PROCEDIMIENTO DEL SGC AUDITORIA INTERNA

Transcripción

1 Hoja: 1 de 9 PROCEDIMIENTO DEL SGC PARA AUDITORIA INTERNA F-CC-01

2 Hoja: 2 de 9 1. OBJETIVO -Establecer la metodología para llevar a cabo Auditorías Internas a intervalos planificados, para determinar si el SGC: 1.1 Es conforme con las disposiciones planificadas en la clausula 7.1, con los requisitos de la Norma ISO 9001:2008 y con los requisitos del SGC del ITSM 1.2 Se implementa y se mantiene de manera eficaz el SGC del ITSM 1.3 Dar cumplimiento a los requisitos de ISO 9001:2008, 8.1b y ALCANCE Este procedimiento aplica a los procesos, requisitos de la Norma ISO 9001:2008, Áreas y a los requisitos establecidos por el SGC del ITSM 3. REFERENCIAS Norma Internacional Sistemas de (Documento Externo) Norma Internacional Sistemas de gestión de la calidad Fundamentos y vocabularioo ISO 9000:2005 Traducción Certificada (Documento Externo) Norma Internacional Directrices para la Auditoria de los Sistemas de Gestión de la Calidad y/o Ambiental ISO 19011:2002 Traducción Certificada (Documento Externo) Manual de la Calidad del Instituto Tecnológico Superior de Misantla MC-CC-01, VER.09 Procedimiento de Acciones Correctivas P-CC DEFINICIONES 4.1 Acción Correctiva: Acción situación indeseable gestión de la calidad Requisitos ISO 9001:2008 (Es) Cuarta Edición tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra 4.2 Acción Inmediata: Es toda acción tomada inmediatamente después de que ha sido detectada una no conformidad o no conformidad potencial y que al ejecutar a ésta se logre estabilizar al sistema o se evite una no conformidad 4.3 Alcance de la Auditoria: Extensión y límites de una Auditoría. Generalmentee incluye una descripción de las instalaciones, ubicaciones, unidades de la Organización, las actividades y los procesos, así como el tiempo de realización 4.4 Auditado: Organización, Persona que responde al auditor durante el procesoo de una auditoria, evaluado 4.5 Auditor Líder: Es el Auditor responsable de todas las fases de la Auditoría y de la dirección del equipo Auditor. Este Auditor tiene la autoridad para tomar las decisiones finales en relación con la Auditoría y sus hallazgos. Es designado por el Director General del ITSM 4.6 Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria 4.7 Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la Auditoría y evaluarla de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de Auditoría 4.8 Competencia: Atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades

3 Hoja: 3 de Eficacia: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y planificados se alcanzan los resultados 4.10 Eficiencia: Relación entre ell resultado alcanzado y los recursos utilizados 4.11 Programa de Auditoria: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un periodos de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito especifico, se puede generar para auditorías internas, de servicios 4.12 Criterio de la Auditoria: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos frente al cual se compara la evidencia de auditoria utilizados como referencia, 4.13 Evidencia de Auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de Auditoria y que son verificables 4.14 Hallazgo de Auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia de la Auditoria, recopilada frente a los criterios de auditoría; los hallazgos de la auditoria pueden indicar tanto conformidad o no conformidad con los criterios de auditoría como oportunidades de mejora 4.15 Plan de Auditoria: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoria 4.16 Reunión de Apertura: Reunión de trabajo que se realiza al inicio de una Auditoria con el objetivo de: presentar a los miembros del Equipo Auditor, revisar y confirmar el Plan de Auditoria, proporcionar un breve resumen de cómo se llevara a cabo las actividades de auditoría, confirmar los canales de comunicación, confirmar los recursos necesarios y explicar la clasificación de los hallazgos. Es presidida por el Auditor Líder, el cual circula la Lista de Asistencia, la participación mínima requerida es el Representante de la Dirección y los responsables de las Áreas a Auditar 4.17 Reunión de Cierre: Reuniónn de trabajo que se realiza al finalizar la auditoria, es presidida por el Auditor Líder, con el objetivo de presentar los hallazgos y conclusiones de la auditoria, de tal manera que sean comprendidos y aceptados por el auditado, establecer el tiempo para que el auditado presente el Plan de acciones correctivas así como la entrega del reporte de la Auditoria y se da por cerrada la Auditoria 4.18 Conclusión de la Auditoria: Resultado de una auditoria que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la misma 4.19 Observación: Es una declaración de hechos, realizada durante la Auditoría y sustentada por evidencia objetiva y que a juicio del Auditor, dichas circunstancias pueden llegar a convertirse en no conformidades 4.20 No-conformidad: Incumplimiento de un requisito especificado; las no conformidades pueden ser menores o mayores 4.21 No-Conformidad Menor: Son aquéllas que se dan cuando existen pequeñas desviaciones en el Sistema de Gestión de la Calidad establecido (procedimiento, Manual de la Calidad) o a un aspecto de los requisitos de la norma ISO 9001: No-Conformidad Mayor: Son aquéllas que se dan cuando: a) Una cláusula aplicable y relevante de la norma ISO 9001:2008 no ha sido considerada o implementada; b) Un número considerable de no conformidades menores detectadas a un proceso, área o cláusula de la norma; c) No cumplimiento a las obligaciones contractuales con el cliente

