Importación de cuentas/pólizas de Excel A CF2. Para ver la estructura del archivo de Excel para importar cuentas vea la siguientes imágenes:

Transcripción

1 Importación de cuentas. Importación de cuentas/pólizas de Excel A CF2 Para poder importar sus cuentas de un archivo de Excel deberá primero dar de alta su Empresa y en la pestaña Cuentas deberá elegir la opción Creación Manual, como verá aparecerá la opción de amplitud de los niveles, aquí debe de ser cuidadoso ya que la estructura que maneje aquí para sus cuentas debe de ser la misma que tienen sus cuentas que están en Excel, una vez estructurado la amplitud de su catálogo de cuentas, dé de alta su empresa, una vez hecho esto se procede a ver cómo debe de estar estructurado el archivo de Excel para importar la información. Para ver la estructura del archivo de Excel para importar cuentas vea la siguientes imágenes:

2 Como se muestra en las imágenes, debe existir una columna para las cuentas y otra columna para la descripción, también se observa que las cuentas pueden ir o no separados por el guión, esto es indistinto para el sistema, pero recuerde que la estructura que usted dé en el archivo debe ser la misma que dio a la empresa que previamente dimos de alta. Es importante que en la estructura que está definiendo no queden niveles vacíos. Ejemplo: Esta incorrecto el nivel No. 2 y no es correcto esto Esta estructura es correcta y coherente ya que para pasar al nivel No. 3 en este caso es necesario ocupar el nivel anterior. Una vez teniendo el archivo con su formato como se indicó anteriormente, se procede a guardarlo, esto es del menú - Archivo - Guardar como... Aparecerá la siguiente ventana, el nombre del archivo puede ser el que quiera y puede guardarlo donde deseé, lo importante aquí es en la opción Tipo, se tiene que elegir CSV delimitado por comas:

3 Al guardarlo aparecerá el siguiente mensaje, solo de clic en Aceptar Si, después cierre el archivo, le preguntará Excel si quiere guardar los cambios, indique que no. Una vez guardado el archivo se procede a abrir el sistema de Contafiscal y abrir la empresa donde se importará el catálogo de cuentas. Haga clic en menú - Herramientas - Importar cuentas y pólizas ASCII. aparecerá la siguiente ventana. Haga clic en el botón Archivo. Se mostrará un pequeño buscador que le pedirá donde está ubicado el archivo con extensión *.CSV, vaya a la ruta en donde lo guardo, selecciónelo y haga clic en el botón Abrir

4 Una vez abierto el documento, haga clic en el botón Leer Archivo En la parte inferior de la ventana se despliega el contenido de su archivo de Excel. Configure los siguientes campos como se ve en la imagen: Separador de campo = coma Separador de texto = " Tabla a importar = cuentas

5 Ahora seleccione la primera celda de la primer columna, del campo Nombre del campo elija la opción Cuenta, verá en el encabezado de la primer columna "Cuenta" indicando que esa columna tiene las cuentas, se procede hacer lo mismo con la segunda columna, seleccione la primer celda de la segunda columna y en el campo Nombre del Campo ahora seleccione Descripción, una vez hecho esto de clic en el botón siguiente Verá la estructura de su catálogo de cuentas en esta ventana, solo haga clic en el botón siguiente.

6 Enseguida el sistema le muestra el catálogo de cuentas a importar, solo de clic en siguiente El sistema comienza con la importación de cuentas, por cada cuenta de mayor que encuentre el sistema le pedirá que le indique la naturaleza así como su rubro. Seleccione el que corresponda y el sistema automáticamente configurará las cuentas de detalle.

7 Importación de Pólizas. Importante!! Para poder importar pólizas debe de tener una empresa dada de alta con su respectivo catálogo de cuentas. El archivo de Excel deberá tener la siguiente estructura: Fecha = La fecha como ve en la imagen debe de tener el formato de 2 dígitos para el día, 2 para el mes y 2 para el año separado por el slash (/) dd/mm/aa Tipo de póliza = Este es si es de Diario, Ingresos, Egresos, etc, se debe de indicar la clave del tipo de póliza, por ejemplo 001 = Diario. No de póliza No. De la Cuenta: Debe cumplir con los mismo niveles de la empresa dada de alta. Naturaleza = Esto es indicar si el movimiento que está haciendo es cargo o abono Imp Cargos / Abonos = El importe del movimiento Descripción = Referente a la descripción de la póliza por ejemplo: Pago a proveedor Identificador = Este es el dato más importante ya que con el identificador el sistema sabrá que parte del archivo es el encabezado de las pólizas y que parte es de las partidas, se manejará: 0 (cero) para encabezados de pólizas 1 (uno) para las partidas Tal y como se ve en la imagen anterior.

8 Importante!! El orden de las columnas no afecta la importación de pólizas siempre y cuando no se haya omitido alguna de ellas, en un archivo puede agregar tantas pólizas como usted desee importar. Una vez realizado el archivo en Excel como se indicó, vaya al menú archivo - Guardar como De la ventana que aparece, indique donde guardará el archivo y con qué nombre (el nombre es opcional), en el campo Tipo elija la opción CSV delimitado por comas y de clic en el botón guardar. Aparecerá la siguiente ventana de clic en el botón Aceptar. Si, después cierre el archivo, le preguntará Excel si quiere guardar los cambios, indique que no.

9 Una vez cerrado el archivo, abra el sistema de Contafiscal y abra su empresa, Ingrese al menú Herramientas - Importar cuentas y pólizas ASCII, aparecerá la siguiente ventana, haga clic al botón Archivo. Se mostrará un pequeño buscador que le pedirá donde está ubicado el archivo con extensión *.CSV, vaya a la ruta en donde lo guardo, selecciónelo y haga clic en el botón Abrir

10 Enseguida haga clic en el botón Leer archivo, como verá se despliega el contenido del archivo en la parte inferior. Ahora configure los siguientes campos como se ve en la imagen: Separador de campo = coma Separador de texto = " Primer renglón es nombre de los campos = se hablita Tabla a importar = pólizas/partidas

11 Posteriormente seleccione la primer celda de la columna que es el identificador, del campo Nombre del campo elija la opción Id de pólizas/partidas y aparecerá otra ventana que solicita indicarle con qué número identificas a los encabezados y que con que número identificas las partidas. A esta ventana que aparece colocaremos el identificador que corresponda (como se mencionó anteriormente 0 (cero) es para pólizas y 1 (uno) para partidas). Haga clic en paloma verde y luego en el botón siguiente.

12 En la ventana que aparece se divide en 2 partes vamos a configurar la parte de arriba, de izquierda a derecha usted debe de configurar cada columna como sigue: 1 Fecha 2 Tipo de póliza 3 Número de póliza 4-6 No se usa 7 Descripción 8 No se usa La parte de abajo 1 Fecha 2 Tipo de póliza 3 Número de póliza 4 Cuenta 5 Naturaleza 6 Imp de cargos / abonos 7 Descripción 8 No se usa Importante!! Las configuración puede variar dependiendo de las posiciones de las columnas. Ejemplo:

13 De clic al botón siguiente En la siguiente ventana deberá parametrizar los siguientes campos: Tipos de póliza = En esta parte debes de poner la equivalencia al tipo de póliza por ejemplo nosotros en el ejemplo tomamos el numero 1 (uno) por lo que en el campo 001 Diario se escribirá 1 y así deberá parametrizarlo para los otros tipos de pólizas, vea la siguiente imagen. Naturaleza = Identificador de cargos = cargos Identificador de abonos = abonos Formatos de fecha = día-mes-año Separador = /

14 Ahora se muestra las pólizas a importar solo basta dar clic en siguiente y comienza la importación de pólizas

15 Al finalizar el proceso de importación haga clic en el botón de paloma verde. El sistema le solicitara realizar una verificación de saldos. Haga clic en Aceptar. Al finalizar esta operación, proceda a revisar su información. Comuníquese con nosotros! Contáctenos al teléfono: soporte@control2000.com.mx Estrategia Empresarial S.A. de C.V