DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE Servicio de Infraestructuras DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE SERVICIO DE INFRAESTRUCTURAS

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1 DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE Servicio de Infraestructuras DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE SERVICIO DE INFRAESTRUCTURAS Abril 2015

2 DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE Servicio de Infraestructuras SÍMBOLOS Abril 2015

3 SDI01: EJECUCIÓN DE OBRAS E INSTALACIONES (I) Estudio y valoración de la obra (o instalación) solicitada Estimación económica y viabilidad técnica del programa de necesidades facilitado por el destinatario de la obra Remisión al A solicitud de Consulta con Gerencia Decisión ejecución? Presupuesto estimado obra < (obras menores) > (requiere expediente de contratación administrativa) Estimación presupuesto Asistencia Técnica < (asistencia técnica interna o contratación directa) > (requiere expediente de contratación administrativa) Elaboración y supervisión de proyectos SDI01P01 Obras de nueva planta y grandes reformas y Ampliaciones B Elaboración y supervisión de técnica SDI01P02 SCO01: Contratación administrativa Remisión de para iniciar expediente de contratación de obras Servicio de Contratación Recepción copia del contrato con datos de la empresa contratista adjudicataria Se le entrega copia visada del proyecto Firma de la del proyecto por la empresa contratista de Seguridad y Salud y firma del acta de aprobación Elaborado por la empresa contratista y aprobada por el coordinador de Seguridad y Salud. Se inicia la obra bien con una licencia definitiva, licencia condicional o bien transcurridos dos meses de silencio administrativo tras la solicitud de las mismas. Revisión del estado del expediente de licencia Si requería licencia Aviso previo de inicio de obra a la Consellería correspondiente En cualquier caso Elaboración del acta de comprobación de replanteo Requiere firma de todas las partes integrantes; dirección facultativa, contratista y SDI Se establece la fecha de inicio de las obras e inicio del plazo de ejecución A

4 SDI01: EJECUCIÓN DE OBRAS E INSTALACIONES (II) A partir de las mediciones de la dirección facultativa, para que se efectúen propuestas de pago Emisión de certificaciones Elaboración de certificaciones de obra acordadas y en su caso honorarios facultativos y remisión al Servicio de Financiación y Presupuesto A En cualquier caso Dirección y/o control de la ejecución de la obra e interlocución entre empresa contratista y destinatarios de la obra Modificaciones de proyecto Modificación de proyecto SDI01P03 Durante la ejecución de la obra hasta: 1.- Finalización de obra 2.- ocupación provisional 3.- Fin de plazo establecido Fin plazo establecido ocupación provisional Finalización de obra Se solicita ampliación de plazo? Se concede? Elaboración del Acta de ocupación provisional o parcial Paralización de certificaciones mensuales Establecimiento de nuevo plazo de ejecución Control de obras e instalaciones obras SDI01P04

5 SDI01: EJECUCIÓN DE OBRAS E INSTALACIONES (III) Hasta alcanzar consenso con destinatario de la obra B < (Obra menor) Redacción de memoria técnica - Mediciones y presupuesto - Planos - Pliego de prescripciones técnicas ofertas económicas Mínimo tres ofertas Empresas contratistas Establecimiento de inicio de ejecución consensuada con el destinatario de la obra Adjudicación de la obra o instalación Recepción y valoración de las ofertas Comunicación al adjudicatario Empresas contratistas Control de la ejecución de la obra e interlocución entre contratas y destinatario de la obra Comprobación final de obra y elaboración de certificado de recepción Solicitando subsanación de incidencias detectadas aviso de fin de obra - Certificado de recepción - Presupuesto original y copias - Factura original y copias - VºBº del Correcto Remisión de factura correspondiente factura correspondiente Empresas contratistas SCO01: Contratación administrativa Servicio de Contratación

6 SDI01P01: ELABORACIÓN Y SUPERVISIÓN DE PROYECTOS apertura del expediente de Asistencia Técnica Seguimiento de la elaboración del proyecto Remisión de Pliego de prescripciones técnicas elaboración del proyecto y/o dirección facultativa Ingenierías y estudios de Arquitectura adjudicatarios la resolución del contrato administrativo Encargo de elaboración del proyecto básico SCO01: Contratación administrativa Servicio de Contratación Ingenierías y Estudios de Arquitectura Hasta aprobación de modificaciones por ambas partes Remisión al destinatario de la obra para consenso proyecto básico Seguimiento y gestiones de ajuste continuo hasta la concesión licencias a la Administración Local Orden de inicio de elaboración del proyecto de ejecución Ingenierías y Estudios de Arquitectura proyecto de ejecución Ajuste del proyecto hasta la aceptación técnico-economica Se incluye estudio de Seguridad y Salud Supervisión externa de arquitectura? Supervisión de la parte de arquitectura del proyecto supervisión de la parte de arquitectura Ingenierías y Estudios de Arquitectura Ajuste del proyecto con Ingeniería y beneficiario hasta la aceptación técnicoeconomica Supervisión de la parte de ingeniería del proyecto Compilación y revisión de informe de supervisión - Copia del proyecto - Informe de aceptación del proyecto - Documentación asociada:. Informe de Supervisión. Informe Económico. Acta de replanteo previo. Conformidad del. Certificado de viabilidad

7 SDI01P02: ELABORACIÓN Y SUPERVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN TÉCNICA Redacción de técnica para la ejecución de obras Requiere asistencia técnica externa? Encargo de la parte correspondiente de la técnica Ingenierías y Estudios de Arquitectura Redacción de parte de la técnica Supervisión de la asistencia técnica elaborada Si requiere licencia de obras En cualquier caso Seguimiento y gestiones de ajuste continuo hasta la concesión licencias a la Administración Local Compilación de la para la ejecución de obras - Memoria técnica - Pliego de cláusulas administrativas - Pliego de prescripciones técnicas - Mediciones y presupuesto - Planos - Cuestionario anejo al pliego pliego de prescripciones técnicas

8 SDI01P03: MODIFICACIÓN DE PROYECTO Detección de problemas o deficiencias o recepción de solicitud de modificado la empresa contratista, el o el destinatario de la obra Se acepta el modificado? Requiere paralización de la obra? Valoración previa y comunicación al redacción del proyecto modificado Firmada por Empresa contratista, dirección facultativa, Jefe de servicio y Rector Ingenierías y Estudios de Arquitectura Paralización de la obra proyecto modificado Ajuste del proyecto con destinatario de la obra hasta la aceptación técnicoeconomica Supervisión del proyecto modificado y emisión del informe correspondiente Compilación y revisión de - Copia del proyecto - Informe de aceptación del proyecto, si procede - Documentación asociada:. Informe de Supervisión. Informe Económico. Acta de precios contradictorios. Audiencia del contratista. Copia de la redacción del proyecto modificado Afecta al presupuesto? Remisión de para iniciar expediente de contratación de obras de modificado Firma de la del proyecto por la empresa contratista Se le entrega copia visada del proyecto En cualquier caso Si obra paralizada Solicitud a la empresa contratista de continuar con la obra Recepción copia del contrato modificado con datos de la empresa contratista adjudicataria Se indica el nuevo presupuesto y plazo de ejecución correspondiente SERVICIO DE CONTRATACIÓN SCO02: MODIFICADO / PRÓRROGA DE CONTRATOS ADMINISTRATIVOS

9 SDI01P04: RECEPCIÓN DE OBRAS Requiere informe favorable de la dirección facultativa Recepción de notificación por parte de la empresa contratista de solicitud de recepción de obra Citación para la recepción de obra y solicitud de Empresas contratistas A Servicio de Contratación, a los técnicos facultativos y a la contrata, A los destinatarios de la obra se les notifica el final de la misma - Inicio plazo de garantía. - Ocupación de la obra Remisión del Acta de recepción Positiva Inspección de la obra ejecutada y firma del Acta de recepción de obra Valoración Negativa la asociada de final de obra subsanación de deficiencias Empresas contratistas Hasta conformidad Control de obras e instalaciones Resolución de incidencias desde la ocupación hasta fin del periodo de garantías Hay observaciones a subsanar? Inspección de la obra Establecimiento de plazo de subsanación de deficiencias Periodo de subsanación de deficiencias por parte de la empresa contratista Elaborada por la contrata y la dirección facultativa y revisada por el SDI Medición final de la obra y/o revisión la solicitud de contrata de devolución de fianza informe a la dirección facultativa Requiere la firma del Jefe de servicio y para que remitan al Servicio de Contratación y procedan a la devolución de fianzas l documento y reenvío al Servicio de Contratación Hasta pasados, al menos, 12 meses desde inicio plazo de garantía Valoración del informe Positiva Compilación de documentos y remisión al Negativa Remisión para la firma de la aprobación de la liquidación final de la obra SCO01: Contratación administrativa Remisión de informes para subsanar deficiencias detectadas Rector Empresas contratistas

10 SDI02: SERVICIO DE TELEFONÍA FIJA Y DATOS (I) Tipo Programación Tipo Mantenimiento central Mantenimiento Central SDI02P03 A solicitud de o por programación Solicitud Periodicidad mensual Análisis de Tráfico Carga de datos Generación de informes Alta, Baja, Traslado extensión o cableado En caso de incumplimiento, solicitud de subsanación por parte de la empresa proveedora Comprobación de cumplimiento de condiciones de facturación Clasificación Alta líneas del servicio datos Suministro Análisis de la evolución del tráfico y acumulado Para posible ajuste de las necesidades reales de los s A Trabajos Genéricos SDI02P01 Revisión técnica de solicitud Remisión Solicitud Empresas de telefonía y datos Averías Averías SDI02P02 Aprovisionamiento del equipo Supervisión técnica trabajo realizado Recepción aviso alta realizada Configuración Intranet - Usuarios: pueden consultar los cambios en intranet - Gestores: pueden cambiar on line a través de la intranet Cambios de Configuración Remisión aviso a de equipo disponible para su recogida Entrega a Solicitud trabajo de cableado Recepción confirmación trabajo realizado Empresas de telefonía y datos Actualización de datos en aplicación y si procede en planos WebTra

11 SDI02: SERVICIO DE TELEFONÍA FIJA Y DATOS (II) ÁREA ECONÓMICA: AGE07 GESTIÓN DE GASTOS A Transferencia de cargos y facturas

12 SDI02P01: TRABAJOS GENÉRICOS Tipo Preaviso Identificación de preaviso de solicitud Gestión Telefónica Alta/baja de supletorio Baja/Traslado de extensión Suministro equipamiento telefónico Programación Tipo Otros Programación manual en la central Visita a, comprobación y ajuste datos de preaviso Gestión Telefónica Validación automática de la solicitud Remisión de la orden de cambios Empresas de telefonía y datos Gestión Telefónica confirmación de trabajo realizado Requiere actualización?? Actualización de planos en la Oficina Técnica Gestión Telefónica Información al

13 SDI02P02: AVERÍA Identificación de la incidencia recibida ASIC01: PRESTACIÓN DE SERVICIOS BÁSICOS TIC Tipo de incidencia Extensiones IP Remisión de la solicitud Resto Recepción confirmación trabajo realizado Revisión de la avería Requiere actuación externa? Remisión de la solicitud de reparación Empresas de telefonía y datos Reparación de la avería la notificación de avería reparada Confirmación o recepción de cierre de avería en aplicación de gestión

14 SDI02P03: MANTENIMIENTO DE CENTRAL Revisión de estado de la central y detección de las necesidades de hardware Bianual Necesidades derivadas de la ampliación del campus? Redimensionamiento de central en función de las previsiones Realización de la previsión técnica de ampliación y los trabajos necesario presupuesto Empresas de telefonía y datos l presupuesto y negociación definitiva Se acepta? trabajo Empresas de telefonía y datos Comprobación y verificación del funcionamiento confirmación de trabajo realizado Correcto?

15 SDI03: SERVICIO DE TELEFONÍA MÓVIL (I) Tipo De oficio (análisis de tráfico) Periodicidad Carga mensual de datos Generación de informes A solicitud del o de oficio web mov A solicitud o de oficio (vencimiento temporal) Registro Análisis de la evolución tráfico y acumulado Para posible ajuste de las necesidades reales de los s Cambio de datos administrativos (centro de facturación/ de coste o de ) Clasificación del servicio Cambio de configuración Cambio de titular Baja Robo o pérdida Gestión de Tarjetas Compra/Renovación/Alta de terminal Cambio de operador A Comprobación de cumplimiento de condiciones de facturación Discrepancias? D Préstamo línea/ terminal Avería La propia aplicación envía un de aviso al web mov Realización del cambio requerido Preparación del pedido y aviso al Atención y, en su caso, recepción de lo averiado Requiere reserva de crédito? información reserva de crédito Empresa de telefonía móvil Área económica Recepción aprobación crédito La propia aplicación envía un de aviso al Empresa de telefonía móvil web mov Confirmación de servicio realizado A? B C l material y aviso al Requiere entregar material? Versión 3 - Abril 2015

16 SDI03: SERVICIO DE TELEFONÍA MÓVIL (II) A B Verificación de facturas Recepción Informe C Confirmación del pedido a recoger Préstamo: devolución voluntaria o seguimiento a los 2 meses Correcto? Entrega del material web mov D ÁREA ECONÓMICA: AGE07 GESTIÓN DE GASTOS Transferencia de cargos y facturas Versión 3 - Abril 2015

17 SDI04: SERVICIO DE AUDIOVISUALES Registro inicial de la solicitud Empresas servicios audiovisuales A solicitud del Gestión audiovisual Contacto con el para recabar información Información adicional? Gestión audiovisual Introducción de la información Empresas servicios audiovisuales El recibe automáticamente el parte-recibo del servicio y si procede, entrega de contenidos Revisión y evaluación de los partes Revisión de la calidad de las asistencias realizadas los partes de finalización del servicio Transferencia de cargos y facturas ÁREA ECONÓMICA: AGE07 GESTIÓN DE GASTOS

18 SDI05: SOPORTE TÉCNICO DE INFRAESTRUCTURAS Identificación de las características específicas de la solicitud información o consulta de de expedientes y proyectos de obras e instalaciones A solicitud de Existe de acceso restringido Es pertinente su solicitud? Consulta BBDD de proyectos Se dispone de la información? Consulta de la Búsqueda de la en el archivo y/o consulta del formato digital de la misma Identificación de los formatos disponibles Por defecto En el caso de proyectos se requiere la aceptación del autor del mismo Formato digital Tipo solicitud Entrega copia documentos Soporte solicitado Consulta disponibilidad de la información Asesoramiento a alumnos Préstamo Formato papel Búsqueda de la en el archivo o impresión de la misma Asesoramiento técnico con relación a proyectos y/o trabajos docentes Toma de datos del Entrega al de Los alumnos han de dejar su acreditación UPV en depósito En el caso de proyectos se requiere la aceptación del autor del mismo Plazos acordados Disponible? Comunicación al Devolución de la al archivo, si procede Copia de CD, correo electrónico y/o impresión realizada Entrega de la copia de la al Entrega? Contacto con reclamando la entrega de Devolución de la al archivo Devolución de la acreditación en depósito al alumno Versión 1 - Enero 2007

19 SDI06: INCIDENCIAS DE APARCAMIENTO Y SISTEMAS DE SEGURIDAD DEL CAMPUS Análisis de la solicitud y comprobaciones A solicitud de Gregal Tipo Aparcamiento Sistemas de seguridad (SAG) Carnet UPV (ACOM) Incidencia de aparcamiento Incidencia de carnet Tipo Precisa externos Empresa externa Comunicación al ACOM Gregal Asignación para resolución ASIC01: PRESTACIÓN DE SERVICIOS BÁSICOS TIC Precisa ASIC comunicación de resolución de incidencia Resuelta? Validación y verificación de la actuación Análisis del problema Se repara Se desestima Decisión Comunicación al SAG Gregal