MANUAL PLANTILLA DE EXCEL EN MODERNIZACIÓN VIDA GRUPO

Transcripción

1 MANUAL PLANTILLA DE EXCEL EN MODERNIZACIÓN VIDA GRUPO Ahora en Modernización Vida Grupo se pueden realizar INCLUSIONES, RETIROS, MODIFICACIONES DE VALOR Y ACTUALIZACIÓN DE BENEFICIARIOS con PLANTILLA DE EXCEL. El procedimiento se debe realizar por Operaciones Masivas. Se da click en ENCABEZADO DE POLIZA Y CARGA ARCHIVO

2 Se abre el cuadro para cargar el archivo y se debe dar click en el botón Descargar Formato Archivo para bajar la plantilla de Excel a diligenciar. Se guarda la plantilla en la carpeta deseada con el mismo nombre que aparece en la ventana.

3 Se procede a buscar por el explorador de Windows el archivo grabado, el cual se llama PLANTILLA VIDA GRUPO, se abre dicho archivo. La plantilla tiene 4 hojas, para INCLUSIONES, MODIFICACIONES VALOR ASEGURADO, RETIROS, BENEFICIARIOS. 1. INCLUSION DE ASEGURADOS: se diligencian los datos del Afiliado Principal (AF) y de los Asegurados (AF, CO, HI, HE, OT)

4 Cada uno de los rótulos tiene mensajes emergentes, de ayuda, indicando que información se debe diligenciar. - Columna A- Tipo Documento del Afiliado Principal: E-Ced. Extranjeria; C-Cédula; X-Doc.Ident.Extranjeros; F-Id.Fiscal para Extranjeros; P-Pasaporte. - Columna B- Número Documento del Afiliado Principal: número del documento de identidad. - Columna C- Afiliado ya existe en la Póliza S/N: si el afiliado ya existen en la póliza y va a realizar ingresos de sus asegurados se digita S, sino existe N. - Columna D- Tipo Asegurado: si es AF (afiliado principal); CO(conyuge); HI(hijo); HE(hermano); OT(otro parentesco). - Columna E-Tipo documento del Asegurado: E-Ced. Extranjeria; C-Cédula; X-Doc.Ident.Extranjeros; F-Id.Fiscal para Extranjeros; P- Pasaporte. - Columna F- Número Documento del Asegurado: número del documento de identidad. - Columna G,H,I,J: Apellidos y Nombres de los Asegurados. - Columna K- Fecha de Nacimiento: del Asegurado, se debe digitar AAAAMMDD. - Columna L- Sexo: M(masculino) o F(femenino). - Columna M- Peso (KG): se digita el peso del asegurado. Ejm: 75 - Columna N Estatura(CM): se digita la estatura del asegurado. Ejm: Columna O- Valor asegurado en Vida: se digita el valor para el Asegurado en números. - Columan P- Valor asegurado de AP: se digita el valor para el Asegurado en números. (si la póliza tiene la cobertura) - Columna Q- Valor asegurado de Renta: se digita el valor para el Asegurado en números. (si la póliza tiene la cobertura) - Columna R- Salarios: Este campo se digita si la póliza es por Salarios, de los contrario se deja en blanco. - Columna S- Fecha inicio de Vigencia: la fecha de cobertura del asegurado, se debe digitar AAAAMMDD.

5 Después de diligenciar la plantilla completamente, se debe guardar y cerrar, posteriormente se va al cotizador, se da click en el botón Buscar, para encontrar el archivo guardado como Plantilla Vida Grupo. Posteriormente se da click en el botón Validar, este proceso valida si el archivo tiene errores de diligenciamiento. Si el archivo tiene errores muestra un mensaje Se encontraron errores en el archivo. Desea Corregirlos?, se da click en Ahora, para corregir el archivo. Se abre nuevamente el archivo y lista los errores en Rojo, se deben corregir y nuevamente guardar el archivo y cerrar.

6 Nuevamente se da click en el botón Validar, si es archivo está correcto, se puede dar click en SI para enviar el archivo a un correo electrónico, de lo contrario se da clikc en NO. Luego se da click en el botón Cargar, suben todas las solicitudes de inclusiones.

7 Se debe ingresar a cada una de las solicitudes, por Ver Solicitud, y diligenciar los siguientes datos: - Fecha llegada a la compañía. - Fecha de Diligenciamiento. - Solicitud física- SI: cuando es una solicitud física y NO cuando es un firma cliente. - Correo electrónico, teléfono, celular. (datos no obligatorios). - Modificar el Grupo Asegurable que corresponde, para que quede correctamente las coberturas. (no se debe modificar los valores en el listado de coberturas, estos suben de la plantilla de Excel). - Diligenciar las tres preguntas de Asegurabilidad. - Diligenciar la información de Beneficiarios. Al terminar de diligenciar la solicitud se da click en el botón Guardar y Enviar a lote Luego se da click en el botón Guardar Lote

8 Y se continúa con el resto de las solicitudes y se realiza el procedimiento anterior, al terminar de validar todas las solicitudes, se da click en el botón Enviar a Expedición. 2. MODIFICACIONES DE VALOR ASEGURADO: se diligencian los datos los Asegurados (AF, CO, HI, HE, OT) a modificar el valor asegurado, aumento o disminución. - Columna A- Tipo Documento del Asegurado: E-Ced. Extranjeria; C-Cédula; X-Doc.Ident.Extranjeros; F-Id.Fiscal para Extranjeros; P- Pasaporte. - Columna B- Número Documento del Asegurado: número del documento de identidad. - Columna C- Peso (KG): se digita el peso del asegurado, Ejm: 75. Si se está realizando una Disminución de valor, o no supera la política de aumento se debe digitar un número, pero cuando se valide la solicitud se debe borrar el campo. - Columna D Estatura(CM): se digita la estatura del asegurado. Ejm: 175. Si se está realizando una Disminución de valor, o no supera la política de aumento se debe digitar un número, pero cuando se valide la solicitud se debe borrar el campo. - Columna E- Valor asegurado en Vida: se digita el valor para el Asegurado en números. - Columan F- Valor asegurado de AP: se digita el valor para el Asegurado en números. (si la póliza tiene la cobertura) - Columna G- Valor asegurado de Renta: se digita el valor para el Asegurado en números. (si la póliza tiene la cobertura) - Columna H- Fecha inicio de Vigencia: la fecha de modificación del asegurado, se debe digitar AAAAMMDD. Después de diligenciar la plantilla completamente, se debe guardar y cerrar, posteriormente se va al cotizador, se da click en el botón Buscar, para encontrar el archivo guardado como Plantilla Vida Grupo.

9 Posteriormente se da click en el botón Validar, este proceso valida si el archivo tiene errores de diligenciamiento. Si el archivo tiene errores muestra un mensaje Se encontraron errores en el archivo. Desea Corregirlos?, se da click en Ahora, para corregir el archivo. Se abre nuevamente el archivo y lista los errores en Rojo, se deben corregir y nuevamente guardar el archivo y cerrar. Nuevamente se da click en el botón Validar, si es archivo está correcto, se puede dar click en SI para enviar el archivo a un correo electrónico, de lo contrario se da clikc en NO.

10 Luego se da click en el botón Cargar, suben todas las solicitudes de inclusiones. Se debe ingresar a cada una de las solicitudes, por Ver Solicitud, y diligenciar los siguientes datos: - Fecha llegada a la compañía. - Fecha de Diligenciamiento. - Correo electrónico, teléfono, celular. (datos no obligatorios) - El peso y estatura: si es una disminución o no cumple la política de aumento, se deben dejar en blanco. - Tipo de Modificación: Se escoge si es Incremento de valor asegurado, cuando la póliza tiene un solo Grupo asegurable, de lo contrario se debe escoger cambio de plan. (Ver manual de Modificaciones de Valor Asegurado). - Modificar el Grupo Asegurable que corresponde, para que quede correctamente las coberturas. (no se debe modificar los valores en el listado de coberturas, estos suben de la plantilla de Excel).

11 - Diligenciar las tres preguntas de Asegurabilidad. Si es una disminución o no cumple la política de aumento, no se deben diligenciar. - Diligenciar la información de Beneficiarios. Al terminar de diligenciar la solicitud se da click en el botón Guardar y Enviar a lote Luego se da click en el botón Guardar Lote Y se continúa con el resto de las solicitudes y se realiza el procedimiento anterior, al terminar de validar todas las solicitudes, se da click en el botón Enviar a Expedición.

12 3. RETIROS DE ASEGURADOS: se diligencian los datos del Asegurados (AF, CO, HI, HE, OT) a retirar. - Columna A- Tipo Documento del Afiliado Principal: E-Ced. Extranjeria; C-Cédula; X-Doc.Ident.Extranjeros; F-Id.Fiscal para Extranjeros; P-Pasaporte. - Columna B- Número Documento del Afiliado Principal: número del documento de identidad. - Columna C- Fecha retiro: es la fecha de retiro del asegurado, se debe digitar AAAAMMDD. Después de diligenciar la plantilla completamente, se debe guardar y cerrar, posteriormente se va al cotizador, se da click en el botón Buscar, para encontrar el archivo guardado como Plantilla Vida Grupo. Posteriormente se da click en el botón Validar, este proceso valida si el archivo tiene errores de diligenciamiento. Si el archivo tiene errores muestra un mensaje Se encontraron errores en el archivo. Desea Corregirlos?, se da click en Ahora, para corregir el archivo.

13 Se abre nuevamente el archivo y lista los errores en Rojo, se deben corregir y nuevamente guardar el archivo y cerrar. Nuevamente se da click en el botón Validar, si es archivo está correcto, se puede dar click en SI para enviar el archivo a un correo electrónico, de lo contrario se da clikc en NO. Luego se da click en el botón Cargar, sube el lote con los asegurados a retirar.

14 Al terminar de diligenciar la solicitud se da click en el botón Guardar y Enviar a lote Luego se da click en el botón Guardar Lote Y se continúa con el resto de las solicitudes y se realiza el procedimiento anterior, al terminar de validar todas las solicitudes, se da click en el botón Enviar a Expedición. 4. ACTUALIZACIÓN DE ASEGURADOS: se diligencian beneficiarios de los Asegurados (AF, CO, HI, HE, OT) que se deseen actualizar. - Columna A- Tipo Documento del Afiliado Principal: E-Ced. Extranjeria; C-Cédula; X-Doc.Ident.Extranjeros; F-Id.Fiscal para Extranjeros; P-Pasaporte. - Columna B- Número Documento del Afiliado Principal: número del documento de identidad. - Columna C- Con acrecimiento: se diligencia S o N. - Columna D- Tipo Documento del beneficiario: E-Ced. Extranjeria; C-Cédula; X-Doc.Ident.Extranjeros; F-Id.Fiscal para Extranjeros; P- Pasaporte. (dato no obligatorio). - Columna E- Número Documento del Beneficiario número del documento de identidad. (dato no obligatorio). - Columna F- Primer nombre del beneficiario.

15 - Columna G- Segundo nombre del Beneficiario. (dato no obligatorio). - Columna H- Primer apellido del Beneficiario. - Columna I- Segundo apellido del Beneficiario. - Columna J- Parentesco: con respecto al afiliado principal. - Columna K- Porcentaje %: con respecto al afiliado principal, se digita números enteros, no acepta decimales. - Columan L- Contingente: si tiene beneficiario contigente, S o N. Si el asegurado tiene varios beneficiarios en la columna A y B debe repetir la cédula, el % no debe superar el 100%, pero si puede ser menor. Después de diligenciar la plantilla completamente, se debe guardar y cerrar, posteriormente se va al cotizador, se da click en el botón Buscar, para encontrar el archivo guardado como Plantilla Vida Grupo. Posteriormente se da click en el botón Validar, este proceso valida si el archivo tiene errores de diligenciamiento. Si el archivo tiene errores muestra un mensaje Se encontraron errores en el archivo. Desea Corregirlos?, se da click en Ahora, para corregir el archivo. Se abre nuevamente el archivo y lista los errores en Rojo, se deben corregir y nuevamente guardar el archivo y cerrar.

16 Nuevamente se da click en el botón Validar, si es archivo está correcto, se puede dar click en SI para enviar el archivo a un correo electrónico, de lo contrario se da clikc en NO. Luego se da click en el botón Cargar, sube el lote con los asegurados a modificar los beneficiarios. Si se desean ingresar Beneficiarios Contingentes, se debe dar click en el para abrir la pestaña de beneficiarios.

17 En esta pantalla se puede ingresar los beneficiarios contingentes. Luego se da click en el botón Guardar Lote Y se continúa con el resto de las solicitudes y se realiza el procedimiento anterior, al terminar de validar todas las solicitudes, se da click en el botón Enviar a Expedición.