Política de recaudación conjunta de fondos y reasignación de fondos propios de PLQP Noviembre de 2017

Transcripción

1 Política de recaudación conjunta de fondos y reasignación de fondos propios de PLQP Noviembre de 2017 Introducción La Secretaría de Publiquen Lo Que Pagan (PLQP) apoya a las coaliciones nacionales a través del fortalecimiento de capacidades y apoyo de coordinación; alojamiento de plataformas de comunicaciones para facilitar el intercambio de experiencias; producción o divulgación de contenido basado en investigación y evidencias; e, involucramiento con varios interesados para asegurar que las campañas a nivel nacional, regional e internacional estén alineadas y se fortalezcan mutuamente. Otro rol que tiene la Secretaría es apoyar los esfuerzos de recaudación de fondos de las coaliciones nacionales y, en algunos casos, apoyarlas proporcionando financiamiento de manera directa. Se prevé que los esfuerzos de la Secretaría de PLQP para la recaudación conjunta de fondos y la reasignación de recursos propios contribuyan a la estrategia de PLQP, la cual se elaboró en consulta con todos los miembros de la coalición PLQP y está avalada por el Consejo Global y la Junta de PLQP. Antecedentes Históricamente, la Secretaría de PLQP ha reasignado fondos propios, tanto restringidos como no restringidos, a las coaliciones nacionales PLQP. Tras separarse en 2015 de su patrocinador institucional, Open Society Foundations (OSF), la Secretaría de PLQP ha invertido esfuerzos en fortalecer su gestión financiera y su capacidad organizacional. A medida que la red PLQP ha crecido y madurado, el Consejo Global y la Junta de PLQP han solicitado que se desarrolle y se publique en línea una política formal de recaudación conjunta de fondos y reasignación de fondos propios. Esta política fue adoptada en la reunión del Consejo Global y la Junta en abril de 2017 y será revisada periódicamente cuando sea necesario. La política tiene como fin proporcionar claridad y transparencia a todos los interesados en relación a cómo la Secretaría de PLQP lleva cabo la recaudación de fondos y su gestión. Cómo y cuándo la Secretaría de PLQP reasigna fondos propios, restringidos y no restringidos? 1. FINANCIACIÓN PRINCIPAL: La Secretaría de PLQP atiende un conjunto de funciones 1

2 principales (anteriormente descritas) para las cuales busca asegurar su propio financiamiento Como parte de su proceso de planificación estratégica anual, la Secretaría de PLQP evalúa si es posible y apropiado reasignar fondos propios para poder apoyar las funciones principales de las coaliciones nacionales. Esto puede incluir (pero no lo garantiza) apoyo para: Reuniones generales anuales Reuniones para desarrollo de estrategias, planificación y evaluación de las coaliciones Apoyo para cubrir los costos del(la) coordinador(a) nacional (salarios y gastos generales) Contribución para los costos de representación, trabajo en red y capacitación (por ejemplo, viajes a las conferencias regionales, etc.) 1.2. La Secretaría incorpora este tipo de reasignación de fondos propios en su presupuesto anual con base en su conocimiento de las necesidades de las coaliciones y en la medida en que dicha reasignación contribuye con el logro de la estrategia de PLQP Elegibilidad: este financiamiento será considerado (pero no garantizado) para las coaliciones que cumplan algunos de los siguientes criterios: Cumplir con el Estándar de Membresía PLQP y defender los Principios Operativos (obligatorio). No haber sido capaz de asegurar por sí misma el financiamiento para sus necesidades institucionales durante más de dos años. Haber demostrado un adecuado involucramiento y compromiso con la Secretaría, otros miembros de PLQP y la campaña más amplia de PLQP (por ejemplo, mediante interacción con su respectivo coordinador regional, promoción/apoyo conjunto de las iniciativas de incidencia, participación en las campañas globales, contribuciones a las listas de Google de PLQP, etc.) Haber identificado objetivos claros y medibles para el uso de los fondos 1 La estrategia de PLQP está basada en la consulta a los miembros de las coaliciones nacionales, y está avalada por el Consejo Global y la Junta de PLQP. Define las prioridades misionales del Secretariado de PLQP y la asignación/presupuestación de los fondos. 2

