DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA. 5 de junio, 2013 DCA-1256

Transcripción

1 DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Al contestar refiérase al oficio No Master Alejandro Centeno Roa Gerente General Popular Sociedad de Fondos de Inversión S.A. Fax: , ó de junio, 2013 DCA-1256 Estimado señor: Asunto: Se autoriza contratar directamente a Euromobilia S.A., la adquisición de paneles de división y su respectiva instalación, por un plazo de 8 semanas, y hasta por un monto de US$ Me refiero a sus oficios SAFI-GG , y SAFI-GG del 23 y 30 de mayo del presente año, mediante los cuales solicita autorización para contratar directamente con Euromobilia S.A. lo referido en el asunto. 1) Antecedentes y justificaciones. a) Mediante oficio (DJ-0859) del 27 de agosto de 2009, la División Jurídica de esta Contraloría General concedió autorización para promover una contratación directa concursada, con el fin de contratar el proyecto de remodelación de oficinas ubicadas en el piso 8 del edificio Torre Mercedes, la cual se adjudicó a la única oferta recibida de Euromobilia S.A. por un monto de US$47.000, la cual comprendía la adquisición de mobiliario, servicios de instalación y obra civil. b) Actualmente con el objeto de maximizar el espacio físico arrendado y disponer de estaciones de trabajo suficientes de acuerdo al incremento de personal, se requiere hacer una redistribución en algunas áreas de las oficinas, básicamente en la implementación de paneles de división, los cuales han de mantener el diseño estético, aumentar el valor de los activos, y deben ser de la misma calidad y acabados de los existentes c) Euromobilia S.A. cotiza panelería Millenium a US$4.836, panelería fastwall a US$ , oficina descripción de mobiliario (1 escritorio Basel de 1.80 termoformado, 1 extensión Basel de 0.90 termoformada, 1 extensión mesa de reunión, 1 credenza de 4 puestas) a US$ , para un subtotal de US$ , + I.V. por US$ , instalación a US$782.84, reubicación a US$483.60, para un total de US$ (ver folios 2 y 11 del expediente de autorización). d) Mediante oficio DCA-1174 del 27 de mayo de 2013, est División requirió información y documentación original, la cual se hace llegar con el oficio SAFI-GG

2 2 e) Popular Sociedad de Fondos de Inversión estableció sus oficinas en el octavo piso del edificio Torre Mercedes en febrero del 2003, y se acondicionó el área para 17 colaboradores. En el 2009 se contaban con 36 colaboradores y 42 plazas aprobadas. f) Los principales activos adquiridos son estructuras metálicas, tarjetas desmontables en tela y simulación madera, y estaciones de trabajo, que brindan con su implementación seguridad, privacidad, distribución y diseño de gran aceptación por parte de los usuarios y público visitante. La preferencia es continuar con la línea de acabados existentes, actualmente se cuentan con paneles de 8.5 cm de grosor y ductos internos para el cableado eléctrico, de cómputo y telefónico, sistema garantizado de por vida, usa un solo tipo de conector, cada panel es una unidad completa, las tarjetas son intercambiables y adaptables, de gran resistencia al fuego, altos índices de aislamiento acústico, estructuras de aluminio (ver folio 7V al del expediente de autorización). g) Con la re-distribución de algunas áreas se busca aprovechar el espacio físico y mantener una línea de diseño que se tiene actualmente, por lo que se deben instalar paneles de división con tarjetas de tela y/o simulación madera y vidrio. Se requieren paneles millenium y fastwall. Para la recepción se utilizarían fastwall para ubicar dos estaciones de trabajo para el servicio al cliente; en el cuarto de servidores se ubicará una oficina para el Gestor de Fondos Inmobiliarios y un espacio para el equipo de T.I.; el área de contabilidad se encuentra cerrada con paneles hasta media altura y sin puerta, la cual se cerrará completamente con paneles millenium y tarjetas de tela y simulación madera y se dejará una puerta de acceso; se unirán la bodega con el área de riesgo para ubicar el personal de negocios; se reubicará el área de riesgo al área que se desocupará con la reubicación del área de negocios (ver folios 8 y 9 del expediente de autorización). h) Se requiere contratar a Euromobilia S.A., toda vez que el acondicionamiento de las oficinas es de alta calidad, deben mantenerse los mismos estándares y evitar desmejoras; el sistema de papelería existente cuenta con garantía de por vida, si se adquieren otros paneles que no cuenten con la misma calidad puede afectar el reconocimiento de la garantía; se busca mantener la misma línea del diseño y acabado de los materiales; las anteriores contrataciones con Euromobilia S.A. se han recibido a total satisfacción; la utilización de paneles de división genera un aumento de los activos, ante un eventual traslado se pueden reutilizar y son propiedad de la Administración; por las características de los materiales a utilizar se estará dotando a algunas áreas de mayor privacidad y accesibilidad; las tareas a realizar no generan cambios significativos que pudieran interrumpir las labores diarias, y los paneles son de fácil instalación (ver folio 9V del expediente de autorización). i) Se adjunta un cronograma de actividades y responsables, donde se señala que se requieren 5 semanas para la producción y/o importación de piezas, 2 semanas para la instalación de paneles y tarjetas, y 1 semana para la reubicación del mobiliario, para un total de 8 semanas, y el responsable es el ingeniero Luis Mauricio Cordero Jiménez (ver folio 10 del expediente de autorización). j) Se adjunta certificación presupuestaria emitida por el señor Alonso Chavarría Richmond, Gerente Financiero-Administrativo, en donde hace constar que en la partida Sumas libres sin asignación presupuestaria se cuentan con US$14.238, los cuales se trasladarán mediante

3 3 modificación presupuestaria a la partida Equipo y mobiliario de oficina (ver folio 12 del expediente de autorización). k) Se solicita autorización para contratar directamente a Euromobilia S.A., la adquisición de los referidos paneles de división y su instalación, por la suma de US$ II) Criterio de la División. De la relación de los artículos 2 bis, inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa y 138 de su Reglamento, tenemos que la Contraloría General de la República podrá autorizar, mediante resolución motivada, la contratación directa cuando existan razones suficientes para considerar que es la mejor forma de alcanzar la debida satisfacción del interés general, o de evitar daños o lesiones a los intereses públicos. De lo expuesto con anterioridad, se desprende que Popular Sociedad de Fondos de Inversión estableció sus oficinas en el octavo piso del edificio Torre Mercedes en febrero del 2003, mediante oficio se concedió autorización para promover una contratación directa concursada, con el fin de contratar el proyecto de remodelación de tales oficinas, la cual se adjudicó a la única oferta recibida de Euromobilia S.A. por un monto de US$47.000, la cual comprendía la adquisición de mobiliario, servicios de instalación y obra civil, actualmente con el objeto de maximizar el espacio físico arrendado y disponer de estaciones de trabajo suficientes de acuerdo al incremento de personal, se requiere hacer una re-distribución en algunas áreas de las oficinas, básicamente en la implementación de paneles de división, los cuales han de mantener el diseño estético, aumentar el valor de los activos, y deben ser de la misma calidad y acabados de los existentes. Para tal efecto, se solicitó la cotización a Euromobilia S.A., quienes ofrecen los paneles millenium, fastwall, la instalación y la reubicación por una suma de US$ Bajo ese panorama, solicitan se autorice la contratación directa de Euromobilia S.A. para la referida adquisición, explicándose que: i) El acondicionamiento de las oficinas es de alta calidad, por lo que deben mantenerse los mismos estándares y evitar desmejoras. ii) El sistema de papelería existente cuenta con garantía de por vida, si se adquieren otros paneles que no cuenten con la misma calidad puede afectar el reconocimiento de la garantía. iii) Se busca mantener la misma línea del diseño y acabado de los materiales. iv) Las anteriores contrataciones con Euromobilia S.A. se han recibido a total satisfacción. v) La utilización de paneles de división genera un aumento de los activos, ante un eventual traslado se pueden reutilizar y son propiedad de la Administración. vi) Por las características de los materiales a utilizar se estará dotando a algunas áreas de mayor privacidad y accesibilidad. vii) Las tareas a realizar no generan cambios significativos que pudieran interrumpir las labores diarias, y los paneles son de fácil instalación. En virtud de lo cual, se justifica adecuadamente la contratación directa de Euromobilia S.A., por lo que de conformidad con lo dispuesto en los supracitados artículos 2 bis inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa y 138 de su Reglamento, y teniendo presente que la referida redistribución de algunas áreas de las oficinas se traducirá en un servicio más ágil y eficiente que

