Cómo reducir los costes

Transcripción

1 Cómo reducir los costes de tu empresa con un ERP La reducción de costes como principal ventaja de los ERP para tu negocio Multiplica la eficiencia de tus departamentos de administración y contabilidad Lleva el control y análisis de todos tus procesos al siguiente nivel, y decide si aumentar tu margen o tu competitividad

2 Índice Introducción 1. Aumentando la visibilidad y control sobre tu negocio 2. Eliminando multitud de pequeños errores 3. Multiplicando la eficiencia de tu administración 4. Desbloqueando recursos 5. Aumentando tu competitividad Conclusiones Sage Spain

3 Introducción Si todos sabemos que la gestión, el control y la contabilidad son piedras angulares de nuestro negocio, por qué continúa habiendo tantas empresas que siguen sin automatizar y conectar todos estos procesos para ahorrar tiempo y evitar errores en tareas tan importantes? La globalización significa la aparición de nuevos competidores en nuestros mercados pero, simultáneamente, ayuda a nuestras empresas a entrar en otros países a su vez. Una espada de doble filo que solo las empresas que estén preparadas para ello podrán usar sin cortarse. Las TICs (Tecnologías de la Información y la Comunicación) destacan como las herramientas que facilitan sobrevivir y triunfar en esta globalización, ayudándonos a coordinar procesos y equipos en empresas de todos los tamaños, sin importar su localización. Estas soluciones, hoy conocidas como software de gestión empresarial (ERP por sus siglas en inglés) centralizan la entrada de información de cada área y la ponen a disposición del resto de la compañía en tiempo real para agilizar los procesos y la toma de decisiones. El principal beneficio de este aumento del control y la agilidad en los procesos de tu empresa? El ahorro de tiempo y costes. Sage Spain

4 Pero, cuando hablamos de un ERP, entramos en un terreno mucho más complejo que un simple y abstracto ahorro de tiempo y dinero por el simple hecho de implantarlo. Por eso, en este ebook te explicamos 5 formas concretas en las que un ERP ayuda a reducir los costes de tu empresa. 1. Aumentando la visibilidad y control sobre tu negocio El tiempo es oro! Por eso un sistema ERP es perfecto para unificar todos los procesos y áreas de tu empresa. 2. Eliminando multitud de pequeños errores No hagas aguas y resuelve lo antes posible esas pequeñas dificultades cotidianas que pueden conllevar pérdidas. 3. Multiplicando la eficiencia de tu administración Evita errores e invertir el doble de tiempo con un sistema unificado que comparta la información. 4. Desbloqueando recursos No reducir tus costes es un coste en sí mismo, optimiza y planifica tu gestión para no tener gastos innecesarios. 5. Aumentando tu competitividad Traduce tus ahorros de costes en beneficios para tus clientes y aumentarás tu demanda. Sage Spain

5 1. Aumentando la visibilidad y control sobre tu negocio El tiempo es oro! Tener un sistema para cada área de tu negocio o proceso de tu empresa es un sinsentido que solo puede conllevar pérdidas de información o demasiado trabajo para consolidarla y analizarla. Esta empresa es un caos A menudo nos encontramos con que cada departamento de una pyme utiliza una solución o programa de gestión diferente, adaptada solo a lo que ese departamento necesita y sin posibilidad de comunicación con las soluciones de gestión del resto de áreas. El resultado es que la información no siempre está actualizada ni tiene el mismo formato o peor, existen duplicidades y errores. La principal ventaja de los ERP es solucionar ese galimatías de programas, consolidando la entrada de datos en una única solución y formato. De esta forma, todas las áreas manejan la misma información y hablan el mismo idioma. Antes de gestionar tu empresa, gestiona tu tiempo Todos los departamentos de la empresa se benefician de la implantación de un ERP pero son la gerencia y la administración quienes ven facilitada su labor en mayor medida. El ERP evita que estos departamentos, encargados de analizar todos los aspectos de la empresa, deban recopilar información dispar de cada una de las áreas. Gracias a eso, el tiempo que les toma disponer de todos los datos se reduce drásticamente, permitiéndoles tomar mejores decisiones en menor tiempo. Incluso con la ayuda de un ERP, la gestión de una empresa no es tarea fácil y siempre hay margen de mejora. Descubre cómo tomar mejores decisiones en tiempo real con nuestro ebook! Sage Spain

6 2. Eliminando multitud de pequeños errores Evita hacer aguas Todas las empresas tienen una alfombra bajo la que barren los pequeños errores. Errores que se suman con el tiempo y añaden dificultades o pequeñas pérdidas a tu empresa hasta que todo el proceso de producción termina haciendo aguas. Todas las áreas de tu empresa están conectadas Utilizar un sistema de gestión que dependa del factor humano para la entrada y envío de datos solo aumenta el riesgo de errores y duplicidades. No porque dicho factor humano sea deficiente, sino porque cada área tiene su propia perspectiva y objetivos y, por ende, presta más atención a la exactitud de unos datos que de otros. El ERP permite minimizar los errores derivados de ese factor humano, automatizando todo lo posible la entrada y disponibilidad de la información de cada área. De esta forma, evitamos que distintos empleados de diferentes departamentos deban introducir los mismos datos continuamente, o se vean obligados a interpretar cuadros de mando diferentes a los que utilizan para trabajar. Sage Spain

