ANEXO No 7 INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR LA MATRIZ DE IDENTIFICACION Y ANALISIS DE RIESGOS

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1 ANEXO No 7 INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR LA MATRIZ DE IDENTIFICACION Y ANALISIS DE RIESGOS 1. El archivo Excel que recibe tiene dos hojas, una denominada mapa de riesgos y la otra valoración riesgos ; se ocultaron algunas filas, por favor no abra las filas ocultas; ya que estas contienen riesgos de otras áreas. 2. Revise tanto la hoja denominada mapa de riesgos como la de valoración riesgos ; ya que estas tienen columnas formuladas; por favor no dañe las formulas y no escriba en las columnas que están formuladas.

2 3. En la hoja denominada mapa de riesgos encontrará el macro proceso y procesos asociado al riesgo, así como la clasificación del riesgo de acuerdo a la guía de administración del riesgo; posteriormente y para facilitar la identificación se incluye el área donde se presenta el riesgo; es así como encontrara después enunciado el riesgo asociado a dicha área. Posteriormente aparecen las columnas de: el impacto, la probabilidad, la evaluación del riesgo y los controles existentes. Toda esta información se obtuvo de la Oficina de Control Interno, del trabajo realizado por esta oficina con cada una de las áreas; de acuerdo a lo establecido por la guía de Administración del Riesgo de la Función Publica. 4. Revise el riesgo enunciado, el impacto, la probabilidad, la evaluación del riesgo y los controles existentes; si esta de acuerdo deje igual la información, si no esta de acuerdo, redacte su riesgo y valórelo de acuerdo con la siguiente tabla: IMPACTO VALOR

3 Leve 5 Moderado 10 Catastrófico 20 Únicamente debe escriba el numero del valor; por ejemplo si usted enuncia un riesgo que usted considera con impacto catastrófico, digite el numero 20 en la columna pequeña, automáticamente en la columna anterior a esta aparece la palabra catastrófico ; ya que esta columna esta formulada. IMPACTO CATASTROFICO 20 Valore la probabilidad de ocurrencia de un riesgo de acuerdo a la siguiente tabla: PROBABILIDAD VALOR Alta 3 Media 2 Baja 1 Únicamente debe escriba el numero del valor; por ejemplo si usted enuncia un riesgo que usted considera con un probabilidad media, digite el numero 2 en la columna pequeña, automáticamente en la columna anterior a esta aparece la palabra Media ; ya que esta columna esta formulada. PROBABILIDAD MEDIA 2 Una vez que usted a llenado las columnas pequeñas no formuladas de impacto y probabilidad, automáticamente se llenan las columnas de evolución del riesgo EVALUACIÓN RIESGO

4 IMPORTANTE Posteriormente en la hoja mapa de riesgos enuncie los controles existentes con los cuales usted controla el riesgo. 6. Por favor no digite nada en las columnas de VALORACIÓN RIESGO y la columna de OPCIONES DE MANEJO, de la hoja llamada mapa de riesgos ya que estas están formuladas y cuando usted trabaje en la hoja denominada Valoración riesgo ; automáticamente se llenaran las columnas de VALORACIÓN RIESGO y OPCIONES DE MANEJO. 7. Posteriormente en la hoja mapa de riesgos aparece la columnas ACCIONES, explique concretamente cada una de las acciones desarrolladas por su área para reducir o mitigar los riesgos identificados.

5 8. En la columna CRONOGRAMA, usted debe colocar para cada uno de los riesgos las fechas para implementar las acciones que mitigaran los riesgos identificados. Tenga en cuenta que debe dejar evidencia de las acciones implementadas, ya que cuando se audite por parte de los entes de control, estos le solicitaran dichos soportes. En la columna INDICADOR, usted debe diseñar para cada uno de los riesgos identificados un indicador para evaluar el desarrollo de las accione implementadas para mitigar el riesgo. 9. Habrá la hoja denominada valoración riesgo, en las 5 primeras columnas de esta hoja usted no debe escribir nada, ya que estas traen automáticamente la información de la hoja llamada valoración riesgo, por lo tanto usted solo debe diligenciar las columnas tituladas TIPO y VALOR. 10. La columna TIPO tiene dos posibilidades: Correctivo y Preventivo, usted solo debe escribir una equis X, en la casilla correspondiente, teniendo en cuenta que el riesgo puede ser de tipo correctivo o preventivo pero nunca ambos, ya que estas dos posibilidades son mutuamente excluyentes.

6 TIPO Correctivo Preventivo x 11. La columna VALORACIÓN, incluye tres columnas, usted debe llenar las tres columnas, en cada una de ella puede colocar la palabra SI o NO dependiendo del caso. 12. Una vez termine envié el archivo por intranet a planeación para, conformar el mapa de riesgos.