DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE Servicio de Gestión Económica DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE SERVICIO DE GESTIÓN ECONÓMICA

Transcripción

1 DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE Servicio de Gestión Económica DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE SERVICIO DE GESTIÓN ECONÓMICA ENERO 2007

2 DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE Servicio de Gestión Económica SÍMBOLOS ENERO 2007

3 SGE01: CIERRE Y APERTURA DEL EJERCICIO ECONÓMICO (I) ta1: Según plazo indicado en las instrucciones de cierre presupuestario Cierre del acceso a operaciones de caja fija de reposición Hasta 30 de diciembre del ejercicio en curso Tratamiento de casos especiales SGE01P01 Fijar la fecha contable a 30 de diciembre ta1 Cierre a las oficinas gestoras el acceso a la realización de operaciones Excepto a: Servicios de Gestión Económica, Contratación, Fiscalización y Contabilidad (gastos e ingresos). CTT y CFP (sólo ingresos). Resto: sólo consulta (alta en ejercicio siguiente). Cierre a todas las oficinas gestoras el acceso a la aplicación Traspaso de estructuras SGE01P02 Tratamiento de casos especiales SGE01P01 FASE I: PREPARACIÓN AL CIERRE Y APERTURA DEL EJERCICIO ECONÓMICO Gerencia Análisis de la información y toma de decisiones Orden de cierre y apertura Solicitud de confirmación de que todas las operaciones están finalizadas Apertura a las oficinas gestoras el acceso temporal a la realización de operaciones Confirmación de que todas las operaciones están finalizadas Elaboración del informe de cierre presupuestario Exclusivamente a: Servicios de Gestión Económica, Contratación, Fiscalización y Contabilidad (gastos e ingresos). CTT y CFP (sólo ingresos). Fase II Servicio de Fiscalización Servicio de Contabilidad Balance

4 SGE01: CIERRE Y APERTURA DEL EJERCICIO ECONÓMICO (II) Fase II orden y Presupuesto Presupuesto Actualización de los importes de las partidas y conceptos presupuestarios conforme al Presupuesto Cierre a todas las oficinas gestoras el acceso a la aplicación Solicitud de saldos de caja fija Servicio de Contabilidad Cuadre de acumuladores de proyectos, partidas y vinculantes Listado de saldos de caja fija FASE II: CIERRE Y APERTURA DEL EJERCICIO ECONÓMICO Foto fija de las resultas del ejercicio Apertura Cálculo y copia de las resultas de ingresos y gastos Cálculo de la incorporación de remanentes SGE01P03 Incorporación de remanentes SGE01P04 Apertura a todas las oficinas gestoras el acceso a la aplicación Operaciones de apertura del Presupuesto Saldo de las operaciones del ejercicio anterior Cierre presupuestario A

5 SGE01: CIERRE Y APERTURA DEL EJERCICIO ECONÓMICO (III) A FASE III: REGULARIZACIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO A solicitud de la Gerencia Regularización contable SGE01P05 Realización de las operaciones MC_IRCER Realización de las operaciones MCI Hasta la aprobación por parte del Consejo Social de la Liquidación del presupuesto. - Por el importe del remanente genérico. - Por el importe de los remanentes específicos pendientes conforme a la Liquidación del presupuesto. - Por el importe del remanente genérico. - Por el importe del remanente específico. Comunicación a la Gerencia

6 SGE01P01: TRATAMIENTO DE CASOS ESPECIALES Se dan casos especiales? Realización de operaciones Actividad desarrollada físicamente en el propio Servicio Apertura a la oficina gestora el acceso temporal a la realización de operaciones Cierre a la oficina gestora el acceso temporal a la realización de operaciones

7 SGE01P02: TRASPASO DE ESTRUCTURAS Dado de alta el ejercicio siguiente en la aplicación Solicitud de tratamiento especial de seguridad sobre la BBDD confirmación de que lo solicitado se ha sido realizado Copia de estructuras entre años Solicitud de funcionamiento ordinario - Acceso restringido sólo al administrador. - Desactivación del ARCHIVE_LOG. - Desactivar el SHUTDOWN nocturno. Carga automática: - Clasificación orgánica. - Clasificación funcional. - Clasificación económica de conceptos. - Clasificación económica de partidas. - Clasificación no presupuestaria. - Clasificación de cuentas del PGCP. - Relación entre cuentas del PGCP. - Relación entre conceptos y cuentas del PGCP. - rmas de vinculación. - Conceptos. - Cuentas del PGCP. Carga externa: -Partidas. ASICSR ASICSR confirmación de funcionamiento ordinario