4 4 beneficiaría directamente a los usuarios de los mismos, se autoriza la contratación directa de Euromobilia S.A. para esos efectos, ya que existen razones suficientes para considerar que es la mejor forma de alcanzar la debida satisfacción del interés general, o de evitar daños o lesiones a los intereses públicos. III. Condiciones bajo las que se otorga la autorización. 1) Deberá dejarse evidencia de todo lo actuado, en estricto orden cronológico en el expediente administrativo que se levante al efecto, para facilitar eventuales revisiones posteriores. 2) La autorización para la adquisición de paneles millenium, fastwall, su instalación y reubicación se da hasta por un monto máximo de US$ Lo anterior sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 14 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, en virtud del cual la Administración podrá continuar con los procedimientos en caso de que las cotizaciones presenten un exceso que no supere el 10% de ese monto. Si tales propuestas son mayores en más de ese 10%, será necesaria la autorización de esta Contraloría General. 3) La disponibilidad presupuestaria queda bajo la absoluta y exclusiva responsabilidad del señor Alonso Chavarría Richmond, Gerente Financiero-Administrativo, quien será asimismo responsable de tramitar la modificación presupuestaria a que hace referencia en su certificación (ver punto I.j anterior). En ese sentido se recuerda que es de exclusiva responsabilidad de la Administración no solo la acreditación del presupuesto, sino además la factibilidad técnica y jurídica de aplicar los recursos certificados en el objeto de esta contratación. 4) La contratación directa autorizada mediante este oficio deberá estar concluida en un plazo máximo de tres meses contados a partir del recibo de esta nota y de ser posible, en ese mismo plazo se deberá suscribir el respectivo contrato, para lo cual deberá respetarse el cronograma de actividades y responsables correspondiente. 5) Al ser un procedimiento excepcional, autorizado sobre la base de las explicaciones acá brindadas, no es viable aplicar una nueva contratación al amparo del artículo 201 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 6) Las modificaciones en fase de ejecución contractual, incluyendo aumentos y disminuciones se regirán únicamente por lo dispuesto en los artículos 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 200 de su Reglamento, sin que para el ejercicio de esa potestad se requiera autorización de esta Contraloría General. Lo anterior en el tanto se cumplan los supuestos establecidos en el artículo 200, puesto que en caso de no ser así, deberá ajustarse a lo indicado en el párrafo penúltimo de esa norma, a saber: Modificaciones que no se ajustan a las condiciones previstas en este artículo, sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República (...).. 7) Deberá valorarse la posibilidad de requerir la rendición de una garantía de cumplimiento, y por el porcentaje que se defina a Euromobilia S.A.

5 5 8) Se deja bajo la absoluta responsabilidad de esa Administración la razonabilidad del precio contratado. 9) De conformidad con lo dispuesto por el artículo 138 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, la adjudicación aquí autorizada, en razón del principio de eficiencia, y de la naturaleza del alcance del proyecto referido, no tendrá recurso alguno, ni estará sujeta a refrendo. Por ende queda sujeta a la aprobación interna de Popular Fondos de Inversión S.A. (artículo 17.3 del Reglamento sobre Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública), y a nuestro control posterior. 10) Se deja bajo la exclusiva responsabilidad de esa Administración que Euromobilia S.A. no cuente con prohibiciones para contratar con el Estado y que no se encuentre inhabilitada para contratar con la administración pública, de conformidad con lo dispuesto por el régimen de prohibiciones de la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. 11) Es responsabilidad de esa Administración velar que Euromobilia S.A. se encuentre al día en el pago de obligaciones de seguridad social. 12) Es responsabilidad de esa Administración velar que Euromobilia S.A. se encuentre al día en el pago del impuesto de las personas jurídicas establecido en la Ley ) La responsabilidad del proyecto estará a cargo del ingeniero Luis Mauricio Cordero Jiménez, tal y como se señala en el oficio SAFI-GG ) Se advierte que la verificación del cumplimiento de las condiciones antes indicadas será responsabilidad del master Alejandro Centeno Roa en su condición de Gerente General de esa Sociedad o de quien ejerza ese cargo. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de sus competencias, será su responsabilidad instruir por escrito a la dependencia que corresponda ejercer el control sobre los condicionamientos señalados anteriormente. Atentamente Lic. Oscar Castro Ulloa Gerente Asociado a.i. OCU/yhg NI: Ci: Archivo central G: