Adecuación de locales para archivos en Cuba. Dos ejemplos relevantes Adaptation of premises for archives in Cuba. Two relevant examples

Transcripción

1 Adecuación de locales para archivos en Cuba. Dos ejemplos relevantes Adaptation of premises for archives in Cuba. Two relevant examples Sofía F. Borrego Alonso 1 y Isbel Vivar Gonzalez 2 Resumen A partir de la creación del Programa de Memoria Histórica en 2007 se actualizó el marco legal para los archivos cubanos y por ello fueron aprobadosel Decreto-Ley No (Del Sistema Nacional de Archivos de la República de Cuba) y la Resolución No del CITMA (Lineamientos para la conservación de fuentes documentales) que sientan las bases para la creación, organización y desarrollo de los archivos en el Sistema Nacional de Archivos. Como resultado se han ido instituyendonuevos archivos en los OACEs, grupos empresariales, empresas y etc., con la intención de conservar la documentación que se genera en estas instituciones y que forma parte de su gestión y de la Memoria Histórica del país, por ello ha sido necesario diseñar nuevos espacios de archivo que han consistido fundamentalmente en la adecuación de locales existentes. El objetivo de este trabajo es mostrar las adaptaciones realizadas a dos espacios asignados para archivos a dos instituciones cubanas (ETECSA y la Oficina Nacional de Recursos Minerales del Ministerio de Energía y Minas). Para este fin no solo fue necesario visitar los inmuebles asignados sino que también fue necesario trabajar con las dimensiones y planos de los mismos. Se realizaron dos propuestas factibles para la adecuación de los espacios asignados en los cuales se comenzaría inmediatamente el trabajo de inversión. Palabras clave: adecuación de inmuebles para archivos; locales para archivos;conservación de documentos; sistemas institucionales de archivos Abstract 1 Archivo Nacional de la República de Cuba, Cuba, sofy.borrego@gmail.com 2 Archivo Nacional de la República de Cuba, Cuba, belvi270281@gmail.com

2 Since the creation of the Historical Memory Program in 2007, the legal framework for Cuban archives was updated and, therefore, Decree Law No (of the National Archives System of the Republic of Cuba) and Resolution No of the CITMA (Guidelines for the conservation of documentary sources) were approved. These legal instruments constitute the bases for the creation, organization and development of the archives in the National Archives System. As a result, new archives have been instituted in the OACEs, business groups, companies and etc., with the intention of preserving the documentation that is generated in these institutions and that is part of its management and of the Historical Memory of the country, for that reason It has been necessary to design new archive spaces that have consisted mainly in the adaptation of existing premises. The objective of this work is to show the adaptations made to two spaces assigned to archives to two Cuban institutions (ETECSA and the National Office of Mineral Resources of the Ministry of Energy and Mines). For this purpose, it was not only necessary to visit the assigned buildings, it was also necessary to work with the dimensions and plans of the same. Two feasible events were carried out for the adaptation of the assigned spaces in which the investment work will begin to be used. Keywords:adaptation of buildings for archives; local files; preservation of documents; institutional file systems Introducción Se sabe desde hace años que la memoria institucional en la Administración Pública es importante en la toma de decisiones a nivel directivo, para desarrollar y formular nuevos programas y proyectos, establecer puntos de referencia, para la defensa en procesos judiciales, etc. El papel de la conservación preventiva del patrimonio documental es combatir los problemas referentes al deterioro natural de los documentos (soportes y tintas y/o pigmentos que lo conforman), a las condiciones climáticas (temperatura y humedad relativa), y al desencadenamiento de plagas entre otras cuestiones, mediante la implantación de programas adecuados de mantenimiento para lograr condiciones medioambientales estables, procedimientos de manejo y almacenamiento de los documentos, exhibición, transporte de los mismos,

3 establecimiento de planes para el control de plagas y de emergencias contra desastres (Borrego, 2012). El deterioro de los documentos se agrava porque, en muchos casos, los archivos no cuentan con instalaciones concebidas ex profeso para resguardar sus acervos, preservar y conservar sus documentos y disponer de condiciones apropiadas para los procesos técnicos que se deben ejecutar (Villa, 1995). En Cuba, a partir de la creación del Programa de Memoria Histórica en el 2007 se actualiza el marco legal para los archivos cubanos con vistas a garantizar el buen funcionamiento y la transparencia en la gestión de las instituciones. Es así como se aprueban el Decreto-Ley No. 265/2009 Del Sistema Nacional de Archivos de la República de Cuba y la Resolución No. 41/2009 del CITMA Lineamientos para la conservación de fuentes documentales con la intención no solo de propiciar el reconocimientos del Sistema Nacional de Archivos y sus funciones sino también de brindar aspectos generales de conservación de documentos en cualquier formato que garanticen la conservación de esa valiosa información en las condiciones de Cuba. Como resultado de este reordenamiento de los archivos, muchas instituciones que no contaban con archivos centrales se ven forzados a crearlos y para ello deberán adecuar espacios que sirvan para conservar documentos y por tanto recurren al Archivo Nacional de la República de Cuba (ARNAC) a recibir asesoramiento en este sentido debido a que existe un gran desconocimiento de los requerimiento técnicos y arquitectónicos que deben cumplir estos espacios para una correcta conservación de los documentos en Cuba. Entre la gran cantidad de instituciones que han solicitado asesoramiento en las adecuaciones de inmuebles para archivos se encuentran ETECSA perteneciente al Ministerio de Comunicaciones y la Oficina Nacional de Recursos Minerales (ONRM) del Ministerio de Energía y Minas. Por ello el objetivo de este trabajo es mostrar las propuestas de remodelaciones realizadas a los locales asignados a estas instituciones para sus respectivos archivos.

4 Metodología Para poder realizar las remodelaciones fue necesario visitar los espacios. A ETECSA le dieron una casa ubicada en 5ta B y 62, Miramar; caracterizada por poseer dos plantas que están en buenas condiciones constructivas y por contar con espacio suficiente para disponer de diferentes locales dentro del Archivo con distintas funciones. Por su parte el local asignado a la ONRM, pertenecía a una antigua fábrica de refrescos ubicada en Carlos III, enfrente al MINEM. Es un local espacioso caracterizado por un puntal muy elevado (cerca de 10 m). Estos locales se midieron y fotografiaron y siempre que fue posible se trabajó con los planos para poderles hacer las nuevas propuestas constructivas. En el análisis de las nuevas propuestas se tuvieron en cuenta los parámetros que se proponen en las normas internacionales (Norma ISO 11799/2003; Norma NTC 5921/2012). Para el caso de la ONRM no solo se propuso la remodelación del local sino que también sesugirió la ubicación de la estantería o el tipo de estantería a usar teniendo en cuenta la altura del local para garantizar la correcta utilización del espacio. Resultados y discusión Al visitar los locales se pudo apreciar que ambos tenían condiciones constructivas y de espacio suficiente para archivos, pues se pueden adecuar locales no solo para los depósitos sino para otras funciones. La casa asignada a ETECSA no solo tenía buena calidad constructiva sino que era espaciosa y por tanto podían planificarse espacios para diferentes funciones (Fig. 1). También se tuvo en cuenta la ventilación y la circulación del aire dentro de los locales para de esta forma cumplimentar con los lineamientos para la conservación de los documentos (Resolución 41/2009 del CITMA). En el caso del local asignado a la ONRM se evidenciaron varias deficiencias que deberían arreglarse. Entre ellas destacó el hecho de que el techo estaba en muy mal estado y que había que

5 tirarle techo de placa para garantizar una cubierta correcta así como un adecuado desagüe fluvial. También se propuso que era imprescindible eliminar los transformadores eléctricos que alimentan todo el inmueble y que estaban ubicados en ese lado del gran inmueble, pues la corriente y el papel son incompatibles por el alto riesgo de incendio. Independientemente, el campo magnético que genera la electricidad daña a los documentos porque atrae a los hongos que degradan al papel y activa el metabolismo de estos hongos favoreciendo el desencadenamiento de plagas por mohos que son sumamente dañinas para los documentos y la salud humana. A

6 B Figura 1. Casa asignada a ETECSA para su Archivo Central. A: Disposición de los espacios en el momento en que fue asignada a ETECSA. B: Propuesta de adecuación de los nuevos espacios para el Archivo Central. Por otro lado, se propusieron además eliminar la caseta donde se encuentran ubicados esos transformadores y rellenar el piso hasta obtener el mismo nivel del resto del local y eliminar la entrada del gas por esa zona, por lo riesgoso que representa para la conservación de los documentos por el alto riesgo que representan en la ocurrencia de incendios. Todas estas adecuaciones sesugirieron para cumplimentar con las normas internacionales establecidas para los edificios de archivos (Norma ISO 11799/2003; Norma NTC 5921/2012). Se realizaron dos propuestas de adecuación y se señaló a una de ellas como la mejor opción (Fig. 2). También se sugirióque el tipo de estantería que se debía emplear [ara aprovechar al máximo la altura del local era del tipo mezzanine (Villa, 1995) ya sea adquirida con ese modelo en el mercado internacional (Fig. 3) o construyendo un mezzanine dentro del local para ubicar la estantería convencional.

7 Figura 2. Propuesta más adecuada de remodelación del local asignado a la Oficina Nacional de Recursos Minerales (ONRM) del MINEM. Figura 3. Estantería tipo mezzanineque se propuso para el nuevo local de archivo de la ONRM y que se puede adquirir en el mercado internacional que permite aprovechar eficientemente la altura del local.

8 Conclusiones A pesar de que cada empresa dispone de locales con diferentes características constructivas, se pudieron proponer opciones de remodelación de los inmuebles que permitan garantizar la preservación futura de sus acervos. Para las remodelaciones se tuvieron en cuenta no solo las condiciones constructivas de los inmuebles, sino también aspectos propios para la conservación de los documentos como son disposición de los locales, tipo y distribución de los estantes, tipo de ventilación y propuestas para su mejora en caso necesario, entre otras. Bibliografía Borrego, S.F. (2012). Factores externos del deterioro del patrimonio documental. España: Editorial Académica Española. NORMA ISO 11799/2003 (E). (2003). Information and documentation. Document storage requirements for archive and library materials. NTC (Norma Técnica Colombiana) 5921/2012. (2012). Información y documentación. Requisitos para el almacenamiento de material documental. Resolución No. 41. (2009). Lineamientos para la conservación de las fuentes documentales. Cuba. Ministerio de Ciencias, Tecnología y Medio Ambiente (CITMA). Recuperado 6 de abril de 2015, a partir de Villa G.A. (1995).Depósitos de archivos. Consideraciones básicas para su gestión. Archivo General de la Nación, Santafé de Bogotá, Colombia.