MODELO ORGANIZATIVO FUTURO Resumen Ejecutivo

Transcripción

1 Diagnóstico de la estructura organizativa actual de OSALAN y definición e implantación del nuevo modelo organizativo MODELO ORGANIZATIVO FUTURO Resumen Ejecutivo Febrero 2008 *connectedthinking 2008 PricewaterhouseCoopers Asesores de Negocio, S.L. Prohibida su relevación o reproducción sin Autorización expresa de su autor

2 ÍNDICE 1. DESCRIPCION DEL PROYECTO 2. NECESIDADES IDENTIFICADAS 3. CRITERIOS BÁSICOS PARA EL DISEÑO 4. DESCRIPCIÓN DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA FUTURA 4.1. Estructura Organizativa futura 4.2. Comités de Coordinación 5. DIMENSIONAMIENTO Y VALORACIÓN ECONÓMICA DEL CAMBIO ORGANIZATIVO *connectedthinking

3 1. Descripción del proyecto *connectedthinking

4 1. DESCRIPCION DEL PROYECTO Con el objetivo de revisar la estructura organizativa de OSALAN y ajustarla a su misión y responsabilidades, el proyecto se ha desarrollado en el plazo de cinco meses con la involucración de todas las Subdireciones y Centros Territoriales Fases y contenido del Proyecto realizado I Análisis de la organización actual de OSALAN II II Análisis de las posibles opciones organizativas III Diseño del modelo futuro de organización IV Plan Director de Implantación Identificación de la estrategia, cadena de valor y procesos clave Descripción responsabilidades, procesos clave, identificación puestos/empleados y análisis de necesidades futuras Descripción de puestos Identificación solapes y lagunas en responsabilidades Benchmark DAFO, áreas de mejora y recomendaciones Definición del marco y condicionantes del modelo Principales líneas de actuación Definición de opciones de estructura organizativa y mecanismos de coordinación y control. Análisis de las opciones de estructura organizativa, impacto y dificultad de implantación Selección de la mejor alternativa de estructura Desarrollo del modelo organizativo futuro Elaboración de matriz de procesos y responsabilidades organización futura Dimensionamiento organizativo Valoración económica de la nueva estructura seleccionada. Aprobación administrativa de la estructura organizativa. Definición del plan de acción y de los requerimientos funcionales y de control Plan director de implantación 4

5 2. Necesidades de mejora identificadas *connectedthinking

6 2. NECESIDADES DE MEJORA IDENTIFICADAS La nueva estructura contempla todos los procesos básicos necesarios para alcanzar los objetivos estratégicos de OSALAN: PROCESOS ESTRATÉGICOS E1 DEFINICIÓN DE LA ESTRATEGIA E2 DEFINICIÓN DE OBJETIVOS ESTRATÉGICOS PROCESOS DE NEGOCIO N1 INVESTIGACIÓN-OBSERVATORIO N2 ASESORAMIENTO N3 INSPECCIÓN Y CONTROL N4 FORMACIÓN, INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN PROCESOS SOPORTE DE NEGOCIO SN1 TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN SN2 PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS SN3 CONTROL DE GESTIÓN PROCESOS DE SOPORTE S1 RECURSOS HUMANOS (*) (*) (*) (*) (*) (*) S2 S3 ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS ASESORÍA JURÍDICA (*) Procesos que presentan dificultades en su desarrollo óptimo 6

7 2. NECESIDADES DE MEJORA IDENTIFICADAS La nueva estructura resuelven las problemáticas identificadas a nivel general y de cada subdirecciones PROBLEMÁTICA GENERAL: ESTRUCTURA DUPLICIDAD EN LAGUNAS EN MATRICIAL RESPONSABILIDADES RESPONSABILIDADES PROBLEMÁTICA ESPECIFICA POR ÁREAS: SUBDIRECCIÓN TÉCNICA SUBDIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN SUBDIRECCIÓN ADMINISTRACIÓN CENTROS TERRITORIALES 7

8 2. NECESIDADES DE MEJORA RA IDENTIFICADAS- Generales La necesidad de corregir el funcionamiento de la estructura matricial se presenta como una de las principales áreas de mejora 1 ESTRUCTURA MATRICIAL Falta de operatividad debido a la necesidad de aprobación/filtración de las decisiones por dos instancias (Subdirector y Responsable de Centro Territorial), en ocasiones con criterios divergentes. Duplicidad en responsabilidades y funciones. La dirección territorial y la subdirección consideran que tienen autoridad sobre el mismo proceso. Afecta negativamente al clima laboral, creando situaciones de incertidumbre entre los miembros de los centros territoriales y de las subdirecciones. 2 DUPLICIDAD EN RESPONSABILIDADES Entre los subdirectores y los responsables de centros territoriales identificamos duplicidades por entenderse en ocasiones ambos responsables de los mismos procesos de distinta naturaleza 3 LAGUNAS EN RESPONSABILIDADES Existe la necesidad de clarificar/reforzar las responsabilidades sobre los procesos de elaboración del Mapa de Riesgos dentro del proceso de Observatorio, Habilitación de Técnicos y sus tareas específicas (nueva función pendiente de asignar), Proceso de desarrollo de Tecnologías de la Información, Proceso de Planificación y Gestión de Proyectos (desde la elaboración de propuestas de proyectos y su planificación hasta su seguimiento), Procesos de Comunicación. 8

9 2. NECESIDADES DE MEJORA IDENTIFICADAS- Subdirecciones La necesidad principal de la subdirección técnica es la asunción de la nueva función de inspección y la habilitación de técnicos. En la subdirección de planificación la excesiva heterogeneidad de sus funciones e imposibilidad de su gestión. SUBDIRECCIÓN TÉCNICA SUBDIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Necesidad de asumir la nueva función de inspección Riesgo de pérdida de conocimiento por parte de los técnicos de PRL. Parte de los técnicos están cercanos a la jubilación, la edad media de los mismos es de 52 años. Debate en torno a la especialización de los técnicos en PRL. La especialización actual en un primer nivel se realiza por sectores de actividad y en un segundo nivel por disciplina preventiva. Esta subdirección es responsable áreas heterogéneas: Planificación de la gestión de OSALAN, Desarrollo de sistemas informáticos para OSALAN, Área de Salud Laboral y el Observatorio. Falta de desarrollo del área de tecnologías de información, así como del área de Observatorio Dificultades en el proceso de planificación, control de proyectos y evaluación de resultados e impacto de los mismos. Duplicidad de responsabilidades entre el subdirector y el responsable de la Unidad de Salud Laboral. Se produce una absorción de los esfuerzos de la subdirección por el área médica, centrada en la función de autoridad sanitaria. SUBDIRECCIÓN ADM., ORGANIZACIÓN Y RRHH Necesidad de dotar adecuadamente, entre otras, el área de gestión de personal Necesidad de estructurar la administración territorial en caso de eliminación de estructura matricial Posibilidad de ubicar en esta área la responsabilidad de tecnologías de la información como función transversal a toda la organización 9

10 3. Criterios básicos para el diseño *connectedthinking

11 4. DESCRIPCION DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA FUTURA El diseño de la estructura organizativa futura responde a los siguientes criterios básicos Criterios básicos para el diseño organizativo identificados: 1. 1 Asegurar el cumplimiento de la legislación vigente (técnicos habilitados, inspección de Cooperativas, Admón. Pública y Minas, Unidad de Salud Laboral única, función asesora de Osalan) 2. 2 Corregir las duplicidades y lagunas en el desempeño de las responsabilidades 3. 3 La nueva estructura contempla todos los procesos básicos del negocio, y la asignación clara de responsabilidades sobre los mismos 4. 4 Preservar la naturaleza de OSALAN como órgano asesor 5. 5 Integrar las nuevas responsabilidades de Inspección y Control (técnicos habilitados), asegurando:.- Unidad de dirección.- Independencia con respecto a la función asesora de la organización en cuanto a la operativa y a los procesos de trabajo..- Coordinación con el área técnica en el desempeño diario de sus responsabilidades 6. 6 Potenciar la planificación y gestión eficaz de los proyectos, y el desarrollo de los sistemas informáticos como palanca para alcanzar los objetivos estratégicos de la organización 11

12 4. Descripción de la estructura organizativa futura *connectedthinking

13 4.1. Estructura Organizativa Futura Dirección General Subdirección de Operaciones Subdirección de Investigación y Observatorio Subdirección de Administración, Organización y RRHH Unidad de Salud Laboral *connectedthinking

14 4.1. ESTRUCTURA FUTURA Dirección General La nueva estructura organizativa crea la Subdirección de Investigación y Observatorio, el área de planificación y gestión de proyectos, el área de comunicación para desarrollar los objetivos estratégicos DIRECCIÓN GENERAL PLANIFICACIÓN-GESTIÓN DE PROYECTOS Y CONTROL DE GESTIÓN Secretaria de alto cargo COMUNICACIÓN SUBDIRECCIÓN DE OPERACIONES SUBDIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN Y OBSERVATORIO SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN, ORGANIZACIÓN YRRHH UNIDAD DE SALUD LABORAL Áreas/ Puestos de la nueva estructura X Nivel clasificación profesional propuesto 14

15 4.1. ESTRUCTURA FUTURA Dirección General El área de Planificación-gestión de proyectos/control de gestión y el área de Comunicación desarrollaran procesos y responsabilidades que resultan críticas para Osalan DIRECTOR GENERAL Secretaria de alto cargo 18 PLANIFICACIÓN-GESTIÓN DE PROYECTOS Y CONTROL DE GESTIÓN COMUNICACIÓN Responsable de Planificación y Coordinación Técnico de Prensa Áreas/ Puestos de la nueva estructura X Nivel clasificación profesional propuesto 15

16 4.1. ESTRUCTURA FUTURA Subdirección de Operaciones APOYO SUBDIRECTOR DE OPERACIONES SUBDIRECTOR DE OPERACIONES 29 Técnico de Prevención de Riesgos Laborales 24 General 17 INSPECCIÓN COOP, ADMÓN. PÚBL. Y MINAS ASESORAMIENTO Y CONTROL HABILITADOS Responsable Prevención Riesgos Laborales 28 Responsable Prevención Riesgos Laborales Bizkaia Responsable Prevención Riesgos Laborales Álava Responsable Prevención Riesgos Laborales Gipuzkoa Técnico Prevención Riesgos Laborales (Inspectores) 25 General 17 Resp. Área RL Resp. Área RL Resp. Área RL Resp. Área RL Resp. Área RL Asesores y Habilitados Asesores Habilitados Asesores Habilitados Técnicos PRL Técnicos PRL Técnicos PRL Técnicos PRL Técnicos PRL Asesores y Habilitados Asesores Habilitados Asesores Habilitados Técnicos Habilitados organizados por sector económico Técnicos Asesores organizados por disciplinas preventivas Áreas/ Puestos de la nueva estructura X Nivel clasificación profesional propuesto 16

17 4.1. ESTRUCTURA FUTURA Subdirección de Investigación y Observatorio La nueva Subdirección de Investigación y Observatorio es responsable, entre otras áreas, de la gestión de proyectos de investigación, implicando a las distintas áreas y puestos de la organización en su desarrollo. SUBDIRECTOR DE INVESTIGACIÓN Y OBSERVATORIO 29 LABORATORIO FORMACIÓN General 17 PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN DE OBSERVATORIO PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN Técnico Facultativo Laboratorio 24 Gestor Formación y Documentación 24 Médico 24 Técnico Prevención Riesgos Laborales 24 Responsable Observatorio Ayudante Laboratorio 19 Biblioteca 16 Sociólogo 23 Técnico estadístico 23 Áreas/ Puestos de la nueva estructura X Nivel clasificación profesional propuesto 17

18 4.1. ESTRUCTURA FUTURA Subdirección de Administración, Organización y RRHH La Subdirección de Administración asume la responsabilidad de gestionar los sistemas informáticos del Organismo, refuerza el área de Recursos Humanos y asume mayores competencias en la administración de los centros territoriales ASESORÍA JURÍDICA SUBDIRECTOR ADMINISTRACIÓN, ORGANIZACIÓN Y RECURSOS HUMANOS 29 ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS CALIDAD RRHH SISTEMAS INFORMÁTICOS General 17 ADMINISTRACIÓN TERRITORIAL Responsable Área Gestión Económico Presupuestaria 25 Responsable Gestión Administración General 26 Responsable Técnico Responsable de Asesoría Jurídica Organización Personal Responsable de Sistemas Informáticos 27 Responsable de Administración y Servicios Bizkaia 26 Responsable de Administración y Servicios Álava Responsable de Administración y Servicios Gipuzkoa Asesor Jurídico 24 de Personal 18 Técnico en Informática 24 Informático 18 Áreas/ Puestos de la nueva estructura X Nivel clasificación profesional propuesto 18

19 4.1. ESTRUCTURA FUTURA Subdirección de Administración, Organización y RRHH Las estructuras administrativas de los centros territoriales se equiparan teniendo en cuenta el dimensionamiento de cada centro SUBDIRECTOR ADMINISTRACIÓN, ORGANIZACIÓN Y RECURSOS HUMANOS 29 Responsable de Administración y Servicios Bizkaia 26 Responsable de Administración y Servicios Álava Responsable de Administración y Servicios Gipuzkoa Gestión 20 Gestión 20 Gestión 20 General 17 General 17 Personal 18 Personal 18 Personal 18 Contabilidad 19 Contabilidad 19 Manto. y Compras 18 Auxiliar General 14/ 15 Auxiliar General 14/ 15 Auxiliar General 14/ 15 Ordenanza 13 Ordenanza 12 Ordenanza 12/ 13 Áreas/ Puestos de la nueva estructura X Nivel clasificación profesional propuesto 19

20 4.1. ESTRUCTURA FUTURA Unidad de Salud Laboral La Unidad de Salud Laboral se centra en la nueva estructura en la vigilancia de la salud de los trabajadores VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA SALUD LABORAL RESPONSABLE UNIDAD DE SALUD LABORAL 27 General 17 Responsable Epidemiología e Información Sanitaria 26 Médico Responsable Salud Responsable Salud Responsable Salud Laboral Bizkaia Laboral Álava Laboral Gipuzkoa Técnico Seguridad y Salud Laboral 23 Técnico Seguridad y Salud Laboral 23 Técnico Seguridad y Salud laboral 23 Técnico Epidemiología 23 Médico 24 Médico 24 Médico 24 Técnico Facultativo Laboratorio 24 Auxiliar Prevención Riesgos LaboralesL General L Auxiliar Prevención Sanitaria L Áreas/ Puestos de la nueva estructura X Nivel clasificación profesional propuesto 20

21 4.2. Comités de coordinación Comité de Dirección Comité de Sistemas Informáticos Comité de Investigación y Observatorio *connectedthinking

22 4.2. COMITÉS DE COORDINACIÓN Los comités establecidos permiten impulsar los proyectos de sistemas informáticos y el lanzamiento del observatorio, de forma coordinada entre todas las subdirecciones, siendo ambas áreas dos palancas fundamentales para alcanzar los objetivos DIRECCIÓN GENERAL SUBDIRECCIÓN DE OPERACIONES SUBDIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN Y OBSERVATORIO SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN, ORGANIZACIÓN Y RRHH UNIDAD DE SALUD LABORAL COMITÉS DE DIRECCIÓN Objetivo: Adoptar las decisiones de mayor impacto, así como controlar todas aquellas actividades y responsabilidades del Organismo COMITÉS DE SISTEMAS INFORMÁTICOS Objetivo: Identificar y priorizar las necesidades de sistemas informáticos y desarrollar un Plan de Sistemas Informáticos para toda la organización. COMITÉ DE INVESTIGACIÓN- OBSERVATORIO Objetivo: Planificar y supervisar la elaboración del mapa de riesgos que sirva de referencia en la CAPV, proveer a toda la organización de la información necesaria para el tratamiento de la misma y desarrollar proyectos de investigación. 22

23 5. Dimensionamiento y valoración económica del cambio organizativo *connectedthinking

24 5. DIMENSIONAMIENTO Y VALORACIÓN ECONÓMICA DEL CAMBIO ORGANIZATIVO En el corto plazo la nueva estructura supondría la creación de 8 puestos de trabajo y la modificación de 6. La nueva estructura a implantar supondría un incremento de los costes de personal del 6,46% Coste Total Aproximado Plantilla actual(*) Coste Total Puestos Nuevos Coste Incremental Puestos Modificados Coste Total Plantilla propuesta (*)

25 *connectedthinking 2008 PricewaterhouseCoopers. Todos los derechos reservados. "PricewaterhouseCoopers" se refiere a la red de firmas miembros de PricewaterhouseCoopers International Limited; cada una de las cuales es una entidad legal separada e independiente. *connectedthinking es una marca registrada de PricewaterhouseCoopers.