Procedimiento para Manejo de Seguros

Transcripción

1 Procedimiento para Manejo de Seguros Propósito: Establecer los lineamientos para garantizar que los bienes y personas en la Unidad de Negocio estén correctamente amparados por las pólizas de seguro. Versión: 2.0 Fecha de vigencia: 06 de febrero de 2018

2 Tabla de Contenido Tabla de Contenido Procedimiento para Manejo de Seguros... 1 Tabla de Contenido Alcance Definiciones Referencias Directrices Procedimiento para Manejo de Seguros Diagrama de flujo Anexos Transitoria... 10

3 Página 3 de 10 1 Alcance Este procedimiento describe los trámites relacionados al manejo de seguros de vida y bienes de las pólizas de vehículo, equipo electrónico, equipo y maquinaria y transporte, desde la contratación, hasta la liquidación de los siniestros ocurridos con personas, vehículos, equipo electrónico, maquinaria y equipo; y, bienes e instalaciones de la Unidad de Negocio HIDROPAUTE, excepto los relacionados con la Póliza Multiriesgo. 2 Definiciones Asegurado: es la persona natural o jurídica que contrata el seguro, es decir, a nombre de quien figura la póliza y quien paga la prima. Se entenderá por asegurado a CELEC EP. Beneficiario: Se entenderá como la o las personas que fueron declaradas por el asegurado, para percibir la compensación de la póliza de vida, en caso de ocurrido un siniestro. Deducible.- Valor fijo o porcentual que figuran en las condiciones particulares de las pólizas de seguros y que será descontado de toda indemnización para cada una de las coberturas. Equipo electrónico: Todos los equipos eléctricos y electrónicos, portadores externos de datos, equipos de comunicación fijos, servidores, computadores personales, impresoras, computadores portátiles, etc. Exclusión: Actividad a través de la cual se notifica a la aseguradora dar por terminada la cobertura a un bien o persona. Inclusión: Actividad a través de la cual se notifica a la aseguradora para dar cobertura a un bien o persona. Límite de indemnización en caso de siniestro: Representa el valor de la suma asegurada, dicha suma o importe será lo que nos pague la Aseguradora cuando tengamos un siniestro, y además, será la cantidad máxima. O sea, que puede ser menor. Restitución de Suma Asegurada (RASA).- Es el valor que se restituye a la suma asegurada luego de ocurrido un siniestro y por el cual el Asegurado debe pagar una prima. Siniestro.- Es un acontecimiento que origina daños concretos, que se encuentran garantizados en la póliza, obligando a la aseguradora a restituir, reponer o indemnizar total o parcialmente al asegurado o a sus beneficiarios el capital garantizado en el contrato del seguro. Traslado: Actividad a través de la cual se notifica a la aseguradora el transporte de un bien desde un lugar a otro durante un tiempo determinado. Vehículos: Todos los vehículos livianos y pesados de la Unidad de Negocio HIDROPAUTE y aquellos sobre los cuales tenga interés asegurable, incluidos accesorios tales como: equipos de música y accesorios especiales de seguridad, airbags, alarmas, herramientas, llantas de emergencia, escaleras y todos los accesorios extras.

4 Página 4 de 10 3 Referencias 1. Matriz de Requisitos Normativos 2. Pólizas suscritas (vigentes) a) Póliza de Vida b) Póliza de Vehículos c) Póliza de Equipo Electrónico d) Póliza de Maquinaria, Equipo, Bienes e Instalaciones 4 Directrices a) En caso de liquidación de siniestros, Hidropaute debe cancelar de manera inmediata los valores por concepto de RASA y deducibles a la Aseguradora, pues de no hacerlo, esta no entregará el bien reparado o restituido. b) Todo siniestro debe tener un expediente que será creado por el y estará disponible en el Gestor Documental Alfresco para que las áreas involucradas puedan ingresar informes y documentos de soporte. c) El es la única persona que se comunica con la Aseguradora contratada, cualquier requerimiento debe ser canalizado a través de esta persona. d) En caso de siniestro, el área responsable debe notificar al Administrador del Seguro en un plazo no mayor a tres días laborables de ocurrido el hecho. e) El área responsable de elaborar el informe para definir quién debe asumir el deducible, RASA o costos adicionales, en los casos que aplique, debe ser elaborado en un plazo no mayor a tres días laborables, luego de que el área de Seguridad y Salud laboral o TIC entregue el informe técnico. f) Es responsabilidad de la Subgerencia Financiera, con las Subgerencias de Producción, Administrativa y de Gestión Organizacional realizar una revisión de las condiciones tanto de coberturas, exclusiones, deducibles, límites, sublimites y costos a fin de optimizar y actualizar las mismas al momento de la contratación. g) Únicamente en caso de equipos electrónicos y vehículos, es responsabilidad de Bodega solicitar la inclusión en el seguro. h) Se debe delegar a un funcionario como, quien velará por el adecuado manejo de todas las pólizas que se suscriban para el efecto. i) El traslado de los bienes debe ser notificado de manera oportuna por el custodio o el área responsable de la movilización del bien. j) Cuando el valor del siniestro sea igual o menor al deducible, el costo de reparación o reposición lo asume el Funcionario custodio o responsable del bien, y el Informe Final indique el mal uso o negligencia del custodio.

5 Página 5 de 10 5 Procedimiento para Manejo de Seguros 5.1 Contratación de pólizas de seguro Matriz de CELEC EP 1. Solicita a la Unidad de Negocio Hidropaute los listados de los bienes y personas a ser considerados en la póliza de seguros. Subgerente Financiero 2. Solicita a Bodega y Talento Humano, respectivamente el listado de bienes y de servidores de la Unidad de Negocio. 3. Analiza la información obtenida y define en coordinación con las áreas respectivas los bienes a asegurar. Todo servidor de la Unidad de Negocio Hidropaute goza del derecho a ser asegurado en la póliza de vida, de acuerdo a las condiciones vigentes. 4. Entrega la base de datos de los bienes y servidores a Matriz de CELEC EP Matriz de CELEC EP 5. Realiza la contratación de las pólizas. 6. Comunica a la Unidad de Negocio Hidropaute la Aseguradora (s) adjudicada (s) y entrega las pólizas suscritas. Subgerente Financiero / 7. Revisa las condiciones generales y particulares de las pólizas 8. En caso de cambios de las condiciones respecto a la póliza anterior, comunica de éstos a los Servidores de la Unidad de Negocio. 9. Gestiona la documentación habilitante para solicitar el pago de las primas de seguro. 5.2 Administración de Seguros Inclusión, exclusión y traslado Talento Humano/Bodega 1. Identifica la necesidad de incluir, excluir o trasladar un bien asegurado; o incluir o excluir a un funcionario de la Unidad de Negocio. a) En caso de inclusión o exclusión:

6 Página 6 de 10 Comunica mediante correo electrónico al la necesidad de incluir o excluir un bien o servidor de la póliza de seguros vigente. Para el caso de vehículos y equipo electrónico, es responsabilidad de Inventarios y Bodegas notificar la inclusión en la póliza de seguros vigente. b) En caso de traslado Notifica mediante correo electrónico al la necesidad de trasladar un bien asegurado. Los datos que deben ser proporcionados para la inclusión, exclusión y traslado son: Seguro Inclusión Exclusión Traslado Vida Tarjeta de enrolamiento (Formato), Nombre de persona, número de No Aplica copia de cédula y certificado de cédula y fecha. votación vigente. Bienes Descripción o nombre, códigos, series, modelos. Copia del Acta entrega recepción y copia de factura. Descripción o nombre, códigos, series, modelos. Descripción o nombre, códigos, series, modelos. Fecha y lugar de salida y retorno. Valor del bien. Administrador de Seguro 2. Notifica la inclusión, exclusión o traslado a la Aseguradora. 3. Con la liquidación presentada por la Aseguradora, gestiona la documentación habilitante para solicitar el pago por inclusión, exclusión o traslado. 4. Notifica al área requirente la inclusión, exclusión o traslado Siniestros Notificación del siniestro Área Requirente 1. Informa mediante correo electrónico el siniestro (extracto de lo ocurrido con costo estimado), en un plazo no mayor a tres días de suscitado, al. 2. Analiza el siniestro ocurrido, si el costo es mayor que el deducible, procede a gestionar el reclamo con la Aseguradora, caso contrario comunica al área requirente que el reclamo no es procedente.

