ivector Integra Proyectos

Transcripción

1 ivector Integra Proyectos La solución definitiva para la gestión de obras Qué es? Es el Sistema informático de Planificación de Recursos Empresarial (ERP) más completo y potente del mercado español en el sector de construcción e ingeniería. Diseñado para su uso en empresas de tamaño pequeño y mediano, permite la gestión de Obra Pública, Obra Civil, Reformas y Proyectos. Nuestros 16 años de experiencia en implantaciones y un profundo conocimiento de las problemáticas de la gestión de proyectos y obras, han permitido que nuestro sistema se ajuste en funcionalidades, tiempo y coste a las necesidades de su empresa. Cómo se implanta? Realizamos la implantación de un potente Cuadro de Mandos, configurado a partir del análisis de los procedimientos de trabajo de su empresa y nuestro conocimiento de su sector empresarial. Las principales Ventajas de implantar nuestro sistema son: Integración Total de su sistema de información, eliminando duplicidades de información. Optimización e incremento de la productividad de los recursos humanos, técnicos y financieros. Visión Global de la situación de su empresa. Consultoría Sistemas de Información Qué ofrece? A partir de un entorno de trabajo amigable, usted podrá navegar desde sus proyectos y obras a todas las entidades de negocio relacionadas con ellos (presupuestos, facturas, recursos utilizados) a la vez que podrá: Organizar, Autorizar y realizar Seguimiento de las Compras. Controlar los Costes y Recursos empleados, así como las desviaciones producidas. Gestionar la Contabilidad y la Tesorería de la empresa. Actualizar la Planificación Económica de las obras. ivector Integra Proyectos - 1/19

2 Entorno de Trabajo ivector Integra Proyectos presenta un entorno conceptual, el Cuadro de Mandos, que sin olvidar la importancia del dato único como base del sistema, se centra en las entidades de negocio, permitiendo desde ahí una navegación a todos los datos y acciones necesarias para su gestión A través de su Cuadro de Mandos, cada usuario podrá gestionar: Las Entidades de negocio con las que debe operar. Los Programas e Informes necesarios para la introducción y mantenimiento de la información. Las Consultas sobre el estado de las entidades del negocio. El establecimiento de Filtros para determinar la parte del negocio a gestionar. Las Relaciones entre entidades de negocio. Las Acciones que pueden ejecutarse en cada una de las entidades de negocio. Gráficos de Información y Detalle. Gestión Temporal a través de hitos. Sistema de Mensajería interna y/o relacionada con el correo electrónico. Los Documentos asociados a cada entidad de negocio. Contadores generales a nivel de mensajería, hitos y documentación. Los Flujos de trabajo y sus fases. ivector Integra Proyectos - 2/19

3 Estudios El sistema permite gestionar a través de los Proyectos de Estudio las diversas versiones del presupuesto a presentar al cliente, sea este un cliente actual de la empresa o un potencial cliente (Cliente de Estudio) En la Ficha Técnica del proyecto podrá definir datos relativos a la obra: Ubicación del proyecto. Responsable. Presupuesto de licitación. Plazos de garantía y fianzas. Fechas de licitación, contratación, adjudicación contrato y recepción. Equipo de trabajo. Ejecución de Proyectos Aceptado el proyecto, podrá gestionar la ejecución de la obra principal, de las adicionales y ampliaciones. En obras complejas, ivector Integra Proyectos permite la Agrupación de Obras, donde podrá realizar una agrupación de partidas con el objeto de simplificar el control de la obra. ivector Integra Proyectos - 3/19

4 Planificación Económica Planificación Inicial La planificación económica permite la descomposición del coste de las partidas, indicando los recursos propios y ajenos previstos para su realización, su coste previsto y su rendimiento, de forma que se pueda obtener un coste aproximado de la ejecución de la obra. Reestudio Aunque en la fase de estudios, ya se hubiese realizado una descomposición del coste, se puede proceder a un proceso de reestudio por parte del jefe de obra, de forma que pueda detallarse por familias o naturalezas de coste, normalizadas por la empresa. ivector Integra Proyectos - 4/19

5 Gestión de Compras Planificación de Compras Mediante el Planificador de Compras podrá conocer: Las compras necesarias para la realización de cada partida (unidades y coste). Las que están en proceso de gestión de compras y las pendientes de gestionar. Las pedidas al proveedor y pendientes de pedir. Las recibidas y pendientes de recibir. Solicitudes de compra En el proceso de solicitud, el responsable de la obra determina, de acuerdo a su planificación, las próximas compras que serán necesarias para la ejecución de las partidas. Estas solicitudes pueden estar sujetas a revisión y autorización de otros responsables o departamentos de la empresa en función de criterios como: El importe total solicitado. El tipo de compra o subcontrata a realizar. La existencia de comparativo de ofertas, y una justificación de la elección del proveedor. La autorización del jefe de compras. ivector Integra Proyectos - 5/19

6 Comparativo de Ofertas. ivector Integra Proyectos ofrece un potente sistema de Gestión de Compras, permitiendo la gestión de ofertas a diversos proveedores. En caso de solicitarse al responsable de obra un comparativo de ofertas, el sistema permite el establecimiento de diversas reglas para autorizar la elección de una oferta y la tramitación del posterior pedido o contrato con el proveedor. Contratos y Pedidos Una vez autorizado el proveedor seleccionado, ivector Integra Proyectos permite la formalización de la compra por Pedido o por Contrato en el caso que sea requerido la firma entre ambas partes, mediante el enlace con editores de texto (Word, Open Office). En ambos casos permite que la recepción de los materiales y servicios, queden identificados no solo con el pedido o contrato, sino además con la partida correspondiente, permitiendo un control posterior entre lo planificado y lo comprado. El sistema también permite: El Control Económico de los contratos para vigilar su cumplimiento. Gestionar las obligaciones a cumplir (lugar de suministro, obligaciones de pago, presentación de TC s de trabajadores). ivector Integra Proyectos - 6/19

7 Albaranes de Compra La recepción de albaranes, así como su revisión por parte del jefe de obra, es de vital importancia para poder comparar el coste producido hasta la fecha por partidas y su producción real, con independencia de la fecha de recepción de la factura de compra. ivector Integra Proyectos permite una mayor integridad del coste de las obras con la contabilidad a través de los Asientos de Provisión de Costes. Facturas de Compra El proceso de recepción de Facturas de Compra podrá estar relacionado con el Contrato de Compras. Además de la integridad con la Contabilidad y el Sistema Financiero, permitirá el control del pago de la factura a través de un Sistema de Autorizaciones jerárquico marcado por la Empresa. ivector Integra Proyectos - 7/19

8 RR.HH. y Maquinaria: Recursos Propios Los recursos humanos y la maquinaria propia son elementos que producen costes a la empresa mensualmente, ya sea en forma de nóminas y liquidaciones, ya sea en forma de amortizaciones, reparaciones o combustibles. ivector Integra Proyectos traslada estos costes a las obras mediante Partes diarios de Obra y Partes Mensuales. A partir de los partes, las nóminas y los calendarios de los trabajadores el sistema: Calculará el precio hora, para valorar los partes de trabajo correctamente. Calculará el importe no repercutible a ninguna obra concreta por vacaciones, enfermedad o permisos remunerados (subactividad) ofreciendo diversos mecanismos de tratamiento de este coste: o Imputando a la obra para la que este trabajando. o Repartiéndolo entre un conjunto de obras activas. o Tratándolo como un gasto general de la empresa. Para los vehículos y la maquinaria el sistema le ofrece la posibilidad de una tarificación por hora, permitiendo un estudio posterior del rendimiento económico. ivector Integra Proyectos - 8/19

9 Almacén ivector Integra Proyectos permite la gestión de los almacenes desde dos puntos de vista: a) Tipo de Control del stock Económico, registrándose únicamente variaciones económicas del stock por naturaleza y procediendo a cierres mensuales, con su enlace contable. Real, registrándose mediante partes de obra los consumos reales de artículos stockables. En este caso se procede a procesos de regularización de almacenes mediante el recuento de estos y regularización posterior. b) Tipo de almacén Almacén General, donde se controlan todas las variaciones de existencias de la empresa. Almacén de Acopio, donde se controlan las variaciones de existencias de la obra. ivector Integra Proyectos - 9/19

10 Gestión de Ventas Producción y Certificación El proceso de gestión de ventas arranca con el registro previo de la producción realizada en la obra durante el mes, con independencia de que esta vaya a ser certificada o no. Clasificación de la Producción ivector Integra Proyectos diferencia la gestión entre la producción y la certificación con el objeto de comparar el avance de obra con los costes reales que se están produciendo en esta. Para ello permite la clasificación de la producción por naturalezas, de forma que el jefe de obra pueda indicar el estado de la gestión de la producción registrada. Facturación administrativa En el caso de que se hayan realizado trabajos fuera de presupuesto, el sistema permite la emisión de facturas administrativas a partir de las horas de trabajadores, materiales empleados u otros conceptos. ivector Integra Proyectos - 10/19

11 Gestión Analítica y Control de Costes Control de Obra Previamente al estudio de los costes de la obra, ivector Integra Proyectos guía mediante el sistema de Flujos de Tareas al jefe de obra para la realización de las tareas necesarias para que esté toda la información registrada y revisada antes de proceder a su gestión analítica. Cuadre Analítico y Estudio de Costes Una vez realizadas todas las acciones por los jefes de obra ivector Integra Proyectos procede al cuadre analítico en el que se busca la coherencia de la información analítica con contabilidad y se: Calculan precios/hora de trabajadores. Incorporan otros costes no directos (gastos financieros). Se procede al reparto o cálculo de costes indirectos y gastos generales. Se clasifican los costes por naturaleza (Directo, Indirecto y Estructura), o por Origen (Albaranes, Partes de Obra, Contabilidad, Reparto). Se consolidan datos de las diferentes empresas del grupo. ivector Integra Proyectos - 11/19

12 Actualización de la Planificación Económica (APE) ivector Integra Proyectos ofrece la posibilidad de realizar Actualizaciones de la Planificación Económica de las diferentes obras para: Consolidar los datos de producción y costes producidos hasta la fecha. Compararlos con los que se debían haber producido, de acuerdo a la planificación anterior. Replanificar la obra restante, considerando para ello exclusivamente la producción pendiente. ivector Integra Proyectos - 12/19

13 Módulo Financiero y Tesorería La Gestión de la Tesorería y el trabajo en el Módulo Financiero se identifica con un adecuado procedimiento de trabajo que nos permita la imputación de datos previa a la revisión y conciliación para la obtención de nuestras previsiones para realizar un Análisis Financiero con mayor o menor detalle y todo ello con una periodicidad de trabajo marcada por la propia empresa. Nuestro Sistema Financiero trabaja desde la Gestión de la Cartera Comercial y la gestión de los Productos Bancarios que afectan y nos proporcionan las herramientas financieras necesarias hasta la integración de toda la información concerniente a la Producción de nuestra empresa. El sistema clasifica los Productos Bancarios en diferentes tipos y define para cada uno de ellos unas operativas de mantenimiento para que éstos actúen dentro del sistema allá donde les corresponde por su naturaleza. Por ello gestionaremos productos bancarios de los siguientes tipos: Cuentas Corrientes, Pólizas de Crédito, Líneas de Descuento, Líneas de Confirming, Líneas de Avales, Tarjetas de Crédito, Leasings, Rentings, Préstamos Hipotecarios y Préstamos Personales. ivector Integra Proyectos - 13/19

14 El procedimiento de trabajo establecido de base cubre las siguientes operativas: Realización de Pagos y Cobros Bancarios relativos a Cartera. Pagos para los productos Préstamos, Leasings y Rentings por la propia naturaleza del producto. Conciliación Bancaria Obtención de Saldos Bancarios (Real, Operativo, Teórico). Generación de Informes Estudios de Tesorería. Existen otros Orígenes de Información del Sistema Financiero que debemos revisar para incorporar o no en nuestro modelo de trabajo: Albaranes de Compra Planificación de Obra Estimaciones de Pagos/Cobros Contabilidad: Asientos Contables. El Sistema Financiero es capaz de generar la información necesaria para la gestión financiera en la empresa por medio de programas específicos, informes y listados, así como mediante herramientas de exportación de la información resultado a varios formatos útiles para su análisis posterior. El Análisis Financiero nos permitirá obtener: Previsiones de Tesorería por naturaleza de la información. Navegación sobre la información de salida para acceder al origen. Previsiones de Pagos/Cobros clasificadas por Productos Bancarios. Informes específicos de cada Producto Bancario. ivector Integra Proyectos - 14/19

15 Contabilidad Casi todos los procesos de negocio de la empresa tienen una aportación de información a la Contabilidad General de la Empresa. Un adecuado sistema contable y una correcta integración de los Procesos de Negocio con implicaciones contables nos darán una correcta gestión de la empresa. Desde las operaciones más simples a las operaciones más complejas todas se deben recoger de la manera adecuada y unificada en la Contabilidad. Los diferentes procesos desde la Gestión de Proyectos, la Gestión de Compras, la Producción, la Facturación, etc., tendrán sus mecanismos de contabilización convenientemente configurados y automatizados con las siguientes ventajas de funcionamiento: UNIFICACIÓN: Ejecución una vez y desde el punto correcto unificando criterios y procedimientos de trabajo INTEGRIDAD: Integridad de la información y control del proceso para evitar actuaciones no permitidas o fuera de plazo. INFORMACION: Concentración de la Información para los procesos de obtención de informes de cualquier tipo a todos los departamentos y con toda la información disponible. ivector Integra Proyectos - 15/19

16 Desde el Explorador Contable nuestro sistema nos permitirá definir y trabajar a nivel de: Contabilidad General y Contabilidad Analítica. Gestión de Impuestos (IVA, IRPF) y Gestión de Retenciones de Obra. Apertura y Cierre automático del ejercicio y Generación de Informes Oficiales. Gestión de Activos, Gestión de Cartera y Generación de Normas bancarias. Realización de la Conciliación Bancaria. Gestión de Elementos de Inmovilizado y Gestión de Periodificaciones de Seguros. Gestión de Nominas (Importación, Contabilización, Pago). Como pasos adicionales a un sistema contable tradicional disponemos de otros mecanismos de integración de información contable de empresas: Integración de UTES. Consolidación de Grupo de Empresas. ivector Integra Proyectos - 16/19

17 Gestión Organizativa y Mensajería Interna ivector Integra Proyectos dispone de un potente sistema de gestión organizativa y documental que permitirá que su empresa gane en eficiencia al tener integrado con el Cuadro de Mandos toda la información relacionada con la gestión de las obras y de la empresa. Mensajería Interna Con la mensajería podrá: Enviar mensajes internos al resto de usuarios del sistema. Integrar en el Cuadro de Mandos y gestionar los correos electrónicos que llegan a su empresa. Enviar correos electrónicos y SMS. Enviar información generada por el sistema, así como documentos adjuntos. ivector Integra Proyectos - 17/19

18 Gestión documental Permite adjuntar a cada entidad de negocio la información asociada, evitando dispersión en su sistema. Con ivector Integra Proyectos podrá: Asociar a los proyectos, documentación, planos y fotos. Controlar la información de sus subcontratistas (TCs, contratos, ofertas). Gestionar documentación asociada a Sistemas de Control de Calidad (ISO). Gestión de hitos Controle mediante hitos en el calendario, las alertas asociadas a: Vencimientos de cobros. Plazos de entrega de Pedidos de Compra. Presentación de documentación administrativa (OCA s y otras obligaciones). Presentación de impuestos. ivector Integra Proyectos - 18/19

19 Características básicas ivector Integra Proyectos es un producto pensado para empresas de Construcción e Ingeniería en las cuales es imprescindible: Planificación de proyectos y obras. Control económico. Gestión de compras. Detalle de los servicios Análisis de la empresa Integración del ERP-CRM Formación de uso Seguimiento y asistencia técnica Explotación de resultados Periodo de implantación de 3 a 6 meses Módulos incluidos: Proyectos: Gestión de Proyectos, Gestión de Presupuestos, Planificación Económica, Producción, Certificación. Compras: Planificación, Solicitudes, Comparativo de Ofertas, Autorizaciones, Contratos de Compra, Pedidos, Contratos Marco. Facturación: Proveedores, Artículos (Multitarifa, Descuentos), Albaranes de Compra, Facturas Compra, Facturas Venta. Almacén: Inventarios y Copias de Almacén. Partes de Recuento. Regularizaciones. Acopios de Obra. Recursos Humanos: Operarios, Calendarios, Partes de Obra. Gestión de Anticipos y Liquidaciones de Gasto. Gestión Analítica + Control de Costes: Análisis de los Costes Directos, Indirectos y Estructurales, imputados por Proyecto. Gestión de Cierres mensuales. Tesorería: Previsión de Tesorería, Conciliación Bancaria. Contabilidad: Contabilidad General y Analítica, Apertura y Cierre automático del ejercicio, Informes Oficiales, Gestión de Activos, Normas bancarias. España: Vectore Avd. Valencia 118 bajo Castellón Calle Severo Ochoa, 27. Oficina 1.(P.T.A.) Málaga Tel. Castellón: (+ 34) Tel. Málaga: (+ 34) vectore@vectore.es Web: Colombia: CSC Intact Software Crta 81b - 19b-85 Bogotá D.C. Móvil: (+ 57) soporte@cscintact.com Web: Web: ivector Integra Proyectos - 19/19