DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

Transcripción

1 DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA 21 de abril de 2014 DCA-1084 Al contestar refiérase al oficio No Señor Manuel Obregón López Ministro Ministerio de Cultura y Juventud Señora Olga Rodríguez Chaves Directora Sistema Nacional de Bibliotecas Estimados Señores: Asunto: Se deniega solicitud de autorización para contratar en forma directa la II Etapa del proyecto de Construcción del segundo piso de la Biblioteca Pública de Palmares, tramitado mediante Licitación Abreviada No. 2013LA , y adjudicada al Consorcio Calcons-Enrique Guerra Hidalgo, por la suma de (setenta y nueve millones setecientos treinta y tres mil doscientos cuarenta y nueve colones con sesenta y cinco céntimos). Nos referimos a su oficio No. SINABI-DG del 06 de marzo de 2014, recibido en este órgano contralor el día 11 del mimo mes y año, mediante el cual solicita la autorización descrita en el asunto. Mediante oficios No. SINABI-DG del 27 de marzo de 2014, la Administración brindó información adicional solicitada por este Despacho. I. Antecedentes y justificación de la solicitud. La Administración requiere autorización para contratar en forma directa la II Etapa del procedimiento No. 2013LA , Construcción del segundo piso de la Biblioteca Pública de Palmares, al Consorcio Calcons-Enrique Guerra, por la suma de (setenta y nueve millones setecientos treinta y tres mil doscientos cuarenta y nueve colones con sesenta y cinco céntimos), la cual según se indica comprende las siguientes obras: - En la segunda planta se requiere el diseño de nuevos servicios sanitarios que cumplan con la Ley 7600 y un elevador, para cumplir con la accesibilidad a este piso.

2 2 - El acceso a la zona posterior de la Biblioteca, se requiere de la construcción de rampa y aceras adecuadas, para que los usuarios tengan acceso al primer nivel y de ahí poder subir al segundo piso. Además, se requiere de la construcción de un muro de contención colindante a la Municipalidad. - Evacuación de emergencias y alarmas: señalización de rutas de evacuación, rotulación de evacuación y accesorios como alarmas para eventuales emergencias. - Acabados de primer piso: se debe incluir pintura interna y externa de paredes, remodelación de baños de sala infantil y baños del personal, remodelación de la oficina administrativa, cocina y parcialmente la sala infantil, las cuales son áreas indispensables para la ejecución de programas de lectura establecidos durante todo el año. Estos acabados incluyen pintura, enchapados, instalación electromecánica, paredes, puertas, ventanas, cielos y pisos. - Se debe hacer la corrección de los sistemas mecánicos, debiendo construir nuevas cajas de registro y un nuevo sistema de tratamiento de aguas. - Respecto al área en el segundo piso, se debe incluir entrepisos, cerramientos de paredes, ventanales, puertas, pisos, estructura de cubierta, cubierta, sistema eléctrico, sistema mecánico, sistema de emergencias, sistema de evacuación, cielos, pintura y reforzamiento estructural. Aunado a lo anterior, con ocasión de la solicitud de información adicional formulada por este órgano contralor mediante oficio No. DCA-0881 del 27 de marzo de 2014, la Administración informó que la contratación que deriva del procedimiento 2013LA , tiene como fecha de finalización el 03 de abril del 2014, y que la autorización que se solicita tiene su sustento en los incisos c) y f) y el penúltimo párrafo del artículo 200 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. Asimismo, con ocasión del oficio DCA-0881, la Administración informa que las obras que se requieren realizar ascienden a la suma de (setenta y nueve millones setecientos treinta y tres mil doscientos cuarenta y nueve colones con sesenta y cinco céntimos) y que para la primera planta de la Biblioteca, se deben considerar acabados como la pintura y reparación de paredes, servicios sanitarios de la sala infantil, oficina administrativa, comedor o cocineta y la sala infantil. De igual forma indica que para la segunda planta es necesario realizar los siguientes trabajos: colocación de un ascensor, la adecuación de los servicios sanitarios para discapacitados en cumplimiento de la Ley 7600, también es necesario la instalación del sistema de emergencia y alarmas de todo el edificio y por otra parte se requiere realizar los trabajos del entrepiso, el cerramiento, ventanales, puertas, pisos, estructura de cubierta, cubierta, sistema eléctrico, cielos, pintura del área de los 57m2, y la colocación de barandas de seguridad en la zona donde se ubicaran las escaleras. Indica que caada una de las obras anteriormente mencionadas no forman parte ni se encuentran contempladas en el contrato derivado del procedimiento No. 2013LA , ni de la adenda celebrada a éste. En primera instancia porque algunas obras son imprevistos que se presentaron al momento de ir avanzando con la obra, y otras por la falta de recursos durante el ejercicio económico del 2013, pese a que la Administración tomo las medidas técnicas y de planificación mínimas cuando se definió el objeto poder atender estos requerimientos. Además, indica que la principal razón por la cual algunos requerimientos normativos necesarios en la segunda planta no fueron incluidos como parte del objeto del procedimiento No. 2013LA