7 3. Multiplicando la eficiencia de tu administración Evitar errores e invertir doble de tiempo Tus empleados de administración y finanzas también son humanos y es una crueldad obligarles a gestionar en hojas de cálculo, papel o (peor aún) diferentes sistemas, todas las facturas, cobros y pagos de la empresa. Primero, porque como hemos visto puede llevar a errores y segundo, porque todo el mundo invierte el doble de tiempo en introducir datos duplicados al no tener sistemas que compartan la información. Aporta valor a tu empresa La disminución de tareas manuales como la recopilación y consolidación de datos permite a los distintos departamentos encargados del control de la empresa dedicar ese sobrante de tiempo a lo que de verdad aporta valor a la empresa: estudiar formas de mejorar los procesos de producción y venta para aumentar los márgenes de la compañía. En resumen, un ERP nos permite híperoptimizar los departamentos de Administración y Financiero. Una de las tareas en las que puede volcarse un departamento financiero híperoptimizado es en mejorar tu esquema contable para ahorrar un extra en la declaración del IVA. Te damos las claves para empezar en este ebook! Sage Spain

8 4. Desbloqueando recursos No reducir tus costes es un coste en sí mismo El exceso de recursos invertidos en tareas que no lo requieren limita tu producción. Un almacén con sobrestocaje supone una gran pérdida de liquidez, una gestión no optimizada duplica la necesidad de personal y una falta de control de proveedores conlleva retrasos y mayores costes de producción. Los ERP, sin embargo, nos permiten mucho más que introducir datos y visualizarlos. Una de las grandes bazas del software de gestión empresarial es el análisis de información. Una funcionalidad que nos aporta informes estándar y personalizados sobre el rendimiento de cada área y recurso. Gracias a estos análisis, la empresa puede identificar en cualquier momento los recursos que están infrautilizados o sobreexplotados e impiden que la rentabilidad de los mismos esté al maximo. Adelantándote a los problemas Además, con un ERP, la empresa también puede realizar previsiones de producción. Algo especialmente útil en el caso de negocios en expansión o de gran estacionalidad. Esta previsión de producción no se limita exclusivamente a cuantificar las materias primas necesarias para las variaciones de fabricación, sino que también aporta información sobre si los recursos (como la maquinaria) serán capaces de asumir el aumento de volumen o hará falta ampliar el capital de la empresa. Cómo hacer el mejor inventario jamás soñado? Si te has sentido identificado con el ejemplo del sobreestocaje, en nuestra infografía Cómo hacer el mejor inventario jamás soñado? te damos las claves para que no vuelva a ser un problema. Sage Spain

9 5. Aumentando tu competitividad Traduce tus ahorros en beneficios para tus clientes Lo peor de todo es que podrías traducir tus ahorros de costes en una ventaja competitiva para tus clientes, ofreciéndoles el mismo nivel de servicio o producto a un coste menor. Ser capaz de mantener el mismo nivel de producción con menores costes y tiempos de gestión no solo afecta a tu compañía (en el sentido en que aumenta tu margen de beneficios y operatividad). También supone una ventaja competitiva en el mercado. Para ponerlo en perspectiva, hay que mirarlo de la siguiente forma: no es que a ti te cueste menos que antes producir sino que lo producido conlleva menos costes que tus competidores. En otras palabras, estás acercándote al liderazgo en costes en tu sector. Decide qué te conviene en cada momento Con esta información en mano, puedes decidir si quieres aumentar tu margen de beneficios o tu competitividad. Como, además, un ERP te permite realizar una gestión comercial completa, puedes estudiar tus ratios de venta y decidir cuál de las dos opciones (margen o competitividad) te conviene más en cada momento y para cada cliente. Si tu decisión es aumentar tu competitividad, sácale el máximo provecho con nuestra Guía del proceso de venta para mejorar la captación de clientes Sage Spain

10 Conclusiones Posponer la decisión de automatizar la gestión de nuestra empresa desemboca en errores que nos hacen perder tiempo y dinero. Si es el caso de tu compañía y quieres evitar esa situación, lo primero es contar con una solución de gestión unificada para todas las áreas de tu empresa. Una solución que te proporcione una mejor visibilidad de tu negocio. Una visibilidad a prueba de errores e inmediata. Independientemente de que hablemos de pyme o gran empresa, un ERP nos ayuda a reducir la carga de trabajo de todas las áreas, el margen de error en la entrada y disponibilidad de datos y el tiempo de gestión necesario de los mismos. El resultado final de implantar una solución como Sage Murano es una empresa más eficiente. Una empresa con mayor control sobre sus costes y recursos cuya única preocupación pasará a ser prefiero aumentar mi margen de beneficios o mi cartera de clientes?. Sage Spain

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