3 reasignados Aprobación: la aprobación de la reasignación la hace la Junta como parte de la revisión que realiza del presupuesto general de la Secretaría de PLQP Límite de reasignación de fondos propios: para poder promover la sustentabilidad, el límite indicativo de este tipo de financiación es de hasta 50% del presupuesto necesario. En casos excepcionales, la Secretaría analizará el financiamiento de una mayor proporción del presupuesto. 2. RECAUDACIÓN CONJUNTA DE FONDOS: La Secretaría tiene disposición para trabajar en alianza con las coaliciones nacionales para buscar oportunidades de financiamiento que involucren a múltiples coaliciones, o con aquellas coaliciones que de otra forma pueden tener dificultades para acceder a financiamiento, ya sea debido a su tamaño (presupuesto) o carácter institucional (muchas organizaciones de base no son elegibles para obtener financiamiento de algunos de los principales donantes en nuestro campo). Esto se denomina recaudación conjunta de fondos. Estas oportunidades pueden ser identificadas por la Secretaría o por miembros de las coaliciones nacionales. La Secretaría anima a las coaliciones a que la contacten para discutir las oportunidades de recaudación conjunta de fondos, particularmente cuando las coaliciones han identificado una oportunidad específica que coincide con sus prioridades y que también corresponde a las prioridades identificadas en la estrategia PLQP La Secretaría y las coaliciones nacionales trabajarán en conjunto para responder a las convocatorias de financiamiento lanzadas por los donantes. La oferta de trabajar en la convocatoria puede provenir de la Secretaría o de las coaliciones nacionales. Se debe tener en cuenta que no hay obligación de ninguna de las partes de hacer uso de la oportunidad Estas oportunidades de recaudación conjunta de fondos generalmente tienen una de las dos formas que se describen a continuación: La Secretaría actúa como apoyo especializado durante el proceso de recaudación de fondos e implementación del proyecto, pero el titular del fondo/proyecto es la coalición nacional. Los costos para cubrir los gastos de viaje previstos del personal de la Secretaría durante la implementación del proyecto deben incluirse en el 3

4 presupuesto. La Secretaría coordina la propuesta y la implementación del proyecto con las coaliciones nacionales y también actúa como titular del fondo/proyecto. Los recursos son reasignados a las coaliciones nacionales usando contratos de reasignación de fondos. Una proporción relevante de los gastos generales y los costos laborales, al igual que los costos de viajes, son cubiertos de acuerdo con la estrategia de financiación de la Secretaría Elegibilidad: todas las coaliciones PLQP que cumplan con los Estándares de Membresía y los Principios Operacionales; y, que estén en capacidad de demostrar procedimientos y operaciones de gestión financiera adecuados como parte del proceso de debido proceso de PLQP Aprobación: cuando los fondos son gestionados por la Secretará de PLQP, la aprobación la realiza la Junta como parte de su revisión del presupuesto general de la Secretaría de PLQP. Si surgen oportunidades durante el año y el monto del nuevo financiamiento excede en 10% el presupuesto aprobado, la Secretaría preparará un presupuesto revisado y lo enviará a la Junta para su aprobación. Si el nuevo financiamiento no excede e 10% del presupuesto aprobado de la Secretaría, el(a) Director(a) Ejecutivo(a) de PLQP tomará la decisión Límite indicativo de reasignación de fondos: tomando en cuenta el monto del financiamiento y la capacidad de gestión de la(s) coalición(es) nacional(es) PLQP, el monto del fondo reasignado no debe exceder el 100% del ingreso 2 anual de la coalición o de la organización que maneja los fondos a nombre de la coalición 3. En circunstancias especiales, este límite puede ser excedido con justificación y con la aprobación del subcomité financiero, de auditoría y de recaudación de fondos de la Junta de PLQP. 3. CANALIZACIÓN DE FINANCIAMIENTO: La Secretaría está dispuesta a actuar como canalizadora del financiamiento que históricamente ha sido otorgado por un donante principal a múltiples coaliciones nacionales PLQP por medio de acuerdos separados y 2 Con base en las cuentas auditadas del año anterior. 3 Cuando las coaliciones PLQP no son entidades registradas, un miembro registrado de la CSO recibirá los fondos a nombre de la coalición. 4

5 cuando el donante prefiere tener un solo acuerdo directamente con la Secretaría. En este caso, hay colaboración estrecha entre las coaliciones nacionales (quienes ya son beneficiarias del donante), la Secretaría de PLQP y el donante para asignar los recursos a coaliciones específicas, para propósitos específicos. La Secretaría reasigna los fondos usando el contrato de reasignación de fondos. Una proporción relevante de estos fondos permanece en la Secretaría para cubrir los gastos generales asociados con la gestión y reasignación de los mismos, de conformidad con la estrategia de financiamiento de PLQP Elegibilidad: todas las coaliciones PLQP que cumplan con los Estándares de Membresía y los Principios Operacionales y que sean beneficiarias del donante y definidas por el donante. Las demás coaliciones que no son beneficiarias del donante, pero que trabajan de cerca en temas similares (por ejemplo, la campaña de divulgación obligatoria de pagos), también puede ser propuestas al donante por la Secretaría para que las incluya como receptora de fondos Aprobación: la aprobación es realizada por la Junta como parte de su del presupuesto general de la Secretaría de PLQP. Si surgen oportunidades durante el año, la propuesta es exitosa y el monto de la nueva financiación excede en 10% el presupuesto aprobado, la Secretaría preparará un presupuesto revisado y lo enviará a la Junta para su aprobación. Si la nueva financiación no excede el 10% del presupuesto aprobado de la Secretaría, el(la) Director(a) Ejecutivo(a) de PLQP tomará la decisión Límite indicativo de reasignación de fondos: tomando en cuenta el monto del financiamiento y la capacidad de gestión de la(s) coalición(es) nacional(es) PLQP, el monto del fondo reasignado no debe exceder el 100% del ingreso 4 anual de la coalición o de la organización que maneja los fondos a nombre de la coalición 5. En circunstancias especiales, este límite puede ser excedido con justificación y con la aprobación del subcomité financiero, de auditoría y de recaudación de fondos de la Junta de PLQP. 4. La Secretaría no es y no pretende ser un donante tradicional. Bajo ninguna circunstancia la Secretaría emitirá una convocatoria de financiamiento. 4 Con base en las cuentas auditadas del año anterior. 5 Cuando las coaliciones PLQP no son entidades registradas, un miembro registrado de la CSO recibirá los fondos a nombre de la coalición. 5

6 Operaciones Para reasignar fondos (ya sea de fuentes restringidas o no restringidas), la Secretaría de PLQP elabora un contrato, el cual describe la calendarización de pagos e informes y los requisitos de los informes. Igualmente, incluye en un anexo los términos de referencia/plan de trabajo y el presupuesto del proyecto que se implementará. Para poder ser elegible para recibir financiación de la Secretaría, la(s) organización(es) que manejan los fondos a nombre de la coalición o la organización miembro deben cumplir con los requisitos de debido proceso de PLQP (Anexo 2). Otros comentarios Como se describe anteriormente, la función principal de la Secretaría de PLQP no es proporcionar financiamiento directo a las coaliciones nacionales. Sin embargo, como se describe en esta política, hay circunstancias bajo las cuales es posible y deseable que la Secretaría de PLQP participe en la recaudación conjunta de fondos con las coaliciones nacionales y reasigne fondos propios. Con más de 40 coaliciones afiliadas en la red, que comprende más de 700 organizaciones miembro, no es factible ni deseable que la Secretaría de PLQP reasigne simultáneamente fondos a todos sus miembros, ya que la carga administrativa por si sola sería inviable. La Junta y el Consejo Global de PLQP están conscientes de que esta situación puede resultar en la percepción de un desequilibrio sobre los tipos de apoyo que la Secretaría puede proporcionar a sus miembros. Hasta cierto punto, es una consecuencia inevitable para la Secretaría de una red grande. Sin embargo, la Junta y el Consejo Global están comprometidos con apoyar la reasignación de fondos propios del Secretariado de forma transparente, justa y factible, y revisará está política de forma permanente para asegurar que cumpla todos los criterios. La política descrita aquí presenta las orientaciones de cómo la Secretaría de PLQP maneja la recaudación conjunta de fondos y la reasignación de fondos propios. Cada caso será evaluado de manera individual y ningún financiamiento está garantizado a priori. 6

7 Retroalimentación Los comentarios pueden ser enviados a tu representante del Consejo Global o, de manera alternativa, por correo electrónico a la Directora de Participación de los Miembros, Stephanie Rochford (srochford@publishwhatyoupay.org). Rendición de cuentas A partir de 2017, la Secretaría se encuentra en la posibilidad de dar seguimiento a la proporción de su presupuesto que ha sido reasignada para apoyar a las coaliciones nacionales, ya sea como resultado de recaudación conjunta de fondos o debido a que ha tomado la decisión de reasignar fondos propios de parte de su financiamiento principal. La información será publicada en las cuentas auditadas de PLQP. 7

8 Anexo 1. Criterios para la recaudación conjunta de fondos y reasignación de fondos propios En todos los casos, la capacidad de la Secretaría para supervisar la gestión de los fondos y proporcionar apoyo permanente, así como la evaluación de cómo el financiamiento contribuye con el logro de la estrategia de PLQP, serán tomados en consideración al evaluar el apoyo financiero para las coaliciones PLQP. La Secretaría de PLQP también tomará en cuenta lo siguiente (esta no es una lista exhaustiva): FINANCIACIÓN PRINCIPAL Si las coaliciones demuestran cumplir, o están haciendo claros esfuerzos por cumplir, con los Principios Operacionales y Criterios de Membrecía PLQP. Si el Consejo Global, el Comité Directivo de África o el personal de programa de la Secretaría de PLQP han identificado que la coalición necesita apoyo. Si existe una clara justificación de la forma en que serán usados los fondos de la Secretaría para aprovechar otras oportunidades de financiamiento para la coalición (por ejemplo, invitación de donantes potenciales a las reuniones que la Secretaría financia). Cuando la coalición ha demostrado claramente impacto en los 12 meses anteriores y cuando el impacto pueda ser mejorado a través del financiamiento de la Secretaría. RECAUDACIÓN CONJUNTA DE FONDOS Si las coaliciones demuestran cumplir, o están haciendo claros esfuerzos por cumplir, con los Principios Operacionales y Criterios de Membrecía PLQP. Si la coalición cumple los criterios de elegibilidad del donante (por ejemplo, país, mínimos/máximos de ingresos, etc.). El enfoque de la convocatoria de financiamiento (por ejemplo, temático o geográfico). La importancia para la estrategia nacional o regional de la coalición PLQP y la Visión 20/20. Si el éxito de la propuesta puede conducir a otras oportunidades de financiamiento. Si la coalición y la Secretaría tienen la capacidad de trabajar en los temas relativos a la convocatoria (programático) y la capacidad para gestionar los fondos (institucional). Si los objetivos del financiamiento se alinean con la estrategia de la Secretaría de PLQP. 8

9 CANALIZACIÓN DE FINANCIAMIENTO Si las coaliciones demuestran cumplir, o están haciendo claros esfuerzos por cumplir, con los Principios Operacionales y Criterios de Membrecía PLQP. Si la coalición ya es beneficiaria del donante. Si la coalición está trabajando en una campaña similar a la propuesta por el donante. Si los objetivos del financiamiento se alinean con la estrategia de la Secretaría de PLQP. 9

10 Anexo 2: Requisitos de debida diligencia de PLQP La coalición u organización miembro que gestiona los fondos debe compartir lo siguiente con el Secretariado de PLQP: 1. Último informe anual y todos los demás documentos organizacionales. 2. Una lista de los miembros de la junta/comité directivo, incluyendo sus nombres, cargos en la junta y ubicación. 3. Un resumen de los roles y experiencia del personal clave y de los miembros de la junta. 4. Un organigrama 5. El plan estratégico o de negocios más reciente y los documentos relacionados, incluyendo el presupuesto anual que muestre las fuentes de financiación existentes. 6. El último conjunto de cuentas auditadas. 10