DIVISIÓN DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA

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1 DIVISIÓN DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA Al contestar refiérase al oficio Nº de diciembre de 2011 DCA-3371 Licenciado Eithel Corea Baltodano Director a.i de Aprovisionamiento de Bienes y Servicios CAJA COSTARRICENSE DEL SEGURO SOCIAL Fax: Estimado señor: Asunto: Se autoriza a la CCSS para comprar directamente a la empresa CAPRIS MEDICA la adquisición de hasta determinaciones de pruebas bioquímicas automatizadas Grupo No 6 código institucional , a un precio unitario de $0.288 con un descuento sobre esa cantidad de $0.08 y por un monto máximo de menos el descuento y por un plazo máximo de once meses. No se autoriza procedimiento de urgencia por no calificar como tal. Damos respuesta a su oficio DABS del 08 de diciembre último, recibido el día 9 en esta División, mediante el cual solicita autorización para contratar en forma directa la compra de pruebas bioquímicas automatizadas Grupo No 6 referida anteriormente. I. Justificaciones de la solicitud. 1) Que por Licitación Pública PU se adquirieron determinaciones de pruebas bioquímicas automatizadas del grupo 6 a Capris Médica, mediante la cual se realizaron 14 entregas según demanda a un precio unitario de $ Que se amplió el contrato que abasteció por seis meses más. 2) Que a la fecha Capris Médica mantiene equipos instalados y funcionando para esas determinaciones (DxC 600, DxC 800, CX5 y CX9) para realizar dichos diagnósticos y el personal de la institución está capacitado para su uso. 3) Que los reactivos distribuidos por Capris Médica S.A. son los únicos compatibles con estos equipos: (DxC600, DxC800, CX5 y CX9 ). Ningún proveedor está en capacidad de abastecer a la Institución en el corto plazo, ya que esto implica la instalación y calibración de equipos, instalación de sistemas de información, capacitación en uso y manejo del producto al personal de planta en los Laboratorios Clínicos, entre otros aspectos. 4) Estos insumos son necesarios para la atención de pacientes. Se requieren para darle seguimiento a los servicios de salud brindados por la Caja Costarricense del Seguro Social. 5) Que la CCSS está implementando con esta y otras licitaciones un nuevo modelo integral de compra, el cual ha abarcado más tiempo del establecido. El nuevo modelo llamado

2 2 Prueba efectiva y producto de ello se incorporó el Sistema de Información para los Laboratorios Clínicos, para que la empresa adjudicataria instale en los Laboratorios Clínicos de la Institución equipos automatizados totalmente nuevos de fábrica, según la distribución establecida en el cartel. La nueva modalidad de compra, denominada Prueba Efectiva, consiste en una solución integral del objeto, compuesto por capacitación, suministro e instalación total de los equipos, suministro de insumos, servicio de mantenimiento y soporte preventivo y correctivo, control sobre los inventarios, distribución de los insumos y equipos, abastecimiento de reactivos realizando la entrega en sitio (directamente en cada Laboratorio Clínico), mantenimiento de la cadena de frío (cuando corresponda). Aunado a lo anterior, se utiliza la metodología de entregas según demanda. La Prueba efectiva se define como la determinación de un parámetro bioquímico, sanguíneo, bacteriológico u otro, que incluye los controles y todas aquellas pruebas que se generen por repeticiones diluciones; además de reactivos que se pierdan por error del laboratorio, derrames o contaminación de reactivos por manipulación indebida. Si la corrida o los controles de la corrida fallan por problemas en insumos o en los equipos, la C.C.S.S. no se responsabilizará por esta pérdida (sino más bien el contratista). Se excluyen las pruebas realizadas en los procesos de calibración de los instrumentos, además de aquellas repeticiones que puedan ser imputadas a mal funcionamiento de los equipos o de los reactivos. Este modelo minimiza los riesgos asociados a la compra de reactivos (costo, vencimiento, desperdicio, controles, entre otros) 6) Que están tramitando la Licitación Pública 2009LN , para la adquisición de de pruebas efectivas. Sin embargo, en dicho procedimiento se han presentado muchas rondas de recursos de objeción, aclaraciones y modificaciones al cartel original, lo cual ha provocado un retraso considerable en la tramitología del expediente. 7) Unido a lo anterior, el cartel establece que una vez formalizado el contrato, la primera entrega esta programada a 60 días naturales máximo después de la instalación de los nuevos equipos en todos los laboratorios de la Institución (estableciéndose en el mismo cartel un plazo de 120 días naturales máximo para dicha instalación), siendo un total de 180 días naturales máximo de plazo para operativizar el contrato. 8) Que la empresa casa comercial Capris Médica Sociedad Anónima manifestó expresamente que mantienen los precios por prueba (USD $0.288) para las pruebas bioquímicas automatizadas, y que ofrecen un descuento de $0.08 centavos de dólar por determinación y que aceptan mantener todas las demás condiciones técnicas, administrativas y legales que originaron el contrato. La compra mencionada de este producto es bajo la modalidad de Entregas según Demanda, lo que implica que el consumo de los reactivos es fluctuante, por lo que es directamente proporcional a la demanda que se presente en los Centros de Salud para la realización de esos diagnósticos. 9) Presentan la certificación de contenido presupuestario DABS-PRE del 8 de diciembre de 2011 por medio de la cual el señor Lic. Eithel Corea Baltodano Director a.i de Aprovisionamiento de Bienes y Servicios declara que en el Presupuesto de 2012 se incluyeron y se deja reserva legal y que para el 2013 se tomarán las presiones necesarias para garantizar el pago de las obligaciones.- 10) Se adjunta cronograma al día de hoy para la licitación pública 2009LN ) Que señalan como fundamento legal los artículos 2, 2 bis y 132 del Reglamento a la ley de Contratación Administrativa.

3 3 II) Criterio de la División. No obstante que se ha solicitado un procedimiento de urgencia, la Administración no ha demostrado en qué consiste la urgencia ni tampoco cual es el procedimiento sustitutivo que pretende aplicar. Vemos muy clara la necesidad pública a satisfacer y las circunstancias en las que se encuentra el procedimiento de licitación que se encuentra en trámite y que hasta la fecha apenas cuenta con el acto de apertura de ofertas, situación diferente al supuesto normativo antes señalado. Así, consideramos que al no demostrar que se está ante la presencia de procedimientos de urgencia, razón por las cual la presente gestión no resulta procedente fundamentarla de conformidad con las disposiciones de los artículos 2 inciso d) de la Ley de Contratación Administrativa y 132 de su Reglamento, por lo tanto la misma se canalizará a través de las disposiciones de los artículos 2 bis inciso c) y 138 de su Reglamento, por los cuales la Contraloría General podrá autorizar, mediante resolución motivada, la contratación directa cuando existan razones suficientes para considerar que es la mejor forma de alcanzar la debida satisfacción del interés general, o de evitar daños o lesiones a los intereses públicos. Reiteramos nuestra impresión manifestada en múltiples oficios, que la CCSS no ha manejado de la mejor forma la tramitación de la licitación pública 2009LN , al grado que se llegó a la décima primera ronda de recursos de objeción planteados (resueltos mediante Resoluciones R-DJ , R-DJ , R-DJ , R-DJ , R-DJ , R- DCA , R-DCA R-DCA , R-DCA y R-DCA , entre otras)en contra de modificaciones cartelarias, a tal efecto recordamos lo señalado en el IV Por Cuanto de la R-DJ de las 9 horas del 5 de agosto de 2010, que dice: IV. POR CUANTO: Observaciones de oficio:...en virtud de lo cual, estimamos que la CCSS no ha dado su mejor esfuerzo para mejorar la definición del objeto de esta licitación, lo que significa que no se evidencia que en la tramitación de la presente contratación se haya respetado el principio de eficiencia, lo que atenta contra el buen uso de los recursos públicos y por ende con la debida satisfacción del interés público. Bajo ese panorama, deberán de inmediato adoptar las medidas administrativas (incluyendo las disciplinarias pertinentes) en contra de los funcionarios responsables de esta conducta, misma que atenta contra la debida satisfacción de interés público inmerso en la contratación y que en este caso particular se relaciona con derechos fundamentales como son la vida y la salud. Como se puede notar, la situación de eventual desabastecimiento es producto al parecer de una ineficiente gestión adoptada al efecto por la CCSS, razón por la cual tal y como lo ordena la R- DJ , deberán determinar las medidas sancionatorias y correctivas que procedan, ya que se podría estar frente a una falta grave, lo cual queda librado a la responsabilidad de la Administración. Por otra parte, tenemos claro que subsiste la necesidad pública y que no es posible dejar de lado las siguientes circunstancias: a) La necesidad imperativa de contar con estos reactivos, en virtud de que son utilizados en el diagnóstico médico y ello influye directamente en la salud del paciente. b) La disminución de las existencias físicas del producto (alcanza hasta enero 2012), además de que ningún proveedor estaría en capacidad de abastecer en un corto plazo de reactivos, ni a suministrar la instalación y calibración de equipos, así como la capacitación del personal. c) La tramitación de la licitación pública 2009LN que tuvo la apertura el 07 de diciembre

4 4 de este año, según información que nos brindara la CCSS. d) Capris Médica S.A., resultó adjudicataria de la anterior licitación pública PU , mantiene el precio unitario ofrecido de US$0.28 y ofrece un descuento de $o.08, y los servicios de mantenimiento correspondientes. e) Tal empresa tiene actualmente instalados y funcionando los equipos necesarios para estas pruebas. f) El personal de la empresa y el de planta están debidamente capacitados para el uso y manejo del reactivo. g) Los reactivos de Capris Médica S.A. son los únicos compatibles con estos equipos instalados. Partimos del hecho de que la necesidad pública debe satisfacerse y que la Administración bajo su propia responsabilidad debe buscar los mecanismos para hacer frente a la misma, la prevalencia de los valores constitucionales de la salud pública y la vida humana, eso sí, dentro del marco de acción con el que cuentan y que lo determina principalmente el presupuesto. Ante esa circunstancia, estima este órgano contralor que deben considerarse las razones de interés público y el hecho de que el procedimiento está a punto de la apertura de las ofertas. En ese sentido, entiende este órgano contralor que la necesidad pública de contar con los reactivos para diagnóstico resulta fundamental y que debe ponderarse también que los equipos de la empresa ya están en los sitios y que se ha dado la capacitación solo para el uso de esos equipos, lo que constituye una inversión en tiempo y recursos que ha hecho la Caja Costarricense del Seguro Social para cambiar el procedimiento hacia la prueba efectiva. Es por esa razón que este órgano contralor estima procedente dar la actual autorización de contratación directa y sin que se entienda que esas valoraciones deban significar ventaja alguna para la empresa en cuestión dentro del proceso licitatorio que se lleva a cabo. En su solicitud se ha requerido un plazo de hasta once meses adicionales, justificado en un cronograma, pero dicho plazo debe considerarse como un máximo para contar con un procedimiento de licitación y el contrato refrendado y los plazos que se requieren para tener la efectiva prestación de los servicios de diagnóstico. Así las cosas, mientras finaliza la tramitación de la licitación pública 2009LN para la adquisición de los reactivos de marras, en salvaguarda de los derechos fundamentales de salud y vida de los asegurados, esta División de conformidad con las disposiciones de los artículos 2 bis, inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa y 138 de su Reglamento, autoriza comprar directamente a Capris Médica S.A. hasta determinaciones de pruebas bioquímicas automatizadas Grupo No 6 código institucional , a un precio unitario de $0.288 con un descuento sobre esa cantidad de $0.08 y por un monto máximo de menos el descuento y por un plazo máximo de once meses. Por lo demás, es claro que este órgano contralor no asume la responsabilidad por cualquier afectación a los pacientes por la demora de esta contratación, la cual recae específicamente en la Caja Costarricense del Seguro Social. De igual forma, mediante esta contratación directa que se autoriza, no se está avalando de ninguna forma, cualquier otra actuación o procedimiento para el abastecimiento de este importante medio de diagnóstico. III. Condiciones bajo las que se otorga la autorización. 1) Deberán respetarse las mismas condiciones establecidas en nuestro oficio No 5597 del 23

5 5 de junio de 2011 y dejarse evidencia de todo lo actuado, en estricto orden cronológico en el expediente administrativo que se levante al efecto, para facilitar eventuales revisiones posteriores. 2) Esta autorización se otorga con vista en la certificación de contenido presupuestario emitida por su persona. En ese sentido se recuerda que es de exclusiva responsabilidad de la Administración no solo la acreditación del presupuesto, sino además la factibilidad técnica y jurídica de aplicar los recursos certificados en el objeto de estas contrataciones. 3) La autorización para contratar directamente a CAPRIS MEDICA S.A., se da por un plazo de hasta 11 meses y por un monto máximo total de US$ , a un precio unitario de US$0.28, al cual se le debe aplicar el descuento ofrecido por la empresa., mientras se concrete el proceso licitatorio 2009LN Dentro de este plazo y en supuesto de que no se logre concretar el proceso licitatorio, se deberán realizar esfuerzos para ejecutar algún trámite concursado, dando la posibilidad de participación a otros posibles oferentes, de forma tal que se logre verificar las condiciones de mercado y se logre la mejor adjudicación, o justificar el por qué esa opción no es la más favorable. 4) De conformidad con lo dispuesto por el artículo 138 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, la adjudicación autorizada, en razón del principio de eficiencia, y de la naturaleza del objeto de la presente, no tendrá recurso alguno, ni estará sujeta a refrendo. Por ende queda sujeta a la aprobación interna de la Administración (artículo 17.3 del Reglamento sobre Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública) y a nuestro control posterior. De recibirse alguna gestión de impugnación, la deberá resolver la misma Administración. 5) Al ser un procedimiento excepcional, autorizado sobre la base de las explicaciones acá brindadas, no es viable aplicar una nueva contratación al amparo del artículo 201 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 6) Las modificaciones en fase de ejecución contractual, incluyendo aumentos y disminuciones se regirán únicamente por lo dispuesto en los artículos 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 200 de su Reglamento, sin que para el ejercicio de esa potestad se requiera autorización de esta Contraloría General. Lo anterior en el tanto se cumplan los supuestos establecidos en el artículo 200, puesto que en caso de no ser así, deberá estarse a lo indicado en el párrafo penúltimo de esa norma, a saber: Modificaciones que no se ajusten a las condiciones previstas en este artículo, sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República (...). 7) Se deja bajo la absoluta responsabilidad de esa Administración la razonabilidad del precio contratado, y valorar la posibilidad de solicitar o no la rendición de garantía de cumplimiento. 8) Se deja bajo la exclusiva responsabilidad de esa Administración que Capris Médica S.A., no cuente con prohibiciones para contratar con el Estado y que no se encuentra inhabilitada para contratar con la administración pública, de conformidad con lo dispuesto por el régimen de prohibiciones de la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. 9) Es responsabilidad de esa Administración velar que Tecno Diagnóstica S.A. se encuentre al día en el pago de obligaciones de seguridad social.

6 6 10) Se advierte que si antes del vencimiento del plazo de nueve meses de la contratación aquí autorizada, esa Administración logra adjudicar en firme la licitación pública 2009LN , es entendido que la presente autorización quedará en ese momento y automáticamente sin efecto. 11) Se deberá realizar los trámites correspondientes para que se determinen eventuales responsabilidades por los atrasos que, entre otras causas justifican la presente autorización, según ya se señaló en el presente oficio. Atentamente, Lic. Marco Vinicio Alvarado Quesada Gerente Asociado Licda. Elena Benavides Santos Fiscalizadora EBS/yhg Ci: Archivo Central Ni: G: