CONVOCATORIA PUBLICA NO 001 DE 2012 PLIEGO DE CONDICIONES

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1 CONVOCATORIA PUBLICA NO 001 DE 2012 PLIEGO DE CONDICIONES Selección del operador logístico para la preparación y distribución de almuerzos escolares para estudiantes de las instituciones educativas del departamento de Casanare durante 120 días, para la ampliación y sostenibilidad de la prestación del servicio educativo, en ejecución del convenio no. 001 del 14 de mayo de CAPITULO.- CONDICIONES FORMALES 1.1. GENERALIDADES JUSTIFICACIÓN El departamento de Casanare con el objeto de mantener y ampliar la cobertura educativa, ha implementado varias estrategias entre las que se encuentra el servicio de restaurantes escolares para los estudiantes, esta actividad contribuye al cumplimiento del indicador de producto estudiantes beneficiados con el servicio de restaurantes escolares que para el 2012 contempla beneficiar a estudiantes y con el presente objeto contribuye al cumplimiento del dicho indicador en un 75,6%. Es una obligación del estado brindar los servicios educativos a los niños niñas y adolescentes del departamento, y que una vez ingresados, se busquen estrategias para que permanezcan en el sistema educativo en condiciones de calidad y equidad, y como estrategia para aumentar los índices de cobertura y disminuir la deserción escolar, se considera fundamental la distribución de Una ración alimentaria que garantice un aporte nutricional acorde a las necesidades, para obtener un desarrollo físico e intelectual adecuado y generar un ambiente social favorable para la adquisición de hábitos y pautas de alimentación saludables y disminuir los problemas de aprendizaje o dificultades propias de los síndromes de deficiencias nutricionales Veedurías ciudadanas. En cumplimiento de lo establecido la ley 850 de 2003, las veedurías ciudadanas podrán ejercer control social sobre la presente convocatoria pública.

2 1.1.3 Objeto de la convocatoria. Seleccionar el operador logístico para la preparación y distribución de almuerzos escolares para estudiantes de las instituciones educativas del departamento de Casanare durante 120 días, para la ampliación y sostenibilidad de la prestación del servicio educativo, en ejecución del convenio no. 001 del 14 de mayo de Parágrafo. La prestación de los servicios se organizara de conformidad con la siguiente zonificación: Zona 1. Comprende los municipios de Yopal, mani, tauramena, chameza y recetor. Zona 2. Norte comprende los municipios de orocue, trinidad, san luis de palenque, paz de ariporo, pore, hato corozal, sacama, salina, nunchia, tamara. Zona 3. Comprende los municipios de aguazul, monterrey, sabanalarga, villanueva Descripción. La caja de compensación familiar de Casanare en ejecución del convenio no. 001 del 14 de mayo de 2012, suscrito con el departamento de Casanare, para la prestación del servicio de restaurante escolar, están interesados en recibir propuestas acorde al objeto de la presente convocatoria pública, según las condiciones y alcances definidos en la presente marco legal El marco legal será el derecho privado y la contratación se realizara de acuerdo a los lineamientos del manual de contratación e interventoria de la caja de compensación familiar de Casanare. Comfacasanare en ejecución de sus políticas sociales y acogiendo los lineamientos del gobierno nacional respecto a hacer extensivo los proceso de contratación ha querido dirigir esta convocatoria a las micro, pequeñas y medianas empresas (ley 590 de 2000), con el ánimo de contribuir al desarrollo regional, generación de empleo y oportunidad Participantes. Podrán participar en el presente proceso las personas naturales o jurídicas; individualmente o asociados en consorcio o unión temporal que aplique en los lineamiento de la ley 590 de 2000 y que habiendo recibido estos pliegos de condiciones, no estén incursas en inhabilidades o incompatibilidades para celebrar contratos señalados por la constitución, la ley, y decretos

3 complementarios con capacidad estatutaria para presentar oferta y desarrollar la actividad a contratar y que efectúen la propuesta de acuerdo con las condiciones establecidas en los presentes pliegos de condiciones. Las personas naturales o jurídicas extranjeras sin domicilio en el país o sin sucursal establecida en Colombia, deben acreditar un apoderado domiciliado en Yopal, Colombia, debidamente facultado para presentar la propuesta y representarla judicial y extrajudicialmente Presupuesto oficial El presupuesto para la ejecución del objeto a contratar, es de: Dieciséis Mil Seiscientos Noventa y Cuatro Millones Ochocientos Cuarenta y Ocho Mil Ochocientos pesos m/cte. ($ ), distribuido en los 19 municipios del departamento. Municipio Alumnos Días (calendario escolar) Valor ración Total Yopal $ $ Aguazul $ $ Chameza $ $ Mani $ $ Recetor $ $ Hato corozal $ $ La salina $ $ Nunchía $ $ Orocué $ $ Paz de ariporo $ $ Pore $ $ Sacama $ $ San luis de palenque $ $ Tamara $ $ Trinidad $ $ Monterrey $ $ Sabanalarga $ $ Villanueva $ $ Tauramena $ $ Total $

