1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES NORMAS LEGALES NORMAS INTERNAS ENTRADA DE DATOS... 4

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1 Página 1 de 8 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES NORMAS LEGALES NORMAS INTERNAS ENTRADA DE DATOS DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES CONTROL DE SALIDA DE DATOS NIVELES DE SERVICIO REFERENCIAS HISTORIA DE REVISIÓN... 8 Elaborado por: Revisado y Aprobado por: Luis Alfonso Tautiva Betancur Analista Senior de de los Fondos Parafiscales Palmeros Fernando A. Castrillón Lozano Auditor Interno de los Fondos Parafiscales Palmeros Fecha de vigencia: 23 de abril de 2014

2 Página 2 de 8 1. Objetivo Verificar el adecuado manejo de los recursos provenientes de las contribuciones al Fondo de Estabilización de Precios en el pago de compensaciones y el cubrimiento de costos y gastos atribuidos al Fondo. (Artículo primero, decreto 2025 de 1996). 2. Alcance El procedimiento inicia con la consulta del Plan Anual de, para determinar el alcance, la naturaleza de los procedimientos y la oportunidad para su realización y termina con la elaboración del informe. 3. Definiciones 3.1. Plan anual de Conjunto de actividades a ejecutar para el cumplimiento de los objetivos establecidos en el decreto 2025 de 1996 de conformidad con las normas internacionales de auditoría interna Programa de auditoría Conjunto de tareas planeadas con el propósito de cumplir los objetivos específicos de la actividad a auditar Auditado Entidad auditada. Los auditados son: Fedepalma en calidad de administradora y las áreas de Fedepalma responsables por la disposición de los recursos provenientes del recaudo por cesiones de estabilización Presupuesto El monto de las inversiones y gastos autorizados por el Comité Directivo imputables al Fondo de Estabilización de Precios Compensación Son los pagos que se otorgan con los recursos del Fondo a los productores, vendedores o exportadores que realizan la primera venta de aceite de palma crudo o de

3 Página 3 de 8 aceite de palmiste crudo con destino a los mercados o grupos de mercado objeto de las operaciones de estabilización, cuando el indicador de precio para dichos mercados o grupos de mercados sea inferior al indicador de precio de referencia para las operaciones de estabilización, de conformidad con la metodología vigente Convenio Marco de Estabilización CME Documento suscrito entre Fedepalma Entidad Administradora del Fondo y los sujetos de las cesiones y/o beneficiarios de compensaciones Convenio Marco para los Compromisos de Destino a los mercados de Consumo Compensados CMCD: Documento suscrito entre Fedepalma Entidad Administradora del Fondo y los compradores de aceite de palma crudo y de aceite de palmiste crudo que suscriban Documentos de Compromiso de Destino DCD a los mercados o grupos de mercado que resulten objeto de compensación Finiquito Comunicación que emite Fedepalma - Entidad Administradora del Fondo a las empresas que firmaron el CMCD dentro los dos meses siguientes a la entrega de los documentos a satisfacción de Fedepalma que prueben el destino al mercado de consumo compensado Contraprestación Valor que reconoce el FEP Palmero a Fedepalma Entidad Administradora del Fondo, por la administración del mismo, de acuerdo con el contrato de administración suscrito entre el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural y Fedepalma. La contraprestación corresponde al 5% del valor del recaudo del FEP Palmero por concepto de cesiones Cesión Son las contribuciones parafiscales de carácter obligatorio que todo productor, vendedor o exportador de aceite de palma crudo o de aceite de palmiste crudo debe aportar al Fondo, por la primera venta con destino a los mercados de consumo de objeto de las operaciones de estabilización, cuando el indicador de precio para dichos

4 Página 4 de 8 mercados o grupos de mercados sea superior al indicador de precio de referencia para las operaciones de estabilización, de conformidad con la metodología vigente. 4. Normas Legales Decreto 2025/ 96 por el cual se definen los instrumentos de control sobre los Fondos Parafiscales Agropecuarios. Ley 101 /93 Capítulos 5 y 6. Ley 138/94. Decreto 1730 / 94. Decreto 2354/96. Modificado por el decreto 130/98. Acuerdo del FEP No. 219 del 30/04/2012 y sus modificaciones. Demás Acuerdos del Comité Directivo del FEP Palmero. Normas legales de carácter tributario y comercial. 5. Normas Internas Todas las actividades que se desarrollen para el cumplimiento de los objetivos de la auditoría deben estar enmarcadas dentro de las normas internacionales de auditoría interna. Las auditorias, además de cumplir el marco legal vigente, deben cumplir las directrices del Comité Directivo del FEP Palmero y las normas internas de la Entidad Administradora de los Fondos. 6. Entrada de datos - Disposiciones legales. - Plan Anual de la. - Presupuesto aprobado por el Comité Directivo del FEP Palmero. - Registros contables del FEP Palmero. - Documentación presentada por los contribuyentes para soportar el pago de compensaciones.

5 Página 5 de 8 7. Descripción de Actividades 7.1. Revisión de Compensaciones Otorgadas Planeación detallada de Auditoria Realizar la planeación detallada de la auditoria, con base en lo previsto en el plan anual de auditoría. Los temas Analista Senior / 1. generales de la revisión son: 1) Aprobación de compensaciones 2) Convenios Marco del Fondo (CME y CMCD 3) Finiquitos Actualizar la información básica de planeación en materia Analista Senior / 2. de pruebas de auditoría, regulaciones y otros aspectos 3. que afecten la operación del Fondo. Discutir y definir con el Analista Senior los pormenores del plan detallado para obtener la aprobación del mismo Actividades de auditoría. Obtención de la evidencia de auditoria Analista Senior / Ejecutar las pruebas de auditoría definidos en el programa Analista Senior / 1. de auditoría a la medida. Identificar los hallazgos por incumplimiento de acuerdo a Analista Senior / 2. las pruebas de auditoría practicadas, identificar las deficiencias y excepciones de control y las inconsistencias e irregularidades que existan en la información financiera. Discutir con el Analista Senior los resultados, definir los Analista Senior / 3. hallazgos. Discutir con el personal responsable de la Federación los Analista Senior / 4. hallazgos de auditoria. Obtener la respuesta. Preparar el correspondiente informe, someterlo a Analista Senior / 5. aprobación. Emisión del informe y cierre de la auditoría. Analista Senior / 6.

6 Página 6 de Informe de auditoría Emitir el informe con destino a la Dirección de la Unidad de Auditor 1. Servicios Compartidos y a la Secretaría Técnica del FEP Palmero. 2. Una vez recibido el plan de acción correspondiente en los casos que se requiera, efectuar el registro para el respectivo seguimiento. Auditor / Analista Senior 7.2. Revisión de Gastos del FEP Palmero Planeación detallada de Auditoria 1 Realizar la planeación detallada de la auditoria, con base en lo previsto en el plan anual de auditoria. Los temas generales de la revisión son: 1) Contraprestación 2) Provisión de compensaciones 3) Reembolso de Gastos a Fedepalma 4) Inversiones del FEP 5) Otros gastos Analista Senior / Actualizar la información básica de planeación en materia Analista Senior / 2 de las pruebas de auditoría, regulaciones y otros aspectos que afecten la operación del Fondo Actividades de auditoría. Obtención de la evidencia de auditoria Ejecutar las pruebas de auditoria definidos en el programa Analista Senior / 1. de auditoría a la medida de cada tema. Identificar los hallazgos por incumplimiento de acuerdo a Analista Senior / 2. las pruebas de auditoría practicadas, identificar las deficiencias y excepciones de control y las inconsistencias e irregularidades que existan en la información financiera. Discutir con el personal responsable de la Federación los Analista Senior / 3. hallazgos de auditoria y enviar correo electrónico solicitando los ajustes pertinentes en los casos que se requiera.

7 Página 7 de 8 Incluir los hallazgos detectados en la plantilla Riesgos Analista Senior / 4. FPP Año, los cuales serán base de la carta de recomendaciones de control interno Carta de recomendaciones de control interno 1. Emitir el informe trimestral con destino a la Presidencia Auditor Ejecutiva. 2. Una vez recibido el plan de acción correspondiente en los casos que se requiera, efectuar el registro para el respectivo seguimiento. Auditor / Analista Senior 8. Control de salida de datos. Registro Plan Anual de Código NA Sitio de archivo Gestión Forma de archivo y recuperación Físico y medio magnético Tiempo de archivo Gestión: 2 años Archivo Central: 18 años Disposición Conservación total. Correo electrónico (solicitud de información, de ajustes, etc.) Informe de revisión, programa de auditoría y papeles de trabajo NA NA Gestión Gestión Físico y medio magnético Físico y medio magnético Gestión: 2 años Archivo Central: 18 años Gestión: 2 años Archivo Central: 18 años Conservación total. Conservación total.

8 Página 8 de 8 Registro Carta de recomendaciones de control interno Código NA Sitio de archivo Gestión Forma de archivo y recuperación Físico y medio magnético Tiempo de archivo Gestión: 2 años Archivo Central: 18 años Disposición Conservación total. 9. Niveles de servicio N.A. 10. Referencias N.A. 11. Historia de revisión Revisión Descripción del cambio Revisado por Fecha 0 Edición del procedimiento Auditor Interno de los Fondos Parafiscales Palmeros 23/04/2014