POLÍTICA. Comités Institucionales POL DID RGD 001

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5 Comités Institucionales POL DID RGD 001 Versión 2.0 Noviembre 2016

6 PO LíT ICA Comités I nstitucion a les -POL-DID-RGD-OOl CÓDIGO: POL -DI D-RGD-OOl VERSiÓN 2 POLíTICA: Comités Institucionales RUBRO CARGO FIRMA FECHA Ing. Jorge Troya, ( APROBADO POR: DIRECTOR GENERAL DE REGISTRO CIVIL, IDENTIFICACION y CEDULACIÓN Ing. Claudio Prieto SUBDIRECTOR GENERAL DE REGISTRO CIVIL, IDENTIFICACiÓN Y CEDULACIÓN Ing. Gloria Larenas COORDINADORA GENERAL DE PLANIFICACiÓN Y GESTI REVISADO POR: ESTRATÉGICA Ing. Paola Suntaxi DIRECTORA DE SEGUIMIENTO DE PLANES, PROG. PROYECTOS 13 /12 / 2"OL6 Ing. Mauricio Sarabia DIRECTOR SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD ELABORADO POR: Ing. Sandra Díaz / ~ SERVIDORA DIRECCiÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD -.2~ / t-ruf h ff;; Coordinación de Planificación v Gestión Estratéaica Pág. 2 de 13

7 IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD DEL DOCUMENTO Proceso Nivel 1: Direccionamiento Institucional de la DIGERCIC Proceso Nivel 2: Revisión por la dirección y Generación de Directrices Proceso Nivel 3: Comités Institucionales Proceso Nivel 4: No aplica Versión del documento: 2.0 Frecuencia de Ejecución: Bajo demanda Responsable: Director General de la DIGERCIC REGISTRO DE VERSIONES Versión Descripción de la versión (motivos y cambios) Realizado / Aprobado por Fecha de elaboración Documentos que se dan de baja con la vigencia de este documento 1.0 Creación: Mauricio Sarabia Marzo 2015 No aplica 2.0 Actualización: Nueva metodología de Procesos Sandra Díaz Noviembre 2016 No aplica Pág. 3 de 13

8 ÍNDICE Y CONTENIDO 1 OBJETIVO ALCANCE MARCO NORMATIVO DOCUMENTOS EXTERNOS DOCUMENTOS INTERNOS NORMAS GENERALES COMITÉ DE DIRECCIÓN COMITÉ ZONAL COMITÉ DE GESTIÓN DE CALIDAD DE SERVICIO Y DESARROLLO INSTITUCIONAL ESTRUCTURA GRÁFICA DE LOS COMITÉS: ESTRUCTURA GRÁFICA DE LOS SUB COMITÉS DE CALIDAD DE SERVICIO Y DESARROLLO INSTITUCIONAL PERIODICIDAD DE REUNIÓN DE LOS COMITÉS Y SUB COMITÉS RESPONSABILIDADES DE LOS INTEGRANTES DE CADA UNO LOS COMITÉS Y SUB COMITÉS SON: TÉRMINOS Y DEFINICIONES DOCUMENTOS, ANEXOS Y REGISTROS CONTROL DE REGISTROS Pág. 4 de 13

9 1 OBJETIVO Establecer los lineamientos de actuación, operación y seguimiento de los Comités de Gobernabilidad identificados en la Dirección General del Registro Civil, Identificación y Cedulación así como sus atribuciones y responsabilidades a fin de que los asuntos tratados por estos equipos de decisión, propicien que las distintas instancias internas de la Institución cumplan su misión y visión, dentro del marco de referencia que establecen las leyes y disposiciones aplicables de acuerdo al objeto y naturaleza jurídica. 2 ALCANCE Contempla la planificación, ejecución, seguimiento y cierre de los temas y compromisos a tratarse en los Comités de Gobernabilidad, su alineación y rol de apoyo a los procesos institucionales. Comité de Dirección Comité Zonal Comité de Gestión de Calidad de Servicio y Desarrollo Institucional 3 MARCO NORMATIVO 3.1 DOCUMENTOS EXTERNOS Acuerdo Ministerial No. 1606, Secretaría Nacional de la Administración Pública. Normas de Control Interno de la Contraloría General del Estado (410 TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN). Norma Internacional ISO 9001:2015 Sistemas de gestión de la calidad Requisitos. Resolución C.D. 513 Reglamento del seguro General de Riesgos del Trabajo Decreto 2393 Reglamento de Seguridad y Salud de los trabajadores y mejoramiento del medio ambiente de trabajo Acuerdo No. 166 emitido el 19 de septiembre de Decreto Ejecutivo Nº 1681 de 21 de abril del DOCUMENTOS INTERNOS Memorando Nro. DIGERCIC DIR G del 29 de Agosto del NORMAS GENERALES a) Las normas generales de este documento son de aplicación obligatoria para todos los servidores de la DIGERCIC a nivel nacional, quienes se acogen a lo dispuesto en el mismo en el caso de ejecutar la presente política. b) Todos los aspectos que no se encuentren normados de forma expresa en esta Política deberán ser complementados o suplidos por las disposiciones del marco normativo vigente. c) Los Secretarios de los Comités y Subcomités deben levantar un acta de reunión F01 POL DID RGD 001, sistematizar y hacer seguimiento a los compromisos establecidos en estos equipos de decisión. d) Los temas relevantes tratados en Sub comité podrán pasar directamente a Comité de Dirección, previa autorización del presidente de la orden del día. e) Los Comités y Sub Comités establecidos por La Dirección General del Registro Civil, Identificación y Cedulación se encuentran establecidos en el siguiente esquema gráfico: Pág. 5 de 13

10 Comité de Gestión de Calidad de Servicio y Desarrollo Institucional Comité de Dirección Comité Zonal f) Los Comités y Sub Comités establecidos en la DIGERCIC deben cumplir con las atribuciones y responsabilidades definidas en los siguientes numerales COMITÉ DE DIRECCIÓN Son atribuciones y responsabilidades del Comité de Dirección, la toma de decisiones en temas estratégicos de la DIGERCIC en base a los siguientes aspectos: 1) Aprobar temas emblemáticos institucionales, así como evaluar y reunir distintos criterios para la solución de aspectos de gestión propios de la administración. 2) Promover iniciativas estratégicas en el ámbito organizacional que permitan innovar y mejorar la gestión y alcanzar los objetivos estratégicos de la DIGERCIC 3) Actuar como equipo asesor y de apoyo en las decisiones de la Dirección y Subdirección General, contribuyendo en forma directa en los asuntos que requieran la atención del Director General, debiendo aportar los elementos que sustenten la toma de decisiones. 4) Tomar decisiones de alto nivel sobre cambios necesarios, dentro de la institución, relativos a sus servicios y proceso actuales, así como la creación de nuevos productos. 5) Analizar y resolver las disposiciones asignadas por la Dirección General a los Comités, Subcomités y unidades administrativas institucionales que no han sido resueltos por estas instancias 6) Evaluar y socializar el desempeño de las Coordinaciones Generales, Direcciones y Gerentes de proyecto. 7) Toma de decisiones sobre el Portafolio de proyectos institucionales. 8) Disponer de acciones de colaboración y definición de la postura institucional ante autoridades públicas. 9) Evaluar y autorizar la creación de grupos técnicos de trabajo que permitan mejorar la gestión institucional. 10) Revisar los aspectos solicitados en la norma ISO 9001:2015 numeral 9.3 Revisión por la Dirección. 11) Evaluar el cumplimiento de los objetivos estratégicos institucionales. 12) Vigilar una adecuada ejecución presupuestaria institucional COMITÉ ZONAL Son atribuciones y responsabilidades del Comité Zonal. 1) Monitorear la ejecución operativa de las Zonales establecidas conforme la estructura orgánica por procesos. 2) Establecer un canal de retroalimentación entre las Direcciones Nacionales y las Coordinaciones Zonales. 3) Proponer iniciativas en el ámbito organizacional, alineadas con la Planificación Estratégica Institucional que permitan innovar y mejorar la gestión de la Zonal. 4) Informar sobre el estado de los compromisos asignados por la Dirección General a las Zonas. 5) Cooperar y realizar campañas de prevención de riesgos laborales y procurar que todos los trabajadores reciban una formación adecuada en dicha materia. 6) Realizar el análisis de las inspecciones generales de edificios, instalaciones y equipos de los centros de trabajo, recomendando la adopción de las medidas preventivas necesarias. Pág. 6 de 13

11 7) Conocer los resultados de las investigaciones que realicen organismos especializados, sobre los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, que se produzcan en la DIGERCIC. 8) Sugerir o proponer reformas al Reglamento Interno de Seguridad e Higiene de la Institución, con una solicitud dirigida a la Dirección de Administración de Recursos Humanos COMITÉ DE GESTIÓN DE CALIDAD DE SERVICIO Y DESARROLLO INSTITUCIONAL Son atribuciones y responsabilidades del Comité de Gestión de Calidad de Servicio y Desarrollo Institucional. 1) Proponer, monitorear y evaluar la aplicación de las políticas, normas y prioridades relativas al mejoramiento de la eficiencia institucional, así como la toma de decisiones de los temas de ejecución de planes, programas, proyectos y procesos operacionales de la Institución. 2) Supervisar los resultados del control y aseguramiento de la calidad de los servicios y procesos institucionales. 3) Asegurar el cumplimiento a los compromisos establecidos con los ciudadanos y su satisfacción en los servicios prestados. 4) Aprobar el plan tecnológico que incida en los servicios al ciudadano. 5) Conocer y evaluar los informes de actividades realizadas por los Sub Comités a cargo de este Comité. 6) Ejecutar todas las atribuciones que se dispongan por organismos externos competentes o a través de disposiciones emitidas por la Dirección General de la DIGERCIC. 7) Informar a la Dirección General sobre los temas tratados en los diferentes subcomités de su competencia. 8) Gestionar los temas relevados en las Coordinaciones Zonales. 9) Promover la sostenibilidad económica institucional, monitorear la ejecución presupuestaria institucional, gestionar de manera eficiente los recursos institucionales, como Talento Humano y Financiero. 10) Vigilar lo establecido en el artículo 8 de la Resolución No. 007 DPE CGAJ del 15 de enero de 2015 sobre el cumplimiento de Los Parámetros Técnicos para el Cumplimiento de las Obligaciones de Trasparencia Activa y sobre el Análisis y fijación de los plazos de conservación de los documentos definido en la Resolución No DIGERCIC DNAJ , Instructivo interno de gestión documental y archivos de la DIGERCIC. 11) Organizar e implementar el enfoque de Responsabilidad Ambiental y lo relacionado a medidas de ahorro energético, conforme lo establecido en el Decreto Ejecutivo Nº 1681 de 21 de abril del 2009, publicado en el Registro Oficial Nº 582 de 4 de mayo del 2009, en coordinación con la Dirección Nacional de Eficiencia Energética del Ministerio de Electricidad y Energía Renovable 12) Establecer, dirigir y evaluar la provisión y crecimiento ordenado, integrado y progresivo de las tecnologías de la información en procura de la calidad de los servicios tecnológicos internos así como de los servicios/productos que se prestan al usuario; también asesorará en temas tecnológicos a las unidades administrativas de la institución, conforme lo establecido en las Normas de Control Interno de la Contraloría General del Estado (410 TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN) Sub comités de Gestión de Calidad de Servicio y Desarrollo Institucional El Comité de Gestión de Calidad de Servicio y Desarrollo Institucional, tendrá bajo su cargo los siguientes Sub Comités, que tienen la potestad de tomar decisiones en función de las atribuciones asignadas por la máxima autoridad. Sub Comité de Seguimiento y Cierre de Planes, Programas y Proyectos. Tiene por atribuciones realizar el seguimiento, revisión y aprobación de los informes para el inicio, solicitudes de cambio y cierre de planes, programas y proyectos institucionales. Sub Comité de Seguimiento a la Gestión de Contratos. Tiene por atribuciones de realizar un adecuado asesoramiento, monitoreo y control de la ejecución y cierre de todas las contrataciones vigentes dentro de la DIGERCIC. En base a lo estipulado en Memorando Nro. DIGERCIC DIR G del 29 de Agosto del Sub comité de Ética. Le corresponde ejecutar lo establecido en el Código de Ética para el Buen Vivir de la función ejecutiva publicado en la Resolución No. 2 del Registro Oficial, Suplemento 960 del 23 de mayo del Sub comité de Seguridad de la Información. Le corresponde coordinar la gestión de la seguridad de la información, bajo lo dispuesto en la sección 2. Organización de la Seguridad de la Información del Anexo 1 del Acuerdo No. 166 emitido el 19 de septiembre de Sub comité de Seguridad e Higiene en el trabajo. Le corresponde la gestión de la seguridad e higiene en el trabajo, recopilando las disposiciones del Sub comité Zonal de Seguridad e Higiene en el trabajo, bajo lo dispuesto en Pág. 7 de 13

12 decreto 2393 Reglamento de Seguridad y Salud de los trabajadores y mejoramiento del medio ambiente de trabajo y resolución C.D. 513 Reglamento del seguro General de Riesgos del Trabajo. Realizar el análisis de las inspecciones generales de edificios, instalaciones y equipos de los centros de trabajo, recomendando la adopción de las medidas preventivas necesarias. Vigilar el cumplimiento del Reglamento Interno de Seguridad e Higiene del Trabajo. Conocer los resultados de las investigaciones que realicen organismos especializados, sobre los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, que se produzcan en la empresa. Sugerir o proponer reformas al Reglamento Interno de Seguridad e Higiene de la Institución, con una solicitud dirigida a la Dirección de Recursos Humanos. Sub comité Zonal de Seguridad e Higiene en el trabajo. Los titulares del Servicio Médico de Empresa y del Departamento de Seguridad, serán componentes del Comité, actuando con voz y sin voto. Para instalar la reunión deberán estar al menos 4 personas de las 6 personas que conforman los Subcomités paritarios; entre ellas deben estar presentes el SECRETARIO y el PRESIDENTE, si no están los delegados principales, deberán cubrir su vacante los suplentes. Los Subcomités sesionarán en las diferentes Agencias donde están conformadas, éstos sesionarán mensualmente. Promover la observancia de las disposiciones sobre prevención de riesgos profesionales. Realizar la inspección general de edificios, instalaciones y equipos de los centros de trabajo, recomendando la adopción de las medidas preventivas necesarias. Analizar las condiciones de trabajo en la empresa y solicitar a sus directivos la adopción de medidas de Higiene y Seguridad en el Trabajo. Informar a Comité Zonal sobre posibles riesgos o inconvenientes ESTRUCTURA GRÁFICA DE LOS COMITÉS: Presidente Director General Secretario Técnico Coordinador /a General de Planificación y Gestión Estratégica o su Delegado. Comité de Dirección Miembros Principales Miembros Suplentes Subdirector/a General, Coordinadores Generales, Dirección de Cambio de Cultura Organizativa. Delegados de los miembros principales. Miembros por sesión Personas que se considere necesaria su intervención para aclarar aspectos técnicos o administrativos, relacionados con los asuntos sometidos a consideración del Comité, o cuando así lo disponga el Director General. Pág. 8 de 13

13 Presidente Director General Secretario Técnico Subdirector/a General o su Delegado Comité Zonal Miembros Principales Coordinadores Zonales y de Oficina Técnica y 3 Delegados del comité de seguridad e higiene en (según convocatoria). Coordinador Administrativo Financiero o su delegado. Miembros Suplentes Delegados de los miembros principales. Miembros por sesión Personas que se considere necesaria su intervención para aclarar aspectos técnicos o administrativos, relacionados con los asuntos sometidos a consideración del Comité, o cuando así lo disponga el Director General. Presidente Subdirector /a General Comité de Gestión de Calidad de Servicio y Desarrollo Institucional Secretario Técnico Miembros Principales Miembros Suplentes Coordinador General de Planificación y Gestión Estratégica o su Delegado. Subdirector /a General, Coordinadores General es: de Servicios, de Tecnologías de la Información, Directores de Gestión del Cambio de Cultura Organizativa, Talento Humano, Seguimiento de Planes Programas y Proyectos, y Servicios,Procesos y Calidad. Delegados de los miembros principales Miembros por sesión Personas que se considere necesaria su intervención, para aclarar aspectos técnicos o administrativos, relacionados con los asuntos sometidos a consideración del Comité ESTRUCTURA GRÁFICA DE LOS SUB COMITÉS DE CALIDAD DE SERVICIO Y DESARROLLO INSTITUCIONAL Los Sub Comités de Calidad y Desarrollo Institucional se encuentran conformados de la siguiente manera: Pág. 9 de 13

14 Responsable. Director/a de Seguimiento de Planes, Programas y Proyectos Sub Comité de Seguimiento y Cierre de Planes y Proyectos Secretario Técnico. Director/a de Planificación e Inversiones o su Delegado Comité de Calidad de Servicio y Desarrollo Institucional Sub comité de Seguimiento a la Gestión de Contratos Responsable. Coordinador/a General Administrativo Financiero Secretario Técnico. Director/a de Seguimiento de Planes, Programas y Proyectos o su Delegado Miembros. Subdirector/a General, Coordinadores Generales de: Planificación y Gestión Estrategica, Servicios, Tecnologías de la Información, Jurídico y Administrativo Financiero, y personas necesarias para aclarar aspectos técnicos o administrativos relacionados con los asuntos tratados por el Sub Comité. Miembros. Coordinador/a General de Planificación y Gestión Estrategica, o su delegado. Directores Administrativo, Financiero y de Asesoría Jurídica personas necesarias para aclarar aspectos técnicos o administrativos relacionados con los asuntos tratados por el Sub Comité. Pág. 10 de 13

15 Responsable. Director/a de Adiministración de Recursos Humanos Secretario Técnico. Director/a Administrativo Comité de Calidad de Servicio y Desarrollo Institucional Sub comité de Seguridad e Higiene del trabajo Sub Comité de Ética Responsable. Coordinador/a General de Tecnologías de la Información y Comunicación Secretario Técnico. Coordinador/a General de Servicios, o su Delegado. Sub Comité de Seguridad de la Información Responsable. Subdirector General Secretario Técnico. Oficial de Seguridad de la Información Miembros. Subdirector/a General, Coordinadores Generales de Planificación y Gestión Estrategica, Servicios, Tecnologías de la Información y Comunicación y Administrativo Financiero, y personas necesarias para aclarar aspectos técnicos o administrativos relacionados con los asuntos tratados por el Sub Comité. Miembros. Directores Nacionales se Servicios de Registro Civil, Identificación y Cedulación, Gestión de Información Registral, Servicios Electrónicos y Talento Humano y personas necesarias para aclarar aspectos técnicos o administrativos relacionados con los asuntos tratados por el Sub Comité. Miembros. Coordinadores Generales, de Planificación y Gestión Estratégica, Tecnologías de la Información y Asesoría Juridíca, Directores Nacionales de Desarrollo Organizacional y Responsable de Seguridad y Salud ocupacional o sus delegados respectivamente y personas necesarias para aclarar aspectos técnicos o administrativos relacionados con los asuntos tratados por el Sub Comité. Pág. 11 de 13

16 3.3.6 PERIODICIDAD DE REUNIÓN DE LOS COMITÉS Y SUB COMITÉS Los Comités y Sub Comités Institucionales deberán reunirse conforme la siguiente periodicidad. DIRECCIÓN ZONAL COMITÉ O SUBCOMITÉ GESTIÓN DE LA CALIDAD DE SERVICIOS Y DESARROLLO INSTITUCIONAL SEGUIMIENTO Y CIERRE DE PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS. SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DE CONTRATOS ÉTICA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO ZONAL DE SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO PERIODICIDAD 1 VEZ EN EL MES DEFINIDA POR LA DIRECCIÓN GENERAL DE LA DIGERCIC 1 VEZ EN EL MES BIMENSUAL 1 VEZ EN EL MES 1 VEZ EN EL MES 1 VEZ EN EL MES 1 VEZ CADA DOS MESES 3er VIERNES DE CADA MES RESPONSABILIDADES DE LOS INTEGRANTES DE CADA UNO LOS COMITÉS Y SUB COMITÉS SON: Presidente / Responsable Aprobar el orden del día para la ejecución del Comité o Sub Comité Institucional a su cargo. Secretario Técnico Proponer el orden del día para la ejecución del Comité o Sub Comité Institucional a su cargo. Elaborar y registrar en el acta y los aplicativos que corresponda las asignaciones emitidas por el Comité o Sub Comité Institucional correspondiente, así como los nombres de los responsables de ejecución y los plazos establecidos para su cumplimiento. Monitorear periódicamente el avance y aprobación de los compromisos acordados en los Comités o Sub Comités correspondientes. Custodiar las actas que se generen por cada sesión, para lo cual puede utilizar códigos o numeración secuencial en el formato de acta establecido para el efecto. Generar y asignar código o numeración secuencial en las actas de los Comités o Sub Comités Institucionales. Enviar las convocatorias para las sesiones del Comité o Sub Comité Institucional a su cargo. Miembros principales, suplentes y por sesión Coordinar con quien corresponda los tiempos a su cargo en la agenda para la ejecución de los Comités o Sub Comités Institucionales. Firmar y aprobar las actas de las sesiones a más tardar en la reunión ordinaria inmediata posterior. Preparar la información solicitada en las convocatorias de sesiones. 1) En ausencia del Presidente, las sesiones del Comité o Sub Comité las debe presidir su delegado. 2) Las actas de las sesiones de Comités Institucionales o Sub Comités son firmadas por todos los participantes de la misma, este documento debe ser aprobado a más tardar cinco días hábiles posteriores a la finalización del Comité o Sub comité. (Acta de Comité F01 POL DID RGD 001). En caso de la asistencia por video conferencia el secretario debe adjuntar un correo con la aceptación de los asistentes para confirmar lectura y compromisos. Cada sesión debe incluir como puntos en el orden del día, la lectura del acta de la sesión anterior y el avance en el cumplimiento de los compromisos generados, asuntos específicos a tratar y asuntos generales. Pág. 12 de 13

17 4 TÉRMINOS Y DEFINICIONES Comité: Un comité es un grupo de trabajo que, en apego a la normativa legal que rige en una organización, institución o entidad, tienen establecidas determinadas competencias. Su principal característica es ayudar a la deliberación que conduce a llegar a una decisión, según las funciones asignadas. Compromisos: Actividades a gestionarse por el responsable. 5 DOCUMENTOS, ANEXOS Y REGISTROS 5.1 CONTROL DE REGISTROS # Código 1 F01 POL DID RGD 001 Nombre del Registro Acta de Comités y Subcomités Responsable del resguardo Secretario de Comité o Subcomité Almacenamiento (Ubicación) (físico y/o electrónico) Archivo de Gestión de la Unidad Administrativa del Secretario de Comité o Subcomité Indexación o Recuperación Ordenación de una serie de datos por un criterio Por Fecha Control de Acceso Quien tiene acceso a esta carpeta / URL Presidente, Secretario y asistentes al comité o sub comité Tiempo de retención y disposición final. 3 años en archivo de gestión y pasa al Archivo Pasivo. Pág. 13 de 13