MANUAL DE PREVENCIÓN DEL BLANQUEO DE CAPITALES Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO DE:

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1 MANUAL DE PREVENCIÓN DEL BLANQUEO DE CAPITALES Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO DE: Página 1 de 31

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3 I. CARACTERÍSTICAS DEL MANUAL INDICE 1. OBJETIVO 2. ALCANCE DEL MANUAL 3. NORMATIVA APLICABLE II. REPRESENTANTE ANTE EL SERVICIO EJECUTIVO DE LA COMISIÓN DE PREVENCIÓN DEL BLANQUEO DE CAPITALES E INFRACCIONES MONETARIAS (SEPBLAC) 1. NOMBRAMIENTO 2. REQUISITOS 3. FUNCIONES Y OBLIGACIONES III. POLÍTICA DE ADMISIÓN Y CLASIFICACIÓN DE CLIENTES. IV. MEDIDAS DE DILIGENCIA DEBIDA 1. MEDIDAS NORMALES DE DILIGENCIA DEBIDA a) IDENTIFICACIÓN FORMAL DE CLIENTES b) IDENTIFICACIÓN DEL TITULAR REAL c) PROPÓSITO E ÍNDOLE DE LA RELACIÓN DE NEGOCIOS 2. MEDIDAS SIMPLIFICADAS DE DILIGENCIA DEBIDA 3. MEDIDAS REFORZADAS DE DILIGENCIA DEBIDA 4. SEGUIMIENTO CONTINUO DE LA RELACIÓN DE NEGOCIOS V. EXAMEN ESPECIAL DE OPERACIONES VI. COMUNICACIÓN DE HECHOS U OPERACIONES 1. COMUNICACIÓN POR INDICIO 2. PROCESO DE COMUNICACIÓN POR INDICIO. Página 3 de 31

4 VII. COLABORACIÓN CON AUTORIDADES VIII. PROHIBICIÓN DE REVELACIÓN IX. CONSERVACIÓN Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS X. FORMACIÓN XI. PROCEDIMIENTO SANCIONADOR ANEXO.- CATÁLOGO OPERACIONES DE RIESGO Página 4 de 31

5 IDENTIFICACIÓN DEL SUJETO OBLIGADO Datos Generales: Nombre o Razón social: MERCADO TRASPASOS SLU. Domicilio: CALLE NUESTRA SEÑORA DE FÁTIMA N 4 PLANTA 5 A. CIF: B Actividad: Cobranzas por Cuenta y Orden de Terceros MIEMBROS DEL ÓRGANO DE CONTROL INTERNO: CARGO DATOS PERSONALES CONTACTO Representante Marcelo Alejandro NIMO doctornimo@hotmail.com Página 5 de 31

6 I. CARACTERÍSTICAS DEL MANUAL 1 OBJETIVO En el presente Manual se describen los procedimientos y medidas de control establecidos en nuestra actividad profesional, para la Prevención del Blanqueo de Capitales y de la Financiación del Terrorismo PBC y FT, con el objetivo de cumplir con lo dispuesto en la normativa en vigor en relación con: Las obligaciones, funciones y facultades del Representante ante el SEPBLAC, de acuerdo con lo establecido en la normativa de PBC y FT. Los procedimientos establecidos respecto de la clasificación, admisión y conocimiento del cliente en base al riesgo. La aplicación de las medidas de diligencia debida. Los procedimientos de examen, información y comunicación de operaciones sospechosas. Procedimientos de conservación de documentos. Las obligaciones, funciones y procedimientos a seguir por parte de los empleados en materia de PBC y FT. Los procedimientos y medidas de control interno y actualización. 2 ALCANCE DEL MANUAL El alcance del presente manual va dirigido a todos los empleados, apoderados, representantes y colaboradores en nuestra actividad profesional, con funciones en las áreas afectadas por la normativa de PBC y FT, los cuales deberán conocer el contenido del mismo. Por lo anterior, nuestra actividad se rige por el presente manual que obliga a la adopción de una serie de medidas y procedimientos a seguir de acuerdo con la normativa en mención. Página 6 de 31

7 3 NORMATIVA APLICABLE Actualmente, la normativa aplicable a tomar en consideración en España en materia de PBC y FT se configura en su aspecto fundamental en torno a la siguiente normativa: 1 LEY DE PREVENCIÓN DE BLANQUEO DE CAPITALES (LPBC Y FT).Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo. 2 REGLAMENTO DE LA LEY. Real Decreto 304/2014, de 5 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo. 3 RESOLUCIÓN DE 10 DE AGOSTO DE 2012, de la Secretaría General del Tesoro y Política Financiera, por la que se publica el Acuerdo de 17 de julio de 2012, de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias, por el que se determinan las jurisdicciones que establecen requisitos equivalentes a los de la legislación española de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo. 4 REAL DECRETO 1080/1991, de 5 de julio, por el que se determinan los países o territorios a que se refieren los artículos 2, apartado 3, número 4, de la Ley 17/1991, de 27 de mayo, de Medidas Fiscales Urgentes, y 62 de la Ley 31/1990, de 27 de diciembre, de Presupuestos Generales del Estado para De igual forma se deben tener en cuenta todas aquellas disposiciones y normativa que las autoridades van actualizando periódicamente. Página 7 de 31

8 II. REPRESENTANTE ANTE EL SEPBLAC 1 NOMBRAMIENTO El titular del presente manual ejercerá como representante ante el SEPBLAC llevando a cabo las funciones de Responsable de PBC y FT y las funciones encomendadas al Órgano de Control Interno de acuerdo con el artículo 35.2 del Reglamento de la Ley y que se establecen más adelante. El nombramiento del Representante se realizará a través del Órgano de Administración de la sociedad. - Cese del Representante. En el caso de que se produzca el cese o renuncia del Representante ante el SEPBLAC, con la mayor brevedad posible, el Órgano de Administración o Dirección procederá al nombramiento del nuevo Representante. 2 REQUISITOS El Representante ante el SEPBLAC deberá contar con un comportamiento profesional que le cualifique como persona idónea para llevar a cabo el cargo y poseer los conocimientos y experiencia necesaria para analizar, controlar y comunicar al SEPBLAC las operaciones o hechos susceptibles de estar relacionados con el Blanqueo de Capitales y la Financiación del Terrorismo. 3 FUNCIONES Las funciones del Representante son las siguientes: Comparecer en los eventuales procedimientos administrativos o judiciales relativos a estas materias. Efectuar las comunicaciones al SEPBLAC relativas a las operaciones en las que exista certeza o indicios de blanqueo de capitales o financiación del terrorismo. Convocar las reuniones del órgano de control interno. Mantener puntualmente informado al resto de los miembros del despacho y al personal que en él trabaja de cualquier circunstancia que pudiera alterar la política de prevención aquí recogida. Elaborar y mantener permanentemente actualizada la normativa interna y el manual, dejando constancia por escrito de las modificaciones, de la fecha de aprobación y de entrada en vigor. Difundir entre los miembros del despacho la información y la documentación necesaria en materia de prevención. Diseñar y ejecutar los planes anuales de formación. Detectar, analizar y comunicar, en su caso, al SEPBLAC, con criterios de seguridad, Página 8 de 31

9 rapidez, eficacia y coordinación, todas aquellas operaciones de riesgo, anormales, inusuales en las que existan indicios o certeza de estar relacionadas con el Página 9 de 31

10 blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo, en adelante, las operaciones. Facilitar al SEPBLAC y al resto de autoridades (judiciales, policiales, administrativas) la información que requieran en el ejercicio de sus facultades, guardando el secreto profesional. Examinar con especial atención cualquier operación que por su cuantía o su naturaleza pueda estar particularmente relacionada con la financiación del terrorismo. Decidir sobre pertinencia de las comunicaciones que deben efectuarse al SEPBLAC sobre las operaciones respecto de las que existan indicios o certeza de que están relacionadas con la financiación de actividades terroristas. Recibir las comunicaciones de operaciones en las que existan indicios o certeza de estar relacionadas con los hechos antes descritos y proceder a su estudio y valoración. Promover las modificaciones del presente procedimiento interno, cuando lo estime necesario. Conservar con la máxima diligencia la documentación generada por cada incidencia que le sea reportada. Capacitar a los profesionales y al personal en las materias de prevención de blanqueo y financiación del terrorismo. Página 10 de 31

11 III. POLÍTICA DE ADMISIÓN Y CLASIFICACIÓN DE CLIENTES Con carácter general, se aplicarán las siguientes medidas de diligencia debida: Identificación formal Identificación del titular real. Información sobre el propósito e índole prevista de la relación de negocios. Información sobre el ejercicio por el cliente o sus familiares o allegados de funciones públicas importantes en el extranjero actualmente o en los dos años anteriores. Quedarán exceptuadas de la aplicación de dichas medidas aquellos clientes respecto de los cuales son aplicables las medidas simplificadas previstas en la Ley. No se admitirán como clientes: Aquellos que por las circunstancias que en ellos concurran no parezcan que realicen actividades profesionales o empresariales o dispongan de medios compatibles con la operación que se propongan realizar. Aquellos que no faciliten los datos que de ellos se soliciten a efectos de comprobar su identidad, la identidad del titular real, en su caso o los oculten o falseen. Aquellos respecto de los cuales se compruebe que los datos por ellos suministrados no corresponden a la realidad. Aquellos que por provenir de jurisdicciones remotas imposibiliten el cumplimiento de las obligaciones que impone la Ley. Aquellas personas jurídicas cuya estructura de propiedad o de control no haya podido determinarse. Serán considerados clientes con riesgo superior al promedio los que presenten una o varias de las siguientes características: Los nacionales o residentes en paraísos fiscales u otros territorios de riesgo o en países donde existen organizaciones criminales. Las personas con responsabilidad pública. Las sociedades cuyo capital no sea suficiente para la realización de las actividades que proyecta, salvo que sus fuentes de financiación sean conocidas. En tales casos se emplearán las medidas reforzadas de diligencia debida previstas en la Ley, esto es, a) obtener autorización del Representante ante el SEPBLAC o algún directivo de la sociedad para realizar operaciones por cuenta de ese cliente y b) adoptar medidas adecuadas a fin de determinar el origen del patrimonio y de los fondos con los que se llevará a cabo la operación. Página 11 de 31

12 El Representante ante el SEPBLAC adoptará la decisión definitiva en relación a la admisión o no de un determinado cliente. Página 11 de 31

13 En lo relativo a los clientes habituales de la sociedad: Volverán a aplicarse las medidas de diligencia debida que ya fueron aplicadas en su momento, cuando se produzca una operación significativa por su volumen o complejidad. Se aplicarán en todo caso a los clientes ya existentes, antes del 29 de abril de 2015, en que se cumplen cinco años de la entrada en vigor de la Ley según señala su disposición transitoria séptima. Página 10 de 31

14 IV. MEDIDAS DE DILIGENCIA DEBIDA Una vez admitido un cliente u operación y clasificado el mismo en base al riesgo que genere para la entidad, se deberán aplicar las medidas de diligencia debida y procedimientos que les correspondan. Las medidas de diligencia debida se encuentran clasificadas en: Medidas normales de diligencia debida; Medidas simplificadas de diligencia debida; y Medidas reforzadas de diligencia debida. Lo anterior considerando que para clientes de bajo riesgo no será necesaria la aplicación de las medidas reforzadas de diligencia debida que se deben de aplicar a los clientes de alto riesgo, pero si se podrían aplicar las medidas simplificadas de diligencia debida. Por ello a continuación detallaremos cada una de estas medidas de diligencia debida y a que clientes, hechos u operaciones se deben de aplicar. 1. MEDIDAS NORMALES DE DILIGENCIA DEBIDA Las medidas normales de diligencia debida se dividen en: a) Identificación formal de clientes; b) Identificación del titular real; y c) Propósito o índole de la relación de negocios. a) Identificación formal de clientes Antes del inicio de cualquier relación de negocio o de efectuar cualesquiera operaciones, es necesario que el empleado aplique las políticas, medidas y procedimientos de identificación, admisión y conocimiento de los clientes. De acuerdo con lo anterior, se deberá identificar y comprobar la identidad de los clientes solicitando la presentación de los documentos fehacientes acreditativos de su identidad, de acuerdo al grado de riesgo que presenten o a la clasificación a la que hubiesen sido sometidos, previamente en los siguientes supuestos: 1. Siempre que se pretenda establecer relaciones de negocio; y 2. Al intervenir en cualquier operación ocasional por un importe igual o superior a euros. Página 11 de 31

15 No se podrá realizar ninguna operación o prestación de servicio, sin comprobar y registrar la identidad de todos los intervinientes, mediante la solicitud de información y documentos fehacientes acreditativos de la identidad, dándole el tratamiento de confidencial a los efectos de su conocimiento por terceras personas. El empleado del departamento de que se trate, responsable del alta del cliente es el encargado de realizar la identificación aquí referida, recabando los siguientes documentos: I. Personas Físicas: Para las personas físicas, se deberá solicitar, comprobar y analizar como mínimo los siguientes documentos para acreditar su identidad: DNI; Permiso de residencia expedido por el Ministerio de Justicia e Interior; Pasaporte; o Documento de identificación válido en el país de procedencia QUE INCORPORE FOTOGRAFÍA DEL TITULAR, todo ello sin perjuicio de la obligación que proceda de comunicar el NIF o NIE en el caso de los extranjeros. Asimismo se deberán acreditar los poderes de las personas que actúen en su nombre. II. Personas Jurídicas: Para la debida identificación de las personas jurídicas se les deberá solicitar, comprobar y analizar como mínimo los siguientes documentos: Documento fehaciente acreditativo de su denominación, forma jurídica, domicilio y objeto social, mediante escritura o certificación registral, todo ello sin perjuicio de la obligación de comunicar su código de identificación fiscal (CIF); En el caso de personas jurídicas de nacionalidad española, será admisible, a efectos de identificación formal, la certificación del Registro Mercantil Provincial, aportada por el cliente, u obtenida mediante consulta telemática; y Los poderes e identificación de las personas que actúen en su nombre. Los documentos fehacientes para comprobar e identificar la identidad de los clientes, deberán encontrarse en vigor al momento de la identificación. Para el caso de las personas jurídicas, dicha vigencia deberá acreditarse mediante una DECLARACIÓN RESPONSABLE DEL CLIENTE. Se deberá sacar copia de toda la documentación relativa a la identificación de clientes, incluido el Página 12 de 31

16 formulario de identificación de clientes, deberá ser debidamente archivada y custodiada. Página 13 de 31

17 b) Identificación del Titular Real Asimismo, previamente al establecimiento de relaciones o ejecución de operaciones, el empleado deberá identificar y comprobar la identidad del titular real del posible cliente. Se entenderá por titular real a la persona o personas físicas que posean más del 25% del capital o sean beneficiarios o controlen más del 25% de los bienes de una persona o instrumento jurídico que administre. En las Fundaciones y Asociaciones, se entenderá por titular real las personas físicas que posean o controlen el 25% o más de los derechos de voto del Patronato de la Fundación o del órgano de representación. Se deberá identificar al titular real del posible cliente y adoptar medidas en función del riesgo a fin de comprobar su identidad, previamente: 1. Al establecimiento de relaciones de negocio; 2. A la ejecución de transferencias electrónicas por importe superior a1.000 euros; o 3. A la ejecución de otras operaciones ocasionales por importe superior a euros. Para la identificación y comprobación de la identidad del titular real se deberá solicitar al cliente como mínimo lo siguiente: Documentos que acrediten la estructura accionarial o de control del cliente tales como escrituras o certificados del órgano de administración. Cumplimentar y aplicar los documentos que la entidad ponga a su disposición y utilice de acuerdo con su normativa interna. Podrá realizarse, mediante una DECLARACIÓN RESPONSABLE DEL CLIENTE que contenga información adecuada, precisa y actualizada sobre la titularidad real de las mismas, o bien, se podrá acceder a la base de datos de titularidad real del Consejo General del Notariado, previo acuerdo celebrado. c) Propósito o Índole de la Relación de Negocios Con la finalidad de conocer el propósito o índole de la relación de negocios a la que se dediquen los clientes, el empleado deberá: Recabar información a fin de conocer la naturaleza de la actividad profesional o empresarial del cliente solicitando documentos tales como, catálogos, información comercial, información en la web y cualquier otro procedimiento establecido en la normativa interna, si procede. Los supuestos en los que se deberá comprobar las actividades declaradas por el cliente son: Página 14 de 31

18 1. Cuando el cliente o la relación de negocios presenten riesgos superiores al promedio. 2. Cuando resulte que las operaciones activas o pasivas del cliente no se corresponden con su actividad declarada o con sus antecedentes operativos. 3. Siempre que concurran circunstancias que determinen el examen especial de la operación o la comunicación por indicio. La comprobación de la actividad se podrá realizar mediante VISITAS PRESENCIALES a las oficinas, almacenes o locales declarados por el cliente donde ejerce su actividad mercantil, dejando constancia por escrito del resultado de dicha visita. La aplicación de las medidas normales de diligencia debida, es de obligado cumplimiento a todos los efectos para todos los empleados y colaboradores que realizan cualquiera de los procesos y actividades de alta y apertura de clientes, tanto en la fase comercial como en la de administración. 2. MEDIDAS SIMPLIFICADAS DE DILIGENCIA DEBIDA. La entidad podrá aplicar medidas simplificadas de diligencia debida, a determinados clientes, productos y operaciones que se detallan a continuación, siempre y cuando al momento de identificarlos no concurran indicios de blanqueo de capitales o de financiación del terrorismo, o bien, que no existan dudas sobre la veracidad o adecuación de los datos obtenidos de los clientes. Los clientes, productos y operaciones a los cuales se les puede aplicar las medidas simplificadas de diligencia debida son: a) Las entidades de derecho público de los Estados miembros de la Unión Europea o de países terceros equivalentes, así como las sociedades u otras personas jurídicas participadas mayoritariamente por estas entidades. b) Las entidades financieras domiciliadas en la Unión Europea o en países terceros equivalentes que sean objeto de supervisión para garantizar el cumplimiento de las medidas de diligencia debida, así como sus sucursales o filiales cuando estén sometidas por la matriz a procedimientos de PBC y FT. c) Las sociedades con cotización en bolsa cuyos valores se admitan a negociación en un mercado regulado de la Unión Europea o de países terceros equivalentes así como sus sucursales y filiales participadas mayoritariamente. d) Los instrumentos de previsión social complementaria, siempre y cuando la liquidez se encuentre limitada a los supuestos contemplados en la normativa de planes y fondos de pensiones y no puedan servir de garantía para un préstamo. Página 15 de 31

19 3. MEDIDAS REFORZADAS DE DILIGENCIA DEBIDA. Caso contrario a las medidas simplificadas y como su nombre lo indica, estas medidas reforzadas de diligencia debida se aplican de forma más estricta a ciertos clientes hechos u operaciones que generen un mayor riesgo para nuestra entidad, tales como los clientes de alto riesgo o las personas con responsabilidad pública, debiendo recabar información y documentación adicional para su identificación. Algunas de las relaciones de negocio a las que se les deben aplicar las medidas de diligencia reforzada son: 1) Los que resulten del análisis previo de riesgo. 2) Personas con Responsabilidad Pública. 3) Las sociedades cuyo capital no sea suficiente para la realización de las actividades que proyecta, salvo que sus fuentes de financiación sean conocidas. 4) Relaciones de negocios y operaciones con sociedades con acciones al portador, siempre que se determine la estructura de propiedad o de control. 5) Relaciones de negocio y operaciones con clientes de países, territorios o jurisdicciones de riesgo, o que supongan transferencia de fondos de o hacia tales países, territorios o jurisdicciones, incluyendo en todo caso, aquellos países para los que el Grupo de Acción Financiera (GAFI) exija la aplicación de medidas de diligencia reforzada. 6) Transmisión de acciones o participaciones de sociedades preconstituidas. A estos efectos, se entenderá por sociedades preconstituidas aquellas constituidas sin actividad económica real para su posterior transmisión a terceros. A las anteriores relaciones de negocio, adicionalmente a comprobar las actividades declaradas por los clientes y la identidad del titular real de los mismos, los empleados deberán aplicar, en función del riesgo, una o varias de las siguientes medidas: a) Actualizar los datos obtenidos en el proceso de aceptación del cliente. b) Obtener documentación o información adicional sobre el propósito e índole de la relación de negocios. c) Obtener documentación o información adicional sobre el origen de los fondos. d) Obtener documentación o información adicional sobre el origen del patrimonio del cliente. e) Obtener documentación o información sobre el propósito de las operaciones. f) Obtener autorización directiva para establecer o mantener la relación de negocios o ejecutar la operación. g) Realizar un seguimiento reforzado de la relación de negocio, incrementando el número Página 16 de 31

20 y frecuencia de los controles aplicados y seleccionando patrones de operaciones para examen. Página 17 de 31

21 h) Examinar y documentar la congruencia de la relación de negocios o de las operaciones con la documentación e información disponible sobre el cliente. i) Examinar y documentar la lógica económica de las operaciones. j) Exigir que los pagos o ingresos se realicen en una cuenta a nombre del cliente, abierta en una entidad de crédito domiciliada en la Unión Europea o en países terceros equivalentes. k) Limitar la naturaleza o cuantía de las operaciones o los medios de pago empleados. 4. SEGUIMIENTO CONTINUO DE LA RELACIÓN DE NEGOCIOS. Con la finalidad de identificar alguna operación sospechosa o de riesgo, la entidad llevará a cabo un seguimiento de la relación de negocios del cliente, incluyendo el escrutinio de las operaciones efectuadas por éste a lo largo de la relación de negocios, con la finalidad de comprobar y garantizar: Que dichas operaciones o servicios solicitados coincidan con el conocimiento que se tenga del cliente, de su perfil empresarial y de su riesgo, incluido el origen de los fondos; y Que los documentos, datos e información que se disponga del cliente se encuentren actualizados, lo que nos permitirá identificar posibles cambios de riesgo del cliente en sus operaciones. Deben establecerse procedimientos periódicos de actualización de la documentación solicitada para la identificación de clientes, y en especial se exigirá cuando se produzcan cambios en la actividad, accionariado y representantes. Cuando se llegue a observar algún cambio significativo en la relación de negocios de los clientes de la entidad que genere indicios o certeza de verse implicados en blanqueo de capitales o de la financiación del terrorismo, el empleado de que se trate, deberá dar aviso de inmediato de dicha circunstancia al responsable de PBC y FT, con la finalidad de que éste lleve a cabo el análisis correspondiente. Página 18 de 31

22 V. EXAMEN ESPECIAL DE OPERACIONES Se deberá de examinar con especial atención cualquier operación, con independencia de su cuantía, que por su naturaleza pueda estar particularmente vinculada al Blanqueo de Capitales o la Financiación del Terrorismo. Cualquier indicio o certeza de que un hecho u operación pudiese estar relacionado con el Blanqueo de Capitales o con la Financiación del Terrorismo, o bien, que no tenga un propósito económico o lícito aparente, que presente indicios de simulación o fraude, o se trate de alguna de las operaciones de riesgo establecidas en el Catalogo de Operaciones de Riesgo anexo al manual, se deberá de comunicar de inmediato al Responsable de PBC y FT. Para ello, se deberá entregar al Responsable de PBC y FT el resultado y las consideraciones realizadas del hecho u operación, así como los documentos de que se trate y se deberá seguir el siguiente procedimiento: 1. Abstenerse de ejecutar cualquier servicio u operación en los que existan indicios racionales o certeza de estar relacionados con la financiación de actividades terroristas. 2. Comunicar de inmediato al Responsable de PBC y FT. 3. Seguir los procedimientos de control interno y comunicación señalados en el presente manual. En lo relacionado a las operaciones sospechosas de estar relacionadas con la financiación del terrorismo, se consideran personas vinculadas a grupos u organizaciones terroristas: Aquellas cuya vinculación haya sido reconocida en una resolución judicial, en una resolución adoptada por el órgano competente de la Unión Europea o de cualquier organización internacional de la que España sea parte. Las personas que administren, participen, controlen, influyan, decidan o ayuden a una organización terrorista o cualquier persona integrada en la misma. Las que se determinen. Por otra parte, si se detecta por parte del empleado, que una operación o cliente pudiera estar vinculado con la financiación del terrorismo, independientemente de que dicha persona estuviera incluida en los listados oficiales o no, se procederá a realizar la oportuna comunicación al Responsable de PBC y FT. Página 19 de 31

23 VI. COMUNICACIÓN DE HECHOS U OPERACIONES La LPBC y FT establece que los sujetos obligados deberán comunicar aquellos hechos u operaciones especiales o sospechosas que derivadas del examen especial antes realizado, se lleguen o pretendan realizar dentro de su actividad y comunicar las mismas al SEPBLAC, siempre precedidas de su adecuado análisis. Todos los sujetos obligados tienen la obligación de cumplir y llevar a cabo las comunicaciones por indicio. Cualquier duda al respecto, se deberá dirigir de inmediato al Responsable de PBC y FT para recibir instrucciones. 1 COMUNICACIÓN POR INDICIO El empleado del departamento que se trate, responsable del alta y/o seguimiento del cliente es el encargado de realizar una primera validación de los hechos u operaciones, incluso la mera tentativa, que realice el cliente con la finalidad de identificar si alguna de ellas tiene indicios o certeza de estar relacionada con el Blanqueo de Capitales o con la Financiación del Terrorismo. De ser así, deberá notificar de inmediato, por escrito y de forma personal al Responsable de PBC y FT sobre la misma. A su vez, el Responsable de PBC y FT debe comunicar inmediatamente al SEPBLAC, cualquier hecho u operación respecto a la que exista indicio o certeza de estar relacionado con el Blanqueo de Capitales o con la Financiación del Terrorismo. El Responsable de PBC y FT deberá notificar por escrito al empleado que realizó la comunicación, sobre el curso y tratamiento dado a la misma. El Responsable de PBC y FT, deberá llevar a cabo un procedimiento de control, supervisión y reporting, en relación a las comunicaciones recibidas por los empleados y las contestaciones y seguimiento realizado a las mismas. 2 PROCESO DE COMUNICACIÓN POR INDICIO DE OPERACIONES SOSPECHOSAS AL SEPBLAC. Las comunicaciones que se realicen deberán ir precedidas de un proceso estructurado de examen especial realizado por el Responsable de PBC y FT, el cual será revisado por el SEPBLAC y en el caso de que se estime que dicho examen es insuficiente, devolverá la comunicación al sujeto obligado con la finalidad de que se profundice en el examen especial, expresando sucintamente los motivos de la devolución y el contenido a examinar. En el caso de operaciones meramente intentadas, el empleado registrará la operación como no ejecutada y lo notificará de inmediato al Responsable de PBC y FT, con la finalidad de que éste, si procede, comunique al SEPBLAC la información que se haya podido obtener. Una vez que el Responsable de PBC y FT, tras haber realizado dicho examen especial, determina que el hecho o la operación es sospechosa, recabará información completa del cliente y los terceros afectados, así como la documentación aportada y todos aquellos parámetros que aporten información sobre ello, y deberá Página 20 de 31

24 proceder de la siguiente manera: Se deberá dar aviso de inmediato y por escrito al Representante ante el SEPBLAC. Página 21 de 31

25 Quedará constancia por escrito, y con toda la documentación se elaborará un expediente del que emanará el documento que se enviará al SEPBLAC, mediante el soporte y con el formato que determine el SEPBLAC. El Representante ante el SEPBLAC, remitirá toda esta documentación, sellada y firmada. Página 22 de 31

26 VII. COLABORACIÓN CON AUTORIDADES El Responsable de PBC y FT colaborará con la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias y con sus órganos de apoyo facilitando la información que éstos requieran en el ejercicio de sus competencias. Cualquier requerimiento de información por parte de las autoridades que correspondan, deberá ser comunicado de forma inmediata al Representante ante el SEPBLAC, quien será la persona encargada de coordinar la información para proceder a la contestación, para lo que solicitará la ayuda que considere precisa. La contestación al requerimiento deberá ser revisada antes de su envío y firmada de conformidad. Sin perjuicio de lo anterior, cuando esté justificado por la ausencia de los anteriores o la especificidad de la información requerida, el requerimiento podrá ser firmado por el Representante ante el SEPBLAC. Los requerimientos y contestaciones que se realicen con las autoridades correspondientes, serán debidamente archivados, así como las comunicaciones que se realicen por motivo de la detección de actividades sospechosas. EXENCIÓN DE RESPONSABILIDAD: La comunicación de buena fe de la información a las autoridades competentes por la entidad o excepcionalmente por sus empleados o directivos no constituirá violación de las restricciones sobre revelación de información y no implicará para los mismos ningún tipo de responsabilidad. El empleado al llevar a cabo cualquier tipo de comunicaciones establecidas en el presente manual al Representante ante el SEPBLAC o Responsable de PBC y FT, quedará exento de toda responsabilidad que se pudiera derivar de dichas comunicaciones. Página 20 de 31

27 VIII. PROHIBICIÓN DE REVELACIÓN La Ley y el reglamento de PBC y FT recogen expresamente que los empleados han de abstenerse de revelar, comentar o discutir con el cliente o con terceras personas, que se ha transmitido información de algún hecho u operación sospechosa. Por ello, el Responsable de PBC y FT deberá garantizar la confidencialidad de los empleados que reporten cualquier hecho u operación posiblemente vinculada con el Blanqueo de Capitales o con la Financiación del Terrorismo. Con la finalidad de garantizar lo anterior, los empleados en el momento de reportar cualquier hecho u operación, deberán hacerlo de forma personal y por escrito en sobre cerrado, directamente con el Responsable de PBC y FT. A su vez, el Representante ante el SEPBLAC, deberá dar un debido trato a dichas comunicaciones, garantizando en todo momento la confidencialidad del empleado. Página 21 de 31

28 IX. CONSERVACIÓN Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS Los documentos que se hubiesen requerido para identificar al cliente, así como todos aquellos que acrediten adecuadamente la realización de operaciones y las relaciones de negocio establecidas con el cliente, serán conservados y archivados en formato papel o electrónico. El Responsable de PBC y FT será el encargado de verificar y supervisar que dicho procedimiento se lleve a cabo, debiendo controlar el mismo periódicamente. Los requerimientos y contestaciones que se realicen con las autoridades correspondientes, también serán debidamente archivados, así como las comunicaciones que se realicen por motivo de la detección de actividades sospechosas. La conservación de los documentos que acrediten la debida identificación del cliente también se podrá llevar a cabo a través de los medios informáticos que disponga la entidad, y se deben conservar por un plazo de 10 años, así como todos aquellos que documentos que acrediten adecuadamente la realización de operaciones y las relaciones de negocio establecidas con el cliente. Para el resguardo y archivo de dichos documentos se podrá utilizar, tanto los archivos físicos, como las herramientas informáticas con las que cuente la entidad. Página 22 de 31

29 X. FORMACIÓN La sociedad deberá acreditar que el Representante ante el SEPBLAC ha recibido formación externa adecuada para el ejercicio de sus funciones de acuerdo con el artículo 39 del Reglamento de la Ley. De forma adicional, es recomendable que la sociedad cuente con planes de formación dirigidos a los empleados de la entidad, especialmente a aquellos que por su puesto de trabajo sean susceptibles de mayor riesgo en relación con el Blanqueo de Capitales y la Financiación del Terrorismo, con el fin de lograr la capacitación adecuada para efectuar la detección de operaciones relacionadas con dichos temas. La formación impartida al personal de la entidad, además de los aspectos teóricos, deberá contemplar aspectos operativos y específicos vinculados con los manuales y normativa propia. Además de los planes de formación, se deberá estar al día de todas las modificaciones normativas en esta materia, las operativas y sectores sospechosos, así como de todas las nuevas modalidades, técnicas o procedimientos que se definan para ser utilizados en la lucha contra el Blanqueo de Capitales y la Financiación del Terrorismo, por ello se deberá dar un seguimiento y actualización continuada a la formación del personal. Por lo anterior, el empleado tiene la obligación de realizar el programa de formación que la entidad, en su caso, ponga a su disposición, con la finalidad de que conozca las exigencias derivadas de la normativa de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, así como los procedimientos y normas de control interno que le afecten en el ejercicio de sus funciones. Página 23 de 31

30 XI. PROCEDIMIENTO SANCIONADOR Los efectos tan negativos que el blanqueo de capitales tiene sobre la reputación de las empresas de cualquier sector dentro de nuestra sociedad, obliga a tomar medidas y establecer normas y procedimientos para asegurarse de: Que toda la operativa de la entidad en relación con las actividades y servicios prestados y sujetos a la normativa de PBC y FT, se realicen conforme a las mejores prácticas y con estricto cumplimiento de la normativa vigente. Que la sociedad no sea utilizada para realizar alguna operación ilegal. Que toda la plantilla de la compañía conozca y cumpla las normas establecidas para conocer al cliente y detectar operaciones sospechosas. El no cumplimiento de las obligaciones establecidas en la legislación vigente constituirán infracciones que podrán ser graves o muy graves, dando lugar a diferentes tipos de sanciones. Todo ello queda recogido en el CAPITULO VIII de la ley 10/2010, siendo, en resumen, las siguientes: Infracciones Leves: Por la comisión de infracciones leves se podrán imponer una o ambas de las siguientes sanciones: a) Amonestación privada. b) Multa por importe de hasta euros. Infracciones Graves 1. Multa a la empresa cuyo importe mínimo será de euros y cuyo importe máximo podrá ascender hasta la mayor de las siguientes cifras: a) Amonestación privada. b) Amonestación pública. c) Multa cuyo importe mínimo será de euros y cuyo importe máximo podrá ascender hasta la mayor de las siguientes cifras: el 1 por ciento del patrimonio neto del sujeto obligado, el tanto del contenido económico de la operación, más un 50 por ciento, o euros. 2. Multa a los administradores o directivos: a) Amonestación privada. b) Amonestación pública. c) Multa a cada uno de ellos por un importe mínimo de euros y máximo de hasta euros. d) Suspensión temporal en el cargo por plazo no superior a un año. Infracciones Muy Graves a) Amonestación pública. b) Multa cuyo importe mínimo será de euros y cuyo importe máximo podrá ascender hasta la mayor de las siguientes cifras: el 5 por ciento del patrimonio neto del sujeto obligado, el duplo del contenido económico de la operación, o euros. c) Tratándose de entidades sujetas a autorización administrativa para operar, la revocación de ésta. Además de multa a los administradores de la sociedad: a) Multa a cada uno de ellos por importe de entre y euros. b) Separación del cargo, con inhabilitación para ejercer cargos de administración o dirección en la Página 24 de 31

31 misma entidad por un plazo máximo de diez años. Página 25 de 31

32 c) Separación del cargo, con inhabilitación para ejercer cargos de administración o dirección en cualquier entidad de las sujetas a esta Ley por un plazo máximo de diez años. Página 26 de 31

33 ANEXO CATÁLOGO EJEMPLIFICATIVO DE OPERACIONES DE RIESGO DE BLANQUEO DE CAPITALES PARA PROFESIONALES ELABORADO POR EL SEPBLAC La presente lista tiene como objetivo orientar a los profesionales sobre algunos de los tipos de operaciones con riesgo potencial de vinculación con actividades de blanqueo de capitales a los efectos del articulo 16.1.b) del Reglamento de la Ley 19/1993, de 28 de diciembre. No se trata de una lista que enumere todos los posibles casos de operaciones vinculadas con el blanqueo de capitales; tampoco implica que todas las operaciones incluidas hayan de estar necesariamente vinculadas al blanqueo de capitales. La finalidad de la lista es ofrecer a los profesionales apoyo respecto a la identificación de una serie de factores y operaciones en las que se ha venido apreciando un cierto grado de relación con el blanqueo de capitales, a partir de la experiencia de las distintas unidades de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias. La lista se dirige a facilitar ejemplos para la evaluación por parte del profesional de sus posiciones de riesgo, en función de sus distintas líneas de negocio o del perfil de sus diferentes tipos de clientes. En cualquier caso, si se aprecia la presencia de operaciones aparentemente vinculadas al blanqueo de capitales procedentes de las actividades señaladas en el artículo 1 del Reglamento de desarrollo de la Ley 19/1993, de 28 de diciembre y, en particular, si se aprecian operaciones complejas, inusuales o que no tengan un propósito económico o lícito aparente, el profesional las examinará con especial atención, reseñando por escrito los resultados del examen. Es preciso recordar que la normativa sobre esta materia tiene un carácter eminentemente preventivo, con el objetivo de evitar que los fondos que tengan su origen en actividades delictivas se canalicen a través de este sector. Por ello se considera fundamental reforzar dos tipos de medidas: En primer lugar, las dirigidas a detectar las operaciones sospechosas antes de que se lleven a cabo, con el objeto de evitar que los fondos de procedencia ilícita se introduzcan en el sistema. En segundo lugar, las que permitan profundizar en el análisis de las operaciones sospechosas, cuando resulte imposible detectarlas previamente, pues sólo a través de esta vía se dispondrá del conocimiento necesario para evitar que se realicen. Por último, resulta igualmente conveniente recordar que las comunicaciones que realicen al Servicio Ejecutivo de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias (SEPBLAC) en virtud de lo dispuesto en el apartado 1(b) del artículo 16 del Reglamento de la Ley 19/1993, habrán de contener en todo caso la información y los datos exigidos en el apartado 4 del artículo 7 de dicho Reglamento. El presente catálogo se entiende sin perjuicio de las obligaciones de secreto profesional legalmente establecidas. Indicadores y ejemplos: 1. Riesgos relacionados con la identificación del cliente a) Potenciales clientes anónimos. b) Imposibilidad de conocer o verificar datos de los clientes. c) Potenciales clientes que se niegan o resisten a facilitar la información necesaria para conocer sus actividades o la información normal en una relación profesional o a la procedencia del dinero, en su caso, y la identidad del beneficiario efectivo o titular real. d) Clientes que facilitan datos falsos o erróneos o información difícil de verificar por parte del profesional o Página 27 de 31

34 se niegan o resisten a proporcionar la información, datos y documentos normalmente requeridos para permitir que se realice la operación. Página 28 de 31

35 e) Clientes residentes o constituidos en paraísos fiscales, en países o territorios no cooperantes en la lucha contra el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo, o en Estados donde se tiene conocimiento de la existencia de organizaciones criminales particularmente activas (por ejemplo, tráfico de drogas, actividades terroristas, delincuencia organizada o tráfico de seres humanos). f) Clientes con antecedentes policiales o penales publicados, o vinculados con personas sometidas a prohibición de operar o a actividades de financiación del terrorismo. g) Clientes que tengan o hayan tenido la condición o estén relacionados con personas de responsabilidad pública (esto es, personas que desempeñan o han desempeñado funciones públicas relevantes). h) Clientes que facilitan el mismo domicilio o número de teléfono que otro cliente, con quien no parecen tener relación. i) Clientes que ponen fin a la relación profesional al ser requeridos para que faciliten información. j) Clientes respecto de los que existan indicios de que actúan por cuenta ajena, intentando ocultar la identidad del cliente real. k) Clientes respecto de los que consta que han sido condenados por delitos con fin de lucro, que están siendo actualmente objeto de investigación por tales delitos o tienen conexiones conocidas con criminales. l) Clientes que, sin una razón justificada, evitan ostensiblemente el contacto personal o utilizan un agente o un intermediario. m) Clientes que se presentan como una entidad de negocios pero que no tienen información pública sobre su actividad (página web, publicidad, o difusión en internet), o utilizan una dirección de correo electrónico con un dominio genérico inusual en un empresario, especialmente si, además, son secretistas o evitan el contacto directo. n) Clientes que muestran un conocimiento inusual e injustificado de las normas previstas por la ley en materia de identificación del cliente, entradas de datos y reportes de operaciones sospechosas, o hacen repetidas preguntas sobre los procedimientos de aplicación de esas normas. o) Clientes que desean establecer o hacerse cargo de una persona jurídica o entidad con una descripción dudosa de la finalidad o una descripción de la finalidad, que no esté relacionada con sus actividades profesionales o comerciales normales o sus otras actividades, o con una descripción de la finalidad para la que se requiere una licencia, sin que los clientes tenga la intención de obtener dicha licencia. p) Clientes que cambian frecuentemente las estructuras o los administradores de las personas jurídicas o sus asesores sin razón aparente. q) Clientes que se muestran desinteresados en el resultado del encargo o que abandonan las operaciones sin explicación o sin preocupación por costes derivados de su decisión. r) Clientes que requieren ser presentados a instituciones financieras para ayudar a conseguir servicios bancarios. s) Clientes que remiten, ofrecen o entregan provisiones de fondos no solicitadas o sustancialmente más Página 29 de 31

36 elevadas que lo necesario para cumplir el encargo profesional. Página 30 de 31

37 t) Clientes que ofrecen pagar honorarios sustancialmente más elevados de lo habitual sin motivo aparente. u) Clientes que han sido rechazados por otros profesionales de manera repetida. v) Clientes que recurren a los servicios de despachos profesionales pretendido que sean estos quienes figuren como titulares de cuentas o tenedores de las acciones de las sociedades, a través de las cuales canalizarán los fondos o realizarán las operaciones 2. Riesgo asociado a personas jurídicas a) Constitución de sociedades o ampliaciones de capital con aportaciones no dinerarias en las que los bienes aportados (participaciones o acciones de otras sociedades, material de oficina, ) sean de difícil valoración, sin explicación lógica. b) Constitución simultánea de varias sociedades en las que intervenga una misma persona física o jurídica cuando no presente lógica económica o concurran circunstancias anómalas (por ejemplo, socios o administradores no residentes, intervención de menores o incapacitados). c) Constitución de sociedades en las que se trata de evitar la declaración de unipersonalidad otorgando participaciones testimoniales inferiores a 1%. d) Constitución de sociedades, o ampliaciones de capital, con aportaciones no dinerarias consistentes en inmuebles cuya valoración no tenga en cuenta la revalorización de activos en términos de precio de mercado. e) Constitución de sociedades con la única finalidad de que los bienes figuren a su nombre, interponiendo un testaferro al frente de ellas vinculado con el verdadero titular, sin razón justificada. f) Aportación de inmuebles al capital social de una sociedad que no tenga establecimiento abierto al público en territorio nacional, sin explicación lógica. g) Trasmisiones de acciones o participaciones sociales fuera de mercados organizados entre no residentes acordándose que el precio, la forma de pago y demás condiciones de la operación se han realizado en el extranjero confesando haber recibido el precio con anterioridad y entregando eficaz carta de pago. h) Venta de acciones o participaciones a personas sin ninguna relación razonable con los anteriores accionistas en un período breve con posterioridad a la inscripción de la sociedad en el Registro Mercantil. i) Adquisición de empresas en liquidación cuando por las circunstancias concurrentes no tenga lógica económica. j) Operaciones realizadas por entidades sin personalidad jurídica propia, bien por su naturaleza (Fiducia, Herencia Yacente, Comunidad de bienes, ), bien por tratarse de una situación temporal (Sociedades en formación o irregulares, ), en las que la operativa es ostensiblemente incoherente con el tamaño o actividad de las mismas. k) Utilización de cadena de sociedades sin razón lógica. Página 31 de 31

38 3. Riesgo asociado a representantes o administradores a) Otorgamiento de poderes por personas residentes a favor de personas no residentes, particularmente si estas residen en paraísos fiscales, para la adquisición, enajenación, donación de bienes o el manejo o transferencia de fondos en territorio nacional. b) Nombramiento de administradores en los que se aprecie manifiestamente que no concurre la competencia o la idoneidad necesarias para el desempeño del cargo. c) Nombramiento del mismo administrador único o solidario con carácter simultáneo en varias sociedades sin motivación aparente. d) Nombramiento de administrador a personas físicas o jurídicas nacionales o domiciliadas en países o territorios de riesgo. e) Nombramiento de administrador ajeno a los partícipes o promotores de la sociedad si manifiestamente desconoce la actividad y objeto de la empresa. f) Persona que regularmente aparece en constituciones de empresas que de inmediato pasan a otra persona. 4. Riesgo asociado a las operaciones a) Operaciones en las que se pacten precios notoriamente inferiores o superiores a los del mercado. b) Operaciones en las que se utilicen figuras jurídicas inusuales o innecesariamente complejas que aparentemente carezcan de lógica económica. c) Operaciones que no se correspondan con la naturaleza, volumen de actividad o antecedentes operativos del cliente. d) Operaciones en las que el pago se realice en moneda metálica, billetes de banco, cheques al portador u otros instrumentos anónimos. e) Tentativas de operaciones en las que el pago se pretenda realizar mediante transferencia internacional en la que no se contenga la identidad del ordenante o el número de la cuenta de origen. f) Operaciones en las que el pago se realice mediante endoso de cheque de un tercero o mediante compensación de deudas sin razón justificada. g) Operaciones en las que el pago se realice mediante fondos procedentes de paraísos fiscales, países o territorios no cooperantes en la lucha contra el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo, o Estados donde se tiene conocimiento de la existencia de organizaciones criminales particularmente activas (por ejemplo, tráfico de drogas, actividades terroristas, delincuencia organizada o tráfico de seres humanos). h) Enajenaciones sucesivas de inmuebles o fincas, que se realizan en periodos inusualmente breves y que suponen un incremento del valor de adquisición. Página 32 de 31

39 i) Trasmisiones entre residentes en las que se declara haber recibido el precio con anterioridad y otorgando carta de pago sin especificar los instrumentos monetarios utilizados y los datos para su total identificación y comprobación. Página 31 de 31

40 j) Inscripción de declaración de obra nueva terminada por entidad no residente sin establecimiento permanente en la que se manifiesta haber realizado la construcción a expensas propias sin mediar contrata, ni aportación de materiales. k) Cantidades recibidas en depósito, especialmente en efectivo, para darles una aplicación prevista por el depositante con fines aparentemente insólitos o inusuales. l) Repetidas cancelaciones de hipotecas con notable antelación respecto de la fecha final pactada inicialmente, sin explicación lógica. m) El precio o la provisión de fondos para el pago del arancel o los tributos provienen de un tercero ajeno a la operación, sin explicación lógica. n) Aplazamiento del pago a fecha muy cercana al momento de la autorización, especialmente si no se establece garantía que lo asegure, sin explicación lógica. o) Insistencia en que el pago se realice utilizando como cuenta intermedia o cuenta puente, una cuyo titular es el profesional que interviene en la operación, sin explicación lógica. p) Operaciones firmadas en documento público, en los que hay una solicitud expresa por parte de los intervinientes para no verificar la información registral o para no dar publicidad registral al negocio jurídico. q) Operaciones en las que el cliente o un tercero están contribuyendo con una suma importante de dinero en efectivo como garantía proporcionada por el prestatario o deudor en lugar de simplemente utilizar esos fondos directamente y sin explicación lógica. r) Operaciones con periodo de reembolso inusualmente corto, sin explicación lógica. s) Operaciones donde participan estructuras de múltiples jurisdicciones, sin razón legítima o económica. t) Operaciones en las que el cliente utiliza cuentas de pago en el extranjero o diferentes cuentas corrientes en España. u) Operaciones en las que se intenta ocultar o disimular al verdadero propietario o las partes en la operación. v) Operaciones cuyos fondos tienen un origen o destino inusual, por ejemplo: proceden de o se dirigen a jurisdicciones sin relación con el cliente u otros intervinientes, proceden de o se dirigen a terceras personas ajenas a la operación sin causa que lo justifique, etc. w) Operaciones donde el gasto privado de un particular está financiado por un gobierno, una empresa o negocio sin razón aparente. x) Operaciones en las que la garantía prevista para la operación se encuentra en una jurisdicción de alto riesgo. y) Operaciones que no se correspondan con el objeto social o tipo de actividad de la sociedad, o aquellas que por su importe o frecuencia no se justifiquen con el tamaño o trayectoria de la sociedad. z) Operaciones con hipotecas ventajosas o en términos inusualmente favorables para los prestatarios (bajos Página 30 de 31