FORMULARIOS PARA AUTENTICACIÓN DE TESTAMENTOS

Transcripción

1 FORMULARIOS PARA AUTENTICACIÓN DE TESTAMENTOS Este programa fue desarrollado gracias al subsidio número SJI-11-E-008 del State Justice Institute. Los puntos de vista expresados son los de la facultad y no necesariamente representan el punto de vista oficial ni la política del State Justice Institute AOC PBPZ10S

2 Bienvenido al Resumen sobre la Autenticación de Testamentos e Introducción a los Formularios Este programa ha sido diseñado con el fin de proveerle un resumen de los formularios estandarizados. Tras haber visto este programa usted podrá determinar: Qué formularios requieren los tribunales del fiduciario Cómo utilizar cada formulario para informar detalles financieras diferentes Dónde puede obtener los formularios Y Cómo promover acción de los formularios

3 INFORME ANUAL Según los estatutos estatales y las reglas del tribunal supremo, un conservador deberá entregar un informe anual al tribunal que detalla el estado financiero de la persona protegida. Hasta hace poco, los tribunales del país han exigido varios formatos tocante la entrega de tal información.

4 FORMULARIOS ESTANDARIZADOS En junio, del 2011, el Comité para el Mejoramiento de la Supervisión Judicial y el Proceso de Asuntos de Autenticación de Testamentos recomendó formularios estandarizados para el informe de cuentas del conservador, con el propósito de traer uniformidad y comparabilidad a la supervisión judicial de curatelas.

5 Estado Financiero Estos formularios estandarizados le darán al juez y a otras partes interesadas una vista del estado financiero de la curatela, permitiendo que el tribunal vea, en un solo documento, el informe de cuentas de todo el año pasado, el año en curso, y el plan del año venidero.

6 Fecha de Comienzo para uso de Formularios Estandarizados Comenzando el 1º de septiembre, 2012, todas las curatelas nuevas deberán utilizar estos formularios estandarizados. Si usted es un conservador ya nombrado para la fecha del 1º de septiembre, 2012, deberá recibir una orden del tribunal tras haber promovido acción de su próximo informe indicándole cuándo tendrá que comenzar a utilizar los formularios estandarizados.

7 Promoviendo Acción del Formulario El formulario que debe utilizar el conservador depende de la fase en la cual se encuentra la curatela. Hablando propiamente, el formulario no es nada más que una carátula que provee información básica, como el número del caso, el nombre del curador y de la persona protegida, y un listado de los documentos específicos que el comservador deberá entregar, los mismos que constituyen el informe del conservador al tribunal.

8 Formulario 5: Presupuesto Patrimonial de la Curatela A menos que el tribunal dispense de este requisito, todo conservador deberá promover acción del Formulario 5: Presupuesto Patrimonial de la Curatela, al comienzo de su nombramiento. El primer presupuesto abarca solamente los primeros 9 meses de la curatela. En informes subsiguientes, el presupuesto patrimonial de la curatela incluirá un período completo de 12 meses.

9 Formulario 6: Primer Informe del Curador Al completarse el primer período de informe, el curador promoverá acción del Formulario 6: el Primer Informe del Conservador. Este informe abarca los primeros 9 meses de la curatela.

10 Formulario 7: El Informe del Curador Para el segundo período de informe de cuentas y los períodos subsiguientes, el conservador promoverá acción de Formulario 7, El Informe del Conservador. El conservador continuará utilizando Formulario 7 hasta terminarse la curatela.

11 Formulario 8: Informe Final del Curador Al quedar terminada la curatela, el conservador tendrá que promover acción de un último informe, conocido como Formulario 8, Informe Final del Conservador.

12 Formulario 9: Informe Simplificado del Curador Bajo ciertas circunstancias, el Tribunal quizá permita que el conservador utilice el formulario simplificado, conocido como Formulario 9, el Informe Simplificado del Conservador. Este formulario no requiere de tanta información en comparación con los informes normales del conservador y este formulario está diseñado para aquellos patrimonios que son pequeños o para patrimonios con limitadas transacciones financieras.

13 Utilizando los Formularios para Autenticación De Testamentos

14 Formularios y Listados Aunque a cada formulario de informe de cuentas se le da un número distinto, en realidad, los listados y las hojas de cálculos que el conservador deberá completar para cada período de informe son básicamente iguales. La única diferencia es que quizá no se tenga que llenar ciertas columnas de dado listado, dependiendo de qué informe esté entregando al tribunal. Los listados están formateados para que usted pueda saber qué columnas deberá llenar.

15 Listados Que Aportan Apoyo Junto con cada informe, se requiere que usted complete hasta tres listados que aportan apoyo. Cada listado representa aspectos diferentes de la curatela.

16 Listado 1: Declaración de Recibidos y Desembolsos El primer listado, Listado 1: Declaración de Recibidos y Desembolsos, resume lo recibido y los desembolsos de la curatela. Por medio de este listado, usted le indica al tribunal qué dinero fue recibido por el patrimonio y qué dinero se pagó durante el período de informe de cuentas.

17 Listado 2: Declaración de Activos y Reconciliación El segundo listado, Listado 2: Declaración de Activos y Reconciliación, le provee al tribunal un resumen del valor del patrimonio. Para este formulario, usted tendrá que resumir la información que usted proveyó inicialmente en el inventario. En informes subsiguientes, se requiere que usted actualice ciertos valores del inventario.

18 Listado 3: Declaración de Sustentabilidad de la Curatela El último listado, Listado 3: Declaración de Sustentabilidad de la Curatela, le provee al tribunal información sobre el tiempo que podría durar el patrimonio de la persona protegida antes de quedarse sin suficiente dinero para satisfacer las necesidades de la persona protegida. Dicho de otra manera, usted le está indicando al tribunal si el patrimonio es suficiente para sufragar los gastos de la persona protegida durante el tiempo que exista la curatela o no.

19 Sustentabilidad Si, tras hacer un estimado de los años que podría sustentarse la curatela, usted se da cuenta de que los activos de la persona protegida no sufragan el total de los costos de cuidado y servicios, entonces se considera que la curatela no es sustentable. Usted deberá informarle al tribunal de esto en Listado 3, junto con un plan de manejo de los asuntos para el futuro. Este plan para el manejo de los asuntos deberá explicar cómo usted protegerá y conservará el patrimonio de la persona protegida durante tanto tiempo como le sea posible.

20 Hojas de Cálculos Según usted vaya completando los listados, quizá se encuentre con información que no encaja en ninguno de los artículos específicos que aparecen en los listados. De ser así, deberá informarse esa información como otro en el listado. En cualquier ocasión en que usted informa un otro (como por ejemplo, otros recibos, otros gastos de parte de la persona protegida, u otros activos en general), deberá completar también una hoja de cálculos por separado para describir detalles pertinentes. Para cada listado, hay una hoja de cálculos para esta información adicional.

21 Listado 1 / Hoja de Cálculos A Para Listado 1, la Hoja de Cálculos A también será completado conteniendo detalles de cualquier otro recibido o desembolso para la persona protegida, u otros costos y gastos administrativos.

22 Listado 2 / Hoja de Cálculos B Para Listado 2, también se completará la Hoja de Cálculos B de haber otros activos generales u otro dinero considerado como activos que se tenga que informar. También se utilizaría la Hoja de Cálculos B para detallar cualquier factura o pagadero con más de 30 días, al igual que cualquier otra deuda sin pagar de la persona protegida.

23 Listado 3 / Hoja de Cálculos C Para Listado 3, tendría que completarse la Hoja de Cálculos C, de haber cualquier ajuste al valor neto de los activos, o cualquier ajuste en los ingresos netos, o en los gastos que tendría un impacto en el valor futuro del patrimonio. Por ejemplo, se detallaría como un valor positivo cualquier activo significativo y nuevo que usted espera que ingrese al patrimonio durante el próximo período de informe de cuentas, tales como lo que se recibe de una herencia o de una demanda por lesión personal. Se detallaría como un valor negativo cualquier activo que tendría que usarse para satisfacer cualquier gasto planeado, único, y significativo, como por ejemplo, un gasto médico o una reparación grande a la vivienda de la persona protegida.

24 El Procedimiento de Promover Acción de los Documentos

25 Impresos o Electrónicos Excel Y PDF Disponibles para llenar a mano O Completamente Electrónicos Calcula Automáticamente Conserva los Datos Los formularios están disponibles en el formato Excel y como documentos para llenar en PDF. Si usted completa los listados y las hojas de cálculos electrónicamente, utilizando cualquier de los dos formatos, hallará incluidos fórmulas que le ayudarán a sacar los cálculos necesarios y que llenarán automáticamente algo de la información requerida. Si usted no llena los formularios de forma electrónica, podrá imprimir, ya sea la versión Excel o la PDF, para llenarlos a mano.

26 Revise su Trabajo $0 $120,000 $45,000 $0 Tras haber completado los listados y las hojas de cálculos requeridos, revise toda la documentación para garantizar no haber dejado fuera alguna información importante. Recuerde, si no tiene nada que informar en cierta categoría, escriba 0 en esa línea.

27 Firme la Página de Certificación del Conservador Jane Doe 1/31/2012 Una vez que usted haya verificado la documentación, complete la carátula para los documentos y firme la certificación del conservador al pie de la carátula. Por medio de firmar esta certificación, usted está reconociendo ante el tribunal que usted ha leído y ha revisado los listados, las hojas de cálculos, y cualquier otro documento que aporta apoyo que va anexado a los documentos que usted está proveyendo, y que usted da fe de que la información es veraz, exacta, y completa a su más leal saber y entender.

28 Promoviendo Acción del Formulario Se promoverá acción del informe con el Secretario del Tribunal o el Secretario de Autenticación de Testamentos del tribunal que lo nombró como curador. También deberá proveerles copias del informe a todas las partes interesadas.

29 Otras Herramientas

30 Formulario 10: Prueba de Cuenta Restringida Junto con cada informe, se requiere que usted provea otra documentación además de los listados y hojas de cálculos requeridos. Por ejemplo, quizá se requiera del Formulario 10 si el tribunal ha ordenado una restricción en el uso de la cuenta o cuentas de la persona protegida. Al Formulario 10 se le conoce como el formulario de Prueba de Cuenta Restringida.

31 Inventario / Declaración de Distribución de Activos Al promover acción del Formulario 5, deberá también promover acción de un Inventario. Además, al promover acción de su informe final, Formulario 8, deberá promover acción de Declaración de Distribución de Activos.

32 Registro de Transacciones Una vez que el tribunal ha emitido las cartas de su nombramiento a la curatela, usted debería comenzar a llevar un registro detallado de lo recibido y de los gastos. Una buena costumbre sería utilizar aun Registro de Transacciones. Además, deberá comenzarse un nuevo Registro de Transacciones cada vez que comienza un nuevo período de informe de cuentas, un día después del cierre del informe de cuentas previo. Esto ayudará a que completar el Listado 1 sea más fácil ya que usted tendrá a la mano información sobre las transacciones documentadas.

33 Promoviendo Acción de un Presupuesto Enmendado Quizá haya ocasiones en las cuales usted tendrá que promover acción de un presupuesto enmendado. En conformidad con las Reglas de Procedimientos de Autenticación de Testamentos, un conservador deberá promover acción de un presupuesto enmendado dentro de 30 días a partir de haber calculado que cualquier de los gastos en cualquier categoría del presupuesto excederá el 10 por ciento o $2,000 de la cantidad del presupuesto original, el que tenga el mayor valor.

34 Aunque se requiere que estos documentos sean entregados al tribunal, su formato no es controlado por el tribunal. Sin embargo, para su propia conveniencia, existen formularios opcionales provistos para estos informes en el sitio web de la Rama Judicial:

35 Recordatorios Importantes

36 Guarde Sus Registros He aquí unas buenas costumbres para mantener en mente durante su Curatela. Guarde Sus Registros Como conservador, usted deberá mantener un registro exacto y completo de la actividad financiera de la persona protegida. Es importante guardar copias de todos los formularios, listados y otros documentos con los cuales usted promueve acción con el tribunal. Quizá tenga que referirse a esta información más tarde si el tribunal tiene una pregunta sobre la información que usted ha provisto, y también tendrá que usar la mayoría de la información otra vez en informes posteriores.

37 La Confidencialidad Recuerde La Confidencialidad A excepción de la carátula que llevan los formularios, favor de recordar que se considera confidencial toda otra documentación del informe y no está disponible para la inspección pública. Así que, al promover acción de documentos confidenciales, coloque los documentos originales en un sobre que lleva el nombre y el número del caso, el nombre de los documentos que se entregan, el nombre de la persona que promueve acción y marque el sobre Documentos Confidenciales.

38 Consulte las Instrucciones Consulte las Instrucciones Si esta es la primera vez que usted sirve como conservador, comprendemos que hay mucha información con la cual deberá familiarizarse. Recuerde consultar sus instrucciones al completar los formularios del informe. Quizá le sea útil también repasar las definiciones que se encuentran en la primera sección de su folleto de instrucciones.

39 Sitio Web para Autenticación de Testamentos Además de las instrucciones, en el sitio web de Probate (Autenticación de Testamentos), en la siguiente dirección: usted encontrará información adicional útil que puede ayudarle a aprender más sobre el papel y las responsabilidades de un conservador. De hecho, encontrará los formularios del informe del conservador en el sitio web de Probate. En este sitio web usted puede encontrar los formularios específicos que usted desea llenar, junto con sus respectivas instrucciones.

40 Gracias Gracias por ver este video de entrenamiento. El bienestar de la persona protegida es de vital importancia para el tribunal. Por favor recuerde ver la página del Ramo Judicial (Judicial Branch) dedicado a Autenticación de Testamentos para mayor información y recursos adicionales.

41 Certificado de Aprovechamiento Por haber accedido a este programa por internet y por haber imprimido y presentado este certificado para el módulo de entrenamiento Resumen de Formularios El usuario da fe de haber visto el programa en tu totalidad. Nombre Firma Fecha Arizona State Supreme Court