PROCESO DE CERTIFICACIÓN ECJ: PRESENTACIÓN DEL SISTEMA DE CERTIFICACIÓN SEGÚN EL REFERENCIAL ECOCERT COMERCIO JUSTO

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1 PROCESO DE CERTIFICACIÓN ECJ: PRESENTACIÓN DEL SISTEMA DE CERTIFICACIÓN SEGÚN EL REFERENCIAL ECOCERT COMERCIO JUSTO Versión: 15 de febrero de 2010 Referencial ECOCERT Comercio Justo Para intercambios justos, solidarios y responsables Informaciones generales y formularios Lista de las empresas certificadas Disponibles en Referencial ECJ

2 I. PRESENTACIÓN DE LA INICIATIVA ECJ Objetivos de la iniciativa «Justo, Solidario, Responsable» - ECJ La certificación ECJ es un programa desarrollado por ECOCERT basado en los principios del comercio justo con el fin de asegurar: - Intercambios comerciales justos, con una filosofía de desarrollo sostenible; - Una producción y una transformación respetuosas del medio ambiente y socialmente responsables; - Una información clara y transparente al consumidor. La iniciativa de certificación ECJ se aplica de manera análoga a los productos agroalimentarios, cosméticos y textiles, según las modalidades particulares definidas por el referencial. Funciones y actividades dentro de los canales justos ECJ El referencial ECJ define varios tipos de operadores según sus actividades (Grupos de producción, Operadores intermediarios y Distribuidores) y funciones (Primer comprador, Propietario de marca o Portador de proyecto). Cada operador, según su actividad y su función, está controlado según modalidades definidas en el Plan de inspección ECJ. Canal ECJ Todos los operadores de los canales ECJ deben estar comprometidos con ECOCERT, o estar bajo la responsabilidad contractual de un Solicitante, con exclusión de los distribuidores que no asumen ninguna de las tres funciones definidas por el referencial (ej.: simples minoristas que no son Primer comprador, Propietario de marca o Portador de proyecto). Para estos últimos, el compromiso es opcional.

3 II. LAS ETAPAS DE LA CERTIFICACIÓN ECJ

4 Etapa 1 a 4: La solicitud de certificación El solicitante consulta el referencial ECJ y formaliza su solicitud rellenando el formulario de solicitud y reexpidiéndolo a ECOCERT. Todos los centros de producción implicados en la fabricación del producto deben ser declarados, incluidos los de los operadores con los cuales desea comprometerse el Solicitante y que tienen una actividad relacionada con los productos a certificar. Etapa 5: El compromiso ECOCERT elabora una propuesta técnica y comercial específica a la solicitud para el control y la certificación del año en curso. Se adjuntan las condiciones generales de venta, así como una declaración comprometiéndose a respetar los criterios de elegibilidad definidos por el referencial ECJ. Etapa 6 a 8: Revisión documental Se efectúa una revisión documental para preparar la inspección. Tiene por objeto tener una idea más precisa del nivel de preparación del solicitante y la factibilidad de la inspección. También permite corroborar la validez de ciertos documentos que deben presentarse a ECOCERT antes de la inspección (tales como las recetas, las etiquetas ). Etapa 9 a 10: La evaluación/el control Una vez completo el dossier, ECOCERT delega a un inspector la concertación de una cita para la primera visita. La inspección permite evaluar la conformidad con respecto a las exigencias del referencial ECJ que se aplican a las actividades y funciones consideradas. Finalizado el control, el inspector redacta un informe de inspección mencionando sus observaciones y las posibles no conformidades constatadas. Etapa 11 a 13: Revisión del informe de inspección y certificación ECOCERT elabora las conclusiones de revisión del informe partiendo del informe de inspección y de todas otras informaciones pertinentes. Estas conclusiones se envían al Solicitante. Incluyen la lista de las no conformidades constatadas y las decisiones correspondientes (ver abajo el plan de corrección). Una vez aceptadas estas conclusiones por el Solicitante, y que éste haya propuesto y realizado las acciones correctivas necesarias para que se expida la certificación, ECOCERT le remite un certificado de conformidad, a reserva del pago por el Solicitante de la totalidad de los honorarios. Etapa 14: La vigilancia La solicitud de certificación esta prorrogada tácitamente. En base a la actualización del formulario de solicitud, ECOCERT ajusta sus honorarios, si es necesario. Los años siguientes al primer año de certificación, ECOCERT delega inspecciones de vigilancia. La visita de seguimiento incluye una verificación de la realización y de la eficiencia de las acciones correctivas decididas anteriormente. El alcance de estas inspecciones puede evolucionar en función de toda modificación de las exigencias de certificación y/o de la gama de productos propuestos para ser certificados.

5 Recordatorio: El Solicitante debe comunicar inmediatamente a ECOCERT toda modificación de su sistema de producción, de sus etiquetados o de su gama de productos a certificar. III. DE LA INSPECCIÓN A LA CERTIFICACIÓN Comité de vigilancia de la certificación A los efectos de garantizar la independencia y la imparcialidad del sistema de certificación, ECOCERT se ha dotado de un comité de vigilancia de la certificación. Este comité está constituido por representantes de las partes interesadas. Elabora la política y los principios relativos al sistema de certificación, supervisa la política de ECOCERT y su situación financiera en lo concerniente a su actividad de certificación. En particular, el Comité de vigilancia de la certificación: - Emite dictámenes técnicos sobre la certificación de los productos (tabla de tratamientos, reglas de expedición y retirada de los certificados ); - En caso de modificación de las exigencias, procura que los operadores dispongan de plazos razonables de puesta en conformidad; - Examina las presentaciones de segundos recursos y reclamaciones relativas a la certificación. Plan de corrección Todos los casos de no conformidades posibles con el referencial ECJ están listados dentro del plan de corrección ECJ (documento no divulgado a los operadores). Para cada no conformidad posible, un nivel de tratamiento está fijado, según el nivel de importancia, lo que permite a ECOCERT: - aplicar el mismo tratamiento a todos los operadores - aplicar los tratamientos o sanciones más apropiadas En la elección de las sanciones a aplicar se tiene en cuenta el carácter fraudulento o anunciado de la no conformidad así como el concepto de primera constatación o de reincidencia. El baremo de los tratamientos aplicables a las no conformidades incluye seis niveles que van de la simple observación a la retirada de la certificación. El baremo es el siguiente (niveles que van de 1 a 6).

6 No-conformidades mayores (certificación suspendida o retirada) No-conformidades importantes (certificación pendiente) No-conformidades minores (atribución de certificación) Proceso de certificación ECJ NIVEL CONSECUENCIAS SOBRE LA ATRIBUCION O EL MANTENIMIENTO DE LA CERTIFICACION HABILITACION RENOVACION COMENTARIOS 1 = Observación (el certificado es emitido) 2 = Solicitud de acción correctiva (el certificado es emitido) El certificado es atribuido. El certificado es renovado. No seguidos de efectos durante las próximas inspecciones o dentro de los plazos concedidos, esos tratamientos pueden conllevar un tratamiento de nivel superior. 3 = Solicitud de acción correctiva acción (certificado pendiente de documentos) 4 = Solicitud de acción correctiva (certificado pendiente de una inspección adicional) 5 = suspensión total o parcial del certificado para un período determinado 6 = retiro del certificado (renovación de solicitud después de un período determinado) El certificado esta atribuido una vez la puesta en conformidad comprobada por el recibo de los documentos requeridos o por el estudio del informe de una inspección adicional. El certificado esta atribuido una vez la puesta en conformidad comprobada, la mayoría de las veces por el estudio del informe de una inspección adicional. La emisión de un nuevo certificado está pendiente o del recibo de documento o del estudio de un informe de inspección adicional. El certificado es suspendido durante un periodo definido esperando las medidas correctivas puestas en práctica. La puesta en conformidad se verifica, la mayoría de las veces, por el estudio de un informe de inspección adicional. El certificado es retirado. El operador debe renovar su solicitud después de un periodo determinado. El retiro del certificado se refiere a todos los productos listados en el certificado. El retiro del certificado implica una ruptura del contrato. Los plazos concedidos para la implantación de las acciones correctivas se indicarán en las conclusiones de revisión de informe. El período de suspensión se indica en las conclusiones de revisión de informe. Un producto cuyo certificado ha sido suspendido no puede ser comercializado con la referencia a la certificación. El periodo mínimo antes de renovación se indica en las conclusiones de revisión de informe. Un operador cuyo certificado ha sido retirado no puede comercializar ningún producto con referencia a la certificación. Nota: El operador sólo hace referencia a la certificación en las condiciones previstas en el contrato durante el período de validez de su certificado. No obstante, podrá solicitar una derogación a ECOCERT para dar salida a Productos terminados (pre-embalados) aun en depósitos después del final de validez de su certificación, a condición que los productos considerados hayan sido controlados conformes con el Referencial. En el caso favorable, ECOCERT fijará las modalidades de aplicación de esta autorización (periodo, lotes ).

7 Recurso Un operador puede formular un recurso en primera instancia ante ECOCERT en lo relativo a la certificación de sus productos (tras una decisión de suspensión o de retirada del certificado) o a toda decisión que le concierna. Dicho recurso es tratado por el Responsable de certificación. En caso de no satisfacerse un recurso, el operador puede presentar un recurso en segunda instancia ante el Comité de Vigilancia que emite su dictamen a la Dirección. El recurso no es suspensivo de la decisión tomada anteriormente (la sanción se aplica aunque se haya presentado un recurso). Reclamaciones Un operador puede formular una reclamación por correo enviado a ECOCERT SA con respecto a: -Las prácticas de operadores certificados -La calidad de la prestación de servicio de ECOCERT SA - o cualquier otro motivo de descontento Una respuesta le será enviada en forma sistemática. I. EXIGENCIAS PARA EL SOLICITANTE DE LA CERTIFICACION El solicitante se compromete a conocer y respetar el contrato ECJ incluyendo; o Las condiciones generales de venta ECJ o El referencial técnico ECJ o El plan de inspección ECJ o Las reglas de uso de las marcas y logo ECOCERT o El presente proceso de certificación Visitas El solicitante se compromete a facilitar el trabajo de ECOCERT, asegurando que todas las medidas están puestas para permitir el bien desarrollo del proceso de certificación y: o Acepta las visitas de auditoría y toda auditoria adicional pedida por ECOCERT o Facilita el acceso a y el examen de la documentación, los registros y a todos los sectores y al personal concernido por el referencial ECJ, y particularmente a los documentos precisados en el plan de inspección. Comunicación, referencia a le certificación El solicitante se compromete a respectar el contrato y las instrucciones de ECOCERT cuando hace mención de su certificado, y particularmente a: o Indicar las indicaciones de conformidad al referencial sobre las facturas, los comprobantes de entrega y sobre el etiquetado (para los productos a granel, sobre el documento de transporte) para cada transacción de productos controlados conformes. o Somete a ECOCERT todo documento de comunicación y etiquetado para validación de las referencias al referencial ECJ o a la certificación antes de su difusión. o Desde la suspensión o el retiro del certificado, por cualquier razón: Cesar inmediatamente la comercialización de los productos concernidos con referencia a la certificación, y toda publicidad que se refiere a la certificación. Devolver a ECOCERT todo documento de certificación requerido.

8 Coordinación solicitante-ecocert El solicitante de la certificación se compromete a: o Dar a ECOCERT los elementos necesarios para la certificación, y actualizarlos señalando a ECOCERT todo lo que puede modificar la conformidad a los requisitos y toda evolución del perímetro de inspección (modificación del listado de productos, del proceso, del numero de sitios, interlocutores, superficies ). o Seguir y dar el acceso a ECOCERT durante sus visitas a los elementos necesarios para la certificación. II. LÉXICO Además de las definiciones introducidas en el referencial técnico ECJ, en el presente documento se aplican las siguientes definiciones: ACCIONES CORRECTIVAS: Después de cada inspección, no conformidades pueden ser constatadas, y ser objeto de acciones correctivas propuestas por el operador (el solicitante de la certificación). El departamento de certificación y/o el inspector durante la inspección siguiente verifica por una parte la pertinencia por otra la realización y la eficiencia de esas acciones. CERTIFICADO ECJ: Certificado de conformidad expedida por ECOCERT SA a un operador comprometido indicando para cada producto su conformidad con respecto al referencial ECJ. Este documento autoriza la fabricación y la venta del producto. Salvo decisión contraria de ECOCERT, el certificado es válido hasta el final del semestre más un año. La renovación del certificado depende del seguimiento del proceso de certificación con respecto al operador (no-conformidades constatadas durante la inspección siguiente). CERTIFICADO DE TRANSFORMACIÓN: Certificado de conformidad expedido por ECOCERT SA a un transformador/maquilador comprometido individualmente con ECOCERT, indicando que su proceso es conforme con el referencial ECJ. Este certificado confirma que las prácticas del transformador relativas a los productos concernidos son conformes con el referencial ECJ, cualesquiera que sean los operadores ordenándole la transformación de los productos por certificar. FORMULARIO DE SOLICITUD: Proporcionado por ECOCERT, comprende tres documentos que rellenar: presentación de la empresa, listado de los productos por certificar, listado de los subcontratistas y transformadores. HABILITACION: Acto de reconocimiento después de la primera evaluación por ECOCERT: -Del compromiso de un operador a satisfacer a las exigencias del referencial -De su aptitud para cumplir con las exigencias del referencial -De su conformidad con las exigencias RENOVACION: Certificación renovada tras una auditoria de renovación (o de seguimiento o de vigilancia) continuación a la decisión de habilitación. SOLICITANTE: Operador que solicita una certificación ECJ o una certificación de transformación, y responsable de la puesta en conformidad de los productos. Según los casos, el Solicitante puede: - O comprometerse únicamente para sus actividades y funciones propias. Recibe, una vez validada su conformidad, una certificación ECJ a su nombre. Tiene entonces el derecho de utilizar y difundir a terceros la referencia a ECOCERT. - O comprometerse también para otros operadores, no comprometidos individualmente con ECOCERT. Una vez verificadas las conformidades, el Solicitante es el único que beneficia de un certificado ECJ a su nombre. Es entonces el único que puede utilizar y difundir a terceros la referencia a ECOCERT.

9 SUBCONTRATISTA: Empresa externa que tiene contrato con un ordenante (propietario de la marca del producto) que fabrica, transforma, envasa, almacena productos o ingredientes justos por cuenta de su ordenante. Un subcontratista es responsable de la compra de una o de varias materias primas agrícolas. El subcontratista puede: -O ser controlado por cuenta de y a expensas del operador solicitante -O comprometerse individualmente en la iniciativa, a sus propias expensas, y beneficiar de un certificado ECJ a su nombre (obligatorio a partir de dos solicitantes). TRANSFORMADOR/MAQUILADOR: Empresa externa que tiene contrato con un comanditario, que transforma, envasa y/o almacena ingredientes suministrados por el comanditario y factura el trabajo y/o el almacenamiento. Un transformador no compra ningún ingrediente correspondiente al referencial, y no vende productos terminados ni semiterminados. Factura una prestación de servicio. El transformador puede: -O ser controlado por cuenta de y a expensas del operador solicitante -O comprometerse individualmente en la iniciativa, a sus propias expensas, y beneficiar de un certificado de transformación a su nombre (obligatorio a partir de tres solicitantes).