Guía del usuario de Application Connectors

Transcripción

1 Guía del usuario de Application Connectors Versión 6.0 Julio de 2007

2 Copyright EMC Corporation. Reservados todos los derechos.

3 Tabla de contenido Capítulo 1 Información general sobre Application Connectors... 7 Capítulo 2 Iniciar sesión en un repositorio... 9 Cerrar sesión Cambiar la contraseña Iniciar sesión con otro nombre de usuario Iniciar sesión en otro repositorio Ver la versión de Application Connectors y otra información Capítulo 3 Trabajar con documentos Crear nuevos documentos Usar el cuadro de diálogo de selección Crear nuevas carpetas Definir las propiedades para un documento Fichas comunes en pantallas de propiedades Definir los permisos de un documento Editar un documento Información general sobre los documentos virtuales Guardar y registrar un documento Guardar un documento y mantenerlo retirado Cancelar la retirada de un documento Eliminar un documento o carpeta Ver una copia de un documento sin retirar el documento Ver todas las ubicaciones a las que está enlazado un documento Ver todas las versiones de un documento Ver todas las copias de un documento Copiar un documento dentro del repositorio o copiar un documento externo en el repositorio Sobrescribir un documentoconotro Crear un enlace de un documento a otro Insertar el contenido de un documento en otro Enviar un enlace a un documento a través del correo electrónico Capítulo 4 Trabajar con mensajes de correo electrónico Guardar un mensaje de correo electrónico en el repositorio Guardar un anexo en el repositorio Ver un mensaje de correo electrónico Capítulo 5 Buscar Guía del usuario de Application Connectors 3

4 Tabla de contenido Capítulo 6 Enviar flujos de trabajo y flujos rápidos Información general sobre flujos de trabajo Iniciar un flujo de trabajo para enrutar un documento a otros usuarios Iniciar un flujo rápido para enviar un documento a otros usuarios Capítulo 7 Mover documentos a través de los ciclos de vida Información general sobre los ciclos de vida Asignar ciclos de vida Promover documentos al siguiente estado del ciclo de vida Devolver un documento al estado anterior del ciclo de vida Separar un ciclo de vida de un documento Suspender un documento de su estado de ciclo de vida actual Reanudar el ciclo de vida de un documento pausado Capítulo 8 Definir preferencias Apéndice A Accesos directos del teclado Guía del usuario de Application Connectors

5 Tabla de contenido Listadetablas Tabla 3 1. Fichas comunes en pantallas de propiedades Tabla 3 2. Información de registro Tabla 3 3. Información de registro Tabla 5 1. Utilizar operadores en una búsqueda Tabla 6 1. Opciones de flujo rápido Tabla 8 1. Preferencias generales Tabla 8 2. Preferencias avanzadas Tabla A 1. Accesos directos del teclado Guía del usuario de Application Connectors 5

6 Tabla de contenido 6 Guía del usuario de Application Connectors

7 Capítulo 1 Información general sobre Application Connectors EMC Documentum Application Connectors le permite tener acceso a un repositorio de Documentum desde una aplicación de Microsoft Office. Un repositorio de Documentum almacena y gestiona documentos. Cuando se instala Application Connectors, aparece el menú Documentum en una o más de las aplicaciones siguientes: Excel Outlook PowerPoint Word Si ejecuta Office 2007, el menú Documentum aparece para Excel, PowerPoint y Word al hacer clic en. En esta guía se describe el comportamiento de la interfaz predeterminada de Application Connectors. Su instalación podría personalizarse y ser diferente de la que se describe aquí. Guía del usuario de Application Connectors 7

8 Información general sobre Application Connectors 8 Guía del usuario de Application Connectors

9 Iniciar sesión en un repositorio Capítulo 2 Este procedimiento le permite iniciar sesión en todas las aplicaciones que utilizan Application Connectors. No necesita este procedimiento si utiliza una aplicación basada en explorador (como Webtop) para acceder a los repositorios y si utiliza las credenciales guardadas. Si ése es el caso, sus credenciales guardadas le permiten iniciar sesión automáticamente. Si otro usuario ha iniciado sesión actualmente en este equipo, Application Connectors cerrará dicha sesión al iniciar la suya. Para iniciar sesión, debe disponer de la siguiente información: Nombre del repositorio. Un repositorio almacena documentos. El nombre de usuario y la contraseña para el repositorio El nombre de dominio de Microsoft Windows NT (si procede) Para iniciar sesión en un repositorio 1. Si ejecuta Office 2007, haga clic en. En caso contrario, omita este paso. 2. Si la pantalla de inicio no está aún abierta, seleccione Documentum > Iniciar sesión como. 3. Escriba el nombre de usuario y la contraseña para el repositorio. Ambos distinguen entre mayúsculas y minúsculas. 4. Seleccione el repositorio. 5. Para utilizar el modo de accesibilidad en lugar del modo normal, haga clic en Opciones de accesibilidad adicionales. El modo de accesibilidad proporciona exploración lineal en lugar de menús. 6. Haga clic en Inicio de sesión. 7. Haga clic en Aceptar. Guía del usuario de Application Connectors 9

10 Iniciar sesión en un repositorio Cerrar sesión Para cerrar sesión en todos los repositorios en los que ha iniciado sesión 1. Si ejecuta Office 2007, haga clic en. En caso contrario, omita este paso. 2. Seleccione Documentum > Cerrar sesión. 3. En el mensaje de confirmación, haga clic en Aceptar. Cambiar la contraseña Para cambiar la contraseña que utiliza para tener acceso al repositorio 1. Si ejecuta Office 2007, haga clic en. En caso contrario, omita este paso. 2. Si aún no ha abierto la pantalla de inicio, seleccione Documentum > Iniciar sesión como. 3. En la pantalla de inicio de sesión, haga clic en Cambiar contraseña. 4. Escribasucontraseñaactual. 5. Escriba dos veces su nueva contraseña. Las contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas. 6. Haga clic en Aplicar. Iniciar sesión con otro nombre de usuario Cuando un usuario ha iniciado sesión en Application Connectors desde un equipo, otro usuario puede iniciar sesión desde ese mismo equipo, pero al hacerlo se terminará la sesión del primer usuario. Para iniciar sesión como un usuario diferente, siga el procedimiento para Capítulo 2, Iniciarsesiónenunrepositorioutilizando un nombre de usuario y una contraseña diferentes. Iniciar sesión en otro repositorio Para iniciar sesión en otro repositorio, utilice el procedimiento para Capítulo 2, Iniciar sesión en un repositorio, asegurándose de seleccionar el nuevo repositorio. 10 Guía del usuario de Application Connectors

11 Iniciar sesión en un repositorio Ver la versión de Application Connectors y otra información Para ver el número de versión y otra información del producto 1. Si ejecuta Office 2007, haga clic en. En caso contrario, omita este paso. 2. Seleccione Documentum > Acerca de Application Connectors. Guía del usuario de Application Connectors 11

12 Iniciar sesión en un repositorio 12 Guía del usuario de Application Connectors

13 Capítulo 3 Trabajar con documentos Crear nuevos documentos Para crear un documento nuevo a partir de una plantilla del repositorio 1. Si ejecuta Office 2007, haga clic en. En caso contrario, omita este paso. 2. Seleccione Documentum>Nuevoapartirdeunaplantilla. 3. Si se le solicita que inicie sesión, hágalo. Si precisa instrucciones, consulte Capítulo 2, Iniciar sesión en un repositorio. 4. En la ficha Crear, siga este procedimiento: a. Para seleccionar una ubicación para el documento distinta de la ubicación del repositorio predeterminada, haga clic en Editar, a continuación, seleccione la nueva ubicación y, posteriormente, haga clic en Abrir. b. Escribaunnombreparaelnuevodocumento. c. En el campo Tipo, seleccione el tipo de objeto del repositorio. El tipo de objeto del repositorio determina las propiedades del documento. El tipo de objeto predeterminado es dm_document. Debe seleccionar un tipo de objeto de repositorio para el que haya plantillas disponibles. Si el tipo no tiene ninguna plantilla disponible, este procedimiento no se realizará correctamente. Para crear un nuevo documento para un tipo de objeto para el que no haya plantilla, cree primero el documento en el equipo local y, a continuación, copie el documento en el repositorio y asegúrese de que selecciona el nuevo tipo de objeto. Consulte Copiar un documento dentro del repositorio o copiar un documento externo en el repositorio, página 26. d. En el campo Formato, seleccione el tipo de aplicación que abre el documento. e. En el campo Plantilla, seleccionelaplantilladerepositorioenlaquedeseabasar el nuevo documento. Si este campo no aparece, no debería intentar crear el documento. En tal caso, interrumpa este procedimiento. f. Para agregar el documento a sus suscripciones, seleccione Suscribirse a este archivo. Guía del usuario de Application Connectors 13

14 Trabajar con documentos Para ver sus suscripciones, debe acceder al repositorio a través de una aplicación basada en explorador, como Webtop. 5. En la ficha Información, edite las propiedades según corresponda. Si precisa instrucciones, consulte Fichas comunes en pantallas de propiedades, página En la ficha Permisos,defina los permisos según corresponda. Si precisa instrucciones, consulte Definir los permisos de un documento, página Haga clic en Aceptar. El nuevo documento se crea en el repositorio y se bloquea en su nombre. El documento se descarga en su equipo y se abre. Usar el cuadro de diálogo de selección Para utilizar el cuadro de diálogo de selección 1. Para desplazarse a un elemento o abrir una ubicación, realice una o más de las siguientes acciones: Para abrir una ubicación diferente, haga doble clic en la ubicación. Pararegresaraunaubicaciónanterior,hagaclicenlaubicaciónenlarutade exploración sobre la lista. Para subir un nivel en el directorio, haga clic en (si está disponible). Para buscar en un nodo de repositorio diferente, haga clic en el nodo en la barra de exploración. Para mostrar sólo esos elementos que comienzan con una cadena de caracteres determinada, escriba dicha cadena en el cuadro de texto sobre la lista y haga clic en Ir oenla. Para restringir los tipos de elementos mostrados, seleccione un filtro distinto en el menú desplegable encima de la lista. Para ordenar elementos, haga clic en un encabezado de columna para ordenarlos según esos criterios. Para invertir el orden, vuelva a hacer clic en el encabezado. Para ver una página diferente en una lista de varias páginas, haga clic en las flechas situadas debajo de la lista o escriba el número de una nueva página en el campo Página. Para mostrar más o menos elementos por página, seleccione un número en el menú Elementos por página. 2. Para seleccionar una ubicación, siga este procedimiento: a. Si aún no lo ha hecho, abra la ubicación dentro del cuadro de diálogo de selección comosedescribióenelpasoanterior.seabrelaubicaciónsisemuestransus documentos y carpetas. 14 Guía del usuario de Application Connectors

15 Trabajar con documentos b. Haga clic en Guardar. c. Sáltese el resto del procedimiento. 3. Para seleccionar un elemento, siga este procedimiento: a. Si todavía no lo ha hecho, desplácese hasta el elemento como se describió anteriormente. b. Para seleccionar el elemento, siga uno de estos procedimientos: Para seleccionar un solo elemento, haga clic en él. Para seleccionar varios elementos adyacentes, haga clic en el primero, a continuación, mantenga presionada la tecla Mayús y haga clic en el último elemento. Para seleccionar varios elementos que no estén adyacentes, haga clic en cada elemento mientras mantiene presionada la tecla Ctrl. Para anular la selección de un elemento, mantenga presionada la tecla Ctrl yhagaclicenelelemento. Para seleccionar un elemento, haga clic en él. Si el cuadro de diálogo incluye un área a la que debe mover su opción, entonces hágalo haciendo clic en el botón de flecha. Puede agregar varios elementos a esta área. c. Dependiendo de qué botón esté disponible, haga clic en uno de los siguientes: Aceptar, Abrir, Guardar o Siguiente. Crear nuevas carpetas Para crear una nueva carpeta 1. Si ejecuta Office 2007, haga clic en. En caso contrario, omita este paso. 2. Abra un cuadro de diálogo de selección seleccionando primero Documentum y después uno de los comandos siguientes: Abrir Guardar como Insertar > Enlace Web Insertar > Objeto 3. Si se le solicita que inicie sesión, hágalo. Si precisa instrucciones, consulte Capítulo 2, Iniciar sesión en un repositorio. 4. Abralaubicaciónenlaquedeseecrearlanuevacarpeta.Seabrelaubicaciónsise muestran sus documentos y carpetas. Si precisa más información sobre la apertura de una ubicación, consulte Usar el cuadro de diálogo de selección, página 14. Guía del usuario de Application Connectors 15

16 Trabajar con documentos 5. Haga clic en. 6. En la ficha Crear, escriba el nombre de la nueva carpeta. 7. Para suscribirse a la carpeta, haga clic en Mostrar opciones y seleccione Suscribirse aestacarpeta. Para ver sus suscripciones, debe acceder al repositorio a través de una aplicación basada en explorador, como Webtop. 8. En la ficha Información, edite las propiedades según corresponda. Si precisa instrucciones, consulte Fichas comunes en pantallas de propiedades, página En la ficha Permisos, especifique el acceso que tienen grupos y usuarios concretos a la carpeta. Si precisa instrucciones, consulte Definir los permisos de un documento, página Haga clic en Terminar. 11. Haga clic en Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo de selección. Definir las propiedades para un documento Para definir las propiedades 1. Si ejecuta Office 2007, haga clic en. En caso contrario, omita este paso. 2. Abra el documento y seleccione Documentum > Propiedades. 3. Realice los cambios según corresponda. La pantalla de propiedades puede incluir varias fichas. Si precisa información detallada sobre las fichas más comunes, consulte Fichas comunes en pantallas de propiedades, página Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar. 16 Guía del usuario de Application Connectors

17 Trabajar con documentos Fichas comunes en pantallas de propiedades Tabla 3-1. Fichas comunes en pantallas de propiedades Ficha Ficha Información Ficha Permisos Ficha Historial Descripción Para editar propiedades, siga uno de estos procedimientos: Escriba un nuevo valor en el cuadro de texto de la propiedad. Marque la casilla de verificación de la propiedad. Haga clic en Editar, enseleccionar o en el botón de calendario situado junto a la propiedad y, a continuación, siga uno de estos procedimientos: Escriba el nuevo valor, haga clic en la flecha derecha y después en Aceptar. Elija el nuevo valor en la lista o en el cuadro de diálogo. Para obtener instrucciones acerca de cómo utilizar el cuadro de diálogo, consulte Usar el cuadro de diálogo de selección, página 14. Si está disponible, haga clic en Ver valores CIS para ver los valores de propiedad sugeridos. Para mostrar más propiedades o todas las propiedades, seleccione Mostrar más o Mostrar todas las propiedades. Aquí se muestra el acceso que tiene cada usuario al documento. Para cambiar permisos, consulte Definir los permisos de un documento, página 17. Muestra una lista de eventos que han ocurrido al documento. Su administrador registra a qué eventos se les realiza el seguimiento. Definir los permisos de un documento Los permisos determinan quién puede tener acceso a un documento. Para definir los permisos de un documento 1. Si ya ha accedido a la ficha Permisos del documento, vaya al Paso 2. De lo contrario, siga este procedimiento: a. Abra el documento para el que desea establecer los permisos. Guía del usuario de Application Connectors 17

18 Trabajar con documentos b. Si ejecuta Office 2007, haga clic en. En caso contrario, omita este paso. c. Seleccione Documentum > Propiedades. d. Seleccione la ficha Permisos. 2. Para cambiar el conjunto de permisos asignado al documento, haga clic en Seleccionar junto al campo Nombre del conjunto de permisos y, a continuación, seleccione un nuevo conjunto de permisos. Si precisa instrucciones sobre cómo utilizar el cuadro de diálogo de selección, consulte Usar el cuadro de diálogo de selección, página Para agregar, editar o quitar el acceso para usuarios o grupos adicionales, hágalo en el área llamada Permisos para usuarios y grupos haciendo lo siguiente: a. Para agregar el acceso para un usuario o grupo, haga clic en Agregar, a continuación, seleccione uno o más usuarios o grupos en el cuadro de diálogo de selección y, a continuación, vaya al Paso d. Si precisa instrucciones sobre cómo utilizar el cuadro de diálogo de selección, consulte Usar el cuadro de diálogo de selección, página 14. b. Para editar el acceso para un usuario o grupo, selecciónelo y, a continuación, haga clic en Editar y vaya al Paso d. c. Para quitar el acceso a un usuario o grupo, selecciónelo y haga clic en Quitar. d. Si elige agregar o editar el acceso de un usuario o grupo, seleccione los niveles de acceso haciendo lo siguiente: En la lista desplegable Permisos básicos, seleccione uno de los niveles de acceso siguientes. Cada nivel incluye todos los accesos de los niveles inferiores: Ninguno: no se permite acceso al documento. Examinar: los usuarios pueden ver las propiedades del documento, pero no su contenido. Leer: los usuarios pueden ver el contenido del documento. Relacionar: los usuarios pueden escribir notas en el documento. Versión: los usuarios pueden modificar y registrar nuevas versiones del documento. Escribir: los usuarios pueden modificar y registrar el documento manteniendo la misma versión. Eliminar: los usuarios pueden eliminar documentos. En el área Permisos extendidos, seleccione los permisos extendidos que desea agregar. Anule la selección de los permisos extendidos que se van aquitar. 18 Guía del usuario de Application Connectors

19 Trabajar con documentos Si ha elegido varios usuarios o grupos, haga clic en Siguiente para aplicar permisos diferentes a cada uno o haga clic en Terminar para aplicar los mismos permisos a todos. Cuando haya terminado, haga clic en Terminar. 4. Para agregar o quitar los grupos o conjuntos de grupos requeridos, hágalo en las áreas denominadas Grupos requeridos y Conjunto de grupos obligatorios. Los grupos y los conjuntos de grupos requeridos se utilizan en repositorios donde están habilitados los Trusted Content Services. Realice alguna o todas las acciones siguientes: Para agregar grupos o conjuntos de grupos requeridos, haga clic en Agregar y seleccione uno o más grupos. Si precisa instrucciones sobre cómo utilizar el cuadro de diálogo de selección, consulte Usar el cuadro de diálogo de selección, página 14. Para quitar grupos o conjuntos de grupos requeridos, seleccione los grupos que desea quitar. Haga clic en Quitar. 5. Para restringir el acceso de usuarios o grupos, hágalo en el área llamada Restricciones. Las restricciones se utilizan en repositorios donde están habilitados los Trusted Content Services. Siga este procedimiento: a. En el área Restricciones, hagaclicenagregar y, a continuación, seleccione los usuarios y grupos cuyos niveles de acceso desea restringir. Si precisa instrucciones sobre cómo utilizar el cuadro de diálogo de selección, consulte Usar el cuadro de diálogo de selección, página 14. b. Si hay conflictos de validación, se mostrarán en pantalla junto con las razones queoriginandichosconflictos. Si desea continuar a pesar de los conflictos, haga clic en Aceptar. Si desea solucionar los conflictos, haga clic en Cancelar y seleccionenuevosusuariosogrupos. c. En la lista Permisos básicos, seleccione el nivel de acceso que denegará al usuario o grupo. d. En el área Permisos extendidos, seleccione los permisos extendidos que denegará al usuario o grupo. Anule la selección de cualquier permiso extendido que no desee denegar. e. Si está agregando las restricciones para varios usuarios y grupos, haga clic en Siguiente para aplicar restricciones diferentes a cada uno o haga clic en Terminar para aplicar las mismas restricciones a todos. Cuando haya terminado, haga clic en Terminar. f. Para eliminar o editar las restricciones de acceso, seleccione el usuario o grupo y haga clic en Quitar oeneditar, respectivamente. Si seleccionó Editar, seleccione los permisos extendidos de nivel de acceso que desea denegar. Haga clic en Siguiente oenterminar. Guía del usuario de Application Connectors 19

20 Trabajar con documentos 6. Haga clic en Aceptar. Editar un documento Para editar un documento 1. Si ejecuta Office 2007, haga clic en. En caso contrario, omita este paso. 2. Seleccione Documentum > Abrir. 3. Si se le solicita que inicie sesión, hágalo. Si precisa instrucciones, consulte Capítulo 2, Iniciar sesión en un repositorio. 4. En el cuadro de diálogo de selección, seleccione un documento disponible y haga clic en Abrir. Undocumento no está disponible si tiene un icono de bloqueo junto a él. Un documento con un icono de bloqueo significa que ya ha sido retirado por otro usuario. Un documento está disponible si tiene un icono de llave o no tiene ningún icono. El icono de llave significa que usted lo ha retirado. Si precisa instrucciones, consulte Usar el cuadro de diálogo de selección, página En el mensaje de confirmación, seleccione Editar. Si se le pide que descargue descendientes, realice la selección adecuada y haga clic en Aceptar. Si precisa información detallada sobre los descendientes, consulte Información general sobre los documentos virtuales, página 20. Application Connectors abre el documento desde su directorio de retirada. Si no tuviera el documento ya retirado y descargado, Application Connectors primero bloquea el documento en su nombre y lo descarga en su directorio de retirada. De forma predeterminada, su directorio de retirada es el siguiente: C:\Documentum\Checkout Información general sobre los documentos virtuales Un documento virtual es un documento que contiene uno o más documentos anidados. El documento virtual se denomina documento primario y los documentos anidados descendientes. Al realizar una acción en un documento virtual, tiene la opción de realizar la acción sólo en el documento primario o incluir también los descendientes. Por ejemplo, al editar un documento virtual, tiene la opción de retirar sólo la raíz o todos los descendientes. 20 Guía del usuario de Application Connectors

21 Trabajar con documentos Guardar y registrar un documento Este procedimiento guarda el documento en el repositorio y lo desbloquea para que otrosusuariospuedanaccederal. Para registrar un documento 1. Si no ha abierto el documento, hágalo. 2. Si ejecuta Office 2007, haga clic en. En caso contrario, omita este paso. 3. Seleccione Documentum > Registrar. 4. Si se le solicita que inicie sesión, hágalo. Si precisa instrucciones, consulte Capítulo 2, Iniciar sesión en un repositorio. 5. Si se le solicita información de registro, introduzca dicha información según convenga. Para mostrar todos los campos, haga clic en Mostrar opciones. Para mantener el documento retirado, seleccione la opción Mantener bloqueo. Para registrar el documento, no seleccione la opción Mantener bloqueo. Esta información variará en función de la instalación de su organización. La tabla siguiente describe la información de registro común. Tabla 3-2. Información de registro Campo Guardar como Etiqueta de versión Formato Mantener bloqueo Convertir ésta en la versión actual Mantener una copia localtraselregistro Descripción Establece el número de versión. Si selecciona el mismo número de versión que el documento original, el documento actualizado sobrescribe el documento original. Si precisa más información, consulte Ver todas las versiones de un documento, página 25. Permite escribir una etiqueta para describir la versión actualizada. Selecciona el tipo de aplicación que se utiliza para abrir el documento. Cuando se selecciona, guarda el documento actualizado en el repositorio pero conserva el documento retirado en su nombre. Si se selecciona, convierte el documento actualizado en la versión actual del documento. Si precisa más información, consulte Ver todas las versiones de un documento, página 25. Si se selecciona, mantiene una copia del documento en el equipo local. Cualquier cambio que realice en la copia local no tendrá ningún efecto en el documento del repositorio. Guía del usuario de Application Connectors 21

22 Trabajar con documentos Campo Suscribirse a este archivo Registrar todos los descendientes Descripción Si se selecciona, agrega el documento a sus suscripciones. Para ver sus suscripciones, debe acceder al repositorio a través de una aplicación basada en explorador, como Webtop. Si está registrando un documento virtual, la selección de esta opción registra a todos los descendientes. Para obtener una explicación breve sobre los documentos virtuales, consulte Información general sobre los documentos virtuales, página Haga clic en Aceptar. Guardar un documento y mantenerlo retirado Este procedimiento guarda el documento actualizado en el repositorio pero mantiene el documento retirado. El documento permanece ensudirectorioderetiradaycontinúa bloqueado para otros usuarios. Para guardar un documento y dejarlo retirado 1. Si ejecuta Office 2007, haga clic en. En caso contrario, omita este paso. 2. Abra el documento y seleccione Documentum > Guardar. 3. Si se le solicita que inicie sesión, hágalo. Si precisa instrucciones, consulte Capítulo 2, Iniciar sesión en un repositorio. Cancelar la retirada de un documento Al cancelar la retirada, se desbloquea el documento en el repositorio sin que quede guardado el documento actualizado en el repositorio. Se descartará cualquier cambio realizado en el documento. Para cancelar retiradas 1. Si ejecuta Office 2007, haga clic en. En caso contrario, omita este paso. 2. Abra el documento y seleccione Documentum > Cancelar retirada. 3. Si cancela la retirada de un documento virtual, se le preguntará si desea cancelar la retirada en los descendientes o simplemente en el documento primario. Seleccione las opciones pertinentes y haga clic en Aceptar. 22 Guía del usuario de Application Connectors

23 Trabajar con documentos Para obtener una explicación breve sobre los documentos virtuales, consulte Información general sobre los documentos virtuales, página Si se le pide que confirme, haga clic en Aceptar. Application Connectors cierra el documento y elimina la copia local del documento queestáensudirectorioderetirada. Eliminar un documento o carpeta Para eliminar un documento o carpeta 1. Si ejecuta Office 2007, haga clic en. En caso contrario, omita este paso. 2. Abra un cuadro de diálogo de selección seleccionando primero Documentum y después uno de los comandos siguientes: Abrir Guardar como Insertar > Enlace Web Insertar > Objeto 3. Si se le solicita que inicie sesión, hágalo. Si precisa instrucciones, consulte Capítulo 2, Iniciar sesión en un repositorio. 4. En el cuadro de diálogo de selección, seleccione el documento o carpeta que desea eliminar. Si precisa instrucciones sobre cómo utilizar el cuadro de diálogo de selección, consulte Usar el cuadro de diálogo de selección, página Haga clic en. Sugerencia: De forma alternativa, puede hacer clic con el botón secundario del mouseenelelementoyseleccionareliminar en el menú emergente. 6. Si se le solicita, seleccione si desea eliminar archivos y versiones relacionadas. 7. Siga uno de estos procedimientos: Si va a eliminar un solo elemento, haga clic en Aceptar. Sivaaeliminar varios elementos, realice las selecciones para cada uno por separado haciendo clic en Siguiente. Tras el último elemento, haga clic en Terminar. Para aplicar sus selecciones a todos los elementos restantes, haga clic en Terminar. 8. Haga clic en Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo de selección. Guía del usuario de Application Connectors 23

24 Trabajar con documentos Ver una copia de un documento sin retirar el documento Al ver un documento, el documento se copia en su directorio de vista, pero no se retira del repositorio. Puede realizar cambios en el documento, pero no puede guardarlos en el repositorio. De forma predeterminada, su directorio de vista es el siguiente: C:\Documentum\Viewed Si ya existe otro documento con el mismo nombre en el directorio de vista, Application Connectors anexa el nombre con un número. Para ver un documento 1. Si ejecuta Office 2007, haga clic en. En caso contrario, omita este paso. 2. Seleccione Documentum > Abrir. 3. Si se le solicita que inicie sesión, hágalo. Si precisa instrucciones, consulte Capítulo 2, Iniciar sesión en un repositorio. 4. En el cuadro de diálogo de selección, seleccione el documento que desea ver y haga clic en Abrir. Si precisa instrucciones sobre cómo utilizar el cuadro de diálogo de selección, consulte Usar el cuadro de diálogo de selección, página Después de seleccionar el documento, haga clic en Abrir. 6. En el mensaje de confirmación, seleccione Ver. 7. Si está viendo un documento virtual, se le preguntará si desea descargar los descendientes. Seleccione las opciones pertinentes y haga clic en Aceptar. Para obtener una explicación breve sobre los documentos virtuales, consulte Información general sobre los documentos virtuales, página 20. Ver todas las ubicaciones a las que está enlazado un documento Un documento puede estar enlazado a varias ubicaciones de un repositorio, lo que permite el acceso a él desde todas las ubicaciones a las que esté enlazado. Para ver todas las ubicaciones a las que está enlazado un documento 1. Abra el documento. 2. Si ejecuta Office 2007, haga clic en. En caso contrario, omita este paso. 24 Guía del usuario de Application Connectors

25 Trabajar con documentos 3. Seleccione Documentum > Ubicaciones. Ver todas las versiones de un documento Una versión es una copia de un documento realizada en un determinado momento cuando éste se guardó en el repositorio. Puede crearse una nueva versión cada vez que se guarda el documento. La versión le permite realizar el seguimiento de los cambios realizados en un documento. Cuando se crea o importa un documento nuevo, éste recibe el número de versión 1.0. Al guardar un documento en el repositorio, debe decidir si guardar el documento como una nueva versión o sobrescribir la versión existente. Si guarda el documento como una nueva versión, el número de versión aumenta y la versión anterior también continúa existiendo en el repositorio. Puede decidir si aumentar la versión con un número decimal (versión menor) o con un número entero (versión principal). La nueva versión se marca como ACTUAL. Para ver una lista de todas las versiones de un documento, abra el documento y seleccione Documentum > Versiones. Ver todas las copias de un documento Las copias son versiones de un documento en un formato diferente. Por ejemplo, si crea un documento en Microsoft Word llamado Ventas.doc y genera una copia HTML llamada Ventas.htm, tendrá dos copias del documento en distintos formatos. Si un documento del repositorio tiene varias copias, se designará una de ellas como copia principal.estacopiaeslaquesemuestraenlaslistasdearchivos. Para ver una lista de todas las copias de un documento 1. Abra el documento. 2. Si ejecuta Office 2007, haga clic en. En caso contrario, omita este paso. 3. Seleccione Documentum > Copias. Guía del usuario de Application Connectors 25

26 Trabajar con documentos Copiar un documento dentro del repositorio o copiar un documento externo en el repositorio Puede utilizar este procedimiento para copiar un documento que ya existe en el repositorio o para copiar un documento de fuera del repositorio en el repositorio. Para copiar un documento 1. Abra el documento. El documento puede ser un documento de repositorio o un documento que no esté todavía en el repositorio. 2. Si ejecuta Office 2007, haga clic en. En caso contrario, omita este paso. 3. Seleccione Documentum > Guardar como. 4. Si se le solicita que inicie sesión, hágalo. Si precisa instrucciones, consulte Capítulo 2, Iniciar sesión en un repositorio. 5. Para crear una copia del documento con un nuevo nombre, escriba el nuevo nombre. 6. Para crear una copia del documento con un nuevo tipo de objeto, seleccione el tipo en el campo Tipo de archivos. 7. Para crear una copia del documento en una nueva ubicación, desplácese hasta la ubicación para que se muestren los documentos y las carpetas de la ubicación y, a continuación, haga clic en Guardar. Para obtener instrucciones sobre cómo desplazarse, consulte Usar el cuadro de diálogo de selección, página 14. No seleccione un documento. Si lo hace, el documento se sobrescribirá. 8. Si seleccionó un nuevo tipo en Paso 6, a continuación en el campo Tipo seleccione el mismo tipo de objeto. 9. Para cambiar el formato del documento, seleccione un nuevo formato en el campo Formato. 10. Haga clic en Guardar. Application Connectors crean una copia del documento original. Application Connectors bloquea la nueva copia en el repositorio y la abre en su equipo para editarla. El documento en el que realizó la operación Guardar como se cerrar sin guardar los cambios. Sobrescribir un documento con otro Puede reemplazar el contenido de un documento de repositorio existente con contenido de otro documento. 26 Guía del usuario de Application Connectors

27 Trabajar con documentos Para sobrescribir un documento con otro 1. Siga uno de estos procedimientos: Para Excel, PowerPoint o documentos de Word, abra el documento que contiene el nuevo contenido. Para los mensajes de correo electrónico de Outlook, resalte el mensaje de correo electrónico. 2. Si ejecuta Office 2007, haga clic en. En caso contrario, omita este paso. 3. Seleccione Documentum > Guardar como. 4. Si se le solicita que inicie sesión, hágalo. Si precisa instrucciones, consulte Capítulo 2, Iniciar sesión en un repositorio. 5. En el cuadro de diálogo de selección, seleccione el documento que desea reemplazar y, a continuación, haga clic en Guardar. Si precisa instrucciones sobre cómo utilizar el cuadro de diálogo de selección, consulte Usar el cuadro de diálogo de selección, página Si se le solicita información de registro, introduzca dicha información según convenga. Para mostrar todos los campos, haga clic en Mostrar opciones. Esta información variará en función de la instalación de su organización. La tabla siguiente describe la información de registro común. Tabla 3-3. Información de registro Campo Guardar como Etiqueta de versión Formato Mantener bloqueo Convertir ésta en la versión actual Mantener una copia localtraselregistro Descripción Establece el número de versión. Si selecciona el mismo número de versión que el documento original, el documento actualizado sobrescribe el documento original. Si precisa más información, consulte Ver todas las versiones de un documento, página 25. Permite escribir una etiqueta para describir la versión actualizada. Selecciona el tipo de aplicación que se utiliza para abrir el documento. Cuando se selecciona, guarda el documento actualizado en el repositorio pero conserva el documento retirado en su nombre. Si se selecciona, convierte el documento actualizado en la versión actual del documento. Si precisa más información, consulte Ver todas las versiones de un documento, página 25. Si se selecciona, mantiene una copia del documento en el equipo local. Cualquier cambio que realice en la copia local no tendrá ningún efecto en el documento del repositorio. Guía del usuario de Application Connectors 27

28 Trabajar con documentos Campo Suscribirse a este archivo Registrar todos los descendientes Descripción Si se selecciona, agrega el documento a sus suscripciones. Para ver sus suscripciones, debe acceder al repositorio a través de una aplicación basada en explorador, como Webtop. Si está registrando un documento virtual, la selección de esta opción registra a todos los descendientes. Para obtener una explicación breve sobre los documentos virtuales, consulte Información general sobre los documentos virtuales, página Haga clic en Aceptar. Crear un enlace de un documento a otro Para crear un enlace de un documento a otro 1. Edite el documento en el que desea colocar el hipervínculo. Para editar un documento, consulte Editar un documento, página En el documento, siga uno de estos procedimientos: Coloque el cursor donde desea insertar el hipervínculo. Seleccione una sección del documento resaltándola. 3. Si ejecuta Office 2007, haga clic en. En caso contrario, omita este paso. 4. Seleccione Documentum > Insertar > Enlace Web. 5. Seleccione el documento con el que desea enlazar y, a continuación, haga clic en Insertar. Si precisa instrucciones sobre cómo utilizar el cuadro de diálogo de selección, consulte Usar el cuadro de diálogo de selección, página Si procede, escriba el texto del hipervínculo. Éste es el texto en el que los usuarios hacen clic para abrir el documento. 7. Haga clic en Aceptar. Se inserta el enlace. Para ver o editar el documento enlazado, presione Ctrl y haga clic en el enlace. 28 Guía del usuario de Application Connectors

29 Trabajar con documentos Insertar el contenido de un documento en otro Para insertar el contenido de un documento en otro 1. Abra el documento de destino, que es el documento en el que debe insertar el contenido. El documento de destino puede ser otro documento de repositorio o puede ser un documento de su sistema de archivos local. 2. En el documento de destino, coloque el cursor donde desea insertar el contenido. 3. Si ejecuta Office 2007, haga clic en. En caso contrario, omita este paso. 4. Seleccione Documentum > Insertar > Objeto. 5. Seleccione el documento que desea insertar y, a continuación, haga clic en Insertar. Si precisa instrucciones sobre cómo utilizar el cuadro de diálogo de selección, consulte Usar el cuadro de diálogo de selección, página 14. Enviar un enlace a un documento a través del correo electrónico Para enviar un enlace a un documento a través del correo electrónico 1. Si ejecuta Office 2007, haga clic en. En caso contrario, omita este paso. 2. Abra el documento y seleccione Documentum > Enviar a > Enviar al destinatario de correo electrónico como enlace Web. Su aplicación de correo electrónico abre un nuevo mensaje de correo electrónico que contiene el enlace al documento. 3. Introduzca la dirección de correo electrónico del destinatario y cualquier otra información que desee agregar y, a continuación, envíe el mensaje de correo electrónico. Para abrir un enlace recibido mediante un mensaje de correo electrónico 1. Haga clic en el enlace. 2. Si no ha iniciado sesión en el repositorio, Application Connectors le solicitará que lo haga. Introduzca la información de inicio de sesión y haga clic en Inicio de sesión. 3. Si se le pregunta si desea ver o editar el documento, seleccione el botón adecuado. Guía del usuario de Application Connectors 29

30 Trabajar con documentos 4. Si se le solicita que seleccione la aplicaciónenlaqueabrireldocumento,seleccione la aplicación adecuada. 30 Guía del usuario de Application Connectors

31 Trabajar con mensajes de correo electrónico Capítulo 4 Application Connectors para Microsoft Outlook permite almacenar y recuperar mensajes de correo electrónico y anexos de un repositorio de Documentum. Guardar un mensaje de correo electrónico en el repositorio Para guardar un mensaje de correo electrónico en el repositorio 1. En Outlook, seleccione uno o más mensajes de correo electrónico. Si selecciona varios mensajes, Application Connectors combinará los mensajes en un archivo de texto, como se describe ms adelante en este procedimiento. 2. Seleccione Documentum > Guardar como. 3. Si se le solicita que inicie sesión, hágalo. Si precisa instrucciones, consulte Capítulo 2, Iniciar sesión en un repositorio. 4. Abra la ubicación en la que desea guardar el mensaje o los mensajes de correo electrónico. Se abre la ubicación si se muestran sus documentos y carpetas. Para obtener instrucciones sobre cómo abrir una ubicación, consulte Usar el cuadro de diálogo de selección, página 14. IMPORTANTE: No seleccione un documento. Si lo hace, el documento se sobrescribirá. 5. Haga clic en Guardar. Si seleccionó varios mensajes de correo electrónico, Application Connectors los combinará en un archivo de texto. 6. Si procede, escriba un nombre diferente para el mensaje de correo electrónico o el archivo de texto. Guía del usuario de Application Connectors 31

32 Trabajar con mensajes de correo electrónico 7. Haga clic en Guardar. Guardar un anexo en el repositorio Para guardar un anexo en el repositorio 1. En Outlook, seleccione el mensaje de correo electrónico. 2. Seleccione Documentum > Guardar anexo. 3. Si el mensaje de correo electrónico tiene varios anexos, seleccione el anexo que desea guardar y haga clic en Aceptar. 4. Si se le solicita que inicie sesión, hágalo. Si precisa instrucciones, consulte Capítulo 2, Iniciar sesión en un repositorio. 5. Abra la ubicación en la que desea guardar el anexo. Se abre la ubicación si se muestran sus documentos y carpetas. Para obtener instrucciones sobre cómo abrir una ubicación, consulte Usar el cuadro de diálogo de selección, página 14. IMPORTANTE: No seleccione un documento. Si lo hace, el documento se sobrescribirá. 6. Haga clic en Guardar. 7. Si procede, edite la información del documento. Dependiendo de la configuración de su organización, puede cambiar el nombre, tipo de objeto y formato de archivo. Sin embargo, se recomienda que acepte el tipo de objeto y formato de archivo que están asignados de forma predeterminada. 8. Haga clic en Guardar. Ver un mensaje de correo electrónico Para ver un mensaje de correo electrónico 1. Seleccione Documentum > Abrir. 2. Si se le solicita que inicie sesión, hágalo. Si precisa instrucciones, consulte Capítulo 2, Iniciar sesión en un repositorio. 3. Seleccione el mensaje de correo electrónico que desea ver y haga clic en Abrir. Si precisa instrucciones sobre cómo utilizar el cuadro de diálogo de selección, consulte Usar el cuadro de diálogo de selección, página 14. El mensaje de correo electrónico se copia en el directorio de vista. De forma predeterminada, su directorio de vista es el siguiente: 32 Guía del usuario de Application Connectors

33 Trabajar con mensajes de correo electrónico C:\Documentum\Viewed Guía del usuario de Application Connectors 33

34 Trabajar con mensajes de correo electrónico 34 Guía del usuario de Application Connectors

35 Capítulo 5 Buscar Para buscar un documento 1. Si ejecuta Office 2007, haga clic en. En caso contrario, omita este paso. 2. Seleccione Documentum > Buscar repositorios. 3. En el campo Contiene, escriba el texto que desea buscar. De este modo, la búsqueda se realiza en el contenido de un documento y con determinadas propiedades. Para buscar una palabra o frase exacta, utilice las comillas. Para buscar documentos que contienen ciertas combinaciones de palabras, utilice las comillas junto con los operadores descritos en la tabla siguiente. El orden de las operaciones sigue el orden de definición. Cada vez que agregue un operador, los operadores anteriores se agruparán entre sí. Tabla 5-1. Utilizar operadores en una búsqueda Operador and or Descripción Conecte las palabras entrecomilladas con este operador para encontrar documentos que tengan ambas palabras. Conecte las palabras entrecomilladas con este operador para encontrar documentos que tengan al menos una de las palabras pero no necesariamente ambas. 4. En la lista Ubicaciones, seleccione las ubicaciones en las que desea buscar. Para agregar más ubicaciones, siga este procedimiento: a. Haga clic eneditar. b. En la lista Repositorios disponibles u Orígenes disponibles,desplácesehastala ubicación que va a agregar y selecciónela. c. Haga clic enlaflecha para agregarlo a la lista Incluidos en la búsqueda. d. Repita el Paso b yelpaso c para todas las ubicaciones que sean necesarias. e. Para quitar una ubicación, selecciónela y haga clic en la flecha de eliminación. Guía del usuario de Application Connectors 35

36 Buscar f. Haga clic en Aceptar. 5. En la lista Tipo de objeto, seleccione el tipo de documento que desea buscar. 6. En la lista Propiedades, introduzca uno o varios valores de propiedad para la búsqueda mediante este procedimiento: a. Si no aparece ningún campo, haga clic en Seleccionar una propiedad. b. En el primer campo, seleccione una propiedad. c. En los campos restantes, seleccione la relación que los resultados de búsqueda tendrán con los valores de búsqueda y seleccione los valores de búsqueda. d. Cuando haya terminado de agregar propiedades, vaya al Paso 7. Para agregar más propiedades, haga clic en Agregar otra propiedad. e. Seleccione uno de los siguientes operadores: And: La selección de este operador especifica que los resultados de la búsqueda deben coincidir tanto con el valor de propiedad de esta línea como con el valor de propiedad de la línea anterior. Or: La selección de este operador especifica que los resultados pueden coincidir con el valor de propiedad de esta línea o con el valor de la línea anterior. Si la lista Propiedades contiene tres o más líneas, las operaciones siguen el orden de definición. Cada vez que se agrega And u Or, los operadores anteriores se agrupan entre sí. f. Vuelva al Paso b. g. Para quitar una propiedad de los criterios de búsqueda, haga clic en Quitar correspondiente a dicha propiedad. 7. En el campo Fecha, busque elementos en los que se haya producido una determinada acción durante un período de tiempo concreto. Para ello, seleccione la acción en el primer campo y el período de tiempo en los demás campos. 8. En el campo Tamaño, elija el rango de tamaños de archivo que va a buscar. 9. En el área Adicional, elija una de las siguientes opciones según convenga: Buscar objetos ocultos Esto incluye los elementos ocultos de la búsqueda. La búsqueda mostrará sólo los elementos ocultos para los que tenga permiso de visualización. Encontrar todas las versiones Esta opción busca las versiones anteriores y la versión actual de un documento. 10. Haga clic en Buscar. Application Connectors mostrará los resultados de la búsqueda. 36 Guía del usuario de Application Connectors

37 Buscar 11. Para revisar la búsqueda y volver a ejecutarla, haga clic en Editar búsqueda y vuelva al Paso 3. Guía del usuario de Application Connectors 37

38 Buscar 38 Guía del usuario de Application Connectors

39 Capítulo 6 Enviar flujos de trabajo y flujos rápidos Información general sobre flujos de trabajo Un flujo de trabajo es un proceso automtico que permite distribuir electrónicamente documentos e instrucciones entre usuarios. El flujodetrabajosigueunasecuencia definida en una plantilla de flujo de trabajo. Para iniciar un flujo de trabajo, debe elegir la plantilla de flujo de trabajo que incluye la secuencia adecuada. Puede utilizar la misma plantilla de flujo de trabajo repetidamente para iniciar los flujos de trabajo. Varios usuarios pueden usar la misma plantilla a la vez. Un usuario recibe una tarea de flujo de trabajo en su Bandeja de entrada, a la que puede acceder desde Webtop u otra aplicación basada en WDK. Cuando un usuario termina una tarea, la reenvía desde la Bandeja de entrada, y el flujo de trabajo notifica automáticamente al siguiente usuario de la secuencia. La plantilla de un flujo de trabajo le permite dirigir una tarea a un grupo de usuarios, de forma que el primer usuario que acepte la tarea es quien la realiza. La tarea se elimina de las bandejas de entrada de los demás usuarios. Al iniciar un flujo de trabajo, puede anexar documentos que los usuarios deben editar o ver. Otros usuarios del flujo de trabajo pueden anexar y quitar documentos conforme éste avanza. Un mismo documento sólo se puede anexar a un flujo de trabajo cada vez. Los usuarios pueden editar los documentos anexos. La plantilla del flujo de trabajo determina si es la versión editada o la original la que se conserva a medida que avanza el flujo de trabajo. Iniciar un flujo de trabajo para enrutar un documento a otros usuarios Para iniciar un flujo de trabajo para enrutar un documento a otros usuarios 1. Si ejecuta Office 2007, haga clic en. En caso contrario, omita este paso. 2. Abra el documento y seleccione Documentum > Enviar a > Flujo de trabajo. 3. Si se le solicita que guarde el documento en el repositorio, siga uno de estos procedimientos: Guía del usuario de Application Connectors 39

40 Enviar flujos de trabajo y flujos rápidos Haga clic en Guardar para guardar los cambios realizados en el documento desde la última vez que lo guardó en el repositorio. Cuando se le solicite que confirme la información del documento, haga clic en Aceptar. Siselesolicita que confirme guardar la información, haga clic en Aceptar. Haga clic en Usar actual para utilizar la versión actual del documento que está en el repositorio en lugar de utilizar la versión retirada del equipo. 4. En el cuadro de diálogo de selección, seleccione la plantilla de flujo de trabajo y haga clic en Siguiente. Si precisa instrucciones sobre cómo utilizar el cuadro de diálogo de selección, consulte Usar el cuadro de diálogo de selección, página En la ficha Información, siga este procedimiento: a. Escriba una descripción del flujo de trabajo. Ésta se utiliza como nombre del flujo de trabajo. b. Para anexar otro archivo a un flujo de trabajo, haga clic en Agregar, a continuación, seleccione el archivo para anexar y, a continuación, haga clic en Agregar. Cuando anexe un archivo que contenga enlaces a otros archivos, podrá agregar los archivos enlazados seleccionando la opción Agregar automáticamente objetos enlazados. c. Para quitar un archivo anexo, haga clic en Quitar. 6. En la ficha Ejecutantes, especifique (si está disponible) a los usuarios para tareas determinadas haciendo lo siguiente: a. Haga clic en Seleccionar al lado de una tarea. b. Seleccione al usuario o grupo que va a realizar la tarea. Si precisa instrucciones sobre cómo utilizar el cuadro de diálogo de selección, consulte Usar el cuadro de diálogo de selección, página En la ficha Comentarios, siga este procedimiento: a. Haga clic en Agregar. b. Escriba sus comentarios. c. Seleccione los usuarios que van a recibir los comentarios: Para los destinatarios posteriores Seenvíanloscomentariosatodoslosdemásusuariosdelflujo de trabajo. Sólo para los destinatarios siguientes Se envían los comentarios únicamente a los usuarios que reciban la siguiente tareaasignadadelflujo de trabajo. 8. Haga clic en Aceptar. 9. Haga clic en Terminar. 40 Guía del usuario de Application Connectors