4 Hoja: 4 de 9 5. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES El Director General del ITSM otorga la responsabilidad y autoridad al Representantee de la Dirección y al Auditor Líder sobre la gestión del proceso de auditorías internas 5.1 El Director General del ITSM designa al Auditor Líder y este a su equipo auditor, para la planificación del proceso de Auditoria 5.2 El Auditor Líder y el Representante de la Dirección identifican los recursoss necesarios y se aseguran que se proporcionen para la planificación de la Auditoria 5.3 El Auditor Líder y el Equipo Auditor planifican el proceso de Auditoría (incluyendo la preparación de las listas de verificación, formatos) 5.4 El Auditor Líder y el Equipo Auditor conducen las actividades de Auditorías Internas 5.5 El Auditor Líder y el Equipo Auditor preparan, aprueban y distribuye el reporte de la Auditoría al Director General del ITSM y al Representante de la Dirección y este a su vez a los responsables de las áreas auditadas 5.6 El reporte de la Auditoría deberá ser incluido como información de entrada al Proceso de Revisión por la Dirección próximo 5.7 El Auditor Líder, mantienen todos los registros generados por el proceso de auditoría interna, incluyendo la calificación de los Auditores y su desempeño (F-CC-23, F-AL-06 y F-AL-07) 5.8 El Auditor Líder evalúa el desempeño del Equipo Auditor en cada una de las auditorias programadas (F- para eliminar las no- AL-06) 5.9 Los responsables de las áreas auditadas, toman acciones sin demora injustificada conformidades detectadas y sus causas 5.10 El Auditor Líder, coordina las actividades de seguimiento correspondientes para verificar el cumplimiento y la efectividad a las acciones tomadas y reportar los resultados de la verificación al Representante de la Dirección, así como a los responsables de realizar las acciones 6. DESARROLLO 6.1 Las fases que lleva a cabo el Auditor Líder con el Equipo Auditor para la realización del proceso de Auditoría Interna son: FASE INICIAL DE LA AUDITORIA INTERNA El Director General otorga la responsabilidad y autoridad al Auditor Líder sobre la gestión completa del proceso de auditorías internas incluyendo la gestión sobre el Programa Anual de Auditoría Interna (F-AL-01) firmando de elaborador y de aprobó respectivamente El auditor Líder con las facultades que le otorga el Director General y organiza su equipo de auditores internos para la planificación de la auditoria

5 El Auditor Líder seleccionado deberá cubrir como requisitos mínimos: Nivel de Estudios de Licenciatura, Experiencia Laboral en Gestión de Calidad mínima 3 años, Experiencia Laboral en Instituciones de Educación Superior mínima 4 años, Recibido curso de ISO 9001:2008, Acreditar Curso de Formación como Auditor bajo la norma ISO 19011:2002 y una Experiencia mínima de 3 años en Auditorias de Calidad (F-CC-23) El Grupo Auditor (Auditor Interno) debe cumplir con los siguientes requisitos mínimos de competencia para poder ser seleccionado a realizar auditorías internas al Sistema de Gestión de la Calidad del ITSM: Nivel de Estudios de Licenciatura, Experiencia Laboral en Gestión de Calidad mínima de 1 año, Experiencia laboral en Instituciones de Educación Superior de 1 año mínimo, Recibido curso de ISO 9001:2008, Acreditar Curso de Formación como Auditor bajo la norma ISO 19011:2002 y Experiencia en Auditorias de Calidad mínimo 1 bajo la supervisión del Auditor Líder (F-AL-07) El Auditor Líder deberá realizar la evaluación de su Equipo Auditor, al término de cada una de las auditorías internas programas quedando documentada en (F-AL-06) y realizar las acciones que se requieran para mejorar el desempeño de Equipo Auditor (auditor interno) Para mantener su competencia, los Auditores deben participar en la realización de auditorías y una recapacitación anual de las Normas ISO 9001:2008 e ISO 19011: FASE DE PLANIFICACION DE LA AUDITORIA INTERNA El Auditor Líder planifica el Programa Anual de Auditorías Internas (F-AL-01), tomando en consideración los siguientes aspectos: a) cuando se audita el Sistema de Gestión de la Calidad por primera vez, todos los procesos, las cláusulas y subcláusulas de la norma ISO 9001:2008 aplicables, exceptuando las exclusiones establecidas en el Manual de la Calidad (MC-CC-01), (véase 1.2 y a) son auditados. Para esta primera Auditoría y las siguientes, los registros de competencia (cursos de formación y actualización) son mantenidos por el Jefe de Recursos Humanos y los registros de evaluación del desempeño del Equipo Auditor por el Auditor Líder; b) todos los procesos, las cláusulas y subcláusulas de la norma ISO 9001:2008 exceptuando las exclusiones establecidas en el Manual de la Calidad (MC-CC-01), son auditadas una vez al año Una vez elaborado y aprobado el Programa Anual de Auditorías Internas por el Auditor Líder y el Director General respectivamente (F-AL-01), es comunicado a todo el personal por el Representante de la Dirección mediante distribución de copias controladas y/o correo electrónico, con lo cual se le otorga la autoridad al Grupo Auditor para proceder a la implementación del Programa Anual de Auditorías Internas (F-AL-01) Adicionalmente al objetivo establecido en punto 1.0, el Programa Anual de Auditorías (F-AL-01), tiene por objetivo general: la mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad a través de los procesos de acción preventiva y correctiva El alcance de la Auditoría establecido en el punto 2.0 se documenta a la par en el Plan de Auditoría (F-CC-10), correspondiente FASE DE PREPARACION DE LA AUDITORIA INTERNA Hoja: 5 de 9 Una vez que el Auditor Líder concluya la elaboración del Plan de Auditoría (F-AL-02), comunica al Grupo Auditor las responsabilidades sobre el proceso o área a auditar y las cláusulas correspondientes, por medio de una reunión El Auditor Líder puede realizar cambios en la asignación de las responsabilidades durante la realización de la Auditoría, para asegurarse de que se cumplen con los objetivos establecidos en el Plan de Auditoría (F-AL-02), notificándolos al Representante de la l Dirección para su conocimiento

6 Hoja: 6 de 9 El Auditor Líder solicita al Equipo Auditor revisen este procedimiento; los procesos y requisitos de la Norma ISO 9001:2008 El Auditor Líder en colaboración del Equipo Auditor plasman los criterios de la Auditoría como son: El Manual de la Calidad, la Política de la Calidad, los Objetivos de la Calidad, los Procedimientos Requeridos por la norma, los Requisitos Legales, Reglamentarios y Contractuales, Plan de la Calidad y la Norma ISO 9001:2008 los cuales quedan documentados en el Plan de Auditoría (F-AL-02) El Auditor Líder incluye en el Plan de Auditoría (F-AL-02): Número de la Auditoría, Fecha de Inicio de la Auditoria, Tipo de la Auditoria (parcial/completa), Fecha de termino de la Auditoria, Fecha de presentación de resultados, objetivos, alcance, criterios de Auditoría, Fecha-Hora y lugar para Reuniones de Equipo Auditor, para Apertura y Cierre, Asignaciones de Roles del Equipo Auditor, Horarios y Tiempos esperados para el proceso de realización de la Auditoría (auditores, apartado de la Norma/Proceso a Auditar; Auditado; Fecha y hora), Recursos necesarios y Cambios al Plan de Auditoria Original El Auditor Líder y el Equipo Auditor preparan la Guía de Auditoría Interna (F-AL-04), tomando en consideración los DEBES de la norma ISO-9001: :2008 (excepto exclusiones) y a todos los procesos y requisitos establecidos en el Sistema de Gestión de la Calidad del ITSM FASE DE REALIZACION DE LA AUDITORIA INTERNA Reunión de Apertura, es conducida por el Auditor Líder, asistiendo: Director General del ITSM, Directores y Subdirectores de Área, Representante de la Dirección, Jefes de Departamento, Responsables de Laboratorios- Talleres y el Equipo Auditor, generando lista de asistencia de dicho evento (LA-CC-01) Comunicación durante la Auditoría: El Auditor Líder debe revisar y evaluar periódicamente el progreso de la Auditoría con el Equipo Auditor y en caso de que sea necesario reasignar responsabilidades, dichas reasignaciones se comunican al auditado y al Representante de la Dirección, si el proceso de auditora dura más de un día se puede realizar una Reunión Intermedia, opcional La comunicación hacia el Auditado puede ser a través del Representante de la Dirección o Responsables de las Áreas auditadas en aspectos relacionados al progreso del proceso de Auditoría y cualquier inquietud del auditado. Si durante el proceso de Auditoría, las evidencias recopiladas advierten un riesgo inmediato y significativo hacia la calidad, el producto, el Auditor Líder debe comunicarlo sin demora al Responsable del área auditada Recopilación y verificación de la información: el Equipo Auditor se enfoca en buscar la conformidad con los requisitos, control efectivo de las actividades que afectan al Sistema de Gestión de la Calidad, suficientes registros que permitan asegurar que el Sistema de Gestión de la Calidad se mantiene adecuadamente. Únicamente la información que es verificable constituye la evidencia de la Auditoría Durante esta etapa el Equipo Auditor verifica y evalúa la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad: Manual de la Calidad, Procedimientos, Plan de la Calidad, Política de la Calidad y Objetivos de la Calidad y Registros contra los criterios de Auditoría. Esta verificación y evaluación puede también llevarse a cabo antes del inicio de la Auditoría La recopilación y verificación de la información la realiza el Equipo Auditor por muestreo, se recomiendan tres muestras al azar como mínimo El Equipo Auditor puede utilizar cualquiera de los siguientes métodos para recopilar la información: Entrevista directa con los responsables y colaboradores que realizan la actividad, observación de actividades, simulación de la actividad o revisión de documentos y registros

