DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA. 24 de abril, 2013 DCA-0899

Transcripción

1 DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA 24 de abril, 2013 DCA-0899 Al contestar refiérase al oficio No Señora Alba Giselle Quesada Rodríguez Directora Nacional Instituto Costarricense del Deporte y la Recreación. Estimada señora: Asunto: Se autoriza al Instituto Costarricense del Deporte y la Recreación a implementar una contratación directa concursada para la reconstrucción de la obra civil de las áreas de competición de la pista de atletismo, por un monto máximo de ,00 Nos referimos a sus oficios N DN del 20 de marzo y N DN del 18 de abril, ambos del año en curso, mediante los cuales solicita autorización y brinda información adicional para promover la contratación directa referida en el asunto del presente oficio. 1) Antecedentes y justificaciones. a) Que el Instituto Costarricense del Deporte señala la necesidad del nuevo estadio de Limón, debido a que el actual tiene una capacidad de aproximadamente personas, cuenta con gramilla natural y pista de asfalto, lo cual perjudica la práctica y desarrollo científico del atletismo. b) Que la Administración hace ver la importancia histórica del atletismo en Limón, la cual se basa en grandes esfuerzos y muy pocos recursos, motivo por el cual, el ICODER procura dotar de una mejor y mayor infraestructura deportiva que permita obtener las condiciones mínimas para el desarrollo de las competencias físicas de los limonenses. c) Que como sucede en otros países, el entrenamiento en pistas sintéticas permite obtener un mejor rendimiento, motivo por el cual, el ICODER ha incluido en su plan anual de trabajo para el 2013 la colocación de una pista de atletismo sintético en el nuevo estadio de Limón con el propósito de permitir el desarrollo del atletismo y la dotación de las condiciones que permitan a los atletas continuar su vida laboral, estudiantil y social en su propia provincia, sin tener que suspender sus carreras deportivas o abandonar sus hogares para trasladarse al Valle Central.

2 2 d) Que el proyecto de construcción de la pista de atletismo sintética para el estadio Nuevo de Limón consta de 2 etapas: 1) Obra civil para la reconstrucción de las áreas de competición de la pista de atletismo, 2) Dotación del revestimiento sintético (etapa que se implementará posteriormente en tanto se tenga certeza de la parte civil). Que el costo estimado para la primera etapa asciende a ,00. Solicita el ICODER que se le exima del procedimiento de refrendo del contrato. e) Que con base en los límites de contratación y refrendo, la implementación de una licitación pública no permitiría alcanzar la meta de instalar la pista sintética en los próximos doce meses, lo que perjudica dotar a los atletas a la brevedad - de una instalación de primer nivel. f) Que la Administración garantiza un pliego de condiciones que incluya requisitos técnicos, evaluación financiera, garantía de cumplimiento, suscripción del contrato, entre otros. Señala que la fiscalización del servicio estará a cargo de la Dirección de Gestión de Instalaciones del ICODER a través del Departamento de Obras. g) Que se aporta junto a la gestión del ICODER, certificación de contenido presupuestario del día 19 de marzo del 2013, suscrito por la señora Johanna Araya Valverde, Coordinadora del Departamento de Finanzas y Contabilidad, por un monto de ,00. h) Que mediante oficio N DN del 18 de abril del 2013, el ICODER aporta un cronograma comparativo entre procedimientos de contratación administrativa, en el cual se evidencia que con la licitación pública la construcción de la primera etapa del proyecto obra civil- se llevaría a cabo entre los meses de julio y octubre, época de fuertes lluvias en la provincia de Limón, lo cual podría afectar, notoriamente, el desarrollo del proyecto; en tanto que con la presente autorización el inicio sería entre mayo y junio. i) Que la segunda etapa del proyecto -instalación del material sintético- se implementará mediante otro proceso licitatorio, para lo cual es imprescindible que la obra civil cuente con un plazo de recuperación que permita la expulsión de gases, el sellado total de la pista, la reacción química del asfalto y los demás materiales, con lo cual, si con la presente autorización se logra reducir el plazo de construcción de la obra civil se podrá contar con el tiempo necesario para implementar cuanto antes la siguiente etapa. j) Que el método de selección del adjudicatario considerará las siguientes etapas: 1) cumplimiento de aspectos legales (información del oferente, firmas, declaraciones juradas, certificaciones, timbres, vigencia de la oferta, garantía de participación, plazo de entrega, precio, forma de pago, cláusula penal y multas, formalización contractual, etc.) 2) cumplimiento de aspectos financieros. (estados financieros y metodología de evaluación financiera) y 3) cumplimiento de aspectos técnicos (condiciones profesionales mínimas y de maquinaria). Además se indica que la metodología de evaluación será: oferta económica 50%, menor tiempo de entrega 20%, mayor garantía del trabajo 10%, mayor cantidad de m2 instalados en pistas de atletismo y/ o carretera (asfalto) 20%.

3 3 k) Que respecto al diseño de la obra, la Administración indica que a la fecha se encuentran listos los planos constructivos y el pliego de condiciones. En cuanto a los permisos el ICODER se encuentra exento del pago del canon del Colegio Federado de Ingeniero y Arquitectos (CFIA) aspecto que está pendiente de realizar junto al permiso de la Municipalidad de Limón, trámites que se realizarían junto al contrato y por medio del responsable técnico del adjudicatario. II) Criterio de la División. Con la intención de atender la solicitud planteada, corresponde indicar que con base en los artículos 2 bis, inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa (LCA) y 138 de su Reglamento (RLCA), esta Contraloría General puede autorizar, mediante resolución motivada, la contratación directa, en aquellos casos en que existan razones suficientes para considerar que es la mejor forma de satisfacer el interés general, o bien, evitar daños o lesiones a los intereses públicos. De conformidad con lo expuesto, el Instituto Costarricense del Deporte y la Recreación (ICODER) mediante la presente solicitud señala como un imperativo la construcción de una pista atlética sintética en el nuevo estadio de Limón a efectos de brindar las condiciones técnicas necesarias para que los deportistas de la región alcancen niveles óptimos de entrenamiento sin necesidad de dejar a sus familias, lugares de estudio y trabajo, con ocasión de su traslado al Valle Central. Ahora bien, dentro de este mismo contexto, se tiene que la Administración ha seccionado el presente proyecto en 2 etapas: 1) la construcción de la parte civil que incluye el establecimiento de la pista en asfalto y 2) recubrimiento de material sintético. Señala además la necesidad de implementar cuanto antes el procedimiento de selección del contratista de la primera etapa con tal de evitar que la construcción se realice durante la época de invierno en el Atlántico, lo cual permitirá, además, que transcurra el plazo necesario para la recuperación, la expulsión de gases y las reacciones químicas de los componentes que conforman la obra, como condiciones técnicas necesarias para la colocación de la pista sintética (segunda etapa). En vista de lo anteriormente señalado, el ICODER indica que el procedimiento de contratación directa concursada permitirá iniciar las obras de la primera etapa en un menor plazo que en caso de llevarse adelante el procedimiento ordinario correspondiente, lo cual consecuentemente, permitirá el desarrollo de un segundo procedimiento de contratación para la instalación del material sintético respectivo. De conformidad con el razonamiento de la Administración, coincide este Despacho en la conveniencia de implementar cuanto antes el procedimiento de contratación que permita llevar adelante las mejoras técnicas que resulten necesarias para brindar las mejores condiciones a los atletas de la provincia de Limón. En ese sentido, autorizar una contratación administrativa por excepción constituye la mejor manera de solucionar las actuales necesidades institucionales, principalmente porque el objeto contractual será de beneficio directo de la comunidad de Limón, brindando sanas condiciones de esparcimiento y desarrollo atlético, y a su vez, en el entendido que

4 4 su implementación dependerá de aspectos relacionados con el clima de la región y la fase de curación de la obra civil. No omitimos indicar que, considerando la celeridad requerida por la Administración a efectos de evitar la construcción de las obras durante el invierno en la zona Atlántica- el procedimiento de contratación deberá iniciar dentro del mes siguiente a la notificación del presente oficio de autorización. Así las cosas, se autoriza una contratación directa concursada a efectos que a la brevedad posible se lleve adelante la construcción de la pista sintética que cubra la satisfacción pública involucrada, todo lo anterior bajo los supuestos que de seguido se indican. III. Condiciones bajo las que se otorga la autorización. No obstante que se autoriza la contratación solicitada, se deja condicionada a los aspectos que se indican seguidamente, las cuales será responsabilidad de la señora Alba Gisella Quesada Rodríguez, en su calidad de Directora Nacional del Instituto Costarricense del Deporte y suscribiente de la solicitud, o en su defecto, de la persona que ocupe ese cargo. En caso que no le corresponda tal verificación, deberá instruir a las instancias competentes para el seguimiento correspondiente: 1) Deberá dejarse evidencia de todo lo actuado, en estricto orden cronológico en el expediente administrativo que se levante al efecto, para facilitar eventuales revisiones posteriores. 2) Se autoriza la implementación de un procedimiento de contratación administrativa concursada entre todas las empresas que integren el registro de proveedores de la institución, - deberán ser al menos 5 empresas formalmente invitadas. Para tales efectos, se tiene que procederán, únicamente, los recursos objeción y revocatoria ante esa misma Administración, de conformidad con las condiciones y plazos establecidos en los artículos 170 y siguientes, 185 y siguientes, en ambos casos del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, condicione que deberán consignarse en el pliego cartelario. 3) Considerando la importancia de implementar cuanto antes el procedimiento de contratación directa, éste deberá iniciar, a más tardar, dentro del mes siguiente a la notificación del presente oficio. 4) Se deberán implementar todas las medidas de fiscalización y control señaladas por la Administración en sus oficios de solicitud de contratación directa, sea desde la selección de la empresa adjudicataria, el control de la contratación, la calidad de la obra, personal y equipo a utilizar por la empresa contratista, forma de pago, etc., todos estos aspectos deben consignarse en el cartel de la contratación con la debida minuciosidad. La determinación de las condiciones técnicas de las obras resulta de la única y exclusita responsabilidad del ICODER, en tanto es la institución la que conoce sus necesidades y la mejor forma de satisfacerlas.

5 5 5) La presente autorización se brinda por un monto máximo de ,00, referente a la primera etapa del proceso constructivo de la pista sintética del estadio Nuevo de Limón, relativa a la obra civil para la reconstrucción de las áreas de competición de la pista de atletismo. Al respecto es necesario señalar que el referido monto constituye un monto máximo cuya delimitación resulta de la exclusiva responsabilidad de la Administración, no obstante de ningún modo significa el monto de la contratación, en tanto la delimitación de la contratación resultará de la implementación del concurso de las ofertas interesadas en participar. 6) La selección de la contratista será, tal y como lo dispone la Administración, tras la comprobación de las condiciones técnicas, financieras y legales correspondientes. 7) Para todos los efectos, se debe tener presente lo dispuesto en el artículo 14 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, en virtud del cual la Administración podrá continuar con el procedimiento en caso de que la cotización presente un exceso que no supere el 10% del monto, ello bajo las condiciones dispuestas en esa norma. Si tal propuesta supera ese 10%, será necesaria la autorización de esta Contraloría General. 8) Resulta necesario que la Administración proceda con la elaboración del respectivo contrato que considere aquellas especificaciones técnicas necesarias para una correcta ejecución contractual, las cuales son de su exclusiva responsabilidad; el cual se exime del refrendo contralor, por lo que deberá contar con la aprobación interna de la Administración (artículo 17.3 del Reglamento sobre Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública) y sujeto a nuestro control posterior. 9) La disponibilidad presupuestaria queda bajo la absoluta y exclusiva responsabilidad de la Administración. Será responsabilidad de esa Administración contar con el contenido presupuestario suficiente y disponible para atender la erogación producto de la presente autorización, debiendo verificar que los montos presupuestarios pueden ser utilizados legalmente para ese fin. 10) Al ser un procedimiento excepcional, autorizado sobre la base de las explicaciones acá brindadas, no es viable aplicar una nueva contratación al amparo del artículo 201 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 11) Las modificaciones en fase de ejecución contractual, incluyendo aumentos y disminuciones se regirán únicamente por lo dispuesto en los artículos 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 200 de su Reglamento, sin que para el ejercicio de esa potestad se requiera autorización de esta Contraloría General. Lo anterior en el tanto se cumplan los supuestos establecidos en el artículo 200, puesto que en caso de no ser así, deberá ajustarse a lo indicado en el párrafo penúltimo de esa norma, a saber: Modificaciones que no se ajustan a las condiciones previstas en este artículo, sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República (...).. 12) Deberá valorarse- por parte de esa Administración- la posibilidad de exigir garantía de cumplimiento, cláusulas penales y multas con ocasión de la ejecución del contrato.

6 6 13) Se deja bajo la absoluta responsabilidad de esa Administración la selección del contratista, así como la razonabilidad del precio contratado. 14) Se deja bajo la exclusiva responsabilidad de esa Administración que el contratista no cuente con prohibiciones para contratar con el Estado y que no se encuentre inhabilitado para contratar con la Administración Pública, de conformidad con lo dispuesto por el régimen de prohibiciones de la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. En ese sentido, debe verificar y dejar debidamente acreditado en el expediente, que a los contratistas no les afectan las prohibiciones establecidas en los artículos 22 y 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa. De igual forma deberá dejar acreditado en el expediente que los contratistas no cuentan con ningún tipo de sanción que les impidan contratar con el Instituto Costarricense del Deporte y la Recreación. 15) Es responsabilidad de esa Administración velar que el contratista se encuentre al día en el pago de obligaciones de seguridad social (CCSS y FODESAF), en igual sentido será obligación de esa Administración corroborar que la empresa se encuentre al día en el pago de los impuestos nacionales (incluyendo el impuesto a las Sociedades Anónimas, conforme la Ley No. 9024). 16) En cuanto a las especies fiscales, es necesario indicar que será responsabilidad de esa Administración la vigilancia en la entrega de las mismas por parte de la empresa que resulta adjudicataria del procedimiento de contratación. Atentamente Lic. Marco Vinicio Alvarado Quesada Gerente Asociado Lic. Gerardo A. Villalobos Guillén Fiscalizador GVG/yhg NI: 7009, 8951 Ci: Archivo central G: