MANUAL DE CUMPLIMIENTO

Transcripción

1 MANUAL DE CUMPLIMIENTO Ley 1778 de 2016 o Ley Anti-Soborno Programa de Ética Empresarial 1

2 Contenido CAPÍTULO I... 3 DISPOSICIONES GENERALES Introducción Ámbito de Aplicación Definiciones Marco Regulatorio... 4 CAPÍTULO II... 5 RESPONSABILIDADES EN LA EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE ÉTICA EMPRESARIAL Oficial de Cumplimiento Funciones del Oficial de Cumplimiento: Funciones de la Junta Directiva y de los Asociados: Funciones de los Trabajadores: Funciones de los Contratistas:... 8 CAPÍTULO III... 8 INCUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA DE ÉTICA EMPRESARIAL... 8 CAPÍTULO IV... 9 VIGENCIA Y CONTROL DE CAMBIOS

3 CAPÍTULO I 1.1. Introducción DISPOSICIONES GENERALES El presente documento tiene por objeto brindar el marco general de los procedimientos y actividades que debe desarrollar la empresa, con relación al cumplimiento de las disposiciones legales vigentes respecto a la implementación del Programa de Ética Empresarial. El presente manual constituye una guía para el desarrollo normal de las actividades de todos los funcionarios de la Empresa de Energía de Boyacá S.A. E.S.P. Se encuentra fundamentado en lo previsto por la Ley 1778 del 2 de febrero de 2016 (la Ley 1778 o Ley Anti-Soborno ), así como la Circular , la Circular y la Resolución No del 25 de Julio de 2016 expedidas por la Superintendencia de Sociedades Ámbito de Aplicación El presente manual tiene como propósito orientar a los funcionarios (as) de EBSA, en el acatamiento del ordenamiento jurídico y de las disposiciones legales y regulatorias, establecidas en la Ley 1778 del 2 de febrero de 2016 (la Ley 1778 o Ley Anti-Soborno ). En esa línea, el Manual comprende una serie de normas, las cuales pretenden que mediante su aplicación, se mitigue el riesgo de fraude, corrupción y soborno, incluido el transnacional Definiciones Para los efectos de este Manual se entiende por: Altos Directivos: Son las personas naturales o jurídicas, designadas de acuerdo con los estatutos sociales o cualquier otra disposición interna de la empresa y la ley colombiana, según sea el caso, para administrar y dirigir la empresa trátese de miembros de cuerpos colegiados o de personas individualmente consideradas. Asociados: Son aquellas personas naturales o jurídicas que han realizado un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero a una sociedad 3

4 a cambio de cuotas, partes de interés, acciones o cualquier otra forma de participación que contemplen las leyes colombianas. Contratistas: Se refiere, en el contexto de un negocio o transacción nacional o internacional, a cualquier tercero que preste servicios a una empresa o que tenga con ésta una relación jurídica contractual de cualquier naturaleza. Los Contratistas pueden incluir, entre otros, a proveedores, intermediarios, agentes, distribuidores, asesores, consultores y a personas que sean parte en contratos de colaboración o de riesgo compartido con la empresa. Oficial de Cumplimiento: Es la persona natural designada por los Altos Directivos para liderar y administrar el Sistema de Gestión de Riesgos de Soborno Transnacional. El mismo individuo podrá, si así lo deciden los órganos competentes de la Persona Jurídica, asumir funciones en relación con otros sistemas de gestión de riesgo, tales como los relacionados con el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo, la protección de datos personales y la prevención de infracciones al régimen de competencia. Trabajadores: Individuos que se obligan a prestar un servicio personal bajo subordinación a una empresa o a cualquiera de sus Sociedades Subordinadas, a cambio de una remuneración Marco Regulatorio El país ha celebrado diversos acuerdos internacionales que fueron aprobados por el Congreso de la República, tales como la Convención Interamericana contra la Corrupción de la Organización de Estados Americanos, en 1997, la Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción UNCAC en 2005 y la Convención de la Organización para la Cooperación y Desarrollo Económicos ( OCDE ) para Combatir el Cohecho de Servicios Públicos Extranjeros en Transacciones Comerciales Internacionales, en Como resultado de los anteriores convenios internacionales, el país promulgó la Ley 1778 del 2 de febrero de 2016 (la Ley 1778 o Ley Anti-Soborno ), en virtud de la cual se establece un régimen especial para investigar e imponer sanciones administrativas a las personas jurídicas involucradas en conductas de soborno transnacional. Igualmente, la Superintendencia de Sociedades emitió con base en la anterior normatividad la Circular , la Circular y la Resolución No del 25 de Julio de

5 CAPÍTULO II RESPONSABILIDADES EN LA EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE ÉTICA EMPRESARIAL 2.1. Oficial de Cumplimiento La EBSA acepta designar formalmente a un individuo competente para realizar las actividades de Oficial de Cumplimiento. La persona designada como Oficial de Cumplimiento es un Alto Directivo, cuyo cargo es de responsabilidad dentro de la organización, esto con el fin de garantizar su capacidad para implementar efectivamente el Programa de Ética Empresarial, garantizando el cumplimiento de las leyes comprendidas en el mismo Funciones del Oficial de Cumplimiento: El Oficial de Cumplimiento debe cumplir a lo menos, las siguientes funciones: i) Se encargue de la adecuada articulación de las Políticas de Cumplimiento con el Programa de Ética Empresarial y presente a los Altos Directivos, al menos cada tres meses, informes de su gestión como Oficial de Cumplimiento. ii) iii) iv) Lidere la estructuración del Programa de Ética Empresarial, que debería estar contenido en un Manual de Cumplimiento, cuyo contenido será de obligatorio acatamiento para todos los administradores, Empleados y Asociados. Dirija las actividades periódicas de evaluación de los riesgos de Soborno Transnacional. Dichos procesos podrán adelantarse con Empleados seleccionados por el Oficial de Cumplimiento o incluso a través de terceros que para tales efectos contrate la Persona Jurídica. Delegue en otros funcionarios, si así lo autorizan los Altos Directivos, la administración del Sistema de Gestión de Riesgos de Soborno Transnacional en aquellas Sociedades Subordinadas que estén domiciliadas fuera del país. En todo caso, el Oficial de Cumplimiento deberá ser considerado como la máxima autoridad en materia de gestión del riesgo de Soborno Transnacional en la Persona Jurídica y sus Sociedades Subordinadas. 5

6 v) Informe a los administradores de la Persona Jurídica acerca de las infracciones que haya cometido cualquier Empleado respecto del Programa de Ética Empresarial, para que se adelanten los correspondientes procedimientos sancionatorios conforme lo establezca el reglamento interno de trabajo de la Persona Jurídica. vi) vii) viii) ix) Seleccione y facilite el entrenamiento constante de los Empleados de la Persona Jurídica en la prevención del Soborno Transnacional. Establezca un sistema de acompañamiento y orientación permanente a los Empleados y Asociados de la Persona Jurídica respecto de la ejecución del Programa de Ética Empresarial. Dirija el sistema que ponga en marcha la Persona Jurídica para recibir denuncias de cualquier persona respecto de un caso de Soborno Transnacional o de cualquier otra práctica corrupta. Ordene el inicio de procedimientos internos de investigación en la Persona Jurídica, mediante la utilización de recursos humanos y tecnológicos propios o través de terceros especializados en estas materias, cuando tenga sospechas de que se ha cometido una infracción a la Ley 1778 o al Programa de Ética Empresarial Funciones de la Junta Directiva y de los Asociados: La Junta Directiva debe cumplir a lo menos, las siguientes funciones: i) Poner en marcha las Políticas de Cumplimiento y el Programa de Ética Empresarial, para lo cual adelantará las siguientes acciones: 1- Asumir un compromiso dirigido a la prevención del Soborno Transnacional, así como de cualquier otra práctica corrupta, de forma tal que la empresa pueda llevar a cabo sus negocios de manera ética, transparente y honesta. 2- Asegurar el suministro de los recursos económicos, humanos y tecnológicos que requiera el Oficial de Cumplimiento para el cumplimiento de su labor. 3- Ordenar las acciones pertinentes contra los administradores y los Asociados que tengan funciones de dirección y administración en 6

7 la empresa, cuando cualquiera de los anteriores infrinja lo previsto en el Programa de Ética Empresarial. 4- Liderar una estrategia de comunicación adecuada para garantizar la divulgación eficaz de las Políticas de Cumplimiento y del Programa de Ética Empresarial en los Empleados, Asociados, Contratistas y la ciudadanía en general. ii) Adelantar acciones para divulgar la política de prevención del Soborno Transnacional. Este Proceso podrá ponerse en marcha a través de diversas modalidades de comunicación, que incluyen los siguientes elementos: 1- La divulgación tanto en el ámbito interno y externo de la empresa, del compromiso relacionado con la prevención del Soborno Transnacional y de cualquier otra práctica corrupta. 2- La puesta en marcha de mecanismos adecuados para comunicarle a los Asociados, administradores y Empleados, de manera clara y simple, las consecuencias de infringir el Programa de Ética Empresarial de la Persona Jurídica. iii) Actuar de manera proactiva, haciendo preguntas, buscando orientación y reportando por medio de la Línea Ética cualquier sospecha de violaciones relacionadas con el cumplimiento del Programa de Ética Empresarial, así como cualquier otra práctica corrupta de la que tengan conocimiento Funciones de los Trabajadores: Los Trabajadores debe cumplir a lo menos, las siguientes funciones: iv) Cumplir con las políticas y acciones propuestas en el Programa de Ética Empresarial para la prevención del fraude, la corrupción y el soborno, incluido el transnacional. v) Actuar de manera proactiva, haciendo preguntas, buscando orientación y reportando por medio de la Línea Ética cualquier sospecha de violaciones relacionadas con el cumplimiento del Programa de Ética Empresarial, así como cualquier otra práctica corrupta de la que tengan conocimiento. vi) Promover una cultura de transparencia e integridad en la cual el fraude, la corrupción y el soborno, incluido el transnacional sean consideradas como inaceptables. 7

8 2.5. Funciones de los Contratistas: Los Contratistas debe cumplir a lo menos, las siguientes funciones: i) Adquirir compromisos expresos para prevenir el fraude, la corrupción, el soborno, incluido el transnacional y cualquier otra práctica que vaya en contra de las políticas contenidas en el Programa de Ética Empresarial de la EBSA. ii) Reportar por medio de la Línea Ética las infracciones al Programa de Ética Empresarial, así como cualquier otra práctica corrupta de la que tengan conocimiento. CAPÍTULO III INCUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA DE ÉTICA EMPRESARIAL El incumplimiento de cualquiera de las disposiciones del Programa de Ética Empresarial y sus políticas, podrá generar el inicio de un procedimiento disciplinario de acuerdo con la normatividad laboral colombiana, el Reglamento Interno de Trabajo y la Convención Colectiva de Trabajo de la EBSA (Para quienes les es aplicable); garantizándose el reconocimiento de la dignidad humana, el debido proceso, el derecho de defensa, el principio de legalidad, entre otros. Si los términos del programa entran en conflicto con lo dispuesto en la Convención Colectiva de Trabajo Vigente, dicha Convención Colectiva prevalecerá. El resultado de la investigación disciplinaria podrá generar acciones de carácter sancionatorio y/o incluso la terminación del contrato por justa causa, en los términos de la legislación laboral colombiana, Convención Colectiva de Trabajo, Reglamento Interno de Trabajo vigente y respetando los derechos previstos en la Constitución Política, derechos humanos previstos en Tratados Internacionales debidamente ratificados, los principios del Pacto Global en materia de protección Laboral y demás normatividad laboral aplicable. 8

9 CAPÍTULO IV VIGENCIA Y CONTROL DE CAMBIOS El presente Manual de Cumplimiento tendrá vigencia a partir del 31 de marzo del