DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE Servicio de Deportes DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE SERVICIO DE DEPORTES

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1 DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE Servicio de Deportes DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE SERVICIO DE DEPORTES Abril 2010

2 DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE Servicio de Deportes SÍMBOLOS Abril 2010

3 VDEP01: GESTIÓN DE INSTALACIONES DEPORTIVAS Anualmente Planificación de Instalaciones VDEP01P01 Solicitud de instalación A solicitud del usuario, anualmente o según periodicidad programada. Mantenimiento periódico de instalaciones Reserva de instalaciones por miembro comunidad universitaria Uso libre de Instalaciones deportivas Reserva instalaciones por entidades (UPV o externas) o reserva de material de préstamo restringido Reserva por entidades o material restringido VDEP01P04 Material de préstamo libre Préstamo material libre VDEP01P05 Reserva y utilización miembro UPV VDEP01P03 Prestación realizada? Comprobación del estado de la instalación o material Instalación en malas condiciones uso o uso incorrecto por entidades uso o uso incorrecto de material o instalaciones por miembro UPV (identificado para sanción), reserva no formalizada Mantenimiento de Instalaciones VDEP01P02 Por defecto tificación al usuario Sanción al usuario y notificación de la misma

4 VDEP01P01: PLANIFICACIÓN DE INSTALACIONES Elaboración y revisión de las normativas general y específicas Programación anual - Mantenimiento de instalaciones - Reserva general de instalaciones - Préstamo de material Material Mantenimiento Instalaciones Adaptación del programa informático Definición de tareas periódicas de reparación y mantenimiento Revisión de los contratos de mantenimiento asociados En su caso compra o reparación correpondiente Comprobación de inventario y estado de uso Coordinación horaria del personal en función de turnos y tareas En cualquier caso Distribución de tareas entre el personal de instalaciones Requiere nueva contratación Elaboración y remisión de de pliego de prescripciones propuesto SERVICIO DE CONTRATACIÓN SCO01: Contratación administrativa Reservas efectuadas relacionadas con los procesos VDEP02, VDEP03 y VDEP04 Coordinación y control de las reserva de espacios e instalaciones ya reservados contratación empresas de mantenimiento Identificación de instalaciones disponibles para reserva no programada Recepción de resolución de empresas de mantenimiento adjudicatarias

5 VDEP01P02: MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES DEPORTIVAS Externa de ejecución Interna Características y plazo acordes al pliego de prescripciones pactado Seguimiento y control periódico de las tareas de mantenimiento contratado Realización de las tareas programadas o solicitadas Mantenimiento correctivo y/o preventivo Control de tareas efectuadas Requiere acción correctiva externa? Sï SERVICIO DE MANTENIMIENTO SMA01: Mantenimiento correctivo y preventivo de instalaciones Supervisión y control de la realización de las tareas intervención Empresas de mantenimiento y conducción autorizadas Confirmación de reparación o mantenimiento efectuado

6 VDEP01P03: RESERVA MIEMBRO COMUNIDAD UNIVERSITARIA Identificación identificación A través de intranet o ventanilla De acuerdo con normativa de reserva Usuario válido? Selección de la instalación requerida Consulta a la programación anual y reservas no programadas ya efectuadas Información sobre la disponibilidad de instalaciones Reserva de la instalación Comunicación al usuario Justificante de reserva Hasta 2h previo a la utilización Se recibe solicitud de anulación de reserva? Preparación de la instalación para uso deportivo Anulación de la reserva de la instalación El usuario debe efectuarla antes o después de cada uso, según normativa Revisión de la de confirmación de uso efectuada Control de la identificación del usuario durante la utilización de la instalación Identificación del usuario para sanción Usuario identificación incorrecta o no uso?

7 VDEP01P04: RESERVAS RESTRINGIDAS Compleción de la solicitud de reserva Petición de cumplimentación de solicitud Reserva pertinente? -Identificación del usuario que reserva - Fecha - Espacio, instalación o material - Motivo de reserva - Responsable - Necesidades asociadas En función del tipo de usuario, disponibilidad de instalaciones o material y normativa Comunicación y propuesta de alternativas, si procede Elección y solicitud de reserva Realización y confirmación al usuario de reserva Justificante de reserva Registro de solicitud

8 VDEP01P05: PRÉSTAMO MATERIAL LIBRE Entrega de carnet UPV identificación con carnet UPV Comprobación de condiciones Usuario válido y reserva de instalación realizada para uso de material Procede efectuar préstamo? Comunicación al usuario Entrega al usuario del material - Material deportivo, según normativa - Llaves de taquilla - Llaves de vestuario, para equipos Hasta finalizar la actividad que requería el uso del material prestado Recepción y revisión del material Material en mal estado por uso indebido En cualquier caso Devolución del Carnet UPV Identificación del usuario para sanción

9 VDEP02: GESTIÓN DE ACTIVIDADES Y ESCUELAS DEPORTIVAS Programación de actividades VDEP02P01 Para cada una de las actividades programadas en cada período programado Anualmente, al finalizar las actividades del curso anterior. -Vía Web. - In situ (Oficina de información de Deportes). Inscripción VDEP02P02 Inicio de la actividad Durante la actividad Control de la asistencia Pase de encuestas Hay incumplimiento de asistencia? Expulsión y generación de plaza libre Renovación y mantenimiento de grupo CFP07: Evaluación de la formación permanente Finalización de la actividad tratamiento de los resultados de las encuestas Evaluación de la actividad Recepción del informe de resultados de las encuestas

10 VDEP02P01: PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES Análisis de las actividades del curso anterior y de nuevas propuestas Definición de las actividades y horarios Reserva de espacios Selección del profesorado En Gandia y Alcoy no se realiza la elaboración de los contratos y únicamente se realiza el envío del gasto para la retención de crédito Elaboración de los contratos del profesorado y envío para la correspondiente retención de crédito SERVICIO DE GESTIÓN ECONÓMICA SGE03: Garantía de existencia de crédito Elaboración de publicidad de las actividades Recepción de los documentos contables AD Mensualmente se tramitan desde el Servicio los pagos al profesorado (OK en Serpis). rmativa de actividades deportivas UPV Generación informática de grupos, plazas y horarios Difusión del programa deportivo del curso Activación del acceso de los usuarios a - Libro de programación. - Folleto de actividad. - Cartelería. - Web Deportes. - Agenda UPV. - Tablón de anuncios UPV. - ta de prensa. - Radio y televisión UPV. - Jornadas de acogida UPV. - Jornadas de orientadores.

11 VDEP02P02: INSCRIPCIÓN Identificación identificación Usuario válido? Demanda de actividad Información sobre la normativa de la actividad rmativa de inscripción Selección de los grupos a inscribirse Preinscripción en actividad de pago Preinscripción en el grupo seleccionado Pago l pago del importe de actividad Inscripción directa 48 horas Justificante de pago? Eliminación del listado de preinscritos Inscripción y entrega del justificante

12 VDEP03: GESTIÓN DE COMPETICIONES Programación de competiciones Análisis competiciones del curso anterior y convocatorias externas Inicio síncrono Competiciones Internas (organizadas por UPV) Competiciones Externas (organizadas con otras universidades y/o entidades) Elaboración normativa especifica y reglamento disciplinario En cualquier caso Constitución de la selección deportiva VDEP03P03 Si somos organizadores l Campeonato al organismo convocante Para cada solicitud Consejo Superior de Deportes Entidades públicas o privadas Generación de grupos y deportes Aceptación de la solicitud para organizar la competición Inscripción en competiciones internas VDEP03P01 Desarrollo de competiciones internas VDEP03P02 Se compite en la Universidad Realización de inscripciones según normativa Se compite fuera del Campus o de la Universidad Definición específica de las competiciones/ eventos a organizar y/o participar Gestión de la expedición - Calendario - Modalidad deportiva - Formato de competición - Asignación de responsables - Estimación presupuestaria - rmativas de participación y selección, si procede Elaboración de informes y memorias Hasta la finalización de la competición. Universidades organizadoras Desarrollo de competiciones externas VDEP03P04 Petición de resultados Otras universidades Elaboración de informes y felicitaciones deportistas Recepción y difusión de resultados

13 VDEP03P01: INSCRIPCIÓN EN COMPETICIONES INTERNAS Identificación Identificación Usuario válido? Comunicación al usuario Selección del tipo de competición a inscribirse Una vez, al inicio de la competición Deportes de Equipo Deportes de Raqueta Información sobre la normativa de la actividad Deportes Individuales Cumplimentación hoja de inscripción de equipo y en su caso, pago de fianza Por parte del capitán o delegado hoja de inscripción y resguardo de fianza Recepción de inscripción de equipo y en su caso, resguardo de fianza Alta del equipo en programa informático y asignación de código Las inscripciones hasta tres jornadas antes del final de la competición y las bajas durante todo el curso Inscripción directa Entrega de normativa específica Entrega de normativa general e información del día de la reunión técnica Inscripción directa y baja de los jugadores en cada equipo

14 VDEP03P02: DESARROLLO DE COMPETICIONES INTERNAS Elección día y hora preferente de juego Reunión técnica por deporte y división - Evaluación de la inscripción - Designación de grupos Elaboración del calendario y volcado de datos Actas Reserva de instalaciones deportivas Difusión del calendario e información de interés Asignación de árbitros A través de Web, y oficina información, a: - Equipos inscritos. - Colegios de árbitros. - Personal de instalaciones. De: - rmativa especifica. - Calendario. - Listado de datos de capitanes. - Régimen disciplinario. Hasta el inicio de la competición Actas Informatización de resultados Cada jornada, hasta el fin de la competición Publicación de resultados y acuerdos de comités, en web y tablones Gestión y publicacion de reclamaciones y recursos, en web y tablones Clasificación final y devolución de fianzas Entrega de trofeos

15 VDEP03P3: CONSTITUCIÓN DE LA SELECCIÓN DEPORTIVA Selección de entrenadores Inscripción de los deportistas en la selección Toma de datos y asignación de día y hora correspondiente de las pruebas Realización de las pruebas de selección Publicación de resultados provisionales Para cada alumno preseleccionado Remisión de listado de seleccionados Oficina de la Secretaría General Cumple normativa? Recepción de certificados de condición de alumno UPV Exclusión del listado de seleccionados Comunicación al deportista Inclusión en el listado definitivo de seleccionados Elaboración y publicación del listado definitivos de seleccionados Definición y reserva de instalaciones para entrenamientos - Entrenadores. - Jugadores. Comunicación del calendario de entrenamientos y calendario de competición

16 VDEP03P04: DESARROLLO DE COMPETICIONES EXTERNAS En jornada como organizadora Si se asume la Secretaria General Por defecto Recepción y publicación de horarios Reserva y confirmación de instalaciones y material deportivo Gestión de arbitrajes A la Secretaria General (S.C.) y las universidades rivales Comunicación de los horarios de juego Control y seguimiento de acreditaciones Confirmación de árbitros con S.G Gestión de manutención de los equipos Recepción de actas, gestión de reclamaciones y recursos Publicación de resultados de jornadas y acuerdos de comités Hasta la finalización de la competición. Desarrollo del partido Envío de actas a Secretaría General Elaboración y publicación de cuadro de clasificación final Hasta recepción resolución definitiva Presentación y gestión de recursos Recepción, comprobación de resultados y acuerdos de comité de competición, Requiere presentar recurso? Elaboración de la memoria deportiva y económica Envío de clasificación final al Consejo Superior de Deportes Elaboración de propuesta de reglamento CADU del próximo curso A Secretaría General Difusión de resultados definitivos Coordinación de entrega de trofeos

17 VDEP04: GESTIÓN DE FORMACIÓN DEPORTIVA (I) Programación VDEP04P1 Para cada convocatoria programada De oficio por curso académico Para cada jornada o congreso programado Programas de formación Jornadas o congresos Programación anual A Premios y certámenes Según plazos establecidos en convocatoria Elaboración de la convocatoria Difusión de la convocatoria - Libro de programación. - Dípticos de actividad. -Cartelería. - Web Deportes. - Agenda UPV. - Tablón de anuncios UPV. - ta de prensa. - Radio y televisión UPV. - Coordinadores deportivos en Centros. - Jornadas de acogida UPV. - Profesores y departamentos de la FBBAA Generación del comité organizador y cientifico Recepción de trabajos Preparación y desarrollo de la jornada o congreso VDEP04P3 Exposición de los trabajos resolución de los premios Tribunales Comunicación a los premiados y publicación en: -Web. - Tablones Deportes. - Gabinete prensa UPV. - En la propia exposición. Comunicación y difusión de la resolución Premiados Recepción de la resolución con el listado de premiados premiados Devolución de los trabajos a los participantes Firma y entrega de premios registro UPV de la obra (escultura o pintura) premiada A Fondo de Patrimonio Artístico B

18 VDEP04: GESTIÓN DE FORMACIÓN DEPORTIVA (II) Por curso académico y para cada acción formativa A Programación anual Elaboración de los programas específicos VDEP04P2 Difusión general Cada 4 meses Conferencias Otros cursos, talleres o Clinics Asistencia libre a la conferencia Coordinación del desarrollo de la conferencia Cursos coorganizados A través de Poseidón CFP02: Gestión de cursos de formación permanente Control de asistencias Inscripción alta Anulación del curso, taller o clínic Inscripciones suficientes? Confirmación curso y/o taller dado de alta y datos de inscripción Comunicación a los profesores y alumnos Coordinación del desarrollo del curso, taller o clínic Pase de encuestas Curso Curso o taller CFP CFP06: Certificación de la formación permanente B Emisión del certificado de créditos Envío certificados alumnos por parte del CFP certificados Recepción y envío de los certificados de profesorado

19 VDEP04P01: PROGRAMACIÓN Nueva Solicitud Evaluación de la propuesta Pertinente? Anual Análisis de otros programas formativos, del curso anterior y de nuevas propuestas Hasta programación anual curso siguiente Definición de las temáticas a desarrollar Identificación como propuesta a incluir en programación curso siguiente Requiere aprobación por parte de la Comisión Académica/ Subcomisión de convalidaciones y libre elección Programas de formación Elaboración de la propuesta de los créditos L.E. de deportes Envío de la propuesta para su aprobación Servicio de Alumnado Líneas del programa: - Acciones formativas - Colaboración - Participación deportiva Recepción de la resolución Programa aprobado? Premios y certámenes Anulación de los créditos de L.E. en las acciones formativas implicadas Dotación de créditos de L.E. aprobados Para cada acción formativa Asignación de fechas y horarios y espacios En caso de Alcoy y Gandia la reserva de espacios se realiza a los centros dado que no se dispone de aulas Informatización del programa en la aplicación Elaboración y edición del tríptico del área de formación Comunicación al usuario

20 VDEP04P02: ELABORACIÓN DE LOS PROGRAMAS ESPECÍFICOS Definición de los contenidos de cada acción formativa Hasta la confirmación de la totalidad del profesorado necesario Distribución horaria Asignación de profesores e invitación PDI Profesorado externo Recepción de confirmación de asistencia Cierre del programa definitivo Petición de la documentación de la acción formativa PDI Profesorado externo Recepción de la documentación requerida Edición del tríptico de la acción formativa

21 VDEP04P03: PREPARACIÓN Y DESARROLLO DE LA JORNADA O CONGRESO Para el Comité científico Para el Comité Organizador SERVICIO DE ASUNTOS GENERALES SAG09: Reserva de espacios Establecimiento de contenidos Elaboración de la agenda de la jornada o congreso Directamente o a través de CFP reserva de salas y recursos audiovisuales Inscripción de participantes SERVICIO DE INFRAESTRUCTURA SDI04: Servicios audiovisuales CFP04: Secretaría técnica de jornadas y congresos Establecimiento de fechas y formato de recepción de ponencias, comunicaciones y/o posters listado de ingresos de participantes CTT Ponencias Comunicaciones y posters Listado definitivo de ingresos Recepción, comprobación y ajuste de contenidos Revisión y maquetación para libro de actas Aceptados Comunicación a los interesados e incorporación al libro de actas Recepción y remisión aceptados Comunicación a los interesados Control de ingresos y gastos Emisión de comunicaciones oficiales Gestión de necesidades y coordinación del desarrollo del evento Comité científico (Profesorado externo y PDI) - Invitaciones autoridades -Protocolo - Participantes - Empresas colaboradoras - tas de prensa - Programa paralelo - Traducción simultánea - Alojamiento y comida - Cena oficial - Desplazamiento Elaboración del programa definitivo Emisión de certificados de participantes Emisión de certificados de ponentes y comunicantes Entrega de todos los certificados

22 VDEP05: GESTIÓN DE APOYO AL DEPORTISTA DE ALTO NIVEL Programa Ayudas Programa esport-estudi A solicitud del usuario, previa planificación. Tramitación de ayudas VDEP05P02 Planificación del Programa VDEP05P01 - Listados deportista de alto nivel publicados en BOE y DOCV. - Becados como deportistas de élite UPV. Admisión de usuarios al Programa Servicios Aplazamiento exámenes, y cambios de horarios y prácticas Servicios Medico-Técnicos Justificación de la solicitud Petición de documentación justificativa de la solicitud Comunicación al usuario Ajustada a normativa? Acceso libre a instalaciones compleción de la solicitud de acceso libre compleción de la solicitud de servicio y documentación justificativa Comunicación al Centro a través del profesor-tutor correspondiente - Autorización. - Documentación jusificativa. Compleción de la solicitud Cada vez que el usuario accede a las instalaciones se registra su acceso. Recepción y aprobación de la solicitud Acceso libre a instalaciones Servicios Medico-Técnicos Comprobación de usuario Inscripción en el programa informático Aprobación del servicio, y cita previa

23 VDEP05P01: PLANIFICACIÓN DEL PROGRAMA Selección de fisioterapeuta y preparador físico Generación de grupos específicos para deportistas de alto nivel profesorestutores Centros UPV Elaboración de normativa de uso del servicio Recepción de profesorestutores asignados Generación de la agenda de gestión de reserva del servicio Información a profesorestutores asignados

24 VDEP05P02: TRAMITACIÓN DE AYUDAS Elaboración de la propuesta de la convocatoria, y envío SERVICIO DE ALUMNADO SA07: Gestión de becas de colaboración UPV/ Ministerio de Educación Convocatoria definitiva de ayudas Recepción de la aprobación convocatoria Difusión de la convocatoria pública Vía: - Web propia. - Tablones de anuncios de coordinadores deportivos en Centros y de Deportes Presentación solicitudes en Registro General Recepción del listado de candidatos y cv Valoración y resolución de la convocatoria Por la Comisión Mixta: - Vicerrectorado de Deportes. - Servicio de Alumnado. - Delegación de Alumnos. SERVICIO DE ALUMNADO SA07: Gestión de becas de colaboración UPV/ME Difusión de la publicación de la resolución definitiva Vía: - Web propia. - Tablones de anuncios propios. Incluye el plazo de reclamaciones.

25 VDEP06: GESTIÓN DE ASOCIACIONES (I) Colaboración con otras asociaciones A A petición del usuario o de oficio por año académico Club deportivo De oficio (anualmente) En caso de aceptación se incorporará a la gestión de las secciones existentes Solicitud nueva sección Recepción y revisión inicial de solicitud de nueva sección Administración general Gestión por secciones Solicitud y/o evaluación de proyectos deportivos VDEP06P01 Para cada una de las secciones existentes o nueva solicitud de proyecto presentada Convocatoria de asamblea general Gestión del gasto Proyectos aprobados Comunicación al usuario Para cada sección o proyecto aprobado Procede elecciones? Convocatoria de elecciones a Presidente del Club Deportivo UPV Pago de la cuota federativa Apoyo al desarrollo de proyectos VDEP06P02 nueva sección o proyecto sociodeportivo no aprobado Elaboración de la memoria anual Del Club Deportivo UPV o AVD

26 VDEP06: GESTIÓN DE ASOCIACIONES (II) A Análisis de la necesidad de colaboración en evento solicitado Campaña de captación de voluntariado Inscripción de voluntarios Reunión formativa Coordinación de la participación del voluntariado en el evento Durante el evento Entrega de los certificados de reconocimiento Elaboración de la memoria de la participación de voluntariado

27 VDEP06P01: SOLICITUD Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS DEPORTIVOS Elaboración proyecto deportivo presentación de proyecto deportivo Debe incluir: - Presupuesto - Objetivos de la temporada - Equipo directivo - Relación de miembros - Programa de actividades Recepción del proyecto deportivo Valoración del proyecto deportivo Según criterios de la Junta Directiva del Club deportivo o AVD 15 días hábiles para la modificación de la solicitud Proyecto no aceptado subsanación Proyecto aceptado Nueva sección aceptada Remite modificaciones? Subsanado? Nueva Sección? alta Federaciones deportivas Registro de entidades deportivas de la GVA Recepción de confirmación de alta Exclusión del proyecto no aceptado

28 VDEP06P02: APOYO AL DESARROLLO DE PROYECTOS Hasta que la sección comienza a desarrollar el proyecto Lugar, día y hora Asignación de la atención al público por parte de la sección Durante el desarrollo del proyecto Deportes de equipo En cualquier caso Difusión Control del gasto VDEP03: GESTIÓN DE COMPETICIONES Participación en competiciones Emisión de notas de prensa Elaboración de la memoria del desarrollo del proyecto memoria del desarrollo del proyecto Recepción de la memoria