Ficha Informativa de Proyecto 2017

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1 MCE - Ministerio de Comercio Exterior Coordinación General Administrativa Financiera Dirección Administrativa Ficha Informativa de Proyecto 2017 PROYECTO: I007 MCE-Implementación de la Norma Técnica de Gestión Documental y Archivo Líder del Proyecto: Patrocinador Ejecutivo: Titular: (angela.santos@comercioexterior.gob.ec) Maldonado Barba, Diego Fernando Illingworth Gutiérrez, Xavier Francisco Programas Relacionados: Prioridad: 0 Tipo de Proyecto: Organización / Cultura Retorno Económico: 0.00 CUP: TIR: 0.00 % Objetivos Operativos: 1 VAN: 0.00 Viabilidad Técnica: Media Estimado Al Fin Del Proyecto: 0.00 Localidad de Gestión: Zona 8 - DMG > Guayas > Guayaquil Tipo de Ppto. Externo: de Inicio - de Fin: 06/02/ /01/2018 de última actualización: 08/01/2018 de Fin Base: 05/12/2017 Modificado por: DATOS GENERALES Descripción Matamoros Pesantes, Elizabeth del siguiente Hito: 11/01/2018 DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO La implementación de la norma técnica de gestión documental y archivo, nos permitirá regular el proceso de organización y administración de la documentación y de los archivos, cuya aplicación es obligatoria para todas las unidades del ministerio de comercio exterior y personal encargado del manejo de los archivos de gestión, quienes serán los responsables de dar cumplimiento a estas disposiciones. OBJETIVO GENERAL O PROPÓSITO Suministrar las pautas y directrices que regulen la función archivística para la organización, consulta, conservación, depuración y eliminación de documentos del ministerio de comercio exterior, de manera tal que los servidores y funcionarios tengan presente las funciones y responsabilidades frente al manejo de los documentos. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Crear, normalizar y controlar los procesos que se desarrollan en la gestión documental a través de lineamientos, políticas y directrices claras y precisas que garanticen la gestión y conservación del patrimonio documental. Establecer los procedimientos que permitan la organización, conservación, difusión y acceso a la información que genere la institución, siguiendo parámetros y lineamientos archivísticos emitidos por la secretaria nacional de la administración pública. PRODUCTO / SERVICIO Al finalizar el proyecto, se van a tener como producto los siguientes: Política institucional en materia de gestión documental y archivo; la misma que establecerá y difundirá el compromiso de organizar, gestionar, conservar y resguardar los documentos de archivo que se generan o reciban. Reglamento interno de gestión documental y archivo; la misma que constituye el instrumento de trabajo que orienta su función archivista a toda la gestión documental. JUSTIFICACIÓN La norma técnica de gestión documental y archivo en su capítulo 1, el artículo 1 tiene como objeto normar la gestión documental y archivo para cada una de las fases del ciclo vital del documentos así como la preservación del patrimonio documental de la nación con base en las buenas prácticas internacionales, a fin de asegurar en el corto, mediano y largo plazo, el cumplimiento de los requisitos de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos de archivo, en beneficio de una gestión pública eficiente, eficaz y transparente. Beneficios Cualitativos Garantizar la fluidez y la agilidad de los trámites que debe atenderse en la difusión e información que el usuario requiera. Eficiente control de la correspondencia que se genere y se reciba en la institución. Normalización de las políticas y de los procedimientos de la gestión de documentos, asegurando la adecuada atención y protección de los mismos. 08/01/2018 4:37 PM GPR 1/7

2 Tipo de Beneficiario Beneficiario interno: Funcionarios y servidores del MCE. Beneficiario externo: Ciudadanía. Restricciones RESTRICCIONES TIEMPO: el proyecto tendrá una duración de 11 meses. COSTO: el proyecto no cuenta con presupuesto asignado. ALCANCE: el proyecto está enfocado en lograr una eficiente gestión del archivo del MCE. RECURSOS: el proyecto contará con el apoyo del recurso humano de la dirección administrativa. SUPUESTOS Permanencia de los servidores de la unidad de gestión documental y archivo. Fase Actual: Anteproyecto Definición Planeación Ejecución Cierre Completado Congelado Cancelado AVANCE FÍSICO DEL PROYECTO % TIEMPO TOTAL TRANSCURRIDO AVANCE FÍSICO PROGRAMADO VS. REAL Transcurrido: % de Inicio: 06/02/2017 de Fin: 31/01/2018 Porcentaje de Año Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic programado acumulado 20 % 25 % 30 % 35 % 40 % 60 % 70 % 85 % 85 % 85 % 90 % real acumulado % 25 % 30 % 35 % 35 % 40 % 40 % 40 % 40 % 40 % 40 % Estado RESÚMENES EJECUTIVOS (MÁS RECIENTES) DICIEMBRE 2017: Resúmenes Ejecutivos Modificado por de última actualización 1. En el mes de diciembre mediante Memorando Nro. MCE-CGAF M se solicitó el cambio de fecha fin y reprogramación de los hitos del proyecto debido a que existió retraso en la aprobación de la Política Institucional en materia de el cual fue aprobado mediante Memorando Nro. MCE-CGP M. NOVIEMBRE 2017: 1. Una vez corregidas las observaciones respectivas al borrador de la Política Institucional en materia de Gestión Documental y archivo, fue remitido a la Coordinación General de Asesoría Jurídica-CGAJ para su visto bueno, sin embargo aún estamos a espera una respuesta. (HITO No ). OCTUBRE De acuerdo al compromiso asumido en la reunión la Dirección de Administración por Procesos- DAP, realizo la revisión del borrador de la Política Institucional en materia de Gestión Documental y archivo, efectuando observaciones al documento mismas que fueron subsanadas, para su 04/01/ :39 PM 05/12/ :26 AM 06/11/ :10 PM 08/01/2018 4:37 PM GPR 2/7

3 RESÚMENES EJECUTIVOS (MÁS RECIENTES) Resúmenes Ejecutivos Modificado por de última actualización posterior envió a la Coordinación General de Asesoría Jurídica-CGAJ, para su visto bueno. (HITO No ). SEPTIEMBRE Se mantuvo reunión con los integrantes de la comisión documental acordando que la Dirección de Administración por Procesos-DAP debe revisar el borrador de la Política Institucional en materia de antes del visto bueno de la Coordinación General de Asesoría Jurídica-CGAJ, para posterior elaboración del Acuerdo Ministerial de la Política Institucional. (HITO No ). AGOSTO Durante el mes de agosto se realizaron las gestiones con las Autoridades para el cumplimiento de los hitos pendientes; finalmente por parte del delegado de la máxima Autoridad se designa a un funcionario del Área Administrativa para la revisión del borrador de la Política de Gerstión Documental y Archivo en el mes de septiembre para su posterior socialización. (HITO No. 7 y 8). 02/10/ :15 PM 04/09/ :06 PM 2. Además se avanzó en la elaboración del borrador del Reglamento Interno de Gestion Documental y Archivo. (HITO No. 9). JULIO Se realizó la revisión del "Borrador de la Política Institucional en materia de Gestión Documental y Archivo" por parte del titular del área para posterior envió a los integrantes de la comisión de gestión documental para la respectiva revisión, corrección y sugerencias. (HITO No.6, CUMPLIDO). 2. Durante el presente mes no se cumplió el hito # 7 planificado borrador de la "Política Institucional en materia de aprobada", porque no fue posible coordinar la reunión con los integrantes de la Comisión de Gestión Documental y Archivo. (HITO No. 7). JUNIO Durante el presente mes no se cumplió el hito # 6 programado "Revisión del Borrador de la Política Institucional en materia de por atención de diversas actividades institucionales del titular del área. (HITO No. 6). MAYO Se elaboró el borrador de las políticas institucionales que busca establecer las regulaciones generales para administrar la gestión documental institucional por medio de lineamientos que normalicen el ciclo de vida de los documentos, evidencien las funciones y actividades realizadas, garanticen la eficiencia de la gestión institucional y la conservación del patrimonio documental cualquiera que sea su soporte, garantizando el acceso ágil y oportuno a la información requerida por los usuarios tanto internos como externos así como la adecuada conservación de los documentos institucionales. (HITO No.5, CUMPLIDO). ABRIL El dia viernes 28 de abril del 2017 con la presencia de todos los convocados, y en base a la Norma de en su Capítulo II Artículo 15, se realizó la reunión para la conformación de la Comisión de en la cual se le expuso las responsabilidades de cada uno de los miembros de la Comisión (HITO No.4, CUMPLIDO). MARZO Se efectuó la Convocatoria para la creación de la Comisión de Gestión documental y archivo para el dia viernes 28 de abril de 2017, en base a las atribuciones concedidas a través de la Norma Técnica de Gestión Documental y Archivo emitida por la Secretaria Nacional de la Administración Pública, en el Capítulo II Artículo 15. (HITO No.3, CUMPLIDO). FEBRERO 2017: 1.- Se elaboró el Acta de Constitución del Proyecto, definiendo el equipo de trabajo del Proyecto y sus entregables. (HITO No.1, CUMPLIDO). 2. Se definió la Hoja de Ruta con sus respectivas actividades para la Implementación de la Norma Técnica de Gestión Documental y Archivo del MCE. (HITO No.2, CUMPLIDO). 02/08/ :43 PM 05/07/ :39 PM 31/05/ :18 PM 02/05/ :36 PM 17/03/ :25 PM 01/03/ :43 PM 08/01/2018 4:37 PM GPR 3/7

