POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS. Grupo: Gestión de Inventarios Proceso: Disposición de Bienes para Enajenación o Baja. Descripción del cambio

Transcripción

1

2 Página: 2 de 12 Cambios o actualizaciones Nivel de revisión Páginas modificadas Descripción del cambio Fecha Aprobador del cambio

3 Página: 3 de 12 Índice 1. Propósito del Documento Objetivo del Proceso Alcance Terminología y Definiciones Responsabilidades Políticas Procedimiento Inventario de Entradas - Salidas y Aplicaciones Tecnológicas Referencias Difusión... 12

4 Página: 4 de Propósito del Documento 1.1 Establecer las políticas que regulan el proceso de Disposición de Bienes para Enajenación o. 1.2 Definir los procedimientos bajo los cuales se llevan a cabo las actividades relacionadas con el proceso de Disposición de Bienes para Enajenación o. 2. Objetivo del Proceso 2.1 Garantizar la disposición física y el oportuno descargo de los registros contables de todos los bienes y materiales que ya no cumplen con su función específica, que están seriamente limitados en su uso o que no pueden ser utilizados puesto que su actualización resulta tan o más costosa que adquirir uno nuevo. 3. Alcance 3.1 Las políticas y procedimientos contenidos en este documento abarcan las actividades relacionadas con el subproceso de: Disposición de bienes para enajenación o baja 3.2 Las políticas y procedimientos contenidos en este documento son de aplicación para todas las locaciones geográficas de la Unidad de Negocio. 3.3 Las excepciones no contempladas en este documento deben ser consultadas y aprobadas por el Gerente de la Unidad de Negocio. 4. Terminología y Definiciones Área Requirente Bienes inventariables Bienes o materiales para enajenación o baja Bienes sujetos a control administrativo Corresponde al Departamento o Sección de la Unidad de Negocio que solicita el inicio de una actividad a un tercero. Los bienes inventariables son aquellos activos tangibles que cumplen alguna de las siguientes condiciones: Corresponder a materiales o insumos que su costo total de adquisición supere el monto de 2 salarios mínimos vitales generales, vigentes a la fecha del registro administrativo. Ser activo fijo. Ser ítems usados o repuestos identificados para reingreso mediante reporte técnico. Bienes y materiales que ya no cumplen con su función específica, que están seriamente limitados en su uso o que no pueden ser utilizados puesto que su actualización resulta tan o más costosa que adquirir uno nuevo. Se considerarán como no activos fijos, y por tanto sujetos al control administrativo, los bienes tangibles de propiedad del Estado o de las entidades del Sector Público que, sin embargo de tener una vida útil superior a un año y utilizarse en las actividades de la entidad, tengan un costo individual de adquisición, fabricación, donación o avalúo, inferior a 2 salarios mínimos vitales generales, vigentes a la fecha del registro

5 Página: 5 de 12 administrativo. Bodegas Informe de estado de bienes y materiales Materiales inservibles o chatarra Materiales o Insumos Lugar donde se almacenan y custodian bienes y materiales de propiedad de la Unidad de Negocio. Corresponde al informe donde se detalla todos los bienes y materiales inservibles, obsoletos o hubieren dejado de usarse. que se encuentran en custodia de bodega. La chatarra son los residuos o sobrantes de obra, ferrosos o no ferrosos, que no cumplen ninguna función y que no pueden ser reutilizados más que para fines de reciclaje o en su defecto destrucción. Constituyen aquellos artículos que se consumen, se incorporan o se transforman para formar otros bienes de manera definitiva. Política Criterio o directriz elegida que regula un proceso. Procedimiento Forma especificada para llevar a cabo un proceso. Proceso Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Responsable Corresponde al funcionario que realiza la actividad. Revisor Titular del Área Corresponde al servidor o servidora diferente a aquel que realizó la actividad y está designado a revisar su resultado. Corresponde al Subgerente; y, en el caso de que el Departamento dependa directamente de la Gerencia de la Unidad de Negocio, el Titular corresponderá al Jefe del Departamento. 5. Responsabilidades 5.1 Es responsabilidad de los servidores involucrados en el proceso realizar sus actividades de acuerdo a lo que se detalla en el presente documento. 5.2 Es responsabilidad del Titular del Área involucrado en el proceso establecer y notificar al Departamento de Programación, Seguimiento y Calidad cualquier cambio al presente documento. 5.3 Es responsabilidad del Departamento de Programación, Seguimiento y Calidad aplicar los cambios al presente documento y socializarlo a los involucrados. 6. Políticas 6.1 Generales Norma de Control Interno El desarrollo de las actividades contenidas dentro de este proceso deben estar en estricto cumplimiento de las Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y de las Personas Jurídicas de derecho privado que dispongan de Recursos Públicos.

6 Página: 6 de Reglamento General Sustitutivo de Bienes del Sector Público El desarrollo de las actividades contenidas dentro de este proceso deben estar en estricto cumplimiento de lo mencionado en el Reglamento General de Bienes del Sector Público Periodicidad de los Informes de estado de bienes y materiales El Jefe del Departamento de Inventarios y Bodegas elaborará informes anuales sobre el estado de bienes y materiales inservibles, obsoletos o hubieren dejado de usarse. Los mismos que serán enviados al Gerente de la Unidad de Negocio y al Subgerente Financiero Designación de funcionario para inspección física de bienes El Subgerente Financiero designa un Responsable del Departamento de Contabilidad que sea distinto al encargado de custodia o uso de los bienes, para que realice a manera de control previo la inspección física de los ítems señalados en el informe anual de estado de bienes y materiales entregado por el Jefe de Departamento de Inventarios y Bodegas. Podrá solicitar toda la información y asistencia técnica necesaria para la correcta inspección de los mismos Antecedentes para venta directa de bienes o materiales Podrá efectuarse la venta directa de bienes o muebles cuando se hubiera llamado por dos veces a remate y no hubo postores o las posturas presentadas no fueron admitidas por contravenir las disposiciones del Reglamento General Sustitutivo de Bienes del Sector Público o los bienes fueron de tan poco valor que el remate no satisfacía los gastos del mismo. En el caso de los materiales considerados inservibles solamente procederá la venta directa cuando mediante informe del Subgerente Financiero con el debido respaldo técnico se especifique que el valor de la venta de los mismos es inferior al costo que representa la realización del remate. La venta directa será dispuesta únicamente por el Gerente de la Unidad de Negocio, en base del informe del Subgerente Financiero que indique haber ocurrido los supuestos señalados anteriormente Antecedentes para venta directa de bienes considerados como desechos o chatarra Para la baja de bienes que no estén contabilizados como activos, por no reunir las condiciones para considerarse como tales, bastará que se cuente con la autorización del Subgerente Financiero Antecedentes para donación Si los bienes o materiales no pudieron ser rematados en dos ocasiones o en su defecto vendidos, deben ser entregados a título gratuito.

7 Página: 7 de Antecedentes para la destrucción de bienes y materiales Si los bienes fueran inservibles, esto es, que no sean susceptibles de utilización y en el caso de que no hubiera interesados en la venta ni fuera conveniente la entrega de éstos en forma gratuita, se procederá a su destrucción de acuerdo con las normas ambientales vigentes Participantes en la destrucción de bienes o materiales para baja Deberán estar presentes en el acta de destrucción de los bienes o materiales para baja el Subgerente Financiero; el Administrador de Bodega, un delegado de la Gerencia de la Unidad de Negocio, el Responsable del Departamento de Contabilidad que realizó el Informe de Inspección y un Responsable del Departamento de Gestión Ambiental y Social. 7. Procedimiento 7.1 Disposición de Bienes para la Involucrados: Gerente Unidad de Negocio, Subgerente Financiero, Jefe del Departamento de Inventarios y Bodegas, Junta de Remate, Responsable del Departamento de Contabilidad, Administrador de Bodega Elaborar Informe de estado de bienes y materiales: Los Administradores de Bodegas elaboraran los Informes de estado de bienes y materiales inservibles, obsoletos o hubieren dejado de usarse y a través del Jefe del Departamento de Inventarios y Bodegas se remitirán para el conocimiento del Gerente de la Unidad de Negocio y al Subgerente Financiero Designar responsable para inspección de ítems: El Subgerente Financiero designa a uno de los Responsables del Departamento de Contabilidad distinto del encargado de la custodia o el uso de los bienes para que realice una inspección física de los ítems señalados en el reporte anual entregado por el Jefe del Departamento de Inventarios y Bodegas Realizar inspección física de los ítems para baja: El Responsable del Departamento de Contabilidad realiza la inspección física de los bienes y materiales señalados en el reporte de ítems para baja entregado por el Jefe del Departamento de Inventarios y Bodegas. Podrá solicitar toda la información y asistencia técnica requerida para emitir un criterio preciso sobre los ítems puestos a consideración para la baja Emitir Informe de Inspección de ítems para baja: El Responsable del Departamento de Contabilidad emite un Informe de Inspección sobre los ítems dispuestos para baja dirigido al Subgerente Financiero. A continuación se mencionan las distintas alternativas posibles de acuerdo al resultado del Informe de Inspección:

8 Página: 8 de 12 Si en el Informe de Inspección se determina que los ítems todavía son necesarios en la Unidad de Negocio, el trámite se dará por concluido y se archivará el expediente. Si en el Informe de Inspección se determina que los ítems son inservibles, obsoletos o hubieren dejado de usarse pero son susceptibles para la venta, estos serán rematados previa resolución de la Gerencia de la Unidad de Negocio. (Ver desde la actividad hasta ) En el caso de que la venta por remate o directa no fuera conveniente o posible, la Unidad de Negocio transferirá gratuitamente los bienes a un Beneficiario. (Ver desde la actividad hasta ) En el caso en que los ítems fueran inservibles, no hubiere interesados para la venta y no son susceptibles para la donación, se procede a la destrucción de los mismos de acuerdo a las normas ambientales vigentes. (Ver desde la actividad hasta ) Solicitar autorización para el remate de ítems: El Subgerente Financiero solicita autorización para el remate de los bienes y materiales susceptibles para la venta al Gerente de la Unidad de Negocio Conformar la Junta de Remate: El Gerente de la Unidad de Negocio o su Delegado conforma y preside la Junta de Remate integrada por el Sugerente Financiero o quien haga de sus veces y un Abogado de la Unidad de Negocio quien actuará como secretario de esta junta Emitir resolución para autorización de la venta: El Gerente de la Unidad de Negocio emite mediante resolución la autorización para la venta de los ítems, la misma que se efectuará mediante Remate al Martillo ó Remate de Bienes Muebles en Sobre Cerrado. (Ver Sección I Enajenación mediante remate del Reglamento General de Bienes del Sector Público) Gestionar el avalúo de los ítems: La Junta de Remate gestiona el avalúo de los ítems mediante peritos, los cuales deben considerar factores como el valor comercial actual, el precio de adquisición, el estado actual, el valor de bienes similares en el mercado y todos los elementos que se consideren necesarios para la valoración Definir y realizar la convocatoria de remate de ítems: La Junta de Remate define el lugar, día y hora en que se va a realizar la diligencia del remate y posteriormente realiza la convocatoria pública del remate en medios escritos y carteles. (Ver Art. 20 del Capítulo IV del Egreso de Bienes, Sección I Enajenación Mediante Remate del Reglamento General de Bienes del Sector Público) Gestionar el remate de los ítems: La Junta de Remate gestiona la realización del tipo de remate que fue requerido por el Gerente de la Unidad de Negocio de acuerdo

9 Página: 9 de 12 a lo dispuesto por la Sección I y II del Capítulo IV del Egreso de Bienes en el Reglamento General de Bienes del Sector Público) Declarar el cierre del remate y adjudicar los bienes o materiales al mejor postor: La Junta de Remate procede al cierre del remate y de haber sido rematados los bienes, adjudica los mismos al mejor postor de acuerdo a lo dispuesto en el Reglamento General de Bienes del Sector Público. Posteriormente, el Adjudicatario realiza el pago total de lo ofertado para la posterior entrega de los bienes y materiales rematados. Se elaborará el Acta correspondiente de adjudicación que será suscrita por los miembros de la Junta de Remate y el adjudicatario Entregar bienes y materiales al adjudicatario mediante Acta de Adjudicación: El Administrador de Bodega procede a la entrega los materiales rematados previa la presentación del acta de adjudicación correspondiente, suscribiendo a su vez un acta de entrega recepción en conjunto con el adjudicatario de los bienes entregados Enviar documentación habilitante para la contabilización de la venta: La Junta de Remates y el Administrador de Bodega remiten al Departamento de Contabilidad el Acta de Adjudicación del remate y el Acta de entrega recepción respectivamente para la realización del registro de baja por venta de los bienes y materiales Registrar el resultado en venta de ítems para baja: El Responsable del Departamento de Contabilidad registra la venta de ítems para baja en el sistema Notificar sobre el remate a la Contraloría General del Estado: El Gerente de la Unidad de Negocio notifica de la diligencia realizada a la Contraloría General del Estado Emitir informe de no conveniencia de la venta: El Subgerente Financiero sobre la base del informe de inspección de bienes para la baja presentado por su delegado, emite un informe donde se indique no es posible o conveniente la venta de los bienes y materiales, el mismo que se pondrá en conocimiento del Gerente de la Unidad de Negocio Notificar mediante resolución al Beneficiario escogido para la donación: El Gerente de la Unidad de Negocio notifica mediante resolución al Beneficiario seleccionado para la donación. (Ver Sección IV Transferencias Gratuitas en el Capítulo IV del Reglamento General de Bienes del Sector Público). En el caso de que el Beneficiario seleccionado no acepte la donación deben buscar otro Beneficiario y notificarlo nuevamente Enviar resolución de donación: El Gerente de la Unidad de Negocio comunica la resolución de donación al Administrador de Bodega para que proceda con la entrega

10 Página: 10 de 12 de los bienes y materiales al Beneficiario y realice los trámites y registros inherentes a esta donación Realizar entrega de ítems donados: El Administrador de Bodega realiza la entrega de los ítems donados al Beneficiario previa la aceptación del estado de los bienes por partes del Beneficiario Suscribir Acta de Entrega-Recepción de bienes y materiales donados: El Administrador de Bodega sobre la base del documento de resolución de donación emitido por el Gerente de la Unidad de Negocio, suscriben un Acta de Entrega- Recepción junto con el Beneficiario evidenciando el cumplimiento de esta diligencia Enviar documentación habilitante para el registro contable de la donación: El Administrador de Bodega envía la documentación habilitante al Responsable del Departamento de Contabilidad para el registro contable de la baja de los bienes y materiales donados Registrar la donación de los ítems dispuestos en el sistema: El Responsable del Departamento de Contabilidad registra la donación de los ítems dispuestos en el sistema Notificar de donación a la Contraloría General del Estado: El Gerente de la Unidad de Negocio notifica de la diligencia realizada a la Contraloría General del Estado Emitir informe para destrucción de bienes o materiales: El Subgerente Financiero sobre la base del informe de inspección de bienes para la baja presentado por su delegado, emite un informe en el que se detalle que no existieron interesados para la venta y no es conveniente su entrega de forma gratuita por lo que los mismos deben destruirse, dicho informe se pondrá en conocimiento del Gerente de la Unidad de Negocio Elaborar Resolución para la Destrucción de Bienes o Materiales: El Gerente de la Unidad de Negocio emite la Resolución de Destrucción de Bienes o Materiales identificados para baja. La resolución es enviada a todos los involucrados en la destrucción, Subgerente Financiero, Administrador de Bodega, Responsable de Departamento de Gestión Social y Ambiental y Responsable del Departamento de Contabilidad que realizó el Informe de Inspección Desmantelar los bienes con fines de reciclaje: El Administrador de Bodega y sus ayudantes desmantelan los ítems con fines de reciclaje Disponer de los desechos en los rellenos sanitarios respectivos: El Administrador de Bodega y sus ayudantes disponen en los rellenos sanitarios

11 Página: 11 de 12 designados los desechos generados del desmantelamiento de los ítems de acuerdo a las directrices señaladas por el Responsable del Departamento de Gestión Social y Ambiental Elaborar Acta de Destrucción: El Administrador de Bodega junto con el Subgerente Financiero; el Delegado de la Gerencia de la Unidad de Negocio, el Responsable del Departamento de Contabilidad que emitió el Informe de Inspección y el Responsable del Departamento de Gestión Social y Ambiental suscriben un Acta de Destrucción evidenciando la realización de esta diligencia Enviar documentación habilitante para el registro contable por destrucción: El Administrador de Bodega envía la documentación relacionada a la destrucción de bienes al Responsable del Departamento de Contabilidad para el registro de la baja de los bienes por destrucción Realizar registro contable de la destrucción de los ítems: El Responsable del Departamento de Contabilidad realiza el registro contable de la destrucción de los bienes Notificar de destrucción a la Contraloría General del Estado: El Gerente de la Unidad de Negocio notifica de la diligencia realizada a la Contraloría General del Estado. 8. Inventario de Entradas - Salidas y Aplicaciones Tecnológicas Cód. Subproceso Entradas Salidas Aplicación 7.1 Disposición de bienes para enajenación o baja Informes de estado de bienes y materiales inservibles, obsoletos o hubieren dejado de usarse Registro de la disposición por enajenación o baja de los bienes y materiales identificados IFS 9. Referencias 9.1 Reglamento Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público 9.2 Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y de las Personas Jurídicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos del Estado

12 Página: 12 de Difusión 10.1 Este procedimiento será distribuido por el Departamento de Programación, Seguimiento y Calidad a través de la intranet de CELEC EP Unidad de Negocio Transelectric El original de este procedimiento permanecerá en el Departamento de Programación, Seguimiento y Calidad. Procedimiento sin restricción de acceso La última versión de este procedimiento se encuentra en la Intranet o la copia del mismo puede ser obtenida a través del Responsable de Programación, Seguimiento y Calidad, quién administra las versiones impresas originales de los documentos.