OBSERVACIÓN 1: 1. Respecto del numeral 3 Especificaciones técnicas en los bienes y uso.

Transcripción

1 Página1 La EPS S CONVIDA, en virtud de las observaciones y solicitudes de aclaraciones presentadas en el proceso de Invitación Pública de mínima cuantía No. IP-MC , PRESTAR EL SERVICIO DE ENTREGA Y RECOLECCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA ANIVEL LOCAL, REGIONAL, BOGOTÁ Y EVENTUALMENTE NACIONAL, QUE GENEREN LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS Y LAS OFICINAS MUNICIPALES DE LA EPS S CONVIDA considera en aras de mantener el perfil de transparencia, objetividad y responsabilidad que hasta el momento ha hecho evidente en el presente proceso, presenta respuesta las mismas en el siguiente orden: Llegado el día y la hora se presentaron observaciones allegadas del proceso, Invitación Pública de mínima cuantía No. IP-MC así: OBSERVACIONES: 1. OBSERVANTE: JHON JAIRO SAENZ RINCON FECHA: 21 DE FEBRERO DE 2018 A LAS 17:15 FORMA DE RECEPCIÓN: Correo contratacion@convida.com.co DIRECCIÓN ELECTRÓNICA: jhon.saenz@servientrega.com OBSERVACIÓN 1: 1. Respecto del numeral 3 Especificaciones técnicas en los bienes y uso. 1.1 Debemos entender que el servicio que se pretende contratar corresponde al servicio postal descrito en el numeral 2.3 del artículo 3 de la Ley 1369 de 2009? La entidad informa que modificara el numeral 3 especificaciones técnicas de los bienes y uso, en razón a que no requiere un servicio postal Una vez revisadas las especificaciones técnicas de los bienes y uso, se observa que la EPS CONVIDA incluye la prestación del servicio de correo certificado a nivel local, regional y nacional, así como el servicio de envío, recogida o entrega de correo. Al respecto, queremos informar que el servicio de correo es un servicio bien distinto al servicio de mensajería expresa, aun cuando ambos son servicios postales, de ahí que sea necesario, una modificación al contenido de la invitación, eliminando la mención al servicio de correo y en su lugar haciendo referencia al servicio de mensajería expresa. Empecemos por recordar que el servicio de correo solo es prestado por el Operador Oficial Servicios Postales Nacionales 472- en tanto que el servicio de mensajería expresa es prestado por múltiples empresas privadas e inclusive por el operador postal oficial como puede ser consultado en la siguiente dirección electrónica De otra parte, las características técnicas y de calidad en las cuales los operadores deben prestar el servicio de correo y el servicio de mensajería expresa, se encuentran definidas principalmente en la Ley 1369 de Tratándose del servicio de correo las características técnicas se encuentran definidas en el numeral 2.1 del artículo 3 de la Ley 1369 de 2009, y las características técnicas del servicio de mensajería expresa en el numeral 2.3 de la misma Ley. A continuación, se presenta una tabla con la trascripción de los artículos mencionados para efectos facilitar la comparación de las especificaciones técnicas en uno y otro servicio, veamos:

2 Página2 Servicio de correo 2.1 Servicio de Correo. Servicios Postales prestados por el Operador Postal Oficial o Concesionario de Correo: Envíos de Correspondencia. Es el servicio por el cual el Operador Postal Oficial o Concesionario de Correo recibe, clasifica, transporta y entrega objetos postales Envíos prioritarios y no prioritarios de correo de hasta dos (2) kilogramos Envíos prioritarios de correo. Envíos hasta 2 kg de peso transportados por la vía más rápida, sin guía y sin seguimiento Envíos no prioritarios de correo. Envíos en los cuales el remitente ha elegido una tarifa menos elevada, lo que implica un plazo de distribución más largo, sin guía y sin seguimiento. Servicio de mensajería expresa. 2.3 Servicio de Mensajería Expresa. Servicio postal urgente que exige la aplicación y adopción de características especiales para la recepción, recolección, clasificación, transporte y entrega de objetos postales hasta de 5 kilogramos. Este peso será reglamentado por la Comisión de Regulación de Comunicaciones. El servicio de mensajería expresa debe contar al menos con las siguientes características: a) Registro individual. Todo servicio de mensajería expresa debe tener un número de identificación individual que cumpla las veces de admisión o guía. b) Recolección a domicilio. A solicitud del cliente. c) Curso del envío: Todo envío de mensajería expresa debe cursar, con una copia del recibo de admisión adherido al envío. d) Tiempo de entrega. El servicio de mensajería expresa se caracteriza por la rapidez en la entrega. e) Prueba de entrega: Es la constancia de la fecha, hora de entrega e identificación de quien recibe. f) Rastreo. Es la posibilidad de hacer un seguimiento al curso del envío desde la recepción hasta la entrega. A continuación, se presenta una tabla comparativa de las especificaciones técnicas entre el servicio de correo y el servicio de mensajería expresa: Tipo de servicio MENSAJERÍA EXPRESA SERVICIO DE CORREO. Operador autorizado. + DE 170 SERVICIOS POSTALES OPERADORES NACIONALES Peso del Objeto Postal Hasta 5 Kilogramos Hasta 2 Kilogramos Guía TIENE NO TIENE servicio de seguimiento TIENE NO TIENE Tiempo de entrega El servicio de mensajería expresa se caracteriza por la rapidez en la entrega. No se caracteriza por su rapidez en la entrega.

3 Página3 Rastreo. Cuenta con la posibilidad de hacer un seguimiento al curso del envío desde la recepción hasta la entrega. No cuenta con la posibilidad de hacer un seguimiento al curso del envío desde la recepción hasta la entrega. Como vemos, si la necesidad de la Entidad requiere que la recepción, trasporte y entrega de los objetos postales que generan las distintas dependencias cursen de manera ágil, bajo sistemas informáticos de seguimiento, con guía y prueba de entrega, lo cierto es que el servicio más idóneo y adecuado corresponde al servicio postal de mensajería expresa y no al servicio de correo y/o encomienda. La entidad agradece la aclaración y definitivamente el servicio que se requiere es de correo. OBSERVACIÓN 2: 1. Respecto del numeral 8 Cronograma del proceso De manera atenta, solicitamos otorgar un plazo más amplio y razonable para la formulación de observaciones al contenido del informe de evaluación, como quiera que en el cronograma propuesto, únicamente se otorga un plazo de un día, plazo que resulta insuficiente para garantizar el principio de transparencia y debido proceso. En caso negativo a nuestra solicitud proponemos a la Entidad proceda a publicar en el Secop, cada una de las propuestas recibidas el día del cierre. La entidad no acepta, no se podrá otorgar un plazo más amplio para la formulación de observaciones, en razón a que los términos plasmados son apoyados en la normatividad vigente que regula la contratación en la EPS S CONVIDA, artículo 45, acuerdo 002 del 13 junio del 2016, términos que reposan en el cuadro de cronograma de la invitación pública.a continuación se transcribe la norma citada que dice:

4 Página4 OBSERVACIÓN 3: 1. Respecto del numeral Experiencia acreditada Como parte de las condiciones de experiencia, se menciona un certificado de autorización del Ministerio de Comunicaciones, documento que consideramos corresponde a un error de transcripción, por lo mismo solicitamos su eliminación. La entidad acepta su solicitud, aclarando que por un error involuntario de digitación se procederá a modificar el párrafo en cuestión en la invitación definitiva.

5 Página5 OBSERVACIÓN 4: 1. Respecto del numeral Estados financieros Como parte de este numeral, se solicita al proponente anexar el registro único tributario con el propósito de hacer un análisis de la capacidad financiera, al respecto se considera que el documento que debería solicitarse al proponente es el Registro Único de Proponentes, dado que el RUT no tiene información de la capacidad financiera. La entidad no acepta la observación,toda vez que, El Registro Único Tributario, RUT, administrado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio; los responsables del Régimen Común y los pertenecientes al régimen simplificado; los agentes retenedores; los importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros, y los demás sujetos de obligaciones administradas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, respecto de los cuales esta requiera su inscripción. A demás por ser un proceso de mínima cuantía solo requiere el RUT OBSERVACIÓN 5: 1. Respecto del numeral Fotocopia del RUT Como parte de este numeral, se solicita entregar el RUT con una fecha de impresión no superior a 30 calendarios, no obstante, este documento no cuenta con fecha de impresión, de modo que sugerimos en su lugar, solicitar el RUT actualizado. La entidad NO acepta la observación en razón a que cuando se indicó con 30 días de impresión es para su valides, si solicitamos RUT actualizado es cuando hay cambio de actividad económica. OBSERVACIÓN 6: 1. Respecto de las causales de rechazo. Al respecto de este numeral, debemos entender que las causales de rechazo contenidas en el pliego de condiciones, solo serán aplicables después de garantizar al oferente el plazo para subsanar de que trata el artículo 5 de la Ley 1150 de La entidad no acepta la observación, toda vez que la invitación publica es clara en manifestar en el numeral 7.2 REGLAS DE SUBSANABILIDAD que se tomaran como reglas de subsanabilidad las establecidas en el artículo 5 de la ley 1150 del OBSERVACIÓN 7: 1. Respecto del deber de selección objetiva.

6 Página6 Debemos entender que en el presente proceso primará lo sustancial sobre lo formal, y en ese sentido, durante el traslado del informe de evaluación y, antes de la adjudicación, será posible mejorar, adicionar y complementar la propuesta, en todos aquellos aspectos que no otorguen puntaje, tal y como lo permite la normativa vigente en materia de contratación y lo ha reiterado y explicado el H. Consejo de Estado. La evolución y entendimiento de las reglas de selección objetiva se encuentran explicadas en reciente providencia del H. Consejo de Estado, la cual se relaciona y se trascribe a continuación: ( ) iii) El artículo 30, numeral 8, de la misma Ley 80, también se refirió al mismo tema, porque reguló parte de la etapa de evaluación de las ofertas en los procesos de licitación pública, y señaló que esa actividad se efectuará conforme a las siguientes reglas: 8. Los informes de evaluación de las propuestas permanecerán en la secretaría de la entidad por un término de cinco (5) días hábiles para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas. La etapa de observaciones al informe de evaluación corresponde al momento posterior a la primera evaluación de las propuestas que realiza la entidad. La parte final de la disposición trascrita la entendieron muchos con un doble sentido, de ahí parte de los problemas: i) para algunos significó que como no es posible completar, adicionar, modificar o mejorar las ofertas, entonces las entidades no podían recibir documentos adicionales que explicaran sus insuficiencias, pues claramente se trasgredía esta norma; ii) para otros la comprensión debía hacerse de conformidad con el art citado, armonizándolos, es decir, que durante el término que existe para presentar observaciones al informe de evaluación sí es posible completar, adicionar o modificar y mejorar las ofertas, pero en los aspectos que permite el art , y no en los aspectos que prohíbe. 1 La entidad no acepta su observación en el sentido que en ningún punto de la invitación habla de porcentaje, y el factor de la selección es el menor precio. OBSERVACIÓN 8: 1. Respecto a la oferta Económica. De acuerdo con el formato suministrado agradecemos se aclare la diferencia entre tiempo de entrega y tiempo de recibido. Sobre la columna de estimados mensuales, estos debemos tomarlos sobre los estudios previos, si es así agradecemos aclarar los totales ya que hace referencia a recolecciones y entregas. En la columna valor unitario oficial por favor aclarar que datos debemos tomar ya que no es claro. La entidad le informa que el cuadro HISTÓRICO DEL SERVICIO DE ENVÍOS ÚLTIMO TRIMESTRE, es un referente para calcular los precios para proyectar la invitación publica de mínima cuantía. Respecto a la columna valor unitario oficial ver la columna elemento.

7 Página7 OBSERVACIÓN 9: 2. Solicitud de prórroga. De acuerdo con las observaciones planteas y con el objetivo de presentar una propuesta acorde a las necesidades de la entidad, solicitamos ampliar la entrega de la propuesta La entidad no acepta, no se podrá otorgar un plazo más amplio para la presentación de una propuesta, en razón a que los términos plasmados son apoyados en la normatividad vigente que regula la contratación en la EPS S CONVIDA, artículo 45, acuerdo 002 del 13 junio del 2016, términos que reposan en el cuadro de cronograma de la invitación pública.a continuación se transcribe la norma citada que dice:

8 Página8 HASTA AQUÍ LAS RESPUESTAS A LAS OBSERVACIONES. ORIGINAL FIRMADO GRACE ALEJANDRA MORENO CEPEDA /Oficina Asesora Jurídica ORIGINAL FIRMADO LUIS ROBERTO ARISMENDI DÍAZ Subgerente Administrativo y Financiero ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO DIEGO SANDOVAL SUAREZ Contratista/ Subgerencia Administrativa y Financiera JORGE GÓMEZ CÁRDENAS Jefe Oficina Asesora Jurídica

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