Gerencia. Área de Economía

Transcripción

1 CATALOGO DEL SERVICIO DE GESTION ECONÓMICA Y CONTRATACIONES : PROCEDIMIENTO : ADELANTOS DE CAJEROS (JUSTIFICANTE DE GASTO ) Fecha realización: 27 de septiembre 2007 Fecha última actualización 17 de octubre de 2013 Destinatarios: Servicios de Gestión Económica y Contrataciones CONCEPTO DE ADELANTO DE CAJERO (ANTICIPO) Cuando es necesario realizar un viaje y/o cualquier otra actividad, a través de la Gerencia se autoriza adelantar el importe de la misma sin ningún tipo de justificación por lo que el pago se deberá de realizar a través de un ADELANTO DE CAJERO. Antes de incluir el adelanto de Cajero tendremos que realizar un EXPEDIENTE DE GASTO para realizar la reserva del importe adelantado, así como comprobar previamente que el tercero o acreedor no tenga algún adelanto anterior no justificado. Dicha comprobación puede realizarse mediante una consulta de adelantos (con el estado= abiertos y quitando el usuario) en la aplicación UXXI EC. EXPEDIENTE DE GASTOS Desde el módulo documenta general nuevo expediente 1

2 Dentro de expediente tendremos que indicar en la descripción que se trata de un ADELANTO indicar tipo de pago Anticipo de Caja Fija Para posibles controles se aconseja indicar en Referencia interna ADELANTO Así mismo se tendrán que indicar los datos del usuario dentro de Tramitado (NOMBRE Y APELLIDOS) con el fin de facilitar su devolución por parte de la Caja Habilitada al usuario responsable de su tramitación. 2

3 Dentro de aplicaciones indicamos los datos que correspondan a cada concepto económico , , 233 etc por los importes del adelanto. Y guardamos el expediente, indicando en el impreso del anticipo el nº del mismo. Posteriormente una vez realizada la reserva realizamos el ADELANTO DEL CAJERO a través del modulo Justificante de Gasto General Adelanto de cajero 3

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5 En el adelanto se indicará: Descripción : número de expediente, cursos, jornadas, fechas de la comisión etc Datos de Terceros Tipo de pago Anticipo de Caja Fija La fecha limite de justificación a contar 10 días después de la finalización de la comisión de servicio. 5

6 En la pestaña otros datos se indicará la clasificación orgánica 6

7 En la pestaña Datos Económicos se indicará el importe total del adelanto y se deberá desmarcar la pestaña de Pagar ahora la entrada del adelanto Guardar e indicar en el impreso de solicitud de adelanto el nº del mismo. Por último se imprime el adelanto del cajero (indicando si éste es POR CHEQUE). De todos estos adelantos hay que llevar un control y comunicar a los interesados que el plazo de justificación del mismo está establecido en 10 días. 7

8 CONTROL DE JUSTIFICACIÓN. El usuario a través del modulo Justificante de Gasto deberá realizar consultas de Adelantos para obtener todos los adelantos realizados y de esta forma llevar un control de los mismos 8

9 Por el resultado de la consulta se podrá ver la fecha límite de justificación para el adelanto, debiéndose poner el usuario en contacto con el interesado en aquellos casos que sean necesarios. Para ello, a los 10 días hay que remitir corro electrónico al interesado, si en un plazo razonable no tenemos respuesta, el correo será enviado al responsable de la Unidad de Gasto con copia al interesado y en su defecto (pasado máximo 20 días) se enviará el modelo de carta de reclamación escrito que firmará Jefe del Servicio o Gerente dependiendo de la fecha LÍMITE DE JUSTIFICACIÓN. 9

10 Gerencia Servicio de Gestión Económi Contrataciones C/ Ancha, Cádiz. D.. Calle Chiclana (Cádiz) Con fecha 01 de octubre de 2013 se le anticipó por Caja Habilitada la cantidad de 299,60 EUROS, con motivo del traslado a Sevilla durante los días 20 a 22 de octubre de Los datos del pago del anticipo de referencia pendiente de justificar en el Servicio de Gestión Económica y Contrataciones son los siguientes: Orgánica: 20VIGR0000 Unidad de gasto: Rectorado Nº del Expediente reserva crédito número: 2013/2068 Nº del Adelanto de Cajero no cerrado: 2013/1033 A fecha de hoy aún no se ha recibido en la Coordinación de Gestión Económica del Rectorado la justificación necesaria para poder tramitar la justificación y cierre del Adelanto de Cajero de referencia y que ha sido reclamada con anterioridad. La normativa de la Universidad de Cádiz sobre indemnizaciones por razón del servicio, aprobada por su Consejo de Gobierno del día 10 de junio de 2005 (BOUCA nº 28, Págs. 27 a 69), en su Artículo 13.1, prevé que: Dentro de los 10 días naturales siguientes a la finalización de la comisión de servicios, el comisionado está obligado a presentar la documentación justificativa de las cantidades recibidas como adelanto o anticipo del viaje, ante la Administración/Servicio correspondiente, cumplimentándose el modelo de impreso de declaración de comisión de servicio (Anexo VI). Habiendo transcurrido dicho plazo sin que hasta la fecha se haya recibido la misma, le ruego se sirva remitirla en el plazo de 10 días, transcurridos los cuales se procederá de acuerdo con lo establecido en el Artículo 17 de la mencionada Normativa, que prevé que: La no justificación de las cantidades anticipadas o la falta de reintegro de un sobrante en el plazo correspondiente dará lugar a la no tramitación ni concesión de ningún otro anticipo por parte de la Administración/Servicio que tenga asignada la Unidad de Gasto correspondiente, y en cualquier caso, si transcurrido 1 MES desde la finalización del viaje, el perceptor del anticipo no hubiese aportado la documentación justificativa del viaje realizado o reintegrado el sobrante, se informará al Responsable de la Unidad de Gasto correspondiente, así como a la Gerencia, la cual dará un plazo de 10 días hábiles para regularizar la situación, dando traslado del expediente al Gabinete Jurídico de la Universidad en caso de nuevo incumplimiento. Atentamente, EL JEFE DEL SERVICIO DE GESTIÓN ECONÓMICA Y CONTRATACIONES, Fdo.:.. 10

11 Cuando el interesado nos trae la liquidación final recuperamos el expediente de gasto, realizamos en el mismo las correcciones oportunas en cuanto a importe, imputación etc y desde el mismo expediente dentro de la pestaña datos asociados realizamos el justificante de gasto. Hay que tener en cuenta que un mismo adelanto puede ser cerrado por varios Justificantes de Gastos pero nunca puede darse el caso contrario. PROCEDIMIENTO PARA CERRAR EL ADELANTO DE CAJERO ABIERTO: Buscamos el adelanto de cajero 11

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13 marcamos la casilla de JUSTIFICADO 13

14 Y dependiendo del resultado de la liquidación procedemos a las liquidaciones definitivas según los siguientes supuestos. 1) LIQUIDACIÓN DEFINITIVA > 0: Si el resultado es a favor del interesado, se entrará en el adelanto de cajero no cerrado y se contabilizará el importe del pago que resta marcando no pagar en este momento al igual que en el primer pago. La Caja Habilitada posteriormente, incluirá ese pago pendiente del adelanto de cajero en una nueva relación de transferencias por la diferencia a favor del interesado. 14

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16 Ya nos aparece una segunda línea sin fecha de pago. Podemos salir. Procedemos a pagar este adelanto en una RELACIÓN DE TRANSFERENCIA A REALIZAR (VER PROCEDIMIENTO DE GENEAR RELACIÓN DE TRANSFERENCIA BANCARIA (con la opción incluir adelantos de cajero ). 2) LIQUIDACIÓN DEFINITIVA <0: Si por el contrario el interesado ha gastado menos que el importe anticipado, tendremos que comunicar tanto al interesado como a la Caja Habilitada el importe que tiene que reintegrar a favor de la UCA como resultado de la liquidación definitiva de gastos del adelanto de cajero pendiente de justificar. La cuenta bancaria de la Caja Habilitada donde el perceptor del adelanto de cajero pendiente de justificar tiene que realizar el ingreso son los siguientes: UCA, CAJA HABILITADA DEL RECTORADO Banco de Santander nº Oficina Principal, Calle Columela CÁDIZ. 16

17 Una vez que la Caja Habilitada haya comprobado que el importe a favor de la UCA se ha recibido en la cuenta bancaria,se entrará nuevamente en el adelanto de cajero para introducir el importe recibido (marcando COBRO) para su posterior conciliación con bancos y proceder al CIERRE del adelanto con el Justificante de Gasto ACF (por el total de gastos). Para introducir la fecha de pago de este justificante del gasto se utilizará la opción de pagado con adelanto de cajero dentro de la pestaña de pago. 3) LIQUIDACIÓN DEFINITIVA =0: En este caso, no hay diferencia a favor de la UCA ni del interesado por lo que simplemente se realizará el Justificante de Gasto y la Caja Habilitada deberá asociar el Justificante del Gasto con la opción de pagado con adelanto de cajero en la pestaña de pago. 17

18 PARA LOS TRES SUPUESTOS DE LIQUIDACIÓN : Una vez liquidado el adelanto, ya podemos buscar el Justificante de Gastos para entrar en el mismo y ponerle fecha de pago seleccionando la opción de PAGADO CON ADELANTO DE CAJERO Pinchamos en Aceptar 18

19 Pinchamos para entrar en el Justificante 19

20 Aceptar 20

21 En la pestaña PAGO seleccionamos la opción de PAGADO CON ADELANTO DE CAJERO 21

22 O bien, introducimos directamente el número del adelanto, teniendo cuidado de no equivocarnos al elegir otro ejercicio económico con el mismo número. También podemos abrir desplegable y buscarlo. Aceptar 22

23 La fecha de pago podemos dejar la del día (tomándola como de justificación o cierre del adelanto) porque el pago realmente lo hacemos a través del adelanto de cajero que contendrá todas sus fechas reales o fechas de banco. 23

24 Guardar al salir 24

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