MANUAL DE USUARIO. Formulario de inscripción a pregrado

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1 MANUAL DE USUARIO Formulario de inscripción a pregrado Manual Formulario de inscripción a Pregrado Página 1 de 29

2 Tabla de contenido 1. Cómo usar el manual de usuario Formulario de inscripción a pregrado Introducción a la herramienta Precondiciones a tener en cuenta Descripción y condiciones de campos Inicio de sesión Registro de usuario nuevo Página principal Información Personal Información del examen de estado Información académica Información laboral Información Familiar Información Adicional Documentación Pago de la Inscripción Entrevista Pago de la Matrícula Sección de errores Manual Formulario de inscripción a Pregrado Página 2 de 29

3 1. Cómo usar el manual de usuario 1 El siguiente manual está dirigido a las personas que aspiran ingresar a alguno de los programas de postgrado que ofrece la Universidad Icesi. En el sitio web de la inscripción en línea, cada paso tiene indicaciones precisas que se encuentran en la parte superior de los formularios, este manual los resaltará en recuadros de color morado. Los pasos serán indicados con círculos azules y números de color blanco; y los puntos a tener en cuenta serán resaltados con círculos amarillos y letras negras. En este manual, cada paso tiene una indicación de su procedimiento. Pasos Puntos a tener en cuenta Cualquier duda que se presente con el proceso de inscripción en línea postgrado, puede dirigirse a la oficina de admisiones y registros de la Universidad Icesi o llamar al teléfono Ext Nota: Si requiere asistencia técnica respecto a la aplicación descrita en este manual, por favor comuníquese con Soporte SYRI, de la universidad Icesi, al número de teléfono , exenciones: 8783 y 8757 (operaciones); 8786 y 8785 (desarrollo de sistemas), y 8786 y 8785 (procesos). Manual Formulario de inscripción a Pregrado Página 3 de 29

4 2. Formulario de inscripción a pregrado 2.1 Introducción a la herramienta El formulario de inscripción a pregrado permite a los aspirantes inscribirse a un programa de pregrado y diligenciar toda la información necesaria para llevar a cabo todo el proceso sin tener que acercarse a las instalaciones de la Universidad. Además el formulario permite al aspirante pagar en línea el valor de la inscripción y la matrícula en caso de que quede admitido. 2.2 Precondiciones a tener en cuenta El aspirante no puede haber sido estudiante de la Universidad anteriormente, en este caso el formulario no le permite el ingreso ni la creación de contraseña. Para llevar a cabo el proceso de inscripción debe acercarse a la Oficina de Admisiones y Registro. Manual Formulario de inscripción a Pregrado Página 4 de 29

5 2.3 Descripción y condiciones de campos Todos los campos marcados con Negrilla en la descripción son obligatorios y deben ser diligenciados Inicio de sesión 1 Tipo de identificación: se debe seleccionar un tipo de documento 2 Documento de identificación: ingrese aquí su número de identificación 3 Contraseña: ingrese su contraseña. Por seguridad no se desplegarán los caracteres digitados, en su lugar aparecerán asteriscos * o puntos. 4 Botón ingresar: haga clic en este botón para iniciar sesión 5 Botón limpiar: haga clic aquí para borrar la información ingresada en todos los campos Si olvidó su contraseña haga clic en el enlace señalado, se le pedirá su número de identificación y se le enviará la contraseña al correo que haya registrado. Procedimiento Para iniciar sesión diligencie todos los campos y haga clic en Ingresar o presione la tecla Enter o Intro. Para registrarse como usuario nuevo diligencie sólo los campos Tipo de identificación y Documento de identificación deje el campo contraseña vacío y haga clic en Ingresar. A continuación se presentará el formulario de registro de usuario nuevo. Manual Formulario de inscripción a Pregrado Página 5 de 29

6 2.3.2 Registro de usuario nuevo 1 Tipo de identificación: Se debe seleccionar un tipo de documento 2 Documento de identificación: ingrese aquí su número de identificación 3 ingrese aquí su correo electrónico, este correo será utilizado para enviarle notificaciones del sistema y para enviarle una nueva contraseña en caso de olvido. 4 Contraseña: ingrese su contraseña. Por seguridad no se desplegarán los caracteres digitados, en su lugar aparecerán asteriscos * o puntos. 5 Repetir contraseña: ingrese de nuevo su contraseña, debe coincidir con el valor ingresado anteriormente. 6 Botón limpiar: haga clic aquí para borrar la información ingresada en todos los campos 7 Botón ingresar: haga clic en este botón para iniciar sesión 8 Botón volver: dirige al formulario de inicio de sesión sin guardar los cambios Procedimiento Diligencie todos los campos obligatorios y haga clic en el botón ingresar, se le enviará un correo electrónico a la dirección diligenciada con su contraseña. Manual Formulario de inscripción a Pregrado Página 6 de 29

7 2.3.3 Página principal La página principal presenta un menú con las diferentes partes del formulario, se debe hacer clic en cada botón para diligenciar la información necesaria. 1 Información Personal: El botón se encuentra activo por defecto Manual Formulario de inscripción a Pregrado Página 7 de 29

8 2 Información del Examen de Estado: El botón se habilita una vez se ha diligenciado la información personal 3 Información Académica: El botón se habilita una vez se ha diligenciado la información del examen de estado y se cumple con el requisito mínimo 4 Información Laboral: El botón se habilita una vez se ha diligenciado la información del examen de estado y se cumple con el requisito mínimo 5 Información Familiar: El botón se habilita una vez se ha diligenciado la información del examen de estado y se cumple con el requisito mínimo 6 Información Adicional: Sólo se habilita si en el formulario de Información personal se selecciona Si en Tipo de Inscripción 7 Documentación: El botón se habilita una vez se ha diligenciado la información personal 8 Generar Formulario: El botón se habilita una vez se ha diligenciado la información personal, del examen de estado, académica, laboral, familiar y se ha cargado al menos un documento 9 Pago de la Inscripción: El botón se habilita una vez se ha diligenciado la información personal, del examen de estado, académica, laboral, familiar y se ha cargado al menos un documento 10 Entrevista: El botón se habilita una vez el aspirante haya confirmado el pago, la oficina de Admisiones y Registro ha verificado la documentación y haya asignado una entrevista al aspirante. 11 Pago de la Matrícula: El botón se habilita una vez el aspirante haya sido admitido y se le haya generado factura. 12 Estado de la inscripción: Muestra un mensaje corto indicando si el aspirante ha sido admitido o no. Procedimiento Para diligenciar la información solicitada haga clic en el botón correspondiente. Una vez diligencie toda la información de un formulario el texto del botón cambiará de Ingresar información a Actualizar información Manual Formulario de inscripción a Pregrado Página 8 de 29

9 2.3.4 Información Personal 1 Tipo de Inscripción: Seleccionar una opción 2 Programa al que aspira 2.1 1ª Opción: Se debe seleccionar una opción ª Opción: Opcional, este campo no es obligatorio y sólo será necesario cuando la oficina de Admisiones y Registro así lo considere. Este programa se utilizará para programar entrevista y para calcular el valor del semestre en el pago de la matrícula 3 Primer apellido: sólo se admiten letras Manual Formulario de inscripción a Pregrado Página 9 de 29

10 4 Segundo apellido: sólo se admiten letras 5 Nombre(s): sólo se admiten letras 6 Doc. de identificación: Sólo lectura, no editable 7 N de identificación: Sólo lectura, no editable 8 Ciudad de expedición: Seleccionar una opción 9 Fecha de nacimiento: Seleccionar opción para mes y día, el año es obligatoria y sólo admite números de 4 dígitos 10 Ciudad de nacimiento: Seleccionar una opción 11 Género: Seleccionar una opción 12 Estado civil: Seleccionar una opción 13 EPS: Seleccionar una opción 14 Grupo sanguíneo: Seleccionar una opción 15 Piensa solicitar beca: seleccionar una opción 15.1 Tipo de beca: seleccionar una opción El campo Tipo de beca solo se habilitará cuando seleccione Si en el campo Piensa solicitar beca 16 Dirección de residencia: admite cualquier caracter 17 Estrato: Seleccionar una opción 18 Ciudad de residencia: Seleccionar una opción 19 Teléfono: se admiten caracteres alfanuméricos 20 Otro teléfono: se admiten caracteres alfanuméricos 21 Celular: sólo se admiten números 22 Correo electrónico: sólo se admiten correos con el formato correcto <usuario@dominio.tld> 23 Botón ingresar ó actualizar: haga clic aquí para guardar los cambios y volver a la página principal 24 Botón limpiar: haga clic aquí para borrar la información ingresada en todos los campos 25 Botón cancelar: haga clic aquí para volver a la página principal sin guardar los cambios Procedimiento Diligencie todos los campos obligatorios y finalmente haga clic en Guardar Manual Formulario de inscripción a Pregrado Página 10 de 29

11 2.3.5 Información del examen de estado 1 Número de registro del ICFES: sólo admite números 2 Fecha de presentación: Seleccionar una opción para mes y día, el campo año es obligatorio y sólo admite números de 4 cifras Dependiendo de la fecha de presentación del examen de Estado se mostrarán ciertos campos como se detalla a continuación 2.1 Fecha de presentación anterior o igual a 31/DIC/ Biología, Química, Física, Sociales, Apt. Verbal, Literatura, Apt. Matemática, Conoc. Matemático, Puntaje electiva: sólo admiten números Electiva: seleccionar una opción Requisito mínimo: suma de puntajes mayor o igual a 280 Manual Formulario de inscripción a Pregrado Página 11 de 29

12 2.2 Fecha de presentación entre 01/ENE/2000 a 31/JUL/ Biología, Matemáticas, Filosofía, Química, Física, Historia, Lenguaje, Geografía, Inglés: sólo admiten números con 2 decimales Requisito mínimo: suma del puntaje del núcleo común (excepto inglés) mayor o igual a Fecha de presentación desde 01/OCT/2004 a 31/DIC/ Biología, Matemáticas, Filosofía, Química, Física, Historia, Lenguaje, Geografía, Inglés: campos obligatorios, sólo admiten números con 2 decimales Requisito mínimo: puesto ICFES menor o igual a 300, para Medicina debe ser menor o igual a Fecha de presentación a partir de 01/ABR/ Biología, Matemáticas, Filosofía, Química, Física, Historia, Lenguaje, Inglés: campos obligatorios, sólo admiten números con 2 decimales Requisito mínimo: puesto ICFES menor o igual a 350, para Medicina debe ser menor o igual a Puesto ICFES: sólo admite números (sólo para exámenes presentados desde 01/OCT/2004). 4 Botón guardar: haga clic aquí para guardar los cambios y volver a la página principal 5 Botón limpiar: haga clic aquí para borrar la información ingresada en todos los campos 6 Botón cancelar: haga clic aquí para volver a la página principal sin guardar los cambios Procedimiento Diligencie todos los campos obligatorios y finalmente haga clic en Guardar Manual Formulario de inscripción a Pregrado Página 12 de 29

13 2.3.6 Información académica 1 Nombre del colegio: seleccionar una opción. Dependiendo de la fecha de presentación del examen de Estado se mostrarán ciertos campos como se detalla a continuación 1.1 Nombre del colegio desconocido: sólo se admiten letras. 1.2 Tipo de colegio: seleccionar una opción 2 Fecha grado: seleccionar una opción para mes y día, el campo año es obligatorio y sólo admite números de 4 cifras 3 Número de colegios donde ha estudiado: sólo admite números. 4 Botón ingresar ó actualizar: haga clic aquí para guardar los cambios y volver a la página principal 5 Botón limpiar: haga clic aquí para borrar la información ingresada en todos los campos 6 Botón cancelar: haga clic aquí para volver a la página principal sin guardar los cambios Procedimiento Diligencie todos los campos obligatorios y finalmente haga clic en Guardar Manual Formulario de inscripción a Pregrado Página 13 de 29

14 2.3.7 Información laboral 1 Trabaja actualmente: seleccionar una opción Si se encuentra trabajando actualmente debe diligenciar la información de la empresa. 2 Empresa actual: seleccionar una opción Si selecciona Empresa Desconocida debe diligenciar el nombre y NIT de la empresa 2.1 Nombre de la empresa: admite cualquier caracter. 2.2 NIT: admite cualquier caracter. 3 Cargo que ocupa: admite cualquier carácter. 4 Antigüedad: admite sólo números. 5 Experiencia laboral total: admite sólo números. 6 Dirección: admite cualquier carácter. 7 Teléfono: admite cualquier carácter. 8 Correo electrónico: formato de correo electrónico válido <usuario@dominio.tld>. 9 Botón ingresar ó actualizar: haga clic aquí para guardar los cambios y volver a la página principal Manual Formulario de inscripción a Pregrado Página 14 de 29

15 10 Botón limpiar: haga clic aquí para borrar la información ingresada en todos los campos 11 Botón cancelar: haga clic aquí para volver a la página principal sin guardar los cambios Procedimiento Diligencie todos los campos obligatorios y finalmente haga clic en Guardar Manual Formulario de inscripción a Pregrado Página 15 de 29

16 2.3.8 Información Familiar 1 Vive con: seleccionar una opción Manual Formulario de inscripción a Pregrado Página 16 de 29

17 Dependiendo de la elección algunos campos pasan de ser opcionales a obligatorios y viceversa. A continuación se detallan los distintos casos 1.1 Ambos : información del padre y de la madre son obligatorios 1.2 Madre : información de la madre obligatoria 1.3 Padre : Información del padre obligatoria 1.4 Otro : información del acudiente obligatoria 1.5 Solo : toda la información es opcional 2 Información del acudiente 3 Información del padre 4 Información de la madre 5 Botón guardar: haga clic aquí para guardar los cambios y volver a la página principal 6 Botón limpiar: haga clic aquí para borrar la información ingresada en todos los campos 7 Botón cancelar: haga clic aquí para volver a la página principal sin guardar los cambios Procedimiento Diligencie todos los campos obligatorios y finalmente haga clic en Guardar Manual Formulario de inscripción a Pregrado Página 17 de 29

18 2.3.9 Información Adicional Este formulario sólo está disponible si seleccionó Si en el campo Tipo de inscripción en Información personal 1 Universidad de procedencia: seleccionar una opción. Si seleccionó Universidad Desconocida debe diligenciar el campo Nombre de la Universidad. 2 Nombre de la Universidad: admite cualquier carácter 3 Programa: admite cualquier caracter. 4 Último semestre cursado: seleccionar una opción 5 Promedio obtenido: sólo admite números con 1 ó 2 decimales 6 Fecha de retiro: seleccionar una opción para mes y día, el campo año es obligatorio y debe ser numérico con 4 dígitos anterior al año actual. 7 Motivo de retiro: admite cualquier caracter, tamaño máximo de 50 caracteres. 8 Botón guardar: haga clic aquí para guardar los cambios y volver a la página principal 9 Botón limpiar: haga clic aquí para borrar la información ingresada en todos los campos Manual Formulario de inscripción a Pregrado Página 18 de 29

19 10 Botón cancelar: haga clic aquí para volver a la página principal sin guardar los cambios Procedimiento Diligencie todos los campos obligatorios y finalmente haga clic en Guardar Manual Formulario de inscripción a Pregrado Página 19 de 29

20 Documentación 1 Seleccionar al menos un archivo Manual Formulario de inscripción a Pregrado Página 20 de 29

21 2 Seleccionar un archivo formato ZIP cuyo nombre sea el número de identificación (Ejemplo: zip) 3 Botón subir comprimido: haga clic aquí para subir el archivo diligenciado en la alternativa 2 4 Botón subir documentos: haga clic aquí para los archivos que haya especificado en la alternativa 1 5 Botón volver: haga clic aquí para volver a la página principal sin subir ningún archivo Procedimiento Si desea subir algunos documentos puede utilizar la opción 1 y cargar cada archivo que corresponde a la documentación que tiene digitalizada y finalmente haga clic en el botón Subir documentos Si ya tiene todos los documentos puede comprimirlos en un archivo formato ZIP y cargarlos por la opción 2, el nombre del archivo debe ser igual a su documento de identificación. Para cargar el archivo haga clic en el botón Subir comprimido. Manual Formulario de inscripción a Pregrado Página 21 de 29

22 Pago de la Inscripción 1 Botón pago en línea: haga clic aquí para realizar el pago de la inscripción en línea Si realiza el pago en línea no hay necesidad de subir el recibo de pago 2 Recibo de pago: haga clic en este botón para seleccionar el archivo que contiene la imagen escaneada del recibo de pago 3 Botón subir recibo de pago: haga clic en este botón para subir el archivo 4 Botón volver: haga clic aquí para volver a la página principal sin realizar el pago Procedimiento Si desea pagar en línea el valor de la inscripción deberá hacer clic en el botón Pago en línea y a continuación debe aparecer una página confirmando el valor del pago como se muestra a continuación Manual Formulario de inscripción a Pregrado Página 22 de 29

23 Seleccione el tipo de cliente y el banco y a continuación haga clic en pagar. Desde ese momento usted será dirigido al comercio electrónico de su banco y se le solicitarán los datos de autenticación. Una vez termine la transacción en línea debe aparecer esta página con la información de la transacción y su resultado, haga clic en Volver para regresar al formulario Manual Formulario de inscripción a Pregrado Página 23 de 29

24 Manual Formulario de inscripción a Pregrado Página 24 de 29

25 Entrevista La información de la entrevista asignada se presentará en esta sección, adicionalmente podrá imprimir la constancia de la entrevista. 1 Desde: Seleccionar una fecha haciendo clic en el ícono ubicado al lado derecho del campo. 2 Hasta: Seleccionar una fecha haciendo clic en el ícono ubicado al lado derecho del campo. Esta fecha debe ser posterior a la fecha seleccionada en el campo Desde. 3 Botón ver: haga clic en este botón para desplegar las entrevistas disponibles en el rango especificado en los campos 1 y 2 4 Ver entrevistas en una fecha determinada: Seleccionar una fecha haciendo clic en el ícono ubicado al lado derecho del campo. 5 Botón ver: haga clic aquí para desplegar la disponibilidad de entrevistas en la fecha seleccionada en el campo 4 6 Horarios de entrevista disponibles: Seleccionar una opción 7 Botón cancelar: Haga clic aquí para volver a la página principal sin guardar los cambios Manual Formulario de inscripción a Pregrado Página 25 de 29

26 8 Botón guardar: Haga clic aquí para cambiar la entrevista que tiene asignada por la seleccionada en el campo 6 Procedimiento Si desea ver la disponibilidad de entrevistas en una fecha determinada seleccione la fecha del campo fecha (4) y haga clic en el botón Ver (5), el sistema cargará el listado de entrevistas disponibles (6) y deberá seleccionar 1 y finalmente haga clic en guardar (8). Si desea ver la disponibilidad de entrevistas en un rango de fechas seleccione la fecha inicial (1) y la fecha final (2) y haga clic en el botón Ver (3), el sistema cargará el listado de entrevistas disponibles (6) y deberá seleccionar 1 y finalmente haga clic en guardar (8) Pago de la Matrícula 1 Botón pago en línea: haga clic aquí para realizar el pago de la inscripción en línea Manual Formulario de inscripción a Pregrado Página 26 de 29

27 Si realiza el pago en línea no hay necesidad de subir el recibo de pago 2 Recibo de pago: haga clic en este botón para seleccionar el archivo que contiene la imagen escaneada del recibo de pago 3 Botón subir recibo de pago: haga clic en este botón para subir el archivo 4 Botón volver: haga clic aquí para volver a la página principal sin realizar el pago Procedimiento Si desea pagar en línea el valor de la inscripción deberá hacer clic en el botón Pago en línea y a continuación debe aparecer una página confirmando el valor del pago como se muestra a continuación Manual Formulario de inscripción a Pregrado Página 27 de 29

28 Seleccione el tipo de cliente y el banco y a continuación haga clic en pagar. Desde ese momento usted será dirigido al comercio electrónico de su banco y se le solicitarán los datos de autenticación. Una vez termine la transacción en línea debe aparecer esta página con la información de la transacción y su resultado Manual Formulario de inscripción a Pregrado Página 28 de 29

29 3. Sección de errores Error El valor del campo XXX no puede ser nulo. Por favor ingrese caracteres válidos en el campo XXX El campo XXX debe contener sólo números Por favor ingrese una dirección de correo válida Solución Diligencie el campo señalado con la información solicitada Ha ingresado números en un campo que sólo admite letras, elimine los números del campo Ha ingresado caracteres no numéricos al campo señalado, verifique que sólo haya números. Verifique que el formato del correo electrónico ingresado sea Manual Formulario de inscripción a Pregrado Página 29 de 29