MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS E

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1 MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS E INSTALACIONES Código: PRA-6301 Fecha: Página: 1 de 8 MANTENIMIENTO DE EDICIÓN FECHA MODIFICACIÓN Edición inicial Elaboración: Revisión: Aprobación: Antonio Garcés Tebar Presidente del Comité de Calidad Luis Pardos Castillo Director EPS

2 MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS E INSTALACIONES Código: PRA-6301 Fecha: Página: 2 de 8 ÍNDICE 1 OBJETO 2 CAMPO DE APLICACIÓN 3 RESPONSABILIDADES 4 ENTRADAS AL PROCEDIMIENTO 5 SALIDAS DEL PROCEDIMIENTO 6 DESARROLLO 7 FLUJOGRAMA 8 CALENDARIO DE ACTUACIONES 9 INDICADORES 10 ACTUACIONES PARA LA MEJORA 11 ACTUACIONES PARA GARANTIZAR LA INFORMACIÓN PÚBLICA 12 DOCUMENTOS DEL PROCEDIMIENTO 13 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

3 MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS E INSTALACIONES Código: PRA-6301 Fecha: Página: 3 de 8 1 OBJETO El objeto de este procedimiento es describir y documentar el proceso para llevar a cabo el mantenimiento de edificios e instalaciones de la Escuela Politécnica Superior, ya sea de tipo correctivo o preventivo. Clasificación del procedimiento: de Apoyo. 2 CAMPO DE APLICACIÓN Este procedimiento se aplica para llevar a cabo el mantenimiento de edificios e instalaciones del Centro. 3 RESPONSABILIDADES La responsabilidad principal corresponde a: Propietario del procedimiento: Administrador de la EPS. Es responsabilidad del Administrador del centro el que todas sus instalaciones y edificios estén en condiciones operativas para la realización de las actividades desarrolladas en el mismo. La responsabilidad secundaria corresponde a: Encargado de Conserjería y Taller de Impresión y Edición. Director del centro. Corresponde a la Conserjería del centro realizar las acciones que faciliten el desarrollo de las actuaciones correspondientes al mantenimiento correctivo y al mantenimiento predictivo. 4 ENTRADAS AL PROCEDIMIENTO FR Listado de documentos del SGIC de la EPS Listado de las instalaciones del centro; se encuentra en una aplicación informática que está en fase de desarrollo 5 SALIDAS DEL PROCEDIMIENTO Listado de las instalaciones del centro; se encuentra en una aplicación informática que está en fase de desarrollo. Es la versión actualizada del mismo documento. FR Parte diario de incidencias.

4 MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS E INSTALACIONES Código: PRA-6301 Fecha: Página: 4 de 8 6 DESARROLLO Conceptos previos: Mantenimiento correctivo: actuaciones que deben de realizarse cuando sí se ha producido una avería (incidencia) que debe ser reparada (corregida). Mantenimiento preventivo: actuaciones que deben de realizarse cuando no se ha producido una avería (incidencia) pero puede producirse, debido al funcionamiento inadecuado o a las condiciones de trabajo de un equipo o una instalación. Mantenimiento correctivo 1 Se recibe la comunicación en la Conserjería del centro de una avería o deficiencia en un edificio o instalación. 2 El Responsable de Conserjería evalúa la urgencia y la importancia de la avería, y determina la gravedad de la incidencia (ver IT Determinación de la gravedad de una incidencia). 3 Si la incidencia es muy grave (importante y urgente) y por lo tanto incide negativamente en la actividad del Centro, el Responsable de Conserjería realiza la petición de intervención inmediata y urgente a la Unidad de Ingeniería y Mantenimiento del Campus de Huesca (en adelante UIyM-Campus de Huesca), a través de la aplicación Moncayo y lo comunica al Administrador del centro. 4 La UIyM-Campus de Huesca decide sobre si interviene o no de manera urgente. 5 Si la UIyM-Campus de Huesca no puede intervenir de manera urgente, el Administrador del Centro valorará la posibilidad de una reparación urgente con medios externos, para minimizar el impacto en la docencia y resto de actividades del Centro. 6 Si se trata de una avería de gravedad media o leve, se formula solicitud de intervención de mantenimiento, en el plazo máximo de 24 horas, a través de la aplicación MONCAYO, para que la avería sea atendida por la UIyM-Campus de Huesca. 7 Si el Responsable de la UIyM-Campus de Huesca anula el parte de intervención solicitado, 8 el Administrador analizará los motivos y formulará una queja a los responsables de la UIyM de Huesca o Zaragoza o realizará petición de obra menor. La queja se formula vía mail, telefónicamente, o por escrito al responsable de la UIyM 9 El encargado de Conserjería realizará un seguimiento de las incidencias y partes realizados. 10 Cuando exista un retraso de 15 días o más, respecto a la fecha de previsión de actuación, formulará la reclamación correspondiente en la aplicación Moncayo. 11 Realizada la intervención, el encargado de Conserjería revisará la reparación de la avería, y firmará el parte de trabajo (UyM-Campus de Huesca), bien con el conforme, o bien indicando la incidencia que proceda 12.

5 MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS E INSTALACIONES Código: PRA-6301 Fecha: Página: 5 de 8 12 La incidencia en la reparación que se detecte la pondrá también en conocimiento del Administrador del Centro y del Jefe de la UIyM-Campus de Huesca, vía Si la reparación es conforme, archivará la solicitud y una copia del parte de trabajo en la Conserjería del centro. Se anotará el nombre del operario. 14 Se comunicará la realización de la actuación al Administrador del Centro a través del Parte diario de incidencias (FR ) de la Conserjería del Centro. Mantenimiento preventivo Diariamente, la Conserjería, realiza una inspección de todas las instalaciones, cuya disponibilidad aparece en la página web de la EPS, desde donde se puede solicitar, si es el caso, su reserva. 15 El encargado de Conserjería llevará un control y registro detallado de las revisiones periódicas de las instalaciones del centro que precisen un mantenimiento preventivo, tales como: climatización, limpieza de depuradora, grupo electrógeno, limpieza de desagües, contenedores higiénicos, contenedores de papel, sistemas de emergencias y seguridad, ascensores y elevadores, etc. Estas actuaciones, junto con las fechas previstas de su realización estarán disponibles en una aplicación informática (en fase de desarrollo) que recoja el estado de las instalaciones del centro. Según las fechas estipuladas con la suficiente antelación, se procederá a la realización de una actuación de mantenimiento preventivo. Para ello el encargado de Conserjería consultará el registro correspondiente sobre el estado de las instalaciones del centro, donde aparecerán las fechas correspondientes al mantenimiento preventivo de cada una de ellas. El servicio preventivo se realizará a través de los diferentes servicios de la Universidad de Zaragoza o de las empresas contratadas para tal fin. 16 Si el servicio preventivo no se realiza dentro de las fechas establecidas en los contratos firmados por las empresas y la Universidad de Zaragoza, el encargado de conserjería formulará parte de actuación a través de la aplicación Moncayo, si se trata de una revisión dependiente de la UIyM o vía al responsable de la Unidad subcontratada para la realización del servicio. 9 Realizada la actuación, el encargado de Conserjería revisará la realización de la actuación. 11 Posteriormente firmará el parte de trabajo (UyM-Campus de Huesca: conservar una copia que se archivará en la Conserjería del centro), bien con el conforme, o bien indicando la incidencia que proceda La incidencia en la reparación que se detecte la pondrá también en conocimiento del Administrador del Centro. centro. 13 Si la reparación es conforme, archivará una copia del parte de trabajo en la Conserjería del 14 Se comunicará la realización de la actuación al Administrador del Centro a través del Parte diario de incidencias (FR ) de la Conserjería del Centro.

6 MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS E INSTALACIONES Código: PRA-6301 Fecha: Página: 6 de 8 17 El responsable de la Conserjería del centro actualizará la base de datos sobre revisión preventiva de instalaciones y edificios, con el fin de actualizar la información y garantizar que las instalaciones y edificios están en condiciones operativas. Se anotará también la fecha prevista de la próxima actuación de mantenimiento preventivo. 7 FLUJOGRAMA

