La información contenida en los libros actuales data del 2006 hasta la fecha de hoy y tanto en el Libro de Actas de Apertura como en el Libro de Adjudicación se encuentra utilizado hasta el folio 160 en ambos casos. En cuanto a la existencia de libros de fecha anterior, en vista de que los mismos eran custodiados por exfuncionarios y eran llevados a mano, no se tiene información respecto al resguardo de los mismos además de que, actualmente el reguardo de este tipo de información no se encuentra incluida en la tabla de plazos del archivo central para nuestra unidad, por lo que se incluirá dentro de las mejoras que se realizaran a esta herramienta para poder resguardar esta información junto con la información de las contrataciones. Aunque se reconoce la falta de información en cuanto al resguardo de dichos documentos, no se informa sobre las gestiones de búsqueda realizadas, de manera que se agoten las posibilidades para su ubicación, entre otras como la búsqueda en actas de destrucción de documentos, ubicación de exfuncionarios u otras aplicables. 9

11 3 CONCLUSIÓN Conforme al objetivo y el alcance del presente estudio se determinó que tanto en la Unidad de Gestión Administrativa como en la Unidad de Administración Financiera, se ha cumplido razonablemente con la gestión relativa a la permanencia de los libros legales sometidos al servicio preventivo de esta Auditoría Interna denominado Autorización de libros. Al respecto fueron localizados en ambas Unidades los libros cuya gestión compete a cada una. Sin embargo, en cuanto al componente de actividades de control del SCII es importante realizar un esfuerzo para que se documente, fortalezca y se ponga a disposición del personal respectivo las herramientas, lineamientos, directrices, entre otros, en lo referente a las rutinas que implica el desarrollo de la gestión de libros legales autorizados por esta Auditoría Interna, según las competencias de cada una de las Unidades Organizacionales antes citadas; así como lo relativo a los objetivos, riesgos y controles clave. Complementariamente, y como parte de las normas de control interno, se requiere la disposición de esa información en un medio de fácil acceso para ser consultado por los funcionarios responsables de las tareas por ejecutar, así como por los funcionarios responsables de vigilar el cumplimiento de los controles y requisitos relativos al manejo de tales libros. Todo ello, con el propósito de que se lleguen a instaurar apropiadamente los mecanismos de seguimiento y mejora de los controles en función de los riesgos y objetivos en esa materia. 10

12 4 RECOMENDACIONES A LA DIVISIÓN DE GESTIÓN DE APOYO En razón de lo comentado, dada la importancia de la información que contienen los libros legales objeto de comentario en este informe, por ende la relevancia de contar con instrumentos de trabajo para los responsables de la gestión que compete a ellos y el cuidado que requiere la atención de requisitos que de acuerdo con sanas prácticas deben cumplirse, tanto respecto de las anotaciones que se les hagan como de su manejo y custodia; y de las responsabilidades que le atañen a esa División de Gestión de Apoyo como superior de las Unidades de Gestión Administrativa y, de Administración Financiera, de acuerdo con lo que establecen la Ley General de Control Interno No. 8292, y las Normas de control interno para el Sector Público (N CO-DFOE), en lo concerniente al contenido del presente informe se solicita la elaboración e implementación de un Plan de Acciones, que contenga las actividades o acciones, con las correspondientes fechas definitivas y responsables de su implementación, para las siguientes recomendaciones: 4.1 Ordenar lo que corresponda a fin de que se elaboren, oficialicen, instauren y divulguen las herramientas, lineamientos, instrucciones, entre otros, que a su vez, se integren o referencien, según corresponda, en los procesos y procedimientos del MAGEFI y otros documentos estratégicos institucionales. Asimismo, complementariamente se disponga de esos instrumentos en un medio de fácil acceso para ser consultado por los funcionarios responsables de las tareas por ejecutar, así como por los funcionarios responsables de vigilar el cumplimiento de los controles y requisitos relativos al manejo de tales libros. Todo ello a fin de que se oriente a los diferentes niveles y funcionarios encargados de atender las actividades y tareas que corresponden a la Unidad de Gestión Administrativa y a la Unidad de Administración Financiera en materia de libros, de manera que se direccionen, estandaricen y proporcionen los instrumentos necesarios que faciliten el atender de la mejor forma las actividades y tareas del personal responsable. Ello teniendo en cuenta entre otros, lo comentado en el punto 2.1 de este informe. 4.2 Gestionar lo pertinente, tanto en la Unidad de Gestión Administrativa como en la Unidad de Administración Financiera, para que en función de lo que incluyan las herramientas, lineamientos, instrucciones, entre otros, a que se refiere la recomendación 4.1, se establezcan claramente los requisitos con que debe cumplirse en la gestión que atañe al manejo de los libros legales, a efecto de que en adelante no se presenten las debilidades que se comentan los puntos y de este informe. Asimismo, para que en el caso de la UGA se profundice en la búsqueda del libro de actas de licitaciones, ya cerrado, contentivo de las Actas de Adjudicación y Apertura de Licitaciones anteriores a diciembre del 2006, de manera que se obtenga una respuesta razonable sobre su ubicación, según lo comentado en el punto c). 11

13 Coordinar lo pertinente para que se remita a esta Auditoría Interna, a más tardar, en los próximos treinta días hábiles posteriores al recibo de este informe, copia electrónica del Plan de Acciones solicitado de acuerdo con el formato adjunto a este informe (en versión Excel y en PDF), el cual debe ser llenado por esa Administración. También, se requiere remitir en ese plazo copia de las instrucciones formales giradas a los responsables de su implementación. Favor incorporar en el módulo de Gestor de Seguimientos de esta Auditoría Interna el citado Plan de Acciones y mantener actualizada la información que en este módulo se solicita sobre el grado de avance en su cumplimiento. Realizar tal incorporación en los cinco días hábiles posteriores al recibo de la asignación respectiva en su correo electrónico. 12

14 5 OBSERVACIONES DE LA ADMINISTRACIÓN De conformidad con los artículos 40 y 41 del Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna, el borrador del presente Informe No. I-AIG fue remitido 4 al Lic. Manuel Martínez Sequeira, Gerente de la División de Gestión de Apoyo, previo a la conferencia final, ello con la finalidad de propiciar una mayor comprensión y análisis de su contenido y brindarle un debido soporte a las observaciones escritas y a los comentarios a realizar en esa conferencia, sin embargo, no fue necesario realizarla, toda vez que mediante correo electrónico del 22 de los corrientes, esa Gerencia comunica a esta Auditoría Interna lo siguiente: en relación con el borrador de informe que se nos remitiera la semana anterior, me permito informarle que de común acuerdo con las jefaturas de las Unidades de Administración Financiera y Gestión Administrativa, no estimamos necesario realizar la conferencia previa a la emisión del informe en cuestión. 4 Mediante oficio No. AIG-005 del 17/01/

15 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA AUDITORIA INTERNA SEGUIMIENTO DEL PLAN DE ACCIONES ESTABLECIDO POR LA DGA PARA ATENDER LAS RECOMENDACIONES GIRADAS POR LA AUDITORÍA INTERNA MEDIANTE EL INFORME NO. I-AIG DEL 24 DE ENERO DE 2013 Informe Recomendaciones Aceptadas Respuesta al Informe por parte de la Administración Fecha Número Asunto No. Recomendación y descripción 24/01/2013 I-AIG Elementos a considerar para las acciones de mejora, según el aparte de resultados correspondiente a cada recomendación Lista debilidades del Punto 2.1 No se encuentran consignados en un documento formal los procedimientos y prácticas que se siguen en relación con la gestión de los libros legales que se manejan tanto en la 4.1 Ordenar lo que corresponda a fin de que se elaboren, Unidad de Gestión Administrativa como en la Unidad de oficialicen, instauren y divulguen las herramientas, lineamientos, Admnistración Financiera. instrucciones, entre otros, que a su vez, se integren o Políticas institucionales y de la Unidad referencien, según corresponda, en los procesos y Macroproceso, proceso y procedimiento respectivo procedimientos del MAGEFI y otros documentos estratégicos institucionales. Asimismo, complementariamente se disponga de Orientación a los niveles tácticos y operativos esos instrumentos en un medio de fácil acceso para ser Lineamientos consultado por los funcionarios responsables de las tareas por Directrices ejecutar, así como por los funcionarios responsables de vigilar el cumplimiento de los controles y requisitos relativos al manejo de Guías tales libros. Instrucciones Todo ello a fin de que se oriente a los diferentes niveles y Herramientas de trabajo funcionarios encargados de atender las actividades y tareas que corresponden a la Unidad de Gestión Administrativa y a la Documentación Unidad de Administración Financiera en materia de libros, de Sistemas de información. MEJORAS A LA GESTIÓN manera que se direccionen, estandaricen y proporcionen los Divulgación SOBRE CONTROLES instrumentos necesarios que faciliten el atender de la mejor Roles y Responsabilidades de los participantes. RELATIVOS A LA forma las actividades y tareas del personal responsable. Ello Revisión a través de los cinco componentes funcionales del AUTORIZACIÓN DE LIBROS teniendo en cuenta entre otros, lo comentado en el punto 2.1 de EN LA CONTRALORÍA este informe. SCI (Normas de Control Interno). GENERAL DE LA Accesibilidad REPÚBLICA Agregar otras oportunidades que esa Administración considere pertinentes. 4.2 Gestionar lo pertinente, tanto en la Unidad de Gestión Lista debilidades del Punto 2.2 Administrativa como en la Unidad de Administración Financiera, Cumplimiento de sanas prácticas relativas a requisitos que para que en función de lo que incluyan las herramientas, deben tener estos libros, relativas a las anotaciones que se lineamientos, instrucciones, entre otros, a que se refiere la recomendación 4.1, se establezcan claramente los requisitos realizan en ellos, su custodia, utilización ordenada de los con que debe cumplirse en la gestión que atañe al manejo de folios, entre otros. los libros legales, a efecto de que en adelante no se presenten Datos escritos a lápiz. las debilidades que se comentan los puntos y de Correcciones mediante borrones, repintando, con corrector. este informe. Asimismo, para que en el caso de la UGA se profundice en la búsqueda del libro de actas de licitaciones, ya cerrado, Falta de orden en utilización de folios en libros impresos. contentivo de las Actas de Adjudicación y Apertura de Licitaciones anteriores a diciembre del 2006, de manera que se Custodia de libros que ya han sido cerrados. obtenga una respuesta razonable sobre su ubicación, según lo Agregar otras oportunidades que esa Administración comentado en el punto c). considere pertinentes. No oficio y fecha Acciones o Actividades de Mejora Fecha definitiva para implementar la acción de mejora No. de oficio y/o correo Fecha definitiva para implementar Responsable de su electrónico que contiene las órdenes giradas por la la recomendación en su totalidad ejecución jefatura al responsable (Adjuntar copia de la comunicación a este plan) NOMBRE DE LA UNIDAD Firma digital y nombre del responsable de la Administración Fecha