Procedimiento para la gestión de logística y servicios

Transcripción

1 Procedimiento para la gestión de logística y servicios Propósito: Establecer los lineamientos para normar los servicios permanentes, ocasionales, básicos y otros servicios, de manera oportuna, confiable y confortable para los servidores de la Unidad de Negocio Hidropaute y personas externas autorizadas. Versión: 1.0 Fecha de vigencia: 16 de agosto de 2018

2 Tabla de Contenido Tabla de Contenido Tabla de Contenido Alcance Definiciones Referencias Directrices Procedimiento para la gestión de logística y servicios Disposiciones transitorias Derogaciones Diagrama de flujo... 11

3 Página 3 de 11 1 Alcance Inicia con la planificación de servicios permanentes, servicios básicos y recepción de requerimientos, comprende la entrega de los servicios, sean estos permanentes, ocasionales o básicos, el control y seguimiento; finaliza con la evaluación al cumplimiento de esos servicios y de ser necesario el planteamiento e implementación de acciones de mejora. 2 Definiciones Administrador del Contrato: Servidor público de la Unidad de Negocio designado por la Gerencia de Unidad de Negocio, con la finalidad de administrar un contrato para la prestación de servicios, ejecución de obras, suministro de bienes o una combinación de éstos. Contratista: Es la persona natural o jurídica que ha celebrado un contrato con la Unidad de Negocio para la prestación de servicios, ejecución de obras, suministro de bienes o una combinación de éstos. Otros servicios: para este procedimiento se consideran otros servicios como arrendamiento, parqueadero o estacionamiento, combustible, entre otros. Plan de Inspecciones: documento que indica los periodos y lugares a inspeccionar para verificar la prestación de los diferentes servicios, incluye temas de Seguridad, Salud Laboral y Ambiente. Plan de servicio: documento que indica los períodos para la gestión de contratación de los servicios externos necesarios en la Unidad de Negocio Hidropaute y su respectiva administración. El plan puede verse reflejado en el Plan Operativo Anual. Requerimiento externo: solicitudes realizadas por personas o entidades externas a la Unidad de Negocio Hidropaute para servicios de alimentación, hospedaje, transporte, limpieza, reuniones/eventos, servicios básicos u otros servicios. Servicio interno: conjunto de acciones realizadas para servir a alguien, algo o alguna causa con recursos de la Unidad de Negocio Hidropaute. Servicio externo: conjunto de acciones realizadas para servir a alguien, algo o alguna causa mediante un Contratista. Servicios básicos: para este procedimiento se consideran servicios básicos la energía eléctrica, agua potable, telefonía fija y celular, internet, televisión pagada y servicios de saneamiento. Servicio permanente: aquel servicio que está considerado en la planificación de Servicios Generales. (Ejemplo: alimentación diaria, transporte) y que se ve reflejado en el Plan Operativo Anual. Servicio ocasional: aquel servicio que no está considerado en la planificación de Servicios Generales. (Ejemplo: Alimentación o transporte). Solicitante de servicio: funcionario de la Unidad de Negocio Hidropaute que crea un ticket en el Servidesk con un requerimiento.

4 Página 4 de 11 3 Referencias Ley Orgánica de Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial Reglamento sustitutivo para el control de los vehículos del sector público y de las entidades de derecho privado que disponen de recursos públicos. Acuerdo No. 042-CG-2016 de la Contraloría General del Estado. Acuerdo N 263 Políticas uso vehículos institucionales de la Administración Pública Reglamento del Uso de Vehículos de la Corporación Eléctrica del Ecuador CELEC EP. 4 Directrices a) Todo requerimiento de servicio debe realizarse por la herramienta Servidesk. b) Todo funcionario de la Unidad de Negocio Hidropaute que pernocte en campamentos más de una noche todas las semanas, debe tener asignado un espacio fijo de hospedaje. c) El área de servicios generales definirá los criterios para la asignación de villas, suites o habitaciones para los funcionarios en los campamentos. d) Todo vehículo oficial para su movilización, a cualquier hora, debe contar con la respectiva Orden de Movilización. e) Todo requerimiento externo a la Corporación, para ser atendido debe contar con autorización por escrito de la Gerencia de Unidad. f) La Unidad de Negocio Hidropaute, en correspondencia con sus políticas de responsabilidad social, busca contribuir a la inclusión y cohesión social de la región y el país, por lo que previa autorización expresa de la autoridad correspondiente, brindará las facilidades logísticas que resulten como requerimiento externo, ya sea ciudadano o institucional, siempre que este pertenezca al área de influencia del Complejos Hidroeléctrico Paute Integral. g) La Unidad de Negocio Hidropaute definirá condiciones para la asignación y conducción vehicular de cada funcionario y dependiendo de cada caso asignará un conductor. h) La Unidad de Negocio Hidropaute cuenta con horarios definidos para el servicio de transporte permanente; por lo tanto los funcionarios deberán acogerse a los horarios, salvo excepciones. i) La gestión de los Servicios Complementarios debe basarse en los siguientes principios: Generalidad.- Atender los requisitos de todos los funcionarios conforme las directrices establecidas para cada servicio. Uniformidad.- Atender los requisitos de todos los funcionarios con igual nivel de diligencia. Continuidad.- Agotar esfuerzos para que los servicios brindados no se interrumpan y siempre estén disponibles. Obligatoriedad.- Atender todos los requerimientos enmarcados en el portafolio de servicios. Adaptación.- Adaptar el funcionamiento de los servicios a la operación y dinámica de la institución.

5 Página 5 de 11 5 Procedimiento para la gestión de logística y servicios 5.1 Planificación de servicios permanentes, servicios básicos e inspecciones Servicios permanentes /Analistas/Asistentes de Servicios 1. Elaboran Plan de Servicios Permanentes y Servicios Básicos Para la elaboración del plan se debe revisar las necesidades del servicio, alcance de los servicios, frecuencia, tipo de recurso y resultados de las evaluaciones de períodos previos Planificación de Inspecciones a la infraestructura y los servicios 1. Elabora el Plan de Inspecciones 5.2 Solicitud de servicios Solicitante del Servicio 1. Crea una solicitud del servicio en el Servidesk, seleccionando la categoría y tipo de servicio requerido con los siguientes datos mínimos: CATEGORÍA TIPO DATOS MÍNIMOS REQUERIDOS Mudanza Materiales Destino, horarios requeridos, cantidad de materiales, volumen y peso, así como cuidados especiales sobre los materiales transportados. Transporte correspondencia y Vehículo con chofer Vehículo Pasaje Aéreo o Terrestre Destino, horarios; número de personas. Destino, horarios, número de documento de identidad (Adjuntando autorización de la Subgerencia o Jefatura de Nivel Gerencial, respectiva). Valija (interna) Correspondencia (externa) Datos de contacto del Destinatario.

6 Página 6 de 11 Alimentación y cafetería Visitas y Hospedaje Limpieza y menaje Eventos y Capacitación Copias y anillados Servicio Básico Otros Alimentación Refrigerios Insumos de cafetería Solicitud de visita (técnica, turística) Solicitud de hospedaje (permanente o temporal) Solicitud de parqueadero (Campamento) Limpieza (Industrial, Común) Menaje Evento Capacitación Copiado Anillado Energía eléctrica Agua Teléfono fija y celular Internet Televisión pagada Saneamiento ambiental Parqueadero/estacionamiento Combustible Número de desayunos, almuerzos, meriendas, lugar. Número de refrigerios, lugar y hora del servicio. Autorización (Gerencia o su delegado). Detalle del insumo y número. Fechas, nombres, hora aproximada de llegada. Fechas o período, nombres. Placa del vehículo, tipo, fecha o período Área a limpiar Cantidad y tipo Fecha, horario Sala, lugar Equipamiento (amplificación, micrófono, atril) Mobiliario (mesas/sillas) Equipos para Videoconferencia Número En caso de requerimientos externos, la solicitud debe adjuntar la autorización escrita de la Gerencia de Unidad. 5.3 Provisión de Servicios Servicios Permanentes

7 Página 7 de Asegura la disponibilidad de los servicios prestados por contratistas Analista/Asistente de Servicios Generales 2. En base al Plan de Servicios permanentes coordina la prestación del servicio. 3. Verifica la correcta ejecución de los servicios, en caso de identificación de incumplimientos contractuales, notifica al Administrador de contrato. Contratista 4. Provisiona el servicio. Todo Contratista debe prestar el servicio cumpliendo las normas establecidas por la Unidad de Negocio Hidropaute Servicios Ocasionales Requerimiento interno: Analista/Asistente de Servicios Generales 1. Recibe un ticket de servicio requerido. 2. Asigna el caso al responsable de Servicios Generales para evaluar el requerimiento. 3. Verifica disponibilidad del Servicio 4. En caso de indisponibilidad, comunica al requirente del servicio, cierra el ticket y registra indisponibilidad. 5. En caso de existir disponibilidad, coordina el requerimiento conforme al Acuerdo de Nivel de Servicio. 6. Si el servicio es externo, notifica el requerimiento del servicio al Contratista y al respectivo Administrador de Contrato. 7. Si el servicio es interno asigna los recursos necesarios. 8. Verifica la correcta ejecución de los servicios, en caso de identificación de incumplimientos contractuales, notifica al Administrador de contrato. 9. Cierra el ticket del servicio Requerimiento externo: Gerencia 1. Recibe requerimiento del servicio 2. De ser el caso autoriza por escrito la prestación del servicio

8 Página 8 de 11 Subgerente Administrativo 3. Coordina el requerimiento y reenvía autorización al. Jefatura de Servicios Generales 4. Crea el requerimiento del servicio externo en el Servidesk. Analista/Asistente de Servicios Generales 5. Si el servicio es externo, notifica el requerimiento del servicio al Contratista y al Administrador de Contrato respectivo. 6. Si el servicio es interno asigna los recursos necesarios. 7. Verifica la correcta ejecución de los servicios, en caso de identificación de incumplimientos contractuales, notifica al Administrador de contrato. 8. Cierra el ticket del servicio Servicios Básicos y otros servicios Subgerente Administrativo 1. Obtiene autorización de la Gerencia de Unidad para la contratación de servicios básicos y otros servicios y los recursos necesarios. 2. Solicita al la gestión para contratación de servicios básicos y otros servicios. 3. Gestiona la contratación de servicios básicos u otros servicios necesarios para cada una de las instalaciones de la Unidad de Negocio Hidropaute. Asistente Administrativo 4. Obtiene los certificados de disponibilidad necesarios 5. Elabora periódicamente los documentos necesarios para el pago de los servicios básicos u otros servicios recibidos. 6. Solicita el pago del servicio. 7. En caso de ser necesario Notifica al proveedor del servicio la Orden de Pago Interbancaria (OPI). 5.4 Ejecución de Inspecciones Asistentes de Servicios Generales

9 Página 9 de Realiza inspección de los servicios, utilizando los formatos respectivos y llevan un archivo con la documentación generada. 2. Crean los casos necesarios en el Servidesk para atender los requerimientos ocasionales. 3. Notifica al Administrador de Contrato los incumplimientos evidenciados. 4. De ser el caso incluye servicios en el Plan de Servicio Permanente. 5.5 Control y seguimiento de la provisión de servicios permanentes, ocasionales y básicos; y permisología Control y seguimiento Analista de Servicios Generales 1. Controla el cumplimiento del Plan de Servicios Permanentes y del Plan de Inspecciones. 2. Reporta los resultados del cumplimiento del Plan de Servicios Permanentes y del Plan de Inspecciones 3. Elabora informes y reporta indicadores 4. Gestiona las mejoras necesarias a los servicios prestados Obtención de documentos habilitantes y permisos asociados a los Servicios Generales 1. Revisa los permisos y autorizaciones necesarias para el adecuado funcionamiento de instalaciones y vehículos de la Unidad de Negocio Hidropaute que consta en la MATRIZ DE PERMISOLOGÍA. 2. Coordina la obtención de los permisos y autorización correspondientes a Servicios Generales. Analista/Asistente de Servicios Generales 3. Recolecta la documentación necesaria para gestionar la obtención de permiso y autorizaciones. 4. Gestiona los pagos necesarios para la obtención de permisos y autorizaciones. Analista/Asistente de Servicios Generales 5. Obtiene los permisos y autorizaciones. 6. Ingresa en la herramienta de control de permisos los documentos obtenidos.

10 Página 10 de Evaluación de la satisfacción del servicio 1. Elabora una encuesta. 2. Envía la encuesta semestralmente a los servidores que hacen uso de los servicios permanentes, para evaluar la satisfacción. 3. En caso de servicios ocasionales, mediante el Servidesk se genera una encuesta automática de satisfacción, vinculada a los tickets generados. 4. Tabula y analiza los resultados para tomar medidas correctivas en cada uno de los servicios prestados, de acuerdo a lo indicado en el PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE MEJORA. 5. Entrega análisis de resultados a la Subgerencia Administrativa y registra el Indicador en herramienta Gobierno Por Resultados GPR. 6 Disposiciones transitorias No aplica 7 Derogaciones No aplica

11 Página 11 de 11 8 Diagrama de flujo