7 Página 7 de 10 Cuando el valor del siniestro sea igual o menor al deducible, el costo de reparación o reposición lo asume el Funcionario custodio o responsable del bien, y el Informe Final indique el mal uso o negligencia del custodio. 3. Notifica el siniestro mediante correo electrónico a la Aseguradora Expediente del Siniestro 1. Crea una carpeta codificada en el Sistema Documental para cada siniestro y da los permisos a las áreas interrelacionadas. 2. Solicita los informes respectivos a cada área interrelacionada. Áreas Interrelacionadas 3. Elaboran los informes, colocan en el Sistema Documental e Informan al Administrador de Seguro. 4. En caso de ser necesario gestionan la obtención de documentos solicitados por la Aseguradora (denuncias, parte policial, cotizaciones, otros). El informe en caso de vehículos y equipo electrónico, debe ser entregado en un plazo no mayor a cinco días laborables, luego de suscitado el siniestro. 5. Luego de revisada la información, envía a la Aseguradora adjuntando formularios respectivos, en un plazo no mayor a dos días laborables. 6. Solicita al área Responsable de ocurrido el siniestro el Informe Final. Subgerente del Área Responsable de ocurrido el siniestro 7. Con la información disponible en el Sistema Documental procede a elaborar el Informe Final con recomendación sobre responsabilidad del deducible, RASA y otros costos en los casos que aplique, mediante memorando vía Quipux; en un plazo no mayor a 3 días laborables luego de que el área de Seguridad y Salud laboral o TIC entregue el informe técnico. 8. Entrega Informe Final a Gerencia de Unidad para respectiva autorización. En caso de vehículos el Informe Final será elaborado en base a los Informes técnicos por la Subgerencia Administrativa; y en caso de equipo electrónico el Informe Final será elaborado por la Subgerencia o Jefatura de nivel gerencial del área en donde ocurrió el siniestro. Gerente

8 Página 8 de Revisa el informe y autoriza. Área Requirente 10. Ingresa en la carpeta del expediente el memorando y hoja de ruta con la autorización de Gerencia Trámite de cobertura Administrador de Seguro a. En caso de Indemnización 1. Recibe el valor por la indemnización, en casos que aplique descontado el deducible y RASA. 2. Entrega el valor indemnizado. En caso de seguro de vida, entrega a los beneficiarios de la póliza la indemnización. En caso de bienes, entrega a Tesorería la indemnización para el depósito respectivo. b. En caso de reparación 1. Comunica al Área Requirente la autorización de la Aseguradora para entregar el bien. 2. Gestiona con el Área Requirente la entrega del bien al lugar autorizado. Para el caso de vehículos, se ingresa a los talleres autorizados y en caso de equipos electrónicos al servicio técnico autorizado para su reparación. c. En caso de reposición 1. Comunica al Área Requirente la autorización de la Aseguradora sobre reposición del bien Liquidación del siniestro Aseguradora En caso de reparación y reposición 1. Solicita el pago de deducible y RASA en los casos que aplique. 2. Gestiona el pago, considerando el Informe Final y autorización de Gerencia. En caso de que asuma la empresa el deducible y RASA en los casos que aplique 2.1 Solicita el pago a la Subgerencia Financiera adjuntado los habilitantes respectivos En caso de descuento a funcionario del deducible y RASA en los casos que aplique

9 Página 9 de Solicita el pago a la Subgerencia Financiera adjuntando los habilitantes respectivos 3. Comunica a Talento Humano el valor por el deducible y RASA en los casos que aplique Contabilidad 4. Genera una cuenta por cobrar al Funcionario responsable Talento Humano 5. Gestiona el cobro al Funcionario por los valores de deducible y RASA en los casos que aplique 6. Comunica a Contabilidad la forma de pago 7. Comunica a la Aseguradora la cancelación de los valores Entrega del bien Área Requirente En caso de reposición 1. Solicita dar de baja el bien reportado como pérdida total 2. Entrega el bien reportado como pérdida total a la Aseguradora Aseguradora En caso de reparación 1. Entrega el bien reparado En caso de reposición 2. Recibe el bien reportado como pérdida total 3. Entrega el nuevo bien al Área Requirente Área Requirente 3. Gestiona el ingresa del nuevo bien a bodega. 6 Diagrama de flujo

10 Página 10 de 10 7 Anexos No Aplica 8 Transitoria Hasta que entre en vigencia el Instructivo de los siniestros cuyo valor sea igual o menor al deducible, se debe considerar que el costo de reparación o reposición lo asume el Funcionario custodio o responsable del bien, siempre que exista el Informe Final indicando mal uso o negligencia.