Reorganizarea si perfectionarea proceselor de business la S.C. ROTI- FOOD EXPRESS S.R.L." Nr. Ref. SMIS 46096; NR. CTR: 817/331/26.06.

Transcripción

1 Nr.... din PROPUN APROBAREA APROBAT, ADMINISTRATOR BALAUTA MARIAN IULIAN Responsabil tehnic Puianu Rodica Aneta Balauta Marian Iulian Manager proiect SPECIFICAŢII TEHNICE pentru contractul de achiziţie Licente" Denumire proiect: FOOD EXPRESS S.R.L.", cod SMIS Finanţat din fonduri comunitare prin Programul Operaţional Sectorial Creşterea competitivităţii economice", Axa III Tehnologia Informatiei si Comunicatiilor pentru sectoarele privat si public", DMI 3 Sustinerea e-economiei", Operatiunea 1 Sprijin pentru sisteme TIC integrate si alte aplicatii electronice pentru afaceri".

2 NOIEMBRIE 2013 Cuprins 1. Date generale şi prezentarea proiectului 2. Instrucţiuni privind participarea la licitaţie 3. Caietul de sarcini 4. Instrucţiuni privind modalitatea de prezentare a ofertei 5. Informaţii privind criteriul de atribuire 6. Formulare si clauze contractuale

3 1. DATE GENERALE SI PREZENTAREA PROIECTULUI Autoritate contractanta Denumire: S.C. ROTI-FOOD EXPRESS S.R.L. Adresa: Bucuresti, Sector 5, Calea 13 Septembrie, nr. 101, bl. 97, scara 1, et.1, Ap.3 C.U.I. RO Localitate: Bucuresti Cod Postal: Tara: Romania Persoana de contact: PUIANU RODICA ANETA Telefon/ Fax: / Adresa/ele de internet (daca este cazul): S.C. Roti-Food Express S.R.L. este o persoana juridica romana constituita ca societate cu raspundere limitata (SRL) cu asociat unic. Compania Roti-Food Express a fost infiintata in anul 2002 ca un raspuns firesc la nevoile identificate pe piata bucuresteana, venind in intampinarea cerintelor dintre cele mai pretentioase, in materie de produse tip fast-food. Inca de la inceput, rotiseria Roti-Food Expres a reusit sa atraga nenumarati clienti prin diversitatea sortimentelor si calitatea produselor oferite. Ceea ce face ca Roti-Food Express sa se diferentieze de concurenta este aspectul putin sofisticat pe care il adopta si calitatea ridicata a produselor si produselor oferite. Chiar daca problemele economice au dat peste cap afacerile unor lanturi de restaurante, rotiseria Chicken Staff va continua sa activeze pe piata produselor de tip fast food mizand chiar pe o crestere a numarului de clienti si a cifrei de afaceri datorita calitatii produselor servite si a eficientei personalului angajat. Sediul social al societatii Roti-Food Express S.R.L. se afla in Bucuresti, sector 5, Calea 13 Septembrie nr. 101, bl. 97, scara 1, etaj 1, ap. 3,. Implementarea proiectului se va face in urmatoarele locatii: - Bucuresti, sector 5, Calea 13 Septembrie, nr. 101, bl. 97, parter - Bucuresti, sector 5, Str. Lantului nr. 17A - Bucuresti, sector 5, Calea 13 Septembrie, nr. 101, bl. 97, scara 1, etaj 1, ap. 1

4 In prezent compania nu dispune de o infrastructura informatica care sa asigure eficientizarea activitatilor. Astfel, compania are in dotare doar 6 calculatoare, dintre care 4 sunt uzate fizic si moral, avand o vechime de aproximativ 4 ani, 2 imprimante, licente pentru sistemul de operare al calculatoarelor si pentru aplicatii de baza, precum si un software de contabilitate, foarte util pentru asigurarea acestei functii, insa insuficient pentru volumul de informatii din cadrul companiei si care necesita un consum insemnat de timp pentru introducerea si prelucrarea datelor. S.C. ROTI-FOOD EXPRESS S.R.L., cu sediul in Bucuresti, Sector 5, Calea 13 Septembrie, nr. 101, bl. 97, scara 1, et.1, Ap.3, cod poştal se afla in faza de implementare a Proiectului cod SMIS REORGANIZAREA SI PERFECTIONAREA PROCESELOR DE BUSSINESS LA S.C. ROTI-FOOD EXPRESS S.R.L.", finantat prin Programul Operaţional Sectorial Creşterea Competitivitatii Economice, conform Contractului de Finantare nr. 817/331/ Obiectivele proiectului Obiectivul general al prezentului proiect de investitii este cresterea competitivitatii si productivitatii societatii Roti-Food Express S.R.L., avand la baza integrarea celor trei piloni interdependenti ai dezvoltarii durabile (dezvoltarea economica, dezvoltarea sociala si protectia mediului), in vederea reducerii decalajelor fata de productivitatea muncii inregistrata la nivelul Uniunii Europene. Acesta este in deplina concordanta cu obiectivul general al POS CCE, respectiv cresterea productivitatii intreprinderilor romanesti, cu asigurarea principiilor dezvoltarii durabile si reducerea decalajelor fata de productivitatea la nivelul Uniunii Europene, astfel incat Romania sa atinga, pana in anul 2015, un nivel de aproximativ 55% din valoarea medie a productivitatii Uniunii Europene Achizitii proiect Prin proiect se vor achizitiona: Licente : sistem operare statii de lucru 8 buc, sistem operare laptop 3 buc, suita aplicatii pentru birou 11 buc, antivirus 11 buc, sistem operare server 1 buc, soft server pentru baze de date 1 buc, soft ERP 1 buc 2. INSTRUCŢIUNI PRIVIND PARTICIPAREA LA LICITAŢIE

5 Excluderi din procedura Ofertantul/Ofertantul asociat/subcontractantul/tertul sustinator care are drept membri în cadrul consiliului de administraţie/organ de conducere sau de supervizare şi/sau are acţionari ori asociaţi persoane care sunt soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv sau care se află în relaţii comerciale, cu persoane ce deţin funcţii de decizie sau fac parte din structurile actionariatului în cadrul autorităţii contractante (beneficiarului), este exclus din procedura de atribuire. Fără a afecta posibilitatea operatorilor economici de a depune ofertă alternativă sau de a oferta pe mai multe loturi diferite, candidatul/ofertantul nu are dreptul ca în cadrul aceleiaşi proceduri: a)să deţină pachetul majoritar de acţiuni in doua firme participante pentru acelasi tip de achizitie; b)să depună ofertă individuală/comună şi să fie nominalizat ca subcontractant în cadrul unei alte oferte, sub sancţiunea excluderii ofertei individuale sau, după caz, a celei în care este ofertant asociat. Prezenta procedura se desfasoara in conditiile respectarii urmatoarelor principii: Principiul economicitatii; Principiul eficientei; Principiul eficacitatii ; Principiul transparentei; Principiul tratamentului egal; Principiul nediscriminarii. Se solicită îndeplinirea următoarelor criterii minime de calificare descrise mai jos. I.a) Autoritate contractanta Denumire: S.C. ROTI-FOOD EXPRESS S.R.L. Adresa: Bucuresti, Sector 5, Calea 13 Septembrie, nr. 101, bl. 97, scara 1, et.1, Ap.3 C.U.I. RO Localitate: Bucuresti Cod Postal: Tara: Romania Persoana de contact: PUIANU RODICA ANETA Telefon/ Fax: / office.rotifood@gmail.com; Adresa/ele de internet (daca este cazul): I.b) Principala activitate sau activităţi ale autorităţii contractante ministere ori alte autorităţi publice centrale inclusiv cele subordonate la nivel regional sau local agenţii naţionale autoritati locale alte institutii guvernate de legea publica institutie europeana/ organizatie internationala altele (specificati) -BENEFICIAR PRIVAT servicii publice locale aparare ordine publica/siguranta nationala mediu afaceri economico-financiare sanatate constructii si amenajari teritoriale

