Informe de Auditoría Interna EMPRESA ELÉCTRICA QUITO S.A.

Transcripción

1 Informe de Auditoría Interna EMPRESA ELÉCTRICA QUITO S.A. Auditoría Número: CAG RESULTADOS DEL OPERATIVO DE CONTROL VEHICULAR DEL FERIADO DE FIN DE AÑO Período de Revisión: Diciembre/30/2011 Enero/3/2012 Distribución del Informe de Auditoría Para: Gerente General. Director de Auditoría 3 de la Contraloría General del Estado. Cc: Gerente Administrativo Financiero. Director de Servicios Generales y Transportes.

2 INFORME DE AUDITORÍA INTERNA RESULTADOS DEL OPERATIVO VEHICULAR DEL FERIADO DE FIN DE AÑO Empresa: Empresa Eléctrica Quito S.A. Fecha de Emisión: Enero/23/2012 Auditor Responsable: Ing. Nikolay Trujillo A. Equipo de Auditoría: Dra. Marisol Arias Lcda. Silvya Pazmiño Lcda. Consuelo Reyes Ing. Janeth Ojeda Ing. Fernando Guevara INTRODUCCIÓN El Operativo de Control Vehicular de Fin de Año se realizó con cargo al Plan de Auditoría para el año 2011 de la Unidad de Auditoría Interna de la Empresa Eléctrica Quito S.A. ( EEQ S.A. ), dentro de la categoría imprevistos, en cumplimiento a la disposición del Director de Coordinación de Auditorías Internas de la Contraloría General del Estado mediante correo electrónico del 29 de diciembre de 2011, en el que solicita ejecutar el operativo de control vehicular del parque automotor de la EEQ S.A., durante el feriado correspondiente al fin del año 2011, y en cumplimiento a la Orden de Trabajo AI del 30 de diciembre de 2011 suscrita por el Auditor General de la Empresa. OBJETIVO Precautelar el buen uso de los vehículos de la EEQ S.A. y fomentar una política de austeridad. ALCANCE Nuestro operativo de control vehicular se realizó a una muestra de 92 vehículos en seis parqueaderos de la empresa, en el período comprendido entre el 30 de diciembre de 2011 y 3 de enero de 2012, de acuerdo a siguiente detalle: CAG Página 2 de 5

3 No. LUGAR DE PARQUEO VEHICULOS REVISADOS 1 Edificio Mariana de Jesús 10 2 Edificio Fortune Plaza 3 3 Edificio Álvarez 22 4 Servicio Médico 1 5 Calle Acuña 52 6 Centro de Control SCADA 4 TOTAL 92 RESULTADOS: En uno de los seis parqueaderos verificados se encontraron las siguientes novedades: Parqueadero del Edificio Álvarez En las fechas en que se realizó el operativo vehicular, los vehículos Chevrolet Vitara 3 puertas, de códigos 162 y 571 placas PEI 2390 y PEI3174, no se encontraron parqueados en los lugares asignados en el Edificio Álvarez. Según el Distributivo de vehículos por lugar de parqueo proporcionado por el Departamento de Talleres y Transportes, estos vehículos están asignados a la División Operativa de Distribución a cargo del Ing. Raúl Ruiz y a la División de Ejecución y Recepción de Obras-Departamento de Construcción de Redes a cargo del Ing. Gonzalo Bravo respectivamente. Según información proporcionada por el Ing. Raúl Ruiz en correo electrónico, enviado a Auditoría el 5 de enero de 2012, el vehículo de código 162, permaneció parqueado en su domicilio desde el fin de semana del 24 de diciembre de 2011 hasta el 3 de enero de 2012 por encontrarse de vacaciones en ese período. Adicionalmente indica que dispone de una autorización del ex Director de Distribución para guardar el vehículo en su domicilio, autorización inserta mediante sumilla en memorando del 8 de julio de 2009 y que el requerimiento de Transportes de solicitar los permisos de movilización fue realizado en la última semana de diciembre y que no tuvo conocimiento por estar de vacaciones. Sin embargo, la autorización concedida para guardar este vehículo en el domicilio del funcionario responsable del mismo data del año 2009, es decir hace más de dos años y fue otorgada por el ex Director de Distribución quien ya no cumple esas funciones. Además en ese lapso se produjeron cambios importantes, entre ellos la transición de la EEQ S.A. de privada a pública, y la emisión del Reglamento para la utilización, mantenimiento, movilización y control de los vehículos de la Empresa Eléctrica Quito, código: GTS-R001, aprobado el 3 de octubre de 2011 y publicado el 8 de diciembre de El vehículo de código 571, según correo enviado el 6 de enero de 2010 a Auditoría Interna por el Ing. Gonzalo Bravo, indica que: Por requerimiento de la fábrica PLASTISACKS ubicada en Calderón, debimos realizar el mantenimiento de sus transformadores el lunes 2 de enero de 2012, para lo cual disponía de la respectiva Orden de Trabajo y que tiene autorización del ex Director de Distribución para guardar el vehículo en el parqueadero de su domicilio, según memorando del 8 de julio de Así también indica que todos los feriados el vehículo ha sido guardado en el parqueadero del Edificio Álvarez, excepto el último feriado por lo indicado anteriormente. No obstante, la autorización del ex Director de CAG Página 3 de 5

