DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

Transcripción

1 DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA 18 de diciembre, 2012 DCA-3055 Al contestar refiérase al oficio No Señor Miguel A. Carabaguíaz Murillo Presidente Ejecutivo Instituto Costarricense de Ferrocarriles Estimado señor: Asunto: Se autoriza al Instituto Costarricense de Ferrocarriles a implementar una contratación directa con la empresa Reconstructora Nacional de Cabezotes Ltda., para la reparación de una locomotora, por un monto máximo de ,08 Nos referimos a sus oficios N P.E del 23 de octubre y P.E , ambos del presente año, mediante los cuales solicita autorización y brinda información adicional para promover la contratación directa referida en el asunto del presente oficio. 1) Antecedentes y justificaciones. a) Que señala el INCOFER que en la actualidad brinda el servicio de transporte de pasajeros en 3 rutas: Pavas- Curridabat, Heredia San Pedro y San José- San Antonio de Belén, para lo cual cuenta con 4 locomotoras General Electric serie 80, 7 unidades de tren Apolo serie 2400 y 1 serie 300, transportando en el último trimestre un promedio pasajeros mensuales en las 3 rutas. b) Que las locomotoras tienen un nivel de ocupación del 100%, dado que si no están dando servicio de transporte de pasajeros, están transportando materiales para la reparación de la vía férrea a Cartago. c) Que sobre los equipos se realizan reparaciones en el tiempo restante, sea entre las 9 am y las 3 pm entre semana- y durante los sábados 8 horas. d) Que pese a la posibilidad de implementar reparaciones menores, hay reparaciones que requieren varios días, por ejemplo en aquellos casos en que a los equipos hay que efectuarles la denominada reparación de 5 años que contempla entre otros trabajos, el overhall del motor diesel, la reparación de carretillos, compresores, motores eléctricos, etc.

2 2 e) Que con base en lo anterior, la locomotora 86 requiere del mantenimiento de 5 años sea el respectivo overhall a su motor diesel y la reparación de los elementos satélites del motor, reparación que se puede realizar de dos formas: a) con mano de obra de la institución, b) mandar a reparar el motor fuera de la institución y posteriormente con personal interno montarlo en el bastidor de la locomotora. f) Que a criterio de esa Institución, lo más recomendable es realizar la reparación externa, dado que en caso contrario los trabajos sufrirían un importante atraso debido a que el personal de la institución tiene que atender el resto de las locomotoras. g) Que el tiempo estimado para implementar el procedimiento ordinario de contratación (Licitación Abreviada) resulta extenso de acuerdo a la necesidad de reparar cuanto antes el equipo, siendo que se estima en 6 meses, aportando para tales efectos dentro de la información los respectivos cronogramas. h) Que de conformidad con lo expuesto, se solicita autorización para contratar en forma directa la reparación de la locomotora 86 por un monto de ,00, para lo cual recomienda a la empresa Reconstructora Nacional de Cabezotes S.A. debido a que ha brindado servicios de calidad y a precios competitivos. i) Que se aporta un cuadro comparativo de cotizaciones, en el cual se acredita que la empresa Reconstructora Nacional de Cabezotes Ltda. cotiza un monto de ,08 y ofrece un plazo de entrega de 15 días hábiles. j) Que con ocasión de solicitud de información adicional, la Administración remite oficio N PE del 29 de noviembre del 2012, mediante el cual se indica que en caso de llevar a cabo la reparación en los talleres de INCOFER, se requeriría un tiempo mayor que de llevarse a cabo con una empresa externa, lo cual afectaría el servicio regular de pasajeros con ocasión de la escasez de equipo. k) Que mediante oficio N GOP se indica que el costo de la reparación con mano de obra de la institución sería un 3.8% más barata, pero que las labores tardarían un 300% más que si se reparara externamente, lo cual es perjudicial por las necesidades institucionales de contar con el equipo en operación lo antes posible a efectos de evitar la afectación de los servicios de transporte público. l) Que los técnicos del INCOFER están en capacidad de realizar las labores; no obstante, dadas las limitaciones de personas, se podría utilizar únicamente 3 técnicos en un 40% de su tiempo laboral para realizarlas, dado que estos mismos tienen que laborar a la vez en la atención del resto de los equipos tractivos convencionales, cuyo mantenimiento está a su cargo también, por lo que la reparación podría realizarse en 6 meses, sin contar con el tiempo de trámite administrativo para la compra de repuestos y la contratación de las labores de rectificación y reparación de los elementos satélites que así lo requieran, con lo cual consideran que la contratación directa disminuiría el tiempo de reparación a 2 meses en su parte técnica.

