Procedimiento de invitaciones a proveedores

Transcripción

1 Procedimiento de invitaciones a proveedores Un despacho de tamaño medio (60 CCPP) puede ahorrar una media de 130h trabajo/mes si gestiona las incidencias y recepciona las facturas a través de la plataforma tucomunidad.com Introducción Los AAFF deben conseguir optimizar sus despachos en dos líneas: Optimización de tareas administrativas Optimización del tiempo empleado en conversaciones telefónicas En base a nuestros estudios y datos reflejados en nuestro servicio SAV (servicio de atención al vecino) un despacho de AAFF medio (60 CCPP 35 propiedades/ccpp 2 llamadas/propiedadaño) recibe unas llamadas al año con una duración media de 5 minutos que suponen 350 h/año (30h/mes) y emite una media de llamadas a proveedores con la misma media temporal, es decir, 500h/año (42h/mes). Adicionalmente debemos incluir en esta reflexión la pérdida de productividad que se produce por las continuas interrupciones en las tareas por la entrada de llamadas (si suponemos una pérdida de 3 minutos por interrupción sería 18h/mes adicionales. Es decir, el uso de tucomunidad.com podría llegar a ahorrar unas 90 h/mes de teléfono a un despacho medio (a un coste medio de 18 /h -> /mes) Los despachos de AAFF contabilizan o bien por gasto o bien por facturas. La tendencia actual por la presión de la Administración Pública es que en cualquiera de los dos casos tengan que guardan las facturas lo cual supone tiempo de gestión y espacio físico de almacenamiento. Según nuestros datos un despacho medio (60 CCPP 35 propiedades/ccpp) recibe una media mensual de 800 facturas/mes y tarda unos 6 minutos en contabilizar y cuadrar cada una de ellas, es decir, 40 h/mes. Además, la impresión de facturas y su almacenamiento supone un coste adicional estimado en 8 céntimos/factura (es decir, 64 /mes)

2 El uso de tucomunidad.com permite: Reducir en un 70% las llamadas de las propietarios y proveedores Reducir el almacenamiento de facturas en papel Reducir en un 95% el tiempo de contabilización de las facturas El primer paso para poder obtener estos beneficios es trabajar con los proveedores a través de las herramientas del portal del proveedor. El primer paso en esa colaboración es la invitación a los proveedores Conceptos básicos Para que un despacho de AAFF y un Proveedor puedan colaborar dentro del portal tucomunidad.com es necesario que se establezca una relación entre ambos. Una relación es un vínculo digital entre los CIF del AAFF y del Proveedor que habilita las funcionalidades y herramientas que existen en el portal tucomunidad.com para facilitar la colaboración entre AAFF, CCPP y Proveedores. Las condiciones para que se establezca dicha relación son: El AAFF debe existir en tucomunidad.com (es decir, ha debido sincronizar sus CCPP y resto de información en el portal a través de la herramienta Sincronizador del programa Gesfincas) El AAFF debe realizar una invitación al proveedor a través de tucomunidad.com El proveedor debe registrarse en tucomunidad.com y aceptar la solicitud de relación que le ha invitado el AAFF Una Solicitud de relación es una petición que relaciona a AAFF y Proveedor de forma que a partir del momento en que se acepta por parte del Proveedor permite al AAFF enviar de forma automática órdenes de trabajo al Proveedor y al Proveedor le permite gestionar dichas órdenes de trabajo y emitir facturas por dichos servicios a las CCPP que representa el AAFF y a éste poder recibir dichas facturas y automatizarlas

3 Una Invitación es una comunicación a través de correo electrónico o a través de una notificación electrónica a través de tucomunidad.com que permite hacer llegar una solicitud de relación desde el AAFF a los Proveedores con los que tiene interés en establecer una relación dentro del portal Por motivos de seguridad las invitaciones tienen una fecha de caducidad de un mes a partir de su envío. A partir de la fecha de caducidad de las invitaciones, dichas invitaciones dejan de ser válidas si no se han aceptado y se deben volver a enviar para que tengan validez Configuración de los parámetros del servidor de correo para comunicaciones por mail Cuando se envían comunicaciones por mail desde tucomunidad.com la plataforma utiliza los datos del servidor de correo del despacho para enviar dichas comunicaciones (esto hace que la comunicación sea personalizada y mucho más eficaz dado que tanto los propietarios como los proveedores conocerán el mail de la empresa que les está enviando el correo) Para que la plataforma pueda enviar dichas comunicaciones desde el servidor de correo de la empresa es necesario decirle a la plataforma los parámetros de correo de dicho servidor Para acceder a dicha la funcionalidad debes acceder al menú de Preferencias a través del menú lateral.

4 Ahora deberás hacer click en Configuración General

5 Y elegir Servidor El sistema te presentará los datos que debes introducir para poder configurar el envío de correos desde tucomunidad.com

6 Invitar a mis proveedores Para que un despacho de AAFF y un Proveedor puedan colaborar dentro del portal tucomunidad.com es necesario que se establezca una relación entre ambos. El mecanismo que se utiliza en tucomunidad.com para hacer llegar la solicitud de relación a los proveedores es la invitación a proveedores Para acceder a la funcionalidad de invitación a proveedores debes acceder al menú de Empresas a través del enlace rápido que hay en la página principal o bien a través del menú lateral.

7 Tras hacer click en la opción Empresas accederemos a las opciones entre las que se encuentra Invitación a Proveedores

8 Ahora accederemos a una pantalla desde la que realizaremos la invitación. Como el proceso de invitación es un proceso largo, el sistema nos indica que le proporcionemos una dirección de donde nos remitirá el resultado final del proceso (cuántos proveedores han sido invitados, a cuáles ha sido imposible remitir la invitación y los motivos, etc ). De esta manera el proceso se ejecutará en segundo plano sin que tengamos que esperar a su finalización sin poder continuar nuestro trabajo Ahora podremos seleccionar el texto del mensaje que recibirán los proveedores. Se puede elegir entre la plantilla por defecto que presenta el sistema, otras plantillas que el usuario haya creado o bien redactar en este momento el contenido del mensaje a través del editor de la pantalla.

9 Una vez generado el contenido del mensaje deberemos seleccionar los destinatarios de la invitación. Podemos elegir entre tres opciones: Seleccionar todos los proveedores: esta opción nos permite con un solo click seleccionar todos los proveedores en nuestra base de datos Seleccionar proveedores registrados y no relacionados: esta opción nos permite con un solo click seleccionar todos los proveedores de nuestra base de datos que ya existen en tucomunidad.com Seleccionar manual: esta opción nos despliega un componente que nos muestra todos los proveedores de nuestra base de datos con información de si están registrados o no en

10 tucomunidad.com, si ya tenemos una relación establecida con ellos o no, si previamente les hemos invitado pero no han aceptado la invitación y si su está disponible para poder enviar por correo electrónico la invitación. Sobre la lista de proveedores podemos seleccionar uno a uno a quiénes queremos enviar la invitación Por último, en la pantalla de invitación a proveedores podrás visualizar un check que te permitirá refrescar de manera automática las invitaciones que vas a enviar de forma que te puedas ahorrar el trabajo y además se evite la caducidad de las invitaciones (te recordamos que una invitación caduca al mes de ser emitida, de esta manera, antes de que la invitación vaya a caducar el sistema emitirá una nueva) Comprobar mis relaciones Una vez haya enviado invitaciones a proveedores puedo comprobar el estado de mis relaciones, es decir, qué proveedores han aceptado mis solicitudes de relación, qué proveedores han rechazado mis solicitudes de relación y cuáles no han contestado a dicha solicitud. Para poder acceder a esta opción debes acceder al menú de Empresas a través del enlace rápido que hay en la página principal o bien a través del menú lateral.

11 Tras hacer click en la opción Empresas accederemos a las opciones entre las que se encuentra Mis Relaciones

12 Tras hacer click en la opción Mis Relaciones accederemos a la pantalla en la que haciendo click en Ver detalle podremos ver el listado de empresas con las que hemos establecido relación, hemos invitado, nos han invitado o nos han rechazado la solicitud de relación. Importante: En el caso de un AAFF las solicitudes de relación siempre nacen del propio AAFF a los proveedores, nunca en sentido contrario Creado el hace 1 año por IESA Actualizado el hace 1 año por IESA