02-U GUIA BÁSICA DE USUARIO PARA EL INTERCAMBIO DE DOCUMENTOS FIRMADOS BIOMÉTRICAMENTE

Transcripción

1 U GUIA BÁSICA DE USUARIO PARA EL INTERCAMBIO DE DOCUMENTOS FIRMADOS BIOMÉTRICAMENTE Documento que describe los pasos a seguir para realizar las operaciones de intercambio de documentos digitales firmados biométricamente a través de una plataforma Web de la Infraestructura de Firma Electrónica de la CNBS. Comisión Nacional de Bancos y Seguros (CNBS) 21/02/2012 V 1.0

2 CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN GENERALIDADES FIRMAS INDEPENDIENTES DE DOCUMENTOS LIBRES FIRMA BIOMETRICA LIBRE GUARDAR UNA COPIA DEL DOCUMENTO FIRMADO ADJUNTAR ARCHIVOS AL DOCUMENTO FIRMAS CONTROLADAS EN FLUJO DE DOCUMENTOS RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS COMUNES... 23

3 1. INTRODUCCIÓN El presente instructivo expone los procedimientos básicos a seguir para poder enviar y recibir documentos firmados biométricamente dentro de la Infraestructura de Firma Electrónica de la CNBS (IFE). La biometría en la informática consiste en la aplicación de técnicas matemáticas y estadísticas sobre los rasgos físicos o de conducta de un individuo, para poder verificar identidades o también identificar individuos. La firma biométrica surge pues a partir de la captación de la firma escrita, la cual por las características señaladas, predestinada para ser usada en la firma de contratos, documentos, recibos y protocolos. Por lo anterior, los procedimientos aquí descritos ofrecerán al intercambio de documentos digitales ofreciendo garantías sobre la identidad del firmante.

4 2. GENERALIDADES La Infraestructura de Firma Electrónica de la CNBS (IFE) ofrece recursos para la elaboración de documentos que contengan firmas biométricas. Para ello dos elementos básicos son necesarios: Hardware y Software. El Hardware necesario es la Tableta para firma, que básicamente es un dispositivo de entrada encargado de captar la firma del usuario. En cuanto al software se cuenta con una Interfaz Web que le permitirá firmar biométricamente los documentos.

5 3. FIRMAS INDEPENDIENTES DE DOCUMENTOS LIBRES 3.1. FIRMA BIOMETRICA LIBRE A continuación se describirán los pasos a seguir para firmar biométricamente un documento. 1. En primer lugar el documento debe estar en formato PDF. Es decir, si tiene un documento en formato diferente primero tendrá que convertirlo a pdf. 2. Ingresar a la dirección le aparece la pantalla a continuación:

6 3. En el botón hacer clic para agregar un documento a firmar, se le mostrará la ventana de exploración de archivos, como se muestra en la siguiente imagen: Seleccionar el documento a firmar (en formato pdf) y hacer Clic en Abrir

7 4. Al hacer clic en el botón de firma se presenta la siguiente pantalla: 5. Introducir el usuario de la persona que firmará el documento, por ejemplo:

8 Al hacer clic en ok aparece la siguiente pantalla: 6. Arrastrar el cuadro hasta donde se desea ubicar la firma, también puede cambiar el tamaño del cuadro para hacer más grande o pequeña la firma. 7. Hacer Doble clic en el Recuadro para firmar. Entonces le aparece el cuadro interactivo para que introduzca la firma desde la tableta.

9 Su firma será verificada por el sistema de validación biométrico de la CNBS, si no la encuentra válida le retornará el mensaje Falló la autenticación. Aquí puede reintentar hacer su firma o cancelar el proceso de firma oprimiendo Escape. 8. Después que haya ingresado su firma, el sistema biométrico la validará contra el perfil del firmante, si la validación es correcta le aparecerá el mensaje de autenticación correcta : Presione OK para continuar

10 9. Una vez que la firma se estampa en el documento se habilitará el botón Finalizar. Presione el botón Finalizar para terminar el proceso de firma del documento. Aparecerá entonces el documento ya firmado con su respectivo sello de verificado por el sistema biométrico de la Comisión Nacional de Bancos y con el estampado de tiempo.

11 Si el documento requiere mas de una firma deberá repertir los pasos del 4 al 9 para cada firma adicional que requiera el documento. 10. Una vez que el documento ha sido firmado correctamente deberá ser enviado a la CNBS presionando el botón siguiente mensaje:, si el documento se envió correctamente le aparecerá el 3.2. GUARDAR UNA COPIA DEL DOCUMENTO FIRMADO Puede utilizar el botón considere conveniente. para guardar una copia del documento firmado en el lugar que

12 3.3. ADJUNTAR ARCHIVOS AL DOCUMENTO Antes de que el documento sea firmado puede también adjuntar varios archivos desde el sistema de archivos de su computadora presionando el botón documento:. Tiene dos formas de adjuntar el Como página adicional: Solo pueden ser archivos en formato PDF o imágenes, estas se agregan al final del documento original. Como archivo adjunto: Puede ser cualquier tipo de archivo, estos se agregan al original y se visualizan al inicio del documento original como se muestra a continuación:

13 4. FIRMAS CONTROLADAS EN FLUJO DE DOCUMENTOS Este tipo de firma corresponde a documentos que tienen claramente definido un orden para ser firmados, es decir que siguen y respetan un flujo establecido; como es el caso de los estados financieros que deben ser firmados por el contador general, después por el auditor y por último por el gerente general. El proceso de firma de estos documentos es el siguiente: 1. Ingresar al sistema correspondiente. Para este ejemplo lo haremos con el Sistema Capturador Contable 2. Escogemos el reporte que vamos a enviar a la CNBS. En este ejemplo lo hacemos con el Test de Consistencia.

14 3. Escogemos la fecha y la sucursal y presionamos Generar Reporte 4. Una vez generado el reporte presionamos el botón Enviar a Firma 5. Introducimos el usuario y contraseña del usuario de interconexión financiera encargado del sistema correspondiente (en este caso el encargado del capturador contable).

15 En este momento ya se inició el proceso de flujo para firmas, el sistema envía correos de notificación así: Al iniciador del flujo, en el común de los casos al responsable de su institución de dicho capturador. Al primer firmante, solicitándole su firma. Es importante mencionar que mientras un firmante no realice la acción de firma el flujo del documento se mantiene en suspenso. Una vez que el primero firmo le llegara otro al siguiente firmante y así sucesivamente. Al finalizar el flujo. Cuando el último firmante manuscriba su firma automáticamente el sistema envía un correo al iniciador del flujo y al responsable del control y revisión en la CNBS, notificando que el proceso se completó con éxito y que el documento está bien firmado y certificado por el sistema de la CNBS. A continuación se muestra la pantalla en donde se dan los detalles del reporte y se especifica que el proceso de flujo se inició satisfactoriamente, también describe claramente quienes deben firmar este reporte para ser enviado a la CNBS.

16 6. Para revisar sus correos puede hacerlo entrando en la siguiente dirección: 7. Introducir su usuario y contraseña suministrado por su administrador de interconexión financiera A continuación hay un ejemplo del correo que recibe el iniciador del flujo

17 A continuación un ejemplo del correo que recibe un firmante, en este caso el 2 firmante. 8. Hacemos clic en el vínculo Test de Consistencia 9. Este vínculo abre una ventana en explorador y presenta el documento que se tiene que firmar (en este caso se tiene que firmar por el auditor)

18 10. Hacemos doble clic el cuadro de firma (Color verde), Aquí hacemos nuestra firma manuscrita en la tableta electrónica proporcionada por la CNBS. 11. Esperamos que el sistema valide la firma y hacemos clic en ok si la firma fue satisfactoria

19 12. Cuando la firma que ingresamos con la tableta queda estampada en el documento presionamos Finalizar 13. A continuación se nos pedirá nuevamente las credenciales de firma biométrica

20 Al ingresar las credenciales se muestra la pantalla en donde se presentan los detalles del documento firmado y se especifica que se firmó satisfactoriamente, también describen el identificador de la tarea para control de la CNBS. En este momento puede también hacer clic en el vínculo del documento como se muestra en este ejemplo: Entonces podrá abrir y/o guardar el documento por medio del ADOBE Reader como se muestra a continuación:

21 Haciendo clic en el lugar de la firma podrá verificar las propiedades de certificación de la firma y del estampado del tiempo que es administrado por medio del sistema de la CNBS. Podemos ver la autenticación por medio de certificados veraces y legales que la CNBS administra para esta aplicación, de esta manera garantiza que la firma es auténtica y legal sin opción a repudio o rechazo. De igual forma garantiza que la fecha y la hora son exactas en el momento que se firmó, por medio de servidores especializados que obtienen este tiempo por haciendo uso de la sincronización de satélites.

22 14. Cuando el último firmante escribió su firma correctamente, el sistema envía un correo al iniciador del flujo y al responsable del control y revisión en la CNBS, notificando que el proceso se completó con éxito y que el documento está bien firmado y certificado por el sistema de la CNBS. Podemos ver el mensaje de que el flujo se completó exitosamente y que todos los firmantes finalizaron sus tareas con sus fechas y hora en que lo realizaron. Aquí se da por concluido el proceso de flujo de firmas de reportes para la Comisión de Bancos, en este mismo momento el revisor de Estadísticas y Publicaciones de la CNBS ya considera por aceptado el reporte.

23 5. RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS COMUNES 1. No encuentro agregado en mis Favoritos el Sitio de Firma Biométrica de la CNBS. Solución: Proceda a agregar el sitio siguiendo los siguientes pasos: a. Coloque en el navegador la dirección: b. En la barra de tareas, clic en Favoritos -> Agregar a Favoritos c. Asignar un nombre descriptivo y clic en agregar, como se muestra en la siguiente pantalla: 2. Presenta mensaje de error al quieren ingresar en Solución: a. Para continuar haga clic en Vaya a este sitio web (no recomendado) b. Para que no le siga apareciendo este mensaje deberá instalar el certificado de la autoridad certificadora de la interconexión financiera. Notifique al responsable de interconexión en la CNBS.