AUTORIZACIÓN Y VALIDACIÓN

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1 Clave de referencia OIN-06 Vigente a partir del 1 de marzo del 2009 Página 1 de 14 AUTORIZACIÓN Y VALIDACIÓN Unidad Administrativa: ORGANISMO INTEGRADOR NACIONAL DE FONDOS DE ASEGURAMIENTO ELABORÓ Y REVISÓ Presidente del Consejo de Administración del Organismo Integrador Nacional Secretario del Consejo de Administración del Organismo Integrador Nacional Tesorero del Consejo de Administración del Organismo Integrador Nacional VALIDÓ AUTORIZÓ Asamblea General Ordinaria del Organismo Integrador Nacional, celebrada el de del Comisario Propietario del Organismo Integrador Nacional Secretaría de Hacienda y Crédito Público, mediante oficio número, de de del

2 Clave de referencia OIN-06 Vigente a partir del 1 de marzo del 2009 Página 2 de 14 CONTENIDO Introducción I. s II. III. IV. Marco Normativo Auditoría de Fondos de Aseguramiento Seguimiento de Operaciones en Materia Contable y Financiera 1. Balance General Inversiones en valores, caja y bancos Inmuebles Deudores Deudores por primas a cargo del asegurado y a cargo del Gobierno Federal Deudores Diversos Reaseguradores Otros activos Mobiliario y Equipo Pagos anticipados y otros activos Reservas Técnicas - Reserva de Riesgos en Curso - Reserva Especial de Contingencias - Reserva de Obligaciones pendientes de cumplir por siniestros ocurridos Primas en depósito Acreedores por pólizas canceladas Acreedores diversos y otros pasivos Patrimonio o Fondo Social 2. Estado de resultados Primas Emitidas Incremento de la reserva de riesgos en curso Costo neto de adquisición Costo neto de siniestralidad Gastos de Operación Remuneraciones al personal Costo integral de financiamiento

3 Clave de referencia OIN-06 Vigente a partir del 1 de marzo del 2009 Página 3 de 14 I. OBJETIVOS Este Manual tiene como objetivos: Homologar los requisitos mínimos que debe reunir el contador público independiente que designen y contraten los Fondos de Aseguramiento, para que auditen y dictaminen su situación contable y financiera Homologar los conceptos mínimos conforme a los cuales los Organismos Integradores deberán realizar el seguimiento de operaciones de los Fondos de Aseguramiento en materia contable y financiera

4 Clave de referencia OIN-06 Vigente a partir del 1 de marzo del 2009 Página 4 de 14 II. MARCO NORMATIVO Artículo 38 de la Ley de Fondos de Aseguramiento Agropecuario y Rural (por brevedad, en lo sucesivo identificada como la LFAAR ) Octavo de los Lineamientos Generales a que se sujetarán los Organismos Integradores para realizar las funciones de Seguimiento de Operaciones de los Fondos de Aseguramiento Agropecuario y Rural, publicados en el Diario Oficial de la Federación el 6 de febrero del 2007 (por brevedad, en lo sucesivo identificados como Lineamientos para el Seguimiento de Operaciones ) Catálogo General de Cuentas para los Fondos de Aseguramiento Agropecuario y Rural, emitido por la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas mediante Circular número S-27.1, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 12 de septiembre del 2006 (por brevedad, en lo sucesivo identificado como Catálogo General de Cuentas ) Artículos 41, número 11, y 48 del modelo de estatutos sociales de los Fondos de Aseguramiento aprobado por el Organismo Integrador Nacional de Fondos de Aseguramiento y preautorizado por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (por brevedad, en lo sucesivo identificada como SHCP )

5 Clave de referencia OIN-06 Vigente a partir del 1 de marzo del 2009 Página 5 de 14 III. AUDITORÍA DE FONDOS DE ASEGURAMIENTO A. PRINCIPIOS GENERALES En términos generales, la auditoría externa es una actividad independiente de apoyo a la función directiva, enfocada al examen objetivo, sistemático y evaluatorio de las operaciones financieras y administrativas realizadas por una entidad económica, para agregar valor y mejorar los procesos de operación, control y gobierno. Para cumplir lo establecido en el artículo 38 de la LFAAR, el Fondo de Aseguramiento deberá auditar y dictaminar sus estados financieros por conducto de un contador público independiente. Con el objeto de garantizar la independencia, integración y suficiencia del dictamen, el contador público que realice la función deberá cumplir los siguientes requisitos: 1. Tener la profesión de contador público titulado y con cédula profesional expedida por la autoridad competente. 2. Pertenecer a un Colegio o Asociación de profesionales de la Contaduría Pública. 3. Contar con registro como auditor ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT). 4. Contar con certificación vigente para auditar y dictaminar estados financieros, expedida por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos o por la asociación profesional autorizada para tal fin. 5. Conservar una situación de independencia con el Fondo de Aseguramiento, los miembros de sus Consejos de Administración y Vigilancia, así como con el gerente, los empleados y el contador responsable de la contabilidad del Fondo, de tal forma que esté libre de todo conflicto de interés. Por lo anterior, no podrán fungir como auditor del Fondo de Aseguramiento el contador público que sea cónyuge o tenga parentesco consanguíneo en línea recta o colateral hasta el cuarto grado, o por afinidad hasta el tercer grado, o tenga una relación laboral, profesional, comercial, de negocios o amistad con algún socio, miembro de los Consejos de Administración o Vigilancia, gerente o empleado del Fondo; o con los socios o empleados que presten servicios contables, administrativos o técnicos al Fondo. 6. Ser designado por el Consejo de Vigilancia para prestar sus servicios del Fondo. 7. Suscribir el contrato de prestación de servicios profesionales con el Fondo, por conducto del Consejo de Administración, en el que deberán detallarse el alcance de los servicios y los conceptos objeto de revisión a que se refiere este Manual.

6 Clave de referencia OIN-06 Vigente a partir del 1 de marzo del 2009 Página 6 de 14 III. AUDITORÍA DE FONDOS DE ASEGURAMIENTO B. CONTRATACIÓN DEL AUDITOR A más tardar en el mes de septiembre del ejercicio que se vaya a dictaminar, el Consejo de Vigilancia del Fondo de Aseguramiento deberá designar al contador público independiente que tendrá a su cargo la auditoría y dictamen de la situación contable y financiera del Fondo, y lo informará por escrito al Consejo de Administración. El Consejo de Vigilancia será responsable de verificar que el contador público designado cumpla los requisitos señalados en el apartado anterior. Con el propósito de que el contador público designado disponga del tiempo necesario para realizar la auditoría y emitir el dictamen, el Consejo de Administración deberá suscribir el contrato de prestación de servicios con el contador público designado, a más tardar el último día hábil de octubre del ejercicio objeto de dictamen. El contrato deberá prever como mínimo lo siguiente: a) Los datos generales del contador público, con el señalamiento expreso del número de cédula profesional, colegio o asociación profesional a la que pertenezca y la entidad o institución que lo haya certificado como auditor; b) El ejercicio fiscal objeto de la revisión; c) El alcance y amplitud de la revisión, que deberá incluir, como mínimo: la aplicación del Catálogo General de Cuentas y las Normas de Información Financiera (NIF) emitidas por el Consejo Mexicano para la Investigación y Desarrollo de Normas de Información Financiera, A.C.; el dictamen y la opinión respecto de los estados financieros y la constitución, incremento e inversión de reservas; y la emisión de una opinión de la situación fiscal del Fondo d) La previsión expresa de que la auditoría se realizará de acuerdo con las Normas de Auditoría emitidas por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C.; e) La fecha límite para entregar el dictamen y la opinión respecto a los estados financieros y la constitución, incremento e inversión de reservas técnicas, que en ningún caso excederá del 31 de enero; f) La obligación del Fondo de proporcionar oportunamente al contador público la documentación e información contable y financiera que requiera para la auditoría; g) El costo de los servicios y el número de horas-hombre asignadas a la prestación de los servicios; y,

7 Clave de referencia OIN-06 Vigente a partir del 1 de marzo del 2009 Página 7 de 14 III. AUDITORÍA DE FONDOS DE ASEGURAMIENTO h) La previsión expresa de que el auditor deberá proporcionar información del proceso de auditoría y de sus resultados al Organismo Integrador al que esté afiliado el Fondo de Aseguramiento o, en su caso, con el que tenga contratada la prestación de servicios de seguimiento de operaciones, que así le requiera por escrito.