4 Distribución otorgada el 8 de julio de 2010 para guardar el vehículo en su domicilio fue para el vehículo de código 082, mas no para el vehículo que actualmente está a cargo del Ing. Gonzalo Bravo, que es el vehículo de código 571. Adicionalmente dicha autorización fue otorgada hace aproximadamente 1 año y medio por el ex Director del área y es insubsistente ya que hay un nuevo Reglamento para el control de vehículos, que aplica en la empresa desde el 8 de diciembre de 2011 y en este no se facultan los permisos. Además, la orden de trabajo fue otorgada para realizar el trabajo mencionado el lunes 2 de enero de 2012, que fue parte del feriado de fin de año, mas no para todo el feriado. Según el Reglamento para la Utilización, Mantenimiento, Movilización y Control de los Vehículos de la Empresa Eléctrica Quito, GTS-R001, publicado el 8 de diciembre de 2011, en sus arts.12 y 27 en las partes pertinentes indica que: Art De las obligaciones del Conductor.- Por convenir a los intereses de la Institución y en precautela de la integridad física de funcionarios que laboran sin sujetarse a horario definidos, en razón de la responsabilidad de los cargos que ejercen, excepcionalmente la Gerencia Administrativa Financiera, autorizará de forma directa, la movilización de vehículos fuera de la jornada de trabajo; y, en todo caso, el vehículo en cuestión, ingresará sin excepción alguna, a los estacionamientos de la EEQ, al término de cada semana laboral, esto es el día viernes a las quince horas treinta (15:30) Art Prohibiciones- En relación a la utilización de los vehículos queda terminantemente prohibido lo siguiente: b) Utilizar los vehículos sin la respectiva Orden de Movilización u Orden de Trabajo, o que ésta se encuentre caducada o con carácter permanente m) Conducir los vehículos sin la orden respectiva, o no dejarlo en el estacionamiento designado por la Empresa Eléctrica Quito, terminada la jornada laboral o durante los días de descanso obligatorio. CONCLUSIÓN: Los custodios de los vehículos de códigos 162 y 571 de placas PEI 2390 y PEI 3174 asignados a la División Operativa de Distribución y a la División de Ejecución y Recepción de Obras- Departamento de Construcción de Redes a cargo de los ingenieros Raúl Ruiz y Gonzalo Bravo respectivamente, no observaron las disposiciones reglamentarias vigentes respecto a las obligaciones y prohibiciones para el uso de los vehículos, específicamente que los vehículos deben ingresar sin excepción alguna a los estacionamientos de la EEQ S.A. al término de cada semana laboral, esto es el día viernes a las quince horas treinta minutos y a la prohibición de conducir los vehículos sin la orden de movilización respectiva, o no dejarlo en el estacionamiento designado por la Empresa durante los días de descanso obligatorio. RECOMENDACIÓN: 1. El Gerente General dispondrá al Gerente Administrativo Financiero y éste al Director de Servicios Generales y Transportes que imparta charlas de difusión y concienciación a todos los funcionarios y trabajadores sobre el Reglamento para la Utilización, Mantenimiento, Movilización y Control de los Vehículos de la Empresa Eléctrica Quito a fin de que conozcan en detalle su contenido y aplicación. 2. El Gerente General en conocimiento de las observaciones de este informe, aplicará las medidas que correspondan a los ingenieros Raúl Ruiz y Gonzalo Bravo por no dejar el vehículo a su cargo en el parqueadero asignado en la empresa y mantenerlos durante el feriado en sus CAG Página 4 de 5

5 domicilios, incumpliendo lo que establece el Reglamento para la Utilización, Mantenimiento, Movilización y Control de los Vehículos de la Empresa Eléctrica Quito, que en el art. 12 indica que los vehículos ingresarán sin excepción alguna a los estacionamientos de la EEQ S.A al término de cada semana laboral, esto es el día viernes a las quince horas treinta (15:30), y en el art. 27, literales b) y m) que prohíbe utilizar los vehículos sin la respectiva Orden de Movilización u Orden de Trabajo y no dejarlos en el estacionamiento designado por la Empresa durante los días de descanso obligatorio. Atentamente, ORIGINAL FIRMADO POR NIKOLAY TRUJILLO A. Ing. Nikolay Trujillo A., MBA, CIA, CPA AUDITOR GENERAL CAG Página 5 de 5

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