4 La operación del servicio se desarrollara por zonas de acuerdo a lo establecido en el estudio previo del departamento. Cuando la propuesta presentada supere el valor total del presupuesto oficial establecido, la propuesta será rechazada por no cumplir con los requisitos de admisión de la oferta. Para efectos de la prestación del servicio el valor de la ración, será de dos mil doscientos veintiún pesos ($2.212) Condiciones mínimas de los operadores El proponente deberá como mínimo acreditar los siguientes aspectos fundamentales: 1. Cuando el proponente sea persona jurídica, deberá estar debidamente registrado ante la cámara de comercio, con una razón social que incluya las actividades relacionadas con el objeto de la presente contratación. 2. Cumplir con los lineamientos técnico administrativos y estándares del programa de alimentación escolar PAE (resolución de diciembre 30 de 2010 emitida por el ICBF y el ministerio de educación nacional) 3. Contar con centro de acopio como mínimo ubicados uno en cada zona que cumplan con lo establecido en la ley 9 de 1979 (código sanitario) y su reglamentación, en particular el decreto 3075 de 1997 del ministerio de la protección social. Si el oferente no cuenta con centro de acopio deberá comprometerse expresamente a establecerlos en un plazo máximo de 20 días calendario a partir de la adjudicación del contrato. 4. Transporte de alimentos se cumplirá acorde al decreto 3075 de Reglas para la presentación de propuestas: Cuando el proponente sea persona jurídica, deberá estar debidamente registrado ante la cámara de comercio, con una razón social que incluya las actividades relacionadas con el objeto de la presente contratación. El proponente deberá elaborar la propuesta, de acuerdo a lo establecido en estos pliegos de condiciones y anexar la documentación exigida en original y en medio magnético - CD. En la propuesta no podrán señalarse condiciones diferentes a las establecidas en estos pliegos de condiciones. En caso de hacerlo, se tendrán por no escritas y por lo tanto, prevalecerán las disposiciones respectivas contenidas en los presentes pliegos de condiciones.

5 El proponente declara en la carta de presentación que no se encuentra incurso dentro de las inhabilidades e incompatibilidades para contratar, previstas en la ley, constitución política, y decreto 2463 de Plazo de ejecución: El plazo de ejecución del contrato es de 120 días hábiles del calendario escolar, a partir de la suscripción del acta de iniciación y perfeccionamiento del contrato resultante, y previa aprobación de las garantías por parte de Comfacasanare. Hay que tener en cuenta, que la adherencia de recursos al contrato para mejoramiento de días y coberturas, harán variar por parte del operador la cuantía y los amparos de las pólizas, adecuándose estas a los nuevos valores. El proponente con la presentación de su propuesta, acepta como plazo máximo de ejecución, el indicado en éste numeral Tipo y modalidad de contrato El contratista se compromete a la preparación y distribución de almuerzos escolares para estudiantes de las instituciones educativas del departamento de Casanare durante 120 días, de acuerdo a los lineamientos y condiciones determinadas en estos pliegos de condiciones mediante la celebración de un contrato de suministro CALENDARIO DE LOS PLIEGOS DE CONDICIONES publicación de pliegos de condiciones Los pliegos de condiciones se publicaran en la página web de la entidad el día 25 de mayo de 2012, a partir de las 8:00 am hasta las 6:00 pm del día 27 de mayo del 2012; así mismo podrán ser solicitados en la oficina jurídica de la caja de compensación familiar de Casanare Comfacasanare, ubicada en la carrera 21 no 6-29 en el horario de atención Visita técnica Los interesados en presentar propuesta para la presente convocatoria deberán asistir de manera obligatoria a una visita de orden técnico que tendrá como objetivo visitar dos centros educativos y una planta de procesamiento de alimentos, en los que se ejecutará la prestación del servicio a contratar para efectos de que los oferentes conozcan las especificaciones y condiciones físicas y reales en las se prestará el servicio que se pretende contratar por medio del presente proceso.

6 Las instituciones educativas que no reúnan las condiciones técnicas de acuerdo a la normatividad vigente deberán adecuarse para la prestación del servicio con cargo al operador. La visita técnica se desarrollara de acuerdo al siguiente cronograma: FECHA HORA INSTITUCIÓN/PLANTA MUNICIPIO DEPARTAMENTO APERTURA DE VISITAS 28/05/2012 8:00 am San Agustín Aguazul Casanare Planta de procesamiento Maní Casanare de alimentos Antonio Nariño Pore Casanare El punto de encuentro será en la rectoría del colegio san Agustín calle 9 no del municipio de aguazul, en la hora anteriormente citada; en ningún caso Comfacasanare responderá por la mora en la concurrencia de los participantes, siendo de exclusiva responsabilidad del proponente precaver su oportuna asistencia a la diligencia, allí los participantes firmarán la planilla de asistencia, entregarán los documentos requeridos para este numeral. Los proponentes interesados en presentar propuesta deberán asistir personalmente a la referida visita técnica a través del representante legal, ya sea persona jurídica o consorcio o unión temporal. Los proponentes interesados deberán presentar los siguientes documentos: Para personas jurídicas: certificado original de existencia y representación legal y cédula de ciudadanía del representante legal, para consorcios o uniones temporales: documento de conformación en original y cédula de ciudadanía del representante legal designado. Para personas naturales: cédula de ciudadanía. No se expedirá certificación a los aspirantes que no cumplan con los requisitos antes expuestos, así como tampoco a quienes no hayan asistido puntualmente al lugar fecha y hora establecidos para el inicio de la visita. La no asistencia a la visita y/o la no presentación de los documentos exigidos será considerada como causal que inhabilite al oferente al proceso. Iniciada la visita en la hora señalada no se admitirá la participación de ningún proponente que se presente con posterioridad.

7 Nota. La visita técnica a las plantas de procesamiento del municipio de maní se realizara en aras de establecer las condiciones técnicas, debido a que las unidades aplicativas de los municipios Yopal y mani no cuenta con áreas de preparación de alimentos adecuadas, las plantas deben estar debidamente autorizadas y avaladas por autoridad competente (invima), donde se verifique su estado, el cual puede ser favorable, favorable condicionado o pendiente por emitir Entrega de propuestas y cierre La entrega de la propuesta, se realizará en caja de compensación familiar de Casanare Comfacasanare, ubicada en la carrera 21 no 6 29 en la ventanilla única, desde las 8:00 am del día 29 de mayo de 2012, hasta las 5:00 pm del mismo día, de lo cual se levantara un acta de cierre, dicha presentación deberá hacerla en forma personal el proponente o representante legal de la empresa, consorcio o unión temporal, para lo cual deberá acreditar su representación (certificado cámara de comercio, cedula de ciudadanía, para el caso de la unión temporales/consorcio a través del documento privado donde se establece la representación). No se recibirán propuestas después de la fecha y hora establecida como límite para la entrega. El número que identificará la propuesta corresponderá al del orden de presentación de la misma Apertura de las propuestas. A continuación del cierre de la convocatoria y siendo un día hábil, en la oficina jurídica, de la caja de compensación familiar de Casanare Comfacasanare ubicada en la carrera 21 no 6-29 Yopal Casanare, se procederá a la apertura de las propuestas. Este proceso se realizara a nivel interno indicando el nombre del proponente, el valor de la propuesta, garantía de seriedad de la oferta especificando el valor y la vigencia del amparo, y número de folios de todo lo ocurrido en el acto de apertura de propuestas se elaborará un acta, la cual será suscrita por los funcionarios autorizados para tal fin. Copia de esta acta será suministrada a los proponentes que lo soliciten por escrito Plazo y adjudicación La evaluación de propuestas y la adjudicación se hará el día 30 de mayo de 2012, para lo cual se dirigirá carta al contratista en aras de dar inicio a la etapa contractual.

8 Suscripción del contrato Documentos para suscripción Una vez agotado el trámite precontractual se procederá a la elaboración del contrato tomando como referencia los documentos aportados en la propuesta Plazo para suscribirlo El contrato deberá firmarse en un plazo no mayor a un (1) día hábil después de la carta de notificación de la adjudicación Condiciones para suscripción El contrato será firmado por el representante legal del proponente seleccionado Perfeccionamiento del contrato: Una vez firmado el contrato el contratista deberá proceder con la legalización del contrato Requisitos para iniciar la ejecución La iniciación de las actividades se hará una vez cumplidos los requisitos de legalización del contrato y una vez sea suscrita el acta de iniciación, por parte del supervisor FORMA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Idioma La propuesta se presentará en idioma castellano, que será también el idioma para el contrato, para la totalidad de la documentación referida en estos pliegos de condiciones y para la correspondencia pertinente. Los documentos expedidos en el exterior en idioma diferente al castellano, deberán estar acompañados de traducción simple y sellos consulares Forma de presentación La propuesta estará integrada por los documentos correspondientes y se presentará en original así:

9 Las hojas de la propuesta y la documentación adjunta deberán estar foliadas numéricamente en forma consecutiva, adicionalmente, deberán presentarse en el orden indicado en el capítulo 3 numeral 3.4. Se deberá entregar en original y copia en medio magnético (CD) de toda la propuesta incluyendo los cuadros que contengan la propuesta, debidamente marcada. No se aceptarán propuestas complementarias o modificaciones que fueren presentadas con posterioridad a la fecha y hora de cierre del proceso contractual. Tampoco se aceptarán propuestas enviadas por correo. Una vez presentada la propuesta no se aceptará a los proponentes, variación alguna en sus términos, ni la presentación de documentos o información adicional lo cual no obsta para que Comfacasanare pueda solicitar aclaraciones que considere necesarias Moneda La oferta económica debe presentarse en moneda nacional de curso legal Propuesta parcial o alternativa No se aceptarán propuestas parciales. La propuesta debe estar completa e íntegramente ajustada a los requisitos exigidos en los presentes términos, para ser aceptada para la evaluación ELEMENTOS COMPLEMENTARIOS PARA ELABORACIÓN DE LA OFERTA Prevalencia de los documentos En caso de presentarse contradicciones, ambigüedades o diferencias entre los documentos que comfacasanare suministra a los proponentes, prevalecerá en la etapa precontractual, lo expresado en estos pliegos de condiciones sobre los demás documentos. Los presentes pliegos de condiciones, sus anexos técnicos, sus adendos y la propuesta presentada por el proponente adjudicatario, son parte integrante del contrato que se suscriba y la interpretación de cualquier diferencia sobre el alcance y contenido de las obligaciones contractuales. Todos los documentos precontractuales son un conjunto. Así mismo, primará lo expresado en los pliegos de condiciones y sus adendos, sobre cualquier concepto expresado en las propuestas.

10 2 CAPITULO.- CONDICIONES DE LA CONTRATACIÓN 2.1. CONDICIONES TÉCNICAS Obligaciones previas a iniciar el contrato. Los operadores seleccionados deberán presentar al director operativo del proyecto antes de dar inicio al contrato la siguiente información: a. El programa de inversión del anticipo, detallado por rubros y tiempo de ejecución. b. El programa detallado de la operación del servicio, en concordancia con el programa general por capítulos presentado con la propuesta Obligaciones generales para los operadores. a. Garantizar la coordinación con el establecimiento educativo o la unidad aplicativa para la adecuada entrega de los almuerzos escolares con personal idóneo y con experiencia en programas de alimentación escolar. b. Cumplir en los términos y plazos el objeto contractual. c. Suministrar el servicio de restaurante escolar a estudiantes de la diferentes instituciones educativas del departamento de Casanare cumpliendo con las especificaciones técnicas y nutricionales, así como porciones, e inocuidad en la preparación de los alimentos, durante ciento veinte (120) días calendario escolar para lo cual se deben tener en cuenta como mínimo los siguientes aspectos: infraestructura para la ejecución del servicio de alimentación escolar y la atención de los beneficiarios, el contratista contará con la disposición de la estructura física de los restaurantes escolares ubicada dentro de las instituciones educativas de los municipios del departamento. Estas estructuras deberán reunir las condiciones establecidas en el decreto 3075 de 1997 en cuanto a estar diseñados de manera higiénica, con accesos y alrededores limpios, tener un tamaño apropiado para las operaciones que se realizan acorde al número de beneficiarios y ubicados en un lugar aislado de cualquier foco de insalubridad que pueda presentar riesgos potenciales para la contaminación del alimento y que su funcionamiento no ponga en riesgo la salud y bienestar de los escolares, entre otros, cuando las instituciones educativas no reúnan las condiciones técnicas de acuerdo a la normatividad vigente deberán adecuarse para la prestación del servicio.