8 SGE01P03: CÁLCULO DE LA INCORPORACIÓN DE REMANENTES Preparación y saldo de ND Actividades art. 83 LOU Preparación de operaciones MC_IRCER de saldos disponibles Preparación de operaciones MC_IRCER de saldos A, AD y D Centros Departamentos Institutos Actividades art. 83 LOU Preparación de operaciones A, AD y D

9 SGE01P04: INCORPORACIÓN DE REMANENTES Incorporación de operaciones ND Actividades art. 83 LOU Existen operaciones que se generan automáticamente y otras manualmente Incorporación de operaciones MC_IRCER de saldos disponibles Incorporación de operaciones MC_IRCER de saldos A, AD y D Centros Departamentos Institutos Actividades art. 83 LOU Incorporación de operaciones A y AD

10 SGE01P05: REGULARIZACIÓN CONTABLE Solicitud de tratamiento especial de seguridad sobre la BBDD confirmación de que lo solicitado se ha sido realizado - Acceso restringido sólo al administrador. - Desactivación del ARCHIVE_LOG. - Desactivar el SHUTDOWN nocturno. ASICSR Regularización contable 1- Comprobación del balance. 2- Cierre presupuesto gastos ejercicio corriente. 3- Cierre presupuesto ingresos ejercicio corriente. 4- Regularización ingresos ejercicio corriente. 5- Regularización ingresos ejercicios cerrados. 6- Regularización cuentas de control interno. 7- Regularización contabilidad. 8- Traspaso saldo acumuladores. 9- Traspaso saldo de cuentas. 10- Cambio al ejercicio corriente. 11- Asiento de apertura del ejercicio corriente. Solicitud de funcionamiento ordinario ASICSR confirmación de funcionamiento ordinario

11 SGE02: GESTIÓN DE GASTOS (I) justificativa del pago Tipo: -Factura. - Indemnización por razón del servicio. - Relación de gastos a imputar a distintas Oficinas gestoras. - Relación de personas por asistencias varias. - Resolución, comunicado, notificación... A solicitud del Datos en formato electrónico estándar SGE? A Subsanación Comunicación al Correcta? Comprobación de la Documentación firmada, sellada y con el Vº Bº del responsable. Tercero dado de alta? SGE06: VALIDACIÓN DE TERCEROS Tipo Con factura Operaciones directas Registro de la factura SERPIS SERPIS Elaboración del documento contable ADOK OK En caso de factura, y si ésta se encuentra asociada a un expediente de contratación administrativa. Envío del documento contable a firma Gerencia Remisión de la justificativa del pago y el correspondiente documento contable firmado Al Servicio de Fiscalización

12 SGE02: GESTIÓN DE GASTOS (II) A - Cuadre entre la solicitud y los datos aportados en soporte electrónico. - Corrección de los datos. - Suficiencia de crédito. Validación de los datos SGE02P01 Válidos? Carga externa inicial Tipo BD Adaptación del formato de los datos originales al formato de carga externa Carga externa de errores subsanados Exportación de los datos adaptados a archivo de texto.dat SERPIS Carga de operaciones Errores? tificación al

13 SGE02P01: VALIDACIÓN DE LOS DATOS DOC Cuadre de importes totales: papel vs soporte electrónico BD Cuadra? Operaciones con datos de terceros? Comprobación de los datos de los terceros - Longitud de los campos: nombre, dirección y teléfono. - Corrección de los datos: NIF, datos bancarios y códigos de dirección postal. Tercero inexistente SERPIS Alta de terceros mediante carga externa Tercero existente con modificaciones en datos bancarios SERPIS Modificación de los datos bancarios de terceros Tercero existente sin modificaciones SERPIS Comprobación de los requisitos de Gestión Económica - Suficiencia de crédito. - Existencia de las partidas presupuestarias. - Existencia de los conceptos presupuestarios. - Existencia de operaciones previas. Válidos? tificación al : datos no válidos

14 SGE03: GARANTÍA DE EXISTENCIA DE CRÉDITO Consulta BBDD Existe crédito? A solicitud del Serpis A: contratación administrativa. AD: becas Cap. IV, y becas y contratos art. 83 LOU. A o AD Elaboración de los documentos de Autorización y/o Disposición del gasto Tipo Remisión del documento A o AD al Gasto distribuido? Establecimiento de los criterios de distribución Becas Cap. IV y contratación administrativa Becas y Contratos Art. 83 LOU Generación de los documentos AD correspondientes a cada participante AD... Decrementar el AD inicial con el importe total distribuido tificación al tificación al participante

15 SGE04: VALIDACIÓN DE LAS PROPUESTAS DE PAGOS E INGRESOS (I) USUARIO CTT CFP ncrono de cadencia mensual Listado de propuestas de ingresos Para cada propuesta de ingreso Existe derecho reconocido? Aceptación Rechazo b a Existe algún rechazo? Cálculo del saldo mensual Solicitud del saldo mensual de las cuentas Cuadra b con a? Elaboración del informe de cuadre de ingresos Solicitud de subsanación CTT CFP DCRK CK MC/ MC INP Elaboración de los documentos contables Elaboración de la agrupación de documentos contables RELAC_CK Remisión al A Servicio de Contabilidad

16 SGE04: VALIDACIÓN DE LAS PROPUESTAS DE PAGOS E INGRESOS (II) USUARIO A Servicio de Recursos Humanos Listado de propuestas de pago (nómina externa) Para cada propuesta de pago Existencia de saldo disponible calculado sobre ingresos reales Cumple la normativa vigente? Aceptación: elaboración de documento contable ADOK RC Rechazo d Comunicación al Servicio de Recursos Humanos ASICA Cálculo del importe Solicitud del importe total de la nómina y cuota patronal A la espera del detalle de la nómina mensual Cuadra d con c? c Nómina + cuota patronal ADOK OK P T Elaboración de los documentos contables Análisis y resolución Servicio de Contabilidad Elaboración de la agrupación de documentos contables Remisión al Informe: cuadre + reintegros AGRUP_K RELAC_P RELAC_T

17 SGE05: GESTIÓN ECONÓMICA DE LA ACTIVIDAD I+D+i solicitud - Solicitud de Documentación a Tramitar normalizada. - Documentación sobre la que realizar el trámite (factura, tickets, etc.) A solicitud del Comunicación al PRA adscrito a EPI correspondiente? A través del Registro Único de EPIs de la UPV y del Vicerrectorado de Coordinación y Planificación Económica Subsanación y envío Reclamación al Documentación completa y correcta? Registro de entrada REGISTRO REGISTRO Registro de salida Existe crédito? Consulta disponibilidad de crédito o existencia de crédito para pagos a personal UPV SERPIS Devolución de la al Gasto elegible? Gastos Tipo de gestión Tramitación administrativa Gestión de gastos SGE05P01 Apoyo en la tramitación administrativa SGE05P02 Comunicación al

18 SGE05P01: GESTIÓN DE GASTOS Justificantes de Viaje Cursos, seminarios y conferencias Locomoción pagada con la tarjeta Amex Tipo de gasto AFJ-CF o Pagos en Divisas Pagos a personal UPV A B C Preparación del documento Facturas Propuesta Elaboración de la propuesta de pago Intranet Registro de factura SERPIS Preparación del documento D E Tercero dado de alta? Alta y validación del tercero SERPIS Realización documento contable ADOK OK ADOKFJ DFJ Firma Envío a firma del documento Envío de la al Servicio correspondiente - Facturas; Tickets; Viajes; Cursos, cursillos y conferencias: al Servicio de Fiscalización. - Divisas; AFJ: al Servicio de Contabilidad - Propuestas de Pago a personal UPV: al Servicio de Recursos Humanos A: Solicitud de pago por liquidación a personal extrauniversitario B: Indemnización por razón del servicio C: Solicitud de pago de locomoción con cargo a la tarjeta American Express D: Solicitud de adelanto de fondos a justificar E: Solicitud de pago en divisas

19 SGE05P02: APOYO EN LA TRAMITACIÓN ADMINISTRATIVA Propuesta de contratación o Propuesta de contratación nominada o Carta de renovación Contratación laboral Preparación documento Tipo de tramitación Becas Contratación administrativa Preparación de la SERVICIO DE CONTRATACIÓN SCO01: CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Firma Envío a firma del documento Hasta la adjudicación Nueva Adjudicación Publicación de la convocatoria de la beca Envío de la resolución de adjudicación al Prórroga Hasta resolución de la beca Publicación de la resolución de la beca El candidato debe aportar la que corresponda según el tipo de beca Requerimiento al candidato Hasta el aporte de la por parte del candidato Elaboración de la propuesta Intranet Propuesta Firma Envío a firma del documento Envío de la al Servicio de Recursos Humanos

20 SGE06: VALIDACIÓN DE TERCEROS Hoja de solicitud junto a la del tercero - Hoja de solicitud normalizada. -Factura. - DNI, pasaporte, o NIE, según el caso. - Documento que identifique la cuenta bancaria del tercero. A solicitud del Documentación legible? Tercero tipificado? del tercero reclamada Tipificación del tercero SGE06P01 Subsanación y envío Reclamación al Documentación completa? Documentación acreditada? En función de la tipificación del tercero. Mediante documentos emitidos por entidades que lo prueben o declaración jurada del tercero. Documentación correcta? - Algoritmos SERPIS para DNI y CCC. - Web para VAT y CP. - Libro verde de entidades financieras para código de entidades y sucursales bancarias. SERPIS SERPIS: Compleción del alta del tercero SERPIS: Validación del alta del tercero Codificación, fecha y firma de la recibida Archivo

21 SGE06P01: TIPIFICACIÓN DEL TERCERO España Residencia fiscal Extranjero Física Persona fiscal Jurídica Física Persona fiscal Jurídica A Española Nacionalidad Extranjera Nacionalidad Extranjera Española B C D Objeto del contrato Objeto del contrato Adquisición intracomunitaria Adquisición no intracomunitaria O Prestación de servicio Cursos, Seminarios, Conferencias, o similares Otro Adquisición intracomunitaria Adquisición no intracomunitaria O Prestación de servicio E G I F H J Tipificación del tercero Si A: Persona jurídica con residencia fiscal en España. Si B: Persona física de nacionalidad española con residencia fiscal en España. Si C: Persona física de nacionalidad extranjera con residencia fiscal en España. Si D: Persona física de nacionalidad española con residencia fiscal en el extranjero. Si E: Persona física de nacionalidad extranjera con residencia fiscal en extranjero con el que se realiza una adquisición intracomunitaria. Si F: Persona física de nacionalidad extranjera con residencia fiscal en extranjero con el que se realiza una adquisición no intracomunitaria o una prestación de servicio. Si G: Persona física de nacionalidad extranjera con residencia fiscal en extranjero con el que se contrata cursos, conferencias, seminarios y similares. Si H: Persona física de nacionalidad extranjera con residencia fiscal en extranjero con el que se contrata otro tipo de actividad no contemplada en E, F y G. Si I: Persona jurídica de nacionalidad extranjera con residencia fiscal en extranjero con el que se realiza una adquisición intracomunitaria. Si J: Persona jurídica de nacionalidad extranjera con residencia fiscal en extranjero con el que se realiza una adquisición no intracomunitaria o una prestación de servicio.

22 SGE07: INFORMACIÓN PARA LA DIRECCIÓN Análisis de la solicitud y requerimientos A solicitud del En cualquier caso Necesidad de proveedores... Mediterrània Serpis Consulta a las bases de datos Solicitud de información adicional información solicitada Entidades UPV Comunicación al de la información solicitada Requiere la elaboración de un informe? Remisión al Elaboración del borrador del informe Revisión del borrador del informe Modificaciones? Modificaciones al borrador del informe y remisión Bases de datos Elaboración del informe definitivo Remisión al Pertinente la integración en Mediterrània? Definición, análisis y desarrollo

23 SGE08: ADMINISTRACIÓN DE LAS APLICACIONES INFORMÁTICAS DE GESTIÓN ECONÓMICA Estudio de la propuesta A solicitud del (propuesta de cambio, nueva funcionalidad, corrección, cambio tecnológico o cambios legislativos), o de oficio. Responsable de dar respuesta El propio Servicio Empresa externa En caso de solicitud de corrección se hace un estudio profundo hasta reproducir y confirmar el error. Otros servicios de la UPV Requiere desarrollo? Solicitud de cambio, nueva funcionalidad o corrección Empresas de desarrollo/ provisión de software Desarrollo La propuesta está dentro del contrato de mantenimiento? Verificación de los cambios La empresa acepta realizar los cambios? Requiere aceptación del? Solicitud de la modificación Empresas de desarrollo/ provisión de software modificación Aceptación de las pruebas Pruebas Hasta que el está satisfecho Implantación Implantación en base de datos real o producción Comunicación de la solución al