4 PROBLEMAS ABIERTOS DEL PROYECTO Problema Retraso en la aprobación de la Política Institucional de Gestión Documental y Archivo. Problemas cerrados: 0, Abiertos: 1 de última actualización 04/01/2018 Angela Perez Ficha Informativa de Proyecto 2017 Responsable Urgencia Impacto Calificación Acciones Cerradas / Totales /2 Riesgos cerrados: 1, Abiertos: 0 LOCALIDADES 1 Zona 6 - Austro > Azuay > Cuenca 2 Zona 8 - DMG > Guayas > Guayaquil 3 Zona 9 - DMQ > Pichincha > Quito Localidad de Impacto HITOS 1 DEFINICIÓN: Acta de constitución del proyecto, firmada. 2 PLANEACIÓN: Hoja de Ruta, aprobada. Hito Categoría Comprometida 3 EJECUCIÓN: Convocatoria para la creación de la Comisión de Gestión documental y archivo, enviada. 4 EJECUCIÓN: Comisión de conformada. 5 EJECUCIÓN: Borrador de la Política Institucional en materia de Gestión Documental y Archivo, elaborado. 6 EJECUCIÓN: Borrador de la Política Institucional en materia de Gestión Documental y Archivo, revisado. 7 EJECUCIÓN: Política Institucional en materia de aprobada. 8 EJECUCIÓN: Socialización del Acuerdo de la Política Institucional en materia de realizada. 9 EJECUCIÓN: Borrador del Reglamento Interno de elaborado. 10 EJECUCIÓN: Reglamento Interno de Gestión Documental y Archivo, aprobado. 11 EJECUCIÓN: Socialización del Acuerdo del Reglamento Estimada Real A tiempo Hito Cumplido Físico 4-Inicio de Trabajo 06/02/ /02/2017 Sí /02/ /02/2017 Sí /03/ /03/2017 Sí /04/ /04/2017 Sí /05/ /05/2017 Sí /06/ /07/2017 Sí /07/ /01/2018 Sí /08/ /01/2018 No /08/ /01/2018 No /09/ /01/2018 No /12/ /01/2018 No /01/2018 4:37 PM GPR 4/7

