Consolidación de datos en un libro de trabajo

Tamaño: px

Comenzar la demostración a partir de la página:

Download "Consolidación de datos en un libro de trabajo"

Nieves Castilla Salas
hace 5 años
Vistas:

1 Consolidación de datos en un libro de trabajo 163 Consolidación de datos en un libro de trabajo Contenido Concepto de consolidación de datos Utilidad del manejo de la consolidación de datos de un libro de trabajo Requisitos para aplicar la consolidación de datos Tipos de consolidación de datos Comando consolidar

2 164 Hoja de cálculo en los negocios Consolidación de datos en un libro de trabajo. La consolidación de datos nos permite combinar un conjunto de datos que se encuentran en diferentes listas (hojas de cálculo) en una lista consolidada. Este término también se puede definir como el proceso de concentrar información en una sola hoja de cálculo. Microsoft Excel permite consolidar información de un libro de trabajo a través del comando Consolidar del menú Datos. Las listas de datos que desee consolidar deben tener una estructura idéntica con la finalidad de que se haga el proceso de forma correcta y nos muestre la información deseada. La consolidación de datos la podemos utilizar cuando se desee integrar información de diferentes listas en otra lista diferente. Podemos citar una gran variedad de ejemplos que nos permitan ilustrar la utilidad de la consolidación de datos en Microsoft Excel. Por ejemplo supongamos que se lleva un control de las ventas de un corporativo a nivel nacional, la información que se genera en forma mensual es por región (Norte, Centro, Occidente y Sur). Con esta información se debe obtener un concentrado de las ventas a nivel nacional, para tal efecto se podría hacer uso de la consolidación de datos. Otro ejemplo puede ser el manejo de un libro de trabajo donde se tiene el registro estadístico de la población infantil que oscila en las edades de 6 a 10 años, se cuenta con una lista para cada entidad o estado de la república mexicana (Colima, Jalisco y Nayarit) y al final se desea obtener el consolidado de todos los estados en una sola lista.

3 Consolidación de datos en un libro de trabajo 165 Tipos de consolidación de datos. La consolidación de datos se puede realizar de 2 formas diferentes, cada una de ellas tiene sus características propias que la hacen ser eficiente. De usted depende cual será la forma que adoptara para realizar este tipo de procesos en un libro de trabajo. Consolidación de datos de referencia. Este tipo de consolidación de datos fue tratado en el tema vinculación de datos (fórmulas remotas), recordemos que las formulas remotas hacen referencia a celdas o rangos de celdas de otras hojas de cálculo diferentes a la hoja de cálculo donde se encuentre almacenada la formula. La sintaxis para escribir una formula remota es: 1) Utilizando referencia de celda o rango. 2) Utilizando nombre de celda o rango A este tipo de fórmulas también se les puede identificar como fórmulas 3D, debido a que hacen referencia a datos de hojas diferentes para consolidar los resultados en otra hoja.

4 166 Hoja de cálculo en los negocios Consolidación de datos de etiqueta. Se utiliza cuando se desea combinar un conjunto de hojas de cálculo que tienen los mismos rótulos de filas y columnas pero organizan los datos de forma diferente. Con este método se combinan los datos que tienen rótulos coincidentes en cada hoja de cálculo. Para utilizar este método de consolidación de datos de etiqueta es necesario realizarlo desde el comando Consolidar del menú Datos. Comando consolidar. Comando del menú Datos que nos permite consolidar información de diferentes hojas de cálculo en otra hoja diferente. En este comando podemos especificar. Función. Nos permite seleccionar el tipo de cálculo que se desea realizar con la información que se integro con el comando consolidar. Referencia. En esta área debemos definir las referencias de celdas que deseamos consolidar. Las referencias pueden ser identificadas también con nombre de referencia siempre y cuando se haya definido previamente. Usar rótulos en. Permite establecer rótulos o etiquetas en la fila superior y en la columna izquierda de la lista que almacena la información consolidada. Crear vínculos con los datos de origen. Si usted desea que la hoja donde se almacena la consolidación de la información de su libro de trabajo se actualice de manera automática cuando haga un cambio en los datos origen debe crear vínculos con los datos origen activando esta opción. Para realizar una consolidación de datos debe realizar: 1) Previamente debe tener las hojas de cálculo donde se encuentra la información origen que desea consolidar. 2) Insertar una hoja de cálculo nueva para consolidar los datos.

5 Consolidación de datos en un libro de trabajo 167 3) Ubique la celda activa a partir de donde quiere que se representen los datos consolidados. 4) Seleccione [Menú Datos Comando Consolidar] 5) Seleccione el tipo de cálculo que desea realizar en la consolidación. Eligiendo un elemento de la opción Función. 6) Escriba la referencia de las celdas que desea combinar en el área Referencia 7) Selecciones el botón Agregar. Estos pasos 6 y 7 se repiten según el número de referencias de celdas que desea combinar. 8) Indique que le muestre rótulos en la fila superior y columna izquierda activando las casillas de verificación Fila superior y Columna izquierda del área Usar rótulos en. 9) Establezca vinculación con los datos origen activando la casilla de verificación Crear vínculos con los datos de origen. 10) Seleccione el botón Aceptar. Una vez realizada la consolidación de datos deberá darle presentación (formato) a la hoja de cálculo.

168 Hoja de cálculo en los negocios Para eliminar referencias de celdas o rangos debe realizar: 1) Active la hoja de cálculo donde se almacena la información consolidada.

6 168 Hoja de cálculo en los negocios Para eliminar referencias de celdas o rangos debe realizar: 1) Active la hoja de cálculo donde se almacena la información consolidada. 2) Seleccione [Menú Datos Comando Consolidar]. 3) En el área Todas las referencias seleccione la referencia que desea eliminar 4) Selecciones el botón Eliminar. Los pasos 3 y 4 se repiten según el número de referencias que desee eliminar. 5) Una vez terminada la eliminación de las referencias seleccione el botón Aceptar.

Consolidación de datos en un libro de trabajo 169 Practica Retomando el caso de la tienda de ropa EL BUEN VESTIR, recordemos que el libro de trabajo de este proyecto nos permite manejar consolidación

7 Consolidación de datos en un libro de trabajo 169 Practica Retomando el caso de la tienda de ropa EL BUEN VESTIR, recordemos que el libro de trabajo de este proyecto nos permite manejar consolidación de datos utilizando referencia de celdas (fórmulas remotas). En esta práctica se realizara la consolidación de dato de etiqueta. En el libro de trabajo de la tienda de ropa EL BUEN VESTIR debe crear una hoja de cálculo secundaria que almacenara la consolidación de datos de etiqueta. Esta hoja debe tener la siguiente estructura y presentación. Una vez que se haya creado la hoja de cálculo nueva con el nombre de Consolidar realice el siguiente procedimiento. 1) Ubique la celda activa en la referencia [E7] de la hoja de cálculo Consolidar. 2) Seleccione [Menú Datos Comando Consolidar]. 3) En el área Función seleccione el elemento suma. 4) En el área Referencia escriba la referencia del rango [Vendedor1!$E$9:$G$18] y elija el botón Agregar. 5) En el área Referencia escriba la referencia del rango [Vendedor2!$E$9:$G$18] y elija el botón Agregar. 6) Active la casilla de verificación Crear vínculos con los datos de origen. Y elija el botón Aceptar.

8 170 Hoja de cálculo en los negocios Observe la apariencia que muestra la hoja de cálculo Consolidar una vez que se haya hecho la consolidación de datos de las hojas Vendedor1 y Vendedor2

9 Consolidación de datos en un libro de trabajo 171 Resumen Al concluir este capítulo usted: Definió el concepto de consolidación de datos. Identifico las dos formas de consolidar datos que manejo Microsoft Excel. Distinguió las características de la consolidación de datos de etiqueta. Determino los pasos a seguir para realizar una consolidación de datos de etiqueta. Mida sus conocimientos 1) Proceso que nos permite combinar datos de diferentes hojas de cálculo en una sola hoja. También conocido como el proceso de concentrar información en una sola hoja de cálculo. a) Consolidar b) Ordenar c) Validar 2) Mencione el nombre de los 2 tipos de consolidación de datos que se pueden manejar en Microsoft Excel. 3) El comando Consolidar lo podemos localizar en el menú. a) Insertar b) Herramientas c) Datos

10 172 Hoja de cálculo en los negocios

Documentos relacionados

Funciones de búsqueda de información. Contenido. Concepto de búsqueda de información Función BUSCARV

Funciones de búsqueda de información 103 Funciones de búsqueda de información Contenido Concepto de búsqueda de información Función BUSCARV 104 Hoja de cálculo en los negocios Funciones de búsqueda de