RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES

Transcripción

1 Página1 RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES La EPS S CONVIDA, en virtud de las observaciones y solicitudes de aclaraciones presentadas en el proceso de Invitación Pública Concurso De Méritos No. IP-CONME , OBJETO: CONTRATAR LOS SERVICIOS PARA REALIZAR LA AUDITORÍA INTEGRAL (DE RADICACIÓN DE LA FACTURACIÓN, DE CUENTAS MÉDICAS Y CONCURRENTE) A LOS PRESTADORES DE SERVICIOS DE SALUD DE LA EPS S CONVIDA DEL DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA considera en aras de mantener el perfil de transparencia, objetividad y responsabilidad que hasta el momento ha hecho evidente en el presente proceso, presenta respuesta a la observación en el siguiente orden: Llegado el día y la hora se presentaron observaciones extemporáneas allegadas del proceso, Invitación Pública Concurso De Méritos No. IP-CONME así: OBSERVACIONES: 1. OBSERVANTE: LUIS FERNANDO BATISTA FECHA: 05 DE JUNIO DE 2018 A LAS 12:21 PM FORMA DE RECEPCIÓN: Correo contratacion@convida.com.co DIRECCIÓN ELECTRÓNICA: consorciotrycon@gmail.com OBSERVACIÓN 1:

2 Página2 Una vez analizada la observación, se procede a aceptar la misma, en el entendido que la entidad tendrá en cuenta la experiencia adquirida en los últimos diez (10) años, es decir, a partir del 13 de junio de 2008, por lo tanto la nota número dos (2) se modificará ajustando la fecha mencionada. En relación a esta observación, la EPS pretende que el prestador que sea adjudicatario de la presente invitación, tenga las mejores calidades para desempeñar y/o cumplir con el objeto del contrato, el cual es el de auditoría de cuentas médicas en sus modalidades de retrospectiva y concurrente. Como toda actividad de auditoría debe cumplir con unos atributos comunes. Lo que pretende la EPS es que se pueda elegir al prestador que tenga la mejor experiencia específica en la auditoría de cuentas médicas. No busca evaluar la calidad de la atención, puesto que para ello se tiene ya un equipo de trabajo disponible y no corresponde al objeto de la presente invitación. La EPS mantiene su decisión de exigir como experiencia específica auditoría de cuentas médicas (retrospectiva) y/o auditoría concurrente. Por lo tanto, no se acepta la petición para ampliar la experiencia requerida a auditoría de calidad.

3 Página3 OBSERVACIÓN 2: Financiera Una vez revisada la observación presentada, la EPS S Convida manifiesta que toda vez que el indicador de liquidez evidencia la capacidad del contratista para afrontar compromisos financieros en el corto plazo, el cual no debe estar muy disperso del promedio del sector que es OBSERVANTE: NEVER ENRIQUE MEJIA MATUTE FECHA: 05 DE JUNIO DE 2018 A LAS 15:47 PM FORMA DE RECEPCIÓN: Correo contratacion@convida.com.co DIRECCIÓN ELECTRÓNICA: comercial@sacconsulting.co OBSERVACIÓN 1: Agradecemos la observación y esta será tenida en cuenta para el presupuesto y la ejecución del mismo. (Teniendo en cuenta las necesidades de la EPS CONVIDA se determinará en el desarrollo del contrato la exclusión o modificación de IPS, EPS, EAPB para el tema de auditoría concurrente, siempre teniendo en cuenta el presupuesto asignado para este proceso.)

4 Página4 OBSERVACIÓN 2: Con el fin de optimizar el proceso se hace necesario cuantificar con exactitud el valor real a recobrar y no lo susceptible de recobro, para no incurrir en un reproceso de auditoria, y se da cumplimiento a la normatividad vigente. OBSERVACIÓN 3: La entidad acepta la observación en cuanto al valor de las mensualidades a cancelar, quedando de la siguiente manera: El valor del contrato se pagará así: La EPS S CONVIDA pagará al contratista el valor del presente contrato de la siguiente forma: - Un primer pago por un valor de $ oo a la entrega del plan de trabajo y de la totalidad de las hojas de vida del personal mínimo requerido, cronograma de la auditoria de radicación de factura, auditoria cuentas médicas, auditoria concurrente debidamente aprobado por el supervisor del contrato. - Seis (6) mensualidades vencidas, previa presentación de la factura y certificación de cumplimiento por parte del supervisor del contrato y de acuerdo con los montos de la auditoría de las cuentas médicas efectivamente realizados y reconocidos por la EPS S. - El último pago se girará disminuyendo en un 2% del valor total del contrato. Este 2% que se disminuye del último pago, se cancelará de manera efectiva contra la suscripción del acta de liquidación del contrato, previa presentación y aprobación del informe final al supervisar del contrato.

5 Página5 OBSERVACIÓN 4: La entidad acepta la observación y se procede a modificar el numeral 2.1, aclarando que el artículo correspondiente a la modalidad de la selección es el artículo 42 y ss del Manual de Contratación de la EPS S CONVIDA. Por lo tanto se ajustará en los términos de condiciones definitivos. OBSERVACIÓN 5: Se aclara que el contratista adelantará proceso de auditoría a la radicación que recibirá la EPS S, a fin de acompañar el proceso de radicación conforme a lo establecido en los términos de condiciones, por lo cual el mismo se mantiene. Se acepta su observación para ser tenida en cuenta y se verá reflejada en los términos de condiciones definitivos. OBSERVACIÓN 6: No hay objeciones al respecto. Se acepta su observación para ser tenida en cuenta y se verá reflejada en los términos de condiciones definitivos.

6 Página6 OBSERVACIÓN 7: La entidad se mantiene con la información allí depositada, toda vez que se encuentra en proceso de entrega de informes al plan de mejoramiento, así mismo los datos necesarios para la determinación o cálculo de los indicadores está disponible en los RIPS y en los soportes entregados por los diferentes prestadores con la facturación. OBSERVACIÓN 8: La observación es aceptada por la Entidad para ser evaluada dentro del respectivo proceso y garantizar la entrega del insumo necesario.

7 Página7 OBSERVACIÓN 9: Teniendo en cuenta que la actividad a realizar en el objeto del presente contrato es netamente de salud, por consiguiente la Entidad se mantiene en lo solicitado. En lo referente al párrafo dos de la observación, se acepta la misma y se ajustará en el término de condiciones definitivas. OBSERVACIÓN 10: Una vez analizada la observación, se procede a aceptar la misma, en el entendido que la entidad tendrá en cuenta la experiencia adquirida en los últimos diez (10) años, es decir, a partir del 13 de junio de 2008, por lo tanto la nota número dos (2) se modificará ajustando la fecha mencionada.

8 Página8 OBSERVACIÓN 11: Se acepta la observación y se aclara que no existe formato alguno para la presentación de las observaciones, por lo tanto las mismas deben ser allegadas a la dirección mencionada y/o al correo electrónico contratacion@convida.com.co, en el horario de 7:00 am a 4:00 pm de lunes a viernes. Los ajustes que se verán reflejados en los términos de condiciones definitivos. 3. OBSERVANTE: OMAR ARTEAGA FECHA: 05 DE JUNIO DE 2018 A LAS 16:58 PM FORMA DE RECEPCIÓN: Correo contratacion@convida.com.co DIRECCIÓN ELECTRÓNICA: ogalindo@kpmg.com OBSERVACIÓN 1:

9 Página9 Analizada la observación, la entidad manifiesta que toda información e históricos correspondientes a años anteriores y a lo corrido del año en curso, es de carácter reservado por la información allí contenida, sin embargo se puede radicar en la entidad área de correspondencia una solicitud para que la EPS S evalué tal requerimiento. OBSERVACIÓN 2: Analizada la observación, la entidad manifiesta que toda información e históricos correspondientes a años anteriores y a lo corrido del año en curso, es de carácter reservado por la información allí contenida, sin embargo se puede radicar en la entidad área de correspondencia una solicitud para que la EPS S evalué tal requerimiento. OBSERVACIÓN 3: - La entidad no acepta la observación en el entendido que no es responsabilidad verificar los antecedentes de las empresas mencionadas en el análisis del sector, lo anterior en razón a

10 Página10 que en el debido momento de la vinculación de las mismas, la EPS S surtió la verificación a la que se hace alusión. - Al referirse a las empresas citadas en el numeral 8, al momento de prestar los servicios, la entidad verificó lo pertinente a los documentos requeridos para poder contratar. - Los participantes del exterior deberán: Tener capacidad legal para contratar conforme a las normas legales. Las personas jurídicas (nacionales y extranjeras) deberán acreditar que su duración no es inferior al término de ejecución del contrato y hasta su liquidación, y un (1) año más, contado a partir de la fecha de cierre del proceso de selección. En el caso de Consorcio, Unión Temporal o Promesa de Sociedad, todos sus integrantes deberán cumplir con este requisito. Cuando se trate de personas naturales extranjeras sin domicilio en el país o de personas jurídicas privadas extranjeras que no tengan establecida sucursal en Colombia, deberán acreditar un apoderado domiciliado en Colombia, debidamente facultado para presentar propuesta, para la celebración del contrato y para representarla judicial y extrajudicialmente. Todos los documentos otorgados en el exterior para acreditar lo dispuesto en este numeral, deberán presentarse legalizados en la forma prevista en el Código general del proceso y el Artículo 480 del Código de Comercio. Si se tratare de documentos expedidos por autoridades de países miembros del Convenio de La Haya de 1961, se requerirá únicamente de la Apostille. - Al referirse a las empresas citadas en el numeral 8, al momento de prestar los servicios, la entidad verifico lo pertinente a los documentos requeridos para poder contratar. - La repuesta a su observación fue resuelta anteriormente. - El valor que se tendrá en cuentas es el estimado para la prestación del servicio, el IVA es un valor agregado a ese servicio que debe ser facturado por el contratista. OBSERVACIÓN 4: - En respuesta a su observación se confirma que el servicio está gravado con el impuesto al valor agregado IVA, además con las contribuciones del orden departamental (Estampillas) y demás tributos nacionales o territoriales a que haya lugar (ICA, 4x1000, entre otros).

11 Página11 4. OBSERVANTE: VEEDURIA COLOMBIA FECHA: 05 DE JUNIO DE 2018 A LAS 16:59 PM FORMA DE RECEPCIÓN: Correo contratacion@convida.com.co DIRECCIÓN ELECTRÓNICA: veeduria-colombia@hotmail.com OBSERVACION 1: 1- Analizada la observación, no se acepta toda vez que la razón de ser nuestra es entidad administradora del régimen subsidiado en salud EPS S motivo suficiente para exigir la experiencia en auditoría de EPS S, de cada uno de los posibles oferentes, teniendo en cuenta la responsabilidad solidaria de los mismos en la ejecución de la labor a contratar. 2- La interpretación es válida siempre y cuando se de cumplimiento a lo establecido en los términos de condiciones respecto a que cada uno de sus integrantes deberań aportar por lo menos un contrato que certifique la experiencia que los acedita para la ejecuión del contrato y que el mismo sea de auditoría de EPS y/o EAPB (siempre y cuando sea del Régimen Contributivo o Subsidiado). OBSERVACION 2: 1- Analizada la observación la entidad manifiesta que toda información sobre facturación correspondientes a los últimos seis meses, es de carácter reservado por la información allí contenida, sin embargo se puede radicar en la entidad área de correspondencia una solicitud para que la entidad evalué tal requerimiento sin que se altere el cronograma del proceso en mención. 2- Analizada la observación la entidad manifiesta que toda información sobre número de pacientes hospitalizados correspondientes a los últimos seis meses, es de carácter

12 Página12 reservado por la información allí contenida, sin embargo se puede radicar en la entidad área de correspondencia una solicitud para que la entidad evalué tal requerimiento sin que se altere el cronograma del proceso en mención. 3- OBSERVACIÓN 3: 1- La interpretación es acertada. 5. OBSERVANTE: LUISA FERNANDA DANIELS RODRIGUEZ FECHA: 05 DE JUNIO DE 2018 A LAS 15:59 PM FORMA DE RECEPCIÓN: Correo contratacion@convida.com.co DIRECCIÓN ELECTRÓNICA: utam.pmarin@gmail.com OBSERVACIÓN 1: Se analiza la observación y se tendrá en cuenta en la publicación de los términos definitivos.

13 Página13 OBSERVACIÓN 2: Analizada la observación, la entidad manifiesta que toda información sobre estadísticas mensuales o anuales de cada uno de los procesos a desarrollar, es de carácter reservado por la información allí contenida, sin embargo se puede radicar en la entidad área de correspondencia una solicitud para que la entidad evalué tal requerimiento sin que se altere el cronograma del proceso en mención. OBSERVACIÓN 3: Para cumplir el 25% del presupuesto oficial, la entidad frente al proceso en mención no estableció un número máximo de certificaciones de contratos, es por ello que como mínimo se solicitaron tres (3) certificaciones, teniendo en cuenta que al menos una de estas tres, deben ser de auditoría de EPS y/o EAPB siempre y cuando sea de EPS de Régimen Subsidiado o Contributivo. OBSERVACIÓN 4:

14 Página14 Una vez analizada la observación, se procede a aceptar la misma, en el entendido que la entidad tendrá en cuenta la experiencia adquirida en los últimos diez (10) años, es decir, a partir del 13 de junio de 2008, por lo tanto la nota número dos (2) se modificará ajustando la fecha mencionada. OBSERVACIÓN 5: La entidad no acepta su observación, toda vez que, el monto establecido dentro de la asignación presupuestal corresponde al publicado para el proceso en mención. OBSERVACIÓN 6: Financiera La Entidad aclara que el concepto Otros Costos corresponde a los cálculos originados para el personal adicional que cada proponente deberá presentar para la ejecución efectiva del contrato; al igual que los valores relacionados con el vehículo para el transporte de la facturación entregada por la EPS S para la realización del proceso auditor y el transporte para el desplazamiento fuera de la ciudad. Esta información deberá ser sumnistrada a través del formato dispuesto como oferta económica factor multiplicador, por lo cual se ajustara en los términos definitivos. OBSERVACIÓN 7:

15 Página15 La auditoría retrospectiva hace alusión a auditoría de cuentas médicas, por consiguiente el pago corresponderá al 1% auditado más el IVA. OBSERVACIÓN 8: Es claro que la auditoría concurrente y cuentas médicas se debe realizar en Bogotá, el departamento de Cundinamarca y cualquier departamento donde se encuentre un afiliado a la EPS S CONVIDA. OBSERVACIÓN 9: La respuesta queda soportada en la siguiente Circular emitida por la entidad.

16 Página16 OBSERVACIÓN 10: No se acepta la observación puesto que es claro que la validación de la calidad de los RIPS surte efecto solo para el proceso de radicación de cuentas. OBSERVACIÓN 11:

17 Página17 La solicitud de ampliar el presupuesto ya fue contestada. Agradecemos la observación y esta será tenida en cuenta para el presupuesto y la ejecución del mismo. (De conformidad a las necesidades de la EPS CONVIDA se determinara en el desarrollo del contrato la exclusión o modificación de IPS, EPS, EAPB para el tema de auditoria concurrente, siempre teniendo en cuenta el presupuesto asignado para este proceso.) OBSERVACIÓN 12: Con respecto a la observación aclaramos en la página 11 numeral MODELO DE RECOBROS, todos los ítems son necesarios excluyendo la generación del MYT ya que este es generado por la E.P.S. OBSERVACIÓN 13: a) Favor remitirse al numeral 6.1 ESPECIFICACIONES TECNICAS, literal a procedimiento modelo integral de la auditoria de radicación de facturación pagina 64 y 65. b) Favor remitirse al numeral 6.1 ESPECIFICACIONES TECNICAS, literal a procedimiento modelo integral de la auditoria de radicación de facturación pagina 64 y 65. c) La capacidad seria la necesaria para manejar el volumen de facturas que en promedio mensual estimado es de $ M/CTE. d) Analizada la observación la entidad manifiesta que toda información sobre estadísticas mensuales o anuales de cada uno de los procesos a desarrollar, es de carácter reservado por la información allí contenida, sin embargo se puede radicar en la entidad área de correspondencia una solicitud para que la entidad evalué tal requerimiento sin que se altere el cronograma del proceso en mención.

18 Página18 OBSERVACIÓN 14: La Entidad analizará y evaluará la solicitud dispuesta en su observación y de considerarlo pertinente, adelantará lo propio en términos de Ley. OBSERVACIÓN 15:

19 Página19 a) Su observación es corroborada, evidentemente el término de condiciones que se encuentra en la plataforma del SECOP se encuentra en estado BORRADOR. b) El termino de condiciones se encuentra en estado de BORRADOR, para efectos de modificaciones en cuanto a las observaciones que se presentaron hasta el día 5 de junio. Al publicar las respuestas de las mismas, el sistema cambiara ha CONVOCADO, por consiguiente en el cronograma estableció el día 7 de junio del 2018, para publicar el termino de condiciones definitivo no alterando los tiempos en el cronograma. La entidad no encuentra mérito para modificar el cronograma ya establecido para el proceso en mención.

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21 Página21 La entidad aclara que se dio respuesta a su observación en la pregunta anterior. OBSERVACIÓN 16: En la invitación pública página 53 numeral 5.4.1, FORMACION Y EXPERIENCIA ADICIONAL DEL PERSONAL, se describe la asignación del puntaje y en la tabla: REQUISISTOS DE CALIDAD, se muestran los puntajes atribuibles a los perfiles susceptibles de puntuación. Por lo tanto, solamente serán puntuables el gerente y/o líder de auditoria, el coordinador de auditoria concurrente, el coordinador de auditoria de radicación de facturación, el coordinador médico y el medico auditor. Esto significa que solo uno (1) será calificable siguiendo lo anotado en el tercer párrafo en la paina 54: El procedimiento a seguir para la asignación de puntaje será el que se describe a continuación Cuando se omita la presentación de los ANEXOS,de experiencia ( hojas de vida ) correspondientes (con excepción de la carta de intención o la firma de la misma ) pero se presenten los documentos soporte con la propuesta, EPS S CONVIDA,podrá requerir al proponente para que lo allegue dentro del término que al efecto le señala.si una propuesta ofrece un numero de profesionales evaluables mayor al número exigido en este pliego de condiciones para un mismo cargo EPS S CONVIDA para salvaguardar los principios de transparencia e igualdad, tendrá en cuanta solo al primero que aparezca en la propuesta y la calificación obtenida por dicho profesional,será la tenida en cuenta para la evaluación del proponente. OBSERVACIÓN 17: La documentación mínima exigida es para uno solo de los profesionales médicos especialistas en auditoría. OBSERVACIÓN 18: Se debe relacionar la modalidad de la contratación en concordancia con el numeral acápite b), numeral 1. OBSERVACIÓN 19:

22 Página22 Es un tema informativo, a potestad del oferente toda vez que, no otorga puntaje. OBSERVACIÓN 20: Analizada la observación, manifestamos que se refiere a un personal adicional distinto al mínimo requerido el cual se suministrará para la auditoría integral, teniendo en cuenta que el presupuesto operativo está en cabeza del oferente. OBSERVACIÓN 21: Analizada su observación se aclara que se debe presentar solo una hoja de vida con sus respectivos soportes, tal como lo define la tabla REQUISITOS DE CALIDAD página 54. OBSERVACIÓN 22: Teniendo en cuenta su observación, la Entidad ratifica lo dispuesto en la NOTA 3 del numeral 2.7. Capítulo Personal Mínimo Requerido, en el sentido que se debe anexar el 100% de las cartas de compromiso de todo el personal solicitado para la ejeución del contrato. OBSERVACIÓN 23:

23 Página23 Respecto a la observación planteada, una vez evaluada y analizada por la Entidad, ésta se permite informar que en el evento de presentarse una o más personas en más de una propuesta, la EPS S no otorgará puntuación a quien se encuentre en la citada circunstancia. Con lo anterior se busca que los posibles proponentes granticen a los profesionales con los que se está presentando y de esta manera lograr la corresponsabilidad, transparencia y buena fe. OBSERVACIÓN 24: Esta observación es aceptada por la EPS S, por lo tanto serán válidas las renovaciones realizadas y en firma a la fecha de cierre del presente proceso, cuya fecha deberán corresponder del 07 de abril de 2017 y/o hasta la última renovación realizada a la fecha del cierre del presente proceso de 2018 OBSERVACIÓN 25: La entidad no acepta la observación toda vez que, es un requisito habilitante para garantizar que las condiciones exigidas para tal proceso, sean las adecuadas y ajustadas a las condiciones publicadas en el término de condiciones. OBSERVACIÓN 26:

24 Página24 Una vez revisada la observación presentada, la Eps s Convida manifiesta que toda vez que el promedio del indicador de endeudamiento es 49% 2, se acepta la observación y el indicador queda >= al 50%: OBSERVACIÓN 27: Esta observación es aceptada por la EPS S, por lo tanto serán válidos las renovaciones realizadas y en firma a la fecha de cierre del presente proceso. OBSERVACIÓN 28: Dentro de la FASE II en el ítem 2 En forma concomitante con la instalación de los centros de atención que se encuentre adecuando la EPS S CONVIDA, en cada uno de ellos, con el fin de aprovechar la conectividad para el proceso de auditoría, esta será una fase de integración informática. A través de aplicativos que funcionan en plataformas web. El CONTRATISTA intercomunicará a los actores claves de un proceso integrado: EPS, IPS y PAU. La plataforma deberá permitir realizar las actividades de radicación. Digitación y cargue de la información requerida en el aplicativo de la EPS S CONVIDA, para el soporte de las facturas. Lo anterior una vez se den las condiciones informáticas y validación del aplicativo en cada uno de los prestadores de servicios se mencionan claramente las funciones a cumplir. OBSERVACIÓN 29:

25 Página25 La Entidad cuenta con su propio Sistema de Información en el cual se deberán de realizar todas las actividades correspondientes a la auditoria, si el contratista utiliza otro sistema diferente al de la Entidad, este deberá garantizar que la información sea única dentro del Sistema de Información de la Entidad. OBSERVACIÓN 30: La Entidad cuenta con su propio Sistema de Información en el cual se deberán de realizar todas las actividades correspondientes a la auditoria, si el contratista utiliza otro sistema diferente al de la Entidad, este deberá de garantizar que la información que se genere del proceso de auditoría y los procesos dentro del Sistema de Información. OBSERVACIÓN 31:

26 Página26 Estas son obligaciones que son generadas del proceso objeto del contrato y deben ser asumidas por el contratista al momento de aceptar el contrato. 6. OBSERVANTE: GLORIA MARIA PEÑA FECHA: 05 DE JUNIO DE 2018 A LAS 19:22 PM FORMA DE RECEPCIÓN: Correo contratacion@convida.com.co DIRECCIÓN ELECTRÓNICA: sairconsultores52@gmail.com OBSERVACIÓN 1: Personal ofrecido hace referencia a la oferta del recurso humano que debe ser incluido en la propuesta de acuerdo a los términos de referencia de la presente invitación, el cual debe cumplir con todas las obligaciones de ley en especial las que tienen que ver con las obligaciones de aportes para seguridad social. En tal sentido se aclara que la obligación relacionada con la Seguridad Social, se generará a partir de la vinculación del personal al proyecto para la correspondiente iniciación del contrato. Respecto al plazo, el mismo será acorde con el cronograma que para tal efecto adopte la Entidad. HASTA AQUÍ LAS RESPUESTAS A LAS OBSERVACIONES. ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO

27 Página27 IVANOV DELGADO (Contratista Oficina Asesora Jurídica) Financiero) LUIS ROBERTO ARISMENDI DÍAZ ( Subgerente Administrativo y ORIGINAL FIRMADO CARLOS FERNANDO WILCHES SARMIENTO (Profesional Especializado Médico de Subgerencia Técnica) ORIGINAL FIRMADO JORGE GÓMEZ CÁRDENAS (Jefe Oficina Asesora Jurídica) ORIGINAL FIRMADO Mercedes Riaño Bolaños (Profesional Especializada) ORIGINAL FIRMADO JOAQUIN LOZANO PERDOMO ( Profesional Especializado Subgerencia administrativa y financiera ) ORIGINAL FIRMADO LUIS ARNULFO MORALES GUZMÁN. (Jefe Oficina Asesora de Informática) GRACE ALEJANDRA MORENO CEPEDA ( Oficina Asesora Jurídica)