3 , obedece principalmente a un asunto presupuestario, no obstante estos si fueron previstos y debidamente planificados, pero para el momento de inicio del proceso licitatorio en el ejercicio económico del 2013, no existían los recursos suficientes para atender todos estos requerimientos; más aún cuando se presentaron imprevistos que eran más urgentes atender, para poder continuar con el avance normal de la obra. Las actividades que se requieren atender con la solicitud planteada y que están ligadas a aspectos normativos en el segundo piso es la instalación de un ascensor y el sistema de alarmas y seguridad y la rotulación, por cuanto la rampa para el acceso al segundo piso ya fue realizada y en la primera planta lo que se requiere es el acondicionamiento del servicio sanitario para discapacitados y de las zonas de acceso a la rampa. La Administración agrega que en relación con las obras a realizar en la primera planta, que a pesar que el proyecto es denominado como "Construcción del segundo piso de la Biblioteca Pública de Palmares", estas obras no se ven de forma independiente, por cuanto estas se originan producto de la intervención para la construcción del segundo piso, por lo que esta situación si es prevista y contemplada dentro de la contratación original. De lo anterior expuesto, lo que se requiere es que el órgano contralor otorgue de la autorización según lo establecido en el articulo 200 del RLCA, y defina reglamentariamente cual es el procedimiento aplicable para la gestión de mérito. Por último, indica que no se refiere a la construcción de rampa de acceso al segundo piso de la Biblioteca, sino a la construcción de las aceras que contemplan unas pendientes (por eso se le denominó rampa) que conectan con la parte posterior del edificio, que a su vez conectan con el ascensor. II. Criterio de la División Este órgano contralor estima que en el presente caso, no resulta procedente otorgar la autorización requerida por las razones que de seguido se exponen. En primer término, se tiene que la Administración solicita autorización para realizar una serie de obras con sustento en el artículo 200 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (RLCA); y a su vez informa que la contratación respecto de la cual celebraría la modificación contractual, a saber el contrato y adenda derivado del procedimiento 2013LA , feneció el 03 de abril del De frente a lo anterior, debe tomarse en consideración que el artículo 200 del referido Reglamento, únicamente prevé la posibilidad de ( ) modificar unilateralmente sus contratos tan pronto éstos se perfeccionen, aún antes de iniciar su ejecución y durante ésta ( ). En consecuencia, la normativa vigente establece la posibilidad de aplicar la modificación contractual, únicamente respecto de contratos vigentes, y no así a contratos fenecidos, tal y como sucede en el presente caso; dado que la Administración ha indicado que el contrato derivado del procedimiento 2013LA , feneció el 03 de abril del Así las cosas, de frente a una futura gestión la Administración deberá valorar el cuadro fáctico respectivo a efectos de determinar de frente a la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, la procedencia del sustento jurídico en virtud del cual plantea su solicitud. Aspecto cuya determinación

4 4 responde en primera instancia a la Administración como conocedora de sus necesidades y primera interesada en su satisfacción, por lo cual no resulta de recibo lo señalado por la Administración en el oficio No. SINABI-DG , en cuanto a que (...) lo que requerimos de ese órgano contralor es el otorgamiento de la autorización según lo establecido en el articulo 200 del RLCA, y defina reglamentariamente cual es el procedimiento aplicable para esta gestión que nos ocupa. Aunado a lo anterior, este órgano contralor considera que debe tomarse en consideración que a efectos de otorgar autorizaciones ya sea con sustento en el artículo 200 del RLCA, o eventualmente con sustento en el artículo 138 del mimo cuerpo normativo, requiere tener claridad en punto al objeto contractual, en el sentido de si este forma parte o no de anteriores procedimientos de contratación, y de si las obras que se requieren autorizar se encuentran o no ejecutadas de previo al otorgamiento de la autorización solicitada. No obstante, a pesar del requerimiento de información formulado por este órgano contralor mediante el oficio No. DCA-0881, no se tiene claridad de los referidos aspectos. Lo anterior, por cuanto la Administración mediante oficio No. SINABI-DG , deja de lado obras que requirió inicialmente mediante el oficio No. SINABI-DG y no explica las razones por las cuales dicha situación tiene lugar y si la prescindencia de dichas obras afecta de forma alguna el monto inicialmente requerido de Siendo que, esta suma se mantiene en el escrito de respuesta a la solicitud de información adicional. En este sentido, se tiene que la Administración en el oficio No. SINABI-DG , deja de considerar las siguientes obras: - La construcción de rampa y aceras adecuadas, en la zona posterior de la Biblioteca. - La construcción de un muro de contención colindante a la Municipalidad. - La corrección de los sistemas mecánicos, debiendo construir nuevas cajas de registro y un nuevo sistema de tratamiento de aguas. - La señalización y rotulación de rutas de evacuación, al respecto no se indica si estas son para todo el edificio o únicamente para el segundo piso. - La determinación de si se requiere para la primera planta tanto pintura interna como externa; en el tanto sólo se indica pintura. Además, no se hace referencia a la remodelación de los baños del personal, y si todos los trabajos a realizar incluyen tal y como se indicó en el oficio de solicitud, pintura, enchapados, instalación electromecánica, paredes, puertas, ventanas, cielos y pisos. - Respecto de la segunda planta el cerramiento de paredes, sistema mecánico, sistema de emergencias, sistema de evacuación, y reforzamiento estructural. Asimismo, esta Contraloría General considera que en relación con la primera planta debe aclararse si la remodelación de todos los baños será a efectos de adecuarlos para personas con discapacidad. Además, resulta de interés señalar que en el oficio No. SINABI-DG , para la primera planta se incluye una nueva obra, la cual consiste en la construcción de las zonas de acceso a la rampa y para la segunda planta se incorpora la colocación de barandas de seguridad en la zona donde se ubicaran las escaleras.