6 protectie sociala recreere, cultura si religie educatie activitati relevante energie apa posta transport altele cod CAEN-5610 Restaurante Autoritatea contractanta achizitioneaza in numele altor autoritati contractante: - da - nu Alte informatii si/sau clarificari pot fi obtinute: la adresa mai sus menţionata altele: (adresa/fax/interval orar) Date limita de primire a solicitărilor de clarificări: Data / ora limita / adresa: S.C. ROTI-FOOD EXPRESS S.R.L., Bucuresti, Sector 5, Calea 13 Septembrie, nr. 101, bl. 97, scara 1, et.1, Ap.3 sau office.rotifood@gmail.com; (model Formular 12) Data limita de transmitere a raspunsului la clarificari: / ora limita I.c) Cai de atac Eventualele contestaţii se solutioneaza pe cale amiabila intre parti sau in justiţie, in condiţiile legii contenciosului-administrativ. Anterior depunerii unei contestaţii la instanţa, va rugam sa depuneţi o notificare prealabila, pentru a incerca soluţionarea nemulţumirilor pe cale amiabila. Contestaţiile se transmit beneficiarului de catre ofertanţii nemulţumiţi de procesul de adjudecare in termen de max. 3 zile de la data comunicarii rezultatului procedurii. In caz contrar contestaţiile nu se vor lua in considerare. Contestatiile pot fi transmise prin poştă sau depuse direct la adresa: S.C. ROTI-FOOD EXPRESS S.R.L., Bucuresti, Sector 5, Calea 13 Septembrie, nr. 101, bl. 97, scara 1, et.1, Ap.3, până la data de , ora 13:00, însoţite de o scrisoare de înaintare. I.d. Sursa de finantare: Se specifica sursele de finantare ale contractului ce urmeaza a fi atribuit Contractul este finantat din Fondul European de Dezvoltare Regionala (FEDR), Bugetul de Stat şi contribuţie proprie Dupa caz, proiect/program finantat din fonduri comunitare da nu Daca DA, faceti referire la proiect/program: Programul Operational Sectorial Cresterea competitivitatii economice", Axa III

7 conform Contractului de finantare nr.817/331/ de catre Ministerul Economiei, Comertului si Mediului de Afaceri - in calitate de Autoritate de Management pentru Programul Operational Sectorial Cresterea Competitivitatii Economice si Ministerul pentru Societatea Informaţionala - in calitate de Organism Intermediar Tehnologia Informatiei si Comunicatiilor pentru sectoarele privat si public", DMI 3 Sustinerea e-economiei", Operatiunea 1 Sprijin pentru sisteme TIC integrate si alte aplicatii electronice pentru afaceri". II. OBIECTUL CONTRACTULUI II. 1. Descriere II. 1.1) Denumire contract: Achizitie licente" II. 1.2) Denumire contract şi locaţia lucrării, locul de livrare sau furnizare (Alege o singură categorie - lucrări, produse sau servicii - care corespund în cea mai mare parte obiectului contractului sau achiziţiei) (a) Lucrări (b) Furnizare (c) Servicii Execuţie Proiectare şi execuţie Realizare prin orice mijloace corespunzătoare cerinţelor specificate de autoritate contractantă Cumpărare Leasing Închiriere Cumpărare in rate - Sistem operare statii de lucru - 8 bucati - Sistem operare laptop - 3 bucati - Suita aplicatii pentru birou - 11 bucati - Antivirus - 11 bucati - Sistem de operare server - 1 bucata - soft server pentru baze de date - 1 bucata - soft ERP - 1 bucata Categoria serviciului 2A 2B Principala locatie a lucrarii: Locatii de livrare: -Bucuresti, sector 5, Calea 13 Septembrie, nr. 101, bl. 97, parter -Bucuresti, sector 5, Str. Lantului nr. 17A -Bucuresti, sector 5, Calea 13

8 II. 1. 3) Procedura se finalizeaza prin : Contract de achiziţie: Încheierea unui acord cadru Septembrie, nr. 101, bl. 97, scara 1, etaj 1, ap. 1 II Durata contractului de achizitie publica Maxim 6 luni II.1.5.Informaţii privind acordul cadru (dacă este cazul) Acordul cadru cu mai mulţi operatori nr. sau, Acordul cadru cu un singur operator dacă este cazul nr. maxim al participanţilor al acordului cadru vizat Durata acordului cadru: Durata în ani sau luni Posibilitatea de a relua competitia cu semnatarii acordului cadru DA NU II. 1.6) Divizare pe loturi da nu«ofertele se depun pe: Un singur lot Doua loturi Toate loturile Alte informatii referitoare la loturi: II.1.7) Oferte alternative sunt acceptate DA NU II.2) Cantitatea sau scopul contractului II.2.1) Total cantitati / prestaţii servicii / lucrari Se vor achizitiona : Nr. crt. Achizitie Cantitate 1 Sistem operare statii de lucru 8 buc 2 Sistem operare Laptop 3 buc 3 Suita aplicatii pentru birou buc 4 Antivirus 11 buc 5 Sistem operare server 1 buc 6 Licenta soft server pentru baze de date 1 buc 7 Licenta modul contabilitate 1 buc 8 Licenta modul stocuri 1 buc

9 9 Licenta modul mijloace fixe 1 buc 10 Licenta modul salarii 1 buc 11 Licenta modul productie 1 buc 12 Licenta modul resurse umane 1 buc 13 Licenta modul trezorerie 1 buc 14 Licenta modul analiza 1 buc 15 Licenta utilizator modul contabilitate 5 buc 16 Licenta utilizator modul stocuri 5 buc 17 Licenta utilizator modul mijloace fixe 5 buc 18 Licenta utilizator modul salarii 4 buc 19 Licenta utilizator modul productie 3 buc 20 Licenta utilizator modul resurse umane 4 buc 21 Licenta utilizator modul trezorerie 5 buc 22 Licenta utilizator modul analiza 4 buc 23 Analiza cerintelor ERP 72 ore 24 Proiectare sistem ERP 72 ore 25 Implementare ERP 72 ore 26 Mentenanta ERP 72 ore 27 Testare ERP 108 ore Valoarea estimata a achizitiei TOTALA: ,89 lei fara TVA sub sanctiunea incadrarii ofertei drept inacceptabila. Toate produsele/produsele de mai sus au caracteristicile tehnice minime descrise in caietul de sarcini - parte integranta din prezenta documentatie de atribuire. II.2.2) Optiuni (daca exista) da nu Daca exista, descrierea acestor optiuni:

10 III. CONDITII SPECIFICE CONTRACTULUI III.1 Alte conditii particulare referitoare la contract (dupa caz) III Contract rezervat (daca DA scurta descriere ) III.1.2. Altele (daca DA, descrieti) DA DA NU NU IV: PROCEDURA IV.1) Procedura selectata Licitaţie deschisa Negociere cu anunţ de participare Licitaţie restransa Negociere cu anunţ de participare Licitaţie restransa accelerata Dialog competitiv Cerere de oferta Procedura simplificata aplicata de beneficiarii privati in cadrul proiectelor finantate din intrumente structurale, obiectivul Convergenta, aprobata prin Ordinul nr.1120/2013. Concurs de soluţii IV.2) Etapa finala de licitatie electronica DA NU Daca DA, informatii aditionale despre licitatia electronica IV.3.) Legislatia aplicata: Procedura simplificata aplicata de beneficiarii privati in cadrul proiectelor finantate din instrumente structurale, obiectivul Convergenta precum si in cadrul proiectelor finantate prin mecanismele financiare SEE si Norvegian pentru atribuirea contractelor de furnizare bunuri, servicii sau lucrari aprobata prin Ordinul de ministru 1.120/2013. V. CRITERII DE CALIFICARE SI/SAU SELECTIE Situaţia personală a candidatului

11 V.1.) Situaţia personală 1.Ofertantii sunt obligati sa depuna toate documentele si formularele mentionate mai jos. 2. In cazul in care oferta este depusa de o asociere, fiecare asociat (inclusiv liderul) va prezenta documentele si formularele mentionate mai jos. 3. Nu se solicita demonstrarea indeplinirii cerintelor eventualilor subcontractanţi, cu exceptia cerintei privind neîncadrarea în dispozitiile art. 14 din O.U.G. nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea si sanctionarea neregulilor aparute in obtinerea si utilizarea fondurilor europene si/sau fondurilor publice nationale aferente acestora. 4. În cazul depunerii unei oferte individuale/comune, fiecare participant la procedura are obligaţia de a demonstra îndeplinirea cerinţelor privind neincadrarea in situatiile prevazute de dispozitiile art.180, art.181 din O.U.G. nr.34/2006, cu modificarile si completarile ulterioare precum si neincadrarea in situatiile prevazute de art. 14 din O.U.G. nr. 66/ In cazul in care persoana care semneaza declaratiile/formularele solicitate nu este reprezentantul legal al operatorului economic, se va atasa o imputernicire pentru acesta. 6. Toate declaratiile ofertantilor, asociatilor, subcontractantilor (dupa caz) vor fi prezentate in original. 7. Certificatele/documentele emise de autoritati competente solicitate, pot fi prezentate in oricare din formele: original/copie legalizata/copie lizibila cu mentiunea conform cu originalul". 8. Persoanele juridice straine vor prezenta declaraţii solicitate prin prezenta procedura. Documentele vor fi transmise in limba de origine, insotite de o traducere autorizata a acestora in limba romana. 9.Daca exista incertitudini referitoare la situatia unui operator economic, autoritatea contractanta are dreptul sa solicite informatii direct de la autoritatile competente Cerinţe obligatorii; Nivel (uri) Mod de dovedire; specific (e) minim(e) necesar (e): Informaţii şi formalităţi necesare pentru evaluarea respectării cerinţelor menţionate: V.1.1. Operatorii economici participanţi la procedură nu trebuie să se încadreze în situaţiile prevăzute la art. 180 din O.U.G. 34/2006, aprobată prin Legea nr. 337/2006, cu modificările şi completările ulterioare. Solicitat Nesolicitat V.1.2. Operatorii economici participanţi la procedură nu trebuie să se încadreze în situaţiile prevăzute la art. 181 din O.U.G. 34/2006, aprobată prin Legea nr. 337/2006, cu modificările şi completările ulterioare. Solicitat Nesolicitat V.1.3. Operatorii economici participanţi la procedură nu trebuie sa se incadreze in niciuna din situatiile prevăzute de legislaţie pentru excluderea din procedura. Se va prezenta: Formularul nr.1 (declaraţie privind eligibilitatea) completat - original. Nota: Documentul de mai sus va fi depus in original de ofertanti/asociati Se va prezenta: Formularul nr.2 (declaraţie privind neîncadrarea în situaţiile prevăzute la art. 181) completat - original. Persoanele juridice străine vor depune Formulare 1 si 2 - completate, in original, insotite de traducerea autorizata in limba română. Nota: Documentul de mai sus va fi depus de ofertanti/ofertanti asociati. Se va prezenta: Formularul nr.3 (declaraţie privind calitatea de participant la procedură) completat- original Nota: Documentul de mai sus va fi depus de ofertanti/ofertanti asociati.

12 Solicitat Nesolicitat V.1.4. Certificat de participare la licitatie cu oferta independenta conform Ordin A.N.R.M.A.P. nr.314/2010. Solicitat Nesolicitat V.1.5. Operatorii economici nu trebuie sa se incadreze in niciuna din situatiile prevazute de art. 14 din OUG 66/2011, sub sanctiunea excluderii din procedura. Solicitat Nesolicitat Se va prezenta declaratia pe propria raspundere prin care se certifică faptul ca participarea la procedura de achizitie publică respecta regulile de concurenţă. - în conformitate cu modelul anexat Fisei de date a achizitiei.-, Formular 4 Nota: Documentul de mai sus va fi depus numai de reprezentantul/reprezentantii ofertantului sau ai asocierii. Se va prezenta declaratia pe propria raspundere prin care se certifică neincadrarea in situatiile prevazute la art. 14 din OUG 66/2011, în conformitate cu modelul anexat Fisei de date a achizitiei.-formular 5. Nota: Documentul de mai sus va fi depus de ofertant/ofertant asociat/ subcontractant. V.2. Capacitatea de exercitare a activităţii profesionale (înregistrare) Atunci când un grup de operatori economici depune oferta comună, fiecare membru asociat este obligat sa demonstreze indeplinirea cerintei prin depunerea documentelor de mai jos, pentru partea din contract pe care o realizeaza. Documentele privind capacitatea de exercitare a activităţii profesionale nu pot fi prezentate în favoarea ofertantului de către eventualii subcontractanţi. Cerinţe obligatorii; Nivel (uri) Mod de dovedire; specific (e) minim(e) necesar (e): Informaţii şi formalităţi necesare pentru evaluarea respectării cerinţelor menţionate: V.2.6. Persoane juridice/fizice romane Operatorii economici participanţi la procedură trebuie: - să fie legal înregistraţi, - sa nu se afle în vreuna din situatiile: dizolvare, reorganizare judiciară, lichidare, insolvenţă, faliment sau suspendare temporară a activităţii - obiectul contractului trebuie sa aiba correspondent in codul CAEN din certificatul ONRC, respectiv sa fie inregistrati cu activitati principala sau secundare privind furnizarea de produse sau furnizarea de servicii similare celor supuse achizitiei. Solicitat Nesolicitat Pentru persoane juridice române: Cerinte obligatorii: prezentare: 1. Certificat constatator, in oricare din variantele: original/copie legalizată/ copie conform cu originalul, emis de Oficiul National Registrul Comerţului, cu maxim 30 de zile inainte de data limita de depunere a ofertelor, din care să rezulte: a. denumirea operatorului economic şi toate datele de identificare; b. codul unic de înregistrare; c. sediul social, sedii secundare, puncte de lucru, filiale, sucursale, subunităţi (adrese); d. structura acţionariatului; e. numele reprezentanţilor legali ai operatorului economic; f. domeniul de activitate principal;

13 g. domeniile de activitate secundare; h. situaţia societăţii (ex: dacă este în stare de funcţionare, dizolvare, reorganizare judiciară, lichidare, insolvenţă, faliment sau suspendare temporară a activităţii). Documentele care nu vor conţine toate aceste date vor fi considerate incomplete. Documentul va fi utilizat şi la verificarea situaţiei personale a ofertantului. Persoane juridice/fizice străine Operatorii economici participanţi la procedură trebuie să fie legal înregistraţi si sa indeplineasca cerintele de mai sus. Solicitat Nesolicitat Se vor considera calificaţi ofertanţii care au obiectul de activitate cu corespondent in codul CAEN din certificatul ONRC, respectiv sa fie inregistrati cu activitati principala sau secundare privind furnizarea de produse sau furnizarea de servicii similare celor supuse achizitiei. Se vor ataşa copii după original, şi traducere autorizata n limba română, după documentele care dovedesc o formă de înregistrare / atestare ori apartenenţa din punct de vedere profesional. Se vor ataşa documentele relevante in oricare din variantele: original/copie conform cu originalul/ copie egalizată, şi traducere autorizata în limba română, emise de autorităţile competente din ţara în care îşi are sediul operatorul economic, din care să rezulte: a) denumirea operatorului economic şi toate datele de identificare; b) codul unic de înregistrare; c) sediul social, sedii secundare, puncte de lucru, filiale, sucursale, subunităţi (adresa); d) structura acţionariatului; e) numele reprezentanţilor legali ai operatorului economic; f) domeniul de activitate principal; g) domeniile de activitate secundare; h) situaţia societăţii (ex: dacă este în stare de funcţionare, dizolvare, reorganizare judiciară, lichidare, insolvenţă, faliment sau suspendare temporară a activităţii). Documentele care nu vor conţine toate aceste date vor fi considerate incomplete. Ofertantul trebuie să fie abilitat să furnizeze produse de natura celor solicitate prin

14 specificaţiile tehnice incluse în caietul de sarcini, în ţara sa de origine. Documentele vor fi utilizate şi la verificarea situaţiei personale a ofertantului. Nota 1: Ofertanţii persoane juridice straine vor prezenta o declaraţie pe propria răspundere prin care, în cazul în care oferta este declarată câştigătoare, se obligă ca înaintea încheierii contractului, în cazul asocierii cu persoane juridice române, vor împuternici pe unul dintre asociaţii înregistraţi în România pentru îndeplinirea obligaţiilor ce-i revin fiecărui asociat prin legalizarea asociaţiei şi înregistrarea aceste asocieri la autoritatea fiscală competentă, conform prevederilor legislaţiei fiscale în vigoare din România. Nota 2: In cazul ofertantului clasat pe primul loc, inainte de transmiterea comunicarii privind rezultatul procedurii de atribuire, autoritatea contractanta va solicita acestuia prezentarea pentru conformitate a documentului (certificatul ONRC in cazul persoanelor juridice romane) care confirmă înregistrarea şi domeniul de activitate in original sau copie legalizata. V.3. Situatia economico-financiara 1.Orice operator economic care se incadreaza in categoria intreprinderilor mici si mijlocii beneficiaza de prevederile Legii 346/2004 privind stimularea infiintarii si dezvoltaţii intreprinderilor mici si mijlocii, cu modificările şi completările ulterioare, in sensul reducerii cu 50% a valorii solicitate pentru demonstrarea cifrei medii de afaceri, pe baza declaratiei conform Anexei 1 din Legea 346 / 2004 din care sa rezulte ca se incadreaza in categoria I.M.M.-urilor. 2. Capacitatea economică şi financiară a ofertantului poate fi susţinută pentru indeplinirea contractului şi de o altă persoană, indiferent de natura relaţiilor juridice existente între ofertant şi persoana respectivă. In cazul in care ofertantul isi demonstreaza situatia economica si financiara invocand si sustinerea acordata, conform prevederilor de mai sus, de catre o alta persoana, atunci acesta are obligatia de a dovedi sustinerea de care beneficiaza, de regula, prin prezentarea unui angajament ferm al persoanei respective, incheiat in forma autentica, prin care aceasta confirma faptul ca va pune la dispozitia ofertantului resursele financiare invocate. Persoana care asigura sustinerea financiara nu trebuie sa se afle in situatia care determina excluderea din procedura de atribuire, conform prevederilor art. 180 si ale art. 181 lit. a), c 1 ) si d) din OUG 34/ Dacă un grup de operatori economici depune o ofertă comună, fiecare membru asociat va trebui sa demonstreze indeplinirea cerintelor de calificare de mai jos prin depunerea documentelor specifice. In cazul depunerii unei oferte comune, situaţia economică şi financiară se demonstrează prin luarea în considerare a resurselor

15 cumulate ale tuturor membrilor grupului. 4. In conditiile in care un grup de operatori economici depune o oferta comună, asociaţii beneficiaza de prevederile Legii 346/2004 privind stimularea infiintarii si dezvoltaţii intreprinderilor mici si mijlocii, cu modificările şi completările ulterioare, in conditiile in care fiecare membru al asocierii (consorţiului) respecta conditiile de incadrare in prevederile legii anterior mentionate, pe baza declaratiei conform Anexei 1 din Legea 346 / 2004 din care sa rezulte ca se incadreaza in categoria I.M.M.-urilor, depusa de fiecare membru asociat in parte. 5. In cazul depunerii unei oferte comune care beneficiaza de sustinerea situaţiei economice şi financiare, cerinta privind cifra de afaceri se considera indeplinita numai in conditiile in care cuantumul acesteia este acoperit de un singur sustinator. 6. Daca din motive obiective, justificate corespunzator, operatorul economic nu are posibilitatea de a prezenta documentele solicitate, acesta are dreptul de a-si demonstra situatia economica si financiara si prin prezentarea altor documente care sa reflecte o imagine fidela a situatiei economice si financiare. 7. Eventualilor subcontractanţi nu li se impune îndeplinirea cerinţelor de calificare privind capacitatea economico-financiară. Cerinţe obligatorii; Nivel (uri) specific (e) minim(e) necesar (e): Mod de dovedire; Informaţii şi formalităţi necesare pentru evaluarea respectării cerinţelor menţionate: Media cifrei de afaceri globale a ofertantului (membrii Se vor depune: asocierii impreuna) pe cel mult ultimii trei ani - Formular 6 : Informatii generale (original). incheiati(fara anul in curs) trebuie sa fie minim de documente relevante pentru justificarea indeplinirii lei. Operatorii economici care se incadreaza cerintei privind cifra de afaceri: bilant contabil/extrase in categoria IMM beneficiaza de prevederile Legii bilanţ/documente relevante echivalente (copie "conform 346/2004: reducerea cu 50% a valorii solicitate pentru cu originalul") Pentru situaţiile financiare întocmite in demonstrarea cifrei medii de afaceri, pe baza alta moneda(valuta), la echivalenta in RON se va lua in declaratiei din care sa rezulte ca se incadreaza in considerare cursul mediu annual lei/valuta comunicat categoria I.M.M. de BNR pentru anul respectiv. V.4.) Capacitatea tehnica Cerinţe obligatorii; Nivel (uri) specific (e) minim(e) necesar (e): Informatii privind capacitatea tehnica Solicitat Nesolicitat Mod de dovedire; Informaţii şi formalităţi necesare pentru evaluarea respectării cerinţelor menţionate: Cerinta obligatorie: B.1.a) Se va ataşa Formularul nr.7 V.4.1) Ofertantul trebuie să fi prestat si finalizat, în (DECLARAŢIE PRIVIND LISTA ultimii trei ani, minim un contract similar, a cărui PRINCIPALELOR FURNIZARI DE valoare să fie egală cu minim ,00 lei fara TVA BUNURI/PRESTARI DE SERVICII PRESTATE sau suma valorica a contractelor similare finalizate in ÎN ULTIMII 3 ANI), completat (autoritatea ultimii 3 ani sa fie egala cu minim ,00 lei fara contractanta va avea în vedere data la care TVA. operatorul economic a fost înfiinţat). B.1.b) Se vor ataşa copii după orice document din care

16 Contract finalizat = contract pentru care a fost încheiat procesul verbal de recepţie. Atunci când un grup de operatori economici depune ofertă, capacitatea tehnică şi profesională se demonstrează prin luarea în considerare a resurselor tuturor membrilor grupului. V.5) Subcontractanţi: Cerinţe obligatorii; Nivel (uri) specific (e) minim(e) necesar (e): V.5.1. In cazul în care părţi din contractul ce urmează a fi atribuit trebuie să se îndeplinească de unul sau mai mulţi subcontractanţi, operatorul economic are obligaţia de a preciza partea/părţile din contract pe sa reiasa: beneficiar, perioada livrare/furnizare, locul livrarii/prestarii, valoarea, daca au corespuns standardelor de calitate impuse, similare celui supus achizitie, înscrise în Formularul nr. 7 în scopul dovedirii cerinţei de la pct. A.1). NOTĂ: În cazul în care contractul conţine clauze de confidenţialitate, care împiedică prezentarea lui, ofertantul este obligat să prezinte paginile din contract din care să rezulte părţile contractante, obiectul contractului, durata contractului, preţul contractului, precum şi pagina finală cu semnături. B.1.c) Se vor ataşa, în original sau copii legalizate minim un document in oricare din variantele: contract, proces verbal de receptie, recomandare, altele care sa ateste experienta similara pentru fiecare contract similar celui supus achizitiei, înscris în Formularul nr. 7, în scopul dovedirii cerinţei de la pct. A.1). Documentul justificativ (recomandare sau PV receptie) trebuie să precizeze următoarele aspecte: - modul de îndeplinire a obligaţiilor contractuale pe parcursul derulării contractului; - dacă au fost înregistrate neconformităţi care au condus la refaceri parţiale / totale de servicii; cazuri de accidente tehnice din cauza nerespectării parametrilor de calitate. Autoritatea contractantă îşi rezervă dreptul de a considera inadmisibil orice ofertant care prezinta documente in care se semnaleaza neconformitati in livrarea de bunuri/furnizarea de servicii, indeplinire defectuoasa a obligatiior contractuale, nerespectarea parametrilor de calitate. Mod de dovedire; Informaţii şi formalităţi necesare pentru evaluarea respectării cerinţelor menţionate: Se va ataşa Formularul nr.8 (DECLARAŢIE PRIVIND PARTEA/PĂRŢILE DIN CONTRACT CARE SUNT ÎNDEPLINITE DE SUBCONTRACTANŢI ŞI SPECIALIZAREA

17 care acesta urmează să le subcontracteze şi datele de recunoaştere ale subcontractanţilor propuşi. Menţiune: Dacă operatorul economic câştigător va subcontracta parte sau părţi din lucrare, autoritatea contractantă solicită prezentarea contractelor încheiate între acesta şi subcontractanţii nominalizaţi în ofertă, până la data încheierii contractului de achiziţie publică. V.6) Asociaţi: Cerinţe obligatorii; Nivel (uri) specific (e) minim(e) necesar (e): V.6.1. In cazul în care oferta este depusă de o asociaţie (consorţiu), fiecare asociat va trebui să îndeplinească condiţiile privind - Situaţia personală a ofertantului - Capacitatea de exercitare a activităţii profesionale (înregistrare ONRC) pentru partea de contract pe care o realizeaza. Din Acordul de asociere trebuie să reiasă clar partea din contract pe care o vor îndeplini asociaţii şi toate amănuntele necesare pentru evaluarea ofertelor. Acordurile care nu vor conţine aceste date vor fi considerate incomplete. Menţiune: Dacă operatorul economic câştigător va fi o asociaţie/consorţiu, autoritatea contractantă solicită legalizarea asocierii conform prevederilor legale, până la data încheierii contractului de achiziţie publică. ACESTORA) completat. Formularul nr.5 - Declaratia privind neincadrarea in situatiile prevazute de art. 14 din OUG 66/2011, completat de fiecare subcontractant declarat. Mod de dovedire; Informaţii şi formalităţi necesare pentru evaluarea respectării cerinţelor menţionate: Se vor prezenta: 1. Formularul nr. 9 (DECLARAŢIE PRIVIND PARTEA/PĂRŢILE DIN CONTRACT CARE SUNT ÎNDEPLINITE DE ASOCIAŢI ŞI SPECIALIZAREA ACESTORA) completat 2. Acordul de asociere (Formularul 10), în original sau copie legalizată, din care să rezulte cine este liderul asociaţiei (consorţiului) şi partea din contract pe care o va îndeplini fiecare asociat (valoric şi procent din valoarea contractului), inclusiv modul de utilizare a resurselor umane, precum şi împuternicirea liderului asociaţiei de a semna oferta în numele asociaţiei. În cazul în care acordul de asociere este încheiat în altă limbă decât limba română, se va prezenta acordul de asociere in limba de origine insotit de traducerea autorizata în limba română după acesta. 3) Formularul nr. 11 (ÎMPUTERNICIREA LIDERULUI ASOCIAŢIEI DE A REPREZENTA ASOCIAŢIA LA PROCEDURA DE ATRIBUIRE) completat. 4) Documentele solicitate la Situaţia personală a operator economic, Capacitatea de exercitare a activităţii profesionale (înregistrare) pentru fiecare asociat. 3. CAIETUL DE SARCINI

18 Caietul de sarcini face parte integrantă din documentaţia de atribuire şi constituie ansamblul cerinţelor pe baza cărora se elaborează, de către fiecare ofertant, oferta. Cerinţele impuse vor fi considerate ca fiind minimale. In acest sens, orice ofertă prezentată, care se abate de la prevederile Caietului de sarcini, va fi luată in considerare, dar numai în măsura în care propunerea tehnică presupune asigurarea unui nivel calitativ superior cerinţelor minimale din caietul de sarcini. Specificatiile tehnice care indica o anumita origine, sursa, productie, un procedeu special, o marca de fabrica sau de comert, un brevet de inventie, o licenta de fabricatie, sunt mentionate doar pentru identificarea cu usurinta a tipului de produs si NU au ca efect favorizarea sau eliminarea anumitor operatori economici sau a anumitor produse. Aceste specificatii vor fi considerate ca având mentiunea de «sau echivalent». Obiectul contractului de servicii îl constituie: - achizitia de licente Activitatile ce vor face obiectul contractului Activitatile care vor face obiectul contractului sunt urmatoarele: activitati de livrare de produse se vor efectua in termenele prestabilite activitati de instalare si configurare se vor efectua la sediul solicitantului conform instructiunilor acestuia Pentru asigurarea livrarii si efectuarii produselor de instalare si configurare in conditii optime a bunurilor si produselor ce fac obiectul achizitiei, furnizorul va pune la dispozitie un coordonator de proiect si o echipa de implementare specializata in implementarea proiectelor de acest gen. Firma contractata va fi in subordinea managerului de proiect si va asista la sedintele echipei din cadrul firmei privind planificarea activitatilor conform diagramei Gantt. PRODUSE LIVRABILE Denumire Nr. Buc. Valoare estimate fara TVA Sistem operare statii de lucru ,88 lei Sistem operare laptop ,83 Suita aplicatii pentru birou ,28

19 Antivirus ,08 Sistem operare server ,00 Soft server pentru baze de date ,93 Soft ERP ,89 CAIET DE SARCINI Produsele livrabile prin aceasta achizitie vor respecta caracteristicile tehnice minime mentionate pentru fiecare produs in parte: 1. Sistem operare statii de lucru Sistemul de operare pe care societatea Roti-Food Express SRL intentioneaza sa-l achizitioneze va contribui la cresterea productivitatii acesteia si in acelasi timp va ajuta la protejarea informatiilor confidentiale cu care se lucreaza. Se intentioneaza ca, prin utilizarea acestui sistem de operare, multe sarcini de rutina, care necesitau timp, sa poata fi efectuate mult mai rapid. De asemenea, se doreste ca sistemul de operare sa beneficieze de optiuni avansate de back-up, care sa duca la salvarea automata a activitatilor deja intreprinse, atat in modul conectat cat si deconectat de la reteaua locala. 2. Sistem de operare laptop Pentru buna utilizare a noilor echipamente, societatea Roti-Food Express vizeaza achizitionarea de sisteme de operare pentru acestea, compatibile cu cele ale statiilor de lucru existente, care sa usureze accesul si sa faciliteze utilizarea noului sistem informatic de tip ERP. Caracteristici: Limba de utilizare : engleza; Tip support : DVD ; Interfata : 32/64 bit ; Permite conectarea automata la imprimanta de retea cu imprimare cu depistarea locatiei ;

20 Setari de afisare speciale pentru prezentari profesioniste ; Siguranta in utilizare prin realizarea de copieri de rezerva, automate, inclusiv copiere in retea ; Permite criptarea documentelor ; Caracteristici de asistenta ; Instrumente de instruire sau pentru a documenta probleme care cer suport extern; 3. Suita aplicatii pentru birou 2010 Prin achizitia aplicatiilor pentru birou, societatea Roti-Food Express va putea utiliza toate instrumentele profesionale cuprinse in pachet, in desfasurarea activitatii sale, in special pentru planificarea si gestionarea datelor si informatiilor proprii. Compania vizeaza achiziționarea a 11 astfel de licente. 4. Antivirus Software-ul ce va fi achizitionat necesita sa ofere protectie si raspuns automat impotriva celor mai noi virusi, spyware si adware pentru statiile de lucru si server. De asemenea, societatea Roti-Food Express are in vedere ca solutia anti-virus sa combine protectia performanta impotriva programelor malware pentru statiile de lucru si serverele organizatiei, cu raportarea grafica bazata pe Web si capabilitatile de administrare centralizata. Societatea Roti-Food Express intentioneaza sa achizitioneze 11 licente ale software-ului antivirus. 5. Sistem operare server In vederea cresterii fiabilitatii si flexibilitatii infrastructurii de server, societatea Roti-Food Express intentioneaza sa achizitioneze un sistem de operare dedicat pentru aceasta, care sa contribuie la

21 reducerea timpilor de raspuns, a costurilor si la dezvoltarea unei platforme pentru un centru dinamic si eficient de gestiune a datelor. 6. Licenta soft server pentru baze de date Acesta soft este un limbaj de programare specific pentru manipularea datelor in sistemele de manipulare a bazelor de date relationale. Soft-ul pentru gestionarea bazelor de date pe care societatea Roti-Food Express intentioneaza sa il achizitioneze reprezinta un management complet de date si de afaceri, o platforma de informatii, oferind usurinta in utilizare si administrare pentru rularea aplicatiilor departamentale. Caracteristici: * usor de utilizat * manevrabilitate * raportare si analiza 7. Licenta soft ERP Se urmareste achiziționarea unui sistem software de tip ERP care sa faciliteze integrarea tuturor informatiilor din cadrul societatii intr-o platforma unica. Scopul implementarii acestuia este sa asigure transparenta datelor in cadrul societatii Roti-Food Express si sa faciliteze accesul la orice tip de informatie utila in desfasurarea activitatii proprii. Modulele necesare a se achizitiona vizeaza urmatoarele activitati: - contabilitate Modulul contabilitate va trebui sa asigure colectarea si transpunerea tranzactiilor efectuate in cadrul celorlalte module ale aplicatiei, sintetizand astfel informatia cu caracter contabil la nivelul societatii. El va functiona in stransa legatura cu celelalte module ale sistemului, cum ar fi: stocuri, trezorerie, mijloace fixe, salarii si productie, datele principale din acest modul fiind o consecinta a operarii in intreg sistemul,

22 cat si a operarii de note contabile diverse in cadrul acestuia. Orice document care determina automat o nota contabila va transmite automat in modulul contabilitate, nota generata. - stocuri Prin intermediul acestui modul se incearca evidentierea si gestionarea nomenclatoarelor de parteneri si articole, precum si organizarea evidentei acestora in functie de preferinte si specificul activitatii, sau a anumitor reguli. Modulul va fi destinatat facturarii si evidentierii stocurilor si a miscarilor acestora si va functiona in stransa legatura cu modulele contabilitate, trezorerie, imobilizari si productie. Datele din cadrul acestui modul se doresc o consecinta a operarii intrarilor si iesirilor, precum si a operarii predarilor din productia realizata. Totodata modulul va realiza automat note contabile aferente miscarilor introduse in sistem (conform regulilor contabile ale sistemului) si le va transmite in modulul de contabilitate. - mijloace fixe Modulul de Mijloace Fixe va oferi suportul necesar gestiunii elementelor patrimoniale, in principal a mijloacelor fixe, mentinand informatii privind evidenta, caracteristicile si miscarile acestora. La inchiderea unei perioade calendaristice, operatie efectuata dupa calculul amortizarii, se va actualiza, pentru fiecare mijloc fix, valorile caracteristice si se va initializa luna urmatoare. Modulul va interactiona cu modulul contabilitate si stocuri. - salarii Modulul de salarii va permite tinerea evidentei salariatilor si a salariilor, atat in lei cat si in valuta, calculand salariile conform cu normativele in vigoare. Acesta va functiona in stransa legatura cu modulele de contabilitate si resurse umane. - productie Modulul productie va oferi gestionarea unui ciclu complet de productie, de la necesarul de materii prime si materiale pana la realizarea produsului finit. Modulul productie se va folosi pentru pregatirea, lansarea si urmarirea productiei, inregistrarea consumurilor specifice si a predarii produselor finite, calculatia costurilor pentru produsele finite etc. De asemenea, acesta va permite pregatirea, lansarea, executia si urmarirea productiei. Interactioneaza cu modulul stocuri.

23 - resurse umane Modulul de resurse umane va asigura suportul pentru gestiunea si organizarea informatiilor referitoare la resursele umane angajatii din intreprindere. Impreuna cu Modulul Salarizare, constituie instrumentul complet de administrare a personalului, asigurand prelucrarea unor date complexe referitoare la angajati in timp real. In cadrul modulului sunt puse la dispozitia utilizatorului atat functiile de inregistrare a fluxului de personal: intrari si plecari din unitate, cat si campuri de inregistrare a datelor individuale ale salariatilor, persoane in intretinere etc.. De asemenea modulul de resurse umane va pune la dispozitie nomenclatoarele necesare gestionarii unitare a datelor introduse: meserii (nomenclator complet al codurilor COR), departamente, case de asigurari, cetatenii etc. - trezorerie Acest modul va functiona in stransa legatura cu modulele de contabilitate, stocuri si salarii. Astfel, orice document care necesita plata sau incasare va determina automat o legatura cu documentul din trezorerie (casa, banca) aferent. Totodata modulul va realiza automat notele contabile aferente platilor/incasarilor introduse in sistem (conform regulilor contabile ale sistemului), si le va transmite in modulul de contabilitate. Modulul va prelua din celelalte module toate documentele primare ce stau ca referinta operatiilor efectuate. Acest modul va fi capabil sa inregistreze, in moneda locala sau in valuta, atat fluxurile simple specifice instrumentelor de incasare/plata cat si fluxuriile complexe, iar calcularea diferentelor de curs valutar si generarea notelor contabile aferente se va face automat. - analiza Modulul va oferi atat o parte de introducere si manipulare a datelor cat si o parte de raportare. Acest modul se va adresa exclusiv analizei si raportarii datelor pentru un mix de module: stocuri, trezorerie, proiecte. Specificatii functionale si operationale pe care sistemul trebuie sa le asigure si gruparea acestora pe module functionale:

24 Intregul sistem informatic descris mai sus poate fi delimitat din punct de vedere functional si operational in urmatoarele componente rezultate din analizarea prioritatilor pe activitati: 1. Subsistem Financiar Contabil trebuie sa acopere toate activitatile financiar-contabile: o Gestiune financiara o Gestiune achizitii si servicii furnizate (Gestiune contracte, Evidenta furnizori - plati, Clienti incasari, Taxe) o Gestiune patrimoniu (Mijloace fixe, Obiecte de inventar, stocuri) o Gestiune investitii o Analiza de bilant contabil asistata de calculator o Prognoza veniturilor si a cheltuielilor o Management financiar contabil 2. Subsistem Buget (a carui componenta principala este modulul Analiza ) trebuie sa asigure elaborarea unor scenarii de buget, in vederea alegerii variantei optime in functie de planificarea obiectivelor, precum si urmarirea si planificarea alocarii resurselor. o Intocmire variante de buget o Corelare cu sistemul financiar contabil (incadrarea in fondurile alocate)

25 Sistemul Informatic pentru Gestiunea Resurselor Financiare, Materiale si Umane va indeplini obligatoriu urmatoarele functiuni: o Asigurarea unui suport decizional la nivelul departamentului de conducere, incluzand gestiunea indicatorilor economico-financiari si gestiunea jurnalelor de bord (tablou de bord); o Gestiunea functiunii de trezorerie; o Gestiunea furnizorilor; o Gestiunea clientilor; o Contabilitate financiara; o Contabilitate analitica; o Gestiunea investitiilor; o Gestiunea imobilizarilor; o Gestiunea achizitiilor, incluzand si gestiunea comenzilor de achizitie; o Gestiunea stocurilor, incluzand utilizarea mai multor metode de evaluare a stocurilor; o Gestiunea resurselor umane si calculul salariilor; o Gestiunea tehnica a utilajelor, instalatiilor, cladirilor si constructiilor speciale, altor elemente ale patrimoniului; reparatii; o Gestiunea costurilor activitatilor de mentenanta, achizitii si gestiune a stocurilor; o Gestiunea resurselor materiale necesare pentru efectuarea activitatilor de intretinere si de

26 o Realizarea unui istoric al tuturor activitatilor de mentenanta, utilizarea lui pentru imbunatatirea mentenantei. Acest sistem va asigura informatizarea urmatoarelor directii: o Directia Financiar Contabilitate - Gestiune furnizori, gestiune clienti, contabilitate financiara (generala), contabilitate analitica, imobilizari (corporale, necorporale), gestiunea stocurilor/ magaziilor; o Directia Urmarire Creante si Facturi - Urmarire contracte, gestiune furnizori, gestiune clienti (balante, fisa furnizor/client, statistici, scadente, penalizari); o Directia Planificare Strategica Resurse Financiare - Elaborarea unor scenarii in functie de alocarile resurselor financiare; o Directia Resurse Umane Gestiunea personalului si a salarizarii; Subsistemul dedicat securitatii Sistemului Informatic Acest subsistem va asigura functionarea Sistemului Informatic Integrat in conditii de siguranta si securitate, permitand inventarierea si evaluarea riscurilor specifice, minimizarea acestora sau contracararea definitiva, in mod dinamic, prin masuri si mijloace informatice si administrative. Acest subsistem, in colaborare cu aplicatiile specifice implementate in celelalte subsisteme si completand functionalitatea acestora, va permite societatii sa implementeze si sa administreze urmatoarele functiuni: o Protectia impotriva virusilor

27 o Protectia impotriva accesului neautorizat sau coruperea datelor atat prin intermediul retelei locale (Intranet), cit si dinspre Internet sau alte metode de acces de la distanta a Intranetului o Monitorizara si testarea in mod regulat a evenimentelor care pot afecta securitatea sistemului. o Administrarea centralizata si eficienta a politicilor de securitate a sistemului pe baza analizei si interpretarii evenimentelor, configurarea si monitorizarea aplicatiilor. o Interzicerea utilizarii sistemului in alte scopuri (neoficiale, sau care nu au legatura cu activitatea societatii). o Permisiunea de a utiliza sistemul numai de catre personalul autorizat si a accesului corespunzator la resursele autorizate. o Autentificarea utilizatorilor din sistem, atunci cand acceseaza statii de lucru sau servere, aplicatii, servicii si resurse informatice disponibile in sistemul informatic, prin metode combinate hardware-software care sporesc gradul de securitate fata de nivelul de baza dat de combinatia nume utilizator parola. o Controlul accesului utilizatorilor la anumite functionalitati ale sistemului pe baza unor scheme care urmaresc organizarea logica a activitatii societatii. o Interzicerea utilizarii de software neautorizat de catre angajati o Controlul drepturilor de utilizare a programelor si a numarului de licente.

28 Arhitectura logica si fizica a sistemului: 1. Arhitectura logica a sistemului: Sistemul informatic este un sistem integrat pentru gestiunea companiilor, compus din urmatoarele module: Contabilitate contabilitate financiara Stocuri evidenta stocurilor si gestionarea operatiunilor legate de stocuri Trezorerie evidenta fluxurilor financiare Salarii gestiunea si instrumentele de raportare pentru salarii HR resurse umane Mijloace fixe evidenta mijloacelor fixe Productie gestiunea activitatilor de productie Analiza analiza si raportarea datelor

29 Modulul CONTABILITATE asigura colectarea si transpunerea tranzactiilor efectuate in cadrul celorlalte module ale aplicatiei, sintetizând informatia cu caracter contabil la nivel de firma. El functioneaza in stransa legatura cu toate modulele sistemului in care introducerea documentelor genereaza note contabile: STOCURI, TREZORERIE, MIJLOACE FIXE, SALARII, PRODUCTIE datele din acest modul fiind o consecinta a operarii in intreg sistemul, cat si a operarii de note contabile in cadrul acestuia. Modulul STOCURI permite evidentierea si gestionarea nomenclatoarelor de parteneri si articole, oferind utilizatorului posibilitatea organizarii evidentei acestora în functie de preferinte si specificul activitatii, sau a anumitor reguli. Modulul este destinatat facturarii si evidentierii stocurilor si a miscarilor acestora, fiind parte a sistemului integrat din cadrul setului de baza a aplicatiei, care functioneaza in stransa legatura cu modulele CONTABILITATE, TREZORERIE, MIJLOACE FIXE, si PRODUCTIE. Datele principale din acest modul sunt o consecinta a operarii intrarilor si iesirilor, cat si a operarii predarilor din productia realizata. Orice document care realizeaza miscari in depozite, determina automat o legatura cu documentul primar aferent (facturi, avize, note de predare, bonuri de

30 consum etc.). Totodata modulul realizeaza automat notele contabile aferente miscarilor introduse in sistem (conform regulilor contabile ale sistemului) si le transmite in modulul de CONTABILITATE. Modulul TREZORERIE functioneaza in stransa legatura cu modulele de CONTABILITATE, STOCURI si SALARII. Astfel, orice document care necesita plata sau incasare, determina automat o legatura cu documentul din trezorerie (casa, banca) aferent. Totodata modulul realizeaza automat notele contabile aferente platilor/incasarilor introduse in sistem (conform regulilor contabile ale sistemului), si le transmite in modulul de CONTABILITATE. Modulul preia din celelalte module toate documentele primare ce stau ca referinta operatiilor efectuate. Pot fi inregistrate, in moneda locala sau in valuta, atat fluxurile simple specifice instrumentelor de incasare/plata cat si fluxuri complexe, iar calcularea diferentelor de curs valutar si generarea notelor contabile aferente se face automat.

31 Modulul de SALARII functioneaza in stransa legatura cu modulele de CONTABILITATE si HR. El raspunde celor mai exigente cerinte, putand rula atat pentru societati mari ce utilizeaza un sistem complex de calcul al salariului si folosesc rapoarte complexe privind salariile, cat si pentru societati mici si mijlocii ce utilizeaza un sistem de calcul mai simplificat al salariilor si utilizeaza rapoarte mai simple. Modulul foloseste algoritmi de calcul al salariului care respecta toate normele legale in vigoare. Modulul de HR functioneaza in stransa legatura cu modulul SALARII si pune la dispozitie celorlalte module: STOCURI, PRODUCTIE, TREZORERIE datele necesare pentru operarea documentelor referitoare la personal: deconturi, facturi de vanzare ale agentilor comerciali, responsabili de proiecte etc. In cadrul modulului sunt puse la dispozitia utilizatorului atat functiile de inregistrare a fluxului de personal: intrari si plecari din unitate, cat si campuri de inregistrare a datelor individuale ale salariatilor, persoane in intretinere etc. De asemeni in modulul de resurse umane avem la dispozitie nomenclatoarele necesare gestionarii unitare a datelor introduse: Meserii (nomenclator complet al codurilor COR), Departamente, Case de asigurari, Cetatenii etc.

32 Modulul MIJLOACE FIXE ofera suportul necesar gestiunii mijloacelor fixe, mentinand informatii privind evidenta, caracteristicile si miscarile acestora. La inchiderea unei perioade calendaristice, operatie efectuata dupa calculul amortizarii, se actualizeaza, pentru fiecare mijloc fix, valorile caracteristice si se initializeaza luna urmatoare. Modulul interactioneaza cu modulul CONTABILITATE si STOCURI. Modulul PRODUCTIE ofera gestionarea unui ciclu complet de productie, de la necesarul de materii prime si materiale pana la realizarea produsului finit. Modulul PRODUCTIE se foloseste pentru pregatirea, lansarea si urmarirea productiei, inregistrarea consumurilor specifice si a predarii produselor finite, calcularea costurilor pentru produsele finite etc. Modulul permite pregatirea, lansarea, executia si urmarirea productiei. Interactioneaza cu modulul STOCURI.

33 Modulul ANALIZA ofera atat o parte de introducere si manipulare a datelor cat si o parte de raportare. Acest modul se adreseaza exclusiv analizei si raportarii datelor pentru un mix de module: STOCURI, TREZORERIE, CRM. 2. Arhitectura fizica a sistemului