7 Una vez que el Equipo Auditor empieza a verificar la información solicitada por la Guía de Auditoría Interna (F- CC-16), Procedimientos Documentados, Manual de la Calidad o la Norma ISO 9001:2008; al generarse la evidencia de la Auditoría, esta se registra en Guía de Auditoría Interna (F-AL-04), en la columna de Hallazgo/Evidencias anotando un simple si u ok es suficiente, cuando se cumple con el requisito. Si se requiere anotara la evidencia para ser evaluada se registrara en la misma columna (F-AL-04), si no cumple se hace referencia al número del hallazgo en el Reporte Integral de Resultados de Auditoría Interna (F- AL-03) Los hallazgos de Auditoría pueden ser: Hallazgos Positivos, Oportunidad de Mejora y No Conformidades ya sean menores o mayores, los cuales quedan registrados en el Reporte Integral de Resultados de Auditoría Interna (F-AL-03) Una vez concluido el proceso de recopilación y verificación de información el Equipo Auditor entrega al Auditor Líder la Guía de Auditoría Interna (F-AL-04) y Reporte de Hallazgos (F-AL-05) para su revisión, análisis y aprobación FASE DE PREPARACION, APROBACION Y DISTRIBUCION DEL REPORTE DE AUDITORIA INTERNA El Auditor Líder y el Equipo Auditor determinaran y darán a conocer la fecha para la entrega del Reporte Integral de Resultados de Auditoría Interna (F-AL-03) durante la Reunión de Cierre, en un plazo no mayor a los 5 días hábiles, por lo que solo en ese momento podrá dar una conclusión general sobre si el Sistema de Gestión de la Calidad está bien implementado y se mantiene de manera eficaz, si el Sistema de Gestión de la Calidad está en cumplimiento con los requisitos de ISO 9001:2008, si el proceso de auditorías internas es eficaz, si el proceso de Revisión por la Dirección es capaz de asegurar la continua idoneidad, adecuación, eficacia y mejora del Sistema de Gestión de la Calidad y de considerarlo realizar recomendaciones de mejora El Auditor Líder deberá entregar all Director General del ITSM el Reporte Integral de Resultados de Auditoría Interna (F-AL-03), así como al Representante de la Dirección para que lo remita a las áreas que fueron auditadas para su atención, de así aplicar FASE DE MANTENIMIENTO DE REGISTROS DE LA AUDITORIA INTERNA Hoja: 7 de 9 El Proceso de Auditoría Interna finaliza cuando todas las actividades descritas en el Plan de Auditoría Interna (F-AL-02) se han realizado y el Reporte Integral de Resultados de Auditoría Interna (F-AL-03) se ha aprobado y distribuido de acuerdo al punto anterior El Representante de la Dirección o el Auditor Líder o el Coordinador del Sistema de Gestión de la Calidad, tienen la responsabilidad y autoridad para mantener todos los registros generados por el proceso de Auditoría interna FASE DE REALIZACION DE LAS ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO DE UNA AUDITORIA INTERNA Los Responsables de las Áreas o Dueños de los Procesos, se aseguran que se tomen acciones inmediatas, acciones correctivas, preventivas y de mejora, según sea aplicable, sin demora injustificada, de acuerdo a los procedimientos requeridos de Acción Correctiva (P-CC-06) y Acción Preventiva (P-CC-07) respectivamente, para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas El Representante de la Dirección o el Auditor Líder, coordinan la verificación de la implementación de las acciones tomadas y su eficacia. El Representante de la Dirección o el Auditor Líder informan los resultados de dicha verificación a los responsabless de las áreas de acuerdo a lo establecido en los procedimientos requeridos de Acción Correctiva (P-CC-06) y Acción Preventiva (P-CC-07) respectivamente, según sea aplicable

