MANUAL SAGE NOTIFICACIONES

Transcripción

1 MANUAL SAGE NOTIFICACIONES INTRODUCCIÓN Las Notificaciones Electrónicas es un procedimiento legal establecido por el que las Pymes y Profesionales quedan obligadas a recibir las comunicaciones y notificaciones emitidas por la Administración a través de medios electrónicos. - AEAT: obligatorio desde enero de NOTESS (Seguridad Social) obligatorio desde enero de 2013 (de forma paulatina será obligatorio para todos los contribuyentes) Cómo funciona? Esta forma de notificar se sirve de una dirección electrónica habilitada (DEH) que opera a modo de dirección postal digital. Asociada a esta dirección electrónica habilitada el titular dispone de un buzón electrónico en el que recibirá las notificaciones. Trascurridos 10 días sin acceder al buzón, se tiene por efectuada la notificación, de ahí la necesidad de supervisar periódicamente el buzón. Para identificarse, los obligados tendrán que hacerlo mediante certificado digital. Desde Sage Notificaciones les aportamos un sistema que automatiza las descargas de las notificaciones de la Seguridad Social y AEAT a través del apoderamiento de las notificaciones de los clientes del Despacho (autorización). FUNCIONAMIENTO SAGE NOTIFICACIONES Al entrar en ContaPlus Asesorías, ContaPlus Flex Asesorías o NominaPlus Asesorías, se sincronizan las empresas que tengamos con Sage Notificaciones, al igual que al dar de alta una empresa desde alguno de estos programas. Para acceder desde el programa a Sage Notificaciones debemos tener rellenos los datos de Exclusivo Clientes a través de la opción Ayuda/Exclusivo Clientes/Datos de acceso.

2 Al entrar en la aplicación, lo primero que nos aparecerá será el contrato de licencia de uso que deberemos aceptar para entrar en la aplicación. Una vez aceptado el contrato, lo primero que nos mostrará Sage Notificaciones es un pop-up para seleccionar las empresas con las que queramos trabajar y también nos da la opción de realizar una asignación masiva de certificados, es decir, nos da la opción de seleccionar las empresas que queremos gestionar con el certificado del Despacho como apoderado, seleccionándolas con el check Certificado Apoderado/Despacho. Esta asignación se realiza para todos los buzones. Podremos importarlas o eliminarlas. Sage Notificaciones 2

3 Esta opción también la podrá realizar posteriormente desde el menú Empresas / Lista de Empresas / Importar Empresas. Una vez importadas las empresas nos situaremos en la home de la aplicación ( Notificaciones ) donde visualizaremos las opciones de Notificaciones, Empresas, Cuadro de Mandos y Avisos, además de la configuración que aparecerá a la izquierda de la pantalla. En todo momento, tendremos la opción de hacer un Tour por las opciones de la aplicación haciendo click en el botón de Tour. Desde esta primera opción Notificaciones el usuario podrá consultar las notificaciones electrónicas depositadas por los organismos oficiales en los buzones y nos aparecerá una lista de las mismas con los campos: identificación, Razón Social, Buzón, Organismo, Asunto, Estado, Fecha Depósito, Fecha Estado, Expira en, archivos adjuntos a descargar y marca de seguimiento. Podremos acceder a cada una de ellas para consultar, aceptar o rechazar la comunicación. Según el icono del estado de cada una de las notificaciones, visualmente el usuario podrá conocer si una notificación depositada se ha realizado alguna acción de aceptación o rechazo, o si ha expirado por el transcurso del plazo máximo de 10 días establecido para su gestión. Así mismo, al situar el cursor sobre ello, nos dirá el estado de la misma. Existen cuatro estados posibles de las notificaciones que visualizaremos según el icono: Depositada, Aceptada, Rechazada y Expirada. Si pulsamos el botón de Filtro Avanzado podremos buscar las notificaciones según las opciones de búsqueda que defina el usuario. Sage Notificaciones 3

4 Por ejemplo, si en el filtro decidimos que no nos muestre las que están en Estado Aceptadas o Rechazadas, al pulsar aplicar nos aparecerían las que cumplen estos requisitos: Así mismo, tenemos la opción que exportar a Excel el listado que actualmente tengo en pantalla, o buscar directamente con la lupa que tenemos en la parte superior derecha del listado. Al hacer click en una notificación accederemos directamente a los detalles de la misma, y descargar los ficheros que lleve adjuntos, bastará con volver a hacer click en el botón Notificaciones para volver al listado. Sage Notificaciones 4

5 Al pulsar en el botón de Empresas podremos acceder a las opciones de Lista de empresas y Sincronizar buzones. Desde la Lista de empresas" podrá gestionar las empresas de las que desea recibir notificaciones. Así mismo, podrá dar de alta una nueva empresa, importar empresa desde su aplicación Sage o eliminar empresa de Sage Notificaciones. Al entrar en una empresa, podremos seleccionar para qué buzones queremos recibir notificaciones y subir los certificados para cada buzón. El sistema no permitirá subir dos certificados distintos para un mismo buzón. También podremos definir un correo electrónico en el que comunicar también a la empresa las notificaciones. En la parte inferior (Certificados) añadiremos y visualizaremos la lista de los certificados dados de alta para esta empresa para cada uno de su buzones. Sage Notificaciones 5

6 Desde la opción Sincronizar buzones se inicia la sincronización manual de notificaciones de la empresa. Si no se ha autorizado la custodia del certificado de la empresa o del apoderado/despacho se solicita un certificado válido en el momento de realizar la sincronización. En ese momento tendrá la oportunidad de solicitar la custodia y Sage Notificaciones no volverá a pedirlo mientras esté vigente. Sage Notificaciones sincroniza automáticamente de los buzones que tiene certificado, para los que no lo tienen le aparecerá esta ventana, en donde se le da la opción al usuario de Autorizar el almacenaje de este certificado para futuras operaciones. Sage Notificaciones 6

7 Desde el tercer botón principal Cuadro de mandos accederemos a visualizar los principales indicadores del estado de las notificaciones como el estado de las notificaciones, las próximas 5 notificaciones a expirar, las notificaciones recibidas por ejercicio, la caducidad de los certificados y el propietario del certificado. Al acceder a la última opción Avisos CONFIGURACIÓN Al pulsar el icono de ajustes definida por el usuario., accederemos a las opciones de configuración de la aplicación que será Desde esta pantalla el usuario podrá definir los avisos y alertas que deseas recibir por parte de Sage Notificaciones y si desea que se comunique también en el correo electrónico indicado. Podrá además definir que determinados avisos se envíen a la dirección de correo electrónico de sus empresas. Si cuenta con un certificado apoderado para consultar las notificaciones de sus empresas puede cargarlo desde esta opción para uno o varios buzones. Sage Notificaciones 7

8 Lo primero que nos aparece es la opción para definir el correo electrónico del Despacho para que se le puedan enviar también directamente las notificaciones a esa dirección de . El el siguiente apartado de la ventana de Configuración, el usuario podrá subir el certificado del apoderado/despacho para cada buzón gestionado por la aplicación y posteriormente definir para cada empresa la consulta de notificaciones a través de dicho certificado por apoderamiento. Sage Notificaciones 8

9 Se podrá elegir el certificado para un solo buzón o para todos a la vez, eligiendo la opción desde el desplegable Buzón. Desde las opciones de Alertas, se podrá configurar que Sage Notificaciones envíe un correo electrónico cada vez que se deposite, acepte, rechace o expire una notificación. Las alertas se pueden solicitar para el apoderado/despacho y para las empresas. Desde las opciones de Avisos se podrá configurar que Sage Notificaciones avise cuando vaya a caducar una notificación o un certificado con la antelación en días que se prefieran. Los avisos se pueden recibir en la aplicación o a través de un correo electrónico remitido a la dirección definida. También podremos definir con cuántos días de antelación queremos que salte el aviso. Ayuda y Tour Desde que el usuario entre en la aplicación podrá acceder a la ayuda en cualquier momento, haciendo click en este icono De igual forma, en todo momento el usuario podrá acceder al botón, para que Sage Notificaciones se vaya deteniendo en las diferentes opciones del programa y haciendo una explicación de ellas. Sage Notificaciones 9