8 Clave de referencia OIN-06 Vigente a partir del 1 de marzo del 2009 Página 8 de 14 IV. SEGUIMIENTO DE OPERACIONES EN MATERIA CONTABLE Y El contador que designe el Organismo Integrador para prestar el servicio de seguimiento de operaciones, deberá cumplir como mínimo los siguientes requisitos: 1. Tener la profesión de contador público titulado y con cédula profesional expedida por la autoridad competente. 2. Pertenecer a un Colegio o Asociación de profesionales de la Contaduría Pública. 3. Tener una experiencia mínima de 3 años como contador que ha laborado o prestado servicios para empresas u organizaciones, lo cual probará con las cartas de referencia correspondientes. 4. Conservar una situación de independencia con los miembros de los Consejos de Administración y Vigilancia y con el gerente, empleados y el contador responsable de la contabilidad del Fondo respecto del cual se realice el seguimiento de operaciones, de tal forma que esté libre de todo conflicto de interés. Con motivo de lo anterior, el contador del Organismo estará impedido de intervenir, en cualquier forma, en el seguimiento de operaciones cuando sea cónyuge o tenga parentesco consanguíneo en línea recta o colateral hasta el cuarto grado, o por afinidad hasta el tercer grado, o tenga una relación laboral, profesional, comercial, de negocios o amistad con algún socio, miembro de los Consejos de Administración o Vigilancia, gerente o empleado del Fondo relativo; o con los socios o empleados que le presten servicios contables, administrativos o técnicos. En el seguimiento de operaciones se deberá revisar que la contabilidad del Fondo de Aseguramiento se ajuste al Catálogo General de Cuentas y a las NIF. En el desarrollo del seguimiento de operaciones el contador designado por el Organismo Integrador deberá revisar, con base en las Normas de Auditoría emitidas por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C., como mínimo, los siguientes rubros y objetivos: 1. BALANCE GENERAL Rubro: Inversiones en Valores, Caja y Bancos Arqueos Confirmación Inspección de pólizas-cheque Conciliación Revisión de transacciones Corte de movimientos Cálculo de rendimientos Verificar la existencia, propiedad y custodia del efectivo, fondos, títulos y valores, así como los intereses y productos generados

9 Clave de referencia OIN-06 Vigente a partir del 1 de marzo del 2009 Página 9 de 14 IV. SEGUIMIENTO DE OPERACIONES EN MATERIA CONTABLE Y Rubro: Inmuebles de propiedad, integridad y existencia Valuación Comprobar la existencia de los bienes, la posesión, el uso y la propiedad Verificar la valuación y registro contable correcto Verificar costos históricos y actualizados con los de ejercicios anteriores, tomando como referencia los índices de inflación general Deudores Rubro: Deudor por prima (cuota) a cargo del asegurado y a cargo del Gobierno Federal. Confirmación de cuentas por cobrar Verificar la autenticidad, concepto e importe de la cuenta Verificar la existencia del soporte documental de la cuenta y que cumpla los aspectos técnicos y operativos del Fondo Verificar las afectaciones del cobro de cuota y, en su caso, la cancelación por la falta de pago oportuno Verificar la conciliación de los reportes operativos con las cuentas contables Rubro: Deudores diversos Confirmación de las cuentas Verificar la autenticidad, concepto e importe de la cuenta Verificar la existencia del soporte documental de la cuenta y que cumpla los aspectos técnicos y operativos del Fondo Revisar la antigüedad de las cuentas para estimaciones por castigo o su cancelación por imposibilidad práctica de cobro Rubro: Reaseguradores

10 Clave de referencia OIN-06 Vigente a partir del 1 de marzo del 2009 Página 10 de 14 IV. SEGUIMIENTO DE OPERACIONES EN MATERIA CONTABLE Y Verificar los soportes Verificar la relación de saldos de cuenta corriente por institución reaseguradora Verificar la antigüedad de saldos a cargo o a favor de los reaseguradores, para efecto de estimación para castigos o cancelación de cuentas incobrables Verificar la oportunidad en el registro de las cesiones de primas, recuperaciones, pago de siniestros y comisiones por reaseguro, devolución de reservas y otras operaciones de reaseguro, así como la falta de pago de contratos de reaseguro celebrados por la institución sobre constancias de aseguramiento vigentes en el periodo de revisión Verificar la oportunidad en la elaboración y envío de los estados de cuenta y confirmación de saldos de las operaciones de reaseguro conforme a los plazos establecidos en los contratos respectivos Otros activos Rubro: Mobiliario y Equipo Inspección física Valuación Verificar la propiedad de los bienes Comprobar la existencia de los bienes, la posesión y el uso Verificar costos históricos y actualizados con los de ejercicios anteriores, tomando como referencia los índices de inflación general Análisis de razones financieras, relativas a mobiliario y equipo, para identificar variaciones y tendencias Verificar la valuación y registro contable correcto Rubro: Pagos anticipados y otros activos Verificar la documentación soporte y la fecha para realizar el cálculo de su amortización y correcto registro contable Verificar integración analítica de saldos, antigüedad de las partidas y razonabilidad de los saldos reportados

11 Clave de referencia OIN-06 Vigente a partir del 1 de marzo del 2009 Página 11 de 14 IV. SEGUIMIENTO DE OPERACIONES EN MATERIA CONTABLE Y Reservas Técnicas Rubro: Reserva de Riesgos en Curso y confirmación Verificar la documentación soporte Verificar la constitución de la reserva de acuerdo con los artículos 33 y 34 de la LFAAR y los estatutos sociales del Fondo Rubro: Reserva Especial de Contingencia y confirmación Verificar la documentación soporte Verificar la constitución, incremento, inversión y afectación de la reserva de acuerdo con el artículo 34 de la LFAAR y los estatutos sociales del Fondo Verificar la inversión de la reserva en términos del artículo 39 de la LFAAR y los estatutos sociales del Fondo Rubro: Reserva de obligaciones pendientes de cumplir por siniestros ocurridos Verificar el soporte documental Verificar la integración analítica de saldos, antigüedad y justificación de la cuenta Rubro: Primas (cuotas) en depósito Verificar el soporte documental Verificar la integración analítica de saldos, antigüedad y justificación

12 Clave de referencia OIN-06 Vigente a partir del 1 de marzo del 2009 Página 12 de 14 IV. SEGUIMIENTO DE OPERACIONES EN MATERIA CONTABLE Y Rubro: Acreedores por pólizas canceladas Verificar el soporte documental Verificar la integración analítica de saldos, antigüedad y justificación Rubro: Acreedores diversos y otros pasivos y confirmación de la cuenta Verificar la existencia del soporte documental de la cuenta Verificar la autenticidad, concepto e importe de la cuenta Rubro: Patrimonio o Fondo Social Verificar aportaciones, importes, integración de remanentes y aplicación de recursos Verificar la integración de la cuenta 2. ESTADO DE RESULTADOS Rubro: Primas (cuotas) emitidas Revisión de transacciones Comparación de entradas de efectivo contra estados de cuenta bancarios Pruebas de corrección aritmética Verificar el soporte documental Verificar que el total de primas (cuotas) esté conciliado con los reportes de operaciones Verificar registros de acuerdo con la cuenta, importe y período (incluyendo su aplicación al socio correcto) y su depósito puntual Verificar importes, fechas y oportunidad de las entradas de efectivo con la información correspondiente a los estados de cuentas bancarios Verificar los registros de primas (cuotas) y entradas de efectivo Verificar el libro mayor general

13 Clave de referencia OIN-06 Vigente a partir del 1 de marzo del 2009 Página 13 de 14 IV. SEGUIMIENTO DE OPERACIONES EN MATERIA CONTABLE Y Rubro: Incremento de la Reserva de Riesgos en Curso y confirmación Verificar el incremento y afectación de la reserva de acuerdo con los artículos 33 y 34 de la LFAAR y los estatutos sociales del Fondo Verificar la inversión de la reserva en términos del artículo 39 de la LFAAR y los estatutos sociales del Fondo Rubro: Costo neto de adquisición Revisión de Transacciones Verificar el soporte documental de importes y conceptos Verificar costos de cobertura de reaseguro y gastos relacionados con su contratación Rubro: Costo neto de siniestralidad Revisión de transacciones Verificar el soporte documental de importes y conceptos Verificar expedientes que den origen al pago de siniestros Rubro: Gastos de operación Revisión de transacciones Verificar el soporte documental de importes y conceptos Verificar que los conceptos de gasto correspondan a las operaciones normales del Fondo Aplicación de razones financieras para determinar razonabilidad y tendencia del gasto Rubro: Remuneraciones al personal

14 Clave de referencia OIN-06 Vigente a partir del 1 de marzo del 2009 Página 14 de 14 IV. SEGUIMIENTO DE OPERACIONES EN MATERIA CONTABLE Y Verificar el soporte documental Verificar procedencia de pagos Verificar la base de nómina, deducciones y pasivos laborales Rubro: Costo integral de financiamiento De auditoría Arqueos Confirmación Inspección de pólizas-cheque Conciliación Revisión de transacciones Corte de movimientos Cálculo de Rendimientos Verificar la existencia, propiedad y custodia del efectivo, fondos, títulos y valores, así como los intereses y productos generados

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