11 d. Dar cumplimiento al manual de saneamiento básico entregado por Comfacasanare. e. Ofrecer el servicio de restaurante escolar (ración preparada) en el momento oportuno y en condiciones óptimas de sanidad y cumpliendo con las recomendaciones nutricionales de forma que promueva la alimentación balanceada y saludable a los estudiantes. En casos específicos de fuerza mayor como contingencia se establecerá la entrega de raciones industrializadas autorizadas por el comité técnico por un valor equivalente al precio de la ración establecida de acuerdo a los lineamientos del estudio previo y el programa de alimentación escolar pae. f. cumplir con las porciones y gramajes indicados y demás especificaciones técnicas de carácter nutricional. Ver anexo 1 minuta patrón. g. Disponer de recipientes con bolsas para la recolección de los desechos con las debidas normas para un óptimo reciclaje de los desechos orgánicos e inorgánicos. h. Cumplir con los lineamientos técnico administrativos y estándares del programa de alimentación escolar pae - (resolución de diciembre 30 de 2010 emitida por el icbf y el ministerio de educación nacional) i. Realizar la divulgación y publicación en las instituciones y centros educativos que se entregue la minuta o ración a través de un mural publicitario y/o pendón institucional, y promover otras estrategias publicitarias en medios de comunicación, donde se anuncie el programa que se ejecuta, las entidades que apoyan el programa, adicionando un mensaje que impulse una alimentación balanceada y saludable promoviendo el consumo de frutas y verduras (ley 1355/09 art. 4). El mensaje debe ser aprobado por la secretaría de educación de Casanare y Comfacasanare. j. Hacer la respectiva socialización y verificación detallada de la prestación del servicio del componente restaurante escolar para que la comunidad educativa y los alumnos conozcan el programa. k. Realizar la publicación de la minuta patrón, el ciclo de menús por semanas debidamente aprobado por interventoría y supervisión, adicional a esto se publicara la planilla de mercado semanal, en un lugar visible del restaurante escolar de las instituciones educativas y sedes educativas, donde se entregue el servicio de restaurante escolar. l. Entregar informes de ejecución del contrato a comfacasanare, cada vez que esta lo requiera bien sea para información general o cuando los entes de control lo requieran. m. En caso de que hayan observaciones con respecto al servicio deberán acogerse y disponer de inmediato a su mejoramiento. n. Garantizar la calidad e inocuidad de las materias primas y raciones servidas o entregadas a los beneficiarios del programa. o. El contratista deberá sufragar proporcionalmente los servicios públicos que se generen en las instalaciones del restaurante escolar, relacionado con el programa de almuerzos escolares, al igual que por el deterioro de los implementos y elementos entregados por cada uno de los rectores y directores de las instituciones educativas. p. En las instituciones y sedes educativas donde no exista o sea insuficiente el menaje (platos, vasos, cucharas) para la entrega de los almuerzos a los estudiantes, el contratista deberá garantizarlos. De la misma forma se debe contemplar los siguientes aspectos: los equipos y menaje empleados en el manejo de los alimentos deberán cumplir las normativas

12 dispuestas en del decreto 3075 las cuales indican que deben estar diseñados y construidos con materiales resistentes al uso, la corrosión y a los materiales de limpieza y desinfección y estar instalados y mantenidos de manera que se evite la contaminación del alimento, facilite la sanitización de sus superficies y permitan desempeñar adecuadamente el uso previsto. En todo momento el contratista será responsable del correcto funcionamiento y uso apropiado de equipos, utensilios y menajes necesarios para la operatividad del servicio. q. Realizar 8 jornadas pedagógicas, las cuales se realizaran de acuerdo a lo establecido por el comité técnico. r. Realizar un plan de capacitación continuada al personal manipulador de alimentos, con personal idóneo en el área de nutrición y manipulación de alimentos: contempla actividades de capacitación periódica en buenas prácticas de manufactura de los alimentos, practicas higiénicas, y medidas de protección, temática especifica, responsable de la capacitación, cronograma y formato de control y seguimiento a la capacitación. s. Implementar sistemas encaminados al mejoramiento continuo y gestión de la calidad en el proceso de atención al beneficiario de restaurante escolar respectivo. t. Las instituciones educativas que no reúnan las condiciones técnicas requeridas para esta clase de servicio deberán ser acondicionadas por el operador, previo acuerdo realizado en comité técnico. u. El contratista debe someterse a la verificación e informar oportunamente los conceptos sanitarios emitidos por la autoridad sanitaria competente de los sitios donde se encuentren ubicadas las unidades aplicativas y/o las plantas de preparación y manipulación de los alimentos según el decreto 3075 de 1997, llevará formatos de control y seguimiento de limpieza y desinfección, control de vectores, lavado de tanques en cada una de las unidades aplicativas con el fin de evitar posible contaminación cruzada así como conservar la calidad e inocuidad de los alimentos a suministrar (agente utilizado, periodicidad, etc.) v. El contratista deberá realizar una prueba mensual de laboratorio a la minuta o ración entregada a razón de una prueba por cada una de las zonas identificadas, como mecanismo de control sanitario. w. cualquier cambio, modificación o ajuste a los ciclos de menú, deberá ser informado oportunamente al interventor y/o supervisor del contrato, para su previa autorización y presentar por escrito los respectivos ajustes avalados por el nutricionista dietista, que de igual forma presente el mínimo de experiencia profesional de 1 año y la respectiva tarjeta profesional. x. Suministrar la información necesaria, permitir el acceso e inspección de sus instalaciones, responder oportunamente las comunicaciones dentro los ocho días hábiles siguientes al requerimiento, facilitar las condiciones para el desempeño del interventor y/o supervisor del contrato o sus delegados, y colaborar con él para el cabal cumplimiento de las labores de interventoria y/o supervisión. y. Facilitar de manera oportuna e integral, libros de registro, archivos, actas, consolidados y demás información pertinente, sin perjuicio de la demás información que en ejercicio de la función de inspección, vigilancia y control requiera la secretaría de educación de Casanare, la interventoría y/o los organismos de control.

13 z. Establecer un sistema de recepción de peticiones, quejas y reclamos para la óptima prestación del servicio e implementar, incentivar su uso por parte de los beneficiarios del servicio y comunidad educativa en general. Reportar semanalmente los registros consolidados del sistema implementado a Comfacasanare. aa. Organizar la prestación de los servicios de conformidad con la siguiente zonificación: zona 1. Comprende los municipios de Yopal, mani, tauramena, chameza y recetor. Zona 2. Norte comprende los municipios de orocue, trinidad, san luis de palenque, paz de ariporo, pore, hato corozal, sacama, salina, nunchia, tamara. Zona 3. Comprende los municipios de aguazul, monterrey, sabanalarga, villanueva. bb. establecer una herramienta que permita el registro oportuno y actualizado de los estudiantes beneficiarios del servicio y reportar cualquier modificación que afecte la cobertura, indicando el número de estudiantes beneficiados, identificando especialmente los pertenecientes a comunidades indígenas, afrocolombianos; estudiantes que se encuentran en situación de desplazamiento y estudiantes con necesidades educativas especiales (discapacidad). La identificación de la población en condiciones especiales de vulnerabilidad será apoyada por los rectores de las instituciones educativas para lo cual la secretaria de educación de Casanare emitirá circular a los rectores de las instituciones educativas del departamento de Casanare, beneficiarias del proyecto de restaurante escolar. cc. Contar con el personal profesional y técnico idóneo y con experiencia para ejecutar la operación del proyecto, veinte (20) coordinadores municipales) sobre el cual deberá realizar el pago de honorarios y presentar las constancias o soportes de los aportes a seguridad social (salud, pensión, riesgos profesionales) del recurso humano vinculado y de las obligaciones parafiscales (Sena, iba, caja de compensación familiar), si a ello hubiere lugar, de conformidad con estipulado en la ley 789 de 2002 y ley 1429 de dd. Disponer de tres (3) vehículos para el desplazamiento del personal (coordinadores municipales) en su labor de coordinación y seguimiento. ee. El contratista pondrá a disposición de Comfacasanare grameras en los momentos de verificación del servicio suministrado. ff. Contar con centro de acopio que cumplan con lo establecido en la ley 9 de 1979 (código sanitario) y su reglamentación, en particular el decreto 3075 de 1997 de la protección social. Si el oferente no cuenta con centro de acopio deberá comprometerse expresamente a establecerlo en un plazo máximo de 20 días calendario a partir de la adjudicación del contrato. gg. Para el transporte de alimentos se deberá dar cumplimiento a lo dispuesto por el decreto 3075 de hh. Debido a que las unidades aplicativas de los municipios Yopal y mani no cuenta con áreas de preparación de alimentos adecuadas, el proponente deberá contar con dos plantas de procesamiento de alimentos las cuales deben estar debidamente autorizadas y avaladas por autoridad competente (INVIMA) donde se verifique su estado, el cual puede ser favorable, favorable condicionado o pendiente por omitir.

14 Especificaciones técnicas del objeto o producto a contratar: a. El servicio público de educación debe ser prestado de conformidad con lo establecido en la ley 115 de 1994, y las disposiciones que la reglamenten y la ejecución del contrato. b. La minuta patrón hace parte integral de la presente convocatoria. Anexo 01. c. La minuta patrón debe entenderse con base en el peso promedio bruto de los tres grupos de edad referenciados. d. La minuta patrón elaborada por nutricionista dietista brinda un aporte nutricional que corresponde al 30% de los requerimientos de energía y nutrientes de cada grupo poblacional atendido, acorde con los lineamientos pae del instituto colombiano de bienestar familiar. e. La distribución de la población beneficiada por instituto y sede educativa, hace parte de la presente convocatoria, anexo 2, la cual es susceptible de cambios por parte del comité técnico del presente contrato Control de calidad Los alimentos a suministrar corresponderán a los estándares de calidad exigidos por las normas vigentes y deberán cumplir con las características generales por grupo establecidas en la minuta patrón anexo 1 y con las características nutricionales y peso de la porción servida establecidos. Los alimentos serán entregados de manera oportuna para no afectar la prestación del servicio y la cantidad estipulada, según el rango escolar y la totalidad de beneficiarios atendidos en cada punto de preparación y distribución de la ración preparada durante el programa CONDICIONES ECONÓMICAS Forma de pago. Comfacasanare, entregará un cincuenta por ciento (50%) del valor total del contrato en calidad de anticipo, una vez legalizado y cumplidos los requisitos de perfeccionamiento para la ejecución del contrato, y la suscripción del acta de inicio, previa aprobación del plan de inversión del anticipo, restante 50% se girará hasta un noventa y cinco por ciento (95%) del valor del saldo restante del contrato, mediante actas parciales previa presentación de informe de ejecución, visto bueno del interventor y/o supervisor del contrato, quien verificará las certificaciones emitidas por parte de los rectores de las instituciones educativas donde se preste el servicio de restaurante escolar. A estos pagos se amortizara el anticipo. El restante cinco por ciento (5%) restante una vez se suscriban las actas de terminación y liquidación del contrato,

15 previo informe del interventor y/o supervisor del contrato que certifique el cumplimiento por parte del contratista. La radicación de la factura o cuenta de cobro respectiva Disponibilidad presupuestal. Las cuentas le serán pagadas al contratista con cargo a los recursos aportados por la gobernación de Casanare Gastos. Los gastos en que debe incurrir el contratista por concepto de primas por concepto de constitución, adición o recuperación de la garantía única y demás gastos del contrato, correrán por cuenta propia CONDICIONES ADMINISTRATIVAS Y JURÍDICAS DEL CONTRATO Garantía única. El contratista se obliga a constituir a favor de Comfacasanare, los siguientes amparos. 1. Cumplimiento general del contrato: diez (10%) por ciento del valor total del contrato. Duración del contrato y cuatro (4) meses más contados a partir de la fecha de expedición de la garantía única de cumplimiento. 2. Buen manejo y correcta inversión del anticipo: por cien por ciento (100%) del valor dado en tal calidad y su vigencia será por el término del contrato y cuatro meses más, contados a partir de la fecha de expedición de la garantía única de cumplimiento, en todo caso su vigencia se extenderá hasta la liquidación del contrato. 3. Responsabilidad civil y extracontractual: por el diez (10%) por ciento del valor del contrato y en ningún caso inferior a doscientos (200) smlmv, al momento de expedición de la póliza y con vigencia igual al plazo de ejecución del mismo. 4. Salarios, prestaciones e indemnizaciones: cinco por ciento (5%) del valor total del contrato, con una vigencia igual al plazo del contrato y tres (3) años más 5. Calidad del bien o servicio: diez (10%) por ciento del valor total del contrato. Duración del contrato y seis (6) meses, contados a partir de la entrega del producto previa certificación de recibo a satisfacción. En caso de que el presente contrato se adicione, prorrogue, suspenda o en cualquier otro evento que fuere necesario, el contratista se obliga a modificar las garantías de tal forma que

16 cubra los nuevos términos. Dentro de los términos estipulados en el contrato, la garantía no podrá ser cancelada sin la autorización de Comfacasanare. El contratista deberá cumplir con los requisitos para mantenerla vigente y serán de su cargo el pago de todas las primas y demás erogaciones de constitución y mantenimiento de la garantía mencionada. Sin embargo, el contratista autoriza a Comfacasanare para que con cargo a las sumas que éste le adeude se descuente el valor de las primas del seguro, cuando por cualquier circunstancia el contratista no las constituyere Perfeccionamiento y ejecución: El contrato se entiende perfeccionado con la firma de las partes y requiere para su validez y ejecución, constitución y aprobación de la garantía correspondiente Cesión y subcontratos. El contratista no podrá ceder el contrato, sin el consentimiento previo, expreso y escrito de Comfacasanare y del interventor y en los casos expresamente señalados en la ley. Comfacasanare podrá reservarse las razones que tenga para negar tal autorización. En el texto de los subcontratos, si a ello hubiere lugar, se dejará constancia de que se entienden celebrados dentro y sin perjuicio de los términos de este contrato y bajo la responsabilidad del contratista. Comfacasanare, podrá exigir al contratista, la terminación del subcontrato en cualquier tiempo, exigiendo el cumplimiento inmediato y directo de las obligaciones Diferencias entre las partes. Las diferencias que surjan entre las partes por asuntos diferentes a los principios de terminación, modificación e interpretación unilaterales, con ocasión de la celebración, cumplimiento y liquidación del contrato, serán dirimidas mediante la utilización de los mecanismos de solución ágil de conflictos previstos en la ley, tales como arreglo directo, amigable composición, conciliación y transacción Terminación, modificación e interpretación unilateral. Son aplicables los principios de terminación, modificación e interpretación unilaterales en los términos del derecho privado. Las estipulaciones de este contrato prevalecen sobre las condiciones y términos de los demás documentos que la integran. Estos se consideran complementarios de aquella y los mismos deben interpretarse en su conjunto.

17 Sanción penal pecuniaria. Se estipula como cláusula penal pecuniaria la suma equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato, como estimación anticipada y parcial de los perjuicios que se causen a Comfacasanare por el incumplimiento total o parcial del contrato, para cuyo cobro prestará mérito ejecutivo el presente contrato, acompañado de cualquier medio idóneo de prueba del incumplimiento del contratista. Comfacasanare, podrá tomar directamente el valor de la cláusula penal, de los saldos que adeude al contratista, por razón del contrato o de la garantía constituida. De no ser posible, se cobrará acudiendo a la jurisdicción competente. El contratista, responderá a cualquier requerimiento judicial o privado, para hacer efectivas las obligaciones garantizadas. No obstante, Comfacasanare podrá solicitar al contratista la totalidad del valor de los perjuicios causados que excedan el valor de la cláusula penal pecuniaria, de acuerdo con la facultad que otorgan sobre el particular los artículos 1594 y 1600 del código civil y en tal sentido se establece contractualmente, que el pago de las penas previstas no extingue la obligación principal contratada y que el acreedor de las obligaciones podrá a su arbitrio pedir el pago de la pena y la indemnización de los perjuicios causados Liquidación. Una vez terminada la ejecución del presente contrato se procederá a su liquidación, dentro de los cuatro (04) meses siguientes al vencimiento del plazo de ejecución, mediante la presentación por parte de contratista e interventor, de las respectivas actas para su trámite. La mora en este aspecto imputable al contratante, no dará lugar al reconocimiento de intereses moratorios. Si el contratista no se presenta a la liquidación o las partes no llegan a acuerdo sobre el contenido de la misma, será practicada directa y unilateralmente por Comfacasanare y se adoptará por acto administrativo motivado, susceptible del recurso de reposición Reclamaciones. El contratista solventará a su costa las reclamaciones que en su caso le resulten por daños o perjuicios a propiedades o terceras personas, derivadas de la ejecución del contrato, por acciones u omisiones imputables al contratista, sus dependientes, subordinados o subcontratistas.

18 Documentos. Son documentos del contrato los siguientes: 1) los pliegos de condiciones. 2) la oferta presentada por el contratista y los documentos que ella contiene. 3) las actas que se produzcan durante la vigencia del contrato. 4) los demás documentos que directa o indirectamente se relacionen con este contrato o su ejecución. 5) las actas del comité Inhabilidades e incompatibilidades. Con la firma del contrato, el contratista declara bajo la gravedad del juramento que no se halla incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad para contratar contempladas en la ley, la constitución y el decreto 2463 de Si llegare a sobrevenir inhabilidad o incompatibilidad al contratista, éste cederá el contrato previa autorización escrita de Comfacasanare, si ello no fuere posible, renunciará a su ejecución Control de la ejecución del contrato Comfacasanare designará la persona que ejercerá el control y vigilancia de la ejecución del contrato, la cual tendrá a su cargo, entre otras funciones, coordinar lo pertinente a la ejecución del mismo. El será responsable de aceptar las actividades propias del objeto del presente proceso y autorizará los pagos, en los términos establecidos en los presentes pliegos de condiciones y responderá por los hechos y omisiones que le fueren imputables. Son funciones del supervisor las siguientes: Supervisar y vigilar el cumplimiento del contrato a ejecutarse, prestando la colaboración que requiera el contratista. Exigir al contratista la ejecución idónea y oportuna del contrato. Autorizar los pagos al contratista. Remitir oportunamente a Comfacasanare las actuaciones resultantes de la ejecución contractual. Evaluar y ajustar los informes requeridos para ejecución del contrato por parte de la entidad. El supervisor exigirá al contratista el cumplimiento del pago de los aportes frente a los sistemas

19 de salud, pensiones, riesgos profesionales y aportes al servicio nacional de aprendizaje, instituto colombiano de bienestar familiar y cajas de compensación familiar si a ello hubiera lugar durante el periodo de ejecución contractual, requisito sin el cual no se tramitara el respectivo pago Domicilio. Para todos los efectos legales y fiscales pertinentes al contrato, el domicilio es la ciudad de Yopal- departamento de Casanare. 3. CAPITULO.- CONTENIDO DE LA PROPUESTA El oferente deberá presentar los documentos y sus soportes, siguiendo estrictamente el orden señalado anteriormente y presentando una tabla de contenido o índice de la propuesta, así como separadores de las diferentes partes de la propuesta DOCUMENTOS JURÍDICOS OBJETO DE EVALUACIÓN Carta de presentación de la propuesta La carta de presentación de la propuesta debe presentarse firmada por el proponente o representante legal, para el caso de personas jurídicas, la cual debe contener datos de identificación del proponente, número de teléfono, fax y dirección, valor de la propuesta, manifestación sobre el conocimiento de las condiciones establecidas en los pliegos de condiciones y aceptación de su contenido y manifestación de no encontrarse incurso en alguna inhabilidad o incompatibilidad establecida por la ley. (formato no 1) La no-presentación de la carta de presentación de la propuesta (formato no 1) o no estar suscrita por el proponente o por el representante legal de la persona jurídica, unión temporal o consorcio, debidamente facultado en los términos de ley, en caso de requerirse, la propuesta será evaluada como no admisible jurídicamente. En esta carta el proponente deberá manifestar bajo la gravedad de juramento que no se encuentra incurso en las inhabilidades o incompatibilidades establecidas en la constitución política, la ley 80 de y demás normas pertinentes.

20 Certificado de existencia y representación legal A. Personas jurídicas: El proponente y los conformantes de la propuesta conjunta, de la unión temporal y del consorcio que ostenten la calidad de persona jurídica, deberán presentar el certificado de existencia y representación legal, o su equivalente en caso de personas jurídicas extranjeras, con fecha de expedición no mayor a treinta (30) días con antelación a la fecha señalada para la entrega de la propuesta, donde conste que el objeto social permita presentar, celebrar y ejecutar el contrato objeto del presente proceso y que la duración de la sociedad no sea inferior a la vigencia del mismo y un (1) año más. Igualmente deberá adjuntarse fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal de la persona jurídica. En el evento en que el representante legal tenga alguna limitación para contratar deberá anexar la autorización del órgano competente (junta de socios, junta directiva, asamblea general) para comprometer a la sociedad en la presentación de propuestas y en la firma del contrato posible que se derive de esta convocatoria. En caso de unión temporal, consorcio o propuesta conjunta, se deberá presentar el certificado de existencia y representación legal de cada una de las personas jurídicas que lo conforman, en los cuales todos los integrantes del proponente plural dentro de su objeto social tengan la capacidad que les permita presentar, celebrar y ejecutar el contrato objeto del presente proceso. Las sociedades extranjeras sin sucursal en Colombia deberán acreditar que cuentan con un apoderado debidamente constituido, con domicilio en Colombia y ampliamente facultado para presentar la oferta, celebrar el contrato y representarlas judicial o extrajudicialmente hasta la constitución de la sucursal en Colombia en caso de resultar aceptada su propuesta, de conformidad con lo señalado en el título viii del libro ii del código de comercio colombiano. Las personas naturales extranjeras sin domicilio en Colombia deberá acreditar la constitución de un apoderado ampliamente facultado para presentar la oferta, celebrar el contrato y representarla judicial o extrajudicialmente. Objeto: el objeto social de la persona jurídica o la actividad mercantil de la persona natural debe permitir la realización de las siguientes actividades: preparación de alimentos. Nota. En caso de consorcio o unión temporal el objeto social de cada uno de los integrantes debe permitir la realización de las actividades anteriormente descritas. La no-presentación del certificado de existencia y representación legal, será insubsanable, la ausencia de las autorizaciones que de conformidad con los estatutos se requieran para representar y comprometer válidamente a la persona jurídica, o la incapacidad legal de la misma para desarrollar el objeto del contrato a celebrar, o si la vigencia de la persona jurídica es

21 inferior a la exigida en los pliegos de condiciones dará lugar a que la propuesta se declare no admisible jurídicamente B. Propuestas conjuntas: En el caso de consorcios, uniones temporales o cualquier otra forma de asociación para la presentación de la propuesta, además de lo indicado anteriormente se deberá allegar un documento debidamente suscrito por sus integrantes siguiendo el modelo o formato no. 6, en virtud del cual expresan su voluntad de presentar la oferta en forma conjunta, en consorcio o unión temporal, en el cual se especifique lo siguiente: Los nombres y domicilios de los constituyentes. La participación porcentual de cada constituyente. La designación del representante o apoderado y sus facultades, el cual no podrá ser reemplazado sin la autorización expresa y escrita de cada uno de los integrantes que la conforman La manifestación expresa de que se asume, de forma solidaria e indivisible entre los conformantes, la responsabilidad por la información suministrada en la propuesta y por las obligaciones derivadas de ella y del contrato resultante de este proceso. Duración: deberá mantenerse la forma de asociación escogida desde la fecha de entrega de propuestas hasta la terminación del contrato que se derive del proceso y un año más. Igualmente, deberán mantener la misma participación porcentual dentro de la propuesta conjunta, consorcio, unión temporal, etc., que se acredite al momento de la presentación de la propuesta. En caso de requerirse alguna modificación en la participación de cualquiera de los conformantes de la propuesta conjunta, consorcio o unión temporal, durante la duración del contrato, ésta deberá ser debidamente justificada por el contratista y aprobada de manera expresa por el departamento. Ningún integrante del consorcio o de la unión temporal, podrá formar parte de otros proponentes que participen en la convocatoria, ni formular propuesta independiente. El documento en el que se exprese la voluntad de presentar la oferta en forma conjunta, en consorcio o unión temporal, deberá ir acompañado de los documentos que acrediten que quienes lo suscribieron tenían la representación y capacidad necesarias para dicha constitución y para adquirir las obligaciones solidarias e indivisibles derivadas de la propuesta y del contrato resultante (certificados de cámara de comercio, actas de junta directiva, poderes). La no-presentación del documento de constitución del consorcio o de la unión temporal (Formato no.6) o el incumplimiento de los requisitos establecidos para este tipo de participantes, o la omisión de la suscripción por quienes lo integran, dará lugar a que la propuesta sea evaluada como no admisible jurídicamente.

22 Garantía de seriedad de la oferta La propuesta deberá estar acompañada de la garantía de seriedad de la propuesta, en original, expedida a nombre de la caja de compensación familiar de Casanare Comfacasanare de acuerdo con lo establecido a continuación: La garantía deberá ser por valor equivalente, como mínimo, al 10% (aproximado al peso por exceso o por defecto) del valor total del presupuesto oficial estimado, válida como mínimo por noventa (90) días calendario, contados a partir del cierre de la convocatoria. En caso de prorrogarse el plazo de la convocatoria, el proponente deberá mantener vigentes todos los plazos y referencia originales de su propuesta y ampliar la validez de la garantía de seriedad por el término adicional que sea indicado por la caja de compensación de Casanare - Comfacasanare. La garantía de seriedad de la propuesta podrá ser una garantía bancaria o una póliza de seguros. Cuando se trata de una póliza de seguros se deberá anexar recibo o constancia del pago de la prima correspondiente o constancia de que la póliza no expirará por la falta de pago o por revocatoria unilateral. Cuando la garantía la presente un consorcio o unión temporal, la garantía de seriedad debe ser tomada a nombre del consorcio o unión temporal, indicando sus integrantes y los porcentajes de su participación Amparos de la garantía de seriedad La garantía amparará el cumplimiento de las siguientes obligaciones que asume el proponente por su participación en el proceso en el caso de resultar adjudicatario: Cumplimiento de la obligación de suscribir el contrato en los términos y dentro de los plazos señalados en los términos. Cumplimiento de la obligación de entregar a la caja de compensación familiar de Casanare Comfacasanare la garantía única de cumplimiento y demás garantías contractuales a que hace referencia la minuta del contrato, con el lleno de las referencias y requisitos que correspondan, según los términos aquí previstos y conforma a la ley. El cumplimiento de los requisitos establecidos para la legalización del contrato. La no-presentación de la garantía de seriedad de la propuesta o no subsanarla dentro del tiempo indicado, dará lugar a que la propuesta sea evaluada como no admisible jurídicamente.