8 Hoja: 8 de FASE DE MEJORA DEL PROCESO DE AUDITORIA INTERNA El Grupo Auditor se debe reunir antes de cada ciclo de auditorías con la finalidad de identificar oportunidades de mejora al proceso de auditorías internas. Los resultados de estas reuniones pueden llevar a la implementación de acciones correctivas o preventivas 7. REGISTROS Código del Formato F-AL-01 F-AL-02 F-AL-03 F-AL-04 F-AL-05 F-CC-23 F-AL-06 F-AL-07 Nombre del Registro Programa Anual de Auditoría Interna (año) Plan de Auditoría Interna Reporte Integral de Resultados de auditoría Interna Guía de Auditoría Interna Reporte de Hallazgos Competencia del Auditor Líder para el SGC Evaluación del Desempeño del Auditor Competencia de Auditor Interno para el SGC 8. IDENTIFICACION DE CAMBIOS Revisión Cambio(s) Emisión de documento. Se agregan 3 políticas en el apartado IV, y se modifica el sentido de algunas políticas ya establecidas. En las secuencias 4, 5 y 6 se cambia el código de la Guía de Auditoria. En la secuencia 7 se complementa la descripción de las actividades. En el apartado VI (Documentos de Referencia) se cambió el código de la Guía de Auditoria. Se hacen adecuaciones a las secuencias 6 y 10 y se agrega la secuencia 11. En las secuencias 7 y 9 se elimina parte de la descripción de las actividades para una mayor comprensión. Llenado del apartado VIII (Control de Cambios). Se reordena el proceso de auditoría a 10 secuencias. Se reorienta y se reagrupan el sentido de algunas políticas ya establecidas. Se cancela la Forma F-CC-12 Reporte de No Conformidad. Se registra la Forma F-CC-24 Reporte de hallazgos. Se suprime la política 4. Se inserta la política 6. Se suprimen secuenciass 8, 9, y 10 Se replantea secuencia 4.3. Modificación en redacción de la Política 1.1 y 1.2. De la política 4, se cambia el concepto de auditorias internas completas a auditorias internas. De la política 5, se cambia el concepto de auditorías internas parciales a auditorias internas. Se modifica redacción en la secuencia 4, en 4.3. Se inserta en como documento de referencia (sección VII) el documento ISO 19011:2002 Directrices para la auditoria de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental Fecha Junio 02 de Agosto 02 de Enero 03 de Marzo 10 de Septiembre 20 de Enero 18 de 2008.

9 Hoja: 9 de Se redefinen las secuencias 5, 6, 7 y 8 a secuencias 5, 6, 7, 8 y 9. Se inserta glosario de términos relacionados con la auditoria con base a 3.9 de ISO 9000:2000. Se modifica sección IV. Políticas, política No. 1 Formación del equipo auditor, página 2. Se agrega la secuencia 9.3 en página 4, sección V. Responsabilidades. Se cambia de Coordinador ISO a Coordinador del SGC Se cambia el nombre de Coordinador (Patricia del Rosario García) Se realizan cambios al procedimiento en general, para su adecuación a la l Norma ISO 9001:2008 Se corrige la sigla de identificación del Procedimiento según Tabla 3.- Codificación de Documentos, del procedimiento de Control de Documentos de P-CC-05 a P-AL-01 Para el caso de la Versión No. se iniciara de 01 por cuestiones de que es la primera vez que se identifica con siglas del Auditor Líder Versión No. se inicia con 00 por motivo de restructuración el consecutivoo de procedimientos Códigos de los registross del apartado 7, son cambiados porque fueron asignados al Auditor Líder la formatearía que aquí se requiere y se genera Se actualizan nombre del Coordinador del Sistema de Gestión Ambiental, Auditor Líder y Logotipos. Enero 22, de Diciembre 19, 2009 Mayo 26, 2010 Enero 20, 2011 Marzo 10, 2014