CARPETA FICHA Nº22 CÓMO VALIDAR LA AUTENCICIDAD DE UN DOCUMENTO GENERADO POR LA CARPETA CIUDADANA

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1 SEDE ELECTRÓNICA CARPETA FICHA Nº22 CÓMO VALIDAR LA AUTENCICIDAD DE UN DOCUMENTO GENERADO POR LA CARPETA CIUDADANA

2 PÁGINA 2 índice Registro de Versiones... 2 Introducción... 3 Tipos de firmas en documentos... 4 Legislación... 5 Acceder a la plataforma de validación... 6 Otros puntos de acceso a la plataforma de validación... 8 Versión Autor Modificación Fecha Ver1 PDB Creación del documento 11/11/2011

3 PÁGINA 3 COMO VALIDAR LA AUTENTICIDAD DE LOS DOCUMENTOS GENERADOS DESDE LA CARPETA CIUDADANA Introducción Según la RAE, la firma significa Nombre y apellido, o título, que una persona escribe de su propia mano en un documento, para darle autenticidad o para expresar que aprueba su contenido. En Wikipedia se define la firma como una palabra, o pequeño mensaje o dibujo, que tiene como fin identificar y asegurar o autentificar la identidad de un autor o remitente, o como una prueba del consentimiento y/o de verificación de la integridad y aprobación de la información contenida en un documento o similar. Esta última definición ha sido aceptada y utilizada por numerosos archiveros y es la que, generalmente, se toma como correcta al hablar de firma manuscrita. En la actualidad, han aparecido nuevos sistemas de identificación de las personas basados en las nuevas tecnologías, tales como la firma digital o el certificado electrónico. Así pues podríamos hacer una pequeña variación en la definición anterior para dar cabida a la nueva coyuntura diciendo que la firma es una palabra, o pequeño mensaje, o dibujo o sistema electrónico digital, que tiene como fin identificar y asegurar o autentificar la identidad de un autor o remitente, o como una prueba del consentimiento y/o de verificación de la integridad y aprobación de la información contenida en un documento o similar independientemente del soporte del documento (formato papel o formato electrónico). En la actualidad, el Ayuntamiento de Azuqueca de Henares expide una serie de documentos en formato electrónico (ficheros pdf) en los que no aparece firma ni manuscrita ni firma electrónica. En su lugar estos documentos tienen un CODIGO ÚNICO DE DOCUMENTO (CUD) o CODIGO DE VALIDACIÓN DEL DOCUMENTO.

4 PÁGINA 4 Tipos de firmas en documentos Firma manuscrita: también llamada firma hológrafa. Son las firmas de puño y letra. Se trata de las firmas más habituales. Estas firmas se utilizan, y sólo son válidas, en los documentos en formato de papel. Un documento en soporte papel convertido a formato electrónico (un documento escaneado) invalida la firma manuscrita del documento digital, o dicho de otra forma, un documento con la firma manuscrita digitalizada no tiene validez legal. De un documento firmado de puño y letra sólo existe una copia legal, la original. Ejemplo de firma manuscrita de un notario español del siglo XVII Firmas electrónicas: es el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a un documento electrónico o asociados a él, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante. Sólo son válidas en documentos en formato digital. Si imprimimos un documento que lleva firma electrónica, la copia en papel no tiene validez legal. De un documento firmado electrónicamente pueden existir varias copias, todas ellas legales, siempre y cuando el documento no haya sido manipulado después de insertar la firma electrónica. Ejemplo de documento pdf firmado electrónicamente Código Seguro de Validación: También llamado Código Único de Documento (CUD) es un código formado por números y o letras que identifican únicamente a un documento. No se trata de una firma propiamente dicha, sino de un sistema que permite comparar una copia de un documento con el original. La ventaja de este sistema respecto a los dos anteriores es que un documento con CUD puede ser válido tanto en formato de papel como en formato electrónico. Pueden existir varias copias todas ellas legales. Ejemplo de documento con Código Seguro de Validación

5 PÁGINA 5 Actualmente existe, tanto por parte de las Administraciones como por parte de la ciudadanía como por las empresas, una concienciación para la reducción del gasto de papel y un uso racional del mismo. Los proyectos de administración electrónica intentan impulsar la utilización de las nuevas tecnologías para optimizar recursos, disminuir costes y hacer procesos más eficientes y cercanos a los ciudadanos. El Ayuntamiento de Azuqueca de Henares trabaja, tanto expidiendo como recogiendo documentos firmados con cualquiera de los tres sistemas de firmas anteriores. La desaparición del papel se vislumbra lejana todavía y entretanto tendremos que hacer convivir ambos formatos. Por ello quizás el método más útil en la actualidad pueda ser el tercero. Legislación Este manual especifica cuál es el procedimiento para validar los documentos del último tipo explicado, es decir, con Código Seguro de Verificación. La actual legislación da validez a estos documentos si se cumplen algunos requisitos. Las condiciones están recogidas en el Artículo 18.1.b de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, en el Artículo que dice literalmente Artículo 18. Sistemas de firma electrónica para la actuación administrativa automatizada. 1. Para la identificación y la autenticación del ejercicio de la competencia en la actuación administrativa automatizada, cada Administración Pública podrá determinar los supuestos de utilización de los siguientes sistemas de firma electrónica: b) Código seguro de verificación vinculado a la Administración Pública, órgano o entidad y, en su caso, a la persona firmante del documento, permitiéndose en todo caso la comprobación de la integridad del documento mediante el acceso a la sede electrónica correspondiente.

6 PÁGINA 6 Acceso a la plataforma de validación Como se puede observar, los documentos que llevan el CÓDIGO SEGURO DE VALIDACIÓN o CÓLDIGO ÚNICO DE DOCUMENTO, en la parte inferior del documento aparece un recuadro con la dirección web de la plataforma de validación y el código seguro. La dirección web es Al lado nos aparecerá el CUD. Introduciremos esta dirección en nuestro navegador Y nos aparecerá la plataforma de validación de documentos de la Carpeta Ciudadana (esta dirección es una manera más rápida de acceder a la Carpeta Ciudadana que se encuentra dentro de la Sede Electrónica) Introduciremos el número de validación que aparece en el documento y haremos clic en Validar documento.

7 PÁGINA 7 Seguidamente nos solicitará el DNI / CIF del titular del documento (SIN DIGITO DE CONTROL) y volveremos a pinchar en Validar documento. Nos aparecerá el siguiente comprobante de validación. En la parte inferior nos aparece un acceso al documento generado originalmente para que podamos cotejarlo con el que disponemos y ver si hay alguna diferencia o se trata de una copia fiel del original y por tanto válida.

8 PÁGINA 8 Otros puntos de acceso a la plataforma de validación 1. Como ya hemos contado, la forma más sencilla de acceder a la plataforma de validación es mediante el link En realidad, esta dirección web es un acceso más rápido a una zona concreta de la Sede Electrónica (recordemos que la Ley 11/2007 establecía que la validación se debería hacer desde la sede electrónica). 2. Otra forma es desde el área pública de la Carpeta Ciudadan@. Accedemos a la página principal y una vez en ella pinchar en el apartado Sede Electrónica Dentro de la Sede Electrónica entraremos en la Carpeta Ciudadan@, que es el área segura de la Sede Electrónica. Ahora nos encontramos en la parte pública de la carpeta. Ahí tenemos un acceso a la plataforma de validación.

9 PÁGINA 9 3. En la parte privada de la Carpeta Ciudadan@ se podrán validar los documentos. Quizás este sea el sitio menos habitual para validar un documento, ya que la verificación, normalmente, se llevará a cabo por organismos o entidades ajenas al Ayuntamiento, y por tanto no tendrían por qué disponer de un certificado digital ni ser necesario que se identificasen. En cualquier caso, como la filosofía de la Carpeta Ciudadan@ es que todas las funcionalidades que estén en la parte pública también se encuentren en la parte privada, es por ello que la plataforma de validación también se encuentra en la parte privada. Al identificarnos con el dni electrónico o con el certificado digital, entraremos en la zona privada y también disponemos de un link para la validación de documentos.