5 HITOS Hito Categoría Comprometida Interno de Gestión Documental y Archivo, realizada. 12 CIERRE: Informe final, elaborado. 13 CIERRE: Acta de Cierre del proyecto, firmada. Estimada Real A tiempo Hito Cumplido Físico 31/01/ /01/2018 No /01/ /01/2018 No 5.0 INDICADORES DEL PROYECTO Indicador Estado al Período Meta Resultado del Período de Inicio Último Período Actualizado No hay información disponible 08/01/2018 4:37 PM GPR 5/7

6 AVANCE FINANCIERO DEL PROYECTO COSTO TOTAL Anticipo Desembolsado: 0.00 Estimado Al Fin Del Proyecto: 0.00 ** Costo Total: 1.00 Total : 0.00 % Costo Total : 0.00 % **El Estimado al fin del proyecto se calcula con el devengado de años anteriores, mas el programado a devengar actual, mas el planeado de años futuros. % COSTO TOTAL DEVENGADO % Costo Total : 0.00 % Perfil Económico 2017 Años Previos Año Actual (2017) Años Futuros Total Ppto. Planeado Ppto. Externo Planeado Ppto. Aprobado Inicial Ppto. Codificado Ppto. Comprometido Planeado - Codificado (2017) 0.00 Programado a Devengar Ppto Estimado a fin de año * Variación Proyectada (Programado a Devengar - Estimado) % de Programado a Devengar vs * 0.00 % 0.00 % 0.00 % 0.00 % Ppto. Codificado Ppto * Ppto. PROGRAMADO A DEVENGAR VS. DEVENGADO 2017 Mes Presupuesto Mensual 2017 Acumulado Estado Anual Ene Feb /01/2018 4:37 PM GPR 6/7

7 Mes Presupuesto Mensual 2017 Acumulado Estado Anual Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Total 0.00 OBJETIVOS ALINEADOS Objetivos Operativos 1 Incrementar la eficacia en la contratación pública y atención a servicios generales MEDIANTE la implementación de un manual de procedimientos, la difusión, uso y correcta aplicación. ARCHIVOS DEL PROYECTO Descripción de Archivo Archivo de Alta 1 Aprobación Reprogramación de Hitos y Cambio de fecha fin del proyecto 2 ASOCIACIÓN HITO No. 1. Acta de Constitución del Proyecto Aprobación.zip 04/01/2018 A1.pdf 06/02/ ASOCIACIÓN HITO No. 2. Hoja de Ruta, aprobada A2.pdf 01/03/ ASOCIACIÓN HITO No. 3. Convocatoria para la creación de la Comisión de Gestión documental y archivo 5 ASOCIACIÓN HITO No. 4. Comisión de Gestión Documental y Archivo, conformada. 6 ASOCIACIÓN HITO No. 5 Borrador de la Política Institucional en materia de Gestión Documental y Archivo 7 ASOCIACIÓN HITO No. 6 Borrador de la Política Institucional en materia de Gestión Documental y Archivo revisado 8 ASOCIACIÓN HITO No. 7 Política Institucional de Gestión Documental Aprobada A3.pdf 17/03/2017 A4.pdf 28/04/2017 A5.pdf 19/05/2017 A6.pdf 14/07/2017 A7.pdf 08/01/2018 EQUIPO DEL PROYECTO Nombre Rol Puesto Correo Electrónico Teléfono(s) Maldonado Barba, Diego Fernando Zambrano Rodriguez, Francisca Leticia Patrocinador Ejecutivo Líder del Proyecto Titular de la Unidad Coordinador General Administrativo Financiero Analista de Gestión Documental y Archivo 3 Analista de la Dirección Administrativa diego.maldonado@comerc ioexterior.gob.ec angela.santos@comercio exterior.gob.ec leticia.zambrano@comer cioexterior.gob.ec Ext Ext Ext /01/2018 4:37 PM GPR 7/7