MACROPROCESO GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Procedimiento Evaluación del Desempeño

Transcripción

1 Proceso Gestión del Potencial Humano Elaborado por: MACROPROCESO GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Procedimiento Evaluación del Desempeño Lic. Javier Villalobos Cruz UGPH, DGA ED Versión: 1 Fecha: Revisado por: Licda. Lorena Sánchez Salas Jefe de Unidad, UGPH, DGA Aprobado por: Lic. Manuel Martínez Sequeira Gerente de División, DGA

2 1. Concepto Consiste en desarrollar el Sistema Evaluación del Desempeño a nivel institucional bajo un enfoque de resultados que abarque a los niveles gerencial, profesional y administrativo. Considera las particularidades de cada nivel según su naturaleza de trabajo, en este sentido, los gerentes son evaluados a partir de los compromisos de desempeño; en el nivel profesional se mide cumplimiento, calidad y cooperación; en el nivel administrativo se califican diez factores relacionados con el perfil de las funciones de los puestos administrativos. El nuevo Sistema de Evaluación del Desempeño consiste en realizar un análisis de la gestión de una persona en el tiempo, con el fin de promover su desarrollo profesional, brindar retroalimentación oportuna de su desempeño y medir la adecuación de la persona al puesto y los diversos resultados que genera. En esta evaluación se utilizan como insumos los informes de las revisiones internas, entre otros, los relacionados con la evaluación de la satisfacción del cliente interno y de la evaluación del clima organizacional. 2. Objetivo del procedimiento Conocer el nivel de desempeño de los funcionarios en los niveles indicados mediante un sistema de evaluación que brinde información orientada a mejorar tanto el desempeño individual como el organizacional. 3. Abreviaturas Abreviatura CD ED SED SIGYD Significado Compromisos de Desempeño Evaluación del Desempeño Sistema de Evaluación del Desempeño Sistema integrado de gestión y documentos

3 4. Fundamento jurídico Norma Art. Detalle Ley de Salarios y Régimen de Méritos de la Contraloría General de la República (3724) Art. 5 inciso c) Evaluaciones de desempeño Art. 10 Recursividad de la evaluación del desempeño. Ley de Control Interno (8292) Art. 13 incisos b) y e) Ambiente de control: Deberes del jerarca y titulares subordinados acerca de la medición del desempeño. 5. Clientes Clasificación de Clientes de la Contraloría General de la República TIPO DE CLIENTE Clientes o Grupos de Clientes Interno Externo Inicial Final B CI F C Clientes Internos: Funcionarios de la Contraloría General 6. Ejecutores Ejecutores Contralor/a General Gerente de División Auditor Interno Gerente de Área/Asociado Jefe de Unidad Asistente Técnico Fiscalizador Fiscalizador Asociado

4 Ejecutores Fiscalizador Asistente Auxiliar de Fiscalizador Secretaria Secretaria de Gerencia Supervisor Administrativo Trabajador Especializado 2 Secretaria Trabajador Especializado 1 Supervisor de Seguridad Oficinista Oficial de Seguridad Mensajero Conductor Trabajador Auxiliar 7. Participantes Participantes No hay 8. Insumos específicos Código Insumo Insumo (del proceso) Insumo específico para el procedimiento Fuentes Acceso Restringido I7 Informe de revisión interna y externa. 1. Calificación de clima organizacional de cada área y unidad como parte de la nota para evaluar a Gerentes y Jefes de Unidad. Unidad de Gestión del Potencial Humano.

5 Código Insumo Insumo (del proceso) Insumo específico para el procedimiento Fuentes Acceso Restringido 2. Calificación de la Satisfacción del Cliente Interno de las Áreas y Unidades para evaluar la gestión de cada Gerente Área y Jefe de Unidad. Unidad de Gestión del Potencial Humano. 3. El registro de tareas y horas permite al sistema de evaluación del desempeño realizar el cálculo del componente Cumplimiento y asignar una calificación a partir de ese cumplimiento. Sistema de Gestión y Documentos (SIGYD) I3 Histórico de evaluaciones del desempeño de funcionarios. 4. Evaluaciones del desempeño de años anteriores, que constituye información importante para la toma de decisiones en relación con el sistema de evaluación. Expediente personal. 9. Tareas A continuación se presenta un Modelo Gráfico que muestra la secuencia de las tareas del procedimiento, sus ejecutores y puntos de control señalados en color verde:

6 MACROPROCESO DE GESTION DE CONOCIMIENTO PROCESO GESTIÓN DEL POTENCIAL HUMANO PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Ejecutores Código Tarea Tareas Contralor(a) General Subcontralor(a) General Gerente de División Auditor Interno Gerente de Área / Asociado Jefe de Unidad Asistente Técnico Ficalizador Fiscaizador Asociado Fiscalizador Asistente Auxiliar de Fiscalizador Secretaria de Despacho Secretaria de Gerencia Supervisor administrativo Trab. Especializado 2 Secretaria Trab. Especializado 1 Supervisor de Seguridad Oficinista Oficial de seguridad Mensajero Conductor Trabajador auxiliar Herramientas Técnicas Actividad 1: Planificación ED-1-01 Establecer los Compromisos de Desempeño del nivel gerencial para el periodo por evaluar (en primera instancia, el Despacho Contralor con los Gerentes de División). H-ED-1-02_01 ED-1-02 Establecer los Compromisos de Desempeño del nivel gerencial para el periodo por evaluar (en segunda instancia, los Gerentes de División con los Gerentes de Área y/o Jefes de Unidad). H-ED-1-03_01 ED-1-03 ED-1-04 ED-1-05 Establecer los Compromisos de Desempeño de los Asistentes Técnicos para el periodo por evaluar (en tercera instancia, los Gerentes de Área con los Asistentes Técnicos). Enviar los Compromisos de Desempeño a la Unidad de Gestión del Potencial Humano, una vez firmados. Verificar que los Compromisos de Desempeño de todas las Áreas y Unidades sean enviados a la Unidad de Gestión del Potencial Humano luego de que han sido acordados y firmados. H-ED-1-04_01 ED-1-06 Determinar en el SIGYD, los procesos y proyectos necesarios para evaluar a los Fiscalizadores y Fiscalizadores Asociados. ED-1-07 Comunicar a los Fiscalizadores y Fiscalizadores Asociados la asignación de esas tareas y su porcentaje de contribución para el Componente de Cumplimiento. En el caso del nivel gerencial serán los Compromisos de Desempeño los criterios para realizar su evaluación, y para los demás funcionarios los criterios están definidos en el formulario diseñado para tal efecto. H-ED-01-07_01 ED-1-08 ED-1-09 ED-1-10 Utilizar el SIGYD para que a través de este Sistema, el Funcionario pueda entregar la tarea finalizada en la fecha acordada con la jefatura, una vez registradas las horas en el SIGYD. Revisar los procesos y proyectos finalizados por el funcionario para que este pueda realizar ajustes cuando corresponda y cerrar los procesos cuando estos hayan sido terminados. Verificar que los Compromisos de Desempeño de todas las Áreas y Unidades sean enviados a la Unidad de Gestión del Potencial Humano luego de que han sido acordados y firmados. Actividad 2: Ejecución ED-2-01 Realizar la evaluación del desempeño del nivel que le corresponda utilizando los instrumentos elaborados para este propósito en el Sistema de Evaluación del Desempeño. H-ED-2-01_01 H-ED-2-01_02 ED-2-02 ED-2-03 ED-2-04 ED-2-05 ED-2-06 Discutir con el servidor la evaluación del desempeño realizada. Revisar la evaluación del desempeño realizada por su superior Plantear solicitud de revisión de su calificación si lo estima pertinente. Discutir con el funcionario la solicitud de revisión planteada por el este. Conocer la respuesta de su superior después de la solicitud de revisión. ED-2-07 Aceptar o -de ser necesario-, apelar el resultado final de su calificación. Con esta actividad se obtendrá un producto intermedio que consiste en las calificaciones al personal. ED-2-08 Realizar la evaluación de los compromisos de desempeño del nivel gerencial y de los Asistentes Técnicos cuando se determine institucionalmente. ED-2-09 Realizar una sesión de Control a medio periodo para monitorear el desempeño de los colaboradores.

7 MACROPROCESO DE GESTION DE CONOCIMIENTO PROCESO GESTIÓN DEL POTENCIAL HUMANO PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Ejecutores Código Tarea Tareas Contralor(a) General Subcontralor(a) General Gerente de División Auditor Interno Gerente de Área / Asociado Jefe de Unidad Asistente Técnico Ficalizador Fiscaizador Asociado Fiscalizador Asistente Auxiliar de Fiscalizador Secretaria de Despacho Secretaria de Gerencia Supervisor administrativo Trab. Especializado 2 Secretaria Trab. Especializado 1 Supervisor de Seguridad Oficinista Oficial de seguridad Mensajero Conductor Trabajador auxiliar Herramientas Técnicas ED-3-01 ED-3-02 ED-3-03 ED-3-04 ED-3-05 ED-3-06 Brindar el seguimiento a los resultados obtenidos por sus colaboradores en la evaluación del desempeño. Cumplir con las acciones establecidas en los planes de mejora a partir del resultado de la evaluación del desempeño. Monitorear las tendencias y casos especiales que se presenten producto del proceso de evaluación. Elaborar un plan de mejora para los casos de bajo desempeño y brindar el seguimiento adecuado en forma particular, con el propósito de que se cumpla lo acordado en ese plan. Preparar estadísticas y reportes orientados a tomar decisiones para desarrollar al potencial humano a partir de los resultados globales del proceso. Realizar el control de que las áreas inicien el ciclo de evaluación para el siguiente periodo al asignar proyectos y procesos a los colaboradores. Actividad 3: Seguimiento ED-3-07 Dar seguimiento al Sistema de Evaluación para garantizar que tanto el sistema, como los criterios e instrumentos utilizados para realizar la calificación del desempeño de los servidores, estén alineados con la estrategia organizacional. ED-4-01 Retroalimentar el proceso de evaluación mediante la incorporación de Buenas Prácticas a partir de la experiencia institucional y de otras organizaciones. Actividad 4: Evaluación Manejo documental 1 ED-01 Archivar las evaluaciones del desempeño en el expediente personal. 1 En la medida en que exista el documento en formato electrónico deberá conformarse el expediente electrónico asociado al expediente físico. Inventario de Herramientas Técnicas: H-ED-1-02_01 H-ED-1-03_01 H-ED-1-04_01 H-ED-2-01_01 H-ED-2-01_02 Plantilla para Compromisos de Desempeño Plantilla para Compromisos de Desempeño Plantilla para Compromisos de Desempeño Sistema de evaluación del desempeño de puestos profesionales Sistema de evaluación del desempeño de puestos de apoyo y asistenciales

8 10. Productos intermedios 2 del procedimiento Código del Producto Pi1 Productos Intermedios Porcentajes de avance en los CD s del nivel gerencial. Acceso Restringido 11. Productos finales del procedimiento Código Producto final Productos del proceso MAGEFI Productos finales del procedimiento Destino Acceso Restringido P3 Personal con retroalimentación de su desempeño Evaluaciones del desempeño de los servidores realizadas en los plazos previstos de acuerdo con los grupos ocupacionales Registro histórico del Sistema de Evaluación del Desempeño de la CGR. 2 Aquellos productos o servicios que se generan durante alguna de las actividades del proceso y que son insumos para otra actividad del mismo proceso, u otro proceso o que son remitidos a un cliente interno, o a un cliente externo, aporta valor a la razón de ser del proceso.

9 12. Glosario Concepto Compromisos de Desempeño Evaluación del Desempeño Sujetos interesados Clima organizacional Definición Son acuerdos a los que un funcionario llega con su superior para realizar aquellas actividades que serán consideradas para evaluar el desempeño del colaborador durante un periodo. La evaluación del desempeño es el proceso por el cual se estima el rendimiento global del empleado. (Bagginni 1999) Todos aquellos funcionarios o clientes internos que requieran información para su uso institucional. Constituye las percepciones que cada funcionario tiene de las características de la Institución, su estructura, procesos, actividades, interacciones y experiencias que cada miembro tenga con la organización, reflejado en determinados comportamientos que emiten. Anexo 1: Sistemas Automatizados internos o externos utilizados en el procedimiento. Sistemas relacionados Origen Siglas Nombre Interno Externo (Nombre entidad) Correo electrónico MTD Módulo de Toma de Decisiones SED Sistema de Evaluación del Desempeño SIGYD Sistema Integrado de Gestión y Documentos