3 3 m) Señala la Administración que con el menor tiempo de parada de los equipos se reduce el riesgo de afectar el servicio de transporte de pasajeros (servicio público) y además se favorece el desarrollo del proyecto de la habilitación de la vía férrea a Cartago, por lo que considera que la alternativa de contratar en forma directa la reparación del motor diesel de la locomotora 86 es la más favorable al interés público. n) Se aporta certificación de contenido económico para la reparación de la locomotora 86. o) En cuanto al Plan Anual de Mantenimiento Preventivo, considerando la frecuencia de atención y de revisiones, sin contar las reparaciones correctivas imprevisibles, se tiene programado para noviembre o diciembre del 2013 efectuar el mantenimiento de 5 años de la locomotora 87, ante lo cual se estaría recurriendo a la Contraloría General para una nueva autorización. Aunado a lo anterior, señala que con base en este plan, se han desarrollado Guías de Revisión a efectos de implementar revisiones frecuentes de revisión de forma ordenada y que queden documentadas. Asimismo se indica que en este momento se prepara un plan de compras y entregas anual para el II) Criterio de la División. En primera instancia, corresponde indicar que con base en los artículos 2 bis, inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa (LCA) y 138 de su Reglamento (RLCA), esta Contraloría General puede autorizar, mediante resolución motivada, la contratación directa, en aquellos casos en que existan razones suficientes para considerar que es la mejor forma de satisfacer el interés general, o bien, evitar daños o lesiones a los intereses públicos. De conformidad con lo expuesto, la justificación del Instituto Costarricense de Ferrocarriles a efectos de requerir por parte de este Despacho una autorización de contratación directa con la empresa Reconstructora Nacional de Cabezotes Ltda. para la llamada reparación de 5 años de la locomotora N 86, debe acreditar esta circunstancia, sea que esta constituya la mejor manera de alcanzar el interés público involucrado en la compra, en el sentido que justifique apartarse del procedimiento ordinario de contratación. En razón de lo anterior, con vista en la información aportada, para este órgano contralor es clara la necesidad de implementar cuanto antes la llamada reparación de 5 años sobre la locomotora N 86 (involucra overhaull y corrección de los elementos satélites del motor), en el tanto, las locomotoras con que se cuenta para brindar el transporte público son pocas y cualquier daño o afectación sobre las mismas produce una afectación directa sobre dicho servicio. En el sentido expuesto, se tiene que la Administración realiza el ejercicio pertinente a efectos de determinar cual es la mejor manera de proceder con la mencionada reparación, ante lo cual, según su decir, pese a que con recursos institucionales el costo resulta un 3.8% menor, tardaría un 300% más en su realización, ante lo cual, en resguardo del interés público involucrado considera necesario contar cuanto antes con la locomotora para evitar un perjuicio a los miles de usuarios que a diario utilizan el servicio.

4 4 Así las cosas, considera este Despacho que pese a que la Administración cuenta con los técnicos capacitados para llevar adelante la operación de mantenimiento, los mismos no podrán desatender sus labores ordinarias de mantenimiento sobre el resto de los equipos, lo cual implicaría un retraso adicional sobre la mencionada reparación, con lo cual, se tiene que efectivamente la implementación de una contratación directa constituye la mejor forma de contar en el menor tiempo posible con el funcionamiento de la locomotora 86, sea evitar el perjuicio en contra de los ciudadanos que utilizan los servicios de transporte público que brinda el INCOFER. Aunado a lo anterior, se tiene que esa Administración ha implementado un breve estudio respecto a las empresas que podrían realizar la reparación, del cual se desprende que la más económica y breve es la propuesta de la empresa Reconstructora Nacional de Cabezotes Ltda., razonamiento que adquiere valor ante una situación como la presente, en la cual se requiere la reparación en el menor tiempo posible. Considera este Despacho que proceder en este momento y bajo la actual circunstancia a un procedimiento de selección, implicaría un retraso adicional que podría perjudicar a los usuarios del servicio de trenes, motivo por el cual, se toma en consideración la propuesta de la Administración a efectos de contratar en forma directa con dicha empresa. No obstante lo anterior, es menester indicar que la información aportada por INCOFER sobre el precio ofertado y plazo de entrega resulta de su absoluta responsabilidad, sea en cuanto a la razonabilidad de los mismos. En definitiva, el uso de las prerrogativas concedidas por la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, sea como en este caso de la autorización de contratación directa, debe procurar ser conforme a derecho pero principalmente conforme a la adecuada satisfacción del interés público que se involucra en el bien o servicio que desea adquirir la Administración. Así las cosas, entiende este Despacho que la solución propuesta por INCOFER resulta en la más conveniente en procura del resguardo de la prestación del servicio ofrecido diariamente a miles de personas, motivo por el cual, resulta justificado y en ese sentido se otorga la referida autorización. Es menester señalar que las reparaciones a realizar se circunscriben a las referidas mediante documento aportado por la Administración con ocasión de la presente solicitud de contratación directa, cuya fecha de cotización resulta del 5 de octubre del 2012 y es suscrita por el señor Mario Arguedas Sánchez en representación de la empresa Reconstructora Nacional de Cabezotes y por un monto total de ,08 impuesto de venta incluido. En igual sentido, con vista en la referida cotización, el plazo de entrega de los equipos resulta de 15 días hábiles. Adicionalmente, se entiende que la presente autorización se brinda ante la imperiosa necesidad planteada; no obstante esa Administración deberá realizar el análisis pertinente a efectos de que se gestiones el procedimiento ordinario correspondiente, o bien, la utilización de la excepción de contratación que resulte más adecuada para implementar este tipo de reparaciones sobre las diferentes locomotoras y equipos propiedad del INCOFER.

5 5 III. Condiciones bajo las que se otorga la autorización. No obstante que se autoriza la contratación solicitada, se deja condicionada a los aspectos que se indican seguidamente, las cuales será responsabilidad del señor Miguel A. Carabaguíaz Murilo, en su calidad de Presidente Ejecutivo del Instituto Costarricense de Ferrocarriles y suscribiente de la solicitud, o en su defecto, de la persona que ocupe ese cargo. En caso que no le corresponda tal verificación, deberá instruir a las instancias competentes para el seguimiento correspondiente: 1) Deberá dejarse evidencia de todo lo actuado, en estricto orden cronológico en el expediente administrativo que se levante al efecto, para facilitar eventuales revisiones posteriores. 2) La presente autorización se brinda por un monto máximo de ,08, impuestos incluidos, a efectos de contratar con la empresa Reconstructora Nacional de Cabezotes Ltda. la reparación de la locomotora N 86 según la descripción de las labores establecidas en cotización del 5 de octubre del 2012 al INCOFER. 3) Resulta necesario que la Administración proceda con la elaboración del respectivo contrato que considere aquellas especificaciones técnicas necesarias para una correcta ejecución contractual, las cuales son de su exclusiva responsabilidad. 4) La disponibilidad presupuestaria queda bajo la absoluta y exclusiva responsabilidad de la Administración. Será responsabilidad de esa Administración contar con el contenido presupuestario suficiente y disponible para atender la erogación producto de la presente autorización, debiendo verificar que los montos presupuestarios pueden ser utilizados legalmente para ese fin. 5) La ejecución de la reparación deberá estar concluida en el plazo señalado por la empresa Reconstructora Nacional de Cabezotes Ltda. sea 15 días hábiles después de recibir la confirmación de la orden de inicio-. 6) Al ser un procedimiento excepcional, autorizado sobre la base de las explicaciones acá brindadas, no es viable aplicar una nueva contratación al amparo del artículo 201 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 7) Las modificaciones en fase de ejecución contractual, incluyendo aumentos y disminuciones se regirán únicamente por lo dispuesto en los artículos 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 200 de su Reglamento, sin que para el ejercicio de esa potestad se requiera autorización de esta Contraloría General. Lo anterior en el tanto se cumplan los supuestos establecidos en el artículo 200, puesto que en caso de no ser así, deberá ajustarse a lo indicado en el párrafo penúltimo de esa norma, a saber: Modificaciones que no se ajustan a las condiciones previstas en este artículo, sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República (...).. 8) Deberá valorarse- por parte de esa Administración- la posibilidad de exigir garantía de cumplimiento, cláusulas penales y multas con ocasión de la ejecución del contrato.

6 6 9) Se deja bajo la absoluta responsabilidad de esa Administración la selección del contratista, así como la razonabilidad del precio contratado. 10) Al contrato producto de esa contratación se exime del refrendo contralor, por lo que deberá contar con la aprobación interna de la Administración (artículo 17.3 del Reglamento sobre Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública) y a nuestro control posterior. Por la naturaleza de la contratación, la misma no contará con régimen recursivo. 11) Se deja bajo la exclusiva responsabilidad de esa Administración que el contratista no cuente con prohibiciones para contratar con el Estado y que no se encuentre inhabilitado para contratar con la administración pública, de conformidad con lo dispuesto por el régimen de prohibiciones de la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. En ese sentido, debe verificar y dejar debidamente acreditado en el expediente, que a los contratistas no les afectan las prohibiciones establecidas en los artículos 22 y 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa. De igual forma deberá dejar acreditado en el expediente que los contratistas no cuentan con ningún tipo de sanción que les impidan contratar con el Instituto Costarricense de Ferrocarriles. 12) Es responsabilidad de esa Administración velar que el contratista se encuentre al día en el pago de obligaciones de seguridad social. (CCSS y FODESAF) Atentamente Lic. Marco Vinicio Alvarado Quesada Gerente Asociado Lic. Gerardo A. Villalobos Guillén Fiscalizador GVG/yhg NI: 23549, Ci: Archivo central G: