DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE Vicerrectorado de Deportes - Campus de Vera DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE VICERRECTORADO DE DEPORTES - CAMPUS DE VERA
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1 DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE Vicerrectorado de Deportes - Campus de Vera DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE VICERRECTORADO DE DEPORTES - CAMPUS DE VERA ENERO 2007
2 DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE Vicerrectorado de Deportes - Campus de Vera SÍMBOLOS ENERO 2007
3 VDEP01: GESTIÓN DE INSTALACIONES DEPORTIVAS Anualmente Planificación de Instalaciones VDEP01P01 Solicitud de instalación A solicitud del usuario, anualmente o según periodicidad programada. Mantenimiento periódico de instalaciones Reserva de instalaciones por miembro comunidad universitaria Reserva instalaciones por entidades (UPV o externas) o reserva de material de préstamo restringido Material de préstamo libre Préstamo material libre VDEP01P05 Reserva por entidades o material restringido VDEP01P04 Reserva y utilización miembro UPV VDEP01P03 Prestación realizada? Comprobación del estado de la instalación o material Instalación en malas condiciones uso o uso incorrecto por entidades uso o uso incorrecto de material o instalaciones por miembro UPV (identificado para sanción), reserva no formalizada Mantenimiento de Instalaciones VDEP01P02 Por defecto tificación al usuario Sanción al usuario y notificación de la misma
4 VDEP01P01: PLANIFICACIÓN DE INSTALACIONES Elaboración y revisión de las normativas general y específicas Programación anual - Mantenimiento de instalaciones - Reserva general de instalaciones - Préstamo de material Mantenimiento Material Instalaciones Adaptación del programa informático Definición de tareas periódicas de reparación y mantenimiento Revisión de los contratos de mantenimiento asociados En su caso compra o reparación correpondiente Comprobación de inventario y estado de uso Coordinación horaria del personal en función de turnos y tareas En cualquier caso Distribución de tareas entre el personal de instalaciones Requiere nueva contratación Elaboración y remisión de de pliego de prescripciones propuesto Reservas efectuadas relacionadas con los procesos VDEP02, VDEP03 y VDEP04 Coordinación y control de las reserva de espacios e instalaciones ya reservados contratación empresas de mantenimiento Servicio de Contratación Identificación de instalaciones disponibles para reserva no programada Recepción de resolución de empresas de mantenimiento adjudicatarias
5 VDEP01P02: MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES DEPORTIVAS Externa de ejecución Interna Características y plazo acordes al pliego de prescripciones pactado Seguimiento y control periódico de las tareas de mantenimiento contratado Realización de las tareas programadas o solicitadas Control de tareas efectuadas Mantenimiento correctivo y/o preventivo Requiere acción correctiva externa? Sï Supervisión y control de la realización de las tareas intervención Confirmación de reparación o mantenimiento efectuado Servicio de Mantenimiento Empresas de mantenimiento y conducción autorizadas
6 VDEP01P03: RESERVA MIEMBRO COMUNIDAD UNIVERSITARIA Identificación identificación De acuerdo con normativa de reserva Usuario válido? Selección de la instalación requerida Consulta a la programación anual y reservas no programadas ya efectuadas Información sobre la disponibilidad de instalaciones Reserva de la instalación Comunicación al usuario Justificante de reserva Hasta 24h previo a la utilización Se recibe solicitud de anulación de reserva? Preparación de la instalación para uso deportivo Anulación de la reserva de la instalación El usuario debe efectuarla antes o después de cada uso, según normativa Revisión de la de confirmación de uso efectuada Control de la identificación del usuario durante la utilización de la instalación Identificación del usuario para sanción Usuario identificación incorrecta o no uso?
