EMC Documentum TaskSpace

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1 EMC Documentum TaskSpace Versión 6 Guía del usuario P/N A01 EMC Corporation Sede corporativa: Hopkinton, MA

2 Copyright 2007 de EMC Corporation. Reservados todos los derechos. Publicado en octubre de 2007 EMC cree que la información de esta publicación es exacta en su fecha de publicación. La información es susceptible de cambiar sin previo aviso. LA INFORMACIÓN DE ESTA PUBLICACIÓN SE PROPORCIONA TAL CUAL. EMC CORPORATION NO OFRECE GARANTÍA ALGUNA CON RESPECTO A LA INFORMACIÓN DE ESTA PUBLICACIÓN Y EN CONCRETO NO RECONOCE GARANTÍAS IMPLÍCITAS DE COMERCIABILIDAD O IDONEIDAD PARA UN FIN DETERMINADO. El uso, copia y distribución de cualquier software de EMC descrito en esta publicación requiere de la correspondiente licencia de software. ParaobtenerlalistamásrecientedenombresdeproductosdeEMC,consultelasmarcasregistradasdeEMCCorporation en EMC.com. Todas las demás marcas registradas utilizadas en el presente documento pertenecen a sus propietarios respectivos.

3 Tabla de contenido Prefacio... 7 Capítulo 1 Introducción a TaskSpace... 9 Información general sobre TaskSpace... 9 Inicio de la interfaz de usuario Usuarios de TaskSpace Fichas de TaskSpace Ficha Carpeta Ficha Lista de tareas Ficha Buscar Ficha Proceso Ficha Administración de colas Ficha Administración Ficha Configuración Ficha Abrir elementos Definir preferencias Obtener tarea siguiente automáticamente Eliminar credenciales guardadas Salida de la interfaz de usuario Capítulo 2 Uso de una ficha Carpeta Capítulo 3 Gestión de tareas Inicio de un proceso Procesamiento de tareas Búsqueda de tareas Procesamiento de una tarea Configuración de la disponibilidad del flujo de trabajo Capítulo 4 Uso de la ficha Buscar Búsqueda de información Usodeunconjuntoderesultadosdelabúsqueda Trabajo con documentos Visualizacióndedocumentosdeunconjuntoderesultado de búsqueda Modificación de documentos de un conjunto de resultado de búsqueda Exportacióndedocumentosdeunconjuntoderesultadode búsqueda Trabajo con carpetas Capítulo 5 Uso de la ficha Abrir elementos Usodeunvisordedocumentos Guía del usuario de EMC Documentum TaskSpace versión 6 3

4 Tabla de contenido Trabajo con carpetas y documentos Acciones de menú contextual de subcarpeta Acciones de menú contextual de documento Botones de acción de documento Más acciones Creación de carpetas Importación de carpetas y documentos Trabajo con actividades de tarea Glosario Guía del usuario de EMC Documentum TaskSpace versión 6

5 Tabla de contenido Lista de figuras Figura 1. Barra de fichas de TaskSpace Figura 2. Cuadro de diálogo Preferencias Figura 3. Ficha Carpeta de la aplicación de muestra de TaskSpace Figura 4. Ficha Lista de tareas de la aplicación de muestra de TaskSpace Figura 5. Ficha Buscar de la aplicación de muestra de TaskSpace Figura 6. Ficha Abrir elementos de la aplicación de muestra de TaskSpace con visor Figura 7. Aplicación de muestra de TaskSpace con la vista de árbol de carpetas Guía del usuario de EMC Documentum TaskSpace versión 6 5

6 Tabla de contenido Listadetablas Tabla 1. Variables de la dirección URL de TaskSpace Tabla 2. Usuarios de TaskSpace Guía del usuario de EMC Documentum TaskSpace versión 6

7 Prefacio En esta guía se describe cómo usar EMC Documentum TaskSpace (con la configuración predeterminada) para gestionar tareas y crear, recuperar, mostrar y gestionar carpetas y documentos, así como para buscar información. TaskSpace amplía la funcionalidad de Documentum WDK. Temas relacionados Posibles destinatarios, página 7 Historial de revisión, página 7 Posibles destinatarios Esta guía se ha escrito para usuarios del software TaskSpace, tal como se describe en Usuarios de TaskSpace, página 13. El conjunto completo de la documentación para el software TaskSpace es el siguiente: Notas de la versión de Documentum TaskSpace Guía de implementación de Documentum TaskSpace Guía de configuración de Documentum TaskSpace Guía del usuario de Documentum TaskSpace Tutorial de aplicación de muestra de Documentum TaskSpace Notas de la versión de Documentum Document Image Services Guía de implementación de Documentum Document Image Services Guía de desarrollo de Documentum Document Image Services Historial de revisión Se han realizado los siguientes cambios en este documento. Guía del usuario de EMC Documentum TaskSpace versión 6 7

8 Prefacio Historial de revisión Fecha de revisión Octubre de 2007 Descripción Publicación inicial 8 Guía del usuario de EMC Documentum TaskSpace versión 6

9 Capítulo 1 Introducción a TaskSpace TaskSpace es un cliente basado en explorador que se utiliza principalmente para el procesamiento de tareas y recuperación de documentos y es parte de a oferta de gestión de contenido de EMC Documentum. Los temas siguientes proporcionan información general sobre TaskSpace e información básica sobre cómo utilizar TaskSpace: Información general sobre TaskSpace, página 9 Inicio de la interfaz de usuario, página 11 Usuarios de TaskSpace, página 13 Fichas de TaskSpace, página 14 Definir preferencias, página 17 Salida de la interfaz de usuario, página 18 Información general sobre TaskSpace El software TaskSpace es una interfaz de usuario preestablecida muy configurable optimizada para el procesamiento de tareas elevado volumen y recuperación de documentos. La interfaz de usuario está mejorada por la disponibilidad de un visor integrado y acceso al repositorio y los servicios de gestión de contenido de EMC Documentum desde una aplicación de navegador estándar. Las capacidades específicas de TaskSpace incluyen: Funcionalidad de creación y diseño mediante EMC Documentum Forms Builder: esta herramienta se basa en el marco de trabajo de componentes de EMC Documentum Web Development Kit y proporciona la capacidad de diseñar interfaces de usuario que permiten a los profesionales del conocimiento interactuar con flujos de trabajo, procesos empresariales y recuperación de documentos. Administración: los administradores pueden mantener componentes de TaskSpace, definir roles para usuarios, asociar aplicaciones y aplicar seguridad a documentos y carpetas. Guía del usuario de EMC Documentum TaskSpace versión 6 9

10 Introducción a TaskSpace Integraciones de gestión de procesos empresariales: EMC Documentum Process Suite aprovechalacapacidad de definir, ejecutar, supervisar y optimizar los procesos empresariales en organizaciones, sistemas y aplicaciones. Visualización de documentos: losusuariospuedenveryanotardocumentosyotras imágenes con un visor de documentos de terceros, como IGC Brava!, Daeja ViewOne Pro o Adobe Acrobat. Recuperación de la información:: los datos y los documentos se pueden extraer para tener acceso y procesar las solicitudes de los clientes. La información se puede recuperar mediante las funciones de búsqueda de metadatos o explorando las carpetas y las categorías del repositorio. Integración de captura: la integración de EMC Captiva y EMC Documentum permite a los usuarios solicitar reescaneos desde un proceso empresarial, facilita un seguimiento de auditoría unificado y proporciona interacción bidireccional para almacenar el contenido correctamente, establecer períodos de retención y ejecutar el inicio de flujo de trabajo. UsodeTaskSpace En el procedimiento siguiente se proporciona una breve información general para utilizar TaskSpace y dónde encontrar información en esta guía: 1. Inicie sesión en TaskSpace. Si precisa instrucciones, consulte Inicio de la interfaz de usuario, página 11. La parte de TaskSpace que aparezca en primer lugar depende de la configuración de su rol (para obtener información completa sobre la configuración de roles de usuario, consulte la Guía de configuración de Documentum TaskSpace): Si su rol es administrativo, quizás pueda consultar todas las fichas y áreas de TaskSpace. De lo contrario, tal vez sólo pueda ver las fichas y áreas de TaskSpace relacionadas con sus tareas asignadas. 2. Si su rol es administrativo, tal vez necesite llevar a cabo una gran variedad de acciones administrativas, como la configuración de TaskSpace, la gestión de usuarios y roles, así como la gestión de colas de tareas. Para obtener instrucciones, consulte la Guía de configuración de Documentum TaskSpace. 3. Si tiene tareas asignadas, debe iniciar un proceso y, a continuación, completar las tareas. Para obtener instrucciones, consulte Capítulo 3, Gestión de tareas. 4. Mientras procesa las tareas, o además de procesar tareas, puede que necesite crear carpetas o documentos. Para obtener instrucciones completas para crear carpetas, consulte Creación de carpetas, página Después de haber creado las carpetas y documentos, puede realizar las siguientes acciones: Puede buscar carpetas, documentos o clientes. Si precisa instrucciones, consulte Capítulo 4, Uso de la ficha Buscar. 10 Guía del usuario de EMC Documentum TaskSpace versión 6

11 Introducción a TaskSpace Puede llevar a cabo acciones de gestión de carpetas y documentos, tales como mover documentos y editar un documento en su aplicación nativa. Para obtener instrucciones, consulte Capítulo 2, Uso de una ficha Carpeta y Trabajo con carpetas y documentos, página 32. Puede llevar a cabo acciones de gestión de documentos y páginas en el visor de imágenes, tales como explorar, anotar, imprimir y exportar. Para obtener instrucciones, consulte Usodeunvisordedocumentos,página31. Inicio de la interfaz de usuario Para iniciar la interfaz de usuario e iniciar sesión: 1. Abra un navegador compatible. Para obtener una lista de los navegadores compatibles, consultenotas de la versión de Documentum TaskSpace. 2. DesplácesealainterfazdeusuariodeTaskSpaceenlasiguientedirecciónURL: aplicación En Tabla 1, página 11 seexplicacadavariabledeestadirecciónurl: Tabla 1. Variables de la dirección URL de TaskSpace Variable de dirección URL nombre_servidor número_puerto nombre_implementación nombre_aplicación Explicación NombredelequipoenelquesehainstaladoTaskSpace. Puerto donde el servidor de aplicaciones escucha las conexiones. Directorio virtual creado durante la instalación. Nombre de una aplicación de TaskSpace. Nota: Si no está seguro de qué dirección URL utilizar, pregunte al administrador del sistema. Si accede a la interfaz de usuario de TaskSpace por primera vez, omita el signo de interrogación y todo lo que sigue. Aparecerá lapáginadeiniciodesesión. Guía del usuario de EMC Documentum TaskSpace versión 6 11

12 Introducción a TaskSpace 3. EnlapáginadeiniciodesesióndeTaskSpace,seleccioneunrepositorioeintroduzca su nombre de inicio de sesión y la contraseña. 4. Para que la página de inicio de sesión recupere automáticamente esta información, seleccione la opción Recordar mis credenciales. Sugerencia: Después de iniciar sesión, puede ver o eliminar sus credenciales guardadas si hace clic en Preferencias. 5. Para introducir un nombre de dominio de Microsoft Windows NT, haga clic en Más opciones e introduzca el dominio. 6. Para seleccionar el idioma para el texto en la interfaz de usuario de TaskSpace, haga clic en Más opciones y seleccione el idioma. 7. Para conectarse al repositorio con un servidor particular, haga clic en Más Opciones y seleccione ese Servidor del cuadro de lista. El predeterminado es Cualquier servidor en ejecución. 8. Para utilizar funciones de accesibilidad, haga clic en Más opciones ymarque Opciones de accesibilidad adicionales. El modo de accesibilidad proporciona exploración lineal y por fichas, listas en lugar de menús y texto descriptivo adicional. 9. Para cambiar su contraseña, complete los pasos siguientes: Nota: Si su organización utiliza el protocolo ligero de acceso a directorios (LDAP), nopuedecambiarsucontraseñadesdelapáginadeiniciodesesióndetaskspace. Pregunte al administrador del sistema cómo puede cambiar la contraseña. a. Haga clic en Más opciones. b. Haga clic en Cambiar contraseña. 12 Guía del usuario de EMC Documentum TaskSpace versión 6

13 Introducción a TaskSpace c. Escribalacontraseñaactualylanueva. d. Haga clic en Aplicar. 10. Haga clic en Inicio de sesión. El software TaskSpace determina las pertenencias a roles de la cuenta de usuario y cuáles de estos roles se han configurado para su uso en la interfaz de usuario de TaskSpace. Si su cuenta de inicio de sesión es miembro de un solo rol, aparecerá la interfaz de usuario de TaskSpace. Los elementos de interfaz disponibles dependen de su rol. Si su cuenta de inicio de sesión es miembro de varios roles, se le pedirá que seleccione uno. Además, si su cuenta es miembro de un rol que es a su vez miembrodeotrorol,elrolheredadotambiénapareceráenlalista,siempreque se haya configurado para su uso en la interfaz de usuario de TaskSpace. 11. Siselesolicita, seleccione un rol y haga clic en Seleccionar. Aparecerá la interfaz de usuario de TaskSpace. Los elementos de interfaz disponibles dependen del rol que haya seleccionado. Nota: Después de iniciar sesión, puede cambiar a otro rol seleccionándolo en el cuadro de lista de la barra superior. La interfaz cambia para reflejar el nuevo rol. Usuarios de TaskSpace En esta sección se describen algunos de los usuarios típicos de TaskSpace. Guía del usuario de EMC Documentum TaskSpace versión 6 13

14 Introducción a TaskSpace Tabla 2. Usuarios de TaskSpace Usuarios Diseñadores de aplicaciones Desarrolladores Administradores Usuarios Descripción Usuarios con formación para configurar el sistema, pero que no tienen necesariamente experiencia en codificación Java. Usuarios que son responsables del desarrollo y el mantenimiento de aplicaciones de imágenes de documento en la plataforma Documentum. Usuarios que son responsables de la administración y el mantenimiento de la aplicación de TaskSpace. Cualquier usuario final, incluidos los representantes de servicio de atención al cliente, procesadores de tareas o propietarios de procesos. Fichas de TaskSpace La funcionalidad de TaskSpace está organizada en fichas. Cada ficha tiene una barra en la parte superior y otra en la inferior. La barra de la parte inferior puede contener uno o varios botones, lo que permite realizar varias acciones, según el contexto y sus permisos. La barra de la parte superior contiene una barra de fichas, una ventana de búsqueda, su nombre de usuario y rol, la hora de inicio de sesión, un botón Ayuda yunbotóncerrar sesión. La barra de fichas le permite desplazarse de una ficha de TaskSpace a otra. La disponibilidad de cada icono de exploración depende de sus permisos. Los tipos siguientes de ficha están disponibles en TaskSpace: Ficha Carpeta, página 15 Ficha Lista de tareas, página 15 Ficha Buscar, página 15 Ficha Proceso, página 15 Ficha Administración de colas, página 16 Ficha Administración, página 16 Ficha Configuración, página 16 Ficha Abrir elementos, página 16 Figura 1. Barra de fichas de TaskSpace 14 Guía del usuario de EMC Documentum TaskSpace versión 6

15 Introducción a TaskSpace Ficha Carpeta La ficha Carpeta permite a los usuarios buscar y ver carpetas y documentos. También se puede utilizar para buscar e iniciar procesos. Si precisa más información, consulte Capítulo 2, Uso de una ficha Carpeta. Ficha Lista de tareas Según su rol, puede aparecer la ficha Lista de tareas como una lista o un navegador. Si su rol le permite consultar sólo una cola, la ficha Lista de tareas proporciona una lista de tareas asociadas a dicha cola. Si su rol le permite consultar varias colas, la ficha Lista de tareas proporciona una vista de árbol de colas y una lista de tareas asociadas a la cola seleccionada. Si precisa más información, consulte Capítulo 3, Gestión de tareas. Ficha Buscar La ficha Buscar tiene un área de entrada de criterios y área de lista de resultados de búsqueda desplazable. Según sus permisos, puede buscar documentos, carpetas, documentos dentro de carpetas, tareas, colas y procesos. El elemento que elija buscar determina los campos de entrada de criterios y los encabezados de columna de los resultados. Tiene la opción de esconder o mostrar columnas. Puede alternar entre una búsqueda básica y otra avanzada. También puede guardar búsquedas para utilizarlas posteriormente. Las búsquedas guardadas contienen los criterios de búsqueda de modo que pueda ejecutar rápidamente la misma búsqueda otra vez. Si precisa más información, consulte Capítulo 4, Uso de la ficha Buscar. Ficha Proceso La ficha Proceso lista todos los procesos disponibles para el usuario que ha iniciado sesión y permite iniciar un proceso seleccionado. Guía del usuario de EMC Documentum TaskSpace versión 6 15

16 Introducción a TaskSpace Ficha Administración de colas Según la configuración de su rol, es posible que aparezca la ficha Administración de colas. Esta ficha permite asignar un usuario a una cola, configurar la definición del conjunto de habilidades de los usuarios, reasignar el trabajo de un usuario a otro, cambiar las prioridades de los elementos de trabajo en una cola, cambiar el requisito de conjunto de habilidades para un elemento de trabajo o ejecutar informes. La ficha Administración de colas también permite agrupar colas por categorías o comprobar si hay colas pendientes. Para obtener información detallada completa sobre el uso de la ficha Administración de colas,consultela Guía de configuración de Documentum TaskSpace. Ficha Administración Según la configuración de su rol, es posible que aparezca la ficha Administración. Esta ficha permite a los diseñadores de aplicaciones gestionar usuarios y roles. Para obtener información detallada completa sobre el uso de la ficha Administración, consultelaguía de configuración de Documentum TaskSpace. Ficha Configuración Según la configuración de su rol, es posible que aparezca la ficha Configuración. Esta ficha permite a los diseñadores de aplicaciones configurar algunos elementos. Para obtener información detallada completa sobre el uso de la ficha Configuración, consulte la Guía de configuración de Documentum TaskSpace. Ficha Abrir elementos La ficha Abrir elementos es donde se muestran los elementos abiertos o iniciados en TaskSpace, incluida la visualización de documentos y la realización de tareas. Si precisa más información, consulte Capítulo 5, Uso de la ficha Abrir elementos. 16 Guía del usuario de EMC Documentum TaskSpace versión 6

17 Introducción a TaskSpace Definir preferencias El cuadro de diálogo Preferencias, al que se accede haciendo clic en Preferencias en la esquina superior derecha de la interfaz de usuario de TaskSpace, se utiliza para controlar dos configuraciones de usuario: Obtener tarea siguiente automáticamente, página 17 Eliminar credenciales guardadas, página 18 Figura 2. Cuadro de diálogo Preferencias Obtener tarea siguiente automáticamente Si esta configuración está activada, tras completar una tarea asignada, se le asigna automáticamente la siguiente de la cola de tareas. Para establecer esta preferencia: Guía del usuario de EMC Documentum TaskSpace versión 6 17

18 Introducción a TaskSpace 1. En el cuadro de diálogo Preferencias, haga clic en la casilla de verificación al lado de Obtener tarea siguiente automáticamente para activar o desactivar la configuración. Si el cuadro contiene una marca, la configuración está activada. Si el cuadro está vacío, la configuración está desactivada. 2. Haga clic en Aceptar. Eliminar credenciales guardadas Si seleccionó anteriormente guardar credenciales en la pantalla de inicio de sesión de TaskSpace, puede eliminar las credenciales guardadas en el cuadro de diálogo Preferencias. 1. En el cuadro de diálogo Preferencias, haga clic en Quitar a la derecha de la información de credenciales guardada. Aparecerá el cuadro de diálogo Quitar credenciales que le solicita que compruebe la retirada de las credenciales guardadas. 2. Haga clic en Aceptar. El cuadro de diálogo Preferencias vuelve a aparecer con la información de credencial guardada eliminada. 3. Haga clic en Aceptar. Salidadelainterfazdeusuario El siguiente procedimiento describe cómo cerrar la sesión de TaskSpace y salir de la interfaz de usuario. Cómo cerrar la sesión de TaskSpace: 1. Asegúrese de que cualquier trabajo que haya estado realizando en TaskSpace está completado y de que los cambios se han guardado si es necesario. 2. Haga clic en Cerrar sesión en la barra superior de la interfaz de usuario. Aparece un cuadro de diálogo de TaskSpace, en el que se indica que cerrado la sesión correctamente. 18 Guía del usuario de EMC Documentum TaskSpace versión 6

19 Capítulo 2 Uso de una ficha Carpeta El nombre y la funcionalidad exactos de la ficha Carpeta pueden variar según el modo en que el administrador del sistema o el diseñador de aplicaciones hayan configurado inicialmente la ficha. La funcionalidad principal de la ficha de carpeta es la misma que trabajar con carpetas en la interfaz de la vista de carpetas en la ficha Abrir artículos (consulte Trabajo con carpetas y documentos, página 32 para obtener detalles completos de la funcionalidad básica de la vista de carpetas). Sin embargo, la ficha Carpeta está configurada para abrir una ubicación de carpeta fija de forma predeterminada. Según los valores de configuración de su ficha Carpeta concreta, puede variar el tipo de elementos mostrados. Además de carpetas y documentos, también puede ver procesos, en cuyo caso podrá ver, seleccionar e iniciar un proceso desde una ficha Carpeta. Para obtener información detallada sobre cómo iniciar un proceso, consulte Inicio de un proceso, página 21. Una ficha Carpeta también puede incluir los botones de acción siguientes: Importar abre un cuadro de diálogo de archivos de importación para seleccionar uno o varios documentos e importarlos a la carpeta seleccionada. Sólo se puede seleccionar una carpeta para importar documentos. Para obtener instrucciones completas para importar carpetas o documentos, consulte Importación de carpetas y documentos, página 37. Nueva carpeta crea una nueva carpeta en la carpeta seleccionada. Sólo se puede seleccionar una carpeta para crear una nueva carpeta. Para obtener instrucciones completas para crear carpetas, consulte Creación de carpetas, página 36. Editar permite editar los metadatos de documento y guardar las modificaciones en el repositorio. Sólo se puede editar un documento cada vez. En la figura siguiente se muestra una ficha Carpeta de muestra, tal como se ha configurado en la aplicación de muestra de TaskSpace. Guía del usuario de EMC Documentum TaskSpace versión 6 19

20 Uso de una ficha Carpeta Figura 3. Ficha Carpeta de la aplicación de muestra de TaskSpace 20 Guía del usuario de EMC Documentum TaskSpace versión 6

21 Capítulo 3 Gestión de tareas SisehancreadoeinstaladoplantillasdeprocesoenBPMparaelrepositorioysehanimplementado en la aplicación de TaskSpace, es posible que tenga que gestionar tareas. Los procesos se inician desde una ficha Carpeta o una ficha Buscar. Una vez que un proceso se ha iniciado, se tiene acceso a las tareas asociadas en una ficha Tarea o Lista de tareas (los nombres exactos de las ficha pueden varias según la configuración de sistema específica). Las actividades de tarea se muestran en la ficha Abrir elementos. Inicio de un proceso, página 21 Procesamiento de tareas, página 22 Configuración de la disponibilidad del flujo de trabajo, página 25 Inicio de un proceso En esta sección se describe cómo se inicia un proceso. Cómo iniciar un proceso: 1. En TaskSpace, encuentre el proceso deseado realizando las siguientes acciones: abriendo una ficha de carpeta o de búsqueda (el nombre exacto puede variar dependiendo de la configuración específica) y, si necesario, buscar o desplazarse hasta el proceso deseado. abriendo una ficha de proceso (el nombre exacto puede variar dependiendo de configuración específica) 2. Seleccione el proceso deseado y a continuación, haga clic con el botón derecho y seleccione Inicio o, si está en una ficha de proceso, seleccione el proceso deseado y haga clic en Iniciar proceso. Aparece un cuadro de diálogo Iniciar flujo de trabajo: con dos fichas: 1. Información y 2. Comentarios. 3. En la ficha 1. Información, introduzca una descripción. Guía del usuario de EMC Documentum TaskSpace versión 6 21

22 Gestión de tareas 4. Tambiénenlaficha1. Información, si desea agregar datos adjuntos, haga clic en Agregar. a. Para buscar los archivos que desee anexar, haga clic en la ficha apropiada y, a continuación, desplácese a los archivos dentro de esa ficha. El desplazamiento por las fichas que corresponden a nodos del repositorio se lleva a cabo del mismo modo que por los nodos del repositorio. b. Haga clic en Agregar, enlaparteinferiordelapágina. c. Cuando anexe un archivo que contenga enlaces a otros archivos, podrá elegir agregar los archivos enlazados seleccionando la opción Agregar automáticamente objetos vinculados. d. Para quitar un archivo anexo, haga clic en Eliminar oenquitar. 5. Haga clic en Siguiente. Aparecerá la ficha 2. Comentarios. Si desea agregar un comentario, haga clic en Agregar. a. En la página Agregar comentario, escriba el comentario en el campo Comentario. b. Seleccione a qué usuarios desea enviar el comentario: Para los destinatarios posteriores: se envía el comentario a todos los demás usuarios del flujo de trabajo. Sólo para los destinatarios siguientes: se envía el comentario únicamente a los usuarios que reciban la siguiente tarea asignada del flujo de trabajo. c. Haga clic en Aceptar. 6. Haga clic en Terminar. El proceso se ha iniciado. Para ver e iniciar tareas asociadas al proceso, debe abrir una ficha Lista de tareas. Para obtener información sobre el procesamiento de tareas, consulte Procesamiento de tareas, página 22. Procesamiento de tareas El procesamiento de tareas puede suponer la intervención de una serie de tareas que afectan a una o varias fichas en TaskSpace. En esta sección se describe una manera bastante genérica para procesar una tarea. Muchos factores del proceso están sujetos a valores de configuración y elementos de diseño específicos, por lo que es posible que esta sección no contenga detalles concretos de su implementación de TaskSpace. A las tareas inicialmente se accede de una ficha Lista de tareas, donde se buscan tareas, se ordena y se comienza su procesamiento, tal como se describe en las siguientes secciones: Búsqueda de tareas, página 23 Procesamiento de una tarea, página Guía del usuario de EMC Documentum TaskSpace versión 6

23 Gestión de tareas Búsqueda de tareas LasecciónsuperiordeunafichaListadetareascontienecamposdebúsquedapara encontrar tareas. Los campos específicos disponibles varían según la configuración del sistema pero pueden incluir la capacidad de buscar por estado, prioridad, remitente y fecha. Sin embargo, al abrir la ficha por primera vez, las tareas actuales que tiene asignadas pueden aparecer sin efectuar antes una búsqueda. Cómo buscar tareas: 1. AbraunafichaListadetareas. 2. Introduzcavaloresenunoovarioscamposdebúsquedasituadosenlasección superior de la ficha. 3. Haga clic en Ir. Los resultados de la búsqueda se muestran en la lista de tareas situada debajo de los campos de búsqueda. En la figura siguiente se muestra una ficha Lista de tareas de muestra, tal como se ha configurado en la aplicación de muestra de TaskSpace. Guía del usuario de EMC Documentum TaskSpace versión 6 23

24 Gestión de tareas Figura 4. Ficha Lista de tareas de la aplicación de muestra de TaskSpace Procesamiento de una tarea El procesamiento de una tarea conlleva completar las actividades asociadas, que pueden variar según el proceso específico y el diseño del flujo de trabajo. Cómo procesar una tarea: 1. AbraunafichaListadetareas. 2. Si es necesario, busque una tarea o, si está disponible, abra una carpeta Bandeja de entradaespecíficaenlavistadeárboldelaparteizquierdadelafichaparabuscar la tarea que desee. 24 Guía del usuario de EMC Documentum TaskSpace versión 6

25 Gestión de tareas 3. En la lista de tareas, seleccione una tarea inactiva, haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione Mostrar. EnlafichaAbrir elementos aparece el cuadro de diálogo Iniciar actividad para la tarea seleccionada. 4. Según la configuración, los permisos basados en rol y los elementos de diseño de flujo de trabajo,puedehaberdisponibleunaseriedeaccionesparatrabajarenlatarea seleccionada y completarla, incluidas las siguientes (aunque no se limita a ellas): Ver e indexar un documento Anexar uno o varios documentos Introducir información o agregar comentarios Crear carpetas Rechazar o reasignar la tarea 5. Para completar la tarea, haga clic en Enviar, Reenviar o Terminar, según el botón quesemuestre. Puede haber disponibles otras muchas acciones (como manipulación de páginas, operaciones de visualización de imágenes, anotación, impresión y exportación), según la configuración y los permisos basados en rol. Si precisa más información, consulte Capítulo 5, Uso de la ficha Abrir elementos. Configuración de la disponibilidad del flujo de trabajo En una ficha Lista de tareas, puede indicar mediante el estado de la bandeja de entrada que no está indisponible y especificar un delegado. El estado puede alternar entre disponible y no disponible. De forma predeterminada, el estado está configurado en Estoy disponible. Para cambiar el estado a no disponible: Cambio del estado del flujo de trabajo a no disponible 1. En una ficha de lista de tareas, abra su bandeja de entrada y haga clic en el vínculo Estoy disponible en la parte superior del panel derecho. Aparecerá el cuadro de diálogo Disponibilidad del flujo de trabajo. 2. En el cuadro de diálogo Disponibilidad del flujo de trabajo, seleccione la casilla a la izquierda de No estoy disponible en estos momentos. 3. Seleccione otro usuario a quien se dirigirán sus tareas haciendo clic en editar. Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar usuario que enumera los usuarios de TaskSpace. 4. Seleccione el usuario que desee y haga clic en Aceptar. Vuelve a aparecer el cuadro de diálogo Disponibilidad del flujo de trabajo y se muestra el nombre del usuario seleccionado. Guía del usuario de EMC Documentum TaskSpace versión 6 25

26 Gestión de tareas 5. Haga clic en Aceptar para volver a la ficha Lista de tareas. El vínculo aparecerá como No estoy disponible en estos momentos. Para cambiar el estado de nuevo a disponible: Cambio del estado del flujo de trabajo a disponible 1. En una ficha de lista de tareas, abra su bandeja de entrada y haga clic en el vínculo No estoy disponible en estos momentos en la parte superior del panel derecho. Aparecerá el cuadro de diálogo Disponibilidad del flujo de trabajo. 2. Anule la selección de la opción: No estoy disponible en estos momentos. Asigne mis tareas a a continuación, haga clic en Aceptar. EnlafichaListadetareas,ahorael vínculo aparece como Estoy disponible. 26 Guía del usuario de EMC Documentum TaskSpace versión 6

27 Capítulo 4 UsodelafichaBuscar Puede buscar distintos tipos de información con la ficha Buscar. El nombre exacto de la ficha puede variar según los valores de configuración del sistema específicos. Búsqueda de información, página 27 Usodeunconjuntoderesultadosdelabúsqueda,página28 Búsqueda de información La finalidad específica de una ficha Buscar es realizar la búsqueda de tipos de información, incluidos documentos, carpetas, procesos y tareas, según la configuración de TaskSpace específica. Para buscar información con una ficha Buscar: 1. Abra la ficha Buscar que desee. 2. En la ficha Buscar, en la lista desplegable Buscar, seleccione el tipo de información específico que vaya a buscar. Aparecerá un componente de búsqueda con varios campos para buscar según el tipo de información seleccionado. 3. Introduzca los criterios de búsqueda que desee en los campos correspondientes. Para realizar una búsqueda básica, introduzca valores en los campos de criterios de búsqueda disponibles. Para realizar una búsqueda avanzada (si está disponible), expanda el área de criterios de búsqueda e introduzca valores en los campos de criterios de búsqueda disponibles. 4. Haga clic en Buscar opulselateclaintro. Aparece un conjunto de resultados de la búsqueda. Para obtener más información, consulte Usodeunconjuntoderesultados de la búsqueda, página 28. Guía del usuario de EMC Documentum TaskSpace versión 6 27

28 UsodelafichaBuscar Usodeunconjunto de resultados de la búsqueda En esta sección se describe lo que puede hacer con un conjunto de resultados de la búsqueda, como mostrar documentos o ver carpetas, tal como se detalla en las secciones siguientes: Trabajo con documentos, página 29 Trabajo con carpetas, página 30 También es posible iniciar un proceso desde un conjunto de resultados de búsqueda, si la búsqueda se configuró para mostrar los procesos. Para obtener información sobre cómo iniciar un proceso, consulte Inicio de un proceso, página 21. En la figura siguiente se muestra una ficha Buscar de muestra, tal como se ha configurado en la aplicación de muestra de TaskSpace. Figura 5. Ficha Buscar de la aplicación de muestra de TaskSpace 28 Guía del usuario de EMC Documentum TaskSpace versión 6

29 UsodelafichaBuscar Trabajo con documentos Las actividades siguientes están disponibles para documentos devueltos en un conjunto de resultados de búsqueda: Visualización de documentos de un conjunto de resultado de búsqueda, página 29 Modificación de documentos de un conjunto de resultado de búsqueda, página 29 Exportación de documentosdeunconjuntoderesultadodebúsqueda,página30 Visualización de documentos de un conjunto de resultado de búsqueda Los documentos devueltos en un conjunto de resultados de búsqueda se pueden ver fácilmente con un visor de documentos configurado. Para ver un documento enumerado en un conjunto de resultados de búsqueda: 1. Seleccione el documento que desee en el conjunto de resultados y, a continuación, haga clic con el botón derecho del ratón en el documento y seleccione Abrir o Mostrar. También puede seleccionar el documento y hacer clic en Abrir o Mostrar. a. Con Abrir se abre el documento en el visor de documentos en modo de sólo lectura. b. Con Mostrar seabreunaventanadevisoremergenteparamostrareldocumento, pero sólo si otro documento ya está mostrado en el visor en la ficha Abrir elementos. 2. Cuándo termine de ver el documento, ciérrelo haciendo clic en el icono de cierre de la ficha Abrir elementos. Para obtener instrucciones adicionales sobre cómo ver documentos, consulte Uso de un visor de documentos, página 31. Modificación de documentos de un conjunto de resultado de búsqueda Se puede realizar una amplia variedad de modificaciones según el tipo de documento, el tipo del visor de documentos utilizado y la configuración del sistema. Para modificar un documento enumerado en un conjunto de resultados de búsqueda: 1. Seleccione el documento deseado en el conjunto de resultados y haga clic con botón derecho en el documento y seleccione Editar. También puede seleccionar el documento y hacer clic en Editar. El documento se muestra en la ficha Abrir Guía del usuario de EMC Documentum TaskSpace versión 6 29

30 UsodelafichaBuscar elementos en el modo de escritura utilizando el visor adecuado. El documento también se bloquea para evitar que otros usuarios lo modifiquen simultáneamente. 2. Manipule el documento según sea necesario (por ejemplo, agregue o modifique anotaciones, edite los atributos del documento) con las características proporcionadas por el visor. Para obtener instrucciones adicionales sobre cómo modificar documentos, consulte Uso de un visor de documentos, página Cuando termine las modificaciones, haga clic en Guardar para guardar los cambios realizados en eldocumento. Exportación de documentos de un conjunto de resultado de búsqueda Los documentos se pueden exportar desde un conjunto de resultado de búsqueda con el procedimiento siguiente. Para exportar uno o varios documentos enumerados en un conjunto de resultados de búsqueda o carpeta: 1. Seleccione el documento que desee en el conjunto de resultados y, a continuación, haga clic con el botón derecho del ratón en el documento y seleccione Exportar. También puede seleccionar uno o varios documentos del conjunto de resultados y hacer clic en Exportar. Aparece el cuadro de diálogo estándar Seleccionar carpeta. 2. Seleccione una carpeta de destino y, a continuación, haga clic en Aceptar para terminar la exportación. Trabajo con carpetas Cuando se devuelve una carpeta en el conjunto de resultados de búsqueda, se puede abrirhaciendodobleclicenellaohaciendoclicconelbotónderechodelratónenellay seleccionando Abrir. La carpeta y su contenido aparecen en la ficha Abrir elementos en una interfaz de árbol de carpetas. Para obtener información detallada completa sobre cómo trabajar con las carpetas de la ficha Abrir elementos, consultetrabajo con carpetas ydocumentos,página Guía del usuario de EMC Documentum TaskSpace versión 6

31 Capítulo 5 UsodelafichaAbrirelementos En este capítulo se describen las funciones disponibles en la ficha Abrir artículos, queesdondese muestran los elementosqueseabrendesdeotrasfichas.están disponibles las funciones siguientes: Uso de un visor de documentos, página 31 Trabajo con carpetas y documentos, página 32 Trabajo con actividades de tarea, página 38 Usodeunvisor de documentos Siempre que se abre un documento en TaskSpace, aparece en la ficha Abrir elementos con el visor configurado para el tipo de archivo de documento. Se admite los siguientes visores de documentos: Brava! de IGC (sólo para archivos TIFF y PDF) Acrobat Reader de Adobe (sólo lectura y sólo para archivos PDF) ViewONE Pro de Daeja Los visores IGC Brava! y Daeja admiten la creación y visualización de anotaciones, pero Adobe Acrobat Reader 7.0 no admite ninguna manipulación de anotaciones. La mayor parte de la funcionalidad al usa un visor en la ficha Abrir elementos se proporciona en el propio visor y se debe consultar la documentación para obtener información adicional. Una vez que undocumentodevueltoenunconjuntoderesultadosseabreenunvisoren la ficha Abrir elementos, están disponibles los siguientes botones de acción al visualizar un documento en el modo de edición con uno de los siguientes visores compatibles: Guardar guarda los cambios efectuados en el documento. Guardar y cerrar guarda los cambios realizados en el documento y cierra el visor de documentos. Guía del usuario de EMC Documentum TaskSpace versión 6 31

32 Uso de la ficha Abrir elementos Cancelar cancela los cambios efectuados en el documento y cierra el visor de documentos. Nota: Los botones disponibles dependen de la configuración de sistema específica y no siempre pueden estar presentes o puede ver otros botones distintos de los enumerados aquí. En la figura siguiente se muestra un documento visualizado en la ficha Abrir elementos, tal como se ha configurado en la aplicación de muestra de TaskSpace. Figura 6. Ficha Abrir elementos de la aplicación de muestra de TaskSpace con visor Trabajo con carpetas y documentos Cuando una carpeta se abre desde un conjunto de resultados de búsqueda, aparece en la ficha Abrir elementos como la carpeta raíz en el panel izquierdo de una interfaz de árbol de carpetas. Al seleccionar la carpeta raíz en el árbol de carpetas, el contenido de carpeta aparece en el panel derecho. Al seleccionar un elemento en el contenido de carpeta en el 32 Guía del usuario de EMC Documentum TaskSpace versión 6

33 Uso de la ficha Abrir elementos panel derecho, se actualiza el árbol de carpetas del panel izquierdo. Encima de la interfaz de árbol de carpetas se muestra información adicional de la carpeta raíz, que el usuario puede editar, según los privilegios de rol y la configuración específica. También puede haber uno o varios campos para introducir términos de búsqueda para recuperar carpetas y documentos diferentes sin volver a una ficha Buscar. El nivel de detalle de contenido en el panel derecho se puede especificar con el cuadro de lista Mostrar, seleccionando una de las opciones siguientes: Documentos muestra todos los documentos de la carpeta raíz. Documentos y subcarpetas muestra todos los documentos de la carpeta raíz además de todas sus subcarpetas. Documentos y documentos de subcarpetas muestra todos los documentos de la carpetaraízademásdetodoslosdocumentosdesussubcarpetas. Documentos, subcarpetas y documentos de subcarpetas muestra todos los documentos de la carpeta raíz, todas sus subcarpetas y todos los documentos de las subcarpetas de la carpeta raíz. En la figura siguiente se muestra una vista de árbol de carpetas en la ficha Abrir elementos, tal como se ha configurado en la aplicación de muestra de TaskSpace. Figura 7. Aplicación de muestra de TaskSpace con la vista de árbol de carpetas Hay disponibles acciones adicionales para las subcarpetas o documentos si se hace clic con el botón derecho del ratón y se selecciona una acción en el menú contextual, o si se Guía del usuario de EMC Documentum TaskSpace versión 6 33

34 Uso de la ficha Abrir elementos hace clic en uno de los botones de acción situados debajo de la interfaz de carpetas, tal como se explica en las siguientes secciones: Acciones de menú contextual de subcarpeta, página 34 Acciones de menú contextual de documento, página 34 Botones de acción de documento, página 35 Más acciones, página 35 Creación de carpetas, página 36 Importación de carpetas y documentos, página 37 Acciones de menú contextual de subcarpeta Están disponibles las siguientes acciones de menú contextual para las subcarpetas: Abrir abre la carpetaenlafichaabrir elementos. Sólo se puede seleccionar una carpetaparaestaacción. Propiedades muestra las propiedades de carpeta. Sólo se puede seleccionar una carpetaparaesta acción. Eliminar elimina la carpeta seleccionada. Al usuario se le pregunta si desea eliminar subcarpetas o versiones. Si la carpeta se ha copiado a otro directorio, la carpeta copiada no se toca. Agregar al Portapapeles agrega la carpeta seleccionada al Portapapeles para que sepuedapegaromoveraotracarpeta. Acciones de menú contextual de documento Están disponibles las siguientes acciones para los documentos: Editar abre el documento en el visor de documentos y permite la edición de los atributos de documento. Sólo se puede editar un documento cada vez. ConAbrir se abre el documento en el visor de documentos en modo de sólo lectura. Sólo se puede ver un documento cada vez. Con Mostrar se abre una ventana de visor emergente para mostrar el documento, pero sólo si otro documento ya está mostrado en el visor en la ficha Abrir elementos. Retirar bloquea el documento. Cuando un documento se ha retirado, aparece un icono de llave a la izquierda del nombre de archivo. El menú contextual también tendrá opciones para Registrar el documento, con lo que se guardan los cambios y, a continuación, se desbloquea el documento, o para Cancelar retiradas del documento, lo que desbloquea el documento sin guardar cambios. 34 Guía del usuario de EMC Documentum TaskSpace versión 6

35 Uso de la ficha Abrir elementos Exportar abre el cuadro de diálogo Seleccionar carpeta, donde puede seleccionar una carpeta de destino y, a continuación, hacer clic en Aceptar para terminar la exportación. Propiedades muestra las propiedades de documento. Sólo se puede seleccionar un documento paraestaacción. Eliminar elimina el documento seleccionado. Agregar al Portapapeles agrega el documento seleccionado al Portapapeles para que se pueda pegar omoveraotracarpeta. Botones de acción de documento Están disponibles los siguientes botones para realizar acciones de documento: Editar abre el documento en el visor de documentos y permite la edición de la información de documento. Sólo se puede editar un documento cada vez. Abrir abreeldocumentoenlafichaabrir elementos en el visor de documentos junto con la informacióndedocumento.sólosepuedeverundocumentocadavez. Con Mostrar se abre una ventana de visor emergente para mostrar el documento, pero sólo si otro documento ya está mostrado en el visor en la ficha Abrir elementos. Exportar abre elcuadrodediálogoseleccionar carpeta, donde puede seleccionar una carpeta de destino y, a continuación, hacer clic en Aceptar para terminar la exportación. Más acciones Al trabajar con carpetas y documentos, hay disponibles acciones adicionales haciendo clic en Más acciones, lo que mostrará un menú desplegable con las funciones siguientes: Importar abre el cuadro de diálogo Importar: selección de archivo para seleccionar una o varias carpetas o documentos e importarlos a la carpeta seleccionada. Sólo se puede seleccionar una carpeta para importar carpetas o documentos. Para obtener instrucciones completas para importar carpetas o documentos, consulte Importación de carpetas y documentos, página 37. Crear nueva carpeta crea una nueva carpeta en la carpeta seleccionada. Sólo se puede seleccionar una carpeta para esta acción. Para obtener instrucciones completas para crear carpetas, consulte Creación de carpetas, página 36. Guía del usuario de EMC Documentum TaskSpace versión 6 35

36 Uso de la ficha Abrir elementos Los siguientes elementos en el menú desplegable Más acciones sólo están disponibles después de seleccionar Agregar al Portapapeles en un menú contextual de subcarpeta o documento: Mover aquí mueve la carpeta o el documento en el portapapeles a la carpeta recientemente seleccionada. Copiar aquí copia la carpeta o el documento en el portapapeles a la carpeta recientemente seleccionada. Enlazar aquí agrega un vínculo a la carpeta o el documento en el portapapeles a la carpeta recientemente seleccionada. Ver Portapapeles abre el cuadro de diálogo Portapapeles, quemuestralos elementos en el portapapeles. Creación de carpetas En esta sección se describe cómo se crea una carpeta. Cómo crear una carpeta: 1. Haga clic en Nueva carpeta o seleccione Nueva carpeta en el menú contextual en la ficha Carpeta o en la ficha Abrir elementos. Aparece el cuadro de diálogo Nueva Carpeta: Crear con las fichas siguientes: 1. Crear, 2. Información y 3. Permisos. 2. En la ficha 1. Crear, debe introducir el nombre de la nueva carpeta y seleccionar un tipo. De forma predeterminada, el tipo ya está definido en Carpeta (dm_folder), que es normalmente el tipo que debe seleccionar. Haga clic en Siguiente parairalaficha 2. Información o Fin para aceptar los valores predeterminados especificados en las fichas 2. Información y 3. Permisos y terminar la creación de la carpeta. 3. En la ficha 2. Información: a. se muestra el nombre de carpeta introducido en la ficha anterior y, si lo desea, también puede introducir un título y un asunto. b. Para introducir palabras clave para la carpeta, haga clic en Editar situado junto alaetiquetapalabras clave. c. De forma predeterminada, el campo Nombre de propietario muestra el nombre del usuario actual. Para cambiar el nombre de propietario, haga clic en Editar. d. Para ver más propiedades de la carpeta, haga clic en Mostrar más. e. Haga clic en Siguiente parairalaficha3. Permisos ohagaclicenfin para aceptar los valores predeterminados especificados en la ficha 3. Permisos y finalizar la creación de la carpeta. 36 Guía del usuario de EMC Documentum TaskSpace versión 6

37 Uso de la ficha Abrir elementos 4. En la ficha 3. Permisos puede ver y especificar distintos tipos de permisos para la nueva carpeta, del siguiente modo: a. Los valores de permiso predeterminados de la carpeta se muestran en el campo Permisos actuales. Para cambiar estos valores de permiso, haga clic en Buscar situado junto a Ver otros permisos de usuario o grupo. b. El campo Nombre del conjunto de permisos muestra el nombre del conjunto de permisos predeterminado. Para seleccionar otro conjunto de permisos, haga clic en Seleccionar. c. El campo Descripción muestra el nombre del conjunto de permisos y el campo Propietario muestra el nombre que aparece en el campo Nombre de propietario en la ficha anterior. d. También se pueden efectuar selecciones adicionales para los grupos requeridos, el conjunto de grupos requerido, permisos para usuarios y grupos, y restricciones. e. Cuando haya realizado todas las seleccionadas deseadas, haga clic en Terminar para crear la nueva carpeta. Importación de carpetas y documentos En esta sección se describe cómo importar carpetas y documentos. Cómo importar carpetas y documentos: 1. Haga clic en Importar o seleccione Importar en el menú contextual en la ficha Carpeta o en la ficha Abrir elementos. Aparecerá el cuadro de diálogo Importar: selección de archivo. 2. Haga clic en Agregar archivos o Agregar carpetas para abrir el cuadro de diálogo Seleccionar archivos estándar para buscar documentos o carpetas para importar. Cuando haya seleccionado los documentos o carpetas, haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Seleccionar archivos. Se cierra el cuadro de diálogo Seleccionar archivos y los elementos seleccionados aparecen en la ventana Archivos o carpetas seleccionados del cuadro diálogo Importar: selección de archivo. Si desea quitar un documento o carpeta de la ventana Importar: selección de archivo, seleccione el documento o carpeta que desee y haga clic en Quitar. 3. Cuando todas las carpetas o documentos quedesee importar aparezcan en la ventana Importar: selección de archivo, haga clic en Siguiente o Terminar: Si hace clic en Siguiente, aparecerá el cuadro de diálogo Importar: definición de objeto para el primer documento o carpeta que se importará. Guía del usuario de EMC Documentum TaskSpace versión 6 37

38 Uso de la ficha Abrir elementos Si hace clic en Fin, puede omitir la visualización del cuadro de diálogo Importar: definición de objeto paracadadocumentoocarpetaqueseimportará.ensu lugar, aparecerá un mensaje en el que se pide la confirmación de que se desea aplicarloscambiosalosarchivosrestantes.hagaclicencontinuar. 4. En el cuadro de diálogo Importar: definición de objeto (si hizo clic en Siguiente en el paso 3), los campos muestran el nombre de archivo, el tipo de archivo, el formato, el ID de ciclo de vida y el estado actual del primer archivo que se importará. Si se desea, estos campos se pueden editar. Si se han seleccionado varios archivos para importarlos, al hacer clic en Siguiente semuestralainformacióndelarchivo siguiente. 5. Haga clic en Terminar en el cuadro de diálogo Importar: selección de archivo para completar el proceso de importación.. Trabajo con actividades de tarea Si se trabaja en tareas en la ficha Lista de tareas, al seleccionar una tarea y, a continuación, elegir Mostrar en el menú contextual se abre la actividad en la ficha Abrir elementos. Las acciones disponibles o requeridas para completar la actividad de tarea pueden variar según la configuración específica del proceso y la tarea. Si precisa más información, consulte Procesamiento de una tarea, página Guía del usuario de EMC Documentum TaskSpace versión 6

39 Glosario ACL Una lista de control de acceso (ACL) es una lista de las entradas de control de acceso que definen permisos y restricciones de acceso exigidos para los objetos a los que se aplica la ACL. Cada SysObject tiene una (y sólo una) ACL. Cuando la seguridad de repositorio está activada, si un usuario intenta acceder a un SysObject, como un documento, debe ser propietario del objeto o tener permiso para acceder al objeto a través de una entrada de la ACL. Si no se aplica ninguna de las condiciones, el usuario no puede acceder al objeto. (Tenga en cuenta que un usuario siempre tiene al menos permiso de lectura para los objetos que son de su propiedad.) Acrobat Reader VisordeimágenesdetercerosdeAdobe. ACS Servidor de contenido acelerado botón de acción Botón que, una vez que se hace clic en él, provoca una actividad de sistema. Ficha Administración Ficha en TaskSpace que proporciona la funcionalidad para administrar usuarios y roles. administradores Usuarios que son responsables de la administración de las aplicaciones de TaskSpace. anotación Indicación gráfica o textual o un comentario en un documento. Las anotaciones se utilizan para marcar, comentar o destacar el contenido de un documento sin cambiar realmente el contenido del documento original. Los usuarios pueden ver, editar o crear sus propias anotaciones. Con el permiso adecuado, también pueden ver las anotaciones de otros usuarios. servicio de anotación Servicio que permite a los usuarios recuperar, guardar y manipular anotaciones. diseñadores de aplicaciones Usuarios que han recibido formación para configurar las aplicaciones de TaskSpace. BOCS Servidor de caché de sucursal de oficina Guía del usuario de EMC Documentum TaskSpace versión 6 39

40 Glosario Brava! Visor de imágenes de terceros de IGC. transferencia de bytes Proceso de entregar todo un documento gradualmente para que se pueda ver antes de la finalización de la transferencia. Esta característica se refiere por lo general al mecanismo utilizado por Adobe Acrobat Reader. Una optimización más flexible de recuperación de documentos es el servicio de páginas. aplicación hijo Aplicación de TaskSpace basada en (creada a partir de) otra aplicación de TaskSpace. Una aplicación hereda todos los ajustes de configuración de su aplicación padre. Pueden agregarse o crearse nuevos componentes, fichas o roles para la nueva aplicación. Los cambios hechos en la aplicación hijo no tienen efecto alguno en la aplicación padre. Componente Plantilla creada Forms Builder y agregada a una aplicación de TaskSpace. servicio de configuración Servicio que establece y recupera los parámetros de configuración de Document Image Services. Estos parámetros incluyen configuraciones basadas en el sistema, configuraciones basadas en rol y configuraciones especificadas por el usuario. Ficha Configuración Ficha en TaskSpace que proporciona la funcionalidad para configurar los componentes, procesos, fichas, roles y otras configuraciones de aplicaciones. DFC Documentum Foundation Classes caché distribuida Las funciones requeridas para reducir el tiempo que se necesita para recuperar documentos a través de una red,especialmente importante para ámbitos laborales distribuidos tales como sucursales. documento Uno o varios archivos con los mismos metadatos. Un documento puede ser un elemento en una carpeta. Puede ser de cualquier tipo, como una imagen o texto. Document Image Services Document Image Services proporciona apoyo para documentos de imágenes y es compatible con una amplia gama de visores diferentes. Las funciones incluyen servicio de páginas, anotaciones, certificaciones y el uso con o sin TaskSpace. visor de imágenes de documentos Un componente de terceros que habilita la presentación de documentos e imágenes para formatos de imagen de documento tales como TIFF y PDF. El visor puede aparecer en líneaoenuna ventana separada. 40 Guía del usuario de EMC Documentum TaskSpace versión 6

41 Glosario vistadedocumento Una vista que contiene una plantilla de vista de documento. Por lo general muestra una imagen y metadatos. Esta vista aparece cuando un usuario visualiza un documento. plantilla de vista de documento Una plantilla necesaria para mostrar un documento en TaskSpace. La plantilla de vista de documento incluye los metadatos de documento y un visor de imágenes que muestra la imagen correspondiente. El diseñador de la aplicación configura plantillas de vista de documento en Forms Builder. carpeta Una colección de varios documentos relacionados que se muestra en TaskSpace. (Consulte también plantilla de contenido de carpeta y plantilla de información de carpeta). plantilla de contenido de carpeta Una plantilla que lista el contenido de una carpeta. El diseñador de la aplicación configura plantillas de contenido de carpeta en Forms Builder. plantilla de información de carpeta Una plantilla que proporciona información acerca de una carpeta. El diseñador de la aplicación configura plantillas de información de carpeta en Forms Builder. ficha de carpeta Una ficha en TaskSpace que presenta metadatos de carpeta, árbol de carpetas y la lista de contenido donde los usuarios pueden tener acceso a carpetas, subcarpetas, documentos y a los procesos disponibles para los que el usuariotiene permiso para iniciar. El diseñador de la aplicación puede crear una ficha de carpeta en TaskSpace. vistadecarpeta Una vista que contiene una plantilla del contenido de carpeta y una plantilla de información de carpeta. Por lo general presenta metadatos de carpeta, árbol de carpetas y la lista de contenido donde los usuarios pueden tener acceso a carpetas, subcarpetas, documentos y a los procesos disponibles para los que el usuario tiene permiso para iniciar. Esta vista aparece cuando un usuario visualiza una carpeta. tecla de acceso directo Una orden del teclado que se utiliza en vez de una opción de menú o botón para realizar una acción en TaskSpace. imagen Término genérico que hace referencia a una representación electrónica de información, incluidos documentos ERM (Gestión de informes de la empresa), imágenes escaneadas (trama) y los dibujos del CAD (vectoriales). bandeja de entrada Una lista de tareas de un usuario. Área específica del usuario que enumera las tareas que tiene asignadas actualmente. Guía del usuario de EMC Documentum TaskSpace versión 6 41

42 Glosario herencia La adquisición de la configuración a partir de una aplicación padre. (Consulte también aplicación hijo). plantilla de inicio de proceso Consulte plantilla de iniciación de proceso. Ficha Abrir elementos Una ficha en TaskSpace que se crea dinámicamente cuando un usuario selecciona ver una carpeta o documento o tener acceso a una tarea. servicio de páginas Una característica que proporciona rendimiento aumentado volviendo páginas de una en una para formatos TIFF y PDF, habilitando a los visores compatibles mostrar la primera página mientras el resto del documento continúa descargándose. (El servicio depáginanofuncionaconpdfseguros). proceso Un proceso empresarial, definido en Business Process Manager. plantilla de iniciación de proceso Una plantilla que permite que el usuario proporcione información para la iniciación de un proceso. El diseñador de la aplicación configura plantillas de iniciación de proceso en Forms Builder. ficha Proceso Una ficha en TaskSpace que proporciona una lista de los procesos empresariales disponibles en la que los administradores pueden seleccionar un proceso para iniciarlo. cola Una lista de tareas de varios usuarios. Ficha Administración de colas Una ficha en TaskSpace que permite que un administrador administre las colas. Administración de colas incluye la asignación de usuarios a colas, la configuración de la definición del conjunto de habilidades para un grupo de usuarios, la reasignación de elementos de trabajo en una cola y el cambio de la prioridad de los elementos de trabajo en una cola. rol SBO Un grupo que contiene los usuarios y grupos que tienen asignadas unas determinadas obligaciones dentro del dominio de una aplicación cliente. Objeto de negociobasadoenservicio ficha de búsqueda Una ficha en TaskSpace que permite que los usuarios busquen los datos en el repositorio. El diseñador de la aplicación puede crear una ficha de búsqueda en TaskSpace. 42 Guía del usuario de EMC Documentum TaskSpace versión 6

43 Glosario plantilla de búsqueda Plantilla que proporciona al usuario con los campos apropiados para realizar una búsqueda de un tipo particular: cliente, documento o tarea, por ejemplo. Si la ficha de búsqueda se ha configurado para mostrar varias plantillas de búsqueda, el cuadro Buscar muestra las plantillas disponibles. El diseñador de la aplicación configura plantillas de búsqueda en Forms Builder. tecla de acceso directo Consulte tecla de acceso directo. tipos de fichas Con el fin de crear nuevas fichas en TaskSpace, los tipos de fichas son: búsqueda, lista de tareas, proceso, carpeta, administración de colas, administración y configuración. (Consulte también la ficha Abrir elementos). ficha tarea Un elemento de navegación para cambiar de una interfaz a otra en TaskSpace. Una instancia de una actividad, definido como parte de un proceso en Business Process Manager. lista de tareas Lista de tareas de un proceso concreto. Una lista de tareas puede ser una bandeja de entrada (una lista de tareas de un usuario) o una cola (una lista de tareas de varios usuarios). fichadelistadetareas Una ficha en TaskSpace que contiene una o más listas de tareas (bandejas de entrada o colas). El diseñador de la aplicación puede crear una ficha de lista de tareas en TaskSpace. plantilla de lista de tareas Una plantilla que muestra una lista de tareas para un solo usuario o una cola de trabajos en TaskSpace. El diseñador de la aplicación configura plantillas de lista de tareas en Forms Builder. plantilla de tarea UnaplantillaqueapareceenunavistadelatareaparamostrarlastareasenTaskSpace. La plantilla de tareas puede configurarse para mostrar la vista estándar de la tarea o una vista de tareas con una vista de documento incrustada. El diseñador de la aplicación configura plantillas de tareas en Forms Builder. vista de tarea Una vista que contiene una plantilla de la tarea. Por lo general, muestra todos elementos necesarios para procesar una tarea: datos de procesos habituales, instrucciones de tareas, un subcomponente de documento y una fila de botones de acción de procesamiento de tareas. Esta vista aparece cuando un usuario accede a una tarea. TaskSpace Una interfaz de usuario basada en explorador optimizada para el procesamiento de tareas y la recuperación de documentos. Guía del usuario de EMC Documentum TaskSpace versión 6 43

44 Glosario aplicación de TaskSpace Una compilación de componentes, fichas, roles y otros objetos con un configuración específica. La instalación de TaskSpace proporciona una aplicación básica, también conocida como TaskSpace. Puede crear y configurar nuevas aplicaciones basadas en esta y otras aplicaciones. Estas aplicaciones, como grupo, se consideran aplicaciones de TaskSpace, pero individualmente, cada tiene un nombre asignado por el usuario. (Consulte también aplicaciones hijo). componente de aplicación de TaskSpace Plantilla creada Forms Builder y agregada a una aplicación de TaskSpace. TCM olantilla Gestión de contenido transaccional Un objeto en Forms Builder que incluye los componentes para crear un componente que se mostrará en TaskSpace. Los tipos de plantilla incluyen: búsqueda, vista de documento, información de carpeta, contenido de carpeta, inicio de proceso, lista de tareas y tarea. visordeimágenesdedocumentosdeterceros Un componente de terceros, como Brava! de IGC, de Daeja ViewOne Pro o Adobe Reader, que muestra documentos e imágenes, en línea o en una ventana separada. miniatura UCF usuario Representación de imagen pequeña de una imagen o documento (parte de las opciones de visor). Instalaciones unificadas de cliente Cualquier usuario de la aplicación de TaskSpace. Los usuarios pueden incluir a representantes de servicio de atención al cliente, procesadores de tareas, iniciadores de procesos, etc. ViewOne Pro Visor de imágenes de terceros de Daeja. visor WDK Consultevisordeimágenesdedocumento. Web Development Kit 44 Guía del usuario de EMC Documentum TaskSpace versión 6

45 Índice A acciones de menú contextual de documento, 34 acciones de menú contextual de subcarpeta, 34 actividades de tarea en ficha Abrir elementos, 38 B botones de acción de documento, 35 buscar tareas, 23 búsqueda de información, 27 C carpetas crear, 36 importar, 37 trabajar con, del conjunto de resultados de búsqueda, 30 carpetas y documentos trabajar con, 32 Cierre de sesión de TaskSpace, 18 configuración de preferencia Disponibilidad del flujo de trabajo, 25 configuración de preferencia Obtener tarea siguiente automáticamente, 17 conjunto de resultados de la búsqueda utilizar, 28 contraseñas, cambiar, 12 crear carpetas, 36 D documentos importar, 37 dominios, iniciar sesión, 12 E exportar documentos del conjunto de resultados de búsqueda, 30 F Ficha Abrir elementos, 16 utilizar, 31 Ficha Administración, 16 Ficha Administración de colas, 16 Ficha Buscar, 15 utilizar, 27 Ficha Carpeta, 15 utilizar, 19 Ficha Configuración, 16 Ficha Lista de tareas, 15 fichas TaskSpace, 14 Fichas de TaskSpace, 14 G Gestión de tareas, 21 I idiomas seleccionar al iniciar sesión, 12 importar carpetas, 37 importar documentos, 37 iniciar Interfaz de usuario de TaskSpace, 11 inicio de un proceso, 21 interfaz de usuario iniciar, 11 introducción a TaskSpace, 9 L LDAP Guía del usuario de EMC Documentum TaskSpace versión 6 45

46 Índice M cambiar contraseña, 12 modificar documentos del conjunto de resultados de búsqueda, 29 modo de accesibilidad seleccionar, 12 P plantilla de proceso iniciar, 21 preferencias disponibilidad delflujodetrabajo, 25 obtener tarea siguiente automáticamente, 17 procesar tareas, 22 procesar una tarea, 24 proceso iniciar, 21 Protocolo ligero de acceso a directorios, consulte LDAP R repositorio inicio de sesión entaskspace, 11 Modo de accesibilidad de TaskSpace, 12 S Salida de TaskSpace, 18 sesiones, modo de accesibilidad, 12 T tarea buscar, 23 procesar, 24 tareas procesar, 22 Tareas gestionar, 21 TaskSpace introducción, 9 salida o cierre de sesión, 18 usuarios, 13 trabajar con carpetas del conjunto de resultados de búsqueda, 30 trabajar con documentos del conjunto de resultados de búsqueda, 29 U usuarios, 13 V ver documentos, 31 del conjunto de resultados de búsqueda, 29 visor de documentos utilizar, Guía del usuario de EMC Documentum TaskSpace versión 6

47 EMC Corporation. All Rights Reserved. EMC believes the information in this publication is accurate as of its publication date. The information is subject to change without notice. THE INFORMATION IN THIS PUBLICATION IS PROVIDED AS IS. EMC CORPORATION MAKES NO REPRESENTATIONS OR WARRANTIES OF ANY KIND WITH RESPECT TO THE INFORMATION IN THIS PUBLICATION, AND SPECIFICALLY DISCLAIMS IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY OR FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE. Use, copying, and distribution of any EMC software described in this publication requires an applicable software license. EMC2, EMC, and the EMC logo are registered trademarks or trademarks of EMC Corporation in the United State and other countries. All other trademarks used herein are the property of their respective owners.