7 MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS E INSTALACIONES Código: PRA-6301 Fecha: Página: 7 de 8 8 CALENDARIO DE ACTUACIONES El calendario de actuaciones de las actividades correctivas que componen este procedimiento no se puede determinar a priori ya que tiene una dependencia absoluta de la petición de reparación o actuación ante una avería. El calendario de actuaciones de las actividades preventivas que componen este procedimiento se determinará anualmente de acuerdo con los contratos que firme la Universidad con las empresas encargadas de las revisiones periódicas y este tipo de mantenimiento. 9 INDICADORES 1: Número de partes de mantenimiento formulados. 2: Porcentaje de partes de mantenimiento correctivo reparados. Responsable Mecanismo/Procedimiento Periodicidad Indicador Objetivo Administrador del Un curso I Conocer el estado de las Contabilizar Centro académico FI instalaciones del Centro Administrador del Un curso I Conocer la eficiencia del sistema de Contabilizar Centro académico FI mantenimiento 10 ACTUACIONES PARA LA MEJORA El análisis de los indicadores proporciona datos que reflejan el estado de los edificios del Centro, en particular en lo que se refiere a su funcionalidad. De esta forma es posible conocer qué ubicaciones necesitan mejoras y/o modificaciones. Del mismo modo, se conoce la eficiencia de las acciones realizadas en la reparación de incidencias. 11 ACTUACIONES PARA GARANTIZAR LA INFORMACIÓN PÚBLICA La EPS publica en su página web el estado operativo de sus edificios e instalaciones 12 DOCUMENTOS DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento da evidencia de sus actuaciones en los siguientes documentos: Instrucciones técnicas: IT Determinación de la gravedad de una incidencia Formatos de los registros: FR Parte diario de incidencias Formatos de los registros de indicadores: FI : ficha del indicador I FI : ficha del indicador I

8 MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS E INSTALACIONES Código: PRA-6301 Fecha: Página: 8 de 8 13 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Contratos vigentes de los servicios de mantenimiento a empresas externas: Climatización Mantenimiento Jardinería Prevención incendios Limpieza Mantenimiento y conservación de zonas ajardinadas Mantenimiento fosas sépticas y red general de aguas residuales IT Determinación de la gravedad de una incidencia

9 DETERMINACIÓN DE LA GRAVEDAD DE UNA INCIDENCIA Código: IT Página: 1 de 5 DETERMINACIÓN DE LA GRAVEDAD DE UNA INCIDENCIA EDICIÓN FECHA MODIFICACIÓN Edición inicial Elaboración: Revisión: Aprobación: Antonio Garcés Tebar Presidente del Comité de Calidad

10 DETERMINACIÓN DE LA GRAVEDAD DE UNA INCIDENCIA Código: IT Página: 2 de 5 ÍNDICE 1 OBJETO 2 CAMPO DE APLICACIÓN 3 RESPONSABILIDADES 4 DESARROLLO 5 FLUJOGRAMA 6 DOCUMENTOS DE LA INSTRUCCIÓN 7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

11 DETERMINACIÓN DE LA GRAVEDAD DE UNA INCIDENCIA Código: IT Página: 3 de 5 1 OBJETO El objeto de esta instrucción es describir los conceptos y ejemplos necesarios para la mejor comprensión de la gravedad de una acción, o de una incidencia en el caso concreto de los procedimientos relacionados con el mantenimiento. 2 CAMPO DE APLICACIÓN Cualquier incidencia ocurrida en la EPS que tenga relación con sus edificios, equipos e instalaciones. 3 RESPONSABILIDADES Las responsabilidades de esta instrucción técnica se identifican con las mismas personas que las del procedimiento del cual deriva, y son las siguientes. La responsabilidad principal corresponde a: Propietario del procedimiento: Administrador de la EPS. Es responsabilidad del Administrador del centro el que todas sus instalaciones y edificios estén en condiciones operativas para la realización de las actividades desarrolladas en el mismo. La responsabilidad secundaria corresponde a: Encargado de Conserjería y Taller de Impresión y Edición. Director del centro. Corresponde a la Conserjería del centro realizar las acciones que faciliten el desarrollo de las actuaciones correspondientes al mantenimiento correctivo y al mantenimiento predictivo. 4 DESARROLLO Conceptos previos: Mantenimiento correctivo: actuaciones que deben de realizarse cuando sí se ha producido una avería (incidencia) que debe ser reparada (corregida). Mantenimiento preventivo: actuaciones que deben de realizarse cuando no se ha producido una avería (incidencia) pero puede producirse, debido al funcionamiento inadecuado o a las condiciones de trabajo de un equipo o una instalación. La gravedad de una incidencia es un compendio de dos características: urgencia e importancia.

12 DETERMINACIÓN DE LA GRAVEDAD DE UNA INCIDENCIA Código: IT Página: 4 de 5 Urgencia: Razón entre el tiempo que cuesta solucionar una avería y el tiempo disponible para aplicar dicha solución. Si la urgencia < 1, hay que actuar con mayor o menor premura según el valor de la ratio anterior y en función de la importancia de la incidencia. Si la urgencia = 1, hay que actuar cuanto antes porque se está a punto de estar fuera de plazo, pero todavía no se está. Es decir, en teoría, no habría que buscar alternativas porque todavía se puede solucionar la incidencia dentro del plazo previsto. Si la urgencia > 1, se está fuera de plazo, por lo que hay que actuar cuanto antes y además buscar alternativas que solucionen el fallo que ya se ha producido por no solucionar la incidencia a tiempo, además de solucionar la propia incidencia. Ejemplo: se precisa la realización de una determinada actuación que deberá estar terminada a las 15:00 horas, para cuya realización se necesitan tres horas. Urgencia = se necesitan tres horas / tiempo que se tiene disponible Si a las 9:00 horas no se ha hecho nada, no pasa nada porque todavía se dispone de tiempo. Urgencia = [3 horas / (15-9 = 6) horas] < 1 Si a las 12:00 horas no se ha hecho nada, inmediatamente hay que ir a hacer la actuación, tal y como estaba prevista, no es necesario cambiar de planes. Urgencia = [3 horas / (12-9 = 3) horas] = 1 Si pasadas las 12:00 horas no se ha hecho nada, hay que cambiar de planes: se hace otra cosa, se realiza otra actuación, pero no se puede seguir con el mismo planteamiento inicial porque se está fuera de plazo, ya no se disponen de las 3 horas que se necesitan. Urgencia = [3 horas / (11-9 = 2) horas] > 1 Importancia: mide las consecuencias de la falta de desarrollo de una acción. Una acción es muy importante cuando su no realización paraliza el desarrollo de la actividad del centro. Una acción es de importancia media cuando su no realización molesta pero no detiene el desarrollo de la actividad del centro. Una acción es leve cuando su no realización no incide directamente sobre el desarrollo de la actividad del centro. Con estos criterios, la gravedad de una incidencia puede ser: Incidencias muy graves: son muy importantes y muy urgentes. Incidencias de gravedad media: son poco importantes y no urgentes Incidencias leves: no son ni importantes ni urgentes.

13 DETERMINACIÓN DE LA GRAVEDAD DE UNA INCIDENCIA Código: IT Página: 5 de 5 En todo caso, se considerará en mayor grado el concepto importancia que el de urgencia, a la hora de valorar la gravedad de una incidencia: el desarrollo de la actividad docente condiciona la actividad del centro. 5 FLUJOGRAMA No hay. 6 DOCUMENTOS DE LA INSTRUCCIÓN No hay. 7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA PRA-6301 Mantenimiento de edificios e instalaciones. PRA-6302 Mantenimiento de equipos informáticos y servicios de comunicaciones.

14 PARTE DIARIO DE INCIDENCIAS Código: FR Página: 1 de 2 Fecha: Turno de mañana: Turno de tarde: A: PARTES DE TRABAJO SOLICITADOS Nº Nº Nº B: PARTE DE TRABAJO REALIZADOS Y CONFORMADOS Nº Fecha de solicitud Empresa Mantenimiento UZ C: INCIDENCIAS SERVICIOS CONTRATADOS (LIMPIEZA, JARDINERÍA, VENDING, CAFETERÍA, ) D: CLIMATIZACIÓN, NIVELES DE DEPÓSITOS DE COMBUSTIBLE (cumplimentar sólo el 15 y 30 de cada mes) Caldera viviendas Invernadero Tanque de propano 1 Tanque de propano 2 OBSERVACIONES:

15 PARTE DIARIO DE INCIDENCIAS Código: FR Página: 2 de 2 El responsable (o persona en quien delegue) Fdo.: Elaboración: Revisión: Aprobación: Antonio Garcés Tebar Presidente del Comité de Calidad

16 INDICADOR I Código: FI Página: 1 de 1 Indicador 1: Nombre: Número de partes de mantenimiento formulados Fórmula: Contabilizar. Periodo de cálculo: Un curso académico Sistema de seguimiento: Evolución Responsable: Administrador del Centro Formato cumplimentado por: Fecha: Firma: Elaboración: Revisión: Aprobación: Antonio Garcés Tebar Presidente del Comité de Calidad

17 INDICADOR I Código: FI Página: 1 de 1 Indicador 2: Nombre: Porcentaje de partes de mantenimiento correctivo reparados Fórmula: Número de solicitudes atendidas / Número de solicitudes formuladas. Periodo de cálculo: Un curso académico Sistema de seguimiento: Evolución Responsable: Administrador del Centro Formato cumplimentado por: Fecha: Firma: Elaboración: Revisión: Aprobación: Antonio Garcés Tebar Presidente del Comité de Calidad