5 5 Aunado a lo anterior, debe tomarse en consideración que la Administración con su oficio de solicitud tal y como se indicó con anterioridad, requirió la construcción de cajas de registro pero en el oficio No. SINABI-DG , aportó copia de un documento de fecha 03 de febrero de 2014, el cual el consorcio Calcons-Enrique Guerra, requirió que se ampliará el plazo de la contratación, hasta el 03 de abril del 2014, por cuanto se tenía que ( ) modificar, rediseñar y reubicar drenajes, cajas de registro, tanque séptico y tuberías existentes ( ). Así las cosas, este órgano contralor no tiene claridad del objeto de la eventual autorización, ni de su monto definitivo, en el tanto se prescinde de algunos trabajos y se agregan otros pero el monto permanece incólume, e incluso parece ser que algunas obras ya han sido ejecutadas. En vista de lo anterior de frente a una futura gestión, la Administración deberá puntualizar con detalle y precisión el objeto de la contratación y respecto de cada una de las obras a realizar deberá indicar si estás se encuentran o no ejecutadas, así como su monto. Lo anterior con la intención que se precisen puntualmente, las obras objeto de la autorización, no dejándose este aspecto sujeto a algún tipo de interpretación. Debiendo tomar en consideración, que ante la eventual prescindencia de obras, en principio considera este Despacho, debería tener lugar una afectación en el precio. Además, este órgano contralor requiere que la Administración aclare las razones por las cuáles en el oficio de solicitud indicó que la ( ) rampa de acceso al segundo piso ( ) no es viable ( ) ; pero mediante oficio No. SINABI-DG informó que la rampa para el acceso al segundo piso ya fue realizada. Aunado a lo anterior, no existe claridad en cuanto a si las obras que la Administración requiere con la presente gestión, formaban o no parte del objeto contractual del procedimiento No. 2013LA , y por ende, si respecto de este procedimiento lo que tuvo lugar fue una adjudicación parcial o incluso si han operado incumplimientos en su ejecución. Lo anterior, por cuanto la Administración en el oficio No. SINABI-DG , indica que ( ) Cada una de las obras anteriormente mencionadas no forman parte ni se encuentran contempladas en el contrato derivado del procedimiento N 2013LA , ni de la adenda celebrada a éste. Esto obedece en primera instancia porque son imprevistos que se presentaron al momento de ir avanzando con la obra, y otras por la falta de recursos durante el ejercicio económico del 2013, pese a que la Administración tomo las medidas técnicas y de planificación mínimas cuando se definió el objeto ( ) algunos requerimientos normativos necesarios en la segunda planta no fueron incluidos como parte del objeto del procedimiento N 2013LA , obedece principalmente a un asunto presupuestario, estos si fueron previstos y debidamente planificados pero para el momento cuando se inicio el proceso licitatorio en el ejercicio económico del 2013, no existían los recursos suficientes para atender todos estos requerimientos, más aún cuando se presentaron imprevistos (fallas en los suelos y aumento del área en 57m2), que eran más urgentes atender, esto para poder continuar con el avance normal de la obra (negrita agregada). Consecuentemente, de frente a una futura gestión la Administración deberá indicar con toda claridad y de forma puntual, lo siguiente: 1- Si el procedimiento No. 2013LA fue adjudicado parcialmente, siendo que, de ser así deberá indicar cuáles obras fueron adjudicadas y cuáles no. 2- Cuáles obras fueron ejecutadas con ocasión del contrato que deriva del procedimiento No. 2013LA Cuáles obras fueron realizadas con sustento en la adenda al contrato que deriva del procedimiento No. 2013LA Si las obras a realizar con la eventual autorización formaban o no parte del objeto del

6 6 contrato que deriva del procedimiento No. 2013LA y de la adenda celebrada a este contrato. Adicional a lo anterior, este órgano contralor reitera a la Administración lo indicado en el punto 11 del oficio No. DCA-0881 del 27 de marzo de 2014, en cuanto a que: La Administración debe explicar las razones por las cuáles no contempló como parte del objeto contractual del procedimiento No. 2013LA , la realización de la rampa de acceso al segundo piso; y las razones por las cuáles de conformidad con lo dispuesto en el artículo 200 del RLCA, esta obra no es no susceptible de una contratación independiente sin alterar, perjudicar o entorpecer la uniformidad, la secuencia, la coordinación y otros intereses igualmente importantes. Lo anterior, en el tanto la Administración mediante el oficio No. SINABI-DG , únicamente expone que no se trata de la construcción de una rampa de acceso al segundo piso de la Biblioteca, sino de la construcción de las aceras que contemplan unas pendientes que conectan con la parte posterior del edificio y que a su vez conectan con el ascensor; pero no atiende el requerimiento de este órgano contralor relativo a que se explique por qué estas obras no fueron contempladas como parte del objeto contractual del procedimiento No. 2013LA , y tampoco brinda las razones por las cuales estima que dichas obras no son susceptibles de una contratación independiente sin alterar, perjudicar o entorpecer la uniformidad, la secuencia, la coordinación y otros intereses igualmente importantes Por último, de previo a remitir una futura gestión la Administración deberá verificar que de conformidad con los términos de la cláusula cuarta del acuerdo consorcial del Consorcio Calcons-Enrique Guerra Hidalgo, este consorcio se encuentre vigente. En vista de las anteriores consideraciones, se estima que lo procedente es denegar la autorización requerida y se advierte a la Administración que para una futura gestión deberá atender los aspectos señalados en el presente oficio. Atentamente, Lic. Edgar Herrera Loaiza Gerente Asociado Bach. Olga Salazar Rodríguez Fiscalizadora Asociada OSR/yhg NI: Ci: Archivo central G: