3. Desde Requisición hasta Factura Adempiere 3.4

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1 3. Desde Requisición hasta Factura Adempiere 3.4

2 Contenido 1 Introducción Al Proceso De Compras Asunto SCP Solicitud a Cotización del Proveedor SCP (RFQ) Respuestas de Solicitud de Cotización a Proveedor SCP (RFQ) Respuesta Orden de Compra (Manual) Órdenes de Compra desde Requisiciones Requisición Generación de Orden de Compra desde Requisición Recibo de Material Facturas del Proveedor... 31

3 1 Introducción Al Proceso De Compras EL proceso de Compras en Adempiere va desde la Requisición hasta el pago a los Proveedores, siguiendo una serie de subprocesos como se indica en la figura 1. Entre estos subprocesos se encuentran: la requisición, la generación de la orden de compra, la recepción del material, la facturación y los pagos a proveedores (en efectivo o a crédito). Adempiere es flexible en cuanto al seguimiento y control de estos procesos, es posible rastrearlos, configurando que uno de ellos genere el documento del proceso siguiente. Estos procesos también se pueden realizar manualmente o se pueden configurar para que requieran de la aprobación de un empleado. También es posible omitir alguno de ellas. Figura 1. Diagrama del Proceso de Compras

4 El proceso de compras en Adempiere, se encuentra en el árbol Compras (Requisición-a-Factura). El proceso inicia desde una orden de compra, la cual puede ser generada manualmente o desde una requisición. Una vez realizada la orden de compra se procede a recibir el material comprado. Se genera la factura al proveedor y por último se realiza el pago. El menú de Compas se muestra en la Figura 2. Compras Figura 2. Menú de Compras

5 2 Asunto SCP Un Asunto de SCP o Asunto de Solicitud para Cotizaciones, se utiliza para realizar las cotizaciones a los proveedores en Adempiere. Aquí se definen las operaciones y los responsables de las cotizaciones. El proceso de Cotizaciones Inicia definiendo un Asunto de SCP, opción que se encuentra en el árbol principal a Compras (Requisición-a-Factura), haciendo clic sobre la opción Asunto de SCP. En la figura 3 se muestra la ventana de Asunto SCP. Asunto SCP Asunto Suscriptor Nombre Solicitud Restricción Figura 3. Ventana Asunto de SCP Se destacan tres pestañas de la ventana Asunto de SCP, estas son: Asunto, Suscriptor y Restricción.

6 Asunto En el asunto se debe especificar el encabezado de la cotización, para lo cual se requiere de la siguiente información: El nombre de la Organización, Un Nombre que identifique la cotización y una Descripción del asunto, como se indica en la figura 3. Suscriptor Desde esta pestaña se definen los proveedores que responderán a las cotizaciones realizadas. En la figura 4 se visualiza la pestaña Suscriptor. Es necesario definir la información del Tercero. Información del Tercero Figura 4. Pestaña Suscriptor

7 Restricción Desde la pestaña Restricción se definen los productos a los cuales un proveedor responderá cuando se realice una cotización asociada al asunto tratado. Es necesario definir la información de los productos. Información de Producto Figura 5. Pestaña Restricción

8 3 Solicitud a Cotización del Proveedor SCP (RFQ) Una vez definido el asunto, se crea la cotización en el árbol principal en Compras (Requisición-a- Factura), haciendo clic sobre el botón SCP (RfQ). En la figura 6 se indica la ubicación y se muestra la ventana de Solicitudes de Cotización. SCP SCP Línea Nombre Cantidad Asunto Representante Comercial Tipo SCP Fecha de Respuesta Figura 6. Ventana SCP

9 La ventana SCP o Solicitud de Cotización a Proveedores consta de las siguientes tres pestañas: SCP (RFQ), Línea y Cantidad. En la figura 6 se destaca la pestaña SCP (RFQ) y la información requerida. Entre estos campos se encuentran: Un Nombre que identifique la cotización, un Representante Comercial realiza la venta, Asunto SCP, Tipo SCP, Fecha de la Respuesta. Una vez se ha definido la información de básica de la Solicitud de Cotización, se deben definir las líneas de la cotización, que corresponden a los productos y sus detalles; desde la pestaña Línea como se indica en la figura 7. Producto N Línea Figura 7. Pestaña Línea SCP

10 Luego de haber definido los productos, desde la pestaña Cantidad se define la cantidad que se va a cotizar del producto; como se indica en la figura 8. Deben definirse los siguientes campos: UM (Unidad de Medida), Cantidad, SCP (RFQ) Cantidad indica que al generar las respuestas esta cantidad es incluida, Precio patrón se utiliza para comparar respuestas, Cantidad de Compra indica que la cantidad seleccionada se usa para generar la orden de compra, si este campo no es seleccionado al momento de generar la orden de compra no se incluirá la cotización del producto. Unidad de Medida Los demás campos son información adicional que no es requerida. SCP (RFQ) Can Cantidad de Compra Cantidad Precio Prueba Patrón Cantidad Propuesta Figura 8. Pestaña Cantidad SCP Una vez se ha agregado los productos y la cantidad a cotizar, se debe regresar a la pestaña SCP (RFQ) para generar las repuestas en las cuales se define a cual proveedor se le va a comprar. Desde esta ventana se presiona el botón Crea e Invita ( ) para conocer el número de respuestas que han sido creadas, el cual se visualiza desde la parte inferior izquierda. El número de respuestas creadas dependerá del número de proveedores agregados en el asunto.

11 Cuando se han registrado las respuestas y se selecciona los proveedores con los cuales se desea hacer la transacción de compras, se debe hacer clic sobre el botón Valuación de Respuestas ( ), para validar si las órdenes de compra pueden o no generarse, mostrando un mensaje de error o éxito en la parte inferior izquierda de la ventana. Mensaje de error: No completed RfQ Responses found. Indica que no se ha encontrado ninguna respuesta procesada, es decir que aun no hemos definido a quien comprar que producto. Mensaje de éxito: Only one completed RfQ response found. Indica que solo se respondió a una cotización. # <número de respuestas generada>: Indica que completaron todas respuestas. Luego de verificar, desde esta pestaña se ingresa información del tercero al cual se le realizara la compra desde el campo Tercero, este paso puede obviarse si en la respuesta se marca un proveedor como Ganador Seleccionado. Ahora se debe generar la orden de compra, desde el botón Crear Orden de Compra ( ), y se despliega la ventana que se muestra en la figura 9. Desde este proceso se pueden crear órdenes de compra para las repuestas.

12 OK Figura 9. Crea Orden de Compra Al hacer clic sobre el botón OK ( ) se genera el mensaje que se muestra en la figura 10, en el cual aparece el código de la orden de compra generada. Código Orden de Compra Figura 10. Mensaje Orden de Compra.

13 4 Respuestas de Solicitud de Cotización a Proveedor SCP (RFQ) Respuesta. Desde la ventana SCP (RFQ) Respuesta es posible definir el proveedor al cual se le va a realizar la compra según las cotizaciones. Esta opción se encuentra en el árbol principal en el menú Compras (Requisición-a-Factura), y abrir la opción SCP (RfQ) Respuesta, esta ventana se muestra en la figura 11. Respuesta Línea de Respuesta Cantidad de Respuesta Figura 11. Ventana SCP (RFQ) Respuestas

14 La ventana SPC (RFQ) Respuesta consta de las pestañas respuesta, línea de respuesta y cantidad de respuesta. Es necesario definir los siguientes campos en la ventana de Respuesta SCP (RfQ) que indica el número de la cotización que género la respuesta, Nombre indica el nombre de la cotización que género la respuesta, Tercero indica el proveedor al que se le hace la cotización, Moneda indica la moneda en la que se llevo a cabo la cotización, Ganador Seleccionado indica si toda la compra se le hará a este proveedor, si se selecciona este campo está seleccionado no hacen caso las selecciones de línea. Desde la pestaña Línea de Respuesta se seleccionan los productos y las cantidades que se van a comprar al proveedor, aquí se muestran los productos que se han cotizado, como se indica en la figura 12. Deben definirse los campos Respuesta SCP (RfQ) que presenta el número del documento de cotización y el producto cotizado en la línea, y el campo Ganador Seleccionado que indica que se va adquirir este producto del proveedor mostrado en la pestaña Respuesta. Respuesta SCP Ganador Seleccionado Figura 12. Pestaña Línea de Respuesta SCP (RFQ) Respuestas El precio del producto cotizado se define desde la pestaña Cantidad de Respuesta. Como se indica en la figura 13. Es necesario definir los siguientes campos: Línea de la respuesta que indica el número de la cotización y el producto cotizado, la Cantidad de Línea SCP Indica la unidad y la cantidad cotizada, el Precio que indica el precio con el cual el proveedor ofrece el producto, y el % Descuento que indica el descuento aplicado.

15 Cantidad de Línea SCP Precio % Descuento Figura 13. Pestaña Cantidad Respuesta SCP (RFQ) Respuestas Una vez se ha diligenciado la información de la pestaña Cantidad de Respuesta desde la pestaña Respuesta se debe hacer clic sobre el botón Completar Verificación ( ) para finalizar el proceso de respuesta de cotizaciones.

16 5 Orden de Compra (Manual) En Adempiere es posible generar órdenes de compra de forma manual, sin necesidad de haber hecho previamente una requisición. La opción se encuentra en el árbol principal en el menú Compras (Requisición-a-Factura) y hacer clic en la opción Órdenes de Compra como se indica en la figura 14. Orden de Compra Línea de Orden de Compra Información del Tercero Información de la Entrega Información de la Facturación Completar Figura 14. Ventana Orden de Compra.

17 En la pestaña Orden de Compra se configura la información básica de la orden, relacionada con el proveedor. Al crear un nuevo registro es necesario especificar la siguiente información: Tipo de Documento aquí se debe especificar el tipo de orden a realizar, para este caso se debe seleccionar Purchase Order u Orden de Compra. Es necesario definir el Tercero (proveedor) que se escoge haciendo clic sobre el botón ( ); luego se despliégala ventana que se muestra en la figura 15. Solamente Proveedores Listado de Proveedores Actualizar OK Figura 15. Ventana Información Socio de Negocio. Es posible filtrar la búsqueda de los terceros diligenciando la información que aparece en el encabezado de la ventana que se muestra en la figura 15. Marcando la opción Solamente Proveedores simplifica la búsqueda a únicamente los terceros que son proveedores. Haciendo clic sobre el botón Refrescar ( ) u oprimiendo la tecla enter desde el teclado, se actualiza el listado de terceros. Debe seleccionarse el tercero y presionarse el botón OK ( ). Para completar la información de la orden de compra, además del tercero se debe suministrar la siguiente información: Dirección del Tercero: dirección definida que tiene el proveedor. Almacén: Indica en que bodega será almacenado el producto una vez recibido. Prioridad: Indica la prioridad del documento. Lista de Precios: Indica que lista de precios va a ser usada para la compra. Comprador: Indica quien realiza la compra (usuario del sistema)

18 Forma de Pago: indica la forma de pago de la compra (efectivo, crédito, etc.). Para cambiar la forma de pago se debe presionar el botón y se selecciona la forma de pago. Termino de pago: Aquí se indica el tiempo en que se va a pagar y los descuentos. Los productos y detalles de la orden se configuran desde la pestaña Líneas del Producto como se indica en la figura 16. Fecha Prometida N Línea Producto Cantidad Precio Impuesto Figura 16. Línea de Orden Compra Cuando se crea un nuevo registro se debe escoger el producto que se va a comprar, desde la opción Producto haciendo clic sobre el botón ( ). Se despliega la ventana que se muestra en la Figura 17, donde se despliega un listado de productos.

19 Refrescar OK Figura 17.Información del Producto Es posible filtrar la búsqueda de los productos diligenciando la información que aparece en el encabezado de la ventana que se muestra en la figura 17. Haciendo clic sobre el botón Refrescar ( ) u oprimiendo la tecla enter desde el teclado, se actualiza el listado de productos. Debe seleccionarse el tercero y presionarse el botón OK ( ). Para completar la información de la orden de compra, además del tercero se debe suministrar la siguiente información requerida: Cantidad: Indica la cantidad a comprar del producto. Precio: Indica el precio a pagar por el producto. Impuesto: Aquí se selecciona el impuesto que afecta al producto comprado. % Descuento: es el porcentaje del descuento recibido en la compra. El resto de la información no es requerida. Si se desea agregar más de un producto a la orden se debe agregar una nueva Línea de orden de Compra.

20 Una vez diligenciada la orden se debe hacer clic sobre el botón Completar ( ) desde la pestaña orden de compra para aprobar la orden de compra. 6 Órdenes de Compra desde Requisiciones. 6.1 Requisición Desde Adempiere es posible generar Requisiciones de Productos. Esta opción se encuentra en el menú en el árbol de Compras (Requisición-a-Factura) se debe hacer clic en la opción Requisición: Requisición

21 Requisición Línea de Requisición Tipo de Documento Órdenes de Compra Almacén Usuario Fecha Requerida Lista de Precios Completar Figura 18. Ventana Requisición La ventana Requisición consta de 3 pestañas que son: Requisición, Línea de Requisición y Órdenes de Compra. Desde la pestaña Requisición se configura la información básica de la requisición como se muestra en la figura 18. Cuando se crea una nueva pestaña debe diligenciar la siguiente información: el tipo de documento que indica el tipo de documento que se va a generar, se debe escoger Purchase Requisition (Requisición de compra), el usuario que indica quien realiza la requisición, la prioridad del documento, la fecha requerida, el almacén que indica en donde se almacenara el producto a comprar una vez llegado a inventario. Y la lista de precios a utilizar en la compra. Se recomienda dejar el campo de No. de Documento en blanco para que el sistema genere automáticamente el número. Los campos Descripción y Ayuda son utilizados para ingresar información adicional sobre la requisición, y no es necesario llenaros para crear una requisición. Los productos y sus detalles se configuran desde la pestaña Línea de Requisición como se indica en la figura 19.

22 Requisición Línea de Requisición Orden de Compra Cantidad Producto Figura 19. Pestaña Línea de Requisición Es necesario definir la siguiente información: Producto: indica el artículo que se va a comprar. Es necesario seguir el procedimiento explicado en el capítulo 5 para escoger el producto en las líneas de la orden. Nota: Es importante que al momento de seleccionar el producto, cuando es buscado en el panel de búsqueda de productos que los parámetros de lista de precio y almacén coincidan con los colocados en la cabecera de la requisición (pestaña Requisición). Si no hacemos esto, no podremos generar una orden de compra desde la requisición. Cantidad: cantidad a solicitar. Descripción: permite el ingreso de información adicional del producto a solicitar. No es necesario llenarlo. Si se va a ingresar nuevos productos es necesario crear nuevos registros. Para completar el proceso de requisición es necesario hacer clic sobre el botón Completar desde la pestaña Requisición. Nota: La pestaña Órdenes de Compra, muestra la orden de compra generada a partir de la requisición observada. Pero solo se mostrara cuando sea generada una orden de compra desde la requisición. 6.2 Generación de Orden de Compra desde Requisición

23 Una vez terminada la requisición, para generar una Orden de Compra desde la requisición, el producto o los productos a comprar deben tener asociados un proveedor, lo cual se verifica desde el menú principal en el árbol de gestión de materiales -> reglas de gestión de materiales -> Producto, como se indica en la figura 20. Producto Figura 20. Menú Gestión de Materiales Se debe buscar el producto que se va a comprar, lo cual se hace desde el menú Editar -> Encontrar Registro ( la figura 21. ) de la barra de herramientas. Se despliega la ventana que se muestra en OK Figura 21. Encontrar Registro

24 El producto se puede buscar a través de la llave (Código de identificación), nombre y/o descripción del producto. Al ingresar los parámetros deseados presionamos el botón OK ( ). Si no lo deseamos buscar de esta manera dejamos los parámetros vacíos, para que nos muestre todos los productos creados para así buscar entre estos el producto desea. Una vez se ha localizado el producto, entonces sí, se verifica que el producto tenga asociado un proveedor, se hace desde la pestaña compras en la ventana productos que se muestra en la figura 22. Tercero Activo Compras Figura 22. Pestaña Compras de Ventana Productos El proveedor está asociado si el campo tercero esta diligenciado y el campo activo esta seleccionado. En caso contrario no se ha habilitado un proveedor para el producto y es necesario crear el registro. Una vez se ha verificado el proveedor del producto, se puede generar la orden de compra, para llevar a cabo este proceso debe dirigirse al árbol Compras (Requisición-a-Factura), y abrir la opción Crear OC desde Requisición, como se indica en la figura 23.

25 Crear OC desde Requisición Figura 23. Proceso Crear OC desde Requisición Al hacer clic sobre el proceso Crear OC desde Requisición, se despliega la ventana que se muestra en la figura 24. Requisición de Material Almacén Consolidado en un documento Comenzar Figura 24. Proceso Crear OC desde Requisición Si se desea procesar solo una requisición, es necesario seleccionar la requisición a la cual se le va a generar la orden de compra, y esto se hace en el campo Requisición de Material. En caso de procesar varias requisiciones, se deja en blanco este campo para que se procesen las requisiciones generadas que no tienen órdenes de compra asociadas. Se requiere diligenciar los siguientes campos: Organización Almacén: en el que se almacenarán los productos

26 Consolidado en un documento: Si se encuentra seleccionado, agrupara todos los productos requeridos por Proveedor y generara una orden de compra a dicho proveedor. Si no está seleccionado generara una orden de compra por producto requerido. Los demás campos son opcionales. Para completar el proceso se hace clic sobre el botón Comenzar, cuando aparece la ventana que se muestra en la figura 25, donde se visualiza el código y el total de la orden generada. Valor de OC Código de OC Figura 25. Impresión OC desde Requisición Aprobación de la Orden de Compra. La orden de compra generada tiene diligenciada la información que se ha suministrado desde la requisición, se recomienda revisarla y suministrar la información faltante. Por último se debe hacer clic sobre el botón Procesar y se cambia la acción en el documento a Completar para finalizar el proceso.

27 7 Recibo de Material. La recepción de los productos se lleva a cabo desde la opción Recepción de Producto, ubicada en el árbol principal a Compras (Requisición-a-Factura), y hacer clic sobre esta como se indica en la figura 26. Recepción de Productos

28 Recibo de Material Línea de Recibo de material Tipo de Documento Información Tercero Tercero Crear Desde Crea Confirmación Tipo de Movimiento Completar Figura 26. Ventana Recibo de Productos Al hacer clic sobre la opción recibo de productos, se despliega la ventana que se muestra en la figura 26 que consta de las siguientes pestañas: Recibo de material, Línea de Recibo, Confirmaciones, OC asignadas, Facturas Asignadas. Desde la pestaña Recibo de Material se configura la información básica de la recepción del material. Al crear un nuevo registro debe suministrase la siguiente información: Tipo de Documento: se debe escoger MM Receipt. Tercero: se refiere al proveedor. Almacén: indica la bodega donde se almacenaran los productos comprados. Comprador: indica quien realizo la compra. Regla de Costo de Flete: desde aquí se indica que método se usa para cargar los fletes. Crear Desde: Al hacer clic sobre este botón se despliega la ventana que se muestra en la figura 27. Es necesario especificar desde que tipo de documento se está recibiendo, si es una orden de compra o una factura de proveedor.

29 Tercero Documento Ubicación OK Figura 27. Ventana Entrega/ Recibo Crear desde Una vez seleccionado el documento del cual se va a recibir el producto, se debe seleccionar los productos que van a ser recibidos y se hace clic sobre el botón OK ( ). Desde la pestaña Línea del Recibo se verifican los productos que se van a recibir, los cuales han sido cargados a partir del documento del cual se ha recibido. Como se indica en la figura 28.

30 Producto Almacén Cantidad Figura 28. Pestaña Línea de Recibo Desde esta ventana se verifica la siguiente información: Producto se refiere al producto recibido, ubicación indica la ubicación en el almacén donde se va a recibir el producto, cantidad indica la cantidad especificada en la orden de compra, y cantidad confirmada que Indica la cantidad que realmente llego. Esta cantidad no es editable, y es llenada después de realizado el procedimiento de confirmación. Con esta cantidad se realizan los movimientos de inventario, cuentas contables y facturación. El proceso de recepción se completa haciendo clic en el botón procesar escogiendo la opción completar ( ), desde la pestaña Recibo de Producto. Las entradas contables se generan haciendo clic sobre el botón No Aplicado ( ). El mensaje de No Aplicado cambia a Aplicado una vez se ha realizado el movimiento. Esto solo puede hacerse una vez completado el recibo. Confirmaciones Una vez se ha recibido el producto, puede generarse una confirmación del mismo, haciendo clic sobre el botón Crea Confirmación ( ) de la pestaña Recibo de Material, de allí se despliega la ventana que se muestra en la figura 29.

31 Tipo de Confirmación OK Figura 29. Ventana Crea Confirmación Se escoge el tipo de confirmación que se desea hacer, para este caso se debe seleccionar Confirmación Despacho/Recibo, luego se hace clic sobre el botón OK, al terminar el proceso en la parte inferior izquierda de la ventana recibo de material se muestra el código de la confirmación creada. Nota: Este proceso debe hacerse antes de completar el recibo de producto, es necesario completar primero la confirmación antes de completar este. 8 Facturas del Proveedor

32 El procesamiento de las facturas del proveedor se lleva a cabo desde la opción Facturas y CxP (Proveedor) ubicada en el árbol principal a Compras (Requisición-a-Factura). Esta ventana se muestra en la figura 30. Facturas y CxP (Proveedor) Tipo de Documento Dirección del Tercero Tercero Crear Desde Completar Figura 30. Ventana Factura CxP. Es posible crear las facturas de dos maneras:

33 1. Automática desde un Recibo de Producto: Las facturas se generan de forma automática haciendo clic en el botón Generar Facturas desde Recibos ( ), ubicado en la pestaña Recibo de Material de la Ventana Recepción de Producto. La factura puede visualizarse desde la ventana Facturas (Proveedor). 2. Manualmente: el procedimiento a seguir se describe a continuación. Desde la ventana Facturas (Proveedor) que se muestra en la figura 30 se crea un nuevo registro y se configura la siguiente información: Tipo de Documento Destino: se debe escoger Factura o AP Invoice. Tercero: indica el Proveedor a quien se le hizo la compra. Lista de Precios: indica la lista de precios que usa para realizar la compra. Comprador: indica el usuario del sistema que realiza la compra. Como se pagara la factura: indica la forma de pago. La factura se genera desde una Orden de Compra o Desde La Entrega/Recibo. Haciendo clic sobre el botón Crear Desde ( ). Donde se despliega la ventana que se muestra en la figura 31. Tercero Documentos OK Figura 31. Ventana Factura CxP.

34 Luego de haber escogido el documento, se seleccionan los productos que se va a facturar y se presiona el botón OK ( ). Los productos a facturar se verifican desde la pestaña Línea de Factura. Se completa la factura haciendo clic en el botón procesar escogiendo la opción del documento Completar ( ). Para visualizar la factura impresa, se debe hacer clic sobre el botón Vista Preliminar ( ) y para Imprimirla sobre el botón Imprimir ( ).