Procedimiento para la gestión de los documentos contables de mesa de contratación sujetos a fiscalización. Gerencia

Transcripción

1 Procedimiento para la gestión de los documentos contables de mesa de contratación sujetos a fiscalización Gerencia Abril

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3 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS CONTABLES DE MESA DE CONTRATACIÓN SUJETOS A FISCALIZACIÓN Introducción.- La Resolución Rectoral, de 2 de febrero de 2017, de la Universidad Pablo de Olavide de Sevilla, por la que aprueba el Plan Anual de Actuación del Área de Auditoría y Control Interno para la anualidad , (en adelante, AAyCI), incluye para 2017 actuaciones de control previo y preventivo (fiscalización previa de requisitos básicos) sobre la contratación administrativa, que afectará a: 1.- Documentos contables inherentes a las etapas de los expedientes de contratación. 2.- La comprobación material de la inversión (no incide en la gestión económica). 3.- La ordenación del pago. 4.- Intervención material del pago. Es por ello que se hace necesario unificar los procesos de gestión de los documentos contables y de contratación administrativa, para que los mismos puedan ser fiscalizados por el AAyCI previamente a su autorización (firma 2 ) por el Rector de la Universidad Pablo de Olavide. Proceso de gestión.- Inicio del expediente de contratación.- En este primer paso, junto a la elaboración y preparación de la documentación administrativa de la contratación, como son, entre otros, los pliegos de cláusulas administrativas y de prescripciones técnicas, se debe elaborar un documento A (Clave de fase: , Autorización sobre crédito disponible del ejercicio corriente; , Autorización sobre crédito disponible de ejercicios posteriores), que reserva créditos y garantiza la existencia de crédito adecuado y suficiente por el precio de licitación. Hasta la fecha, la elaboración de este documento se solicitaba desde el Área de Investigación, siendo estas unidades las encargadas de tramitarlo a firma. Ahora, la elaboración de este documento se solicita desde el Área de Contratación y Patrimonio al Área de Gestión Presupuestaria y Tesorería o al Área de Investigación y estas los elaboran y envían al Área de Contratación, que será la encargada de tramitarlo, incluyendo la fiscalización del Área de Auditoría y Control Interno, que recibirá toda la 1 En cumplimiento de lo establecido en el art. 20 del Reglamento de Organización y Funcionamiento del Área de Auditoría y Control Interno. 2 En caso de existir Resolución de delegación de firma por parte del Rector, Gerente u otros, se entienden aquí incluidos tanto al delegante como a los delegados. 3

4 documentación del expediente (ECO/Portafirmas). Una vez autorizado el documento A toda la documentación, remitirá copia al Área que lo elaboró y al AAyCI. Adjudicación del contrato.- En este segundo paso, junto a la elaboración y preparación de la documentación administrativa de la contratación, como son, la resolución de adjudicación y el contrato, se deben elaborar un documento A/ (Clave de fase: , Anulación de autorización sobre crédito disponible del ejercicio corriente; , Anulación de autorización sobre crédito disponible de ejercicios posteriores), que anula la/s reserva/s previamente realizada/s por la diferencia entre adjudicación y licitación; y un documento D (Clave de fase: , Compromiso de gasto ejercicio corriente) por el importe de adjudicación. Hasta la fecha, la elaboración de estos documentos se solicitaba desde el Área de Investigación, siendo estas unidades las encargadas de tramitarlos a firma. Ahora, la elaboración de estos documento se solicita desde el Área de Contratación y Patrimonio al Área de Gestión Presupuestaria y Tesorería o al Área de Investigación y estas los elaboran y envían al Área de Contratación, que será la encargada de tramitarlo, incluyendo la fiscalización del Área de Auditoría y Control Interno, que recibirá (ECO/Portafirmas) la Resolución de adjudicación y el Contrato firmado. Una vez autorizada la documentación, remitirá copia del mismo al Área que lo elaboró y al AAyCI. En este momento finalizaría la gestión de la contratación administrativa preparatoria del procedimiento. Desde aquí, con los contratos formalizados, la resolución de adjudicación emitida, documentos contables autorizados, y todo fiscalizado, pasaríamos a la ejecución del contrato por el solicitante de la contratación. Ejecución del Contrato 3.- En este paso se gestiona, desde el punto de vista económico, el reconocimiento de las obligaciones derivadas de la ejecución. Para ello, el AAyCI deberá, una vez recibido el bien o el servicio (factura y Acta de recepción, si procede) o la certificación de obra autorizada, remitir el Acta de recepción al Área de Contratación y Patrimonio, que la remitirá al Área de Gestión Presupuestaria y Tesorería o al Área de Investigación, para, con la factura o documento equivalente y el justificante de gasto, elaboren el documento O (Clave de fase: , Reconocimiento de obligaciones ejercicio corriente). Hasta la fecha, la elaboración de estos documentos se solicitaba desde el Área de Investigación, siendo estas unidades las encargadas de tramitarlos a firma. 3 El plazo de pago cuando se haya dispuesto un procedimiento de aceptación o de comprobación (certificaciones mensuales de obra, actas de recepción de bienes), se fija en 30 días naturales desde la fecha de la aceptación o conformidad (Art. 4.2, Ley 3/2004 de Morosidad). 4

5 Ahora se mantiene esa gestión por el Área de Gestión Presupuestaria o Investigación, pero, una vez elaborado el documento, lo tramitará ésta incluyendo en el procedimiento en cascada (ECO/Portafirmas), a fiscalización por el AAyCI, finalizando con la firma del Rector. Completada su tramitación, remitirá copia (Documento O) del mismo al Área de Contratación y Patrimonio, para su inclusión en el expediente administrativo, y al AAyCI. Finalmente, desde el Área de Gestión Presupuestaria o de Investigación gestionarán el pago de la obligación, tramitando la propuesta de pago (documento P), que debe ser fiscalizada por el AAyCI (comprobación de coincidencia con documento O autorizado), antes de ser autorizada por el Rector. Posteriormente, se tramita la orden material a la entidad financiera. 5