7 VDEP01P04: RESERVAS RESTRINGIDAS Compleción de la solicitud de reserva Petición de cumplimentación de solicitud Reserva pertinente? -Identificación del usuario que reserva -Fecha - Espacio, instalación o material - Motivo de reserva -Responsable - Necesidades asociadas En función del tipo de usuario, disponibilidad de instalaciones o material y normativa Comunicación y propuesta de alternativas, si procede Elección y solicitud de reserva Realización y confirmación al usuario de reserva Justificante de reserva
8 VDEP01P05: PRÉSTAMO MATERIAL LIBRE Entrega de carnet UPV identificación con carnet UPV Comprobación de condiciones Usuario válido y reserva de instalación realizada para uso de material Procede efectuar préstamo? Comunicación al usuario Entrega al usuario del material - Material deportivo, según normativa - Llaves de taquilla - Llaves de vestuario, para equipos Hasta finalizar la actividad que requería el uso del material prestado Recepción y revisión del material Material en mal estado por uso indebido En cualquier caso Devolución del Carnet UPV Identificación del usuario para sanción
9 VDEP02: GESTIÓN DE ACTIVIDADES Y ESCUELAS DEPORTIVAS Anualmente, al finalizar las actividades del curso anterior. Programación de actividades VDEP02P01 Para cada una de las actividades programadas -Vía Web. - In situ (Oficina de información de Deportes). Inscripción VDEP02P02 Inicio de la actividad Control de la asistencia Durante la actividad Pase de encuestas Hay incumplimiento de asistencia? Expulsión y generación de plaza libre Renovación y mantenimiento de grupo Incorporación desde lista de espera? Finalización de la actividad tratamiento de los resultados de las encuestas Centro de Formación de Postgrado Evaluación de la actividad Recepción del informe de resultados de las encuestas
10 VDEP02P01: PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES Análisis de las actividades del curso anterior y de nuevas propuestas Definición de las actividades y horarios Reserva de espacios Selección del profesorado Elaboración de los contratos del profesorado y envío para la correspondiente retención de crédito Servicio de Financiación y Presupuesto Elaboración de publicidad de las actividades Recepción de los documentos contables AD Mensualmente se tramitan desde el Servicio los pagos al profesorado (OK en Serpis). rmativa de actividades deportivas UPV Generación informática de grupos, plazas y horarios Difusión del programa deportivo del curso Activación del acceso de los usuarios a - Libro de programación. - Dípticos de actividad. -Cartelería. - Web Deportes. -Agenda UPV. - Tablón de anuncios UPV. - ta de prensa. - Radio y televisión UPV. - Coordinadores deportivos en Centros. - Jornadas de acogida UPV. - Jornadas de orientadores.
11 VDEP02P02: INSCRIPCIÓN Identificación identificación Usuario válido? Demanda de actividad Información sobre la normativa de la actividad rmativa de inscripción Selección de los grupos a inscribirse Preinscripción Preinscripción en el grupo seleccionado En función del tipo de actividad Actividad de pago Actividad por prueba de nivel Pago l pago del importe de actividad Actividad por sorteo Publicación del listado de preinscritos al sorteo Asignación de día y hora para la realización de la prueba Realización de la prueba Inscripción 48 horas Justificante de pago? Realización del sorteo público Publicación del resultado del sorteo, con día y hora de inscripción Publicación del resultado de la prueba, con día y hora de inscripción Eliminación del listado de preinscritos Inscripción y entrega del justificante
12 VDEP03: GESTIÓN DE COMPETICIONES Planificación de competiciones VDEP03P01 Resultado Inicio síncrono en el caso de competiciones programadas, y asíncrono en el de competiciones puntuales no programadas. De cada uno de los participantes o equipos -Evaluación de la inscripción - Designación de grupos Organización de competiciones continuas internas Elaboración normativa especifica y régimen disciplinario Generación de grupos y deportes Inscripción VDEP03P02 Desarrollo de competiciones continuas internas VDEP03P03 Competiciones aceptadas Organización de competiciones puntuales Competiciones puntuales VEP03P04 Para cada competición En cualquier caso Colaboración en la elaboración del reglamento CADU Organización de competiciones continuas externas Acciones Participación en competiciones externas Constitución de la selección deportiva VDEP03P05 Participación en Competiciones VDEP03P06 Si se asume la Secretaria General Adaptación del programa informático de Liga CADU Para cada competición Para cada una de las competiciones programadas Colaboración en la elaboración del calendario, y comunicación Comprobación de las sedes de competición Competiciones excluidas Inscripción de los participantes Control de la inscripción de los participantes Desarrollo de competiciones continuas externas VDEP03P07
13 VDEP03P01: PLANIFICACIÓN DE COMPETICIONES Competiciones internas y externas -Calendario - Modalidad deportiva - Formato de competición -Asignación de responsables -Estimación presupuestaria -rmativas de participación y selección, si procede Programación anual Análisis de las competiciones del curso anterior y de nuevas propuestas Definición específica de las competiciones y/o eventos a organizar y/o participar Competiciones no programadas Recepción de solicitud o información de competición no programada Evaluación de la propuesta participación en convocatoria o comunicación al usuario del resultado de la evaluación Procede la organización o participación? - Modalidad deportiva - Consulta de programación anual - Viabilidad económica - Disponibilidad de instalaciones (si competición interna) - Disponibilidad de deportistas... - Órganos de Gobierno UPV -Consejo Superior de Deportes - Entidades públicas o privadas... Espera resolución convocatoria o confirmación del usuario que solicita Participación Organización Reserva de instalaciones Hasta aceptación de convenio Revisión del convenio con árbitros y/o federaciones Federaciones deportivas Colegios y Asociaciones de árbitros deportivos En cualquier caso: - Cartelería. -Web Deportes. - Tablón de anuncios UPV. - ta de prensa. - Radio y televisión UPV. - Coordinadores deportivos en Centros. Programadas anualmente: - Libro de programación. - Dípticos de actividad. -Agenda UPV. - Jornadas de acogida UPV. - Jornadas de orientadores. Recepción del convenio establecido Difusión de la programación o competición no programada establecida Identificación como competición excluída
14 VDEP03P02: INSCRIPCIÓN Identificación Identificación Usuario válido? Información sobre la normativa de la actividad Comunicación al usuario Selección de los tipo de competición a inscribirse Deportes de Equipo Deportes de Raqueta Deportes Individuales Cumplimentación de hoja de inscripción de equipo y pago de fianza Una vez, al inicio de la competición Por parte del capitán o delegado hoja de inscripción y resguardo de fianza Recepción de inscripción de equipo y resguardo de fianza Alta del equipo en programa informático y asignación de código Las inscripciones hasta tres jornadas antes del final de la competición y las bajas durante todo el curso Inscripción directa Entrega de normativa específica Durante todo el año previo a cada jornada, Entrega de normativa general e información del día de la reunión técnica Inscripción directa y baja de los jugadores en cada equipo
15 VDEP03P03: DESARROLLO DE COMPETICIONES CONTINUAS INTERNAS Elección dia y hora de juego Reunión técnica por deporte y división - Evaluación de la inscripción - Designación de grupos Elaboración del calendario y volcado de datos Actas Difusión del calendario e información de interés Asignación de árbitros A través de Web, y oficina información, a: - Equipos inscritos. - Colegios de árbitros. - Personal de instalaciones. De: - rmativa especifica. - Calendario. - Listado de datos de capitanes. - Régimen disciplinario. Hasta el inicio de la competición Actas Informatización de resultados Cada jornada, hasta el fin de la competición Publicación de resultados y acuerdos de comités, en web y tablones Gestión y publicacion de reclamaciones y recursos, en web y tablones Clasificación final y devolución de fianzas Entrega de trofeos
16 VDEP03P04: COMPETICIONES PUNTUALES competición Externa l Campeonato al organismo convocante Conforme a la convocatoria correspondiente Interna Aceptada? Generación áreas de intervención y desarrollo de funciones Simulación del desarrollo de la competición Hasta el inicio de la competición Coordinación del desarrollo de la competición Exclusión del campeonato de la planificación Entrega de trofeos Envío del Informe y Memoria de la competición al organismo convocante y a las universidades participantes
17 VDEP03P05: CONSTITUCIÓN DE LA SELECCIÓN DEPORTIVA Selección de entrenadores Inscripción de los deportistas Toma de datos y asignación de día y hora correspondiente de las pruebas Realización de las pruebas de selección Publicación de resultados provisionales Para cada alumno preseleccionado Remisión de listado de seleccionados Secretaría General Cumple normativa? Recepción de certificados de condición de alumno UPV Exclusión del listado de seleccionados Comunicación al deportista Inclusión en el listado definitivo de seleccionados Elaboración y publicación del listado definitivos de seleccionados Definición y reserva de instalaciones para entrenamientos - Entrenadores. - Jugadores. Comunicación del calendario de entrenamientos y calendario de competición
18 VDEP03P06: PARTICIPACIÓN EN COMPETICIONES Puntual Inscripción de los deportistas en competición rmativa especifica Continua Gestión de la expedición Asignación de delegado Entrega equipación Desplazamiento Alojamiento Manutención Hasta la finalización de la competición. Universidades organizadoras Petición de resultados Otras Universidades Recepción y difusión de resultados Elaboración de los informes de participación Envío de felicitación a los deportistas participantes
19 VDEP03P07: DESARROLLO DE COMPETICIONES CONTINUAS EXTERNAS En jornada como organizadora Si se asume la Secretaria General Por defecto Recepción y publicación de horarios Reserva y confirmación de instalaciones y material deportivo Gestión de arbitrajes A la Secretaria General (S.C.) y las universidades rivales Comunicación de los horarios de juego Control y seguimiento de acreditaciones Confirmación de árbitros con S.G Gestión de manutención de los equipos Recepción de actas, gestión de reclamaciones y recursos Publicación de resultados de jornadas y acuerdos de comités Hasta la finalización de la competición. Desarrollo del partido Envío de actas a Secretaría General Elaboración y publicación de cuadro de clasificación final Hasta recepción resolución definitiva Presentación y gestión de recursos Recepción, comprobación de resultados y acuerdos de comité de competición, Requiere presentar recurso? Elaboración de la memoria deportiva y económica Envío de clasificación final al Consejo Superior de Deportes Elaboración de propuesta de reglamento CADU del próximo curso A Secretaría General Difusión de resultados definitivos Coordinación de entrega de trofeos
20 VDEP04: GESTIÓN DE FORMACIÓN DEPORTIVA (I) Programación VDEP04P1 Para cada convocatoria programada A solicitud de usuario, o de oficio por curso académico Para cada jornada o congreso programado Programas de formación Jornadas o congresos Programación anual A Premios y certámenes Según plazos establecidos en convocatoria Elaboración de la convocatoria Difusión de la convocatoria - Libro de programación. - Dípticos de actividad. - Cartelería. -Web Deportes. -Agenda UPV. - Tablón de anuncios UPV. -ta de prensa. - Radio y televisión UPV. - Coordinadores deportivos en Centros. - Jornadas de acogida UPV. - Profesores y departamentos de la FBBAA Generación del comité organizador y cientifico Recepción de trabajos Nueva solicitud no pertinente Preparación y desarrollo de la jornada o congreso VDEP04P3 Exposición de los trabajos resolución de los premios Tribunales Comunicación a los premiados y publicación en: -Web. -Tablones Deportes. - Gabinete prensa UPV. -En la propia exposición. Comunicación y difusión de la resolución Recepción de la resolución con el listado de premiados Premiados premiados Devolución de los trabajos a los participantes Firma y entrega de premios registro UPV de la obra (escultura o pintura) premiada A Fondo de Patrimonio Artístico B
21 VDEP04: GESTIÓN DE FORMACIÓN DEPORTIVA (II) Por curso académico y para cada acción formativa A Programación anual Elaboración de los programas específicos VDEP04P2 Difusión general Cada 4 meses Conferencias Otros cursos o talleres Asistencia libre a la conferencia Coordinación del desarrollo de la conferencia Clinics o Dotación de titulación federativa A través Poseidón y por escrito Control de asistencias Inscripción alta CFP Anulación del curso, taller o clínic Comunicación a los profesores y alumnos Inscripciones suficientes? Coordinación del desarrollo del curso, taller o clínic Confirmación curso y/o taller dado de alta y datos de inscripción Curso o taller Pase de encuestas Clínic Curso Curso o taller CFP Envío certificados alumnos Emisión del certificado de créditos certificados CFP B Recepción y envío de los certificados de profesorado
22 VDEP04P01: PROGRAMACIÓN Nueva Solicitud Evaluación de la propuesta Pertinente? Anual Análisis de otros programas formativos, del curso anterior y de nuevas propuestas Hasta programación anual curso siguiente Definición de las temáticas a desarrollar Identificación como propuesta a incluir en programación curso siguiente Requiere aprobación por parte de la Comisión Académica/ Subcomisión de convalidaciones y libre elección Programas de formación Elaboración de la propuesta de los créditos L.E. de deportes Envío de la propuesta para su aprobación Servicio de Alumnado Líneas del programa: - Acciones formativas - Colaboración - Participación deportiva Recepción de la resolución Premios y certámenes Anulación de los créditos de L.E. en las acciones formativas implicadas Programa aprobado? Dotación de créditos de L.E. aprobados Asignación de fechas, horarios y espacios Para cada acción formativa Informatización del programa en la aplicación Elaboración y edición del tríptico del área de formación Comunicación al usuario
23 VDEP04P02: ELABORACIÓN DE LOS PROGRAMAS ESPECÍFICOS Definición de los contenidos de cada acción formativa Hasta la confirmación de la totalidad del profesorado necesario Distribución horaria Asignación de profesores e invitación Todos los PDI Profesorado externo Recepción de confirmación de asistencia Cierre del programa definitivo Petición de la documentación de la acción formativa Todos los PDI Profesorado externo Recepción de la documentación requerida Edición del tríptico de la acción formativa
24 VDEP04P03: PREPARACIÓN Y DESARROLLO DE LA JORNADA O CONGRESO Comité científico Establecimiento de contenidos Comité Organizador reserva de salas y recursos audiovisuales Servicio de Asuntos Generales Servicio de Infraestructura Elaboración de la agenda de la jornada o congreso Inscripción de participantes Directamente o a través de CFP Establecimiento de fechas y formato de recepción de ponencias, comunicaciones y/o posters listado de ingresos de participantes CFP CTT Ponencias Comunicaciones y posters Listado definitivo de ingresos Recepción, comprobación y ajuste de contenidos Recepción y revisión Control de ingresos y gastos Revisión y maquetación para libro de actas Elaboración del programa definitivo Aceptados Comunicación a los interesados e incorporación al libro de actas aceptados Comunicación a los interesados Emisión de comunicaciones oficiales Gestión de necesidades y coordinación del desarrollo del evento Emisión de certificados de participantes - Invitaciones autoridades - Protocolo -Participantes - Empresas colaboradoras - tas de prensa - Programa paralelo - Traducción simultánea -Alojamiento y comida - Cena oficial - Desplazamiento Emisión de certificados de ponentes y comunicantes Entrega de todos los certificados
25 VDEP05: GESTIÓN DE APOYO AL DEPORTISTA DE ALTO NIVEL Programa Becas Programa esport-estudi A solicitud del usuario, previa planificación. Tramitación de becas VDEP05P02 Planificación del Programa VDEP05P01 - Listados deportista de alto nivel publicados en BOE y DOCV. - Becados como deportistas de élite UPV. Admisión de usuarios al Programa Aplazamiento exámenes, y cambios de horarios y prácticas Servicios Servicios Medico-Técnicos Justificación de la solicitud Petición de documentación justificativa de la solicitud Ajustada a normativa? Acceso libre a instalaciones compleción de la solicitud de acceso libre compleción de la solicitud de servicio y documentación justificativa Comunicación al Centro a través del profesortutor correspondiente -Autorización. - Documentación jusificativa. Compleción de la solicitud Recepción y aprobación de la solicitud Cada vez que el usuario accede a las instalaciones se registra su acceso. Acceso libre a instalaciones Servicios Medico-Técnicos Comprobación de usuario Inscripción en el programa informático Aprobación del servicio, y cita previa
26 VDEP05P01: PLANIFICACIÓN DEL PROGRAMA Selección de fisioterapeuta y preparador físico Generación de grupos específicos para deportistas de alto nivel profesorestutores Centros UPV Elaboración de normativa de uso del servicio Recepción de profesorestutores asignados Generación de la agenda de gestión de reserva del servicio Información a profesorestutores asignados
27 VDEP05P02: TRAMITACIÓN DE BECAS Elaboración de la propuesta de la convocatoria, y envío Servicio de Alumnado Convocatoria definitiva de becas Recepción de la aprobación convocatoria Difusión de la convocatoria pública Vía: - Web propia. - Tablones de anuncios de coordinadores deportivos en Centros y de Deportes Presentación solicitudes en Registro General Servicio de Alumnado Recepción del listado de candidatos y cv Valoración y resolución de la convocatoria Por la Comisión Mixta: - Vicerrectorado de Deportes. - Servicio de Alumnado. - Delegación de Alumnos. A través de Registro General Difusión de la publicación de la resolución definitiva Vía: -Web propia. - Tablones de anuncios propios. Incluye el plazo de reclamaciones.
28 VDEP06: GESTIÓN DE ASOCIACIONES (I) A petición del usuario o de oficio por año académico Club deportivo De oficio (anualmente) Asociación de Voluntarios (AVD) En caso de aceptación se incorporará a la gestión de las secciones existentes Nueva solicitud Colaboración en Eventos Recepción y revisión inicial de solicitud de nueva sección Proyecto sociodeportivo A Administracion general Gestión por secciones Solicitud y/o evaluación de proyectos deportivos VDEP06P01 Para cada una de las secciones existentes o nueva solicitud de proyecto presentada Gestión del gasto Convocatoria de asamblea general Proyectos aprobados Comunicación al usuario Para cada sección o proyecto aprobado Procede elecciones? Convocatoria de elecciones a Presidente del Club Deportivo UPV Pago de la cuota federativa Apoyo al desarrollo de proyectos VDEP06P02 para proyectos sociodeportivos nueva sección o proyecto sociodeportivo no aprobado Elaboración de la memoria anual Del Club Deportivo UPV o AVD
29 VDEP06: GESTIÓN DE ASOCIACIONES (II) A Detección de necesidad de colaboración en evento Campaña de captación de voluntariado Inscripción de voluntarios Reunión formativa Coordinación de la participación del voluntariado en el evento Durante el evento Entrega de los certificados de reconocimiento Elaboración de la memoria de la participación de voluntariado
30 VDEP06P01: SOLICITUD Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS DEPORTIVOS Elaboración proyecto deportivo presentación de proyecto deportivo Debe incluir: -Presupuesto - Objetivos de la temporada - Equipo directivo - Relación de miembros Recepción del proyecto deportivo Valoración del proyecto deportivo Según criterios de la Junta Directiva del Club deportivo o AVD Proyecto no aceptado subsanación Proyecto aceptado Nueva sección aceptada Remite modificaciones? Subsanado? Nueva Sección? alta Federaciones deportivas Registro de entidades deportivas de la GVA Recepción de confirmación de alta Exclusión del proyecto no aceptado
31 VDEP06P02: APOYO AL DESARROLLO DE PROYECTOS Hasta que la sección comienza a desarrollar el proyecto Lugar, día y hora Asignación de la atención al público por parte de la sección Durante el desarrollo del proyecto Deportes de equipo En cualquier caso Difusión Control del gasto VDEP03: GESTIÓN DE COMPETICIONES Participación en competiciones Emisión de notas de prensa Elaboración de la memoria del desarrollo del proyecto memoria del desarrollo del proyecto Recepción de la memoria
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